電話會議管理辦法

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1、安?？h供電有限責任公司電視電話會議 管理辦法 （試行）（試行） 第一章 總則 第一條第一條 為規(guī)范公司電視電話會議管理，保證會議質量和 效果，特制定本辦法。 第二條第二條 公司電視電話會議按程序化、規(guī)范化原則，實行統(tǒng) 一指揮，分級管理。 第三條第三條 本辦法只適用于本公司。 第二章 組織分工 第四條第四條 經理工作部是公司電視電話會議的綜合管理部門， 負責電視電話會議規(guī)章制度的制定和修訂，負責會議效果的檢 查和考核。 第五條第五條 省公司或市公司召開的會議，經理工作部負責會議 協(xié)調，并對會議質量效果負第一責任。 第六條第六條 信息中心是公司電視電話會議系統(tǒng)的職能管理和技 術保障單位，負責公司電

2、視電話會議系統(tǒng)的檢查、督導、協(xié)調、 考核工作，協(xié)助會議協(xié)調部門開展工作，對電視電話會議聲音 質量、畫面質量、導播效果等負主要責任。 第七條第七條 黨群工作部根據(jù)導播方案負責會場圖像拍攝工作， 并配合信息中心進行會議聯(lián)調和保障工作；信息中心負責公司 會場內會議設備的維護工作，包括會場供電、聲音播放、圖像 顯示、燈光調整等工作。 第八條第八條 省公司或市公司召開的會議，由信息中心主任任現(xiàn) 場總指揮。 第九條第九條 經理工作部負責本端電視電話會議的組織召開， 并配合信息中心聯(lián)調;信息中心負責電視電話會議系統(tǒng)及所轄區(qū) 域通信技術的保障工作。 第十條第十條 信息中心要將電視電話會議系統(tǒng)的規(guī)范化管理納 入

3、日常工作中，定期組織檢查、考核，確保電視電話會議系統(tǒng) 可控、在控。 第十一條第十一條 信息中心同時承擔公司電視電話會議的音頻、視 頻網絡直播（正在計劃建設中）工作，對網絡直播質量和效果 負責，音頻、視頻信號源由信息中心提供。 第三章 規(guī)范管理 第十二條第十二條 電視電話會議工作流程（見附件一）包括： （一）接到會議通知； （二）召開會議協(xié)調會； （三）各有關部門制定詳細方案：包括會場布置及會間服 務方案、設備調試方案、導播方案、會議材料組織方案、領導 邀請與接待方案，網絡直播方案等； （四）會場與會人員落實及人員統(tǒng)計； （五）簽收會議任務單； （六）會議總結考核。 第十三條第十三條 會議規(guī)范。

4、 （一）會議簽報規(guī)范。必須明確會議名稱、時間、會場地 點及參加人員、會場設置要求及參加人員、會議議程（含遠程 發(fā)言單位）等內容 （二）會議通知規(guī)范。通知內容同簽報內容，同時明確提 出關于參會人員會議著裝、網絡調試以及回執(zhí)的要求； （三）會場布置及會間服務規(guī)范，按附件二； （四）設備調試工作規(guī)范，按附件三； （五）電視電話會議導播規(guī)范，按附件四； （六）會議材料規(guī)范，按附件五； （七）領導邀請接待規(guī)范，按附件六； （八）信息網絡直播規(guī)范（草），按附件七。 第十四條第十四條 會場與會人員落實由經理工作部負責，列清會 場應到、缺席人員數(shù)量及名單，并注明缺席原因，提前 1 天報 會議總協(xié)調；分會場的統(tǒng)

5、計詳見附件九分會場統(tǒng)計表，根 據(jù)會議通知由各單位相應部門負責填報，提前 1 天報會議總協(xié) 調。 第十五條第十五條 會議主辦部門在會議方案批準后及時召開會議協(xié) 調會，相關部門參加，告之會議方案，確定會議總協(xié)調，布置 有關工作，落實各方責任。 第十六條第十六條 分會場布置。 （一）會場的布局為“一”字型，主要領導坐在第一排，第 一排前應擺設綠色植物，大小適中，做到美觀、實用。 （二）會場后面設置背景板，背景板顏色為國網綠，中間 上部為國家電網公司徽標；會標與主會場一致，字體為黑體或 宋體，顏色為白色，會標下方為時間和“XX 分會場”，要符合 “國家電網”品牌建設規(guī)范要求。 第四章 會議考核 第十七

6、條第十七條 本部各部門、系統(tǒng)各單位要按本辦法要求組織籌 辦公司各類電視電話會議。 第十八條第十八條 電視電話會議結束后，總協(xié)調要召集有關人員分 析會場收聽收看效果，總結經驗教訓，提出以后改進工作的要 求，并形成考核意見。 第十九條第十九條 發(fā)生會議事故，經理工作部協(xié)同信息中心組織調 查，其他有關單位配合，追究相關部門（單位）和人員的責任。 第五章 附則 第二十條第二十條 本辦法在執(zhí)行過程中由經理工作部會同有關部門 修訂完善。 第二十一條第二十一條 公司各單位要參照本辦法制定各自的實施細則， 明確分工，落實責任，加強考核。 第二十二條第二十二條 本辦法由經理工作部負責解釋，自發(fā)布之日 起執(zhí)行。

7、北京市人民政府電視電話會議管理規(guī)定北京市人民政府電視電話會議管理規(guī)定 來源：首都之窗 日期：2012-06-21 京政辦發(fā)201224 號 各區(qū)、縣人民政府，市政府各委、辦、局，各市屬機構： 北京市人民政府電視電話會議管理規(guī)定已經市政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結合實際認 真貫徹落實。 北京市人民政府辦公廳 二一二年五月五日 附件：附件： 北京市人民政府電視電話會議管理規(guī)定北京市人民政府電視電話會議管理規(guī)定 第一章第一章 總則總則 第一條 北京市人民政府電視電話會議(以下簡稱市政府電視電話會議)是貫徹落實黨中央、國 務院方針政策及市委、市政府重大決策，研究部署工作的現(xiàn)代化辦公平臺，是創(chuàng)新會議形式、

8、改 進會風、促進節(jié)能減排的重要體現(xiàn)。為加強電視電話會議組織管理，保證系統(tǒng)安全、高效運行， 充分發(fā)揮電視電話會議效能，提高政府工作效率，特制定本規(guī)定。 第二條 積極推廣電視電話會議。以市政府辦公廳名義下發(fā)通知召開的會議，屬動員部署類、 總結表彰類的應盡量采用電視電話會議形式(建議以電視電話會議形式召開的市政府有關會議目錄 詳見附件 1)。 第三條 市政府電視電話會議由市政府辦公廳主辦，主會場設在市政府機關，分會場設在市有 關部門、單位和區(qū)縣政府。 第四條 市政府電視電話會議管理的原則：組織規(guī)范、責任明確、協(xié)調配合、嚴格紀律、保障 安全。 第五條 市政府電視電話會議管理的基本任務： (一)加強電視

9、電話會議系統(tǒng)建設，不斷完善會議系統(tǒng)功能。 (二)做好會務組織工作，提供有力服務保障，確保會議效果。 (三)做好電視電話會議系統(tǒng)技術保障工作，保證會議順利進行。 第二章第二章 職責分工職責分工 第六條 市政府辦公廳會議處、秘書處等相關處室和單位會同市有關部門和單位負責市政府電 視電話會議的會務工作，負責以市政府辦公廳名義下發(fā)會議通知，做好主會場布置和會議組織工 作，協(xié)同市委市政府信息中心等有關單位進行會前系統(tǒng)調試，指導分會場的組織管理。 第七條 市委市政府信息中心負責市政府電視電話會議系統(tǒng)的管理和主會場的技術保障，負責 制定各分會場環(huán)境設置要求與相關技術參考標準(詳見附件 2)，指導協(xié)調各分會場

10、的系統(tǒng)運行維 護、故障處理和操作人員培訓等工作。 第八條 市政府電視電話會議各分會場的組織管理、技術保障等工作由市有關部門、單位和區(qū) 縣政府的辦公室和技術保障部門共同負責。各單位辦公室主任或分管副主任作為本單位分會場負 責人，要會同技術保障等部門做好分會場的組織保障工作。技術保障部門要指定 1 名負責人作為 分會場電視電話會議系統(tǒng)管理的責任人，并安排 2 名以上專業(yè)技術人員負責系統(tǒng)操作。 第三章第三章 會務組織會務組織 第九條 市政府電視電話會議方案報市領導批準后，會議主辦單位應及時下發(fā)會議通知，明確 會議時間、地點、參會人員、系統(tǒng)調試時間等內容。 第十條 在市政府電視電話會議與本單位會議會場

11、發(fā)生沖突時，應優(yōu)先安排市政府電視電話會 議。 第十一條 各單位辦公室接到會議通知后，要及時向本單位領導報告，按通知要求安排參會人 員，并在規(guī)定時限內向會議主辦單位反饋。因特殊原因不能按要求參加會議的，應向會議主辦單 位履行請假手續(xù)。 第十二條 各分會場責任單位辦公室要指定專人到會議現(xiàn)場，會同技術保障部門做好會場布置、 設備調試及開會期間的組織管理工作。會場布置、設備調試工作一般應在會前半天完成。 第十三條 主會場會議材料由會議主辦單位提供。分會場會議材料由會議主辦單位通過市政府 會議管理系統(tǒng)提供電子版，各分會場責任單位下載打印后分發(fā)給參會人員；沒有接入會議管理系 統(tǒng)的分會場，由會議主辦單位印制

12、紙制材料并發(fā)給該分會場責任單位。特殊情況下，會議材料也 可全部由會議主辦單位印制，并分發(fā)至各分會場。 第四章第四章 會議紀律會議紀律 第十四條 會前 5 分鐘至會議結束，主會場將輪流播放各分會場畫面。參會人員要遵守會議紀 律，避免隨意走動、交談等現(xiàn)象發(fā)生，新聞攝影、攝像和會議服務等工作人員不得在電視電話會 議系統(tǒng)攝像設備前穿行，避免進入畫面。 第十五條 參會人員不得無故缺席或擅離會場，確因特殊情況不能按時到會或需提前離開會場 的，要及時向會議主辦單位說明情況，并及時調整會場座位、桌簽，保持會場整齊有序。 第十六條 分會場電視電話會議設備或網絡出現(xiàn)故障時，應立即通知會議承辦單位和市委市政 府信息

13、中心。在此期間，參會人員不得離開會場。如果故障短時間內無法排除，參會人員由會議 承辦單位協(xié)調到就近會場繼續(xù)參加會議。 第五章第五章 技術保障技術保障 第十七條 會議承辦單位和市委市政府信息中心應按照會議通知的系統(tǒng)調試時間組織各分會場 責任單位調試系統(tǒng)，各單位系統(tǒng)操作人員應按照市政府電視電話會議操作規(guī)程與設備管理制度 (詳見附件 3)的要求，積極配合系統(tǒng)調試，并做好會議期間的系統(tǒng)保障工作。如出現(xiàn)參會單位未 參加系統(tǒng)調試的情況，由會議承辦單位及時聯(lián)系協(xié)調。 第十八條 市委市政府信息中心負責組織每周一的系統(tǒng)聯(lián)調，各分會場責任人及技術保障人員 需到會場配合主會場進行系統(tǒng)功能測試。如分會場正在召開本單位

14、會議或因設備故障不能參加系 統(tǒng)聯(lián)調，應及時報市委市政府信息中心。 第十九條 市委市政府信息中心每季度組織技術人員對各分會場進行 1 次系統(tǒng)檢測，以保持系 統(tǒng)的完好性。 第二十條 市委市政府信息中心每年組織各分會場系統(tǒng)操作人員進行 2 次技術培訓，提高系統(tǒng) 維護和故障處理能力。 第二十一條 各分會場系統(tǒng)操作人員如有調整，應及時將新上崗的操作人員姓名及聯(lián)系方式報 市委市政府信息中心。 第二十二條 各分會場應加強本地音頻、視頻設備的管理和維護，定期進行檢測，保證設備處 于良好工作狀態(tài)。 第二十三條 各分會場的電視電話會議終端設備屬于本單位固定資產，應參照市政府電視電 話會議操作規(guī)程與設備管理制度的要

15、求，加強設備管理維護。 第六章第六章 附則附則 第二十四條 國務院電視電話會議在本市設分會場時，各分會場依照此管理規(guī)定實施。 第二十五條 本規(guī)定自發(fā)布之日起實施。 附件 1：建議以電視電話會議形式召開的市政府有關會議目錄(略) 附件 2：建議以電視電話會議形式召開的市政府有關會議目錄 一、分會場環(huán)境設置要求 (一)分會場不設主席臺，參會的主要領導同志在會場前排中間就座，其他參會人員在其后排 集中、整齊就座。 (二)分會場懸掛會標，桌上不擺放本單位名簽。會標采用紅底白字，字體選用方正美黑簡體； 會標懸掛于會場后排上方，在畫面中應盡量撐滿。會標文字分兩行排列，本單位名稱應用標準簡 稱。例如：北京市

16、電視電話會議北京市電視電話會議市發(fā)展改革委分會場東城分會場。 (三)分會場按要求擺放參會領導和參會單位名簽，尺寸適中，紅底黑字，字體選用楷體。 (四)分會場布置要簡潔大方，桌面不擺放礦泉水，桌面和地面不擺放妨礙畫面效果的花草等 物品。 二、分會場環(huán)境相關技術參考標準 (一)室內環(huán)境。 1、分會場應具有較高的語言清晰度，適當?shù)幕祉憰r間，室內聲場達到最大擴散等條件。 2、分會場應具備安靜的環(huán)境，盡量控制外界噪聲源，減少室內噪聲，保證會場內噪聲低于 40 分貝。 3、分會場的護圍裝飾、桌椅布置、地毯等應保持統(tǒng)一色調，盡量做到簡潔明亮、淺色為主。 4、分會場窗簾應采用雙層設計。一層為遮光布；另一層為與

17、環(huán)境相協(xié)調的厚絨布，以駝色或 米黃色為宜。 5、分會場的系統(tǒng)控制室與會場之間距離不宜過遠，可在兩者間設觀察窗，便于工作人員及時 配合會議進程實施操作。 6、電視機的位置：電視機應放置在相對于參會人員中心的位置，距離地面高度約 1 米；參會 人員與電視機的距離約為屏幕高度的 4 至 6 倍；各參會人員到電視機的水平視角不大于 60 度。 7、電視屏幕的大小根據(jù)參會人數(shù)、會議室大小等因素決定。 (1)中小型會議室：建議采用 46 英寸或 52 英寸的液晶電視或等離子電視； (2)大型會議室：建議采用背投拼接或液晶拼接、等離子拼接等方式。 8、攝像機的位置：攝像機應放置在參會人員的正前方，距離地面高

18、度約 1 米。 9、揚聲器的位置：揚聲器可放置在會議室的四角，距離墻壁至少 1 米；小型會議室使用電視 自帶音箱。 10、麥克風的位置：麥克風放置在參會領導座席前。 11、麥克風和揚聲器間的距離應為 3 米以上，并且要盡量避免麥克風的接收方向朝向揚聲器 的輻射方向。 12、攝像背景：攝像背景不宜掛有山水等景物畫，建議采用藍色背景。 13、其他設備：根據(jù)會議的需要，可靈活布置其他設備，如：電子白板、傳真機、打印機等。 14、圖像顯示方式：顯示會議室畫面的電視屏最好為兩塊，一塊顯示本地畫面，一塊顯示遠 端畫面。 15、分會場宜采用通信設備專用的滅火設備。 (二)電源與接地。 1、交流電源應按一級負

19、荷供電。電壓波動超過交流用電設備正常工作范圍時，應采用交流穩(wěn) 壓或調壓設備。 2、攝像機、控制室監(jiān)視器、編輯導演設備等電視電話設備應采用同相電源。在分會場室內、 控制室、傳輸室應設置專用分路配電盤，每路容量宜為 15 安至 25 安。在攝像機、監(jiān)視器、背投 等設備附近應設置 220 伏三芯電源插座，每個插座的容量不得小于 2 千瓦。 3、光電轉換器、路由器不能斷電。 4、交流電源的雜音干擾電壓不應大于 100 毫伏。 5、接地保護應符合下列要求： (1)接地保護線必須采用三相五線制中的地線，與交流電源的零線嚴格分開，防止零線不平衡 電流對會議視頻、音頻信號產生影響。 (2)接地保護線的接地電阻

20、值，單獨設置接地體時，不應大于 4 歐；采用聯(lián)合接地體時，不應 大于 0.5 歐。 (3)接地保護線的雜音干擾電壓不應大于 25 毫伏。 (4)接地系統(tǒng)應采用單點接地方式。信號地、機殼地、電源告警地、防靜電地等均應分別用導 線經接地排，一點(焊接)接至接地體。 (三)照明與插座。 1、燈區(qū)安排。 在距離會議室最前端 2.5 米處開始安裝(攝像機安裝區(qū)域 1 米范圍內不必安裝燈)，縱向每隔 1 米與橫向每隔 1 米的交點上均安裝 2 只燈。 2、光照度要求。 (1)燈光光源：一般采用人工光源的冷光源，例如三基色燈。 (2)攝影區(qū)的光照度：參會人員的面部應為 500 勒(為了防止面部光線的不均勻，

21、三基色燈應 在安裝調試時旋轉至適當位置)。 (3)電視機等顯示設備和投影機周圍的光照度：50 勒至 80 勒。 (4)文件圖表光照度：不大于 700 勒。 3、插座要求。 分會場室內、控制室等房間地面和圍墻上應每隔 3 至 5 米設置 220 伏三芯插座。 (四)視頻設置。 1、分會場各攝像機、電視機等視頻設備須滿足前述“電源與接地”部分中的各項要求。 2、電視機或大屏幕背投的布置，應盡量使參會人員在較好的視距和視角范圍內。 3、分會場攝像機的布置應使被攝人物都收入攝像畫面之內，宜采用多機位攝像機攝取畫面， 以滿足畫面切換時的過渡要求。 (五)音頻設置。 1、分會場各音頻設備，如音頻編碼解碼器

22、、功率放大器、揚聲器、有源話筒等須滿足前述 “電源與接地”部分中的各項要求，防止電源對音頻的干擾。 2、話筒和揚聲器的布置應盡量使話筒置于各揚聲器的輻射角之外，以避免自激嘯叫，揚聲器 宜分散放置。 (六)分會場室內環(huán)境示意圖(略) 附件 3：市政府電視電話會議操作規(guī)程與設備管理制度 一、操作規(guī)程 (一)會議開始前 1.5 小時主會場和各分會場系統(tǒng)操作人員需對電視電話會議系統(tǒng)進行自檢， 確認各設備電源、攝像機輸出圖像系統(tǒng)及本地音頻、視頻系統(tǒng)是否正常。 (二)會議開始前 1 小時主會場對各分會場進行點名，點名時相應分會場系統(tǒng)操作人員應及時 應答，確認主會場和分會場聲音、圖像是否正常。有多媒體匯報的

23、分會場，操作人員需配合主會 場進行雙流的發(fā)送預演。 (三)會議開始后，市委市政府信息中心負責主會場畫面切換，并根據(jù)需要進行實時調整。 (四)分會場應調整鏡頭，使之顯示會場全景；需要發(fā)言的分會場應提前切換好發(fā)言人特寫鏡 頭，避免鏡頭內有其他人員的圖像。分會場發(fā)言時，系統(tǒng)操作人員應及時開啟發(fā)言人的話筒，發(fā) 言完畢后立即關閉話筒，期間不要為發(fā)言人遞水、毛巾等，以免影響發(fā)言效果和會場視頻畫面。 有多媒體匯報的分會場，操作人員應按照主會場的統(tǒng)一安排進行雙流的發(fā)送，匯報完畢后立即關 閉雙流功能。沒有多媒體匯報的分會場，嚴禁使用雙流功能。 (五)會議期間各分會場系統(tǒng)操作人員應實時監(jiān)控電視電話會議設備運行狀況

24、，隨時與主會場 保持聯(lián)系。會議中如出現(xiàn)系統(tǒng)故障，系統(tǒng)操作人員應盡快排除故障或按應急預案采取備份措施， 以保證會議順利進行。會后操作人員應詳細記錄故障情況及處理措施，并向市委市政府信息中心 提交故障處理報告。 (六)會議結束后，由市委市政府信息中心統(tǒng)一中斷電視電話會議的連接，各分會場不得自行 中斷。各分會場系統(tǒng)操作人員在顯示設備出現(xiàn)遠程通訊中斷提示后，再關閉電視電話會議設備。 二、設備管理制度 (一)設備應放置在會場固定位置，禁止隨意移動、更改設備配置、擅自拆除設備或調整連線。 (二)各分會場設備參數(shù)設置由市委市政府信息中心統(tǒng)一配置，禁止隨意更改，以免影響網絡 正常運行。嚴禁帶電清潔設備、插拔任何連接線，嚴禁用手轉動鏡頭。 (三)各分會場如因辦公地點、會議室變更需要調整設備位置，應向市委市政府信息中心提出 申請，由市委市政府信息中心提供技術支持予以實施。設備改動后需進行測試，保證設備處于正 常使用狀態(tài)。 (四)各分會場的設備如出現(xiàn)損壞或丟失，由各單位自行承擔維修、購置費用。設備的選型和 調試由市委市政府信息中心統(tǒng)一負責。