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1、5034試卷 秘書學(xué)復(fù)習(xí)題本次學(xué)期考試以中央廣播電視大學(xué)出版社出版、張玲莉主編的秘書理論與實(shí)務(wù)為依據(jù)?？荚嚂r(shí)間為90分鐘，考試形式為閉卷，考試題型有：填空題、判斷題、選擇題、簡答題，案例分析題。一、填空題：1、秘書活動(dòng)的產(chǎn)生必須具備兩個(gè)基本條件：一是（秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件即社會(huì)管理組織）的出現(xiàn)；二是（秘書活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件即文字和公文）的出現(xiàn)。 2、公文處理包括（收文處理）、（發(fā)文處理)和（公文處理）三個(gè)基本環(huán)節(jié)。 3、禮儀基本內(nèi)容包括 （儀容）、（儀表）、（儀姿.儀態(tài)）、（氣質(zhì)風(fēng)度） 。 4、辦公室管理包括四個(gè)要素：（組織目標(biāo) ）、（符合目標(biāo)的運(yùn)轉(zhuǎn)方式）、（管理人員）和 （科技管理手段）
2、。 5、秘書是在各種社會(huì)組織中，為領(lǐng)導(dǎo)者或私人（辦文）、（辦會(huì)）和（辦事）的參謀和助手。 6、秘書面臨的溝通有兩種形式：（縱向溝通）、（橫向溝通） 。7、（會(huì)議紀(jì)要），適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 8、（調(diào)查報(bào)告）是對(duì)某一情況、事件、經(jīng)驗(yàn)或問題，根據(jù)市場調(diào)查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報(bào)告。 9、我國現(xiàn)行的13種行政公文中最典型的上行文種是（請(qǐng)示）和（報(bào)告），既可上行又可下行，還可平行的公文文種是（函）。 10、辦公室布局一般有（封閉式）和 （開放式)兩種。傳統(tǒng)的辦公室主要是（封閉式）的，現(xiàn)在較多采用（開放式）布局。 11、秘書在商務(wù)場合的著裝應(yīng)做到四個(gè)協(xié)調(diào)：與 （環(huán)境）協(xié)調(diào)、
3、與 （社會(huì)角色）協(xié)調(diào)、與（自身?xiàng)l件）協(xié)調(diào)和與 （時(shí)節(jié)）協(xié)調(diào)。 12、秘書工作的主要構(gòu)成要素可以概括為 （辦文）、（辦會(huì)）和（辦事）。 二、判斷題：1、通知是最為常見的行政公文，屬于知照性公文。（）2、通告的使用范圍大于公告。（）3、繕印是指公文人員對(duì)已簽發(fā)的文稿進(jìn)行打印和用印。（）4、會(huì)議記錄是記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。（）5、公文處理包括收文處理、發(fā)文處理和公文管理三個(gè)基本環(huán)節(jié)。（）6、會(huì)議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特征 。（）7、公文處理要遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、公開、統(tǒng)一、簡化的基本原則。（）8、啟封是秘書特有的職責(zé)，單位和領(lǐng)導(dǎo)的所有文件、信件，秘書人員都有權(quán)拆封。（）9、文
4、稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即成為定稿，文稿據(jù)此可以生效。（）10、文件用印要核實(shí)份數(shù)，超過份數(shù)的文件不能蓋印，并要及時(shí)銷毀。（）11、接待通常包括五要素：來訪者、來訪意圖、接待地點(diǎn)、接待任務(wù)、接待方式。（）12、下行溝通是指上級(jí)作為信息發(fā)布者對(duì)下屬進(jìn)行的一種溝通。（）13、名片應(yīng)放在伸手可及的地方，以便隨時(shí)取出，如放在褲子后口袋里。（）14、握手應(yīng)遵循“尊者決定”的原則，即由身份尊貴的人決定雙方有無握手的必要。（）15、跨部門的橫向溝通通常采用會(huì)議、備忘錄、報(bào)告等形式，其中報(bào)告是最經(jīng)常采用的溝通形式。（）16、開放參觀活動(dòng)是指將組織內(nèi)部有關(guān)場所和作業(yè)程序?qū)ν忾_放的活動(dòng)。（）17、一個(gè)設(shè)計(jì)合理的辦公室布局應(yīng)該
5、符合以下標(biāo)準(zhǔn)：方便；整潔舒適；和諧統(tǒng)一；安全。（）18、為他人作介紹時(shí)，應(yīng)將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。（）19、宴請(qǐng)和會(huì)談的座次安排一般應(yīng)遵循國際上“主左客右”的慣例安排。（）20、值班時(shí)應(yīng)做到：準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、及時(shí)、熱情。（）21、秘書是在各種社會(huì)組織中為領(lǐng)導(dǎo)者或私人辦文、辦會(huì)、辦事的參謀和助手。（）22、印章最早出現(xiàn)于先秦時(shí)期，印章管理制度以唐代規(guī)定最為嚴(yán)格和具體。（）23、貼黃是宋朝首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在文書的寫錯(cuò)之處貼上黃紙，然后改正。（）24、請(qǐng)示具有一文一事、請(qǐng)批對(duì)應(yīng)、事后行文等特點(diǎn)。（）25、在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴(yán)肅，并防止他人作弊。（）2
6、6、商末，朝廷中出現(xiàn)了我國最早的秘書機(jī)構(gòu)太史寮。（）27、印章是一種標(biāo)志，具有權(quán)威作用、法律效力和憑證作用。（）28、會(huì)見的目的是正式交換意見，須達(dá)成書面協(xié)議并正式簽署協(xié)議。（）29、商務(wù)交際的禮節(jié)與禮貌主要包括：致意、介紹、握手、寒暄等。（）30、會(huì)見合影，按禮賓次序，一般由主人居中，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。（）三、選擇題1、我國最早的秘書機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于：（A）A、商朝 B、戰(zhàn)國 C、秦朝 D、漢朝2、(B)的出現(xiàn)是秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件。 A、皇帝 B、社會(huì)管理組織 C、文字 D、公文3、貼黃是（D）首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯(cuò)之處貼上黃紙，然后改正。A、商朝 B、秦朝
7、 C、漢朝 D、唐朝4、指出下列不屬于秘書工作主要內(nèi)容的選項(xiàng)：（C）A、辦文 B、辦事 C、辦證 D、辦會(huì)5、漢末曹操為魏王時(shí)，設(shè)“（D）”，從此，“秘書”由指物轉(zhuǎn)為指人。A、太史 B、尚書 C、丞相 D、秘書令6、請(qǐng)指出對(duì)公文處理的特點(diǎn)說法錯(cuò)誤的一項(xiàng)。（C）A、政治性 B、時(shí)限性 C、公開性 D、規(guī)范性7、代表大會(huì)的會(huì)場布置要體現(xiàn)的是（C）氣氛。 A、莊嚴(yán)肅穆 B、熱烈喜慶 C、莊嚴(yán)隆重 D、自由活潑8、下列選項(xiàng)不屬于公文處理的作用的一項(xiàng)是：（D）。A.助手作用 B.樞紐作用 C. 查考作用 D. 總結(jié)作用9、下列程序中不屬于發(fā)文處理階段的是（D）。 擬稿 審核 繕印 批辦10、下列選項(xiàng)不屬
8、于會(huì)后工作的一項(xiàng)是（C）。A、清理會(huì)議文件 B、離會(huì)與送別C、撰寫會(huì)議記錄 D、會(huì)議工作總結(jié)11、法規(guī)性公文以（C）日期為成文日期。A、簽發(fā) B、用印 C、批準(zhǔn) D、 定稿12、官印被作為公文有效性的標(biāo)記，是從（B）開始的。A、商朝 B、漢代 C、唐朝 D、宋朝13、（C）是指主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)審核過的文稿進(jìn)行最后審閱，并簽字同意發(fā)文。A、批辦 B、注辦 C、簽發(fā) D、分發(fā)14、橫向溝通最經(jīng)常采用的溝通形式是（B）。 A、面談 B、會(huì)議 C、備忘錄 D、報(bào)告 15、秘書做好隨從工作的主要目的是（C）。A為領(lǐng)導(dǎo)者創(chuàng)造良好環(huán)境 B保證領(lǐng)導(dǎo)者身體健康C節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間 D提高領(lǐng)導(dǎo)效能16、下列選項(xiàng)不屬于辦公室
9、的辦事原則的是：（D）。A、服務(wù)原則 B、高效原則 C、保密原則 D、分散原則17、下列選項(xiàng)不屬于辦公室日常事務(wù)管理的是：（D）。A、郵件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、行政管理 18、秘書應(yīng)把（D）作為接待工作的主要依據(jù)。A領(lǐng)導(dǎo)指示 B單位條件 C來賓要求 D接待方案19、（C）曾四次擔(dān)任中央秘書長和軍委總政治部秘書長職務(wù)。A、毛澤東 B、周恩來 C、鄧小平 D、瞿秋白20、“尊者決定”的原則適用于（C）。A、致意 B、介紹 C、握手 D、寒暄21、下列選項(xiàng)不屬于秘書職業(yè)著裝“TOP”原則是（D）。A、整齊的 B、 適合特殊場合的 C、舒適愉快的 D、高級(jí)的22、下列中不符合設(shè)計(jì)合理的
10、辦公室環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)的選項(xiàng)是（D）。A、方便 B、 安全 C、整潔舒適 D、豪華23、接到打錯(cuò)的電話時(shí)，比較妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞绞牵–）。 、告訴他打錯(cuò)了，然后掛電話。 、告訴對(duì)方你的號(hào)碼是什么。 、仔細(xì)問他找的人是誰，看能否幫忙。 、告訴他，查清楚號(hào)碼再打。24、下列中不屬于公文處理的基本環(huán)節(jié)的選項(xiàng)是（C）。A、收文處理 B、發(fā)文處理 C、辦文處理 D、公文管理25、商末，朝廷中出現(xiàn)了我國最早的秘書機(jī)構(gòu)（A）。A、太史寮 B、丞相府 C、尚書臺(tái) D、太尉府26、（A）是在收文處理和發(fā)文處理中的一個(gè)共同的工作程序。A、登記 B、擬辦 C、批辦 D、用印27、（A）適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上
11、級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。A、報(bào)告 B、請(qǐng)示 C、函 D、調(diào)查報(bào)告28、下列中不屬于商務(wù)交際的禮節(jié)與禮貌的選項(xiàng)是（A）。A、宴請(qǐng) B、致意 C、握手 D、寒暄29、檔案集中制度產(chǎn)生于（D）。A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、宋朝30、（D）是指文件承辦完畢，由經(jīng)辦人在公文處理單上注明處理結(jié)果和處理日期。A、擬辦 B、批辦 C、承辦 D、注辦四、簡答題 1、秘書活動(dòng)產(chǎn)生必須具備的條件是什么？答：秘書活動(dòng)產(chǎn)生必須具備的條件有兩個(gè)：（1）秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件，即社會(huì)管理組織的出現(xiàn)。（2）秘書活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件，即文字和公文的出現(xiàn)。2、 請(qǐng)簡述秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容是什么？答：秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容有以
12、下幾點(diǎn)：（1）文明禮貌。（2）愛崗敬業(yè)。（3）誠實(shí)守信。（4）辦事公道。（5）勤儉節(jié)約，消費(fèi)有度。（6）遵紀(jì)守法，熟知熟用法規(guī)。（7）團(tuán)結(jié)協(xié)作，互助友愛。（8）實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新。3、 請(qǐng)簡述秘書工作有什么作用？答：秘書工作有以下幾點(diǎn)作用：（1）參謀智囊的作用。（2）事務(wù)助手的作用。（3）樞紐的作用。（4）協(xié)調(diào)的作用。（5）窗口的作用。（6）信息的作用。4、請(qǐng)簡述收文處理和發(fā)文處理的環(huán)節(jié)。答：收文處理，指各單位圍繞所收公文進(jìn)行的一系列程序性工作，主要包括對(duì)公文的簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作環(huán)節(jié)；發(fā)文處理，指各單位圍繞所發(fā)公文進(jìn)行 的一系列程序性工作，主要包括對(duì)公文的擬稿
13、、審核、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記和分發(fā)等工作環(huán)節(jié)。5、請(qǐng)簡述會(huì)務(wù)工作的原則。答：會(huì)務(wù)工作的原則包括：（1）認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和會(huì)議的指導(dǎo)思想；(2)熟悉和掌握會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況；(3)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定會(huì)議安排；(4)精心組織，周到服務(wù)；(5)重視并妥善做好會(huì)議的善后工作。 6、 會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄有什么區(qū)別？答：會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別有四點(diǎn)：（1）性質(zhì)不同。會(huì)議紀(jì)要是規(guī)定性行政公文，而會(huì)議紀(jì)要是記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的事物性文書。 （2）內(nèi)容的繁簡程度不同。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容是對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、提煉而形成的會(huì)議內(nèi)容的要點(diǎn)，重點(diǎn)體現(xiàn)會(huì)議的宗旨；而會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議情況的原始、詳盡的記錄，重點(diǎn)體
14、現(xiàn)會(huì)議的過程性和具體性。 （3）形式有所不同。會(huì)議紀(jì)要具有公文的規(guī)范格式，而會(huì)議記錄的形式則比較靈活和自由，會(huì)議紀(jì)要通常采用總分式結(jié)構(gòu)，而會(huì)議記錄則采用順時(shí)結(jié)構(gòu)。 （4）處置方式和作用不同。會(huì)議紀(jì)要一般可以文件的形式發(fā)布或在報(bào)刊升公開發(fā)表，用來“傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”，而會(huì)議記錄只作為內(nèi)部資料，以備查考。 7、 請(qǐng)簡述接待工作的原則答：接待工作的原則有：（1）熱情大方，注重實(shí)效。（2）認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致周到。（3）確保安全，內(nèi)外有別。（4）勤儉節(jié)約，講究禮儀。8、 請(qǐng)簡述辦公室的辦事原則答：辦公室的辦事原則主要包括：（1）服務(wù)原則。（2）高效原則。（3）保密原則。（4）統(tǒng)一原則。五、案例分析 （
15、一）意外的電話 這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會(huì)。公司有規(guī)定，在開董事會(huì)時(shí)會(huì)，參加人員一般不接電話，等散了再說。十點(diǎn)左右，公司的大客戶李總來電話，他對(duì)孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商量。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、李總，對(duì)不起！我們老總正在開會(huì)，不能接聽電話。 b、李總，實(shí)在不湊巧，我們孫總正在參加董事會(huì)，估計(jì)會(huì)議要到12點(diǎn)鐘才結(jié)束?；仡^我們?cè)俳o您來個(gè)電話，您看這樣可以嗎？ c、李總，請(qǐng)您稍等一下，孫總剛剛散會(huì)，我馬上幫您去找找。 d、李總請(qǐng)您等一下，我馬上叫我們孫總來接電話！ e、李總，實(shí)在對(duì)不起，我們孫總不在公司。問題 對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)
16、為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。 答：選C是比較合適的，因?yàn)楫?dāng)于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向?qū)O總悄悄匯報(bào)，聽取他的指示，如果孫總認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對(duì)方：“實(shí)在對(duì)不起，這會(huì)兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個(gè)電話，您看這樣可以嗎？”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進(jìn)退自如 選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對(duì)方的感受。對(duì)方會(huì)想：既然你們孫總在公司，只不過是在開會(huì)，那為什么就不能抽幾分鐘來接個(gè)電話呢？你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號(hào)嗎，為什么在這個(gè)時(shí)候你開會(huì)的事
17、就一定比我的事重要呢？對(duì)方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。 選B也不合適。對(duì)方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點(diǎn)鐘，那心里肯定不是滋味。 選D明顯不合適，因?yàn)楣居幸?guī)定，領(lǐng)導(dǎo)人開會(huì)時(shí)一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總同意就答應(yīng)對(duì)方，那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那她又如何答復(fù)客戶呢？選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會(huì)讓對(duì)方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回避他。如果對(duì)方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方今后的合作。（二）一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。董事
18、長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會(huì)收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時(shí)間的業(yè)務(wù)往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾！董事長口述完上述復(fù)信內(nèi)容,要秘書將信打好寄走。對(duì)于董事長的吩咐,秘書應(yīng)該采取什么樣的態(tài)度呢？下面是四種不同的處理辦法： .“是,我立刻照辦！”秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。.秘書認(rèn)為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當(dāng),如果將信寄出,對(duì)公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執(zhí)行董事長的指示,而是將信“壓下來”。.秘書不執(zhí)行董事長的指示,并提出忠告：“董事長,請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！想一想這樣的
19、信寄出去會(huì)有什么樣的后果吧。對(duì)方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關(guān)系呢？我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧?！?秘書退下去將信打印出來,但沒有馬上寄走,而是等到當(dāng)天快下班的時(shí)候,見董事長怒氣已消,將打印好的信遞給董事長,“董事長,您交代的信已經(jīng)打印好,請(qǐng)您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎？” (材料來源：夏目通利秘書常識(shí)趣談)請(qǐng)問,在以上A、B、C、D四位秘書的處理方法中，哪一種最妥當(dāng)？哪一種最不妥當(dāng)？為什么？答：D的處理方法最妥當(dāng)。C的處理方法最不妥當(dāng)。 領(lǐng)導(dǎo)在生氣時(shí)做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無法挽回可能造成的損失,假如領(lǐng)導(dǎo)冷靜
20、下來后想改變決定也沒有機(jī)會(huì)了。 如果像B那樣悄悄壓下信件,不執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,則有越權(quán)性質(zhì),如領(lǐng)導(dǎo)將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也可能早就想同這家代理商終止往來,這封信只是一根導(dǎo)火索而已。 C在領(lǐng)導(dǎo)情緒惡劣時(shí)以教訓(xùn)的語氣當(dāng)面“忠告”,無異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領(lǐng)導(dǎo)冷靜思考問題,不管董事長的決定是對(duì)是錯(cuò),C的作法都沒有任何好處。 D的處理方法既執(zhí)行了領(lǐng)導(dǎo)的指示,也給領(lǐng)導(dǎo)留下了冷靜下來后仔細(xì)思考改變決定的余地,因?yàn)槿绻麻L確實(shí)是在沖動(dòng)的狀況下做出了錯(cuò)誤的決定,則經(jīng)過半天的思考,他會(huì)自我反省,這時(shí)秘書將信遞給他, 并以委婉的語氣表示對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決定的不同看法,實(shí)際上給了領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)重新
21、決策的機(jī)會(huì);如果董事長冷靜下來后仍然決定與對(duì)方絕交,那也必有他的道理,秘書再將信寄出也不遲。（三）8月10日，公司的總經(jīng)理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預(yù)定20日上午回來。秘書小蘇負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小蘇說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。 小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于8月20日下午的研討會(huì)，小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，
22、20日他正好回來，一定會(huì)參加的。于是小蘇打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小蘇不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小蘇處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：小蘇處理郵件的做法不正確，理由如下：（1）寄自天津分公司的郵件，小蘇應(yīng)該交給銷售科長本人簽收，或者在交給小李后讓其簽收，以作憑證。（2）小蘇應(yīng)該在總經(jīng)理辦公桌的顯眼處放一張字條，上面寫上這封郵件的相關(guān)內(nèi)容，好讓總經(jīng)理知道自己有一封郵件未看。（3）小蘇不能自作主張，替總經(jīng)理出席研討會(huì)，她
23、應(yīng)該打電話請(qǐng)示總經(jīng)理。小蘇不應(yīng)該簡單地把裝有兩張照片的郵件放回信封了事，她應(yīng)該找部門領(lǐng)導(dǎo)處理此事。（4） 辦公室主任老宋把會(huì)議一切準(zhǔn)備工作都作了安排，但到了開會(huì)的前一天，突然因公必須外出，臨行前，他反復(fù)交待要認(rèn)真仔細(xì)地檢查會(huì)場，秘書們都點(diǎn)頭答應(yīng)。 大會(huì)開幕那天，仍不放心的老宋還是趕了回來。到主持大會(huì)者宣布奏國歌時(shí)，擴(kuò)音器傳上的卻不是國歌，當(dāng)場人驚呆了。原來音響設(shè)備沒有檢查。這時(shí)，老宋一個(gè)箭步躍上主席臺(tái)，關(guān)了擴(kuò)音器，用沙啞的聲音唱道“起來，不愿”指揮與會(huì)者唱國歌，人們這才從國歌聲中把思想集聚到會(huì)場上來。請(qǐng)你談?wù)勀銓?duì)此事的看法。答：會(huì)議的組織對(duì)秘書人員的要求很高。會(huì)議的順利進(jìn)行不僅依賴充分、細(xì)致的
24、會(huì)前準(zhǔn)備工作，還需要嚴(yán)謹(jǐn)、周密的會(huì)間組織工作；不僅要有健全的會(huì)議工作機(jī)構(gòu)、縝密的會(huì)議議程與日程，還要做好各項(xiàng)具體的會(huì)務(wù)工作，明確分工，責(zé)任到人，安排得力，運(yùn)轉(zhuǎn)有序，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)周嚴(yán)、操縱自如的會(huì)議工作系統(tǒng)。 秘書會(huì)務(wù)工作中，會(huì)前、會(huì)間的工作服務(wù)都是緊密相連的，必須相互銜接，整體推進(jìn)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。這樣，才能保證會(huì)議質(zhì)量。任何一個(gè)環(huán)節(jié)，任何一項(xiàng)具體事務(wù)上出現(xiàn)差錯(cuò)和疏漏，都可能會(huì)影響會(huì)議 6 的效果。 會(huì)間調(diào)度是指會(huì)議進(jìn)行期間對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容及會(huì)場服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。老宋較好地對(duì)會(huì)場上臨時(shí)出現(xiàn)的意外情況進(jìn)行了處理，及時(shí)的解決了問題，在遇到問題時(shí)能夠沉著冷靜、靈活應(yīng)變，做好臨時(shí)的調(diào)度工作，從而確
25、保了會(huì)議的順利進(jìn)行。（五）會(huì)談超時(shí) 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老總今上午九點(diǎn)半到十點(diǎn)一刻與大地公司的劉總會(huì)談，確定聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問題；從十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟海洋公司的李總見面，解決產(chǎn)品代銷過程中的一些問題。十點(diǎn)一刻，海洋公司的李總已經(jīng)到了，總經(jīng)理秘書于雪請(qǐng)李總在會(huì)客室稍等，自已以給客人加水的名義來到老總的辦公室，向老總暗示另外的客人已到；可老總對(duì)于雪的暗示一點(diǎn)反映也沒有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會(huì)。到十點(diǎn)四十了，見李總等得有些不耐煩了，于雪只好又一次來到老總辦公室，她遞給了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫法： a、“老總，李總已到。你已
26、經(jīng)超過30分鐘了！” b、“老總，李總已到。還讓李總等多久？” c、“老總，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答復(fù)人家？” d、“老總，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來接待?！?e、“老總，李總已到。我怎么向他解釋？” 對(duì)于于雪的以上幾種寫法，你認(rèn)為哪種寫法比較合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種寫法進(jìn)行評(píng)析。答：本題的最佳選擇是B. 選A看上去似乎只是在提醒老總，實(shí)際上卻暗含了于雪對(duì)老總超時(shí)的不滿。的確，作為老總是需要守時(shí)的，但老總為了某種需要，有意多陪劉總聊聊，以便建立更融洽的關(guān)系也是可以理解的，所以，在這種情況下秘書不能對(duì)老總產(chǎn)生抱怨。選C與選A差不多，只不過于雪是借李總來表示自己的不滿，所以也不合適。選D明顯是錯(cuò)誤的，因?yàn)橛谘┳鳛槊貢菬o權(quán)給上司做指示的，盡管她這可能是一番好意。 選E也是不合適的，老總在談興正濃的時(shí)候是不可能給于雪什么指示的，而且作為秘書于雪也不應(yīng)該將這類問題上交給上司。 選B之所以最合適，是因?yàn)橛谘]有讓老總為難。老總在看到“還要讓李總等多久？”的紙條后，只要在上面寫上“5分鐘”或“30分鐘”就行了，而不要回答“怎么辦”或“怎么答復(fù)對(duì)方”這類問題。作為秘書要盡量讓上司多做選擇題，少做問答題 9
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