物品采購管理制度.doc

《物品采購管理制度.doc》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《物品采購管理制度.doc（8頁珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、華龍物業(yè)管理有限公司物品采購管理制度為加強(qiáng)物業(yè)公司物品管理，確保對(duì)物業(yè)的正常維修保養(yǎng)，給業(yè)主提供良好的服務(wù)，物業(yè)公司需采購、儲(chǔ)存各種工具、備品、備件、材料的原料等物品。依據(jù)工作中的實(shí)際情況，特制定物品申購、采購、入庫、儲(chǔ)存、出庫、借用、歸還、使用及報(bào)廢程序。示意圖如下：入庫儲(chǔ)存使用采購借用報(bào)廢出庫歸還申購品種設(shè)置借用和歸還入庫單借用人入庫物品金額查詢品種查詢出庫出庫單倉庫管理物品有效期一、物品申購制度和程序物品申購制度是為了確保以最少的物品儲(chǔ)備來滿足物業(yè)維修保養(yǎng)的需要，盡可能地壓縮庫存，防止積壓，提高資金和倉庫的利用率。1、根據(jù)庫存情況和日常維修的消耗記錄，設(shè)立常用的消耗物品數(shù)量，一般以一個(gè)季

2、度的消耗量的二倍。2、各部門將所需物品填采購單，逐級(jí)簽字（管理處主任、辦公室、副總經(jīng)理、總經(jīng)理）批準(zhǔn)后，交由物業(yè)行政辦公室，統(tǒng)一進(jìn)行采購或由部門工作人員購買。二、物品采購制度物品采購制度是為了在保證質(zhì)量的前提下，采購物美價(jià)廉的物品。1、采購人員由2人以上組成。在采購物資過程中，要做到貨比三家，在保證質(zhì)量的前提下，盡量降低采購成本，并注明采購時(shí)間、地點(diǎn)，便于公司核實(shí)。2、所有發(fā)生的費(fèi)用支出，經(jīng)辦人都要以書面形式進(jìn)行事前請(qǐng)示，填寫采購計(jì)劃單，注明預(yù)購物品的使用處，如遇特殊情況，應(yīng)提前電話請(qǐng)示，并及時(shí)補(bǔ)出采購計(jì)劃單。凡不符合規(guī)定的費(fèi)用支出，財(cái)務(wù)人員有權(quán)不予受理。3、員工應(yīng)以公司利益為重，杜絕有損公司

3、形象及利益的行為，避免由于個(gè)人的不理智行為，違反公司制度。4、公司財(cái)務(wù)部有權(quán)利及義務(wù)對(duì)當(dāng)月報(bào)銷的物資采購、各項(xiàng)費(fèi)用的票據(jù)進(jìn)行抽查、核實(shí)，辦公室予以協(xié)助。如經(jīng)核實(shí)，報(bào)銷額與實(shí)際發(fā)生額存在差異，經(jīng)辦人無法做出合理解釋的，無論金額大小，公司將對(duì)經(jīng)辦人予以辭退處理。5、遇緊急情況急需的物品（200元以下），在得到公司經(jīng)理同意下，可臨時(shí)豁免，事后補(bǔ)填臨時(shí)采購計(jì)劃單且寫明原因。6、若是業(yè)主指定或安排的采購，需得到業(yè)主負(fù)責(zé)人的書面指令，并保存歸檔備查。7、凡購進(jìn)物料、工具等，尤其是定制品，應(yīng)先取樣品，征得使用人同意后，才可進(jìn)行采購或定制。三、物品入庫制度物品入庫制度是為了確保采購物品的質(zhì)量，辦理完備的入庫手

4、續(xù)。1、入庫時(shí)需登記的內(nèi)容為：日期、時(shí)間、名稱、數(shù)量、品種、重量、有效期及類別等于入庫本上，并要與明細(xì)、發(fā)票相吻合。2、入庫時(shí)需開箱/盒查驗(yàn)物品的質(zhì)量，若倉庫保管員無法把握時(shí)，可請(qǐng)使用人協(xié)助，并對(duì)查驗(yàn)的物品簽字認(rèn)可。3、倉庫管理員或物品管理員需將驗(yàn)收入庫的物品分別堆放、編號(hào)。4、所有的設(shè)備可不進(jìn)入倉庫，但入庫、出庫的手續(xù)須參照物品同樣辦理。5、采購的設(shè)備開箱后，若有技術(shù)資料和隨機(jī)文件，需交辦公室檔案管理員處統(tǒng)一存檔，安裝和使用人員需閱用這些資料，可辦理借閱手續(xù)。四、倉庫儲(chǔ)存管理制度倉庫儲(chǔ)存管理制度是為了確保倉庫儲(chǔ)存物品的質(zhì)量。1、物品在倉庫內(nèi)儲(chǔ)存，應(yīng)按不同種類分別堆放。物品要先進(jìn)先出，定期翻堆

5、，當(dāng)需使用時(shí)可快捷提出。2、倉庫保管員要注意防火防盜，確保所有物資的安全存放。3、保管員要對(duì)倉庫的物品做到經(jīng)常檢查，對(duì)保存時(shí)間長的物品要主動(dòng)向部門領(lǐng)導(dǎo)反映情況，對(duì)破損的或超保質(zhì)期的物品應(yīng)及時(shí)提出處理意見。五、倉庫管理制度倉庫管理制度是為了確保倉庫儲(chǔ)存物品的安全。1、倉庫系物品保管重地，除倉庫管理人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外，任何人未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)入倉庫。2、因業(yè)務(wù)、工作需要進(jìn)入倉庫的人員，在進(jìn)入倉庫時(shí)，必須辦理入倉登記手續(xù)，記錄進(jìn)入倉庫的時(shí)間、人員、事由及離開時(shí)間等，進(jìn)倉要有倉庫管理員或部門主管陪同，不得獨(dú)自進(jìn)入，凡進(jìn)倉人員工作完畢，出倉時(shí)應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)倉庫管理員檢查。3、一切進(jìn)倉人員不得攜帶火

6、種、背包和手提袋等物進(jìn)入倉庫。4、倉庫周圍及倉庫辦公地點(diǎn)不得會(huì)客，其它部門的職工不得圍聚閑聊。5、倉庫內(nèi)堆放易燃易爆物品（如柴油等）需采取相應(yīng)的措施，符合消防規(guī)范。倉庫內(nèi)不得存放私人物品。六、工具的借用制度工具借用制度是為了確保正常使用。工具借用按時(shí)間分可分為臨時(shí)借用和長期領(lǐng)用，長期領(lǐng)用又可分個(gè)人領(lǐng)用和公共領(lǐng)用。1、臨時(shí)借用工具，由使用人填寫臨時(shí)借用工具表（附表），經(jīng)批準(zhǔn)后，向倉庫管理員申請(qǐng)領(lǐng)取，并在員工工具借用登記本上登記。在交還時(shí)，應(yīng)在該表上寫明交還時(shí)間并簽收，簽收時(shí)應(yīng)檢查工具及其附件是否完好無損，若發(fā)現(xiàn)問題立即登記，并向部門負(fù)責(zé)人反映。2、個(gè)人領(lǐng)用工具的品種根據(jù)需要配備，由使用人提出申請(qǐng)

7、， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用后個(gè)人負(fù)責(zé)使用保管，離開公司時(shí)交還，倉庫管理人需作簽收記錄。3、公共領(lǐng)用工具由主管工作的負(fù)責(zé)人或領(lǐng)班申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)（附表），領(lǐng)用后由申請(qǐng)人或指定專人負(fù)責(zé)保管。4、工具調(diào)換原則上以舊換新，發(fā)生丟失和毀損，由保管者寫明原因，向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，屬人為的丟失和毀損，由責(zé)任人按當(dāng)時(shí)工具的價(jià)格賠償；屬長期使用正常磨損或損壞，金額在300元以內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)辦理報(bào)廢手續(xù)；金額在300元以上的物品由部門負(fù)責(zé)人以上至副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可辦理報(bào)廢手續(xù)。5、工具一律不得帶出物業(yè)，特殊情況經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理正式手續(xù)后方可

8、借出。七、物業(yè)領(lǐng)用制度物品領(lǐng)用指除工具以外的備品、備件、低值易耗品及設(shè)備等領(lǐng)用。1、工作人員到倉庫領(lǐng)料之前，先要填好物品領(lǐng)料單（附表），注明數(shù)量、規(guī)格、名稱、施工內(nèi)容、安裝位置等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)取。2、物品領(lǐng)用一般原則上以舊換新，但在實(shí)施過程中可先領(lǐng)后交，若發(fā)生多領(lǐng)，應(yīng)主動(dòng)歸還。3、若施工中確需新增的物品，被盜或遺失的物品，需在領(lǐng)料單上注明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后備案。八、物品報(bào)廢制度物品報(bào)廢制度是為了明確物品報(bào)廢程序。1、水電工程負(fù)責(zé)人對(duì)所有設(shè)備除加強(qiáng)日常運(yùn)行、維修和保養(yǎng)等工作外，還應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備、材料的更新工作。2、工作人員以舊換新的舊料，如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數(shù)量作報(bào)廢

9、處理，對(duì)有回收利用價(jià)值的金屬、塑料可集中送至廢品回收站，所得款項(xiàng)交財(cái)務(wù)入帳。3、申請(qǐng)?jiān)O(shè)備報(bào)廢，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人同意后，填寫“固定資產(chǎn)報(bào)廢鑒定書”，經(jīng)財(cái)務(wù)部和物業(yè)經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意后方可報(bào)廢；若設(shè)備價(jià)值超過人民幣5000元，還需報(bào)業(yè)主或業(yè)主委員會(huì)審核后方可報(bào)廢。4、設(shè)備報(bào)廢需符合下列情況之一：1）經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員預(yù)測(cè)，繼續(xù)大修后技術(shù)性能仍不能滿足工作要求，并且大修需要費(fèi)用相對(duì)更新設(shè)備較多的。2）嚴(yán)重影響安全，又無法改造，繼續(xù)使用可能引起事故的。3）嚴(yán)重污染環(huán)境，危害人體健康，進(jìn)行改造又不經(jīng)濟(jì)的。4）其它需淘汰或更換的設(shè)備。5）對(duì)倉庫中發(fā)現(xiàn)因過期、損壞和老化不能使用的物品，倉庫管理員應(yīng)定期向部

10、門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)報(bào)廢，金額在100元以內(nèi)由部門主管辦理報(bào)廢手續(xù)（附表），金額在100元以上300元以內(nèi)由管理處主任負(fù)責(zé)辦理報(bào)廢手續(xù)；金額在300元以上的物品由管理處主任以上至副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可辦理報(bào)廢手續(xù)。有關(guān)人員需吸取教訓(xùn)，在以后的采購中應(yīng)加以避免。九、物品盤點(diǎn)制度物品盤點(diǎn)制度是為了確保倉庫內(nèi)儲(chǔ)存的物品與賬面物品余額相符，并為采購提供依據(jù)。1、為及時(shí)反映庫存物品的數(shù)量，配合編制采購計(jì)劃，節(jié)約使用資金，倉庫管理員應(yīng)每月編制倉庫物品申請(qǐng)表送交部門負(fù)責(zé)人，每季盤點(diǎn)一次，對(duì)照實(shí)物和倉庫存貨記錄本上的余額數(shù)量是否相符。2、倉庫管理員應(yīng)定期盤點(diǎn)庫存，發(fā)現(xiàn)升溢或損缺，應(yīng)尋找原因，并寫出盤盈、盤

11、虧報(bào)告，若差額嚴(yán)重，倉庫管理員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3、倉庫、物品管理員應(yīng)制定最高的物品儲(chǔ)備量和最低的物品儲(chǔ)備量的具體定額，數(shù)量上不能把握的需請(qǐng)有關(guān)人員協(xié)助。根據(jù)庫存情況及時(shí)向有關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)提出申購計(jì)劃，避免物資積壓或短缺而影響物業(yè)的維護(hù)保養(yǎng)。4、倉庫內(nèi)的各種物品應(yīng)做到帳、物、卡三相符，工程部經(jīng)理需監(jiān)督庫房的情況，防止物品過多、過少、損壞或過期等情況。文員工作職責(zé)1 協(xié)助辦公室日常服務(wù)，行政管理等各項(xiàng)文秘工作及事務(wù)。2 接聽客人電話并解答一般詢問，做好留言。3 協(xié)助安排辦公室和各項(xiàng)管理會(huì)議，并做好會(huì)議記錄。4 接收及簽發(fā)各類工作文件，及時(shí)送經(jīng)理審閱。5 保存整理各項(xiàng)工作檔案及文件。6 負(fù)責(zé)辦公室文件

12、打印、復(fù)印等文秘工作。7 做好內(nèi)部文件傳遞及信息溝通工作。8 保持辦公室區(qū)域清潔、整齊。9 每日下班離開辦公室之前，注意將電腦、電燈、空調(diào)等電源關(guān)掉，保障安全。10、注意本人儀表、著裝整齊，嚴(yán)格遵守小區(qū)各項(xiàng)規(guī)章制度。服務(wù)部各崗位職責(zé)一、定崗8人財(cái)務(wù)：2人 廚房：4人（廚師2人，幫廚2人）餐廳服務(wù)員：1人 健身房服務(wù)員：1人二、職責(zé)餐廳服務(wù)員崗位職責(zé)1、服從領(lǐng)導(dǎo)，做好餐前準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格執(zhí)行操作程序、服務(wù)程序和衛(wèi)生要求，努力提高服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量。2、主動(dòng)、耐心、熱情安排客人用餐，及時(shí)更換餐具、煙灰缸，及時(shí)清理桌面，團(tuán)結(jié)協(xié)作，禮貌、周到地完成接待任務(wù)。3、每天上班第一件事打掃三個(gè)包間及小棋牌室的室

13、內(nèi)衛(wèi)生（包括門、窗、餐桌、餐椅、餐具及擺放物品；要“手勤、腿勤、眼勤、口勤”、“手快、腿快”做到地面清潔無雜物，桌面整潔，餐具擺放整齊，門窗干凈光亮，擺放物品整潔、無灰塵。4、上班時(shí)要精神集中，不準(zhǔn)幾個(gè)人湊在一起閑談，不準(zhǔn)做與工作無關(guān)的事。5、遇到客人投訴應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)主管，盡量滿足用餐客人的合理要求。健身房服務(wù)員崗位職責(zé)1、掌握健身房的基本操作知識(shí)，負(fù)責(zé)健身房的接待工作，并做登記工作。2、負(fù)責(zé)維護(hù)健身房設(shè)備的正常運(yùn)行，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)，每天按規(guī)定準(zhǔn)備好娛樂用品，需要補(bǔ)充的用品，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門主管。3、負(fù)責(zé)健身房?jī)?nèi)衛(wèi)生（包括門、窗、健身器材、桌、椅及擺放物品），每天早、晚打掃兩次，做到門

14、、窗干凈光亮，健身器材及擺放物品干凈無灰塵，地面干凈無雜物，申述布、椅子干凈、擺放整齊。4、熟悉業(yè)務(wù)、認(rèn)真、準(zhǔn)確地按客人要求，安排客人健身。5、遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，以良好的精神面貌開始每一天工作。餐廳廚師崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)對(duì)各種食品的加工制作，保證食品質(zhì)量。2、樹立主人翁精神，嚴(yán)把采購質(zhì)量、價(jià)格及數(shù)量驗(yàn)收關(guān)，降低成本費(fèi)用支出，并負(fù)責(zé)飯菜成本的核算工作。3、服務(wù)周到，禮貌待人，遵守作息時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開餐，不擅離職守，不脫崗、串崗，服從分配，按質(zhì)、按量，按時(shí)烹制飯菜，做到飯菜可口，保質(zhì)保鮮。努力鉆研業(yè)務(wù)，提高烹飪技術(shù)。4、遵守安全操作規(guī)程，正確使用權(quán)操作工具，合理使用原材料，節(jié)約用水、電、煤氣等原料。

15、5、嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，搞好廚房、餐廳衛(wèi)生，保證不讓用餐人員吃異味食品，防止食物中毒。餐廳采購人員崗位職責(zé)1、為加強(qiáng)餐廳管理，保證采購質(zhì)量，堵塞漏洞，應(yīng)與廚房密切聯(lián)系，掌握原材料需求情況和實(shí)際用量、種類、依據(jù)計(jì)劃，保證適時(shí)、適量、適質(zhì)、適價(jià)地完成采購，確保餐廳供應(yīng)。2、堅(jiān)持原則，采購驗(yàn)收后的物品，票據(jù)必須與食品的數(shù)量、價(jià)格、品種相符。3、嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度，原則性要強(qiáng)，要增加采購的透明度，不購劣質(zhì)物品，按規(guī)定攜帶現(xiàn)金，嚴(yán)禁弄虛作假。4、廚房應(yīng)每四天購買一次肉類食品（由廚師和采購人員一起），青菜食品列寫計(jì)劃單，到固定菜場(chǎng)購買。5、購進(jìn)的原材料實(shí)行集中保管，分組按計(jì)劃領(lǐng)料，干貨、調(diào)料品按月計(jì)

16、劃統(tǒng)一采購。（海鮮、煙、酒、飲料等統(tǒng)一采購、保管。）6、所有統(tǒng)一保管的原材料要建立明細(xì)帳，嚴(yán)格進(jìn)出庫手續(xù)，每月盤存一次進(jìn)入核算。嚴(yán)把采購質(zhì)量和價(jià)格關(guān)，要了解市場(chǎng)行情，隨行就市，采購批發(fā)、便宜質(zhì)優(yōu)物品，堅(jiān)持原則，不購人情物品，采購價(jià)格數(shù)量經(jīng)驗(yàn)收與市場(chǎng)和實(shí)際不相符，查明原因，追究責(zé)任。7、采購的數(shù)量與質(zhì)量由廚師、保管、采購當(dāng)面共同驗(yàn)收，當(dāng)即填寫購貨單據(jù)簽字，做到帳物相符。8、積極完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)臨時(shí)性任務(wù)。保管員工作職責(zé)保管員管理范圍：干貨、調(diào)料、其它物品等。1、掌握廚房、餐廳供需情況，為周、月采購計(jì)劃提供依據(jù)，避免積壓。2、嚴(yán)格物品出入庫手續(xù)，建立倉庫出入庫明細(xì)帳，每月盤存做到帳物相符，物品存放，存料有帳，發(fā)料有據(jù)。3、加強(qiáng)倉儲(chǔ)物品的管理，擺放有序，做好防盜、防毒、防蟲蛀、鼠咬、防霉?fàn)€變質(zhì)，過期等防護(hù)工作。4、采購入庫食品要嚴(yán)格驗(yàn)收，注意驗(yàn)明食品的出廠日期和保質(zhì)期，禁止過期變質(zhì)物品入庫，嚴(yán)禁采購假冒偽劣產(chǎn)品。5、驗(yàn)收當(dāng)天采購的各類物品，認(rèn)真復(fù)核，并當(dāng)即開出購貨單據(jù)簽字。6、有物品以舊換新，丟失或損壞，需照價(jià)賠償。7、對(duì)庫存物品每月進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬賬相符，賬物相符。8、積極完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)臨時(shí)性任務(wù)。8