電子文檔管理辦法

《電子文檔管理辦法》由會員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《電子文檔管理辦法（4頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。

1、寧波波導(dǎo)股份有限公司電子文檔管理辦法Q/BIRD-質(zhì)管-27-2002第2版(2002)第0次修改第 4 頁 共 4 頁1. 目的隨著公司辦公自動化、無紙化的普及，公司內(nèi)外部文件交流逐漸使用電子文檔形式，為促進和規(guī)范公司辦公自動化、商務(wù)電子化的進程，確保所使用的電子文檔的充分性、適用性和有效性，并對電子文檔進行有效控制，特制訂電子文檔管理辦法。2. 適用范圍適用于公司服務(wù)器上部門共享的電子文檔、辦公自動化系統(tǒng)中的電子文檔以及個人計算機上的電子文檔。3. 相關(guān)文件文件控制程序記錄控制程序4. 職責(zé)4.1 信息工程部負(fù)責(zé)公司個人計算機、服務(wù)器、辦公自動化系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使用的技術(shù)支持及維護。4.2

2、各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的電子文檔管理。4.3 質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件等質(zhì)量管理體系電子版文件的管理。5. 名詞解釋辦公自動化系統(tǒng)：公司所使用的NOTES系統(tǒng)及其包含電子審批系統(tǒng)、eMIS系統(tǒng)、K3系統(tǒng)等辦公自動化系統(tǒng)。6. 工作程序6.1各部門在公司服務(wù)器上共享文件的管理。6.1.1部門在公司服務(wù)器上共享文件的存放地址為：“/Bird_domino/部門名稱/文件夾名稱”6.1.2 各部門可根據(jù)需要向信息工程部申請在服務(wù)器上建立部門共享文件夾，信息工程部給申請部門分配一個服務(wù)器的登錄用戶名和密碼，并設(shè)置文件夾權(quán)限，確保只有使用該用戶名登陸服務(wù)器，才可擁有對該申請部門的共享文件夾具有完全控

3、制權(quán)限。6.1.3 各部門對本部門的服務(wù)器用戶名及密碼進行管理，防止其外泄和廣泛知曉，并確保知曉本部門用戶名及密碼的人員是有限的并經(jīng)過許可的。 6.1.3 服務(wù)器上共享文件的類型由各部門自行規(guī)定，通常包括：“質(zhì)量體系文件”、“公司或部門規(guī)章制度”、“工藝文件”等需要使較大范圍內(nèi)員工了解的文件。6.1.4 文件共享前應(yīng)由所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可共享，電子文檔可以NOTES的方式批準(zhǔn)發(fā)布，然后由文件制定者用NOTES的方式通知所要發(fā)放的人員。6.2 NOTES系統(tǒng)上電子文檔的管理6.2.1 NOTES系統(tǒng)帳戶的申請，公司內(nèi)部員工如因工作需要可向信息工程部申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由信息工程部新開帳戶。6.2.2

4、 NOTES系統(tǒng)安裝和維護由信息工程部負(fù)責(zé)提供技術(shù)支持。6.2.3 NOTES系統(tǒng)上文件的管理內(nèi)容6.2.3.1各類重要信息和通知郵件內(nèi)容超過一頁（A4紙）者，須使用附件的形式傳送。6.2.3.2 為提高工作效率，便于查找文件，公司計算機用戶須根據(jù)實際需要建立各類文件夾，文件夾的形式可以為“會議紀(jì)要”、“通知”、“報表”、“體系文件”、“管理制度”、“日常工作”、“設(shè)備管理”、“生產(chǎn)計劃”等，總體原則是按照各自工作內(nèi)容進行分類。6.2.3.3 NOTES用戶在NOTES系統(tǒng)中也應(yīng)建立比較適用的分類文件夾，將收件箱中不能拆離的文件分類轉(zhuǎn)移到相應(yīng)的文件夾中。6.2.3.4 為節(jié)約公司服務(wù)器資源和出

5、于安全目的，用戶須在本地計算機硬盤上配合NOTES建立專門的文件夾，在此文件夾中依據(jù)實際需要建立分類文件夾，用戶應(yīng)將NOTES上能拆離的文件分類拷貝到相應(yīng)的文件夾中。6.2.3.5 用戶NOTES系統(tǒng)上所有無用信息及已拆離到本地硬盤上的郵件必須從收件箱中刪除，以減輕公司服務(wù)器的壓力，收件箱中需要留作證明性的文件除外，例如各類需保存的批復(fù)信息；其它證明性文件原則上以發(fā)件箱中文件作為證明材料。6.3 電子文檔的受控6.3.1 電子文檔的識別受控文件應(yīng)通知資料室進行文件編號，定稿后的文件由制定部門發(fā)一份到資料室備份存檔，同時應(yīng)附帶文件發(fā)放的地址；其中管理性文件(公司及各部門制定的現(xiàn)行使用的有效版本的

6、規(guī)定、大綱、制度等等)由綜合管理部資料室負(fù)責(zé)，質(zhì)量體系文件、技術(shù)性文件由研究開發(fā)部資料室負(fù)責(zé)，質(zhì)量記錄由質(zhì)量管理部質(zhì)量計劃處負(fù)責(zé)。文件的分類方法依據(jù)“文件控制程序”5.1.1條規(guī)定。對于常用記錄的電子文檔，在文件命名或發(fā)送時應(yīng)包含日期信息。6.3.2 電子文檔的批準(zhǔn)、發(fā)布可采用NOTES的形式批準(zhǔn)發(fā)布，經(jīng)相應(yīng)的批準(zhǔn)后，由制定部門發(fā)布，批準(zhǔn)權(quán)限參照“文件控制程序”執(zhí)行。6.3.3 電子文檔的發(fā)布方式可采用下述方法，通過NOTES發(fā)送或服務(wù)器共享文件方式發(fā)布，并依據(jù)需要設(shè)定電子文檔的文件打開密碼，使用NOTES或電話告知相關(guān)已授權(quán)人員該密碼，由此達(dá)到受控目的。6.3.4 電子文檔的更改文件的修改、

7、修訂由文件的原制定部門負(fù)責(zé)，由原批準(zhǔn)人員或授權(quán)人員批準(zhǔn)，修改后的文件應(yīng)通知所有使用該文件的人員，收到通知的人員應(yīng)及時更新各自計算機上保留的相應(yīng)文件；對于NOTES中發(fā)送的電子文檔，應(yīng)在主題中注明“更正”等字樣，收到此類文檔的人員應(yīng)及時刪除原有作廢文檔，以防止作廢電子文檔的非預(yù)期使用。6.3.5 電子文檔的歸檔可按一定規(guī)律建立相應(yīng)的分級文件夾對電子文檔進行分類存放、歸檔。因電子文檔按文件夾歸檔、存放的方式本身就具有易于檢索的特點，故可不要求制作文件或記錄的歸檔清單。6.3.6 電子文檔的作廢參照“文件控制程序”執(zhí)行，但相關(guān)申請、審批、通知手續(xù)可在NOTES上實行，收到電子文檔作廢通知的人員應(yīng)及時

8、刪除服務(wù)器或個人計算機上的作廢文件或標(biāo)識“廢止”字樣。 6.4凡是在任何場合有需要使用紙張版受控質(zhì)量體系文件，該文件的書面文件需相應(yīng)授權(quán)人員審批，并在資料室加蓋受控章進行受控。 6.5 電子文檔的防護對存放電子文檔的公司服務(wù)器、個人計算機應(yīng)采取相應(yīng)的病毒防范措施，防止電子文檔的意外損壞、丟失。在公司服務(wù)器上的電子文檔防護工作由信息工程部負(fù)責(zé)；個人計算機上的電子文檔防護工作由該計算機用戶負(fù)責(zé)，個人計算機出現(xiàn)故障應(yīng)及時向信息工程部反饋。6.6 電子文檔的移交當(dāng)發(fā)生工作調(diào)動或更換計算機時，要做好電子文件檔的移交工作。特別是因工作調(diào)動時，需向交接人員說明電子文檔存放情況，并做好電子文件檔的移交工作。6.7電子文檔的定期清理公司計算機用戶須定期清理各自計算機上的電子文檔，及時將過期、無效文件刪除。