辦公室管理?xiàng)l例 優(yōu)選內(nèi)容

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1、 辦公室管理?xiàng)l例 1、目的 規(guī)范辦公室的日常管理，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，提高工作效率。 2、適用范圍 公司辦公室管理。 3、職責(zé) 3.1行政人事部負(fù)責(zé)對辦公室日常管理工作的監(jiān)督、考核； 3.2各單位負(fù)責(zé)參照執(zhí)行。 4、內(nèi)容 4.1辦公室環(huán)境管理 4.1.1辦公室所有物品需擺放整齊，保持環(huán)境清潔。 4..1.2辦公室的環(huán)境管理嚴(yán)格按照8S要求執(zhí)行；即：整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全、節(jié)約、學(xué)習(xí)。 4.1.2.1整理（SEIRI）——將工作場所的任何物品區(qū)分為有必要和沒有必要的，除了有必要的留下來，其他的都清除掉； 4.1.2.2整頓（SEITON）——把留下來

2、的必要用的物品依規(guī)定位置擺放，并放置整齊加以標(biāo)示； 4.1.2.3清掃（SEISO）——將工作場所內(nèi)看得見與看不見的地方清掃干凈，保持工作場所干凈、亮麗的環(huán)境； 4.1.2.4清潔（SEIKETSU）——維持上面3S成果； 4.1.2.5素養(yǎng)（SHITSUKE）——每位成員養(yǎng)成良好的習(xí)慣，并遵守規(guī)則做事，培養(yǎng)積極主動(dòng)的精神（也稱習(xí)慣性）； 4.1.2.6安全（SECURITY）——重視全員安全教育，每時(shí)每刻都有“安全第一”觀念，防范于未然。 4.1.2.7節(jié)約（SAVE）——減少企業(yè)的人力、成本、空間、時(shí)間、庫存、物料消耗等因素。 4.1.2.8學(xué)習(xí)（STUDY）——深入學(xué)習(xí)

3、各項(xiàng)專業(yè)技術(shù)知識，從實(shí)踐和書本中獲取知識，同時(shí)不斷地向同事及上級主管學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)長處從而達(dá)到完善自我，提升自已綜合素質(zhì)之目的。 4.1.3員工辦公桌椅衛(wèi)生由員工自行負(fù)責(zé)，辦公場所的公共衛(wèi)生由辦公室人員共同進(jìn)行打掃。 4.1.3.1要求：地面必須無臟痕，垃圾簍內(nèi)垃圾必須進(jìn)行清倒干凈；桌面無積水、物品、辦公設(shè)備分類、定置擺放整齊，且無塵，門窗、墻壁干凈。 4.1.3.2員工應(yīng)在下班后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。重要文件應(yīng)鎖入抽屜或文件柜，辦公椅一律擺入辦公桌下，責(zé)任人要關(guān)好電腦，最后離開者注意關(guān)燈、空調(diào)等用電設(shè)備。 4.2辦公室行為規(guī)范 4.2.1辦公室人員在工

4、作和生活中需做到：不該說的不說，不該問的不問，不該聽的不聽； 4.2.2辦公室人員著裝應(yīng)該“簡單、大方、得體”，化妝要“淡雅、干凈”；精神飽滿，坐姿端正； 4.2.4辦公期間不得接聽與工作無關(guān)的電話大聲喧嘩、吵鬧，討論與工作無關(guān)的話題； 4.2.5工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食，辦公區(qū)內(nèi)不得大聲喧嘩、吸煙，手機(jī)鈴聲調(diào)至最低音量，確保辦公環(huán)境的舒適有序。 4.2.6員工間的工作交流應(yīng)在會(huì)議室進(jìn)行或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時(shí)間一般不應(yīng)超過五分鐘，特殊情況除外。 4.2.7 辦公室人員應(yīng)該按時(shí)上、下班，2小時(shí)以內(nèi)如需外出辦公事時(shí)，在前臺的《公司

5、外出員工登記表》上登記，注明外出時(shí)間，外出地點(diǎn)，方可外出；2小時(shí)以上的外出，除在《公司外出員工登記表》上登記外，還應(yīng)在白板上注明，返回時(shí)需在登記表上登記返回時(shí)間。 4.2.8辦公室人員嚴(yán)禁用辦公電話打私人電話、或用公司電話聊天，接撥電話時(shí)應(yīng)該長話短說，言語盡量簡潔； 4.2.9辦公室人員在工作中一律使用普通話，并注意使用禮貌用語； 4.2.10公司電腦原則上實(shí)行專人使用，如需使用他人電腦時(shí)，需經(jīng)過責(zé)任人同意方可使用； 4.2.11各部門需對本部門的重要文件一律實(shí)行加密，以確保文件安全； 4.2.12上班時(shí)間不得使用電腦玩游戲、上網(wǎng)瀏覽與工作無關(guān)內(nèi)容； 4.2.13各部門需不定期

6、對本部門電腦進(jìn)行殺毒，對于電腦內(nèi)的文件及時(shí)進(jìn)行清理，以確保電腦的安全和運(yùn)行速度； 4.2.14辦公室管理人員原則上不安排加班，如確因工作需要加班，應(yīng)該書面提出申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)行政部存檔； 4.2.15辦公室人員在工作中遇到分歧，或意見不統(tǒng)一時(shí)，應(yīng)該避免爭執(zhí)，積極尋求解決問題辦法； 4.2.16辦公室人員在工作中應(yīng)該樹立團(tuán)隊(duì)意識，部門與部門之間要互相理解、相互協(xié)助。 4.3辦公室日常管理工作 4.3.1辦公室傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理，出現(xiàn)問題，及時(shí)向行政部反映，由行政部及時(shí)通知網(wǎng)管進(jìn)行維修，任何人不得私自拆卸； 4.4考核 4.4.1如有違反以上條例者，由行政部參照公司

7、《獎(jiǎng)懲制度》進(jìn)行處罰。 5、引用文件 無 6、記錄 《辦公人員日常工作綜合評價(jià)表》 7、其它 7.1本條例由行政人事部負(fù)責(zé)制訂； 7.2 本條例自簽發(fā)之日起實(shí)施。 公司考勤管理制度 1.公司所有管理人員均實(shí)行考勤機(jī)打卡制度，打卡有效時(shí)間為：上班：早晨8：00——8:10，下午2:30——2:40；下班：上午11:45——12:00，下午17:45——18:00（夏季作息時(shí)間作相應(yīng)調(diào)整）。凡在此時(shí)限內(nèi)打卡，均不記遲到、早退。 公司行政管理制度 一、本制度規(guī)定了公司行政管理工作的職責(zé)范圍,工作內(nèi)容與要求、權(quán)限及檢查考核。 二、在總經(jīng)理

8、的直接領(lǐng)導(dǎo)下,管理行政事務(wù),參與企業(yè)管理業(yè)務(wù),搞好后勤服務(wù)及對外進(jìn)行協(xié)調(diào)和宣傳等工作。 三、負(fù)責(zé)建立良好的工作秩序 1.按照公司確定的組織機(jī)構(gòu),劃分職責(zé),確定工作程序。做到職責(zé)明確,程序明了、簡化，提高工作效率。 2.組織制訂各有關(guān)規(guī)章制度，強(qiáng)化基礎(chǔ)管理。做到有規(guī)可依，科學(xué)管理。 3.執(zhí)行并監(jiān)督、檢查各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決存在的問題。 四、負(fù)責(zé)建設(shè)綜合信息管理系統(tǒng)，實(shí)施信息化管理。 1.負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃，做到目標(biāo)清晰，措施可行。 2.組織實(shí)施信息化建設(shè)計(jì)劃，負(fù)責(zé)信息網(wǎng)絡(luò)軟硬件的購置、建設(shè)、維護(hù)等工作。 3.負(fù)責(zé)國家經(jīng)濟(jì)、藥政

9、等綜合信息的收集、整理、分析并提出合理化建議。 五、負(fù)責(zé)公司與部門、部門與部門之間的銜接，發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)的作用。 六、負(fù)責(zé)公司會(huì)議事務(wù)工作 1.按照公司會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)，做好會(huì)議議題的收集、整理、議程安排等準(zhǔn)備工作，組織通知有關(guān)人員參加。 2.負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄及服務(wù)工作，對于重要會(huì)議，會(huì)后撰寫、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。 3.執(zhí)行并監(jiān)督、檢查公司重大決策、重要工作部署、領(lǐng)導(dǎo)指示及會(huì)議決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況，做到事事有著落，件件有回音。 4.遇有緊急情況時(shí)，提請總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)召集臨時(shí)會(huì)議解決。 七、負(fù)責(zé)文秘、文書工作 1.根據(jù)公司工作需要和領(lǐng)導(dǎo)的指示、要

10、求，及時(shí)撰寫工作計(jì)劃、請示、報(bào)告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話及其它材料。做到情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字簡練，邏輯嚴(yán)密。 2.簽收各類外部來文件和各部門的請示報(bào)告，逐項(xiàng)登記并分發(fā)處理。 3.負(fù)責(zé)公司發(fā)出文件的核稿、呈批、編號、打印等工作。認(rèn)真審核，杜絕技術(shù)錯(cuò)漏事故。 八、負(fù)責(zé)檔案管理工作 1.公文辦完后，及時(shí)將其定稿、繕本、立卷、歸檔。 2.歸檔的材料，應(yīng)分類整理，保證齊全、完整，正確反應(yīng)本公司的主要情況，并便于保管、查找和利用。 3.嚴(yán)格檔案借閱制度，保證不失密，不損壞，不丟失，及時(shí)收回。 九、負(fù)責(zé)公司印信管理工作 1.根據(jù)公司《印信管理標(biāo)

11、準(zhǔn)》，負(fù)責(zé)公司印章的刻制與保管工作，妥善保管，防止丟失。 2.建立印信管理制度，嚴(yán)格用印手續(xù)，保證不出用印差錯(cuò)。 十、負(fù)責(zé)接待和日常服務(wù)工作 1.對于大型的活動(dòng)、會(huì)議，事先應(yīng)做好周密接待計(jì)劃，確保其順利進(jìn)行。 2.安排活動(dòng)中，貫徹勤儉節(jié)約的方針，嚴(yán)格按公司的有關(guān)規(guī)定辦理。 3.為領(lǐng)導(dǎo)做好日常服務(wù)工作，保證會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室干凈整潔，一切設(shè)施均處于良好狀態(tài)。 十一、負(fù)責(zé)報(bào)刊征訂、信函收發(fā)管理工作 1.負(fù)責(zé)公司所需的專業(yè)及日常報(bào)刊的征訂工作，及報(bào)刊、信函的收發(fā)工作，確保及時(shí)收發(fā)、不出錯(cuò)、不丟失。 2.負(fù)責(zé)公司報(bào)刊、雜志圖書的收藏、管理工作。收放整齊，

12、有秩序、不丟失。 十二、負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)施的管理 1.負(fù)責(zé)公司辦公自動(dòng)化設(shè)施的購置、使用指導(dǎo)、維護(hù)和保養(yǎng)。 2.制訂公司辦公設(shè)施管理制度，規(guī)范操作事宜，杜絕人為損壞因素，杜絕浪費(fèi)行為。 3.負(fù)責(zé)公司電話等通訊工具的購置、費(fèi)用結(jié)算核轉(zhuǎn)等工作。 4.負(fù)責(zé)辦公車輛的管理、調(diào)度、使用及維護(hù)。保證車輛時(shí)刻處于良好狀態(tài)，搞好服務(wù)。 十三、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 十四、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，負(fù)責(zé)做好公司生產(chǎn)經(jīng)營等方面的調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息，督促、檢查各部門落實(shí)公司各項(xiàng)政策及完成任務(wù)的情況。 十五、參與制訂企業(yè)方針目標(biāo)，編制企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，

13、做到目標(biāo)清晰、切合實(shí)際、措施可行。 十六、負(fù)責(zé)公司綜合計(jì)劃的統(tǒng)計(jì)、匯總和上報(bào)工作，做到數(shù)字準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并妥善保管備查。 十七、匯總、綜合平衡、協(xié)調(diào)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，做到生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)的有機(jī)結(jié)合，確保任務(wù)完成。 十八、負(fù)責(zé)組織推行現(xiàn)代化管理工作。 制訂公司整體現(xiàn)代化管理規(guī)劃，從管理組織、管理方法、管理手段等方面建立現(xiàn)代化管理體系，全面推行現(xiàn)代化管理工作。 十九、對外協(xié)調(diào)及宣傳工作 1.負(fù)責(zé)公司的公共關(guān)系工作，協(xié)調(diào)各有關(guān)廳局部門、企事業(yè)、新聞等各界的關(guān)系，處理與之有關(guān)的業(yè)務(wù)工作。 2.負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中法律咨詢、管理等事宜以及處理法律糾紛的具體事務(wù)。 3.負(fù)責(zé)公司企業(yè)形象設(shè)計(jì)，導(dǎo)入CI理念，樹立良好的企業(yè)形象，搞好對外宣傳等工作。 l 10 僅供借鑒#