檔案管理系統(tǒng)V0快速入門(mén)手冊(cè).doc

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1、 檔案管理系統(tǒng)V4.0 快速入門(mén)手冊(cè) (操作人員) 編制單位： 南京軒恩軟件開(kāi)發(fā)有限公司 編寫(xiě)日期： 2017年5月 生效日期： 2017年5月 版本號(hào)： 檔案管理系統(tǒng)4.0 1、登錄檔案信息管理系統(tǒng) 瀏覽器要求：IE8及以上版本、建議使用IE11或360極速模式。 打開(kāi)一個(gè)IE窗口，輸入檔案信息管理系統(tǒng)地址，在登錄界面中輸入登錄帳號(hào)和密碼，點(diǎn)擊登錄，如圖1。 圖1 登

2、錄頁(yè)面 1.1. 系統(tǒng)首頁(yè)預(yù)覽 登入檔案系統(tǒng)后，首先進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)首頁(yè)。在首頁(yè)可進(jìn)行各種快捷信息的設(shè)置，如圖1.1-1。 圖1.1-1 登錄進(jìn)入首頁(yè) 注意： 右上角按鈕分別為我的借閱車(chē)（與我的個(gè)人空間“我的借閱車(chē)”），和消息提醒 1.2操作說(shuō)明 1、 進(jìn)入系統(tǒng)首頁(yè)，鼠標(biāo)放到右上角用戶(hù)名稱(chēng)上，下拉框：個(gè)人信息、修改密碼、注銷(xiāo)，如圖1.2.1。 如圖1.2.1 2、 個(gè)人信息頁(yè)面 點(diǎn)擊個(gè)人信息---進(jìn)入個(gè)人信息頁(yè)面，內(nèi)容包括：姓名、角色、部門(mén)、地址、一卡通號(hào)、電話、郵箱地址，其中：角色和部門(mén)不可修改，其他的內(nèi)容可編輯修改，如1.2.2。 如圖1.

3、2.2 個(gè)人信息頁(yè)面 2. 修改密碼頁(yè)面 點(diǎn)擊修改密碼---進(jìn)入修改密碼，輸入內(nèi)容：原密碼，新密碼、確認(rèn)密碼，可重置內(nèi)容，如圖1.2.3。 圖1.2.3 修改密碼頁(yè)面 3. 注銷(xiāo)賬號(hào) 點(diǎn)注銷(xiāo)賬號(hào)，跳轉(zhuǎn)到登錄頁(yè)面，如圖1.2.4。 圖1.2.4 注銷(xiāo)賬號(hào)后跳轉(zhuǎn)登錄頁(yè)面 2.2.用戶(hù)信息管理 用戶(hù)信息管理功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)前登陸用戶(hù)的信息，如用戶(hù)名、密碼、姓、名、機(jī)構(gòu)、E-Mail、辦公電話、密碼提示、家庭電話、手機(jī)進(jìn)行編輯，并顯示出當(dāng)前用戶(hù)的角色。 2.1.1 個(gè)人信息設(shè)置 1、 點(diǎn)擊我的個(gè)人空間-用戶(hù)信息管理-個(gè)人信息設(shè)置，進(jìn)入到編輯用戶(hù)信息頁(yè)

4、面，用戶(hù)可對(duì)各字段編輯，其中灰顏色顯示的框不可以修改，白顏色的可修改，修改完點(diǎn)保存按鈕盡可保存。如圖2.2.1 圖2.2.1個(gè)人信息管理頁(yè)面 2.2.2 密碼修改 點(diǎn)擊我的個(gè)人空間-用戶(hù)信息管理-安全設(shè)置，進(jìn)入到編輯用戶(hù)信息頁(yè)面對(duì)密碼進(jìn)行修改頁(yè)面，填寫(xiě)必要的信息后，點(diǎn)擊保存按鈕盡可修改密碼。 圖2.4.3-1 訂閱條件設(shè)置頁(yè)面 2.3 返回系統(tǒng)首頁(yè) 點(diǎn)該圖片就可以返回系統(tǒng)首頁(yè)。 3、檔案錄入 3.1 功能描述 檔案錄入是檔案數(shù)據(jù)的管理模塊，實(shí)現(xiàn)檔案的新增、修改、刪除、導(dǎo)入、上傳、查詢(xún)等功能。左側(cè)使用檔案數(shù)據(jù)組織樹(shù)的形式展現(xiàn)，對(duì)于檔案管理員

5、在檔案錄入時(shí)可以按照樹(shù)結(jié)構(gòu)的方式展現(xiàn)，便于管理員掌握數(shù)據(jù)的全部情況。右側(cè)是數(shù)據(jù)的詳細(xì)信息。點(diǎn)預(yù)立卷庫(kù)就在預(yù)立卷庫(kù)下面錄入數(shù)據(jù)。 圖3.1-1 檔案錄入頁(yè)面 3.1.1 新增檔案 以下為條目錄入的操作步驟。 點(diǎn)這個(gè)按鈕打開(kāi)檔案庫(kù)的庫(kù)節(jié)點(diǎn) 步驟一：點(diǎn)擊進(jìn)入要進(jìn)入的檔案庫(kù)，點(diǎn)擊菜單欄上的“”按鈕，進(jìn)入添加頁(yè)面，如下圖所示; 圖3.1.1-1 新增檔案編輯頁(yè)面 步驟二：彈出的目錄添加頁(yè)面，其中 l 著錄項(xiàng)文本框后加紅色“*”紅顏色的著錄項(xiàng)為必錄項(xiàng)，即錄入時(shí)此項(xiàng)的內(nèi)容必須填寫(xiě) l 文本框內(nèi)灰顏色的為無(wú)法錄入修改內(nèi)容，為只讀著錄項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成 l 添加界面文本框內(nèi)含有值的

6、，為攜帶項(xiàng)或自動(dòng)增長(zhǎng)項(xiàng)，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置，自動(dòng)生成值 l 文本框后帶黑色小箭頭是可以下拉選擇數(shù)值的錄入項(xiàng) 步驟三：選擇或者填寫(xiě)著錄項(xiàng)內(nèi)容，點(diǎn)擊【保存】按鈕，即成功添加一條檔案條目。 步驟四：“”表示保存當(dāng)前數(shù)據(jù)的情況下可以繼續(xù)錄入數(shù)據(jù)。 步驟五：“”以卷管理的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)該按鈕表示添加完案卷后可同時(shí)添加卷內(nèi)數(shù)據(jù)。 步驟六：“”在添加的時(shí)候可把案卷的數(shù)據(jù)復(fù)制到卷內(nèi)數(shù)據(jù)中。 注意：按卷方式整理數(shù)據(jù)時(shí)，如果要添加卷內(nèi)文件，必須先進(jìn)入案卷庫(kù)，找到卷內(nèi)文件所屬的案卷并選中，在選擇，進(jìn)入卷內(nèi)庫(kù)再進(jìn)行條目的錄入。 以卷管理的數(shù)據(jù)案卷變了卷內(nèi)會(huì)跟著改變 3.1.2新增原文

7、 步驟一：選擇檔案，在需要上傳原文的檔案中點(diǎn)：“”進(jìn)行原文的上傳，如圖所示： 圖3.1.2-1新增原文頁(yè)面 步驟二：點(diǎn)擊添加附件按鈕選擇需要上傳的電子文件，選定后后點(diǎn)開(kāi)始上傳，對(duì)選擇的數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳。成功上傳后會(huì)出現(xiàn)以下提示： 圖3.1.2-2 原文上傳成功頁(yè)面 3.1.3 檔案“修改”操作 步驟一：選擇檔案庫(kù)入的檔案庫(kù)，在需要編輯的數(shù)據(jù)如檔號(hào)2015-SX17-Y-1前面進(jìn)行勾選，點(diǎn)擊菜單欄上的“編輯”按鈕，進(jìn)入編輯頁(yè)面，如圖所示; 圖3.1.3-1 檔案修改頁(yè)面 1. 在此界面進(jìn)行數(shù)據(jù)編輯，灰色不可編輯選項(xiàng)在庫(kù)管理的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中設(shè)置，編輯完畢，點(diǎn)擊

8、“保存”按鈕，系統(tǒng)提示保存結(jié)果。 注意：按卷方式整理數(shù)據(jù)時(shí)，修改和檔號(hào)相關(guān)的數(shù)據(jù)時(shí)卷內(nèi)數(shù)據(jù)也會(huì)跟著改變。 3.1.4數(shù)據(jù)“刪除”操作 步驟一：?jiǎn)螚l數(shù)據(jù)刪除 在左側(cè)頁(yè)面的檔案目錄樹(shù)中，選擇“需要?jiǎng)h除的檔案庫(kù)”，選擇需要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)點(diǎn)刪除就可以把數(shù)據(jù)刪除。 步驟二：批量刪除，批量刪除可通過(guò)查詢(xún)功能把需要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)查詢(xún)出來(lái)，在全選按鈕前打勾“”點(diǎn)刪除按鈕竟可” 注意：按卷方式整理數(shù)據(jù)時(shí)，如果刪除案卷目錄會(huì)把卷內(nèi)文件也同時(shí)刪除。 3.1.5 數(shù)據(jù)復(fù)制 復(fù)制是把需要復(fù)制的數(shù)據(jù)進(jìn)行勾選批量的生成相同內(nèi)容的數(shù)據(jù)，如果某個(gè)字段唯一，則復(fù)制的數(shù)據(jù)的該字段一次遞增。

9、 注：復(fù)制案卷卷內(nèi)會(huì)跟著自動(dòng)生成。檔號(hào)會(huì)根據(jù)規(guī)則生成。 3.1.6 數(shù)據(jù)導(dǎo)入 本操作以導(dǎo)入excel文件為例。 步驟一：選擇檔案庫(kù)，進(jìn)入檔案著錄頁(yè)面，選擇“導(dǎo)入”按鈕進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入 步驟二：導(dǎo)入時(shí)候選擇點(diǎn)擊瀏覽按鈕，在電腦中選擇需要導(dǎo)入的文件，選擇文件后點(diǎn)點(diǎn)打開(kāi)對(duì)文件進(jìn)行選定，在點(diǎn)導(dǎo)入按鈕就可。 圖3.1.6-1 數(shù)據(jù)導(dǎo)入頁(yè)面 步驟三：選擇導(dǎo)入文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系選擇完后點(diǎn)確定按鈕就可 圖3.1.6-2 數(shù)據(jù)導(dǎo)入關(guān)系確定頁(yè)面 圖4.1.10 數(shù)據(jù)導(dǎo)出頁(yè)面 3.1.7 數(shù)據(jù)批量修改 步驟一：通過(guò)查詢(xún)功能把需要修改的數(shù)據(jù)查詢(xún)出來(lái)，選擇數(shù)據(jù)處理下面

10、的按鈕進(jìn)入批量修改界面。 圖3.1.7-1 數(shù)據(jù)批量修改頁(yè)面 步驟二：選擇需要修改的字段在請(qǐng)選擇中，選擇修改的條件在空白處輸入或者選擇修改的值點(diǎn)修改修改按鈕就可 圖3.1.7-2 修改按鈕操作 即批量修改這些查詢(xún)到的數(shù)據(jù)。 輸入固定值。是指這列數(shù)據(jù)都固定為該輸入值。 加入前綴：是在該字段前面加入輸入的固定的值。 加入后綴：是在該字段后面加入輸入的固定值。 替換替代：是對(duì)某個(gè)固定的值修改為別的固定值。 注意：檔號(hào)相關(guān)的字段修改了檔號(hào)會(huì)跟著變?nèi)缒甓取⒎诸?lèi)號(hào)、案卷號(hào)、保管期限等字段。 3.1.8 上傳 上傳是通過(guò)對(duì)壓縮包進(jìn)行批量上傳根據(jù)文件夾進(jìn)行

11、自動(dòng)組卷，現(xiàn)系統(tǒng)中支持1個(gè)文件夾為1卷，每一個(gè)文件為一件進(jìn)行組卷。 步驟一：選擇需要上傳的檔案分類(lèi)點(diǎn)上傳按鈕 選擇需要上傳的壓縮包文件 圖4.1.13.1 功能按鈕上傳按鈕操作頁(yè)面 步驟二：選擇需要上傳的檔案的年度、分類(lèi)號(hào)和保管期限，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)輸入的值自動(dòng)生成檔號(hào)并進(jìn)行組卷。 上傳后數(shù)據(jù)瀏覽 點(diǎn)該按鈕可展示出該卷下面的所有檔案數(shù)據(jù)所有縮略圖，點(diǎn)縮略圖后可進(jìn)行放大查看如圖： 圖4.1.13.2 上傳數(shù)據(jù)瀏覽頁(yè)面 注意： 縮略圖下面的文字是題名 查看原文 可以查看和修改原文內(nèi)容。 圖4.1.13.3 查看和編輯原文頁(yè)面 3.1.9

12、數(shù)據(jù)檢查 數(shù)據(jù)檢查是對(duì)該檔案門(mén)類(lèi)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)檔案的查漏、查重、查空案卷等功能。 檔號(hào)查漏 點(diǎn)查漏按鈕就可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查漏檢查如有漏的檔號(hào)會(huì)出現(xiàn)以下提示： 檔號(hào)查重 點(diǎn)查重按鈕就可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檔號(hào)的查重檢查如有重復(fù)檔案講進(jìn)行提示。 4、數(shù)據(jù)查詢(xún) 在數(shù)據(jù)查詢(xún)的過(guò)程中，如果查詢(xún)者能確定檢索目標(biāo)所在的檔案庫(kù)，且知道相關(guān)條目信息，此時(shí)可以直接進(jìn)入檔案庫(kù)進(jìn)行檢索。簡(jiǎn)單檢索是在當(dāng)查詢(xún)者知道大致的信息時(shí)，對(duì)檔案庫(kù)數(shù)據(jù)做的篩選工作；而高級(jí)檢索是在查詢(xún)者知道相對(duì)精確的條目信息時(shí)，設(shè)置相對(duì)精確的查詢(xún)條件，對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)精確定位，缺點(diǎn)在于，使用起來(lái)比較繁瑣。 4.1各種查詢(xún)操作 步驟

13、一：進(jìn)入要進(jìn)行查詢(xún)的檔案庫(kù)，點(diǎn)擊按鈕，彈出檢索設(shè)置頁(yè)面，如下圖所示： 圖4.1 檔案查詢(xún)頁(yè)面 步驟二：選擇需要查詢(xún)的著錄項(xiàng)，在查詢(xún)內(nèi)容后的文本框內(nèi)輸入查詢(xún)內(nèi)容。 步驟三：在查詢(xún)過(guò)程中可選擇各種條件 如包含、等于、大于、小于等功能。 步驟四：可點(diǎn)擊添加按鈕增加查詢(xún)條件項(xiàng)進(jìn)行組合查詢(xún)。 步驟五：增加多條件查詢(xún)時(shí)可選擇查詢(xún)條件的關(guān)系有并且和或者 。 步驟六：點(diǎn)擊查詢(xún)或查詢(xún)所有兩個(gè)按鈕，系統(tǒng)篩選出符合條件的檔案條目。 4.2 條件查詢(xún) 可進(jìn)行有無(wú)原文查詢(xún)、歸檔情況查詢(xún)（已發(fā)布、未發(fā)布、發(fā)布待審、發(fā)布未通過(guò)等幾種情況）查詢(xún)。選擇查詢(xún)項(xiàng)點(diǎn)查詢(xún)按鈕就可以，該查詢(xún)條件可和字段查詢(xún)

14、進(jìn)行組合查詢(xún)。 4.3快速查詢(xún) 在檔案類(lèi)型庫(kù)右上方有快速查詢(xún)通道，可以快速的查詢(xún)出年度、分類(lèi)號(hào)、輸入員進(jìn)行分組查詢(xún)。選擇需要查詢(xún)的值點(diǎn)查詢(xún)按鈕就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢(xún)。 如圖： 圖4.3 快速查詢(xún)欄 4 “報(bào)表打印”操作 1． 進(jìn)入需要打印的檔案庫(kù)中。 2． 通過(guò)查詢(xún)按鈕查詢(xún)出需要打印的數(shù)據(jù) 3． 點(diǎn)擊“打印”按鈕 4． 出現(xiàn) 報(bào)表打印 頁(yè)面，可選擇打印PDF或下載Excel， 選擇需要打印的模板就可。 圖6.1 打印檔案選擇模版頁(yè)面 圖7.2-2 移交審核確認(rèn)頁(yè)面 移庫(kù)是指把該檔案分類(lèi)下的數(shù)據(jù)移動(dòng)到別的庫(kù)下面。 注意：以歸檔的數(shù)據(jù)不可進(jìn)行修改 ，原文不可上傳，