《excel培訓(xùn)》PPT課件.ppt

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1、Excel與數(shù)據(jù)處理,第一章 EXCEL基礎(chǔ),本章目錄,1.1 Excel操作基礎(chǔ) 1.2 Excel工作簿操作 1.3 數(shù)據(jù)輸入 1.4 公式和引用 1.5 工作表基本操作 1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,1.1 Excel操作基礎(chǔ),1.Excel 基本概念 工作簿 在Excel中創(chuàng)建的文件叫做工作簿，擴(kuò)展名是.xls 工作薄由若干工作表組成，新建工作薄默認(rèn)有個(gè)工作表。根據(jù)需要可以增加，個(gè)數(shù)不限。 新建第一個(gè)工作薄的默認(rèn)名為：book1.xls 工作表 由一些橫向和縱向的網(wǎng)格組成的表格。一個(gè)工作表最多有65536行、256列。 工作表由工作表標(biāo)簽區(qū)別：如sheet1、sheet2,1.1

2、Excel操作基礎(chǔ),工作薄與工作表的關(guān)系,1.1 Excel操作基礎(chǔ),基本概念 行號(hào)：工作表由65536行組成，每行用數(shù)字來編號(hào) 列標(biāo) ：工作表由256列組成，每列用字母來標(biāo)識(shí) 單元格：工作表中的網(wǎng)格。單元格名稱：列標(biāo)+行號(hào) 如：A1，C5 活動(dòng)單元格：正在輸入和編輯數(shù)據(jù)的單元格，即粗邊框包圍的單元格 編輯欄：用于顯示、修改活動(dòng)單元格的內(nèi)容 全選按鈕：用于選定整個(gè)工作表所有的單元格,目錄,1.2 Excel工作簿操作,目錄,1.建立新工作簿 啟動(dòng)Excel，自動(dòng)建立 文件新建選擇模板 2.保存工作簿 保存 另存為,1.3 輸入數(shù)據(jù),1.Excel的常見數(shù)據(jù)類型 2.數(shù)據(jù)輸入一般形式 3.復(fù)制相

3、同的數(shù)據(jù) 4.用復(fù)制填充方法輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù) 5.用填充方法輸入數(shù)據(jù) 6.用下拉列表輸入數(shù)據(jù) 7.自定義填充序列,1.3 輸入數(shù)據(jù),1.Excel的常見數(shù)據(jù)類型 數(shù)字型、日期型、文本型、邏輯型數(shù)據(jù) 數(shù)字表現(xiàn)形式：貨幣、小數(shù)、百分?jǐn)?shù)、科學(xué)計(jì)數(shù)法、各種編號(hào)、郵政編碼、電話號(hào)碼等 例:數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)的各種表現(xiàn)形式,1.3 輸入數(shù)據(jù),2.數(shù)據(jù)輸入一般形式,數(shù)據(jù)輸入的一般過程 （1）選定要輸入數(shù)據(jù)的單元格； （2）從鍵盤上輸入數(shù)據(jù)； （3）按Enter鍵； 輸入數(shù)值 正數(shù)的輸入：+234，13,333,333，12E3 負(fù)數(shù)的輸入： -234，(234)，-12e2 分?jǐn)?shù)的輸入： 2 2/3, 0 3/4

4、 貨幣數(shù)據(jù)的輸入： ￥123，$21 百分?jǐn)?shù)數(shù)據(jù)的輸入：67% 表示0.67,1.3 輸入數(shù)據(jù),輸入文本 字符文本應(yīng)逐字輸入 數(shù)字文本以開頭輸入，或用=“數(shù)字”方式輸入例：輸入文本32的方法： 32 或 =“32 ”,1.3 輸入數(shù)據(jù),輸入日期與時(shí)間 輸入日期格式為： 年-月-日或月-日 輸入時(shí)間格式為： 時(shí):分 輸入其它形式的日期：“格式”|“單元格”|“數(shù)字”|“日期” 輸入當(dāng)前系統(tǒng)日期：ctrl+； 輸入當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間：ctrl+shift+；,1.3 輸入數(shù)據(jù),3.復(fù)制相同的數(shù)據(jù) 復(fù)制方法輸入相同數(shù)據(jù) 例：某班建立相同的成績表頭。 ch1-單元格數(shù)據(jù)復(fù)制,復(fù)制一班表頭,1.3 輸入數(shù)據(jù),

5、用ctrl+Enter輸入相同數(shù)據(jù) 例：在下圖所示“學(xué)生檔案”表中輸入相同的入學(xué)時(shí)間、班級(jí)、專業(yè)。,輸入班級(jí)數(shù)據(jù)： 選中F2：F11 輸入：JK001 按Ctrl+Enter 可用同樣方法輸入C、G列數(shù)據(jù),1.3 輸入數(shù)據(jù),4.用復(fù)制填充方法輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù) 例：要輸入連續(xù)電話號(hào)碼：663321240663328000，其操作步驟如下： 在單元格H3中輸入663321240； 在單元格H4中輸入663321241； 選擇H3和H4單元格區(qū)域，鼠標(biāo)移至區(qū)域右下角黑色小方塊上，出現(xiàn)十字形鼠標(biāo)； 向下拖動(dòng)鼠標(biāo),數(shù)據(jù)輸入用戶檔案,1.3 輸入數(shù)據(jù),5.填充序列方法輸入數(shù)據(jù) ： 見數(shù)據(jù)輸入用戶檔案 填充

6、序列方式適用于輸入較多的連續(xù)編號(hào)數(shù)據(jù)。 比如要輸入電話號(hào)碼：663321240663328000， 操作方法： 在第一個(gè)單元格輸入起始號(hào)碼 選擇“編輯”|“填充”|“序列”菜單命令 在 “序列”對(duì)話框中指定“列” 在步長值中輸入1 在終止值中輸入最后一個(gè)號(hào)碼。,1.3 輸入數(shù)據(jù),6.用下拉列表輸入數(shù)據(jù) 下拉列表的適合范圍：項(xiàng)目個(gè)數(shù)少而規(guī)范的數(shù)據(jù)。 優(yōu)點(diǎn)：方便而準(zhǔn)確 比如：職稱、工種、單位及產(chǎn)品類型等 例：某校教師檔案的職稱列數(shù)據(jù) 只能從“講師、教授、副教授、助教 ”中選擇。 ch1有效性輸入 操作方法： 單擊菜單數(shù)據(jù) ; 單擊有效性; “允許”列表中選序列; “來源欄”中輸入具體值, 逗號(hào)分隔

7、,1.3 輸入數(shù)據(jù),7.自定義填充序列 數(shù)據(jù)序列的含義 序列是一組有先后順序、內(nèi)容固定的數(shù)據(jù)，在應(yīng)用中常常以整體形式出現(xiàn)。 內(nèi)置序列 對(duì)于常用的一些數(shù)據(jù)序列，比如月份、星期、季度等，Excel已經(jīng)將它們內(nèi)置在系統(tǒng)中，可直接使用。 內(nèi)置序列查看 選擇“工具”|“選項(xiàng)”|“自定義序列” 采用填充序列方法 只需輸入第一個(gè)數(shù)據(jù)，其余的可以采用填充復(fù)制的方法由Excel自動(dòng)產(chǎn)生。,1.3 輸入數(shù)據(jù),自定義序列 用戶可以將經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)序列添加到Excel系統(tǒng)中，該序列就會(huì)擁有與Excel內(nèi)置序列相同功能。 例：某大學(xué)中有“計(jì)算機(jī)學(xué)院，通信學(xué)院，經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，法律學(xué)院，電子技術(shù)學(xué)院”等二級(jí)學(xué)院，學(xué)校辦公室

8、經(jīng)常要用到這些學(xué)院名稱 。故可將其定義為自定義序列。 操作方法： 工具選項(xiàng)自定義序列輸入具體序列具體值添加,目錄,1、 數(shù)據(jù)有效性 數(shù)據(jù)有效性：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)和檢查的有效方法，把錯(cuò)誤限制在數(shù)據(jù)輸入階段。 限定數(shù)據(jù)類型和有效范圍： 如：限定數(shù)據(jù)大小范圍、日期的范圍、輸入字符的個(gè)數(shù)、單元格的公式,數(shù)據(jù)限制的操作方法：選擇“數(shù)據(jù)” “有效性”在對(duì)話 框中操作： 限定文本長度： “設(shè)置”選項(xiàng)卡中“允許” 下拉列表中選擇文本長度。 限定數(shù)據(jù)的有效范圍：“設(shè)置”選項(xiàng)卡中“允許”下拉列表中選擇整數(shù)/小數(shù)- 確定最大/小值 設(shè)置單元格有效范圍：“設(shè)置”選項(xiàng)卡中“允許”下拉列表中選擇序列輸入序列值 設(shè)置輸入提示

9、信息： “輸入信息”選項(xiàng)卡中輸入要顯示的信息,2、圈釋無效數(shù)據(jù) 使用數(shù)據(jù)有效性規(guī)則可限制單元格可接收的數(shù)據(jù)，但對(duì)已輸入數(shù)據(jù)的區(qū)域，不能顯示出有誤的數(shù)據(jù)。采用圈釋無效數(shù)據(jù)的方法，可以顯示不滿足有效性規(guī)則的錯(cuò)誤單元格。 操作方法：（選擇數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性規(guī)則）選擇“工具”菜單“審核”選擇“顯示審核工具欄”選中有效性檢測的數(shù)據(jù)區(qū)域單擊“審核”工具欄的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕 注：要先設(shè)置數(shù)據(jù)的有效范圍，然后再圈釋無效數(shù)據(jù),目錄,1.4 公式和引用,1.公式 概念 Excel的公式由運(yùn)算符、數(shù)值、字符串、變量和函數(shù)組成。公式中還可以使用括號(hào)。 說明： 凡是以等號(hào)開頭的輸入數(shù)據(jù)都被認(rèn)為是公式。 在任何單

10、元格中輸入公式，Excel顯示公式的計(jì)算結(jié)果； 若僅需顯示公式，則單擊菜單“工具”|“選項(xiàng)”“公式”復(fù)選框打勾,1.4 公式和引用,運(yùn)算符及優(yōu)先級(jí),1.4 公式和引用,說明 括號(hào)的運(yùn)算級(jí)別最高，公式中只能使用小括號(hào)。 小括號(hào)可以嵌套使用，最內(nèi)層的表達(dá)式優(yōu)先運(yùn)算。 同等級(jí)別的運(yùn)算符從左到右依次進(jìn)行。 “&”為字符連接運(yùn)算，其作用是把前后的兩個(gè)字符串連接為一串。 例如： ABC&DEF的結(jié)果為“ABCDEF”，財(cái)務(wù)&經(jīng)濟(jì)的結(jié)果為“財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)”。,1.4 公式和引用,2.引用 引用含義：引用是在公式中用到其他單元格中的數(shù)據(jù),通過單元格的標(biāo)識(shí)或名稱來實(shí)現(xiàn)。 引用方法：相對(duì)引用和絕對(duì)引用 相對(duì)引用是指在一

11、個(gè)公式中直接用單元格的列標(biāo)與行號(hào)來取用某個(gè)單元格中的內(nèi)容。 絕對(duì)引用是指在一個(gè)公式中固定引用某一位置單元格。其形式是在引用單元格的列號(hào)與行號(hào)前面加“$”符號(hào)。使用時(shí)公式中的單元格地址始終保持不變。 如： A1單元格的絕對(duì)引用表示為： $A$1 A1單元格的相對(duì)引用表示為： A1,1.4 公式和引用,相對(duì)引用,1.4 公式和引用,相對(duì)引用示例 ： 某超市3月份的進(jìn)貨單如下圖所示，計(jì)算“金額”。 見ch1-相對(duì)引用,在G3計(jì)算公式=C3*D3*F3然后向下復(fù)制該公式！,1.4 公式和引用,絕對(duì)引用示例: 假設(shè)LG空調(diào)在重慶各商場的銷售價(jià)格相同，重慶各商場的銷售數(shù)據(jù)如右圖所示。計(jì)算各商場的銷售總額。

12、 見ch1LB銷售,在E8輸入公式： =$c$5*C8 然后向下復(fù)制此公式！,1.4 公式和引用,例：計(jì)算每個(gè)學(xué)生總分見學(xué)生成績表成績登記表 選擇成績工作表； 在第一個(gè)學(xué)生總分單元格h6中輸入公式為“=d6+e6+f6”； 拖動(dòng)該單元格填充復(fù)制句柄直至所有學(xué)生總分單元格 例：計(jì)算每個(gè)學(xué)生的加權(quán)平均分 選擇成績工作表； 在第一個(gè)學(xué)生平均分單元格I6中輸入公式為: =D6+$H$3*E6+$H$4*F6； 拖動(dòng)該單元格填充復(fù)制句柄直至所有學(xué)生加權(quán)平均分單元格,1.4 公式和引用,混合引用 混合引用具有絕對(duì)列和相對(duì)行，或是絕對(duì)行和相對(duì)列。比如，$A1、$B1 案例,1.4 公式和引用,例: 某表中I

13、3I7值為2,3,4,5,6；J3J7為4,5,6,7 ,8 ； K3公式及對(duì)應(yīng)結(jié)果: =sum(I$3:$J3) k3,k4,k5,k6,k7分別為6,14,24,36,50 =sum(I3:J3) k3,k4,k5,k6,k7分別為6,8,10,12,14 =sum(I3:$J3) k3,k4,k5,k6,k7分別為6,8,10,12,14 =sum(I$3:J3) k3,k4,k5,k6,k7分別為6,14,24,36,50,1.4 公式和引用,6.內(nèi)部引用與外部引用 引用相同工作表中的單元格，例： =G3+G5+G10*10 引用同一工作簿不同工作表中的單元格，例： =Sheet1!G

14、3+Sheet2!G5+Sheet2!E27 引用不同工作簿中的單元格，例： =Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$7 同一公式中存在幾中不同的引用，例： =Book1Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F9,目錄,1.5 工作表基本操作,目錄,1.工作表常見操作 工作表的切換：直接選擇工作表標(biāo)簽 插入工作表：右擊工作表標(biāo)簽-對(duì)象菜單插入 工作表 或菜單中插入工作表 刪除工作表： 右擊工作表標(biāo)簽 -對(duì)象菜單刪除或菜單中編輯刪除工作表 移動(dòng)工作表：右擊工作表標(biāo)簽 -對(duì)象菜單移動(dòng)或復(fù)制工作表選擇移動(dòng)位置 （不選擇建立副本）或 單擊工作表標(biāo)簽拖動(dòng)到指定位置 復(fù)制

15、工作表：右擊工作表標(biāo)簽 -對(duì)象菜單移動(dòng)或復(fù)制工作表選擇復(fù)制位置 選擇建立副本 或單擊工作表標(biāo)簽并按CTRL鍵拖動(dòng)到指定位置 工作表標(biāo)簽改名：右擊工作表標(biāo)簽 -對(duì)象菜單重命名輸入新名字 修改新工作簿的默認(rèn)工作表個(gè)數(shù) :工具選項(xiàng)常規(guī)修改。 重新打開EXCEL可見結(jié)果,1.5 工作表基本操作,2.工作表行、列操作 選擇行、列 單行：用鼠標(biāo)單擊要選擇的行號(hào) 連續(xù)多行：按住Shift，然后單擊第1和最后兩個(gè)行號(hào) 不連續(xù)多行：按住Ctrl，依次單擊要選擇的行號(hào) 列的選擇方法同行的選擇方法。,按住Shift單擊行號(hào)2、3就選中了！,1.5 工作表基本操作,刪除行、列 選擇“編輯”“刪除” 插入行、列 選擇要

16、插入行的下一行，單擊菜單“插入”“行”（列類似） 調(diào)整行高 鼠標(biāo)按在行號(hào)下邊線拖動(dòng) 或：選定行-菜單格式行行高輸入值 調(diào)整列寬 鼠標(biāo)按在列標(biāo)右邊線拖動(dòng)，雙擊調(diào)整為最合適寬度 或：選定列-菜單格式列列寬輸入值,把鼠標(biāo)移到行號(hào)3的下邊線上，當(dāng)指針變成一個(gè)黑色“十字架”時(shí)，按下并拖動(dòng)鼠標(biāo)左鍵，就可增、減該行的行高,把鼠標(biāo)移到G列的右邊線上，當(dāng)指針變成一個(gè)黑色“十字架”時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵，G列的寬度就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行調(diào)整以顯示出那些被遮住的字,1.5 工作表基本操作,3.單元格操作 選擇單元格:單個(gè)、連續(xù)與不連續(xù)的多個(gè)單元格的選擇 清除單元格內(nèi)容 菜單編輯清除清除內(nèi)容 或選擇單元格按DELETE鍵 刪除單元格

17、：菜單編輯刪除選擇刪除方式 插入單元格：菜單插入單元格選擇插入方式 移動(dòng)單元格：選擇單元格剪切選定位置-粘貼 復(fù)制單元格：選擇單元格復(fù)制選定位置-粘貼 合并單元格：選擇要合并的單元格工具欄合并及居中或：菜單格式單元格對(duì)齊選擇合并及居中,目錄,1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,1.配置工作環(huán)境 定制菜單 刪除菜單欄或菜單項(xiàng) 增加菜單中的菜單項(xiàng) 工具欄操作 工具欄顯示、隱藏、修改、移動(dòng) Excel文件、工作表操作 設(shè)置文件保存的目錄 最近打開的文件數(shù)、工作表數(shù)目,通過“工具”|“自定義”菜單完成,通過“視圖”|“工具欄”菜單完成,通過“工具”|“選項(xiàng)”菜單完成,1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,目

18、錄,2.查看工作表數(shù)據(jù) 全屏幕查看： 選擇“視圖”|“全屏顯示” 菜單命令 按比例查看工作表數(shù)據(jù) 選擇“視圖”|“顯示比例”菜單項(xiàng),從彈出的對(duì)話框中選擇一個(gè)顯示比例,1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,凍結(jié)行列標(biāo)題查看 單擊要凍結(jié)的行、列交叉點(diǎn)下邊的單元格。 選擇“窗口”|“凍結(jié)窗口”菜單項(xiàng)。見訂單,1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,按打印頁面分頁查看 選擇“視圖”|“分頁預(yù)覽”菜單項(xiàng) 打印之前，用這種查看方式能發(fā)現(xiàn)一些打印問題。,1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,3.打印 打印前通過頁面設(shè)置解決如下問題： 打印紙的大??； 打印的份數(shù)； 是否需要頁眉 是打印整個(gè)工作簿還是指定工作表或是某工作表的

19、單元格區(qū)域。,1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,頁面設(shè)置方法 選擇“文件”|“頁面設(shè)置”菜單項(xiàng) ，在如下對(duì)話框中設(shè)置。,1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,打印預(yù)覽 打印預(yù)覽：是打印稿的屏幕預(yù)顯，其效果與最終的打印效果沒有什么區(qū)別。 打印預(yù)覽意義：正式打印之前進(jìn)行打印預(yù)覽，以便及早發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行頁面和紙張的重新設(shè)置，避免打印出無用的表格。 方法：單擊常用工具條中的打印預(yù)覽工具按鈕,1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,打印標(biāo)題或頁碼 選擇“視圖”|“頁眉和頁腳”菜單項(xiàng) 單擊“自定義頁眉”可輸入頁眉或頁腳的文字。也可以選擇頁碼或日期等,1.6 配置工作環(huán)境及查看與打印,標(biāo)題在工作表的首行 如果工作表的首行是標(biāo)題，而且工作表內(nèi)容較多，可能打印多頁?？梢酝ㄟ^頁面設(shè)置，將每頁首行均指定為標(biāo)題。,目錄,