《行政管理制度》PPT課件.ppt

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1、行 政 管 理 制 度,一、辦公秩序 二、物品管理 三、檔案管理 四、車輛管理,一、辦公秩序,1. 工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，不得在工作時(shí)間內(nèi)做與工作無關(guān)的一切事情，確保辦公環(huán)境的安靜有序。 2. 員工間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會(huì)議室、接待室等）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時(shí)間一般不應(yīng)超過三分鐘（特殊情況除外）。,一、辦公秩序,3. 辦公桌上不得擺放私人物品，辦公用品排列整齊、有序；及時(shí)整理文件資料，離開辦公室時(shí)辦公桌上不準(zhǔn)留下任何文件，關(guān)閉電腦及連接電源，最后離開辦公室者注意關(guān)閉室內(nèi)外燈、空調(diào)，并負(fù)責(zé)給辦公室門上鎖；不

2、準(zhǔn)在行政部就餐；中午就餐不得飲酒，以免影響下午工作。 4. 洗手間內(nèi)外請(qǐng)保持清潔、衛(wèi)生習(xí)慣，不要給清潔人員增加不必要的負(fù)擔(dān)。 5. 部門專用的設(shè)備由部門指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由行政部負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。,一、辦公秩序,6. 發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦、建筑等）損壞或發(fā)生故障時(shí)，員工應(yīng)立即向行政部報(bào)修（非專業(yè)維修人員，不得隨意拆卸辦公設(shè)備），以便及時(shí)解決問題。 7. 打復(fù)印遵循節(jié)約的原則，打復(fù)印者一律登記打復(fù)印內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格等。,辦 公 用 品 管 理 規(guī) 定,一、辦公用品分類：耗材、低值耐用品、辦公設(shè)備。 二、辦公用品管理 三、辦公用品用量管理 四、辦公用品采購(gòu),

3、辦公用品管理規(guī)定,五、辦公用品入庫(kù) 六、辦公用品申領(lǐng)與出庫(kù) 七、辦公用品交接、調(diào)撥 八、辦公用品使用和保管,辦公用品管理規(guī)定,九、使用年限及賠償 十、辦公用品報(bào)廢 十一、盤點(diǎn)清查,辦公用品分類,1、耗材：為一次性辦公耗用的低價(jià)值用品，單價(jià)多在10元以下，使用期限在3個(gè)月內(nèi)。如紙張，簽字筆、洗潔精等；由行政部負(fù)責(zé)保管、分配到各部門使用。 2、低值耐用品：可長(zhǎng)期重復(fù)使用的辦公用品，使用年限多在3個(gè)月以上，單價(jià)100元以內(nèi)（如：計(jì)算器、訂書機(jī)、電話、鍵盤、鼠標(biāo)等）。 3、辦公設(shè)備：正常使用年限1年以上，單位價(jià)值較高的各種有形資產(chǎn)（如：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、桌柜等）,辦公用品管理,（一）管理部門：辦公

4、用品由行政部統(tǒng)一管理。 （二）責(zé)任人,管理部門：辦公用品由行政部統(tǒng)一管理。,1、行政部負(fù)責(zé)辦公用品需求的收集、匯總與審批。 2、行政部專人負(fù)責(zé)辦公物品的詢價(jià)、采購(gòu)。 3、行政部負(fù)責(zé)辦公物品的登記、保管、調(diào)撥、維護(hù)及報(bào)廢。 4、行政部每季度對(duì)辦公物品進(jìn)行檢查，核實(shí)數(shù)量及使用情況,責(zé)任人,1、辦公用品采購(gòu)后，由行政部負(fù)責(zé)入庫(kù)和保管，并負(fù)有相應(yīng)責(zé)任。 2、行政部根據(jù)辦公要求將辦公物品調(diào)撥至使用人接受后，即由使用部門和使用人負(fù)責(zé)辦公物品的耗用或使用維護(hù)。 3、如出現(xiàn)浪費(fèi)、使用不當(dāng)、遺失及其他違反本規(guī)定的情況，責(zé)任人除需按規(guī)定賠償外，視情節(jié)嚴(yán)重給予相應(yīng)處罰，相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人也需承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。,辦公用

5、品用量管理,1、消耗品實(shí)行定額管理 2、低值耐用品實(shí)行定崗管理 3、辦公設(shè)備實(shí)行定崗管理,消耗品實(shí)行定額管理,（1）每年年末，由行政部會(huì)同各部門經(jīng)理，根據(jù)各部門人數(shù)、業(yè)務(wù)性質(zhì)等因素，核定各部門各類型耗材使用量，編制下年度 年部門耗材用量表，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后實(shí)施，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。 （2）行政部根據(jù)經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)的 年部門耗材用量表，按月或季度向各部門定量發(fā)放耗材，由部門經(jīng)理分配。如部門或個(gè)人使用量超過發(fā)放量，由部門經(jīng)理或個(gè)人自行負(fù)擔(dān)；如確系業(yè)務(wù)變動(dòng)或其他特殊原因，引起使用量增加，按簽批程序報(bào)請(qǐng)行政部、總經(jīng)辦批準(zhǔn)。,低值耐用品實(shí)行定崗管理,（1）每年年末，由行政部會(huì)同各部門經(jīng)理，根據(jù)各崗位業(yè)務(wù)性質(zhì)，核

6、定各崗位需配置的耐用品類型及數(shù)量，編制下年度 年崗位耐用品標(biāo)準(zhǔn)配置表，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后實(shí)施，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案；如年中因增加新的崗位或其他原因，需要調(diào)整該表，按簽批程序報(bào)行政部、總經(jīng)辦批準(zhǔn)。 （2）行政部根據(jù)報(bào)批的 年崗位耐用品標(biāo)準(zhǔn)配置表，每季度檢查各崗位耐用品的配置，對(duì)配置不全的崗位補(bǔ)充發(fā)放缺少的耐用品，對(duì)超出配置的崗位收回多余的耐用品。,辦公設(shè)備實(shí)行定崗管理,（1）每年年末，由行政部會(huì)同各部門經(jīng)理，根據(jù)各崗位業(yè)務(wù)性質(zhì)，核定各崗位需配置的辦公設(shè)備類型及數(shù)量，編制下年度 年崗位辦公設(shè)備配置表，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后實(shí)施，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。 （2）行政部根據(jù)報(bào)批的 年崗位辦公設(shè)備配置表，每季度檢查各崗位耐用品的

7、配置，對(duì)配置不全的崗位補(bǔ)充發(fā)放缺少的辦公設(shè)備，對(duì)超出配置的崗位收回多余的辦公設(shè)備。,辦公用品采購(gòu),1、耗材采購(gòu) 2、低值耐用品采購(gòu) 3、辦公設(shè)備采購(gòu),耗 材 采 購(gòu),（1）耗材實(shí)行定點(diǎn)定價(jià)采購(gòu)。每年年末行政部通過招標(biāo)或詢價(jià)的方式，按照質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則，確定耗材的供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)，編制次年 年耗材供應(yīng)商及價(jià)格表，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后實(shí)施，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。 （2）每季度末，行政部采購(gòu)次季度辦公用耗材，采購(gòu)數(shù)量需符合當(dāng)年報(bào)批 年部門耗材用量表，供應(yīng)商及價(jià)格需符合 年耗材供應(yīng)商及價(jià)格表，付款按簽批程序簽批；財(cái)務(wù)部需根據(jù)上述兩表核對(duì)后付款。,低值耐用品采購(gòu),（1）低值耐用品實(shí)行定點(diǎn)定價(jià)采購(gòu)。每年年末行政部通過招標(biāo)

8、或詢價(jià)的方式，按照質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則，確定耐用品的供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格，編制次年的 年耐用品供應(yīng)商及價(jià)格表，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后實(shí)施，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。 （2）每季度末，行政部對(duì)各崗位耐用品的使用情況進(jìn)行清查，確定需采購(gòu)的種類及數(shù)量后進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)數(shù)量需符合報(bào)批的 年崗位耐用品標(biāo)準(zhǔn)配置表，采購(gòu)價(jià)格及數(shù)量需符合報(bào)批的 年耐用品供應(yīng)商及價(jià)格表；財(cái)務(wù)部需根據(jù)上述兩表核對(duì)后付款。,辦 公 設(shè) 備 采 購(gòu),（1）辦公設(shè)備的采購(gòu)。由行政部通過招標(biāo)或詢價(jià)的方式，按照質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則，確定供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后實(shí)施，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。 （2）每季度末，行政部對(duì)各崗位辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行清查，確定需采購(gòu)的種類及數(shù)量后進(jìn)

9、行采購(gòu)，采購(gòu)數(shù)量需符合報(bào)批的 年崗位辦公設(shè)備配置表；財(cái)務(wù)部需核對(duì)上表及采購(gòu)合同后付款。,辦 公 用 品 入 庫(kù),1、耗材入庫(kù) 2、低值耐用品及辦公設(shè)備入庫(kù),耗 材 入 庫(kù),（1）采購(gòu)人員、行政部庫(kù)管人員聯(lián)合現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、檢查質(zhì)量無誤后，由行政部庫(kù)管人員方在發(fā)票及銷貨明細(xì)單上簽字，注明“耗材已入庫(kù)”字樣，并辦理耗材入庫(kù)；庫(kù)管及采購(gòu)工作不得由一人兼任。 （2）行政部庫(kù)管人員登記耗材登記薄，并由行政部主任復(fù)核簽字。 （3）報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理員需審核發(fā)票、銷貨明細(xì)單及庫(kù)管人員簽字無誤后，方可錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)。,低值耐用品及辦公設(shè)備入庫(kù),（1）采購(gòu)人員、行政部庫(kù)管人員聯(lián)合現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、檢查

10、質(zhì)量，由行政部庫(kù)管人員在發(fā)票及銷貨明細(xì)單上簽字，注明“低值耐用品已入庫(kù)”或“辦公設(shè)備已入庫(kù)”字樣。 （2）行政部庫(kù)管人員負(fù)責(zé)登記辦公用品領(lǐng)用薄或OA辦公用品管理系統(tǒng)，對(duì)辦公用品的使用說明書、質(zhì)量保證書、保修證書等資料需單獨(dú)登記，并復(fù)印發(fā)票留存；行政部主任復(fù)核無誤后，在發(fā)票上簽字，并注明“復(fù)核登記”字樣。庫(kù)管及采購(gòu)工作不得由一人兼任。 （3）使用說明書、質(zhì)量保證書、保修證書、發(fā)票復(fù)印件等資料登記后，交由行政部文檔管理人員統(tǒng)一保管；使用部門使用時(shí)可至行政部辦理借閱。 （4）報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理員需審核發(fā)票、銷貨明細(xì)單、庫(kù)管人員簽字、行政部主任簽字無誤后，方可錄制入庫(kù)存管理系統(tǒng)。,辦公用品申領(lǐng)與出庫(kù)

11、,1、耗材申領(lǐng)與出庫(kù) 2、低值耐用品及辦公設(shè)備出庫(kù),耗材申領(lǐng)與出庫(kù),（1）行政部依據(jù)批準(zhǔn)的部門耗材耗用量表，按月或季度向部門發(fā)放耗材，由部門經(jīng)理分配給員工；如當(dāng)月用量不夠，經(jīng)部門經(jīng)理同意后，可向行政部申領(lǐng)；由行政部進(jìn)行總量控制，不得超過當(dāng)年預(yù)計(jì)總額。 （2）耗材領(lǐng)用出庫(kù)時(shí)，由行政部庫(kù)管人員填寫出出庫(kù)明細(xì)單一式兩份，由領(lǐng)用人簽字及領(lǐng)用部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)用；出庫(kù)明細(xì)表第一聯(lián)由行政部歸檔保管，第二聯(lián)由行政部庫(kù)管人員于每月月末，匯總交財(cái)務(wù)部資產(chǎn)管理員統(tǒng)一出賬、全額計(jì)入當(dāng)期費(fèi)用。,低值耐用品及辦公設(shè)備出庫(kù),（1）行政部依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的崗位配置，向各崗位發(fā)放低值耐用品或辦公設(shè)備；如配備不足或出現(xiàn)損壞，經(jīng)部門

12、經(jīng)理同意后，可向行政部申領(lǐng)；由行政部進(jìn)行控制，不得超出崗位配置標(biāo)準(zhǔn)。 （2）低值耐用品及辦公設(shè)備出庫(kù)時(shí)，由行政部庫(kù)管人員填寫出出庫(kù)明細(xì)單一式兩份，由領(lǐng)用人簽字及領(lǐng)用部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)用；出庫(kù)明細(xì)表第一聯(lián)由行政部歸檔保管，第二聯(lián)由行政部庫(kù)管人員于每月月末，匯總交財(cái)務(wù)部資產(chǎn)管理員統(tǒng)一出賬、全額計(jì)入當(dāng)期費(fèi)用。 （3）行政部庫(kù)管人員登記辦公用品領(lǐng)用薄，由領(lǐng)用人簽字；或登錄OA辦公用品管理系統(tǒng)，從系統(tǒng)中將物品轉(zhuǎn)交領(lǐng)用人，領(lǐng)用人進(jìn)行接收。,辦公用品交接、調(diào)撥,1. 人員崗位變更、離職時(shí)、離崗人員需在行政部庫(kù)管人員監(jiān)交下，將本崗位所用辦公用品交接給入崗人或交回行政部，由行政部庫(kù)管人員登記辦公用品領(lǐng)用薄，接

13、收人簽字；或由雙方通過OA辦公用品管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)交接。交接前，接收人員及行政部庫(kù)管人員需仔細(xì)核對(duì)辦公用品是否齊全完好，如有缺失損壞應(yīng)由交出人按規(guī)定賠償。,辦公用品交接、調(diào)撥,2. 辦公用品的調(diào)撥，需經(jīng)公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)，由行政部負(fù)責(zé)辦理調(diào)撥與監(jiān)交。行政部庫(kù)管人員登記辦公用品領(lǐng)用薄，接收人簽字后接收物品；或由交接雙方通過OA辦公用品管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)交接。 3. 辦公用品外調(diào)或外借，需經(jīng)公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)，由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排。,辦公用品使用和保管,1. 員工應(yīng)本著“節(jié)約”的原則領(lǐng)取和使用耗材，對(duì)所使用的低值耐用品及辦公設(shè)備負(fù)有保管、維護(hù)的責(zé)任，不得私自挪用、調(diào)換。對(duì)本部門辦公用品，部門經(jīng)理負(fù)有監(jiān)督使用和管理的

14、職責(zé)。 2. 辦公用品出現(xiàn)損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)行政部，由其安排專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)處理；未經(jīng)許可，任何人不得私自拆卸。 3. 行政部庫(kù)管員應(yīng)合理有效地使用庫(kù)房，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序，要做到“防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電”。,使用年限及賠償,1、低值耐用品使用年限為4年，辦公設(shè)備使用年限為8年。 2、如使用年限內(nèi)出現(xiàn)遺失或損壞不可修復(fù)，按原購(gòu)置價(jià)格和尚可使用年限計(jì)算使用人個(gè)人承擔(dān)部份，但不得低于原購(gòu)置價(jià)格15% ；超出使用年限，出現(xiàn)遺失的，由使用人承擔(dān)原購(gòu)置價(jià)格的15%；超出使用年限，出現(xiàn)損壞不可修復(fù)的，由使用人承擔(dān)原購(gòu)置價(jià)格的5%。,使用年限及賠償,3、辦公

15、用品出現(xiàn)可修復(fù)的損壞或故障，需經(jīng)行政部專業(yè)人員查明原因，確定責(zé)任人，由責(zé)任人承擔(dān)全部維修費(fèi)用；如原因不明，不能確定責(zé)任人，按如下辦法處理：未超出使用年限的，由使用人承擔(dān)維修費(fèi)用的10%；超出使用年限的，維修費(fèi)用全額由公司承擔(dān)。 4、賠償金額由行政部專人根據(jù)上述規(guī)定計(jì)算，經(jīng)總經(jīng)辦簽批后，報(bào)人力資源部扣減責(zé)任人當(dāng)月工資。,辦公用品報(bào)廢,1. 低值耐用品及辦公設(shè)備報(bào)廢時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)有關(guān)部門檢驗(yàn)，尚有修復(fù)價(jià)值的辦公物品，由行政部負(fù)責(zé)損壞物品的修復(fù)事宜；無修復(fù)價(jià)值，符合報(bào)廢條件的，辦公用品鑒定人員、行政部主任分別在報(bào)廢申請(qǐng)上簽字確認(rèn)，報(bào)總經(jīng)辦審批。 2. 擬申請(qǐng)報(bào)廢用品的維修費(fèi)用及相應(yīng)賠償按

16、本規(guī)定第九條進(jìn)行處理。,辦公用品報(bào)廢,3. 總經(jīng)辦審批的報(bào)廢意見，需報(bào)財(cái)務(wù)部備案；達(dá)到固定資產(chǎn)條件的，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行固定資產(chǎn)的清理和報(bào)廢的帳務(wù)處理。 4. 公司對(duì)已報(bào)廢的資產(chǎn)處置實(shí)行“一物一回收”制度，由行政部統(tǒng)一安排，各部門不得擅自處理。,盤 點(diǎn) 清 查,1、行政部庫(kù)管員對(duì)入庫(kù)物品要經(jīng)常盤點(diǎn)，做到日清月結(jié)。 2、每年6月末及12月底前，由財(cái)務(wù)部依據(jù)庫(kù)存賬與倉(cāng)管人員對(duì)庫(kù)存共同進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)任，出具盤點(diǎn)表，呈報(bào)總經(jīng)辦處理。,盤 點(diǎn) 清 查,3、每季度，行政部依據(jù)辦公用品領(lǐng)用薄，對(duì)員工個(gè)人保管的辦公用品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞、遺失等情況，須查明原因，分清責(zé)任，出具盤

17、點(diǎn)表，呈報(bào)總經(jīng)辦處理。 4、以上盤點(diǎn)清查結(jié)果及總經(jīng)辦處理意見，報(bào)人事部進(jìn)行處罰，并報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。,檔 案 管 理 規(guī) 定,第一章 總則 第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé) 第三章 檔案的管理 第四章 檔案?jìng)浞葜贫?第五章 處理?xiàng)l例 第六章 責(zé)任 附件1 .2 .3 .4,第一章 總 則,第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史

18、記錄。 第三條 公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。 第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。,第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé),第五條 公司文件由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。項(xiàng)目手續(xù)、建筑工程相關(guān)資料由經(jīng)辦部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，經(jīng)辦部門按類預(yù)立卷后，將原件交行政部存檔，自己留存復(fù)印件。 第六條 行政部應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。,第三章 檔案的管理,第七條 整理辦法 第八條 過程管理： 公司及各下屬公司各部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件處理完畢后將相關(guān)資料移交行政部保管，任何人不得據(jù)為己有

19、。 第九條 銷毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。 第十條 公司檔案的分類及編號(hào)：指定資料員經(jīng)行政部培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。,第三章 檔案的管理,第十一條 在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同由行政部按項(xiàng)目、類別、時(shí)間等歸檔。 第十二條 借閱：因公事需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案借閱登記表，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)行政部核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。 第十三條 分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。,

20、第七條 整理辦法,1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。 2. 步驟,步 驟,A. 收集 各部門將需要存檔的證件、文件、合同、圖紙、音像資料等報(bào)送到行政部并做交接登記，行政部檔案管理員按其性質(zhì)進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔，如需下發(fā)的要與接收人做好登記。 B. 整理 根據(jù)分類和成立時(shí)間整理放入文件柜。 C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類： D. 立卷 區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。,根據(jù)下述分類方法分類：,1、一級(jí)分類以檔案性質(zhì)分為重要證件、文件類、合同類、圖紙類、音像類； 2、二級(jí)分類在一級(jí)分類基礎(chǔ)上按項(xiàng)目進(jìn)行分類歸檔； 3、三級(jí)分類在一級(jí)、二級(jí)分類基礎(chǔ)上根據(jù)文件來源、文件屬性、

21、簽批時(shí)間來編號(hào)歸檔；,第四章 檔案?jìng)浞葜贫?第十四條 公司檔案需要行政部統(tǒng)一備份，任何檔案原件需交于行政部統(tǒng)一保管，部門留存復(fù)印件，無原件則需提供復(fù)印件以作備份；音像資料需硬盤、光盤備份。,第五章 處理?xiàng)l例,第十五條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50-500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任： 1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案 3. 涂改、偽造檔案 4. 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者 5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）,第六章 責(zé) 任,第十六條 本制度適用于公司各員工各部門。 第十七條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司行

22、政部，第一責(zé)任人為各部門指定的專職或兼職資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。,車 輛 管 理,車輛管理規(guī)定 車輛使用辦法,車輛管理規(guī)定,一、管理部門 二、車輛購(gòu)置、維修、保養(yǎng) 三、費(fèi)用支出與控制 四、車隊(duì)日常管理 五、車輛鑰匙管理 六、車輛外借管理 七、安全及事故管理,管 理 部 門,行政部負(fù)責(zé)車輛的全面管理，行政部主任負(fù)總責(zé)。 1. 車輛的購(gòu)置、維修、保養(yǎng)及報(bào)廢。 2. 車輛相關(guān)費(fèi)用的支出及控制。 3. 日常車輛的使用調(diào)配。,車輛購(gòu)置、維修、保養(yǎng),（一）車輛購(gòu)置 （二）車輛維修保養(yǎng),車 輛 購(gòu) 置,1. 行政部根據(jù)公司發(fā)展和各部門實(shí)際工作的需要，提出購(gòu)置需求，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由車隊(duì)

23、負(fù)責(zé)人進(jìn)行詢價(jià)、選購(gòu)。 2. 選購(gòu)車輛以“經(jīng)濟(jì)、耐用”為原則，詢價(jià)比對(duì)結(jié)果及選購(gòu)方案報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。,車輛維修保養(yǎng),1. 實(shí)行統(tǒng)一集中定點(diǎn)維修保養(yǎng)制度，定點(diǎn)維修廠家由行政部通過詢價(jià)或招標(biāo)的方式選擇，每年12月底之前確定方案報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；被確定的廠家需編制維修保養(yǎng)項(xiàng)目報(bào)價(jià)明細(xì)單，報(bào)行政部、財(cái)務(wù)部備案。 2. 公司車輛在定點(diǎn)維修廠家進(jìn)行維修保養(yǎng)，如因特殊原因，確需在定點(diǎn)廠之外進(jìn)行的，必須報(bào)行政部批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。,車輛維修保養(yǎng),3. 車輛日常維護(hù)保養(yǎng)，由行政部于每年12月底前提出次年的車輛年度維修保養(yǎng)計(jì)劃，列明項(xiàng)目及預(yù)計(jì)金額，報(bào)總經(jīng)理簽批后實(shí)施，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案；如新增加車輛，需于30日內(nèi)制定其維

24、修保養(yǎng)計(jì)劃，報(bào)批后并入車輛年度維修保養(yǎng)計(jì)劃中實(shí)施。 4. 車輛維修保養(yǎng)時(shí)，應(yīng)安排在周六和周日進(jìn)行，不得影響日常工作；由行政部派專職司機(jī)到修理廠跟蹤，保證車輛的維修質(zhì)量。維保完畢接車時(shí)，需對(duì)維修后的車輛進(jìn)行試車檢查，并仔細(xì)核對(duì)維修單項(xiàng)目及價(jià)格，經(jīng)行政部主任復(fù)核無誤后，方可簽字接車；與維修單位的結(jié)算須由行政部主任或財(cái)務(wù)人員辦理。,車輛維修保養(yǎng),5. 建立車輛維修保養(yǎng)檔案，登記車輛歷次維修保養(yǎng)情況，列示明細(xì)項(xiàng)目及相關(guān)費(fèi)用支出；檔案由車輛專職司機(jī)填寫，車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)復(fù)核簽字確認(rèn)。 6. 車輛日常維護(hù)保養(yǎng)后，使用3個(gè)月或行駛5000公里以內(nèi)出現(xiàn)故障等情況，由行政部車輛管理負(fù)責(zé)人確定責(zé)任人。如責(zé)任為維修廠家，由

25、廠家免費(fèi)維修；如責(zé)任由司機(jī)承擔(dān)，則由司機(jī)承擔(dān)維修費(fèi)用的50%，原則上不超過當(dāng)月工資的20%。,車輛維修保養(yǎng),7. 車輛大修后，使用6個(gè)月以內(nèi)出現(xiàn)故障等情況，由行政部車輛管理負(fù)責(zé)人確定責(zé)任人。如責(zé)任為維修廠家，由廠家免費(fèi)維修；如責(zé)任由司機(jī)承擔(dān)，則由司機(jī)承擔(dān)維修費(fèi)用的50%，原則上不超過當(dāng)月工資的50%。,費(fèi)用支出與控制,（一）維護(hù)保養(yǎng)費(fèi) （二）維修費(fèi) （三）燃油管理 （四）行車費(fèi)用管理 （五）保險(xiǎn)費(fèi)用管理,維護(hù)保養(yǎng)費(fèi),車輛日常維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、項(xiàng)目及金額，需符合公司批準(zhǔn)的車輛年度維修保養(yǎng)計(jì)劃及定點(diǎn)維修廠家提供的維修保養(yǎng)項(xiàng)目報(bào)價(jià)明細(xì)單；由車隊(duì)提出維保申請(qǐng)，經(jīng)行政部主任復(fù)核后，按費(fèi)用簽批程序簽批。,維

26、 修 費(fèi),1、車輛出現(xiàn)故障需要修理時(shí)，由車隊(duì)提出維修申請(qǐng)，項(xiàng)目及金額需符合定點(diǎn)維修廠家提供的維修保養(yǎng)報(bào)價(jià)明細(xì)單；經(jīng)行政部主任復(fù)核后，按費(fèi)用簽批程度簽批。 2、車輛大修的項(xiàng)目及金額，需符合公司批準(zhǔn)的車輛年度維修保養(yǎng)計(jì)劃及定點(diǎn)維修廠家提供的維修保養(yǎng)項(xiàng)目報(bào)價(jià)明細(xì)單，必要時(shí)可由專門技術(shù)人員按使用年限、行使里程進(jìn)行技術(shù)鑒定和估價(jià)。由車隊(duì)提出大修申請(qǐng)，經(jīng)行政部主任復(fù)核后，按費(fèi)用簽批程序簽批。與維修單位的結(jié)算，須由行政部主任或財(cái)務(wù)人員辦理。,燃 油 管 理,1. 對(duì)車輛的耗油實(shí)行定額管理，定額標(biāo)準(zhǔn)每年12月底前核定一次。由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部根據(jù)車輛使用年限、車況及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等，制定當(dāng)年公司車輛百公里油耗定額，報(bào)

27、總經(jīng)辦、董事會(huì)簽批后實(shí)施。 2. 公司車輛統(tǒng)一使用加油卡進(jìn)行加油，加油卡由車輛管理負(fù)責(zé)人保管。車輛需要加油時(shí)，需報(bào)請(qǐng)車輛管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借出，加油后須及時(shí)歸還。每次加油時(shí)，行政部按車號(hào)登記加油的數(shù)量和金額，月末時(shí)與加油站機(jī)打記錄核對(duì)。行政部人員進(jìn)行加油卡充值付款報(bào)銷時(shí)，簽批單須隨附原加油卡加油記錄和金額列表，由財(cái)務(wù)部審核人員進(jìn)行復(fù)核。,燃 油 管 理,3. 對(duì)車輛行駛里程進(jìn)行登記，結(jié)合批準(zhǔn)的公司車輛百公里油耗定額進(jìn)行考核。每年12月31日登記各車輛行駛里程，做為本年度考核的基準(zhǔn)數(shù)。每季度末登記各車輛行駛里程數(shù)，根據(jù)車輛加油記錄，核算實(shí)際百公里油耗。 4. 燃油管理的責(zé)任人為行政部車隊(duì)主管人員。

28、人力資源部每季度根據(jù)實(shí)際百公里油耗與定額的比對(duì)結(jié)果，對(duì)車隊(duì)主管人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。,行車費(fèi)用管理,1、出車到外地需經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)，高速公路費(fèi)、停車費(fèi)、過橋費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用實(shí)報(bào)實(shí)銷；報(bào)銷時(shí)需附明細(xì)，列明費(fèi)用發(fā)生的路段、地點(diǎn)及里程，并由乘車人簽字證明；行政部車輛管理負(fù)責(zé)人員復(fù)核簽字后，按費(fèi)用簽批流程簽批。 2、車輛停車費(fèi)不予報(bào)銷，實(shí)行司機(jī)定額補(bǔ)貼；司機(jī)按150元/月補(bǔ)貼，與工資同時(shí)發(fā)放。 3、洗車費(fèi)不得報(bào)銷，洗車工作由司機(jī)承擔(dān)。 4、違章行車受到的處罰，全額由駕駛?cè)藛T個(gè)人承擔(dān) 。,保險(xiǎn)費(fèi)用管理,詳見公司另行頒布的公司車輛保險(xiǎn)管理辦法,車隊(duì)日常管理,1、每輛車指定專職司機(jī)負(fù)責(zé)該車的檢查、維護(hù)與保管。由

29、行政部于每年12月底前擬定公司車輛專職司機(jī)分配表，報(bào)公司簽批后實(shí)施。 2、專職司機(jī)負(fù)責(zé)保持車輛的干凈、衛(wèi)生。車輛每周至少擦洗1次，如遇雨天，則每日須清洗，以防生銹。,車隊(duì)日常管理,3、專職司機(jī)負(fù)責(zé)車輛各項(xiàng)零件設(shè)備日常保養(yǎng)。出車前需檢查機(jī)油、汽油、剎車油、冷卻水、輪胎氣壓、制動(dòng)轉(zhuǎn)向、喇叭、燈光等情況，做到安全、準(zhǔn)確、可靠，保證車輛處于良好狀態(tài)。 4、專職司機(jī)每次出車須填寫出車記錄薄，注明出車起始及終止的里程表數(shù)及出車地點(diǎn)，由用車人簽字；每天下午收車時(shí)，由司機(jī)將出車記錄薄交回行政部，由車輛管理負(fù)責(zé)人核對(duì)。每月月末，行政部根據(jù)出車記錄表核對(duì)并統(tǒng)計(jì)行車?yán)锍碳俺鲕嚧螖?shù)報(bào)人事部。,車隊(duì)日常管理,5、每天下

30、午下班后應(yīng)將公司車輛停放于指定位置，并做好安全防范工作。 6、行政部每星期檢查車輛的安全衛(wèi)生情況，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)車輛臟、亂和安全隱患沒有及時(shí)處理，每次對(duì)責(zé)任人處罰10元。,車輛鑰匙管理,1、車輛鑰匙由行政部統(tǒng)一登記管理，每季度清查一次。 2、車輛鑰匙由車輛管理負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理和保管，每天下午六時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)。 3、司機(jī)使用車輛時(shí)，向車輛管理負(fù)責(zé)人領(lǐng)??；使用完畢后，即向車輛管理負(fù)責(zé)人歸還。 4、其他具體見公司鑰匙管理辦法,車輛外借管理,1、公司車輛不得外借；如確有特殊原因，經(jīng)辦人需詳細(xì)填寫車輛外借審批單，報(bào)董事會(huì)簽批后方可外借。 2、公司車輛外借時(shí)，專職司機(jī)需隨行駕駛，負(fù)責(zé)保障車輛和人員安全。 3

31、、公司車輛外借時(shí)，所發(fā)生的油費(fèi)、路橋費(fèi)等費(fèi)用均由借車方承擔(dān)。 4、車輛歸還時(shí)，行政部車輛管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查車輛狀況，如出現(xiàn)碰刮擦等車輛損環(huán)情況，借車人須承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)損失。,安全及事故管理,1、駕駛?cè)藛T要樹立安全第一的觀念，自覺遵守交通規(guī)則；嚴(yán)禁無證駕駛、酒后開車、超速行駛等違章行為。 2、嚴(yán)格執(zhí)行公司批準(zhǔn)的車輛年度維修保養(yǎng)計(jì)劃，保障車輛處于良好狀態(tài)。每次出車前（特別是長(zhǎng)途車），均要對(duì)車況進(jìn)行檢查，確保行車安全。,安全及事故管理,3、當(dāng)車輛發(fā)生事故時(shí)，駕駛?cè)藛T要第一時(shí)間通知公司行政部車輛管理負(fù)責(zé)人，由公司派人前往現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助處理。同時(shí)要做到保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，積極搶救傷員；及時(shí)向交警部門和保險(xiǎn)公司報(bào)案，配合

32、交警做好事故處理。 4、事故發(fā)生后，經(jīng)交警部門判定，如責(zé)任由對(duì)方承擔(dān)，駕駛員可不承擔(dān)責(zé)任；如果我方承擔(dān)全部或者部分責(zé)任（包括駕駛?cè)藛T在行車過程中造成的車輛的碰、刮等情況所造成的損失），除保險(xiǎn)公司理賠費(fèi)用外，責(zé)任人須負(fù)責(zé)賠償由此引起的其他經(jīng)濟(jì)損失，并由人事部根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)責(zé)任人員進(jìn)行相應(yīng)處罰；,安全及事故管理,5、無證駕駛、肇事逃逸、酒后駕車等嚴(yán)重違章行為所造成的一切損失及后果由責(zé)任人自負(fù)，公司將按照有關(guān)規(guī)定向責(zé)任人追償。 6、未經(jīng)公司許可擅自使用或駕駛公司車輛，所造成的一切損失和后果由責(zé)任人自負(fù)，公司將按照有關(guān)規(guī)定向責(zé)任人追償；對(duì)間接責(zé)任者將視情節(jié)給予行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰。,車輛使用辦法,1.

33、 車輛使用管理 2.車輛使用分類及確定 3.公務(wù)用車 4.接待用車 5.指定專用車 6.出差用車 7.分公司用車 8.私人用車 9.解釋部門 10.違章處理 11.適用范圍 12.用車申請(qǐng),車輛使用管理,1、車輛由行政部統(tǒng)一管理，車輛管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)使用調(diào)配，行政部主任負(fù)總責(zé)。 2、每輛車由行政部指定專門的司機(jī)負(fù)責(zé)駕駛，非本公司司機(jī)不得駕駛公司車輛。,車輛使用分類及確定,1、公司使用的車輛分為公務(wù)用車、接待用車、指定專用車。 2、每年12月31日之前，行政部編制次年的車輛使用分類表，列示公司及分公司車輛明細(xì)，按上述原則進(jìn)行分類，并指定專職司機(jī)，該表報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后實(shí)施。 3、車輛具體使用時(shí)，需嚴(yán)格

34、按照分類，如因特殊原因調(diào)配，需經(jīng)行政部主任簽批。,公司使用的車輛分為公務(wù)用車、接待用車、指定專用車。,（1）公務(wù)用車主要用于公司人員辦理業(yè)務(wù)； （2）接待用車主要用于公司接待重要客人或參加公司活動(dòng)禮儀。接待用車分為三級(jí)，分別適用于不同情況。 （3）指定專用車主要為公司指定的特定人員或特定用途使用。,公 務(wù) 用 車,1. 公務(wù)用車須為公司日常業(yè)務(wù)服務(wù)，不得用于其他用途。 2. 公務(wù)用車的使用僅限以下情況，并經(jīng)公司分管副總簽批： 3. 公司人員濟(jì)南市內(nèi)辦理其他業(yè)務(wù)，一律從行政部借公交卡，乘公交車外出辦理。,公務(wù)用車的使用僅限以下情況，并經(jīng)公司分管副總簽批：,a.財(cái)務(wù)部大額存取款或攜帶支票等重要結(jié)算

35、憑據(jù)外出。 b.公司人員攜帶公司重要文件、物品外出。 c.三人以上公務(wù)用車，由行政部統(tǒng)一安排。 d.公司分管副總簽批的緊急公務(wù)用車。,接 待 用 車,1.接待公司重要客人。接待用車分為三級(jí)，結(jié)合客人情況，由行政部根據(jù)總經(jīng)辦意見， 安排使用不同級(jí)別車輛接待，具體使用見公司接待管理規(guī)定。 2.參加公司重要活動(dòng)或禮儀安排。由行政部根據(jù)公司活動(dòng)總體安排和總經(jīng)辦意見，統(tǒng)一調(diào)度。 3.外地合作業(yè)務(wù)單位來濟(jì)，原則上不予派車接送（有合同約定或總經(jīng)辦特批者除外）,指 定 專 用 車,1.行政部指派車輛及司機(jī)，用于公司副總級(jí)以上人員用車。 2.行政部指派車輛及司機(jī)，用于公司經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)的特定用途。,出 差 用 車

36、,1.公司員工出差至外地用車僅限以下情況，且由公司專職司機(jī)全程駕駛 ： 2.除以上情況外，員工出差一律乘坐正規(guī)交通運(yùn)輸公司的長(zhǎng)途車輛，由行政部統(tǒng)一安排定票；分公司人員在總公司與派駐地之間的公務(wù)往來也適用于此規(guī)定。,公司員工出差至外地用車僅限以下情況，且由公司專職司機(jī)全程駕駛,（1）公司副總級(jí)以上人員出差。 （2）三人以上出差，且全程往返車輛住宿費(fèi)用低于出差人員至目的地往返的長(zhǎng)途車及住宿費(fèi)用時(shí)，可申請(qǐng)用車，由總經(jīng)辦批準(zhǔn)。 （3）其他經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)的緊急用車。,分公司用車,1.分公司用車分類遵從本辦法第二條，并編入總公司年度車輛使用分類表報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后實(shí)施。 2.分公司用車調(diào)配：統(tǒng)一由分公司行政部負(fù)

37、責(zé)人負(fù)責(zé)。 3.分公司公務(wù)用車：由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 4.分公司接待用車：由分公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 5.分公司指定專用車：為保障公司派駐分公司的人員工作生活方便，按照車輛使用分類表，派駐人員上下班時(shí)，可以使用公務(wù)用車，指定人員使用指定車輛，不得串車使用。,私 人 用 車,公司非公務(wù)用車僅限以下情況，并經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)： 1.公司員工或其直系親屬因重病急診、或重病住院的，可申請(qǐng)用車。 2.公司員工或其直系親屬婚喪嫁娶的，可申請(qǐng)用車一輛。 3.公司或部門組織集體活動(dòng)，可申請(qǐng)用車。,用 車 申 請(qǐng),1.行政部建立用車審批薄，申請(qǐng)人按照本辦法，按申請(qǐng)人、部門經(jīng)理、行政部主任或分管副總、或總經(jīng)辦的順序，逐級(jí)簽字批準(zhǔn)，行政部統(tǒng)一調(diào)派。 2.凡可預(yù)見的用車，需提前一天申請(qǐng)預(yù)約，以便行政部安排；未提前預(yù)約的，行政部有權(quán)延后派車。,違 章 處 理,對(duì)違反本規(guī)定的人員，由人力資源部根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)處罰。,適 用 范 圍,本辦法適用于山東大舜天成置業(yè)有限公司及下屬公司所有員工。,解 釋 部 門,本辦法解釋權(quán)歸公司行政部。,