《電子表格Excel》PPT課件.pptx

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1、 第4章電子表格Excel 2010在工作表中輸入和編輯數(shù)據(jù)2 134 Excel2010簡介 工作表的操作工作表的格式化 圖 表23 數(shù)據(jù)分析與管理 4.1Excel 2010簡介Excel 2010不僅具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)組織、計(jì)算、分析和統(tǒng)計(jì)功能，還可以通過圖表、圖形及強(qiáng)大的函數(shù)功能形象的顯示處理結(jié)果，與Office其他組件相互調(diào)用數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。 1.設(shè)置Excel的自動保存功能。要是設(shè)置了自動保存將減少碰到突然斷電等特殊情況帶來的工作損失。 2.Excel的安全設(shè)置。在Excel中為了防止別人修改或?yàn)g覽自己的工作薄，可以在保存時(shí)設(shè)置密碼，或?qū)⒐ぷ鞅碓O(shè)置為只讀模式?！拔募?“另存為”

2、“工具” “常規(guī)” 4.2.1工作表的編輯1. 選定工作表。單擊工作標(biāo)簽可以選定一張工作表（可配合Shift鍵或Ctrl鍵）。在工作表標(biāo)簽上右擊 “選定全部工作表”2.插入工作表。在工作表標(biāo)簽上右擊 “插入”如果需要同時(shí)添加多張工作表，應(yīng)首先選定相等數(shù)量的工作表，然后在任意一張工作表標(biāo)簽上右擊，單擊“插入”菜單項(xiàng)。不允許用Ctrl鍵選定工作表后添加工作表。3.刪除工作表。在工作表標(biāo)簽上右擊 “刪除”4.重命名工作表。在工作表標(biāo)簽上雙擊，輸入新的名稱。或者在工作 表標(biāo)簽上右擊 “重命名” 。 4.2工作表的操作 5.移動工作表同一張工作簿中移動數(shù)據(jù)，拖動即可?；蛘咴诠ぷ鞅順?biāo)簽處右擊 “移動或復(fù)制

3、” ，進(jìn)行相應(yīng)的選擇。在不同工作簿中移動數(shù)據(jù)，在工作表標(biāo)簽處右擊 “移動或復(fù)制” 。6.復(fù)制工作表同一張工作簿中復(fù)制數(shù)據(jù)，按下Ctrl鍵的同時(shí)拖動工作表即可。或者在工作表標(biāo)簽處右擊 “移動或復(fù)制” ，在“建立副本”前打勾。在不同工作簿中復(fù)制數(shù)據(jù)，工作表標(biāo)簽處右擊 “移動或復(fù)制” ，在“建立副本”前打勾。7.刪除工作表刪除工作表有兩種方法。 “開始” “單元格” “刪除”按鈕下三角 “刪除工作表” 在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵 “刪除” 。注意：刪除工作表是Excel中無法進(jìn)行撤銷的操作，如果不慎誤刪除了工作表，將無法恢復(fù)。但在某些情況下，馬上關(guān)閉當(dāng)前工作簿并選擇不保存剛才所做的修改，能夠有所挽回。

4、4.2.2工作表中行、列和單元格的基本操作（1）插入行、列、單元格插入一行：選擇某行或者選擇某一單元格， “開始” “單元格” “插入”按鈕下三角 “插入工作表行”命令，新插入的行在當(dāng)前行上方。插入列和單元格做法類似。（2）刪除行、列、單元格刪除行：選擇某行或者選擇某一單元格， “開始”“單元格” “刪除”按鈕下三角 “刪除工作表行”或“刪除工作表列”命令。刪除列和單元格做法類似。（3）隱藏與顯示行和列。選擇需要隱藏的行或列，“開始” “單元格” “格式”按鈕下三角“隱藏和取消隱藏” 選擇“隱藏行”或“隱藏列”命令。 選擇需要取消隱藏恢復(fù)顯示行左右的行或需要取消隱藏列上下的列， “開始” “單

5、元格” “格式”按鈕下三角 “隱藏和取消隱藏”命令 “取消隱藏行”或“取消隱藏列”命令。 （4）合并與拆分單元格合并單元格、合并后居中?！伴_始” “對齊方式”下三角按鈕 “合并單元格” 或“合并后居中”，后者會將單元格中的內(nèi)容自動居中顯示?？缭胶喜?。要對多列中的多行單元格每一行都合并并居中使用“跨越合并”?！伴_始” “對齊方式”下三角按鈕 “跨越合并”。注意跨越合并只對多列有效，對合并多行中的數(shù)據(jù)無效。拆分單元格?！伴_始” “對齊方式”下三角按鈕， “取消單元格合并”命令，單元格即變?yōu)楹喜⑶暗男Ч?4.2.3窗口的凍結(jié)拆分通過拆分、凍結(jié)既可以看到表頭又可以查看后面的數(shù)據(jù)。拆分窗格：“視圖”

6、“窗口” “拆分”。撤消窗口的拆分：再次單擊拆分按鈕即可撤銷窗口的拆分。 凍結(jié)窗格：可以使需要始終保留在屏幕上的信息不隨滾動條移動。凍結(jié)的對象可以是一行、一列或者是一個(gè)單元格例如可以使用凍結(jié)窗格來更好地查看數(shù)據(jù)表頭。在被凍結(jié)的工作表中，按“Ctrl+Home”快捷鍵，活動單元格指針將返回到凍結(jié)點(diǎn)所在的單元格。 4.3在工作表中輸入和編輯數(shù)據(jù)4.3.1數(shù)據(jù)輸入1.單元格的選擇。名稱框中的區(qū)域顯示A1，即選中A1單元格?？焖龠x中單元格的方法是在名稱框中輸入目標(biāo)單元格的列標(biāo)和行號。例如（A1：E5）單擊回車。選取不規(guī)則的單元格：按住Ctrl鍵同時(shí)用鼠標(biāo)點(diǎn)選需要的單元格。單擊工作表左上角的按鈕即可選取

7、整張工作表。按（Shift+）組合鍵，選取將向上擴(kuò)展；（Shift+）組合鍵，選取將向左擴(kuò)展；（Shift+）組合鍵，選取將向右擴(kuò)展；（Shift+）組合鍵，選取將向下擴(kuò)展。 2.數(shù)據(jù)的輸入。(1)輸入文本型數(shù)據(jù)。在Excel中，文本型數(shù)據(jù)是指一些非數(shù)值型的文字、符號等，包括漢字、英文字母、空格等，除此之外，許多不代表數(shù)量的、不需要進(jìn)行數(shù)值計(jì)算的數(shù)字也可以保存為文本形式，如電話號碼、身份證號碼等。一個(gè)Excel 2010單元格中，最多可顯示1024個(gè)字符，而編輯框中最多可顯示32767個(gè)字符。要輸入純數(shù)字的文本，如序列“001”的輸入，如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1，解決

8、辦法是：首先輸入“”（半角單引號），然后輸入“001”，即“001”。 (2)輸入數(shù)字型數(shù)據(jù)。默認(rèn)輸入的數(shù)值為“常規(guī)”格式?！俺Ｒ?guī)”格式的數(shù)字長度為11位，當(dāng)用戶輸入的數(shù)字長度超過11位或者超過單元格的寬度時(shí)，系統(tǒng)就會自動地將其以科學(xué)記數(shù)法的形式表示出來，如2.7E15表示2.71015。當(dāng)單元格容納不下一個(gè)格式化的數(shù)字時(shí)，就用若干個(gè)“#”號代替。輸入時(shí)間和日期型數(shù)據(jù)。Excel 2010把日期和時(shí)間作為一種特殊的數(shù)值，其中日期的默認(rèn)“yyyymmdd”，在輸入日期時(shí)可以使用“”或者“”或者輸入中文的”年月日”來分隔日期中的年、月、日，如2014718、2014718、2014年7月18日。時(shí)

9、間的默認(rèn)hh：mm：ss，輸入時(shí)間時(shí)使用“:”(半角符號)分隔時(shí)、分、秒。按住“Ctrl+Shift+:”組合鍵，系統(tǒng)將自動輸入當(dāng)前時(shí)間。 輸入貨幣數(shù)據(jù)：“開始”“字體”下三角按鈕“設(shè)置單元格格式” “數(shù)字” “貨幣”。輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)。負(fù)數(shù)的輸入，在單元格輸入（1），顯示為-1。分?jǐn)?shù)的輸入，如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”，即可顯示正常的分?jǐn)?shù)。即“整數(shù)部分+空格+分子+/+分母”的格式。多張工作表中輸入相同的內(nèi)容：按住Ctrl鍵選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表之后在其中的任意一個(gè)工作表中輸入數(shù)據(jù)，此時(shí)這些數(shù)據(jù)會自動

10、出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，單擊所選擇的多個(gè)工作表 ，解除這些工作表的聯(lián)系。 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵選中多個(gè)單元格，在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，回車。利用Ctrl*選取文本。根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。快速清除單元格的內(nèi)容?！伴_始” “清除” “全部清除” 。 3.自動填充(1)使用填充柄填充數(shù)據(jù)(2)使用對話框填充數(shù)據(jù)如使用序列填充功能填充一個(gè)等比數(shù)列“2、6、18、54、162”。在單元格A1中輸入“2” “開始” “編輯” “系列” 4.3.3公式和函數(shù)運(yùn)算符及含義含義示例算術(shù)+（加號）

11、加1 +2（減號）減2 1（負(fù)號）負(fù)數(shù)1*（星號）乘2 *3/（斜杠）除4 /2%（百分比）百分比1 0 %（乘方）乘冪3 2比較=（等號）等于A1 =A2（大于號）大于A1A2（小于號）小于A1A2=（大于等于號）大于等于A1=A2=（小于等于號）小于等于A1=A2（不等號）不等于A1A2 文本&（連字符）將兩個(gè)文本連接起來“2 0 0 9年”&“1月”（“2 0 0 9年1月”）引用:（冒號）區(qū)域運(yùn)算符，對兩個(gè)引用之間的所有單元格進(jìn)行引用A1 :D4（引用A1到D4范圍內(nèi)的所有單元格）,（逗號）聯(lián)合運(yùn)算符，將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用SUM（A1 :D1 ,A2 :C2）將A1 :D2和A2

12、:C2兩個(gè)區(qū)域合并為一個(gè)（空格）交集運(yùn)算符，生成對兩個(gè)引用中共有的單元格的引用A1 :D1 A1 :B4（引用A1 :D1和A1 :B4兩個(gè)區(qū)域的交集即A1 :B1） 優(yōu)先級由高到低依次為：引用運(yùn)算符 負(fù)號 百分比 乘方 乘除 加減 文本運(yùn)算符 比較運(yùn)算符 2.絕對地址與相對地址。隨著公式的位置變化，所引用單元格位置也變化的是相對引用；而不變化的就是絕對引用。思考：若C4、C5中的數(shù)據(jù)分別是60、50。如果在D4單元格中依次輸入“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”，拖動填充柄，D4，D5，E4中的數(shù)據(jù)和公式會分別是多少？ 3.同一工作簿不同工作表中的引用問題如果要在當(dāng)前工作表中引用其

13、它工作表中的單元或區(qū)域，就必須在每個(gè)單元地址前加上該單元所在的工作表名稱。即：工作表名!單元格區(qū)域。如果當(dāng)前在Sheet1中工作，需要引用Sheet3中的單元格，則表示為：Sheet3!B5:D7。 4.公式創(chuàng)建如果希望在連續(xù)的區(qū)域中使用相同算法的公式，可以通過“拖動”單元格右下角的填充柄進(jìn)行公式的復(fù)制。還可以使用快捷鍵在連續(xù)區(qū)域中填充公式：當(dāng)選擇需區(qū)域后，再按下“Ctrl+D”組合鍵可以實(shí)現(xiàn)公式的快速復(fù)制。 5函數(shù)使用（1）數(shù)學(xué)與三角函數(shù)INT：將數(shù)值向下取整為最接近的整數(shù)。INT(number)。例如，INT(236)結(jié)果為23，INT(-236)結(jié)果為-24。ROUND：按指定的位數(shù)對數(shù)

14、值進(jìn)行四舍五入。ROUND(number，num_digits)，例如將成績四舍五入保留2位小數(shù)ROUND(B3，2)。SUM：計(jì)算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。SUM(num1，num2，)。例如SUM(A1：A3)、SUM(B2：B4，C5)、SUM(23，45，88)。 (2)統(tǒng)計(jì)函數(shù)AVERAGE：返回其參數(shù)的算術(shù)平均值。AVERAGE(num1，num2，)。COUNT：計(jì)算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中的數(shù)字的個(gè)數(shù)。COUNT(value1，value2,)。例如COUNT(23，45，”China”)，結(jié)果為2。COUNTBLANK：計(jì)算空白單元格的數(shù)目。COUNTBLANK(ran

15、ge)。COUNTIF：計(jì)算某個(gè)區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目。COUNTIF(range，criteria)，例如COUNTIF(A1：B5，”60”)為統(tǒng)計(jì)A1：B5區(qū)域中60的單元格個(gè)數(shù)。MAX：返回一組數(shù)值中的最大值。MAX(num1，num2，)。MIN：返回一組數(shù)值中的最小值。MIN(num1，num2，)。 RANK：返回某數(shù)字在一列數(shù)字中相對于其他數(shù)值的大小排位。RANK(number，ref，order)。例如A1：A5中含有數(shù)7、5、4、1、2，RANK(A2，A1：A5，1)等于4。 (3)邏輯函數(shù)AND：檢查是否所有參數(shù)均為True，如果全部為True，則AND函數(shù)返回

16、值為True，否則返回值為False。AND(logical1，logical2，)。例如AND(B360，B4=”男”)。IF：判斷一個(gè)條件是否滿足，如果滿足返回一個(gè)值，如果不滿足則返回另一個(gè)值。IF(logical_test，VaIue_IF_True，value_IF_False)。例如成績分類，按分?jǐn)?shù)分為合格或不合格IF(B3=60,”合格”,”不合格”)。NOT：對參數(shù)的邏輯值求反。NOT(logical)。例如NOT(35)結(jié)果為True。OR：如果任一參數(shù)值為True，即返回True；只有當(dāng)所有參數(shù)值均為False時(shí)才返回False。OR(logical1，logical2，)。

17、例如OR(B60，B4=”男”)。 (5)文本函數(shù)EXACT：檢查兩個(gè)文本值是否相同(區(qū)分大小寫)，并返回True或False。EXACT(text1，text2)。例如EXACT(“aab”,”abc”)的值為False。MID：從文本串中指定位置開始提取指定長度的字符串。MID(text，startnum，num_chars)。例如MID(“abcdef”,1,2)結(jié)果為ab。REPLACE：替換文本中的字符。REPLACE(oldtext，start_num，num_chars，newtext)。例如REPLACE(abcdef，3，2，”aa”)結(jié)果為abaaef。(6)日期與時(shí)間函數(shù)

18、常用的日期與時(shí)間函數(shù)中部分函數(shù)的具體用法如下：MONTH：返回日期中的月份，MONTH(serial_number)。例如 MONTH(“2013-11-17”)的值為11。TODAY：返回當(dāng)前日期，TODAY()。 4.4工作表的格式化4.4.1單元格的格式設(shè)置1.單元格的設(shè)置選擇單元格，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”菜單項(xiàng)可以打開“設(shè)置單元格格式”對話框。在其中可以更改數(shù)據(jù)在單元格中的多種顯示方式。2.如何精確的設(shè)置行高和列寬。單擊行號選中整行，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單選擇“行高”菜單項(xiàng)，在彈出的對話框中輸入要設(shè)置的行高即可。列寬也同樣設(shè)置。 4.4.2選擇性粘貼選擇

19、性粘貼還有一個(gè)很常用的功能就是轉(zhuǎn)置功能。簡單地理解就是把一個(gè)橫排的表變成豎排的或把一個(gè)豎排的表變成橫排的 4.4.3自動套用格式和樣式1.自動套用格式Excel 2010自動套用格式的命令默認(rèn)不出現(xiàn)在功能區(qū)或者快速訪問工具欄，需要手動添加：單擊“文件”按鈕，單擊“選項(xiàng)”按鈕打開“Excel選項(xiàng)”對話框，選擇“自定義功能區(qū)”或者“快速訪問工具欄”選項(xiàng)卡，在“所有命令”中找到“自動套用格式”，將其添加到“自定義功能區(qū)”或者“快速訪問工具欄”即可。 4.5數(shù)據(jù)分析與管理4.5.1條件格式在“銷售表”中“淺紅填充色深紅色文本”顯示所有與“攝像頭”相關(guān)的銷售數(shù)據(jù)。單擊“開始”選項(xiàng)卡“樣式”功能組的“條件

20、格式”按鈕，單擊“突出顯示單元格規(guī)則”菜單項(xiàng)，在打開的選項(xiàng)中單擊“文本包含”按鈕使用條件格式不僅可以快速查找相關(guān) 數(shù)據(jù)，還可以以數(shù)據(jù)條、色階、圖標(biāo)的方式顯示數(shù)據(jù)，讓用戶可以對數(shù)據(jù)一目了然。試用“數(shù)據(jù)條”觀察“銷售額” 4.5.2數(shù)據(jù)排序如在“員工信息表”中可以將數(shù)據(jù)列表按“出生日期”進(jìn)行排序。首先需要單擊數(shù)據(jù)列表中的任意一個(gè)單元格，然后單擊“開始”選項(xiàng)卡“編輯”功能組“排序和篩選”按鈕，選擇“升序”按鈕，此時(shí)表格數(shù)據(jù)會按照出生日期的升序排列。 列表中的數(shù)據(jù)按“性別”的升序來排序、性別相同的數(shù)據(jù)按“文化程度”升序排序、“性別”和“文化程度”都相同的記錄按照“基本工資”從小到大的順序來排序，此時(shí)就

21、要對3個(gè)不同的列進(jìn)行排序才能達(dá)到用戶的要求。 4.5.3數(shù)據(jù)篩選自動篩選：只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。在設(shè)置自動篩選的自定義條件時(shí)，可以使用通配符，其中問號(？)代表任意單個(gè)字符，星號（*）代表任意一組字符。高級篩選：其篩選的結(jié)果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中；也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果。如果想要把性別為男、文化程度為碩士研究生、基本工資大于2000的人篩選出來。“數(shù)據(jù)” “排序和篩選” “高級” 在條件區(qū)域的篩選條件的設(shè)置中，同一行上的條件認(rèn)為是“與”條件，而不同行上的條件認(rèn)為是“或”條件。 4.5.4分類匯總將數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則進(jìn)行分類，然后根據(jù)所分的類，按照一定的統(tǒng)計(jì)要求進(jìn)行匯總。如在各部門工資統(tǒng)計(jì)表

22、中，可以通過分類匯總計(jì)算出數(shù)據(jù)表中每個(gè)部門的員工實(shí)發(fā)工資之和 4.5.5 數(shù)據(jù)有效性如在一個(gè)員工信息表中，員工只能在1999年7月1日后參加工作、任職部門中只能進(jìn)行選擇規(guī)定的類型等。 4.5.6迷你圖的使用迷你圖是存在于單元格中的小圖表。 4.5.7數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖1.數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)?！安迦搿薄氨怼?“數(shù)據(jù)透視表”如在下表中統(tǒng)計(jì)每個(gè)季度的利潤，可以結(jié)合條件格式判斷最低利潤出自哪個(gè)季度。在要添加到報(bào)表的字段中選擇季度，拖動到行標(biāo)簽，然后拖動數(shù)量和成交金額到數(shù)值區(qū)域 2.數(shù)據(jù)透視圖首先創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)透視表，用

23、于統(tǒng)計(jì)每個(gè)季度的成交金額，然后選中已經(jīng)生成的數(shù)據(jù)透視表，單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡“工具”功能組“數(shù)據(jù)透視圖”按鈕，在彈出的對話框中選擇圖表的樣式后，單擊確定就可以直接創(chuàng)建出數(shù)據(jù)透視圖。 4.6 圖 表1.圖表的建立在“銷售表”中對所有一月份銷售的訂單按項(xiàng)目字段分類，按銷售額字段匯總。 “插入” “圖表” “餅圖” 選擇餅圖樣式。單擊“設(shè)計(jì)”、“布局”、“格式”選項(xiàng)卡，在這里可以對圖表的布局和樣式進(jìn)行選擇，或者修改選擇的數(shù)據(jù)等。 2.圖表的修改圖表在建立之后往往需要反復(fù)修改，如那種有一部分同其它的部分分離的餅圖，這種圖的做法是：單擊這個(gè)圓餅，在餅的周圍出現(xiàn)了一些拖動柄，再單擊其中的某一色塊，拖動柄到了

24、該色塊的周圍，這時(shí)向外拖動此色塊，就可以把這個(gè)色塊拖動出來了；同樣的方法可以把其他各個(gè)部分分離出來。或者在插入選項(xiàng)卡中直接選擇餅圖下拉菜單，選擇分離效果即可。 3.常用圖表的選擇技巧面積圖：當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動，而對那些部分總和感興趣時(shí)，他們特別有用。面積圖使看見單獨(dú)各部分的變動，同時(shí)也看到總體的變化。條形圖：它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量柱形圖：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。折線圖：被用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢。例如：速度-時(shí)間曲線、壓力-溫度曲線，也可以對添加趨勢線對速度進(jìn)行預(yù)測。股價(jià)圖：多用于金融、商貿(mào)等行業(yè)，用來描述商品價(jià)格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當(dāng)然對股價(jià)進(jìn)行描述是最拿手的了。 餅形圖：表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比，各單位的經(jīng)費(fèi)占總經(jīng)費(fèi)的比例、收集的藏書中每一類占多少等。