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1、4.44.4數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.4.1使用公式或函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算,4.4.2數(shù)據(jù)的排序4.4.3數(shù)據(jù)的篩選4.4.4數(shù)據(jù)的分類匯總4.4.5數(shù)據(jù)的合并計(jì)算4.4.6數(shù)據(jù)透視表Excel的主要功能不在于能創(chuàng)建表格、顯示和打印表格，而在于對(duì)工作表中數(shù)據(jù)的管理、分析、查詢與統(tǒng)計(jì)，如可對(duì)工作表進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算、數(shù)據(jù)排序、統(tǒng)計(jì)篩選、分類匯總、合并計(jì)算、建立數(shù)據(jù)透視表等。4.4.1使用公式或函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算利用公式和函數(shù)，既可完成像加、減、乘、除這樣的簡(jiǎn)單運(yùn)算，也可以完成像統(tǒng)計(jì)、比較等較復(fù)雜的運(yùn)算公式就是一個(gè)等式，包括運(yùn)算的數(shù)據(jù)、函數(shù)、單元格地址、運(yùn)算符等要素。EXCEL規(guī)定，公式必須是用等號(hào)（=
2、）開始，其計(jì)算結(jié)果自動(dòng)顯示在對(duì)應(yīng)的單元格中。函數(shù)則是已經(jīng)建立好的公式，EXCEL將一些常用的公式（如求和、求平均、計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)等）內(nèi)置EXCEL系統(tǒng)內(nèi)，并以函數(shù)的形式提供給用戶，當(dāng)遇到使用這些公式時(shí)，可以直接給出對(duì)應(yīng)的函數(shù)名，再添加上相應(yīng)的自變量即可使用，無須再輸入公式的各種要素。1、單元格地址及表示、單元格地址及表示1）單個(gè)單元格地址的表示列號(hào)加行號(hào)表示單個(gè)單元格的地址。如：A62）連續(xù)單元格地址的表示用區(qū)域左上角的單元格地址加冒號(hào)“：”，再加上區(qū)域右下角的單元格地址來表示連續(xù)單元格區(qū)域的地址。如：C3：E83）不連續(xù)單元格的地址表示用逗號(hào)號(hào)分隔開各個(gè)單元格地址或者說單元格區(qū)域地址。如：A3，B
3、2：C6，D5：F92、單元格的引用、單元格的引用在公式或函數(shù)中，要涉及到引用單元格的數(shù)據(jù)，其引用方法不是直接給出單元格內(nèi)容，而是給出單元格地址。這種引用辦法可以保證當(dāng)單元格內(nèi)容改變時(shí)，公式或函數(shù)的計(jì)算結(jié)果也能及時(shí)自動(dòng)更新，而不需要更改公式或函數(shù)。單元格的引用有相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用三種方法。（另外還有引用其他工作表或工作簿中的單元格（多維引用）1 1）相對(duì)引用）相對(duì)引用）相對(duì)引用）相對(duì)引用在輸入公式的過程中。除非我們特別指明，一般是使用相對(duì)地址來引用單元格的位置。所謂相對(duì)引用是指：當(dāng)把一個(gè)含有單元格地址的公式復(fù)制到一個(gè)新的位置的時(shí)候，公式中引用的單元格地址會(huì)隨著改變。如：A1，B4等，
4、表示相對(duì)址址的引用。例如：在A4 單元格中輸入“=A1+A2+A3”公式，現(xiàn)將該公式復(fù)制到B4單元格中，則B4單元格中的公式變成了“=B1+B2+B3”，即公式中引用的單元格地址發(fā)生了變化，公式內(nèi)容也隨之改變，因而計(jì)算結(jié)果也就不同了，這就是相對(duì)引用。2 2）絕對(duì)引用）絕對(duì)引用）絕對(duì)引用）絕對(duì)引用所謂絕對(duì)地址引用是指：當(dāng)把公式復(fù)制到新的位置時(shí)，公式中的單元格地址保持不變。也就是被引用的單元格與引用單元格的位置關(guān)系是絕對(duì)的。在Excel中，是通過地單元格地址的“凍結(jié)”來達(dá)到此目的的，也就是在列號(hào)和行號(hào)的前面添加美元符號(hào)“$”。如：$A、$B、$C等，表示絕對(duì)引用。例如：在A4單元格中輸入“=$A$
5、1+$A$2+$A$3”公式，現(xiàn)將該公式復(fù)制到B4單元格中國，則B4單元格中的公式仍然是“=$A$1+$A$2+$A$3”，即公式內(nèi)容不變，計(jì)算結(jié)果也不變，就是絕對(duì)引用.3 3）混合引用）混合引用）混合引用）混合引用單元格地址的引用除了上述兩種方法外，還有混合引用?；旌弦檬侵敢玫膯卧刂罚杏孟鄬?duì)地址列用絕對(duì)地址，或行用絕對(duì)地址，列用相對(duì)地址。如$A2。D$4這就是混合引用。在混合引用中。相對(duì)地址隨公式所以地址的變化而變化，絕對(duì)地址不隨公式地址的改變而改變。例如：在A5單元格中輸入“=A$1+$A2+$A2+A$3+A4”公式，現(xiàn)將該公式復(fù)制到B5單元格中，則B5單元格中的公式變成了“=B
6、$1+$A2+$A2+$A$3+B4”即公式中有$的絕對(duì)引用地址沒有改變，而相對(duì)引用地址發(fā)生了變化，因而計(jì)算結(jié)果也就不同了，這就是混合引用。4 4）引用其他工作表中的單元格（多維引用）引用其他工作表中的單元格（多維引用）引用其他工作表中的單元格（多維引用）引用其他工作表中的單元格（多維引用）在當(dāng)前工作表中可以引用其他工作表中的單元格內(nèi)容，其方法有兩種：方法一：直接鍵入非當(dāng)前工作表的單元格在引用時(shí)必須加上工作表名稱。再加上“！”，這就是二維引用。如sheet3!B2表示引用sheet3工作表的B2單元格。如果引用的工作表不是當(dāng)前的工作簿中的表格，引用時(shí)還須加上工作簿的路徑、名稱等信息。這就是三維
7、引用，如：“D：Mydocumentsbook2.xlssheet2!$a$1+a1”表示引用book2工作簿中的sheet2表的A1單元格和當(dāng)前工作表的A1單元格，并且求該兩個(gè)單元格內(nèi)容之和。方法二：用鼠標(biāo)選擇要引用的單元格直接打開被引用的工作簿，選中要引用的工作表，單擊要引用的單元格或單元格區(qū)域即可。建立公式建立公式1）鍵入公式用鍵盤創(chuàng)建公式的步驟如下（1）選定要輸入公式的單元格（2）先鍵入等號(hào)“=”。然后輸入計(jì)算公式（3）按回車鍵確認(rèn)，計(jì)算結(jié)果自動(dòng)顯示在選定的單元格中2）使用公式選項(xiàng)板建立公式使用公式選項(xiàng)板來輸入公式可以預(yù)覽計(jì)算結(jié)果，還可以創(chuàng)建包含函數(shù)的復(fù)雜公式。公式選項(xiàng)板如下：要顯示公
8、式選項(xiàng)板，可單擊編輯欄中的“=”，要在公式中輸入函數(shù)，可在選項(xiàng)板左邊的函數(shù)下拉列表中選取（默認(rèn)為求和函數(shù)SUM），公式的計(jì)算結(jié)果顯示在選項(xiàng)板下部，輸入完畢按“確定”按鈕。要使公式選項(xiàng)板輸入公式，也需要先選中存放計(jì)算結(jié)果的單元格，然后單擊編輯欄中的“=”，接著輸入所需要的計(jì)算公式，最后按“確定”按鈕。公式的修改、移動(dòng)與復(fù)制公式的修改、移動(dòng)與復(fù)制1）修改已有的公式單擊包含要修改公式的單元格，則該單元格中的公式會(huì)顯示在編輯欄中，在編輯欄中進(jìn)行公式的修改，最后按回車鍵結(jié)束2）公式的移動(dòng)與復(fù)制公式的移動(dòng)與復(fù)制，其方法類似于單元格內(nèi)容的移動(dòng)與復(fù)制使用函數(shù)使用函數(shù)1）函數(shù)的分類及組成Excel2000提供了
9、200多個(gè)函數(shù)，按功能可分為如下幾大類，即數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、查找和引用函數(shù)、日期和時(shí)間函數(shù)、信息函數(shù)和財(cái)務(wù)函數(shù)。函數(shù)包括函數(shù)名、參數(shù)（常數(shù)、單元格地址）及函數(shù)值（結(jié)果）三部分。一個(gè)典型函數(shù)的示例如圖所示。2）輸入函數(shù)）輸入函數(shù)輸入函數(shù)同輸入公式的操作類似，如果能記住函數(shù)的名稱、參數(shù)，可直接在單元格中鍵入函數(shù)及參數(shù)，否則可以使用函數(shù)向?qū)碚迟N函數(shù)。使用函數(shù)向?qū)碚迟N函數(shù)的操作方法如下：（1）選定要輸入函數(shù)的單元格（即存放函數(shù)值的單元格）（2）單擊“插入”菜單，選“函數(shù)”命令，或者單擊“常用”工具欄上的“粘貼函數(shù)”按鈕，系統(tǒng)彈出如圖所示的“粘貼函數(shù)”對(duì)話框。
10、（3）在“函數(shù)分類”列表框中選擇所需要的函數(shù)類型，則該函數(shù)類型所對(duì)應(yīng)的所有函數(shù)出現(xiàn)在“函數(shù)名”列表框中，在該列表框中選定需要的函數(shù).在兩個(gè)列表框的下部有選定函數(shù)的文字說明，通過這些說明可以了解所選函數(shù)的作用。(4)單擊“確定”按扭，系統(tǒng)又彈出了一個(gè)與所選函數(shù)對(duì)應(yīng)的對(duì)話框，如圖所示：SUM函數(shù)的對(duì)話框，在對(duì)話框的下部，有該函數(shù)所用的參數(shù)說明和函數(shù)的計(jì)算結(jié)果，通過參數(shù)說明可以了解參數(shù)的數(shù)量、意義及用法。（5）在該對(duì)話框中，用戶可以輸入函數(shù)的參數(shù)（常數(shù)、單元格引用地址等），也可以使用鼠標(biāo)選定函數(shù)的單元格引用參數(shù)，通過單擊對(duì)話框的折疊按鈕，可以將該對(duì)話框折疊起來，只顯示一行參數(shù)輸入?yún)^(qū)，以便完整地顯示出
11、當(dāng)前工作表，然后使用鼠標(biāo)選定單元格或單元格區(qū)域，被選定的單元格區(qū)域有一個(gè)閃爍的虛線框，系統(tǒng)自動(dòng)將所選定的單元格地址添加到參數(shù)輸入?yún)^(qū)中。單元格選定結(jié)束，再單擊展開按鈕，則對(duì)話框又展開在屏幕上，如上圖，函數(shù)參數(shù)為A2：D2，即計(jì)算A2，B2，C2，D2四個(gè)單元格的數(shù)值之和。4.4.2數(shù)據(jù)的排序（一）數(shù)據(jù)的排序（一）在數(shù)據(jù)的管理工作中，經(jīng)常遇到對(duì)某些數(shù)據(jù)進(jìn)行排序處理，以便直觀地對(duì)比各個(gè)記錄。1、數(shù)據(jù)排序原則在對(duì)工作表進(jìn)行數(shù)據(jù)排序時(shí)，根據(jù)單元格不同的數(shù)據(jù)類型，Excel有其默認(rèn)的排序原則。在按升序排序時(shí)，Excel使用如下次序（降序除了空格在最后，其它排序次序反轉(zhuǎn)）1）數(shù)值從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)行
12、排序2）字母按字母先后順序排序。在按字母先后順序?qū)ξ谋卷?xiàng)進(jìn)行排序時(shí)，Excel從左到右一個(gè)字符一個(gè)字符地進(jìn)行排序。如：A100。將排在A1后面A11前面。3）文本以及包含數(shù)字的文本，按下列順序排序：0123456789（空格）！“#￥%（）*，。/：；？-|+|ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ4)邏輯值在邏輯值中，F(xiàn)ALSE（假或不成立）排在TRUE（真或成立）之前。5）錯(cuò)誤值所有的錯(cuò)誤值的優(yōu)先級(jí)相同6）空格空格始終排在最后。4.4.2數(shù)據(jù)的排序（二）數(shù)據(jù)的排序（二）2、使用工具欄按鈕對(duì)單列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序根據(jù)工作表中某一列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以使用菜單命令，但使用工具按鈕是一種最
13、快捷的方法。步驟如下：（1）在待排序數(shù)據(jù)列中單擊任一單元格。（2）單擊“常用”工具欄中的排序按鈕若要按“升序”排序，單擊“升序”按鈕，反之按“降序”按鈕3、使用排序?qū)υ捒驅(qū)Χ嗔袛?shù)據(jù)組合排序按照單列數(shù)據(jù)排序時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)某些數(shù)據(jù)完全相同的（即并列）的情況,這時(shí)可以選擇按多列數(shù)據(jù)進(jìn)行組合排序，以進(jìn)一步區(qū)分并列的數(shù)據(jù)。使用菜單命令對(duì)多列數(shù)據(jù)進(jìn)行組合排序的操作步驟如下：（1）在需要排序的工作表中，單擊任一單元格。（2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選“排序”命令，出現(xiàn)如圖所示的“排序”對(duì)話框：（3）在“排序”對(duì)話框中，從“主關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇排序的主關(guān)鍵（主數(shù)據(jù)列），并從對(duì)應(yīng)的排序順序單選框中，確定該關(guān)鍵字
14、是升序還是降序。再依次從“次關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”下拉列表中選定排序依據(jù)的第二關(guān)鍵字或第三關(guān)鍵字，并確定出它們4.4.3數(shù)據(jù)的篩選數(shù)據(jù)的篩選4.4.4數(shù)據(jù)的分類匯總（一）數(shù)據(jù)的分類匯總（一）分類匯總就是按類別對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、計(jì)數(shù)、求平均、求最大值、求最小值、求方差等的統(tǒng)計(jì)運(yùn)算。在Excel2000中，使用專用的分類匯總命令，不需要人工創(chuàng)建公式，Excel自動(dòng)創(chuàng)建公式、插入分類匯總行與總和行，并且可以對(duì)匯總結(jié)果或明細(xì)數(shù)據(jù)分級(jí)進(jìn)行顯示。數(shù)據(jù)的分類匯總（二）數(shù)據(jù)的分類匯總（二）1、創(chuàng)建分類匯總要?jiǎng)?chuàng)建分類匯總，可按如下步驟進(jìn)行。（1）選定需要分類匯總的數(shù)據(jù)列，并對(duì)該列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序（升序或降序均可）（
15、2）在要分類的工作表中單擊任一單元格。（3）單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選“分類匯總”命令，彈出“分類匯總”對(duì)話框。（4）在對(duì)話框事，從“分類字段”列表框中選擇要進(jìn)行分類匯總的分類字段列。如：（5）在“匯總方式”列表框中選擇用來計(jì)算分類匯總的函數(shù)（6）在“選定匯總項(xiàng)”列表框中，選定需要分類匯總的數(shù)據(jù)列（7）選擇“分類匯總”對(duì)話框中的其他選項(xiàng)若想替換現(xiàn)存的分類匯總，選中“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框。若想在每組之前插入分頁，選中“每組數(shù)據(jù)分頁”復(fù)選框。若想在數(shù)據(jù)組末顯示分類匯總結(jié)果，選中“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框（8）單擊“確定”按鈕。完成分類匯總操作。如圖：2、匯總結(jié)果的顯示與調(diào)整分類匯總表具有分級(jí)顯
16、示分類匯總結(jié)果的功能。共分三級(jí)：第一級(jí)只顯示全部數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果（總的匯總結(jié)果，只有一個(gè)；第二級(jí)只顯示分類匯總結(jié)果和總的匯總結(jié)果；第三級(jí)顯示全部原始數(shù)據(jù)、分類匯總結(jié)果和總的匯總結(jié)果。如果要分級(jí)查看分類匯總表中的明細(xì)數(shù)據(jù)或匯總結(jié)果，只需要單擊對(duì)應(yīng)的級(jí)別符號(hào)按鈕之一即可。并通過分級(jí)下方的顯示明細(xì)數(shù)據(jù)符號(hào)按鈕和隱藏顯示數(shù)據(jù)符號(hào)按鈕，決定是否顯示明細(xì)數(shù)據(jù)。3、刪除分類匯總要清除工作表中的分類匯總，可以按照以下步驟操作：（1）在要清除分類匯總的工作表中，單擊任一單元格（2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選“分類匯總”命令（3）在“分類匯總”對(duì)話框中，單擊“全部刪除”按鈕。則現(xiàn)有的分類匯總即被刪除。4.4.5數(shù)據(jù)的合并
17、計(jì)算數(shù)據(jù)的合并計(jì)算一個(gè)公司內(nèi)可能有很多的銷售地區(qū)或者分公司，各個(gè)分公司具有各自的銷售報(bào)表和會(huì)計(jì)報(bào)表，為了對(duì)整個(gè)公司的所有情況進(jìn)行全面的了解，就要將這些分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，從而得到一份完整的銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表或者會(huì)計(jì)報(bào)表。在Excel中系統(tǒng)提供了合并計(jì)算的功能，來完成這些匯總工作。所謂合并計(jì)算是指，可以通過合并計(jì)算的方法來匯總一個(gè)或多個(gè)源區(qū)中的數(shù)據(jù)。MicrosoftExcel提供了兩種合并計(jì)算數(shù)據(jù)的方法。一是通過位置，即當(dāng)我們的源區(qū)域有相同位置的數(shù)據(jù)匯總。二是通過分類，當(dāng)我們的源區(qū)域沒有相同的布局時(shí)，則采用分類方式進(jìn)行匯總。要想合并計(jì)算數(shù)據(jù)，首先必須為匯總信息定義一個(gè)目的區(qū)，用來顯示摘錄的信息。此目
18、標(biāo)區(qū)域可位于與源數(shù)據(jù)相同的工作表上，或在另一個(gè)工作表上或工作簿內(nèi)。其次，需要選擇要合并計(jì)算的數(shù)據(jù)源。此數(shù)據(jù)源可以來自單個(gè)工作表、多個(gè)工作表或多重工作簿中。在Excel2000中，可以最多指定255個(gè)源區(qū)域來進(jìn)行合并計(jì)算。在合并計(jì)算時(shí)，不需要打開包含源區(qū)域的工作簿。11.1.1通過位置來合并計(jì)算數(shù)據(jù)通過位置來合并計(jì)算數(shù)據(jù)是指：在所有源區(qū)域中的數(shù)據(jù)被相同地排列，也就是說想從每一個(gè)源區(qū)域中合并計(jì)算的數(shù)值必須在被選定源區(qū)域的相同的相對(duì)位置上。這種方式非常適用于我們處理日常相同表格的合并工作，例如，總公司將各分公司的合并形成一個(gè)整個(gè)公司的報(bào)表。再如，稅務(wù)部門可以將不同地區(qū)的稅務(wù)報(bào)表合并形成一個(gè)市的總稅務(wù)報(bào)表等等。下面我們以一個(gè)實(shí)例來說明這一操作過程，建立如圖11-1所示的工作簿文件4.4.6數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表
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