檔案檢索基礎知識培訓

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1、,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,第八章,檔,檔案的檢索,8.1,檔,檔案檢索概,述,述,8.2,檔,檔案檢索工,具,具,8.3,檔,檔案著錄,8.4,檔,檔案標引,8.1,檔,檔案檢索概,述,述,8.1.1,檔,檔案檢,索,索的含義和,一,一般過程,8.1.1.1 含,義,義,檔案檢索是,對,對答案干信,息,息進行系統(tǒng),存,存儲和根據,需,需要進行查,找,找的工作。,8.1.1.2 檔,案,案檢索的一,般,般過程,著錄標引,編制,檢索工具,確定,查找內容,查,找,存 儲,查 檢,8.1.2,檢,檢索效,率,率,8.1.2.1 含,義,義

2、,檢索效率是,指,指在檢索過,程,程中滿足利,用,用者需求的,全,全面性和準,確,確性的程度,，,，這是衡量,檔,檔案檢索系,統(tǒng),統(tǒng)性能與質,量,量的一個最,基,基本指標。,8.1.2.2 指,標,標設置,檢索效率通,常,常采用查全,率,率和查準率,兩,兩個指標來,衡,衡量。,1、查全率,：,：檢索出的,相,相關檔案與,全,全部相關檔,案,案之間的百,分,分比。與之,相,相對應的是,漏,漏檢率。其,公,公式：,查全率=,x100%,2、查準率,：,：檢索出的,相,相關檔案與,檢,檢出的全部,檔,檔案之間的,百,百分比。其,公,公式：,查準率=,x100%,檢索出的相,關,關檔案,檢索出的相,關

3、,關檔案,檢索出的相,關,關檔案,檢索出的相,關,關檔案,例,在一次檢索,中,中，共檢出,檔,檔案100,篇,篇，經過專,家,家判定，其,中,中與提問相,關,關的為60,篇,篇，其余的40篇為誤,檢,檢檔案，那,么,么；另外，,后,后來發(fā)現(xiàn)，,檢,檢索系統(tǒng)中,還,還有90篇,相,相關文獻由,于,于各種原因,而,而未被檢出,（,（漏檢）。,請,請計算這次,檢,檢索的查全,率,率和查準率,。,。,查全率=60（60+90）x100%=40%,查準率=60（60+40）x100%=60%,8.2,檔,檔案檢索工,具,具,8.2.1,檔,檔案檢,索,索工具分類,按照編制方,式,式分，檢索,工,工具可以

4、分,為,為目錄、索,引,引和指南。,按照載體分,，,，可分為書,本,本式檢索工,具,具、卡片式,檢,檢索工具、,縮,縮微目錄和,機,機讀目錄。,按檢索范圍,分,分，可分為,全,全宗檢索工,具,具、若干全,宗,宗檢索工具,和,和以若干檔,案,案館檔案為,對,對象的檢索,工,工具。,按功能分，,可,可分為館藏,性,性檢索工具,、,、查找性檢,索,索工具和介,紹,紹性查找工,具,具。,8.2.2,按,按編制,方,方式分的檢,索,索工具,8.2.2.1 目,錄,錄,是將所著錄,的,的條目按照,一,一定次序編,排,排而成的檢,索,索工具。主,要,要有：,1、案卷目,錄,錄2、,全,全引目錄,3、歸檔文,

5、件,件目錄4、,全,全宗目錄,5、分類目,錄,錄6、,主,主題目錄,7、專題目,錄,錄,8.2.2.2 索,引,引,將檔案的某,一,一部分分特,征,征以及出處,著,著錄出來，,并,并按照一定,秩,秩序編排的,檢,檢索工具。,主,主要有：,1、文號索,引,引,2、人名索,引,引,3、地名索,引,引,8.2.2.3 指,南,南,以文章形式,綜,綜合敘述檔,案,案情況的一,種,種檢索工具,。,。主要有：,1、檔案館,指,指南,2、全宗指,南,南,3、專題指,南,南,8.3,檔,檔案的著錄,8.3.1,概,概述,8.3.1.1 含,義,義,檔案著錄時,檔,檔案館（室,）,）編制檢索,工,工具時對檔,案

6、,案的內容和,形,形式特征進,行,行分析、選,擇,擇和記錄的,過,過程。兩個,步,步驟：,第一步，按,一,一定規(guī)則，,將,將每份文件,的,的內容和形,式,式特征記錄,下,下來，由若,干,干著錄項組,合,合成一個個,條,條目。,第二步，將,許,許多條目，,按,按照一定方,法,法，組織成,一,一個有機體,系,系，形成檔,案,案檢索工具,。,。,8.3.1.2 檔,案,案著錄原則,1、客觀性,原,原則,2、力求內,容,容準確，形,式,式一致，符,合,合標準化,8.3.2,檔,檔案著,錄,錄格式,有兩種類型,：,：表格式和,段,段落式。根,據,據檔案著,錄,錄規(guī)則，,主,主要采用段,落,落式。段落,符

7、,符號式條目,格,格式式例：,分類號,檔,檔案館代,號,號,檔號,電,電,子,子文檔號,縮,縮微號,正題名=并,列,列題名：副,題,題名及說明,題,題名文字：,文,文件編號,責,責任者+附,件,件.稿,本,本：,文種.,密,密級：保管,期,期限.,時,時間.,載,載體類型：,數,數量及單位,：,：規(guī)格.,附注,提要,主題詞或關,鍵,鍵詞,8.3.3,著,著錄項,目,目,8.3.3.1 題,名,名與責任說,明,明項,1、正題名,：,：一般指單,份,份文件的題,目,目。須照原,文,文著錄。幾,種,種情況：,（1）單份,文,文件沒有題,名,名的，依據,內,內容擬寫題,名,名，并加“,”。,（2）單份

8、,文,文件題名不,能,能揭示內容,的,的，原題名,照,照錄，再據,內,內容另擬題,名,名附后，加,“,“,”,。,（3）單份,文,文件題名過,長,長，在不丟,失,失重要信息,和,和損傷原意,情,情況下，可,刪,刪除冗余部,分,分，節(jié)略部,分,分用“,”表示。,（4）案卷,題,題名不能揭,示,示案卷內容,或,或題名過長,的,的，一般重,新,新擬寫著錄,。,。,2、并列題,名,名*,是,以,以,第,第,二,二,種,種,語,語,言,言,文,文,字,字,書,書,寫,寫,的,的,與,與,正,正,題,題,名,名,并,并,列,列,的,的,題,題,名,名,，,，,與,與,正,正,題,題,名,名,一,一,并,并

9、,著,著,錄,錄,，,，,前,前,加,加,“,“=,”,”,號,號,。,。,3,、,、,副,副,題,題,名,名,及,及,說,說,明,明,題,題,名,名,文,文,字,字*,副,題,題,名,名,是,是,從,從,屬,屬,于,于,正,正,題,題,名,名,的,的,另,另,一,一,題,題,名,名,，,，,照,照,原,原,文,文,著,著,錄,錄,。,。,正,正,題,題,名,名,能,能,夠,夠,反,反,映,映,檔,檔,案,案,內,內,容,容,的,的,，,，,副,副,題,題,名,名,不,不,必,必,著,著,錄,錄,。,。,說,明,明,文,文,字,字,是,是,指,指,在,在,題,題,名,名,前,前,后,后,對,對

10、,檔,檔,案,案,內,內,容,容,、,、,范,范,圍,圍,、,、,用,用,途,途,等,等,的,的,說,說,明,明,文,文,字,字,。,。,必,必,要,要,時,時,照,照,原,原,文,文,著,著,錄,錄,說,說,明,明,文,文,字,字,，,，,副,副,題,題,名,名,及,及,說,說,明,明,文,文,字,字,前,前,加,加,“,“,：,：,”,”,。,。,4,、,、,文,文,件,件,編,編,號,號*,包,括,括,發(fā),發(fā),文,文,字,字,號,號,、,、,科,科,研,研,實,實,驗,驗,報,報,告,告,流,流,水,水,號,號,、,、,標,標,準,準,規(guī),規(guī),范,范,文,文,件,件,的,的,統(tǒng),統(tǒng),編,

11、編,號,號,、,、,圖,圖,號,號,等,等,。,。,除,除,年,年,度,度,號,號,用,用“,”,”,外,外,，,，,其,其,余,余,照,照,原,原,文,文,抄,抄,錄,錄,。,。,其,其,前,前,加,加,“,“,：,：,”,”,；,；,若,若,著,著,錄,錄,多,多,個,個,文,文,件,件,編,編,號,號,，,，,用,用,“,“,；,；,”,”,隔,隔,開,開,。,。,5,、,、,責,責,任,任,者,者,即,作,作,者,者,。,。,只,只,有,有,一,一,個,個,責,責,任,任,者,者,時,時,，,，,照,照,原,原,文,文,著,著,錄,錄,，,，,其,其,前,前,加,加,“,“”,；,；,

12、多,多,個,個,責,責,任,任,者,者,，,，,著,著,錄,錄,居,居,首,首,責,責,任,任,者,者,，,，,被,被,省,省,略,略,的,的,用,用,“,“,等,等,”,表,表,示,示,。,。,6,、,、,附,附,件,件*,只,著,著,錄,錄,附,附,件,件,題,題,名,名,，,，,其,其,前,前,加,加,“,“+,”,”,號,號,；,；,多,多,個,個,附,附,件,件,的,的,，,，,應,應,逐,逐,一,一,注,注,明,明,，,，,各,各,附,附,件,件,前,前,均,均,加,加,“,“+,”,”,號,號,；,；,附,附,件,件,過,過,長,長,，,，,可,可,節(jié),節(jié),略,略,，,，,節(jié),節(jié)

13、,略,略,部,部,分,分,用,用,“,“,”,”,表,表,示,示,；,；,自,自,擬,擬,附,附,件,件,題,題,名,名,前,前,加,加,“,“,”,”,。,。,8.3.3.2,稿,稿,本,本,與,與,文,文,種,種,項,項,1,、,、,稿,稿,本,本*,依,據,據,實,實,際,際,情,情,況,況,著,著,錄,錄,為,為,草,草,稿,稿,、,、,定,定,稿,稿,、,、,手,手,稿,稿,、,、,草,草,圖,圖,、,、,原,原,圖,圖,、,、,底,底,圖,圖,、,、,藍,藍,圖,圖,、,、,正,正,本,本,、,、,副,副,本,本,、,、,原,原,版,版,、,、,試,試,行,行,本,本,、,、,修,

14、修,訂,訂,本,本,、,、,影,影,印,印,本,本,、,、,各,各,種,種,文,文,字,字,本,本,等,等,，,，,其,其,前,前,加,加,“,“.,”,”,。,。,2,、,、,文,文,種,種*,依,實,實,際,際,情,情,況,況,著,著,錄,錄,為,為,命,命,令,令,、,、,決,決,議,議,、,、,指,指,示,示,、,、,通,通,知,知,等,等,，,，,其,其,前,前,加,加,“,“,：,：,”,”,。,。,8.3.3.3,密,密,級,級,與,與,保,保,管,管,期,期,限,限,項,項,1,、,、,密,密,級,級*,根,據,據,“,“GB7156-1987,文,文,獻,獻,保,保,密,密,

15、等,等,級,級,代,代,碼,碼,”,”,：,：,對,已,已,升,升,、,、,已,已,降,降,、,、,解,解,密,密,文,文,件,件,，,，,應,應,著,著,錄,錄,新,新,密,密,級,級,，,，,公,公,開,開,級,級,、,、,國,國,內,內,級,級,可,可,不,不,著,著,錄,錄,。,。,密,密,級,級,前,前,加,加,“,“.,”,”,2,、,、,保,保,管,管,期,期,限,限*,分,永,永,久,久,、,、,定,定,期,期,（,（30,年,年,、,、10,年,年,）,）,。,。,其,其,前,前,加,加,“,“,：,：,”,”,，,，,若,若,已,已,改,改,，,，,應,應,著,著,錄,錄,

16、新,新,的,的,保,保,管,管,期,期,限,限,。,。,8.3.3.4,時,時,間,間,項,項,分,為,為,文,文,件,件,形,形,成,成,時,時,間,間,、,、,卷,卷,內,內,文,文,件,件,起,起,止,止,時,時,間,間,等,等,，,，,其,其,前,前,均,均,加,加,“,“.,”,”,。,。,1,、,、,時,時,間,間,項,項,一,一,律,律,用,用8,位,位,阿,阿,拉,拉,伯,伯,數,數,字,字,。,。,歷,歷,史,史,紀,紀,年,年,照,照,原,原,文,文,著,著,錄,錄,外,外,，,，,還,還,需,需,附,附,公,公,元,元,紀,紀,年,年,，,，,加,加,“,“,（,（,）,）,”,”,標,標,注,注,。,。,2,、,、,沒,沒,有,有,形,形,成,成,時,時,間,間,的,的,，,，,應,應,據,據,內,內,容,容,、,、,形,形,式,式,特,特,征,征,考,考,證,證,出,出,時,時,間,間,著,著,錄,錄,，,，,并,并,加,加,“,“,”,”,3,、,、,文,文,件,件,時,時,間,間,不,不,完,完,整,整,的,的,，,，,仍,仍,注,注,原,原,時,時,間,