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1、
文件編號
FB-HR-M-006
版次
0/A
所屬部門
人力資源部
制度名稱
文件管理制度
頁 數(shù)
2頁
一、為使公司的各類文件制度更有效地落實執(zhí)行，使各項文件資料的管理統(tǒng)一化，制訂本文件管理制度。
二、文件種類
1. 內(nèi)部文件：管理制度、作業(yè)流程、工作職責(zé)、組織體系、各類通知通告等。
2. 外部文件：政府法律法規(guī)文件、當(dāng)?shù)卣呐R時發(fā)文、其它相關(guān)聯(lián)公司來文來函。
三、文件編號
1. 公司名：FB
2. 部門代碼：用兩個大寫英文字母表示（各部門代碼如下有所示）；
部門
英文名稱
代碼
總經(jīng)辦
Jeneral managet of
2、fice
JM
營運部
Operantion department
OD
管家部
House keeping
HK
人力資源部
HR&Administration Dept
HR
財務(wù)部
Financial Dept
FD
后勤部
Back of the house
BH
工程部
Maintenance department
MD
餐飲部
Food and beverage
FA
營銷部
Sales and marking Dept
SD
樓面部
Front of the house
FH
前廳部
Front office
FO
3、
3. 文件類型代碼：用一個大寫英文字母表示；
文件資料類型
代碼
文件資料類型
代碼
管理制度
M
通知通告等雜類文件
N
作業(yè)規(guī)范、表格
T
培訓(xùn)類文件
P
4. 文件編制時間的年、月：統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)0101；
5. 文件的順序號：其它類文件以月為單位文件按01，制度類等以月為單位按001；
舉例：
制度類編號：FB-HR-M-006，表示前海灣人力資源部管理文件類第六份。
通知通告等文本與作業(yè)規(guī)范、表格類編號：FB-HR-N-060916，表示前海灣人力資源部通告類文九月份第十六份。
6. 制度類文件需注明版次：文件的版次用分?jǐn)?shù)表示，分子表示第幾次發(fā)行，分母
4、表第幾版；分子用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從0開始，分母用26個字母子表示。文件第一次發(fā)行版為A版，第二次發(fā)行為B版,依此類推.如:0/A表示A版第一次發(fā)行,1/A表示A版第一次改版發(fā)行,0/B表示,依此類推.
四、文件格式
1. 臺頭：對外文件采用有前海灣圖標(biāo)的臺頭，統(tǒng)一樣式，電話以部門專用電話為準(zhǔn)。
2. 文件標(biāo)題：各種文件中，文件標(biāo)題均使用黑體小四號字，加粗。
3. 正文字體：各級標(biāo)題均用序號區(qū)別。正文為宋體小四號字。段落首行縮進兩個字符。
4. 行距與段落：文件全文行距設(shè)置為單倍行距。段落與段落間空一行。
5. 頁面設(shè)置：頁邊距上/下設(shè)置為1厘米，左/右為2厘米。
6. 頁眉頁
5、腳：對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左 “前海灣健康水會”，靠右 “XXXX管理文件FB-HR—A-006”或“XXXX部XX（根據(jù)需要分類，如會議等）文件”，通知、通告類文件均需要編號;頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，頁眉帶格式線。
7. 通知、公告類及對外發(fā)文格式：使用有“前海灣健康水會”字樣的統(tǒng)一抬頭打印，標(biāo)題字體為黑體四號，正文及落款用四號宋體。（格式附后）
五、文件的密級:分絕密、機密、秘密三級。一類：絕密，只限承辦人；二類：機密，只限部門內(nèi)部；三類：秘密， 只限公司內(nèi)部。
六、文件資料的急級：分加急、急、普通三級，按以下標(biāo)準(zhǔn)處理：一類：加急，限
6、在半個工作日內(nèi)完成；二類：急，限在一個工作日內(nèi)完成；三類：普通，限在二個工作日內(nèi)完成；四類：特殊要求在其它欄中標(biāo)注。
七、文件的發(fā)送與接收
1. 公司任何跨部門的內(nèi)部發(fā)文、需公告的發(fā)文及對外發(fā)文，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，需由總經(jīng)理核準(zhǔn)后才可發(fā)文執(zhí)行。
2. 屬公司制度規(guī)定、決定決議、作業(yè)流程、標(biāo)準(zhǔn)書或其它重要性文件資料，需發(fā)送公司各相關(guān)部門及分部，發(fā)送方要在《發(fā)文審批表》填寫好相關(guān)事項，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。文件的接收方要在《發(fā)文/收文簽收表》上核實簽收，抄送分部可電話確認(rèn)由主辦人代簽。此類文件需加蓋公司對內(nèi)公章或人力資源部章發(fā)送相關(guān)部門。
3. 會議記錄或?qū)俟緝?nèi)部各部門之間的
7、各類通知及公告欄各類通知，發(fā)文部門可不需填寫《發(fā)文/收文簽收表》，由收文方在原件背面上統(tǒng)一簽收。
4. 各部門需在公司公告欄上張貼的公告通知類資料，原件由發(fā)文部門存檔，復(fù)印件由人力資源部統(tǒng)一張貼及收回。張貼時限統(tǒng)一為一周。
5. 對外向政府部門發(fā)文由人力資源部發(fā)送。
6. 文件接收指定接收人的由指定人員接收，若未指定的由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收。
相關(guān)要求：本制度的修改與解釋權(quán)歸人力資源部
自本文生效日期起 原本 年 月 日起執(zhí)行之制度（編號 ）同時作廢。
制表人： 審核： 審批：
生效日期： 年 月 日
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