會議室管理使用

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1、精品 會議室管理制度 一、制訂目的： 為節(jié)約公司資源，提高各部門會議效率，保障會議室的正常使用狀態(tài)，人事行政 部現(xiàn)面向公司內(nèi)部實施會議室使用管理制度，具體事項如下。 二、適用范圍： 本制度適用于公司會議室的管理與使用。 三、權(quán) 責(zé)： 1 .人事行政部：全面負(fù)責(zé)會議室日常管理。 了會議室使用接收、審核及相關(guān)協(xié)調(diào)工作； 2會議室物資準(zhǔn)備； （3會后會議室整理。 2 .各部門：負(fù)責(zé)會議室的申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會議室。 ①會議室的及時申請； 3 會議中會議室內(nèi)所有器材設(shè)備的保管與維護(hù)； 三、具體流程: 1.申請：各部門使用會議室，請指定專人，在人事行政處登

2、記會議室使用申請表 （附件1）。 2.申請時間：因會議等級不同，需準(zhǔn)備會議物資，請按照以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行： 物資準(zhǔn)備 申請時限 無需物資準(zhǔn)備 30分鐘前申請 需提供純凈水?dāng)[放 1小時前申請 需準(zhǔn)備電腦、投影設(shè)備、鮮花、水果、客餐等服務(wù) 1個工作日前申請 四、會議室使用規(guī)定 1 .會議室均由行政人事部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對 室內(nèi)設(shè)備物品的管理； 2 .部門或個人需要使用會議室時，需提前半天向人事行政部行政人員提出申請并填 寫《會議室使用申請表》，經(jīng)人事行政部審核后方可使用。臨時性使用會議室，必須經(jīng) 人事行政部負(fù)責(zé)人同意后方可使用； 3 .

3、使用原則：先申請，后使用。沒有按規(guī)定申請的部門或個人，在沒有沖突的情況 下，補充相應(yīng)手續(xù)后可使用；但如有沖突，必需禮讓先申請使用會議室的部門或個人； 特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但人事行政部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使 用者自行協(xié)商； 4 .遇公司層級的緊急及重要的會議時，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào) 換的情況下，部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議； 5 .部門及個人需在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室并開始使用。超過 10分鐘仍未到達(dá)會 議室的，人事行政部有權(quán)對會議室的使用另作安排； 6 .部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢， 不得超時使用。如需延長使用時間，需 及時通知人事行政

4、部； 7 .任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè)施并且安全使用。 嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動設(shè)備。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價賠償； 8 .會議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會議室； 9 .會議室使用期間，使用部門或個人自行負(fù)責(zé)會議的模式安排、 人員接待、會議記 錄等； 10 .會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔。使用完畢后，務(wù)必將 所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時需關(guān)閉空調(diào)、投影儀等電源設(shè)備； 11 .如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。 五、程序 1. 申請流程 1） 部門或個人到行政人員處查詢會議

5、室的使用狀況； 2）部門或個人向行政人員申請，申請中需包括使用時間、規(guī)模大小、擬用設(shè)備 等情況； 3）行政人員根據(jù)部門或個人的申請需求作出安排，并在《會議室使用登記表》 上做記錄； 4）部門或個人按時間使用會議室。 2. 使用流程 1） 部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室； 2）部門或個人自行指定人員安排會務(wù)工作。 3. 交還流程 1） 部門或個人使用完畢后，行政人員需檢查會議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及 時要求部門或個人改正； 2）如部門或個人不改正，行政人員應(yīng)及時上報人事行政部負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)； 3）如部門或個人拒絕改正，人事行政部將出處罰通告，對部門或個人作出處罰。

6、 六、注意事項： 1 、會議室如需使用電腦請各部門自行準(zhǔn)備，并請認(rèn)真做好保密工作，嚴(yán)禁傳播、 泄露公司商業(yè)秘密； 2 、會議室使用人員須愛護(hù)設(shè)備和物品，人為損壞要按價賠償。 ； 3、會議室使用遵循先全局后部門會議、 先緊急后一般的原則，如遇到會議室占用, 人事行政部將負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作； 4 .投影儀等設(shè)備有專門人員調(diào)試，未經(jīng)允許，不得隨意變動。如出 現(xiàn)故障，影響會議進(jìn)行，可通知人事行政部。 附件一［會議室使用申請表］ 會議室使用申請表 申請部門 申請時間 年 月 日 經(jīng)辦人 參會人數(shù) 會議時間 年 月 日 星期 開始時間 結(jié)束時間 會

7、議室 口 號大會議室口2號會議室口3號會議室口5號會議室 物資需求 投影儀 電腦 純凈水 水果 客餐 其它：  申請部門負(fù)責(zé)人 審核 人事行政部審核 備注 會議室使用登記表 使用日期 使用時間 使用部門 會議室安排 會議主題 參會人數(shù) 聯(lián)系人簽字  可編輯