國家開放大學2014年秋季學期“開放?？啤逼谀┛荚囖k公室管理題庫及答案

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1、國家開放大學2014年秋季學期“開放?？啤逼谀┛荚囖k公室管理題庫及答案 單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在答題紙上，每小題1分，共10分） 1．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？( ) A．訂購 B．制造 C．分配， D．儲備 2．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？( ) A．善于同他人合作，密切配合，步調一致 B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 C．配備文秘人員時遵從異質結合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任 3．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？( ) A．考慮打電話的時間是否合適 B．打出電話，而對方無人接聽

2、，等鈴聲響了二、三下就掛電話 C．仔細核對電話號碼，確保一次撥號就能成功 對正當的投訴電話，應先安撫來電者，以友善的態(tài)度表達歉意，并告知一定馬上 4．以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？( ) A.按收件人姓名分揀 B．按收件部門名稱分揀 C．按私人公務標準分揀 D．按郵件重要性分揀 5．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中( )。 A．加入自己的主觀意見 B．不記錄議題 C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D-對所記內容作評論 6．文秘人員在差旅結束后，應該( )。 A.給未出差的單位領導分送出差地特產 B．整理好出差過程中的單據、憑證，及時辦理報銷、結算事宜 C．休息幾個工作日，緩

3、解因出差帶來的疲勞 D．把出差過程以及相關事務和上司簡單口頭匯報，無需形成書面材料，存檔備案 7．文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪個做法是錯誤的？( ) A．如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認 B．告知你或上司的聯系電話，以便有變化時可立即通知 C．對方越忙越必須早一點聯絡 D．如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會 8．當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應( )。 A．向上司報告 B．送禮’ C．寫信祝賀 D．查證消息的可靠性 9．接受忠告的反應應該是( )。 A．以煩躁的心情傾聽 B．盡量把責任推給別人 C．應辯解說：“那是因為……” D．切勿感情用事 10．

4、文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、( )和歸檔要求。 A.歸檔時間 B．歸檔憑證 C．歸檔模式 D．歸檔歷史 二、判斷題（正確劃“√”，錯誤劃“”，每小題1分，共10分） 11.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利予保密工作。( ) 12.文員向下級機關傳達上司信息時，應以上司口吻把話轉達。( ) 13.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。( ) 14.介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。( ) 15．文秘人員對上司支票往來管

5、理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。( ) 16.上司和文秘人員必須在周末核對下周的行動計劃，或是每天早上核對當天的行動計劃。( ) 17．交際應酬要講求時效，若時機錯過再補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。 ( ) 18．合適的話題可以是雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。() 19．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。( ) 20．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。( ) 三、筒答題（每小題10分，共20分） 21．簡述文員向上司做請示的注意事項。 22.核稿，是擬稿人員的上級負責人

6、對初稿的審查和核實，要做到“六查”，請簡述六查內容。四、設計題I每小題15分，共30分） 23.上司在與客人談話，這時有某公司張總經理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？ 24．如何接受對方的名片？ 五、案例分析題（每小題15分，共30分） 25．案例題一：愛達公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著對方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經理正在等的電話，也不是緊急要事。于是她說：“很抱歉，經理不在。請你留下姓名、地址、回電號碼，我會轉達給經理的?！笨蓪Ψ椒且医浝肀救瞬豢?。掛斷電話，丁秘書就此事匯

7、報了經理。經理聽后，告訴她，曾在一次交易會上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來了電話，丁秘書說：“對不起，經理仍然不在。我已將你的情況和要求轉告經理，目前他非常繁忙，這事以后再說吧！”隨即，主動掛斷了電話?，F在，朱磊第三次來電，丁秘書應該怎么辦？ 問題： (1)文秘人員接聽電話時，首先應做些什么？電話結束后又應該怎么做？ (2)假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎樣說？ (3)文秘人員怎樣審查來電？具體做法怎樣？(4)文秘人員替上司審查來電的態(tài)度和技巧是怎樣的？ 26．案例題二：東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判

8、，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還花了一番功夫進行了打扮。 正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經理與法國客商在接待室內寒喧時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放人杯中……這一切引起了古總經理和客商的不同反應?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在

9、古總一邊，指責客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關系？” 問題：小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的？ 國家開放大學2014年秋季考試辦公室管理試題答案及評分標準 單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在答題紙上，每小題1分，共10分） B 2．B ＇3．B 4．C 5．C 6．B 7．D 8．D 9．D 10．A二、判斷題（正確劃“√”，錯誤劃“”，每小題1分，共10分） √ 12． 13．√ 14．√ 15．

10、 16.√ 17.√ 18. 19. 20.√ 三、筒答題（每小題10分，共20分） 21．簡述文員向上司做請示的注意事項。 答：(1)請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原則。避免多頭、越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，應向主持全面工作的領導人請示，并將有關情況通報其他分管上司。（5分）(2)請示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項事務寫在一份請示內，造成上司批復的困難。（5分） 22．核稿，是擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實，要做到“六查”，請簡述六查內容。 答：(1)查是否需要行文，以什么名義行文。（2分） (2)查文稿內容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)定是否矛盾。（2分

11、）(3)查要求和措施是否明確具體，切實可行。（2分） (4)查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽。（2分） (5)查行文是否規(guī)范，文件格式是否符合規(guī)定。（2分） 四、設計題（每小題15分，共30分） 23.上司在與客人談話，這時有某公司張總經理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？ 答：(1)用便條把所要傳達的內容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情？”然后將寫好的便條對折折好。（6分）(2)走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下”。（4分）(3)上司回頭時，遞上便條與鉛筆。（3分）(4)退一步，等候指示。（2分

12、） 24．如何接受對方的名片？一一 答：(1)在接對方名片時，務必表現出尊重的態(tài)度。（2分）(2)當對方遞出名片時，應點頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片 上的字，以示尊重。（4分）(3)雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名 稱，以確認無誤。（4分）(4)遇到名片上有不認識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否請問一 下，這個字怎么念？”對方回答后，可按對方發(fā)音，重復一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行 禮致歉。（5分） 五、案例分析題（每小題15分，共30分） 25．案例題一： 答：(1)文秘人員接聽電話時，首先

13、應自報家門。掛斷電話應遵循“誰先打出誰先掛”的原 則。丁秘書做錯了。（3分） (2)丁秘書在朱磊第二次來電時，就應告知對方經理不想與他聯系。在朱磊第三次來電時，丁秘書應該說：“你的事情，我已經與經理匯報過了，對你們的生意經理無意參與，尚未考慮與你 聯系。請你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會主動與你聯系的。謝謝！”（5分）(3)審查來電時應詢問對方的姓名、單位、來電事由、回電號碼，然后請示上司是否想與對方通 話。如上司同意通話，可打回電或請對方再打過來；如上司不想通話，應想辦法拒絕對方。（5分）(4)在電話中應怎樣既做到為領導“擋駕”，又不得在言語、行動上失禮，冒犯對方。（2分） 26．

14、案例題二：答：(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；(2分) (2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象；(2分) (3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；(2分) (4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（2分）(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經理與客 商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指 責客商；（4分）．(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適 當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。（3分）