[檔案管理,方式,知識]針對知識服務的檔案管理方式分析

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1、4基于知識服務的檔案管理模式的推廣意義 【摘要】進入新世紀以來，我國在各個方面都取得了非常大的進步，各個行業(yè)的檔案管 理工作相對于先前發(fā)生了較大的變化。本文中筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，從知識服務的角度 出發(fā)，簡要的對基于知識服務的檔案管理模式理論進行了分析，供檔案管理工作者參考。 【關鍵詞】知識服務：檔案管理：方式分析 引言 知識服務檔案管理模式主要是指對企業(yè)內(nèi)部用戶的檔案進行合理有效的管理，這項服務 管理模式最早是根據(jù)企業(yè)要求而產(chǎn)生的。檔案管理模式對于服務行業(yè)尤為重要，特別是像中 國電信、中國聯(lián)通、中國移動等信息服務行業(yè)，此類公司的用戶量較大，而且信息保密性要 求較高，日常檔案管理

2、工作尤為繁重，這就需要有更加合理科學的檔案管理工作模式來滿足 客戶需求，提高檔案管理工作效率。檔案管理的優(yōu)劣對企業(yè)的未來發(fā)展也會產(chǎn)生重大影響。 1基于知識服務的檔案管理模式的提出背景 1.1時代發(fā)展潮流提出的要求 知識經(jīng)濟的興起順應了時代發(fā)展的潮流，是時代發(fā)展的重要標志。知識經(jīng)濟不同于傳統(tǒng) 經(jīng)濟，它是知識、信息技術的結(jié)合體，直接依賴于知識和信息的生產(chǎn)、使用、分配C知識管 理充分發(fā)揮了知識在經(jīng)濟中的自身作用，通過知識創(chuàng)新、知識應用不斷順應知識經(jīng)濟對“空 前關注知識的價值”的要求，進而成為重要的管理范式，順應了時代的發(fā)展潮流。 想要實現(xiàn)知識管理戰(zhàn)略，就需要各個部門，尤其是檔案管理信息部門通

3、過檔案管理知識 為企業(yè)提供各類信息服務，滿足客戶檔案管理要求，發(fā)揮知識信息的價值。 在激烈的市場競爭條件下，想要獲得市場優(yōu)勢，在激烈的競爭中獲得可持續(xù)發(fā)展，就需 要充分利用戰(zhàn)略性、非模仿性、獨特性的資源。這種獨特性的資源主要是指企業(yè)內(nèi)部的知識。 這類知識是企業(yè)長期發(fā)展過程中產(chǎn)生的，通常和企業(yè)的戰(zhàn)略、管理、文化密不可分，既有通 過文檔管理存在的顯性知識，也有隱性知識。因此，需要通過檔案管理的不斷創(chuàng)新優(yōu)化來挖 掘企業(yè)檔案資源，利用檔案知識促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，推動企業(yè)健康合理發(fā)展，最終實現(xiàn) 企業(yè)的競爭戰(zhàn)略服務。 1.3用戶不斷增長的知識需求 傳統(tǒng)檔案管理自身存在許多弊端，由于技術、管理等方面

4、的落后，難以滿足客戶對檔案 信息管理的需求。因此，要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理效率，不斷滿足客戶對檔 案管理的需求。要以用戶為中心，需求為導向，提高企業(yè)檔案信息的重視度，要將檔案信息、 知識作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，提高檔案信息、知識的管理要求，不斷積累企業(yè)檔案信息、 知識，通過檔案知識積累、檔案知識評價、服務、組織服務以及企業(yè)人力資源管理、制度完 善、技術運用來滿足用戶對檔案信息、知識的需求。 由于知識服務性的檔案管理模式以知識管理模塊為編碼進行的檔案管理，能夠通過知識 編碼進行科學合理的工作，進而建立完善高效的用戶信息檔案。與傳統(tǒng)檔案管理不同，知識 服務檔案管理模式在管理過程中主要

5、以知識性檔案為主，以個人資料、信息文件、內(nèi)部資料、 外部信息為主要管理對象，而傳統(tǒng)檔案管理則是在企業(yè)經(jīng)濟活動過程中產(chǎn)生的各類文檔、文 案；另外，在資源管理方面，知識服務檔案管理能夠?qū)⒏鞣N資源進行科學合理的整合，而傳 統(tǒng)檔案管理則將檔案和資源進行分類整理，不能實現(xiàn)資源的有效整合；再次，在服務理念方 面，兩者也有很大的區(qū)別，知識服務型檔案管理以用戶為中心進行資源管理，而傳統(tǒng)檔案管 理則主要以檔案機構(gòu)為主，簡單的從事檔案管理，知識服務型檔案管理的目的是在提供知識 信息的基礎上滿足客戶需求，幫助客戶解決問題，提供較為系統(tǒng)完善的檔案管理知識，而傳 統(tǒng)檔案管理主要是為用戶提供信息開展工作；知識服務型檔案管

6、理的核心主體是專業(yè)團隊， 而傳統(tǒng)檔案管理的主體是單個員工。 3基于知識服務的檔案管理模式研究 基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據(jù)是知識編碼和人性化服務。 3.1知識編碼 知識編碼是基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據(jù)。通過知識編碼能夠?qū)⒅R更 加標準的變現(xiàn)出來，而且能夠?qū)n案中相關知識進行整合，實現(xiàn)信息共享和交流，能夠有效 的提高知識的顯性程度，將隱形的知識轉(zhuǎn)化為顯性，實現(xiàn)檔案知識的有序化。在此基礎上， 能夠?qū)崿F(xiàn)知識的分類，進而形成較為完善的知識庫，這樣在運用過程中，可以通過計算機或 者人工智能輸入將數(shù)以萬計的知識信息進行篩選，找出需要的信息知識，為決策者提供信息 服務。與此

7、同時，為了更加方面知識的查詢和整理記載，還建立了專門的“不透明”知識案 例庫，案例庫主要以圖表記錄為主，通過案例庫圖表能夠清晰的將業(yè)務流程中的知識表現(xiàn)出 來，這樣將圖表、信息進行統(tǒng)一整合，形成圖文結(jié)合的信息知識庫。只有以知識編碼為基礎， 檔案管理模式才能真正促進經(jīng)濟增長,才能為市場經(jīng)濟的發(fā)展做出貢獻，不然只會"一場空二 3. 2人性化服務 人性化服務是知識服務型檔案管理的重要因素，其主要強調(diào)人性化的服務，通過人性化 的服務為客戶提供優(yōu)質(zhì)滿意的檔案服務，做到以人為本，體現(xiàn)服務的人性化需求，用心關心 用戶，將客戶的需求當做自己的最終服務目的，在工作中充分體現(xiàn)知識服務型的人文關懷， 以高標準的服

8、務提供高質(zhì)量的檔案管理服務，在滿足客戶需求、保障客戶滿意度的基礎上不 斷提高工作效率，最終實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效益，樹立企業(yè)形象。 人性化服務是企業(yè)贏得市場的重要保障，因此企業(yè)要不斷加強個性化服務，提高企業(yè)人 文素質(zhì)。在此基礎上要將這種人性化服務嵌合到知識編碼的理論中去，將其融為一體，作為 檔案管理模式的理論.進而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，將人性化的服務同知識服務型檔案管 理模式有機的結(jié)合，在技術優(yōu)勢的引導下，展現(xiàn)服務特色，能夠更好的實現(xiàn)企業(yè)價值，為社 會提供優(yōu)質(zhì)服務。 4.1 可以提升企業(yè)核心競爭力 將檔案視為信息資源和知識資產(chǎn)進行管理，強調(diào)充分實現(xiàn)檔案的知識價值；應用先進的 技術，創(chuàng)新和拓展檔

9、案管理的各項業(yè)務環(huán)行，進而能夠提供更好的信息、服務，滿足客戶的 需求，推動自身的持續(xù)健康發(fā)展，從而可以大大提升企業(yè)的核心競爭力。 4.2 可以提高檔案工作的地位與作用 強調(diào)檔案管理與業(yè)務流程相結(jié)合，為業(yè)務活動提供檔案信息、知識服務，使檔案管理由 后臺性、輔助性的工作變?yōu)榍芭_性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。 4.3 對于公共機構(gòu)檔案管理也有啟示與參考價值 知識服務型的檔案管理模式能夠堅持以用戶需求為導向，以用戶為中心，為滿足用戶需 求而不斷提高自身服務質(zhì)量。而且此種模式對行政事業(yè)單位的檔案管理理念也有啟發(fā)作用， 對日后行政事業(yè)單位的檔案管理技術具有指導意義和參考價值。 5結(jié)語 隨著社會的進一步發(fā)展，檔案管理工作在日常生活中的作用將越來越重要，這就要求在 各個企業(yè)內(nèi)部要切實重視在檔案管理工作方而對檔案管理模式的實施，通過實施，進而逐步 提高檔案管理工作的有效性。 參考文獻: