XXX有限公司 內部控制管理手冊

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1、XXX 內部控制管理手冊 XXXXXXXXXXXX 內部控制管理手冊 版次：2011年第一版 內控工作組 內控管理委員會 XX 目 錄 1 前言 4 1.1 概述 4 制的意義和目的 4 制目標 4 基本原則 4 制依據(jù)的標準 6 手冊的結構組成 6 本手冊的適用范圍和管理 7 1.2 內部控制體系的組織架構、職責及權限 8 目的 8 制體系的組織架構 8 權限 8 2 內部環(huán)境 10 2.1 內部機構設置及其權責分配 10 構設置 10 構的運行 12

2、權限 12 2.2發(fā)展戰(zhàn)略管理 16 2.3人力資源管理 17 源管理 17 任和目標 18 為的糾正措施 19 準的遵從 19 2.4社會責任 20 業(yè)與員工權益保護 20 3 風險評估 21 3.1 風險識別關注因素 21 3.2風險類別 22 3.3 風險評估 22 估目標 22 別 22 析 23 4 控制活動 23 4.1 控制活動分類與形式 24 動的分類 24 動的形式 24 4.2 內部控制要求及保障措施 24 務流程總目錄 24 流程的關鍵控制目標和控制措施 26 動 26 務 26 理 26 告 26 算 26 理

3、26 5 信息與溝通 32 5.1內控關注要點： 32 5.2控制措施： 32 5.3 反舞弊機制 33 6 內部監(jiān)督 34 6.1 目的 34 6.2 內部監(jiān)督 34 督 34 督 35 我評價報告 35 7 附件 36 1 前言 1.1 概述 制的意義和目的 XX（以下簡稱公司）作為XX集團（以下簡稱集團）控股子公司，為提高公司內部控制管理水平，形成常態(tài)的規(guī)范化管理，提高風險防范能力，全面貫徹財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會等五部委頒布的《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內部控制配套指引》，特編制《內部控制管理手冊》，作為建立、執(zhí)行、評價及驗證內部控制的

4、依據(jù)，確保公司從思想上提高管理水平，增強風險防范能力，保證公司協(xié)調、持續(xù)、快速發(fā)展。 本手冊的實施對完善企業(yè)內部控制制度，進一步規(guī)范公司內部各個管理層次相關業(yè)務流程，分解和落實責任，控制企業(yè)風險，保證財務報告真實性，確保企業(yè)資產安全高效運行具有較強的現(xiàn)實意義。 制目標 內部控制目標：通過內部控制體系的建設、實施與完善，分析現(xiàn)有業(yè)務流程，評價控制措施的充分性、適宜性和有效性，通過對內部環(huán)境和各項業(yè)務流程以及相關制度的優(yōu)化與梳理，保證公司的經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產安全、財務報告及相關信息的真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，最終形成具有自身特色的企業(yè)文化，并促進公司發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。 基本原則 合

5、法、合規(guī)性原則 合法合規(guī)性是指企業(yè)內部控制必須符合國家的法律法規(guī)。 全面性原則、系統(tǒng)性原則 內部控制貫徹決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，覆蓋公司各部門的各種正式運行的業(yè)務和發(fā)生的事項。公司的每一位員工既是內部控制的主體，又是內部控制的客體；既要對其負責的業(yè)務實施控制，又要受到其他人員或制度的監(jiān)督與制約。 內部控制使各部門、各崗位形成較為系統(tǒng)的既制約又具有縱橫交錯關系的統(tǒng)一整體，確保各部門和各崗位均能按特定的目標相互協(xié)調地發(fā)揮作用，最終實現(xiàn)公司內部控制的總體目標。 制衡性原則 內部控制在治理結構、機構設置及權責分配、業(yè)務流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督，同時兼顧運營效率。內部牽制體現(xiàn)部門與部

6、門、員工與員工以及各崗位之間所建立的互相驗證、相互制約的關系，特別要明確部門、崗位之間的職責，管理授權要適度、明確。 成本效益原則 內部控制權衡實施成本與預期效益，以適當?shù)某杀緦崿F(xiàn)有效控制，既要防止程序過細、控制過度會降低效率，增大控制成本，又要避免控制不足達不到控制風險的目的。 獎懲結合原則 明確各部門及人員應承擔的職責，做到獎罰有對象，責任可追溯，避免發(fā)生越權或互相推諉的現(xiàn)象。 可操作性原則 內部控制必須符合公司實際，無論是業(yè)務流程控制點的設置，還是授權項目權限的確定，都要保證可操作性。 包容性原則 本手冊力求避免與其他制度相矛盾，盡可能包容不同企業(yè)現(xiàn)有的內控制度。對不符合

7、內控要求的制度，應及時修改、完善，并以本《內部控制管理手冊》規(guī)定為準。 適度授權原則 確定授權對象、授權環(huán)節(jié)及授權范圍，防止授權過度與不足。 制依據(jù)的標準 公司內部控制體系以《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》和財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會于2010年4月發(fā)布的《企業(yè)內部控制配套指引》為基礎，結合法律法規(guī)要求、行業(yè)管理等作為內部控制的標準，主要包括： 《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及其配套指引 大連港集團制定的相關制度、流程及授權等相關規(guī)定 公司原有管理制度、流程 手冊的結構組成 以財政部等五部委頒布的《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及其配套指引為基礎，制定了一系列內部控制制度和流程，

8、進一步明確了公司內部控制要求、將內控責任分層級落實到部門、崗位，形成了全面、系統(tǒng)的內部控制體系?，F(xiàn)對內控管理手冊的結構進行描述，公司《內部控制管理手冊》包括概述、內部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監(jiān)督和附件七部分。 概述：是對公司內部控制的簡要介紹，包含公司《內部控制管理手冊》編制的意義和目的、公司內控目標、遵循的基本原則、內部控制標準、手冊使用范圍及遵循性要求、內部控制體系的組織架構及其職責和權限、手冊的結構組成及其管理等內容。 內部環(huán)境：內部環(huán)境是影響、制約內部控制建立與執(zhí)行的各種內部因素的總稱，是實施內部控制的基礎。內部環(huán)境主要包括機構設置及權責分配、戰(zhàn)略管理、人力資源、

9、社會責任和企業(yè)文化。 風險評估：是公司及時識別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動中與實現(xiàn)內部控制目標相關的風險，合理確定風險應對策略的過程，是公司實施內部控制的重要環(huán)節(jié)。 控制活動：是公司根據(jù)風險評估結果，采用相應的控制措施，將風險控制在可承受度之內，是公司實施內部控制的重要手段?？刂拼胧┲饕ú幌嗳萋殑辗蛛x控制、授權審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產保護控制、預算控制、運營分析控制、法律風險控制和績效考評控制等。 信息與溝通：是指及時、準確、完整收集整理與公司經(jīng)營管理相關的各種內外部信息，并借助信息技術、促使這些信息以恰當?shù)姆绞皆诠靖鱾€層級之間進行及時傳遞、有效溝通和正確使用的過程。信息與溝通是公司實施

10、內部控制的重要條件。 內部監(jiān)督：是公司應對內部控制建立與實施情況進行監(jiān)督檢查，評價內部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)內部控制缺陷，及時加以改進，是公司實施內部控制的重要保證。 附件 手冊的適用范圍和管理 適用范圍 《內部控制管理手冊》適用于公司各部門。對公司領導、公司屬各部室的管理層及員工具有約束力，各相關人員應當遵循手冊中對其工作職責的定義及描述，保持內部控制的有效性，保證公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。 手冊管理 本手冊是公司的重要文件，屬公司機密，應對外保密，各部門、單位應按照綜合管理部要求正確使用，未經(jīng)允許，不得復印，不得對外泄露。 任何人因使用不當造成不良后果，應負相應責任，各部門、單位領

11、導應負管理責任。 綜合部負責《內部控制管理手冊》的修訂、維護與發(fā)放工作。本手冊經(jīng)公司內控管理委員會審核，總經(jīng)理批準后正式生效。公司將根據(jù)外部環(huán)境、內部組織架構及管理要求等的改變，對本手冊適時更新。原則上《內部控制管理手冊》每年更新一次，更新資料來源于集團及其他各職能部門的建議，以及內、外部監(jiān)察部門對內部控制的評價。 本手冊由綜合部負責解釋和組織修訂。 頒布及生效日期：本手冊于二零一一年十月一日頒布，自頒布之日起生效。 1.2 內部控制體系的組織架構、職責及權限 目的 通過建立分工合理、職責明確、報告關系清晰的內控體系組織架構，明確內控管理決策機構、監(jiān)督管理機構和執(zhí)行機構的責任和義

12、務，確保公司內部控制的職責、權限及其相互關系得到規(guī)定和溝通，使公司內部控制體系得到有效運行。 制體系的組織架構 根據(jù)XX集團內控管理要求，公司內控管理工作實行公司總經(jīng)理領導下的內控管理委員會決策和部門分工責任制，委員會主任由公司總經(jīng)理擔任。內控管理委員會下設，負責內控管理委員會日常工作。 負責制定公司內部控制與風險管理規(guī)劃和年度實施計劃，并組織實施。 負責指導、監(jiān)督公司職能部門內部控制與風險管理體系的建立和運行。 負責制定和完善公司內部控制與風險管理體系的管理制度、工作程序及相關標準和方法，并監(jiān)督實施。 負責組織開展公司內部控制與風險評估每年至少一次的測試工作，監(jiān)督、檢查和考核各職

13、能部門貫徹、執(zhí)行內部控制情況，評價內部控制與風險管理的健全性和有效性，并對存在的缺陷提出改進的建議和措施。 負責準備關于公司內部控制自我評估報告及其他年報需要披露的與內部控制有關的資料，并協(xié)調對外披露相關事宜。 負責協(xié)調內、外部審計工作。對內負責委托審計中心開展審計工作，對外負責審計師與審核委員會的溝通協(xié)調工作，包括初選及向審核委員會推薦聘任及解聘公司審計師、審核審計師的審計管理建議書等工作。 負責跟蹤檢查內、外部審計提出的管理建議落實情況。 負責組織《內部控制管理手冊》的編制及修改完善等維護工作。 負責建立并不斷完善反舞弊工作機制。 負責組織開展效能監(jiān)察，對重要事項、重點工作進行

14、全過程監(jiān)督。 負責組織開展項目后評估管理工作，事項責任追究管理。 定期組織開展內控培訓，提高員工對內控工作的認識，并指導員工開展自我監(jiān)督。 .3各職能部門 配備內控專干，負責本部門的日常內控工作，參與公司內控管理委員會組織的內控評估工作； 在權限范圍內進行風險識別、評估及運行控制工作； 對業(yè)務流程的實際操作進行日?？刂票O(jiān)測，以公司內控目標為準則，識別偏離目標的原因或現(xiàn)行體系與其環(huán)境適應性方面的差距，找出改進的機會，制定行動方案付諸實施； 配合公司內部控制與風險評估每年至少一次的檢查與測試工作； 落實內、外部審計提出的管理建議； 組織本部門員工學習內控知識和相關的法律法規(guī)等要

15、求，必要時將相關要求轉化到管理文件中； 收集、整理、統(tǒng)計、分析、上報其職能或業(yè)務領域內的各類與風險和內部控制相關的數(shù)據(jù)和報告。 2 內部環(huán)境 公司內部環(huán)境包括內部機構設置及其權責分配、戰(zhàn)略管理、人力資源政策、社會責任等內容。 2.1 內部機構設置及其權責分配 構設置 XX是XX集團下設控股子公司。公司管理層由4人組成，設總經(jīng)理1人，副總經(jīng)理2人，財務總監(jiān)1人。公司管理層向XX集團負責，履行并承擔公司的經(jīng)營和管理職責。 公司結合業(yè)務特點和內部控制要求設置了綜合管理部、工程部、計劃財務部、經(jīng)營部四個職能部門，明確了職責權限，將權力與責任落實到各責任部門，并通過本手冊的宣傳，使全體員工

16、掌握內部機構設置、崗位職責、業(yè)務流程等情況，明確責權分配，使各部室、單位正確行使職權。公司組織機構圖如下： 職能機構設置 合理設置內部職能機構，明確機構的職責權限，避免職能交叉、缺失或權責過于集中，形成各司其職、各負其責、相互制約、相互協(xié)調的工作機制。 崗位職責劃分 對內部各職能機構的職責進行科學合理的分解，確定具體崗位的名稱、職責和工作要求等，明確各個崗位的職責權限和相互關系。 權限體系分配 制定組織結構圖、業(yè)務流程圖、崗位說明書和權限指引等內部制度或相關文件，使員工了解和掌握組織架構設計及權責分配情況，正確履行職責。 主要措施 公司按照科學、精簡、高效、透明、制衡的原則，結

17、合文化理念、管理要求及發(fā)展需求等因素，合理進行內部職能機構的設置。 公司的機構設置，由集團下達機構設置及人員定編方案，公司完成機構組建及人員選配。 各職能部門編制組織結構圖、業(yè)務流程圖及崗位說明書，使員工了解和掌握組織架構設計及權責分配情況，保證其能夠正確履行職責。 構的運行 內控關注要點 內部機構梳理 重點關注內部機構設置的合理性和運行的高效性等。內部機構設置和運行中存在職能交叉、缺失或運行效率低下的，應當及時解決。 內部機構評估與調整 定期對內部機構設計與運行的效率和效果進行全面評估，發(fā)現(xiàn)內部機構設計與運行中存在缺陷的，應當進行優(yōu)化調整。 主要措施 公司定期對組織架構運

18、行的效率和效果進行全面評估，根據(jù)不同的發(fā)展時期和戰(zhàn)略要求，結合實際經(jīng)營需要，對組織架構和業(yè)務流程進行全面梳理，并作出相應的優(yōu)化調整。 文檔性記錄 保留相關記錄 權限 工程部職責： 工程部是對各工程項目進行技術管理、組織、監(jiān)督、實施的主要部門，同時參與對各工程項目前期工作管理。其具體職責是： 貫徹執(zhí)行國家和上級部門有關港口基本建設技術政策、技術規(guī)范、技術標準、技術管理、工程建設項目招投標、合同簽訂的方針、政策和法規(guī)，制定本部門的實施細則。 配合集團各相關部門進行項目前期運作，結合現(xiàn)有各專業(yè)泊位、庫場、鐵路、公路、機械設備、生產工藝、作業(yè)程序、現(xiàn)場管理的具體情況，提供業(yè)務專業(yè)參考意見

19、，負責建設項目工程可行性研究合同的簽訂，負責設計（包括初步設計和施工圖設計）和為設計所進行的測量、勘探、試驗等技術服務的委托、合同簽訂及成果驗收工作;確定設計方案；參與各工程項目的設計方案審查及設計交底工作。 配合設計單位做好調查研究，參與提出主要技術要求，技術參數(shù)，主要機電設備的選型意見，參與機電設備及建筑材料考察，參與會簽工程項目的物資采購合同。 負責對代建單位提出的見意和要求給予確認，配合代建單位和設計單位根據(jù)審查意見對設計進行相應的修改完善。 參與工程項目施工圖設計審查、設計修改，施工階段的技術管理工作。 負責辦理建設用地（海）的征用手續(xù)；負責工程開工前“五通一平”的組織實施落

20、實工作。 配合代建單位負責工程開工前的準備及審查工作，協(xié)助代建單位和監(jiān)理公司招投標工作。參與施工招標文件技術方面的管理；參與招投標答疑、澄清、評標等技術工作；負責工程項目施工合同簽訂工作。 參與施工組織設計審查工作，負責簽認監(jiān)理單位提出的技術聯(lián)系單、工程量變更通知單；通過對監(jiān)理公司、承包商等檢查監(jiān)督進行工程質量管理，參與確定工程質量目標及落實。 參與工程施工過程中質量、進度、現(xiàn)場及投資的控制管理，參與施工階段的安全監(jiān)督及管理。 審核并匯總施工單位上報、監(jiān)理公司簽發(fā)的月份施工進度統(tǒng)計表，負責辦理工程進度付款申請及工程項目結算等工作。 負責對工程項目全過程進行監(jiān)督管理，參與控制工程項目的

21、建設總工期和建設規(guī)模，掌握各工程項目執(zhí)行情況，做好綜合平衡；參與工程的總體組織工作。 參加工程項目驗收；參與組織對工程項目圖紙及各種相關資料的檔案管理工作。 對工程管理過程中的文件、資料進行管理，配合代建單位進行工程竣工驗收及移交工作。 負責領導交辦的各項臨時工作。 經(jīng)營部職責： 公司經(jīng)營部是瓦房店太平灣港落實XX區(qū)域集團發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、土地和海域資源、征地征海動遷、項目開發(fā)經(jīng)營、項目用地手續(xù)辦理等管理的具體實施部門；是負責XX在上述方面與集團內外相關單位和部門業(yè)務溝通的聯(lián)絡主要牽頭部門。其具體職責是： 1、收集和了解與港口發(fā)展規(guī)劃、土地和海域資源管理、項目經(jīng)營開發(fā)、征地動遷、項

22、目用地手續(xù)辦理的有關政府、集團的政治、經(jīng)濟信息，掌握國家有關政策、法令，提出發(fā)展規(guī)劃編制依據(jù)，為XX發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展規(guī)劃決策提出建議。 2、結合XX區(qū)域實際情況和XX內外部環(huán)境條件，對市場勢態(tài)進行分析，提供可行性論證。具體組織編制XX發(fā)展戰(zhàn)略，并在發(fā)展戰(zhàn)略指導下，結合城市發(fā)展規(guī)劃、集團總體規(guī)劃和XX布局規(guī)劃指導下，組織編制XX港中長期發(fā)展規(guī)劃、五年規(guī)劃以及年度計劃、經(jīng)營開發(fā)計劃。 3、負責配合政府部門對動遷工作進行全過程管理，并負責動遷項目總工期計劃、年度工程計劃及季度、月度工程計劃的編制。建立戰(zhàn)略控制體系，監(jiān)控年度經(jīng)營計劃的完成情況。 4、負責簽訂咨詢、測量、設施拆除和工程監(jiān)理等合同，并

23、負責對上述合同的價格進行審定、會簽以及合同成果審查驗收。 5、負責開展企業(yè)合資、合作事項，辦理相關手續(xù)等。 6、負責做好公司領導交辦的其他工作。 綜合部職責： 1、負責及時做好上令下行、下情上報工作，對各方信息、資料、情況進行收集和綜合分析，為領導決策提供依據(jù)。 2、負責公司的人力資源、薪酬福利、社會保險、績效考核、職工培訓等方面工作。 3、負責公司的行政管理及文秘工作，做好公司行政制度的建立和管理，做好行政文件的起草、審核等工作，做好公司內外文件的收發(fā)、批轉、歸檔、保管和機要保密工作，管理好公司印鑒和介紹信。 4、負責上級主管部門下達的各類文件的承辦、落實工作，做好信息反饋，上報材料等工作。 5、負責組織、參加公司有關行政辦公會議，并貫徹、督促、落實會議決議，并將辦理情況及時反饋給領導 4 財務部 綜合部 經(jīng)營部 工程部 財務總監(jiān) 副總經(jīng)理（經(jīng)營） 副總經(jīng)理（工程） 總經(jīng)理