EXCEL使用技巧 (2)

EXCEL使用技巧2009-04-09 09:14一、求字符串中某字符出現(xiàn)的次數(shù)：例：求A1單元格中字符"a"出現(xiàn)的次數(shù)：=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,"a","")二、如何在不同工作薄之間復(fù)制宏：1、打開含有宏的工作薄，點(diǎn)“工具/宏(M)”，選中你的宏，點(diǎn)“編輯”，這樣就調(diào)出了VB編輯器界面。2、點(diǎn)“文件/導(dǎo)出文件”，在“文件名”框中輸入一個文件名（也可用默認(rèn)的文件名），注意擴(kuò)展名為“.bas”，點(diǎn)“保存”。3、將擴(kuò)展名為“.bas”的文件拷貝到另一臺電腦，打開EXCEL，點(diǎn)“工具/宏/VB編輯器”，調(diào)出VB編輯器界面，點(diǎn)“文件/導(dǎo)入文件”，找到你拷貝過來的文件，點(diǎn)“打開”，退出VB編輯器，你的宏已經(jīng)復(fù)制過來了。三、如何在EXCEL中設(shè)置單元格編輯權(quán)限(保護(hù)部分單元格)1、先選定所有單元格,點(diǎn)"格式"->"單元格"->"保護(hù)",取消"鎖定"前面的""。2、再選定你要保護(hù)的單元格,點(diǎn)"格式"->"單元格"->"保護(hù)",在"鎖定"前面打上""。3、點(diǎn)"工具"->"保護(hù)"->"保護(hù)工作表",輸入兩次密碼,點(diǎn)兩次"確定"即可。四、excel中當(dāng)某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色比如：A11時，C1顯示紅色0<A1<1時，C1顯示綠色A1<0時，C1顯示黃色方法如下：1、單元擊C1單元格，點(diǎn)“格式”>“條件格式”，條件1設(shè)為：公式 =A1=1 2、點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，點(diǎn)擊紅色后點(diǎn)“確定”。條件2設(shè)為：公式 =AND(A1>0,A1<1) 3、點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，點(diǎn)擊綠色后點(diǎn)“確定”。條件3設(shè)為：公式 =A1<0 點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，點(diǎn)擊黃色后點(diǎn)“確定”。4、三個條件設(shè)定好后，點(diǎn)“確定”即出。五、EXCEL中如何控制每列數(shù)據(jù)的長度并避免重復(fù)錄入1、用數(shù)據(jù)有效性定義數(shù)據(jù)長度。用鼠標(biāo)選定你要輸入的數(shù)據(jù)范圍，點(diǎn)"數(shù)據(jù)"->"有效性"->"設(shè)置"，"有效性條件"設(shè)成"允許""文本長度""等于""5"（具體條件可根據(jù)你的需要改變）。還可以定義一些提示信息、出錯警告信息和是否打開中文輸入法等，定義好后點(diǎn)"確定"。2、用條件格式避免重復(fù)。選定A列，點(diǎn)"格式"->"條件格式"，將條件設(shè)成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”，點(diǎn)"格式"->"字體"->"顏色"，選定紅色后點(diǎn)兩次"確定"。這樣設(shè)定好后你輸入數(shù)據(jù)如果長度不對會有提示，如果數(shù)據(jù)重復(fù)字體將會變成紅色。六、在EXCEL中如何把B列與A列不同之處標(biāo)識出來？（一）、如果是要求A、B兩列的同一行數(shù)據(jù)相比較：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點(diǎn)“格式”->“條件格式”，將條件設(shè)為: “單元格數(shù)值”“不等于”=B2 點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，選中紅色，點(diǎn)兩次“確定”。用格式刷將A2單元格的條件格式向下復(fù)制。B列可參照此方法設(shè)置。（二）、如果是A列與B列整體比較（即相同數(shù)據(jù)不在同一行）：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點(diǎn)“格式”->“條件格式”，將條件設(shè)為: “公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0 點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，選中紅色，點(diǎn)兩次“確定”。用格式刷將A2單元格的條件格式向下復(fù)制。B列可參照此方法設(shè)置。按以上方法設(shè)置后，AB列均有的數(shù)據(jù)不著色，A列有B列無或者B列有A列無的數(shù)據(jù)標(biāo)記為紅色字體。七、在EXCEL中建立下拉列表按鈕選定你要設(shè)置下拉列表的單元格，點(diǎn)“數(shù)據(jù)”->“有效性”->“設(shè)置”，在“允許”下面選擇“序列”，在“來源”框中輸入你的下拉列表內(nèi)容，各項之間用半角逗號隔開，如：A,B,C,D 選中“提供下拉前頭”，點(diǎn)“確定”。八、阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換為大寫金額(最新收集)假定你要在B1輸入阿拉佰數(shù)字,C1轉(zhuǎn)換成中文大寫金額(含元角分),請在C1單元格輸入如下公式: =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(B1),IF(B1>0,"負(fù)")&TEXT(INT(ABS(B1)+0.5%),"dbnum2G/通用格式元;")&TEXT(RIGHT(RMB(B1,2),2),"dbnum20角0分;整"),),"零角",IF(B12<1,"零"),"零分","整")九、EXCEL中怎樣批量地處理按行排序假定有大量的數(shù)據(jù)(數(shù)值)，需要將每一行按從大到小排序，如何操作？由于按行排序與按列排序都是只能有一個主關(guān)鍵字,主關(guān)鍵字相同時才能按次關(guān)鍵字排序。所以，這一問題不能用排序來解決。解決方法如下：                1、假定你的數(shù)據(jù)在A至E列，請在F1單元格輸入公式： =LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1) 用填充柄將公式向右向下復(fù)制到相應(yīng)范圍。 你原有數(shù)據(jù)將按行從大到小排序出現(xiàn)在F至J列。如有需要可用“選擇性粘貼/數(shù)值”復(fù)制到其他地方。 注：第1步的公式可根據(jù)你的實際情況（數(shù)據(jù)范圍）作相應(yīng)的修改。如果要從小到大排序,公式改為:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1) 十、巧用函數(shù)組合進(jìn)行多條件的計數(shù)統(tǒng)計例：第一行為表頭，A列是“姓名”，B列是“班級”，C列是“語文成績”，D列是“錄取結(jié)果”，現(xiàn)在要統(tǒng)計“班級”為“二”，“語文成績”大于等于104，“錄取結(jié)果”為“重本”的人數(shù)。統(tǒng)計結(jié)果存放在本工作表的其他列。公式如下：=SUM(IF(B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0)輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數(shù)組公式符號""。十一、EXCEL中某個單元格內(nèi)文字行間距調(diào)整方法。當(dāng)某個單元格內(nèi)有大量文字時，很多人都覺得很難將其行間距按自己的要求進(jìn)行調(diào)整?，F(xiàn)介紹一種方法可以讓你任意調(diào)整單元格內(nèi)文字的行間距：右擊單元格,點(diǎn)"設(shè)置單元格格式"->"對齊",將"水平對齊"選擇"靠左",將"垂直對齊"選擇"分散對齊",選中"自動換行"，點(diǎn)“確定”。你再用鼠標(biāo)將行高根據(jù)你要求的行距調(diào)整到適當(dāng)高度即可。注：綠色內(nèi)容為關(guān)鍵點(diǎn)，很多人就是這一點(diǎn)設(shè)置不對而無法調(diào)整行間距。十二、如何在EXCEL中引用當(dāng)前工作表名如果你的工作薄已經(jīng)保存,下面公式可以得到單元格所在工作表名: =RIGHT(CELL("filename"),LEN(CELL("filename")-FIND("",CELL("filename")十三、相同格式多工作表匯總求和方法假定同一工作薄有SHEET1至SHEET100共100個相同格式的工作表需要匯總求和，結(jié)果放在SHEET101工作表中，請在SHEET101的A1單元格輸入：=SUM(單擊SHEET1標(biāo)簽，按住Shift鍵并單擊SHEET100標(biāo)簽，單擊A1單元格，再輸入：）此時公式看上去內(nèi)容如下：=SUM('SHEET1:SHEET100'!A1)按回車后公式變?yōu)?#160;               =SUM(SHEET1:SHEET100!A1)所以，最簡單快捷的方法就是在SHEET101的A1單元格直接輸入公式：=SUM('SHEET1:SHEET100'!A1)然后按回車。十四、如何判斷單元格里是否包含指定文本？假定對A1單元格進(jìn)行判斷有無"指定文本",以下任一公式均可: =IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","無") =IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1),"無","有")十五、如何替換EXCEL中的通配符“?”和“*”？在EXECL中查找和替換時，?代表任意單個字符，*代表任意多個字符。如果要將工作表中的"?"和"*"替換成其他字符，就只能在查找框中輸入?和*才能正確替換。另外如果要替換本身,在查找框中要輸入才行。十六、EXCEL中排名次的兩種方法：（一）、用RANK()函數(shù)： 假定E列為成績，F(xiàn)列為名次，F(xiàn)2單元格公式如下： =RANK(E2,E2:Ex,0) 這種方法，分?jǐn)?shù)相同時名次相同，隨后的名次將空缺。 例如：兩個人99分，并列第2名，則第3名空缺，接下來是第4名。（二）、用公式排序(中國式排名)： 假定成績在E列,請在F2輸入公式：=SUM(IF(E$2:E$1000>E2,1/COUNTIF(E$2:E$1000,E$2:E$1000)+1公式以Ctrl+Shift+Enter三鍵結(jié)束。第二種方法分?jǐn)?shù)相同的名次也相同，不過隨后的名次不會空缺。十七、什么是單元格的相對引用、絕對引用和混合引用？相對引用、絕對引用和混合引用是指在公式中使用單元格或單元格區(qū)域的地址時，當(dāng)將公式向旁邊復(fù)制時，地址是如何變化的。 具體情況舉例說明： 1、相對引用，復(fù)制公式時地址跟著發(fā)生變化，如C1單元格有公式：=A1+B1 當(dāng)將公式復(fù)制到C2單元格時變?yōu)椋?A2+B2 當(dāng)將公式復(fù)制到D1單元格時變?yōu)椋?B1+C1       2、絕對引用，復(fù)制公式時地址不會跟著發(fā)生變化，如C1單元格有公式：=$A$1+$B$1 當(dāng)將公式復(fù)制到C2單元格時仍為：=$A$1+$B$1 當(dāng)將公式復(fù)制到D1單元格時仍為：=$A$1+$B$1        3、混合引用，復(fù)制公式時地址的部分內(nèi)容跟著發(fā)生變化，如C1單元格有公式：=$A1+B$1 當(dāng)將公式復(fù)制到C2單元格時變?yōu)椋?$A2+B$1 當(dāng)將公式復(fù)制到D1單元格時變?yōu)椋?$A1+C$1        規(guī)律：加上了絕對地址符“$”的列標(biāo)和行號為絕對地址，在公式向旁邊復(fù)制時不會發(fā)生變化，沒有加上絕對地址符號的列標(biāo)和行號為相對地址，在公式向旁邊復(fù)制時會跟著發(fā)生變化?；旌弦脮r部分地址發(fā)生變化。注意：工作薄和工作表都是絕對引用，沒有相對引用。技巧：在輸入單元格地址后可以按F4鍵切換“絕對引用”、“混合引用”和“相對引用”狀態(tài)。十八、求某一區(qū)域內(nèi)不重復(fù)的數(shù)據(jù)個數(shù)例如求A1:A100范圍內(nèi)不重復(fù)數(shù)據(jù)的個數(shù)，某個數(shù)重復(fù)多次出現(xiàn)只算一個。有兩種計算方法：一是利用數(shù)組公式：=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數(shù)組公式符號""。二是利用乘積求和函數(shù)：=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)十九、EXCEL中如何動態(tài)地引用某列的最后一個單元格？在SHEET2中的A1單元格中引用表SHEET1中的A列的最后一個單元格中的數(shù)值(SHEET1中A列的最后一個單元格的數(shù)值不確定,隨時會增加行數(shù))：=OFFSET(Sheet1!A1,COUNTA(Sheet1!A:A)-1,0,1,1) 或者:                =INDIRECT("sheet1!A"&COUNTA(Sheet1!A:A) 注:要確保你SHEET1的A列中間沒有空格。二十、如何在一個工作薄中建立幾千個工作表右擊某個工作表標(biāo)簽,點(diǎn)"插入",選擇"工作表",點(diǎn)"確定",然后按住Alt+Enter鍵不放,你要多少個你就按住多久不放,你會看到工作表數(shù)量在不斷增加,幾千個都沒有問題。二十一、如何知道一個工作薄中有多少個工作表方法一： 點(diǎn)"工具"->"宏"->"VB編輯器"->"插入"->"模塊",輸入如下內(nèi)容: Sub sheetcount() Dim num As Integer num = ThisWorkbook.Sheets.Count Sheets(1).Select Cells(1, 1) = num End Sub 運(yùn)行該宏，在第一個(排在最左邊的)工作表的A1單元格中的數(shù)字就是sheet的個數(shù)。方法二： 按Ctrl+F3(或者點(diǎn)"插入"->"名稱"->"定義"),打開"定義名稱"對話框 定義一個X "引用位置"輸入:=get.workbook(4) 點(diǎn)"確定"。 然后你在任意單元格輸入=X 出來的結(jié)果就是sheet的個數(shù)。參考資料：二十二、一個工作薄中有許多工作表如何快速整理出一個目錄工作表            1、用宏3.0取出各工作表的名稱，方法：             Ctrl+F3出現(xiàn)自定義名稱對話框，取名為X，在“引用位置”框中輸入：=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("",GET.WORKBOOK(1)+1,100) 確定              2、用HYPERLINK函數(shù)批量插入連接，方法：              在目錄工作表（一般為第一個sheet）的A2單元格輸入公式：=HYPERLINK("#'"&INDEX(X,ROW()&"'!A1",INDEX(X,ROW() 將公式向下填充，直到出錯為止，目錄就生成了。參考資料：