第五 控制PPT課件

控制的意義 法約爾曾經(jīng)指出，控制必須施之于一切的事、人和工作。這是因?yàn)榧词褂型晟频挠?jì)劃、有效的組織和領(lǐng)導(dǎo)，都不能保證組織目標(biāo)的自然達(dá)成，而需要進(jìn)行強(qiáng)有力的控制與監(jiān)督。 羅賓斯指出，有效的管理始終是督促他人、控制他人的活動(dòng)，以保證應(yīng)該采取的行動(dòng)得以順利進(jìn)行，以及他人應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。 因此，有人說(shuō)“管理就是控制，控制就是管理”。 1第1頁(yè)/共33頁(yè)控制的重要性可以從兩個(gè)方面來(lái)理解：一是控制的普遍性 控制職能普遍存在于任何組織、任何活動(dòng)當(dāng)中。因?yàn)樵诂F(xiàn)代管理系統(tǒng)中，人、財(cái)、物、信息等要素的組合關(guān)系是多種多樣的，時(shí)空變化及環(huán)境的影響很大，組織內(nèi)部運(yùn)行和結(jié)構(gòu)有時(shí)變化也很大，加上組織關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，各種隨機(jī)因素很多，預(yù)測(cè)不可能完全準(zhǔn)確，制定出的計(jì)劃在執(zhí)行過(guò)程中不僅可能會(huì)出現(xiàn)偏差，而且還會(huì)發(fā)生未曾預(yù)料到的情況。這時(shí)，控制工作就起到了執(zhí)行和完成計(jì)劃的保障作用以及在管理控制中產(chǎn)生新的計(jì)劃、新的目標(biāo)和新的控制標(biāo)準(zhǔn)的作用。所以說(shuō)，控制是一項(xiàng)普遍而廣泛的管理職能。2第2頁(yè)/共33頁(yè) 二是控制的全程性 控制職能作為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)及改進(jìn)工作的有效手段存在于管理活動(dòng)的全過(guò)程中。盡管計(jì)劃可以制定出來(lái)，組織結(jié)構(gòu)可以調(diào)整得非常有效，員工的積極性也可以調(diào)動(dòng)起來(lái)，但是這些仍然不能保證所有的行動(dòng)能按計(jì)劃執(zhí)行，不能保證管理者追求的目標(biāo)一定能達(dá)到，必須依靠控制工作在計(jì)劃實(shí)施的各個(gè)階段通過(guò)糾正偏差的行動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，控制職能存在于管理活動(dòng)的全過(guò)程中，它不僅可以維持其他職能的正?；顒?dòng)，而且在必要的時(shí)侯可以改變其他管理職能的活動(dòng)。3第3頁(yè)/共33頁(yè)控制與其他管理職能的關(guān)系 控制與計(jì)劃的關(guān)系 控制與組織的關(guān)系 控制與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 4第4頁(yè)/共33頁(yè)管理控制系統(tǒng)的組成控制的目標(biāo)，即進(jìn)行控制活動(dòng)的目的取向，也是進(jìn)行控制活動(dòng)的依據(jù)。 控制的主體，即各級(jí)管理者及其所屬的各職能部門(mén)?？刂频膶?duì)象，控制系統(tǒng)控制的對(duì)象應(yīng)是組織的整個(gè)活動(dòng)?？刂频姆椒ê褪侄?，即為達(dá)到有效的控制，所采用的各種科學(xué)方法和手段。5第5頁(yè)/共33頁(yè)5.2 控制原則未來(lái)導(dǎo)向原則 未來(lái)導(dǎo)向的原則，是指控制工作應(yīng)當(dāng)著眼未來(lái)，而不是只有當(dāng)出現(xiàn)了偏差才進(jìn)行控制。由于在整個(gè)控制系統(tǒng)中存在著時(shí)滯，所以一個(gè)控制系統(tǒng)越是以前饋而不是以簡(jiǎn)單的信息反饋為基礎(chǔ)，則管理人員越是能夠有效地預(yù)防偏差或及時(shí)采取措施糾正偏差。6第6頁(yè)/共33頁(yè)反映計(jì)劃要求原則 孔茨曾說(shuō)：“可以把計(jì)劃工作和控制工作看成一可以把計(jì)劃工作和控制工作看成一把剪刀的兩刃。沒(méi)有任何一刃，剪刀也就沒(méi)有用把剪刀的兩刃。沒(méi)有任何一刃，剪刀也就沒(méi)有用了。沒(méi)有了目標(biāo)與計(jì)劃，也就不可能控制，這是了。沒(méi)有了目標(biāo)與計(jì)劃，也就不可能控制，這是因?yàn)楸仨氁褬I(yè)績(jī)同某些已規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)相比較因?yàn)楸仨氁褬I(yè)績(jī)同某些已規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)相比較。”控制的目的是為了實(shí)現(xiàn)計(jì)劃，計(jì)劃是控制所采用的績(jī)效衡量標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)。因此，管理者在制定計(jì)劃時(shí)要考慮到相關(guān)的控制因素。計(jì)劃越明確、越全面完整，控制工作就越有成效。7第7頁(yè)/共33頁(yè)組織適應(yīng)性原則 控制必須反映組織結(jié)構(gòu)的類型和狀況。組織結(jié)構(gòu)是明確職權(quán)和責(zé)任的依據(jù)。為此，控制必須反映組織的結(jié)構(gòu)狀況并由健全的組織結(jié)構(gòu)來(lái)保證，否則，控制只是空談。健全的組織結(jié)構(gòu)一方面要能在組織中將反映實(shí)際工作狀態(tài)的信息迅速地上傳下達(dá)，保證聯(lián)絡(luò)渠道暢通；另一方面要責(zé)權(quán)分明，使組織結(jié)構(gòu)中的各部門(mén)和個(gè)人切實(shí)擔(dān)負(fù)起自己的責(zé)任。否則，出現(xiàn)了偏差就難以糾正，控制也就不可能實(shí)現(xiàn)。 8第8頁(yè)/共33頁(yè)關(guān)鍵點(diǎn)原則 控制工作要突出重點(diǎn)，要針對(duì)重要的、關(guān)鍵的因素實(shí)施重點(diǎn)控制。事實(shí)上，組織中的活動(dòng)往往錯(cuò)綜復(fù)雜，管理者根本無(wú)法對(duì)每一個(gè)方面實(shí)施完全的控制，它們應(yīng)該且只能將注意力集中于計(jì)劃執(zhí)行中的一些關(guān)鍵影響因素上。因此，控制住了關(guān)鍵點(diǎn)，也就控制住了全局。選擇關(guān)鍵控制點(diǎn)的能力是管理的藝術(shù)，有效控制在很大程度上取決于這種能力。9第9頁(yè)/共33頁(yè)例外原則 控制工作應(yīng)注意計(jì)劃實(shí)施中的例外偏差（超出一般情況的特別好或特別壞的情況）。對(duì)例外情況要考慮實(shí)際情況。在偏離標(biāo)準(zhǔn)的各種情況中，某些微小的偏差可能比某些較大的偏差影響更大。因此，在實(shí)際工作中，控制的例外原則必須與控制關(guān)鍵點(diǎn)原則相結(jié)合，把注意力集中在對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)的例外情況的控制上。關(guān)鍵點(diǎn)原則強(qiáng)調(diào)選擇控制點(diǎn)，而例外原則強(qiáng)調(diào)觀察在這些控制點(diǎn)上所發(fā)生的異常偏差。10第10頁(yè)/共33頁(yè)及時(shí)性原則 指在控制工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，并能及時(shí)采取措施糾正。一個(gè)有效的控制系統(tǒng)必須能夠提供及時(shí)的信息。信息是控制的基礎(chǔ)。為提高控制的及時(shí)性，信息的收集和傳遞必須及時(shí)。如果信息的收集和傳遞不及時(shí)，信息處理的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，則偏差就不能及時(shí)糾正。11第11頁(yè)/共33頁(yè)客觀性原則 在控制工作中，管理者不能憑個(gè)人的主觀經(jīng)驗(yàn)或直覺(jué)判斷，而應(yīng)采用科學(xué)的方法，尊重客觀事實(shí)?？刂乒ぷ鞯目陀^性要求控制系統(tǒng)應(yīng)盡可能提供和使用無(wú)偏見(jiàn)的、詳細(xì)的、可以被證實(shí)和理解的信息。同時(shí)，還要求必須具有客觀的、準(zhǔn)確的和適當(dāng)?shù)目刂茦?biāo)準(zhǔn)。為了保證控制的客觀性，就要求盡可能將衡量標(biāo)準(zhǔn)加以量化。量化程度越高，控制越規(guī)范。12第12頁(yè)/共33頁(yè)準(zhǔn)確性原則 一個(gè)控制系統(tǒng)要行之有效必須具備準(zhǔn)確性?；诓粶?zhǔn)確信息的決策，往往是錯(cuò)誤的決策，會(huì)使整個(gè)組織蒙受損失。現(xiàn)實(shí)中由于各種因素的影響，常常將不準(zhǔn)確性帶入控制系統(tǒng)之中。有時(shí)可能是因?yàn)楹饬靠?jī)效的工具精確度不夠；有時(shí)可能是工作人員出于個(gè)人利益，人為地虛報(bào)數(shù)據(jù)。因此管理者需要選擇適用的、精確的績(jī)效衡量方法和工具來(lái)避免產(chǎn)生誤差，同時(shí)還要采取預(yù)防措施，運(yùn)用先進(jìn)的管理技能避免出現(xiàn)弄虛作假行為。13第13頁(yè)/共33頁(yè)彈性原則 有效的控制系統(tǒng)應(yīng)有足夠的彈性，以適應(yīng)各種不利的環(huán)境變化或利用各種新的機(jī)會(huì)。如今技術(shù)進(jìn)步日新月異，顧客需求不斷變化，組織所處內(nèi)外部環(huán)境中的干擾性、復(fù)雜性越來(lái)越大。如果沒(méi)有一個(gè)靈活的系統(tǒng)對(duì)這些變化作出準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)或反映，并據(jù)此調(diào)整組織活動(dòng)，組織的生存難以維系。因此，對(duì)各種可能出現(xiàn)的情況盡量準(zhǔn)備好各種可選擇的方案，以使控制更具有靈活性。14第14頁(yè)/共33頁(yè)經(jīng)濟(jì)性原則 控制要考慮費(fèi)用問(wèn)題。將控制所需的費(fèi)用同控制所產(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行比較，當(dāng)通過(guò)控制所獲得的價(jià)值大于它所需費(fèi)用時(shí)，才有必要實(shí)施控制。 從經(jīng)濟(jì)性的角度考慮，控制系統(tǒng)并不是越復(fù)雜越好，控制力度越大越好。在許多情況下，這種投入的增加并不一定會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃能更順利地實(shí)現(xiàn)。如果控制能夠以最小的費(fèi)用來(lái)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的控制目的，那么這種控制系統(tǒng)就是最有效的。15第15頁(yè)/共33頁(yè)5.3 控制原理 在西方古典管理理論中，當(dāng)時(shí)所強(qiáng)調(diào)的控制職能是只憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行控制。如今的控制是以科學(xué)理論為基礎(chǔ)的。 管理控制的理論基礎(chǔ)是現(xiàn)代科學(xué)中具有較強(qiáng)綜合性的基礎(chǔ)理論，即系統(tǒng)論、信息論和控制論。 16第16頁(yè)/共33頁(yè)5.4 控制過(guò)程及其類型 控制過(guò)程 一是確定標(biāo)準(zhǔn) 二是衡量績(jī)效 三是采取措施17第17頁(yè)/共33頁(yè)一. 確定標(biāo)準(zhǔn) 標(biāo)準(zhǔn)從計(jì)劃中產(chǎn)生。計(jì)劃是管理者設(shè)計(jì)控制工作和進(jìn)行控制工作的準(zhǔn)繩，控制工作第一步是制定計(jì)劃。實(shí)際上標(biāo)準(zhǔn)有多種，例如：（1）實(shí)物標(biāo)準(zhǔn)。（2）成本標(biāo)準(zhǔn)。（3）資本標(biāo)準(zhǔn)。（4）收益標(biāo)準(zhǔn)。（5）計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)。（6）無(wú)形標(biāo)準(zhǔn)。（7）以指標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)。 在實(shí)際工作當(dāng)中，不管采取哪種類型的標(biāo)準(zhǔn)，都需要按照控制對(duì)象的特點(diǎn)來(lái)決定。 18第18頁(yè)/共33頁(yè)2. 衡量績(jī)效 （1）如何衡量（個(gè)人觀察、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、口頭匯報(bào)和書(shū)面報(bào)告） （2）衡量什么（有一些控制準(zhǔn)則是在任何管理環(huán)境中都通用的。比如，營(yíng)業(yè)額或出勤率可以考核員工的基本情況；費(fèi)用預(yù)算可以將管理者的辦公支出控制在一定的范圍之內(nèi)）19第19頁(yè)/共33頁(yè)3. 采取措施 維持原狀； 糾正偏差； 修訂標(biāo)準(zhǔn)。走動(dòng)式管理走動(dòng)式管理管理者走進(jìn)工作場(chǎng)所，直接與員工接觸。 20第20頁(yè)/共33頁(yè) 圖5-4 5-4 控制過(guò)程 21第21頁(yè)/共33頁(yè)控制類型 信息是控制當(dāng)中的重要因素。管理中的控制信息可以來(lái)自系統(tǒng)的輸出結(jié)果，也可以來(lái)自過(guò)程中，或者來(lái)自系統(tǒng)的輸入及主要擾動(dòng)量的變化。 第一種稱為反饋控制； 第二種稱為同期控制； 第三種稱為前饋控制。22第22頁(yè)/共33頁(yè)加工輸入輸出前饋式控制預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的問(wèn)題同步式控制在問(wèn)題發(fā)生時(shí)解決反饋式控制在問(wèn)題發(fā)生后解決圖圖13-5 控制的類型控制的類型第23頁(yè)/共33頁(yè)5.5 控制方法 預(yù)算控制方法 生產(chǎn)控制方法 財(cái)務(wù)控制方法 審計(jì)控制方法 平衡計(jì)分卡 損益平衡分析24第24頁(yè)/共33頁(yè)v預(yù)算分為：（1）收入預(yù)算；（2）支出預(yù)算；（3）資金支出預(yù)算；（4）現(xiàn)金預(yù)算；（5）資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算等。v預(yù)算的作用與不足：預(yù)算可以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)績(jī)效具有可比性，使管理者了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，調(diào)整和協(xié)調(diào)企業(yè)活動(dòng)方向。它的不足是容易導(dǎo)致控制過(guò)細(xì)，容易導(dǎo)致本位主義，容易導(dǎo)致效能低下，缺乏靈活性。預(yù)算控制方法第25頁(yè)/共33頁(yè)生產(chǎn)控制方法 對(duì)供應(yīng)商的控制 庫(kù)存控制 質(zhì)量控制第26頁(yè)/共33頁(yè)財(cái)務(wù)控制方法 財(cái)務(wù)報(bào)表是用于反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)的期末財(cái)務(wù)狀況和計(jì)劃期內(nèi)的經(jīng)營(yíng)成果的數(shù)字表。財(cái)務(wù)報(bào)表分析，也稱經(jīng)營(yíng)分析，就是以財(cái)務(wù)報(bào)表為依據(jù)來(lái)判斷企業(yè)經(jīng)營(yíng)的好壞，并分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)的長(zhǎng)處和短處。 利潤(rùn)率分析，指分析企業(yè)收益狀況的好壞；流動(dòng)性分析，指分析企業(yè)負(fù)債與支付能力是否相適應(yīng)，資金的周轉(zhuǎn)狀況是否良好等；生產(chǎn)率分析，指分析企業(yè)在計(jì)劃期間內(nèi)生產(chǎn)出多少新的價(jià)值，又是如何進(jìn)行分配將其變?yōu)槿斯こ杀?、?yīng)付利息和凈利潤(rùn)的。第27頁(yè)/共33頁(yè)審計(jì)控制方法 審計(jì)包括財(cái)務(wù)審計(jì)與管理審計(jì)。近來(lái)出現(xiàn)了推行以保護(hù)環(huán)境為目的的清潔生產(chǎn)審計(jì)。 所謂財(cái)務(wù)審計(jì)是以財(cái)務(wù)活動(dòng)為中心內(nèi)容，以檢查并核實(shí)賬目、憑證、財(cái)務(wù)、債務(wù)以及結(jié)算關(guān)系等客觀事物為手段，以判斷財(cái)務(wù)報(bào)表中所列出的綜合的會(huì)計(jì)事項(xiàng)是否正確無(wú)誤，報(bào)表本身是否可以依賴為目的的控制方法。 所謂管理審計(jì)是檢查一個(gè)單位或部門(mén)管理工作的好壞，評(píng)價(jià)人力、物力和財(cái)力的組織及利用的有效性。其目的在于通過(guò)改進(jìn)管理工作來(lái)提高經(jīng)濟(jì)效益。第28頁(yè)/共33頁(yè)平衡計(jì)分卡 平衡計(jì)分卡 一種包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的多種角度評(píng)估組織業(yè)績(jī)的方法第29頁(yè)/共33頁(yè) 損益平衡分析是通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)量（產(chǎn)量、銷售量、銷售額）、成本、利潤(rùn)三者相互制約關(guān)系的綜合分析，以預(yù)測(cè)利潤(rùn)、控制成本的一種分析方法。它是利用成本特性，即成本總額與產(chǎn)量之間的依存關(guān)系，來(lái)指明企業(yè)獲利經(jīng)營(yíng)的業(yè)務(wù)量界限，從而達(dá)到控制的作用。30損益平衡分析第30頁(yè)/共33頁(yè)31虧損區(qū)虧損區(qū)盈利區(qū)盈利區(qū)銷售收入總成本變動(dòng)成本固定成本產(chǎn)品產(chǎn)量QEOE金額 損益平衡圖 第31頁(yè)/共33頁(yè)32復(fù)習(xí)思考題v1.管理中控制的含義和作用是什么？v2.控制的基本原則有哪些？v3.前饋控制、同期控制和反饋控制的含義及作用。v4.控制的基本方法有哪些？v5.“控制就是管理，管理就是控制”，請(qǐng)對(duì)這一說(shuō)法作出分析。第32頁(yè)/共33頁(yè)33感謝您的觀看！第33頁(yè)/共33頁(yè)