01行政事務(wù) 管理規(guī)定

編號：時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第3頁 共3頁編 號 FNC01 共 3 頁第 1 頁行 政 事 務(wù) 管 理 規(guī) 定 一 、 總 則 第一條 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理，印鑒管理，公文打印管理，辦公用品管理，庫房管理、郵發(fā)管理等。 二、 檔案管理 第三條 歸檔范圍： 公司的規(guī)化、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。 第四條 檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。 第五條 檔案的借閱與索?。?（一） 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門主任、主管經(jīng)理、借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。 （二） 公司其他人員需借閱檔案時,需經(jīng)部門主管批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)。 （三） 借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案由公司辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。 第六條 檔案的銷毀： （一） 任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。 （二） 若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。 （三） 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫，編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。 三 、 印鑒管理 第七條 公司印鑒由公司辦公室主任負(fù)責(zé)保管。 第八條 公司印鑒的使用一律由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字許可后管理印簽人方可蓋編 號 FNC01 共 3 頁第 2 頁 章，如違反此項規(guī)定造成后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。 第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明以及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存檔。 第十條 公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字方可開出，持空白介紹信外出工作，歸來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用者必須交回。 第十一條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。 四、 公文打印管理 第十二條 公司公文的打印工作由公司辦公室負(fù)責(zé)。 第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交辦公室統(tǒng)印。 第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件至少一式二份，交公司辦公室留底存 檔。 五、 辦公用品的管理 第十五條 辦公室用品的購發(fā)： （一） 公司辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各部、室，由部主任簽字領(lǐng)回。 （二） 除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。 （三） 公司新聘工作人員辦公用品，公司辦公室根據(jù)部室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員正常工作。 （四） 負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全，量足質(zhì)優(yōu)，庫存合理，開支適當(dāng)，用品保管好。 （五） 負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品人員要建立帳簿，辦好入庫、出庫手續(xù)，出庫需由領(lǐng)取人簽字。 （六） 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔。注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。 六、 庫房管理編 號 FNC01 共 3 頁第 3 頁 第十六條 庫房物資存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。 第十七條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當(dāng)面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。 第十八條 物資入庫后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。 第十九條 嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可出庫。 第二十條 庫房物資，一般不可外借，特殊情況由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)辦理外借手續(xù)。 第二十一條 嚴(yán)格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準(zhǔn)確，不得 隨意涂改。 第二十二條 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。 七、 郵發(fā)管理第二十三條 公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。所有公發(fā)信件、郵件由收發(fā)員登記，負(fù)責(zé)寄發(fā)。 八、 附 則 第二十四條 本規(guī)定如有未盡事宜或隨公司的發(fā)展，有不適應(yīng)工作需要的各部門可提 出修改意見，辦公室研究并呈請總經(jīng)理批示。 第二十五條 本規(guī)定解釋權(quán)歸辦公室。 第二十六條 本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。 第 3 頁 共 3 頁