Excel35招 財務(wù)報表 Excel函數(shù)

Excel35招 財務(wù)報表 Excel函數(shù)也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財務(wù)報表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。 一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示 在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色顯示，低于1000元的工資總額以“棕色顯示，其它以“黑色顯示，我們可以這樣設(shè)置。 1.翻開“工資表工作簿，選中“工資總額所在列，執(zhí)行“格式條件格式命令，翻開“條件格式對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000。單擊“格式按鈕，翻開“單元格格式對話框，將“字體的“顏色設(shè)置為“紅色。 2.按“添加按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色；小于1000，字體設(shè)置為“棕色)。 3.設(shè)置完成后，按下“確定按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。 二、建立分類下拉列表填充項(xiàng) 我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性功能建了一個分類下拉列表填充項(xiàng)。 1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)、“商業(yè)企業(yè)、“個體企業(yè)等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。 2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)名稱所在列)，在“名稱欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)字符后，按“回車鍵進(jìn)行確認(rèn)。 仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)、“個體企業(yè) 3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性命令，翻開“數(shù)據(jù)有效性對話框。在“設(shè)置標(biāo)簽中，單擊“允許右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列選項(xiàng)，在下面的“來源方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)，“商業(yè)企業(yè)，“個體企業(yè)序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。 再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再翻開“數(shù)據(jù)有效性對話框，選中“序列選項(xiàng)后，在“來源方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。 4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。 提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。 三、建立“常用文檔新菜單 在菜單欄上新建一個“常用文檔菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。 1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義選項(xiàng)，翻開“自定義對話框。在“命令標(biāo)簽中，選中“類別下的“新菜單項(xiàng)，再將“命令下面的“新菜單拖到菜單欄。 按“更改所選內(nèi)容按鈕，在彈出菜單的“命名框中輸入一個名稱(如“常用文檔)。 2.再在“類別下面任選一項(xiàng)(如“插入選項(xiàng))，在右邊“命令下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。 重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。 3.選中“常用文檔菜單中某個菜單項(xiàng)(如“工資表等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接翻開選項(xiàng)，翻開“分配超鏈接對話框。通過按“查找范圍右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls等)文件夾，并選中該工作簿文檔。 重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。 4.以后需要翻開“常用文檔菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。 提示：盡管我們將“超鏈接選項(xiàng)拖到了“常用文檔菜單中，但并不影響“插入菜單中“超鏈接菜單項(xiàng)和“常用工具欄上的“插入超鏈接按鈕的功能。 四、制作“專業(yè)符號工具欄 在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號工具欄。 1.執(zhí)行“工具宏錄制新宏命令，翻開“錄制新宏對話框，輸入宏名?如“fuhao1?并將宏保存在“個人宏工作簿中，然后“確定開始錄制。選中“錄制宏工具欄上的“相對引用按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏工具欄上的“停止按鈕，完成宏的錄制。 仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏。 2.翻開“自定義對話框，在“工具欄標(biāo)簽中，單擊“新建按鈕，彈出“新建工具欄對話框，輸入名稱“專業(yè)符號，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。 切換到“命令標(biāo)簽中，選中“類別下面的“宏，將“命令下面的“自定義按鈕項(xiàng)拖到“專業(yè)符號欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。 3.選中其中一個“自定義按鈕，仿照第2個秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。 4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏選項(xiàng)，翻開“指定宏對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。 重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。 5.關(guān)閉“自定義對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。 五、用“視面管理器保存多個打印頁面 有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器吧。 1.翻開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。 2.執(zhí)行“視圖視面管理器命令，翻開“視面管理器對話框，單擊“添加按鈕，彈出“添加視面對話框，輸入一個名稱(如“上報表)后，單擊“確定按鈕。 3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加好其它的打印視面。 4.以后需要打印某種表格時，翻開“視面管理器，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印按鈕，一切就OK了。 六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。 1.執(zhí)行“格式選項(xiàng)命令，翻開“選項(xiàng)對話框，進(jìn)入“自定義序列標(biāo)簽中，在“輸入序列下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊,一車間,二車間,三車間等)，單擊“添加和“確定按鈕退出。 2.選中“部門列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序命令，翻開“排序?qū)υ捒?，單擊“選項(xiàng)按鈕，彈出“排序選項(xiàng)對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛剛自定義的序列，按兩次“確定按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來 工作表局部單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。 1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式單元格命令，翻開“單元格格式對話框，在“數(shù)字標(biāo)簽的“分類下面選中“自定義選項(xiàng)，然后在右邊“類型下面的方框中輸入“；(三個英文狀態(tài)下的分號)。 2.再切換到“保護(hù)標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏選項(xiàng)，按“確定按鈕退出。 3.執(zhí)行“工具保護(hù)保護(hù)工作表命令，翻開“保護(hù)工作表對話框，設(shè)置好密碼后，“確定返回。 經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。 提示：在“保護(hù)標(biāo)簽下，請不要去除“鎖定前面復(fù)選框中的“號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。 八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn) 在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢? 選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性命令，翻開“數(shù)據(jù)有效性對話框，切換到“輸入法模式標(biāo)簽下，按“模式右側(cè)的下拉按鈕，選中“翻開選項(xiàng)后，“確定退出。 以后中選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動翻開，中選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。 九、讓“自動更正輸入統(tǒng)一的文本 你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如?電腦報?而煩惱呢?那就往下看吧。 1.執(zhí)行“工具自動更正命令，翻開“自動更正對話框。 2.在“替換下面的方框中輸入“pcw(也可以是其他字符，“pcw用小寫)，在“替換為下面的方框中輸入“?電腦報?，再單擊“添加和“確定按鈕。 3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw字符?此時可以不考慮“pcw的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。 十、在Excel中自定義函數(shù) Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)： 1.執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器菜單命令(或按“Alt+F11快捷鍵)，翻開Visual Basic編輯窗口。 2.在窗口中，執(zhí)行“插入模塊菜單命令，插入一個新的模塊模塊1。 3.在右邊的“代碼窗口中輸入以下代碼： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。 以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。 提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。 十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢? 1.執(zhí)行“格式工作表背景命令，翻開“工作表背景對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。 2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。 3.按“格式工具欄上的“填充顏色右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板中，選中“白色。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色遮蓋了)。 提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。 十二、用連字符“&來合并文本 如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。 1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。 2.再次選中D1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。 3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼命令，翻開“選擇性粘貼對話框，選中其中的“數(shù)值選項(xiàng)，按下“確定按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。 4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。 提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值。 生成績條 常有朋友問“如何打印成績條這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。 此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。 1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！A，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN()。 2.再次選中A1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。 至此，成績條根本成型，下面簡單修飾一下。 3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，按“格式工具欄“邊框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。 4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用工具欄上的“格式刷按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。 按“打印按鈕，即可將成績條打印出來。 十四、Excel幫你選函數(shù) 在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比擬適宜。Excel的“搜索函數(shù)功能可以幫你縮小范圍，挑選出適宜的函數(shù)。 執(zhí)行“插入函數(shù)命令，翻開“插入函數(shù)對話框，在“搜索函數(shù)下面的方框中輸入要求(如“計數(shù))，然后單擊“轉(zhuǎn)到按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。 十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù) 有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3)某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口功能來實(shí)現(xiàn)。 執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口命令，翻開“監(jiān)視窗口，單擊其中的“添加監(jiān)視按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)。 以后，無論在哪個工作表中，只要翻開“監(jiān)視窗口，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。 十六、為單元格快速畫邊框 在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比擬麻煩，Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。 單擊“格式工具欄上“邊框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖工具欄邊框命令，展開“邊框工具欄。 單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。 提示：如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以去除掉錯誤的邊框。如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。 十七、控制特定單元格輸入文本的長度 你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。 例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)菜單的“有效性選項(xiàng)。在“設(shè)置卡片“有效性條件的“允許下拉菜單中選擇“文本長度。然后在“數(shù)據(jù)下拉菜單中選擇“等于，且“長度為“4。同時，我們再來到“出錯警告卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告設(shè)為“停止，并在“標(biāo)題和“錯誤信息欄中分別填入“輸入文本非法!和“請輸入四位數(shù)年份。字樣。 很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式的數(shù)值前方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比方“文本類型啊，“序列大小啊，“時間遠(yuǎn)近啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光榮呢。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次翻開Excel，軟件總是默認(rèn)翻開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。 那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名“Sheet1，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組字樣，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。 但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比方，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯菜單的“填充選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表。這時，Excel會彈出“填充成組工作表的對話框，在這里我們選擇“格式一項(xiàng)，點(diǎn)“確定后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。 十九、改變文本的大小寫 在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。 在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)?shù)拇笮?，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)，回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比方員工名單、籍貫等信息。 如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，那么要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比方我們要想從A5單元格中提取“武漢兩個字時，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比擬復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th后綴，但大但凡以“1、“2、“3結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st、“nd和“rd結(jié)尾的。而且，“11、“12、“13這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字是以“11、“12、“13結(jié)尾的，那么加上“th后綴；如果第1原那么無效，那么檢查最后一個數(shù)字，以“1結(jié)尾使用“st、以“2結(jié)尾使用“nd、以“3結(jié)尾使用“rd；如果第1、2原那么都無效，那么就用“th。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“平安填寫法，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$之類的符號。其實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT函數(shù)。它的根本格式是“=REPT(“特殊符號，填充位數(shù))。比方，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#號填充至16位，就要改為“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3；另外，如果我們想用“#號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，那么需要改為“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)立文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)立由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比擬效果。比方我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)月份的顯示區(qū)，將“G列那么作為直方圖中“超預(yù)算的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列的數(shù)值，用“Wingdings字體的“N字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),)，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“TRIM函數(shù)來刪除空格。比方現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫助：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),)+1)該式的含義是先用“SUBSTITUTE函數(shù)創(chuàng)立一個新字符串，并且利用“TRIM函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具菜單中的“加載宏，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具選項(xiàng)，“確定后Excel 2002就會自行安裝了。完成后我們再次翻開“工具菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換，一個獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域和“目標(biāo)區(qū)域，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了經(jīng)在Excel中完成過上百張財務(wù)報表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。 一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示 在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色顯示，低于1000元的工資總額以“棕色顯示，其它以“黑色顯示，我們可以這樣設(shè)置。 1.翻開“工資表工作簿，選中“工資總額所在列，執(zhí)行“格式條件格式命令，翻開“條件格式對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000。單擊“格式按鈕，翻開“單元格格式對話框，將“字體的“顏色設(shè)置為“紅色。 2.按“添加按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色；小于1000，字體設(shè)置為“棕色)。 3.設(shè)置完成后，按下“確定按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。 二、建立分類下拉列表填充項(xiàng) 我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性功能建了一個分類下拉列表填充項(xiàng)。 1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)、“商業(yè)企業(yè)、“個體企業(yè)等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。 2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)名稱所在列)，在“名稱欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)字符后，按“回車鍵進(jìn)行確認(rèn)。 仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)、“個體企業(yè) 3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性命令，翻開“數(shù)據(jù)有效性對話框。在“設(shè)置標(biāo)簽中，單擊“允許右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列選項(xiàng)，在下面的“來源方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)，“商業(yè)企業(yè)，“個體企業(yè)序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。 再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再翻開“數(shù)據(jù)有效性對話框，選中“序列選項(xiàng)后，在“來源方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。 4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。 提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。 三、建立“常用文檔新菜單 在菜單欄上新建一個“常用文檔菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。 1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義選項(xiàng)，翻開“自定義對話框。在“命令標(biāo)簽中，選中“類別下的“新菜單項(xiàng)，再將“命令下面的“新菜單拖到菜單欄。 按“更改所選內(nèi)容按鈕，在彈出菜單的“命名框中輸入一個名稱(如“常用文檔)。 2.再在“類別下面任選一項(xiàng)(如“插入選項(xiàng))，在右邊“命令下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。 重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。 3.選中“常用文檔菜單中某個菜單項(xiàng)(如“工資表等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接翻開選項(xiàng)，翻開“分配超鏈接對話框。通過按“查找范圍右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls等)文件夾，并選中該工作簿文檔。 重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。 4.以后需要翻開“常用文檔菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。 提示：盡管我們將“超鏈接選項(xiàng)拖到了“常用文檔菜單中，但并不影響“插入菜單中“超鏈接菜單項(xiàng)和“常用工具欄上的“插入超鏈接按鈕的功能。 四、制作“專業(yè)符號工具欄 在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號工具欄。 1.執(zhí)行“工具宏錄制新宏命令，翻開“錄制新宏對話框，輸入宏名?如“fuhao1?并將宏保存在“個人宏工作簿中，然后“確定開始錄制。選中“錄制宏工具欄上的“相對引用按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏工具欄上的“停止按鈕，完成宏的錄制。 仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏。 2.翻開“自定義對話框，在“工具欄標(biāo)簽中，單擊“新建按鈕，彈出“新建工具欄對話框，輸入名稱“專業(yè)符號，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。 切換到“命令標(biāo)簽中，選中“類別下面的“宏，將“命令下面的“自定義按鈕項(xiàng)拖到“專業(yè)符號欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。 3.選中其中一個“自定義按鈕，仿照第2個秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。 4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏選項(xiàng)，翻開“指定宏對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。 重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。 5.關(guān)閉“自定義對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。 五、用“視面管理器保存多個打印頁面 有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器吧。 1.翻開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。 2.執(zhí)行“視圖視面管理器命令，翻開“視面管理器對話框，單擊“添加按鈕，彈出“添加視面對話框，輸入一個名稱(如“上報表)后，單擊“確定按鈕。 3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加好其它的打印視面。 4.以后需要打印某種表格時，翻開“視面管理器，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印按鈕，一切就OK了。 六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。 1.執(zhí)行“格式選項(xiàng)命令，翻開“選項(xiàng)對話框，進(jìn)入“自定義序列標(biāo)簽中，在“輸入序列下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊,一車間,二車間,三車間等)，單擊“添加和“確定按鈕退出。 2.選中“部門列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序命令，翻開“排序?qū)υ捒?，單擊“選項(xiàng)按鈕，彈出“排序選項(xiàng)對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛剛自定義的序列，按兩次“確定按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。 七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來 工作表局部單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。 1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式單元格命令，翻開“單元格格式對話框，在“數(shù)字標(biāo)簽的“分類下面選中“自定義選項(xiàng)，然后在右邊“類型下面的方框中輸入“；(三個英文狀態(tài)下的分號)。 2.再切換到“保護(hù)標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏選項(xiàng)，按“確定按鈕退出。 3.執(zhí)行“工具保護(hù)保護(hù)工作表命令，翻開“保護(hù)工作表對話框，設(shè)置好密碼后，“確定返回。 經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。 提示：在“保護(hù)標(biāo)簽下，請不要去除“鎖定前面復(fù)選框中的“號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。 八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn) 在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢? 選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性命令，翻開“數(shù)據(jù)有效性對話框，切換到“輸入法模式標(biāo)簽下，按“模式右側(cè)的下拉按鈕，選中“翻開選項(xiàng)后，“確定退出。 以后中選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動翻開，中選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。 九、讓“自動更正輸入統(tǒng)一的文本 你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如?電腦報?而煩惱呢?那就往下看吧。 1.執(zhí)行“工具自動更正命令，翻開“自動更正對話框。 2.在“替換下面的方框中輸入“pcw(也可以是其他字符，“pcw用小寫)，在“替換為下面的方框中輸入“?電腦報?，再單擊“添加和“確定按鈕。 3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw字符?此時可以不考慮“pcw的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。 十、在Excel中自定義函數(shù) Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)： 1.執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器菜單命令(或按“Alt+F11快捷鍵)，翻開Visual Basic編輯窗口。 2.在窗口中，執(zhí)行“插入模塊菜單命令，插入一個新的模塊模塊1。 3.在右邊的“代碼窗口中輸入以下代碼： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。 以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。 提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。 十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢? 1.執(zhí)行“格式工作表背景命令，翻開“工作表背景對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。 2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。 3.按“格式工具欄上的“填充顏色右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板中，選中“白色。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色遮蓋了)。 提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。 十二、用連字符“&來合并文本 如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。 1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。 2.再次選中D1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。 3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼命令，翻開“選擇性粘貼對話框，選中其中的“數(shù)值選項(xiàng)，按下“確定按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。 4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。 提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值。 生成績條 常有朋友問“如何打印成績條這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。 此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。 1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！A，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN()。 2.再次選中A1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。 至此，成績條根本成型，下面簡單修飾一下。 3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，按“格式工具欄“邊框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。 4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用工具欄上的“格式刷按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。 按“打印按鈕，即可將成績條打印出來。 十四、Excel幫你選函數(shù) 在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比擬適宜。Excel的“搜索函數(shù)功能可以幫你縮小范圍，挑選出適宜的函數(shù)。 執(zhí)行“插入函數(shù)命令，翻開“插入函數(shù)對話框，在“搜索函數(shù)下面的方框中輸入要求(如“計數(shù))，然后單擊“轉(zhuǎn)到按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。 十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù) 有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3)某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口功能來實(shí)現(xiàn)。 執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口命令，翻開“監(jiān)視窗口，單擊其中的“添加監(jiān)視按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)。 以后，無論在哪個工作表中，只要翻開“監(jiān)視窗口，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。 十六、為單元格快速畫邊框 在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比擬麻煩，Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。 單擊“格式工具欄上“邊框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖工具欄邊框命令，展開“邊框工具欄。 單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。 提示：如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以去除掉錯誤的邊框。如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。 十七、控制特定單元格輸入文本的長度 你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。 例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)菜單的“有效性選項(xiàng)。在“設(shè)置卡片“有效性條件的“允許下拉菜單中選擇“文本長度。然后在“數(shù)據(jù)下拉菜單中選擇“等于，且“長度為“4。同時，我們再來到“出錯警告卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告設(shè)為“停止，并在“標(biāo)題和“錯誤信息欄中分別填入“輸入文本非法!和“請輸入四位數(shù)年份。字樣。 很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式的數(shù)值前方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比方“文本類型啊，“序列大小啊，“時間遠(yuǎn)近啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光榮呢。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次翻開Excel，軟件總是默認(rèn)翻開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。 那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名“Sheet1，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組字樣，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。 但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比方，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯菜單的“填充選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表。這時，Excel會彈出“填充成組工作表的對話框，在這里我們選擇“格式一項(xiàng)，點(diǎn)“確定后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。 十九、改變文本的大小寫 在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。 在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)?shù)拇笮?，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)，回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比方員工名單、籍貫等信息。 如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，那么要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比方我們要想從A5單元格中提取“武漢兩個字時，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比擬復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th后綴，但大但凡以“1、“2、“3結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st、“nd和“rd結(jié)尾的。而且，“11、“12、“13這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字是以“11、“12、“13結(jié)尾的，那么加上“th后綴；如果第1原那么無效，那么檢查最后一個數(shù)字，以“1結(jié)尾使用“st、以“2結(jié)尾使用“nd、以“3結(jié)尾使用“rd；如果第1、2原那么都無效，那么就用“th。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“平安填寫法，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$之類的符號。其實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT函數(shù)。它的根本格式是“=REPT(“特殊符號，填充位數(shù))。比方，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#號填充至16位，就要改為“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3；另外，如果我們想用“#號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，那么需要改為“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)立文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)立由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比擬效果。比方我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)月份的顯示區(qū)，將“G列那么作為直方圖中“超預(yù)算的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列的數(shù)值，用“Wingdings字體的“N字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),)