行政事務管理制度

精選資料行政事務管理制度1、目的對公司行政辦公所涉及的各項事務進行規(guī)范化、標準化管理，提升員工的職業(yè)素養(yǎng)，樹立公司的對外形象，實現(xiàn)員工管理的職業(yè)化，特制定本制度。2、適用范圍適用于公司員工日常行政事務。3、職責3.1辦公室負責本制度的歸口管理，負責本程序的編制和修改3.2各職能部門是日常行為規(guī)范的直接管理部門和責任部門。3.3辦公室為日常行為規(guī)范的檢查和監(jiān)督執(zhí)行部門。4、工作程序和要求4.1日常行為規(guī)范4.1.1嚴格遵守公司考勤相關規(guī)定，在規(guī)定上班時間前到崗，按照規(guī)定的時間就餐。不得無故遲到、早退。4.1.2辦公室內(nèi)保持桌椅整齊，辦公桌面保持整潔，除辦公用品及資料外，不得擺放個人物品，辦公柜文件夾擺放整齊，隨時保持本崗位所轄范圍的清潔衛(wèi)生。4.1.3工作時間保持個人電話暢通，在辦公區(qū)域因私打電話或接聽電話應語言簡潔明了。4.1.4不得在辦公區(qū)域高聲喧嘩吵鬧，不得在辦公區(qū)域吃零食，閑聊，上班期間不得瀏覽與業(yè)務無關的書籍，雜志，網(wǎng)站和視頻等。4.1.5參加公司各種會議，集會，應按時到會，不得遲到早退；如有特殊情況，要事先向主管請假，事后及時了解落實會議精神；會前手機關靜音，重要內(nèi)容做記錄。4.1.6衣帽整潔，上班時間不穿奇裝異服，拖鞋；女員工上班時間，化淡妝，不宜濃妝艷抹或戴過多首飾。4.1.7愛護公司財物，節(jié)約用水、用電，離開辦公場所30分鐘以上，必須關閉電燈等照明器具。4.1.8節(jié)約辦公耗材和紙張等低值易耗品，按需領用。4.2接待規(guī)范4.2.1對待上司要尊重，對待同事要熱情，處理工作時要保持頭腦冷靜，接待來賓時要笑臉相迎。4.2.2接人待物講文明禮貌，對外來咨詢?nèi)藛T要熱情接待、態(tài)度和藹，耐心傾聽與答復。4.2.3會談和會議期間要善于傾聽，不隨便打斷他人講話，不魯莽提問，不問及他人隱私或公司秘密，不要言語糾纏不休或語帶諷刺，勿出言不遜、惡語傷人。4.2.4與同行交談時，要注意措辭，謙虛謹慎，注意公司形象，不應互相傾軋，要客觀公正，不泄露商業(yè)機密。4.3日常辦公管理4.3.1辦公室人員嚴格履行職責 ，及時、準確完成所負責的各項工作，做到當天工作當天完成，不積壓、不拖延、不失誤。4.3.2辦公室人員所負責工作要積極主動辦理，辦理過程出現(xiàn)問題及困難要及時向部門主管請示匯報，所有上級交辦的工作，要及時向上級匯報工作進度，完成后需向上級匯報工作結果。4.3.3辦公用品需計劃采購，由辦公室負責，本著實用節(jié)約的原則，個人根據(jù)自己的實際需要，簽字登記領取；辦公用品只能用于辦公，不能移作他用或私用。4.3.4外出辦理工作，原則上統(tǒng)一選擇公共交通工具，事情確實緊急，需電話請示部門主管，經(jīng)得同意后方可換乘交通工具，憑發(fā)票進行實報實銷。4.3.5保守公司秘密及相關技術秘密，不準對外泄露有關經(jīng)營，銷售，單價，技術等機密，否則一經(jīng)核實，根據(jù)情節(jié)嚴重情況處理，重者予以辭退。4.3.6為公司做出突出貢獻者，公司視情況給予獎勵。4.4辦公用品管理4.4.1辦公用品的申請和購買（1）各部門根據(jù)實際需要，向辦公室報送月度辦公用品使用計劃，由辦公室統(tǒng)一呈報主管領導審批。（2）工作人員根據(jù)需要和計劃提出辦公用品的購買申請，報部門負責人、辦公室主任和總經(jīng)理批準；購買金額大于10000元的需董事會批準。（3）經(jīng)主管領導或董事會審批后，由辦公室根據(jù)使用計劃安排專人進行采購。4.4.2辦公用品的領用（1）辦公用品需求部門根據(jù)各自所需辦公用品到辦公室領取登記。（2）辦公室對部門和個人領取的辦公用品進行登記造冊，以便盤點清查。（3）所有辦公用品按月度計劃采購領用，超出部分辦公室有權拒發(fā)。4.4.3電腦的使用管理（1）嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩游戲。（2）嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關機密的文件資料。（3）定期對電腦內(nèi)的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。4.4.4固定電話的使用管理（1）固定電話由辦公室統(tǒng)一負責管理，各部門主管負責監(jiān)督并控制使用。（2）固定電話禁止私人使用。（3）電話出現(xiàn)故障的可報辦公室進行維修。4.4.5打印機、復印機的管理（1）為確保復印機的安全運轉(zhuǎn)，工作時間以外必須關機。（2）打印或者復印完成后，必須及時取走文件，防止失密。（3）禁止打印或復印私人資料。4.4.6辦公設備的盤點及報廢處理（1）辦公室負責對公司所有辦公設備進行分類，并建立辦公設備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。（2）在規(guī)定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個人承擔。（3）對決定報廢的辦公設備，辦公室應做好登記，在報廢處理表上寫清用品名稱、價格、數(shù)量、及報廢處理的其他有關事項。（4）報廢品由辦公室集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。4.5文件管理4.5.1文件收發(fā)（1）凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由辦公室擬稿，核稿，核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。（2）發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。（3）外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。4.5.2文件歸檔（1）公司所有文書、管理文件、記錄由辦公室按類別進行歸檔管理，按要求建立人事檔案、行政文書、勤務文件檔案等。（2）所有文件檔案必須制定統(tǒng)一標識和目錄，建立歸檔文件臺賬。（3）沒有歸檔和存查價值的公文，或多余、重復、過期和無保存價值的文件經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準可以定期銷毀。4.5.3文件借閱（1）已交辦公室存檔的文件在借閱時應進行登記，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。4.6印鑒管理4.6.1印鑒用途和保管（1）公司所有印鑒（公章、法人章、合同章、財務章、發(fā)票章等）實行專人管理。（2）合同章：主要用于公司簽訂各類對外合同，蓋章前須先到印章保管人處領取并填寫印章使用登記表。（3）法人私章：法人私章由公司銀行出納保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務，使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。（4）財務章：由財務部經(jīng)理保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等業(yè)務或發(fā)票上使用，發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章，發(fā)票專用章由財務部專人保管。（5）其他職能部門章，主要適用于各部門內(nèi)部使用，已經(jīng)刻制的職能部門章，由部門負責人進行保管并嚴格該章的使用管理辦法。4.6.2用印申請和使用（1）各部門需要蓋公章的文件、通知等，須到印章保管人處填寫登記印章使用登記表，由經(jīng)辦人核準，并在印章使用登記表中簽字。（2）特殊情況，可在“釘釘”中進行申請，相關領導批準后，由辦公室進行辦理。（3）嚴禁公章、合同章、法人私章獨立帶離公司使用，保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時，必須先報總經(jīng)理批準。辦理工商等年檢等事務，需將表格帶回公司蓋章。（4）司高層領導因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務，需要攜帶公司印章出差的，須經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理審批并及時歸還。（5）開具個人相關證明，需由分管副總經(jīng)理以上擔保簽批后方能使用，如涉及到個人經(jīng)濟擔保與證明時，原則上一律不予證明，其不良結果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負責。（6）公司印章只適用于與公司相關業(yè)務，不得從事有損公司利益之行為。（7）所有印章的使用，必須嚴格執(zhí)行公司的印章使用規(guī)定，做好申請和使用登記。如違規(guī)使用出現(xiàn)問題，后果自負，給公司造成損失的，公司將依法追究。THANKS !致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計劃書，學習課件等等打造全網(wǎng)一站式需求歡迎您的下載，資料僅供參考可修改編輯