《檔案管理制度》

精選資料1.目的：為了規(guī)范公司檔案管理工作，形成管理型、信息型、服務型循環(huán)管理體制；有效地保護和利用資料，制定本制度。2.范圍：適應于公司及其下屬子公司/分公司的運營與管理中涉及的所有文件、檔案的控制及管理。3.定義：3.1 文件的定義：凡公司內部留存，內（外）部流通的制度規(guī)定類、文件指示類、保存資料類、檔案、合同及證照類其他相關信息的載體；3.2 檔案的定義：凡承載公司相關信息的原始載體，可以是紙張、光盤、照片、電子媒體或標準樣本等；4.檔案管理機構與職責分工：4.1文控中心為公司檔案管理的統(tǒng)籌機構，負責文件檔案的鑒定、編排檢索目錄、利用、統(tǒng)計、發(fā)放、回收文件檔案資料及其日常監(jiān)控；4.2各部門主管或部門主管授權兼任本部門資料員的職員，負責本部門日常業(yè)務工作中產生的文件、資料的收集、整理，并按制度管理檔案，每年一次統(tǒng)一歸檔上交文控中心（5.3項所述文件資料除外）。5 .文件檔案的歸檔要求：5.1 公司標準化文控系統(tǒng)包含的紅頭文件、一級文件、二級文件、三級文件、管理表單、E類部門文件、公司證照文件資料等統(tǒng)一直接歸口到文控中心管理控制，由文控專員負責辦理簽發(fā)、歸檔、變更、銷毀手續(xù)。5.2 公司統(tǒng)一每年元月份做上年度112月份運營文件、資料的收集、整理與歸檔工作，各部門資料員必須按照制度管理并列出文件清單目錄，登記在B000-1文件歸檔登記表，連同文件資料原件（有電子版的要求電子版文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部門上交的文件歸檔登記表上交的同時要自留一份備查），特殊文檔按5.3規(guī)定處理。5.3 特殊文檔處理：5.3.1 董事會、監(jiān)事會、股東會、公司成立、變更、注銷、公司紅頭文件等機要檔案由董秘負責整理歸檔并管理，但每年歸檔填寫的文件歸檔登記表一式三份，提交董事長、文控中心各一份備案，董秘自留一份；5.3.2 產品核心技術的機要文件由技術授權責任人負責每年一次收集、整理、歸檔并填寫文件歸檔登記表一式三份，提交董事長、文控中心各一份備案，自留一份存查；5.3.3 年度內的財務憑證、財務賬本、財務報表及其財務分析報告等資料由相應的責任會計負責收集、整理、保管，按年度歸檔由主管會計負責管理。5.3.4 公司OA辦公軟件、ERP等系統(tǒng)軟件資料每半年一次由IT用光盤備份一套交文控中心歸檔。5.3.5 薪酬專員負責公司員工工資資料的日常收集、整理并自行歸檔，每年度整理一次離職人員工資檔案與各月度工資報表、當年調薪資料等歸檔入卷。5.4所有歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批或其他特別用處確實不能歸檔時，文控中心保存復印件，并加以標注說明。6. 文件檔案分類及編碼保管原則：6.1按保密程度劃分，將文件劃分為四個級別：絕密文件：印“絕密”標識，經總經理簽字批準方可調閱；機密文件：印“機密”標識，文件所屬部門最高負責人簽字批準可調閱；秘密文件：無密級標識，須經批準才能公布，文件所屬部門人員及其他部門經理級以上管理人員可調閱； 無保密等級文件：無密級標識，可直接發(fā)文公布，公司內任何人可以調閱。6.2檔案類別（下列為舉例說明，最終以各部門溝通后的確定版為準）：卷宗分類號一級目錄二級目錄編碼（文件類別）01企業(yè)標準類A紅頭文件、一級文件、B二級文件、C三級文件、E管理表單02公司證照類A資質證照、B資產證件、C產品證件、D合格證、E專利證03臨時文件類A各部門發(fā)出的臨時規(guī)定、B通知04部門業(yè)務類各部門的各業(yè)務模塊（年審/報表資料、會議記錄、合同協(xié)議類、）05外來文件類A國家級、B省級、C縣級、D區(qū)級、E地級06項目類A建筑項目、B安評項目、C環(huán)評項目、D資金申報項目、E其他項目07司法類A勞動糾紛、B民事糾紛、C行政處罰等08宣傳資料類A媒體報道、B公示、C網絡信息等09檔案類A人事檔案、B圖、音像、數(shù)據(jù)備份光盤等資料、C標本樣版、10機要類A董事會、B監(jiān)事會、C股東會、D工商局備案資料、E產品核心技術等11產品類A新產品登記申請、B產品實驗資料、12運營合同類A施工合同、B采買合同、C其他合同6.3編碼規(guī)則：6.3.1卷宗編碼：由卷宗分類號加年份組成。如：2015年入卷的外來文件類，卷宗編碼為：05（2015）；6.3.2卷內文件：（1）企業(yè)標準類的文件編號及管理按B001文件管理控制程序執(zhí)行；（2）其他文件編號為: 卷宗分類號文件分類號小類號序列號。如：入檔一份廠房3的建筑合同，編號示例為： 06A（01）001。06 A （01）001號序列號 小類號（三級目錄編碼）文件分類號（二級目錄編碼）卷宗分類號（一級目錄編碼）7.企業(yè)標準類文件的管理：7.1經審批發(fā)布的文件企業(yè)標準類文件，正本手簽原稿文件統(tǒng)一由文控中心保管，不得外借。電子檔可以給制定部門負責人。7.2 如非制定部門需要使用文件的，可向制定部門申請，由制定部門根據(jù)其實際情況，適量打印或復印發(fā)放副本文件，嚴禁非制定部門拷貝任何正式發(fā)布的文件電子檔。7.3現(xiàn)場使用的文件需要放置在適當?shù)淖鳂I(yè)場所，非現(xiàn)場使用的文件由各部門指派專人負責集中歸檔管理，確保文件的正確、整潔、清晰、完好，如有損壞，及時向部門負責人報告處理。7.4由部門保管或正式下發(fā)的文件，保管部門負責宣導和執(zhí)行理解，確保文件制度等得到正確執(zhí)行；7.5文件使用過程中，如各部門需借（調）閱正式文件作為參考，須先填寫B(tài)000-2檔案借閱申請表，并獲核準后，再向檔案室借（調）閱，且須在限期內歸還，屆時檔案室做好借（調）閱登記和在文件存放位置暫放B000-3文件代替卡，標明文件編號、借閱時間、借閱單位/人，以便查閱和催還。7.6借出檔案材料的時間不得逾期。過期未還的由檔案管理員催還或辦理續(xù)借手續(xù)。需要長期借出或借出不還的，須經分管領導批準并做好簽領手續(xù)。8.外來文件的管控：8.1外來文件由文控中心負責統(tǒng)一接收，如其他部門接收到的，應及時轉交文控中心以文件入檔登記表列帳保管，以供各部門借閱參考，除有實際生產或使用需求經申請核準分發(fā)外，原則上不予發(fā)放；8.2文件時效在半年內的（如開會或培訓的通知、廣告類），由文控中心的分管領導審批后交相關部門接收此文件，無需編號及存檔。8.3對接收到的有關法律法規(guī)、標準、資料及其它文件，由文控中心通過電子郵件方式分發(fā)到相關部門，同時做好發(fā)放記錄，但不予以更新和回收；9. 其他類檔案的管控：9.1秘密及以下密級文件檔案借閱參考流程：申請人填寫檔案借閱申請表申請部門第一責任人審核文件檔案對應部門第一責任人簽核文控中心授理。9.2機秘密及以上密級文件檔案借閱參考流程：申請人填寫檔案借閱申請表申請部門第一責任人審核文件檔案對應部門第一責任人簽核副總經理簽核/總經理簽核文控中心授予理/指定保管人員授理。9.3其他無密級文件，按上述第7條執(zhí)行。9.4由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，文控中心保存一份，財務科及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由文控中心保存原件。10.文件檔案的銷毀：10.1文控中心須對企業(yè)標準類文件的歷次版本制訂及修訂的原稿保存一年，并與有效文件分開保存，超過保存期限的文件，由文控中心填寫B(tài)0004文件銷毀申請經審批后執(zhí)行銷毀。10.2使用部門保存的舊版紙檔和電子檔也隨著新版本制度的發(fā)布或修訂公告而自動作廢，任何部門不允許保留及使用舊版文件。10.3超過保存期限的檔案，由文控中心填寫B(tài)0004文件銷毀申請，經檔案產生部門的負責人審核后執(zhí)行銷毀。10.4秘密及以上密級文件銷毀由文件對應部門負責人填寫B(tài)0004文件銷毀申請副總經理/總經理簽核申請人和檔案保管人員共同銷毀。10.5任何類型的文件檔案銷毀的目錄清單將永久保存。11.文控中心職能及檔案管理人員職責：11.1文控中心既是公司文件、檔案的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件檔案的機構，同是又是開發(fā)利用文件檔案資源的信息交流中心；11.2負責規(guī)劃、協(xié)調全公司文件檔案工作，對各部門文件檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查；11.3制訂和組織實施公司關于文件檔案的規(guī)章制度；11.4負責公司文件和檔案的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作；11.5嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件檔案密級和守密、解密工作；11.6開展文件檔案宣傳、咨詢活動，做好文件檔案的開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務；11.7發(fā)揮文件檔案的教育功能，將檔案室辦成公司培訓、教育基地之一；11.8開展文件檔案編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件檔案的信息源作用；11.9組織公司各部門檔案管理員的業(yè)務學習培訓，負責指導他們的工作；11.10做好防火、防蟲等工作，確保文件檔案安全；11.11凡檔案管理人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理相關手續(xù)。12. 文件檔案信息化管理：12.1文控中心應將所有文件檔案備份，無論是電子檔還是文本檔，或者兩者結合；12.2對于公司內部流通的相關制度、流程、文件指示類、無密級限制的文件及檔案應當上傳至OA系統(tǒng)的公共文件柜中，設置只讀權限，僅供查閱參考；使用表單類如無印刷版本的使用時可自行下載或打印；12.3證照類應全部掃描留存上傳至網站，公供查閱；12.4凡可設置電子檔的文件檔案，按密級設置權限，供查閱；13. 文件收集整理注意事項：13.1公司應設立專門地點或專用文件庫保存文件檔案；13.2文件的保管年限按相關法律規(guī)定執(zhí)行，法律未規(guī)定的，由文件管理部門擬定，分管領導審批后執(zhí)行。保管期限分永久保存、保存10年、5年、3年、1年內，介于兩種保管期限的，保管期限從長，對保管期限已滿的文件檔案依據(jù)有關規(guī)定進行鑒定銷毀；13.3對遺缺不全的文件檔案，采取不同措施，積極收集齊全及時催辦理完畢的文件檔案上交，在檢查齊全整理立卷歸檔；13.4歸檔前應將資料分類、分組放置；13.5案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制卷宗目錄和卷內目錄；13.6整理案卷，發(fā)現(xiàn)字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫或打印標題；13.7對所有文件檔案要系統(tǒng)排列，編制文件資料目錄，按一定次序排列和存放。13.8每年對文件檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和存放；13.9對文件資料的收進和移出，卷宗數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報；13.10公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的案值,嚴格做好檔案的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防鼠定、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固；14. 記錄：B000-1文件入檔登記表B000-2檔案借閱申請表B000-3文件代替卡B000-4文件銷毀申請 B000-5卷宗目錄表B000-6卷內目錄表可修改編輯精選資料B000-1文件入檔登記表日期文件編號文件名稱頁數(shù)交存人接存人備注 B000-2檔案借閱申請表日 期文件編號文 件 名借閱人預計歸還時間實際歸還時間經辦人B000-3文件代替卡日 期文件編號文件名頁 數(shù)借閱人預還時間B000-4文件銷毀申請日 期文件編號文 件 名頁 數(shù)銷毀原因銷毀方式備注 制表： 審核： 批準：B000-5卷宗目錄表卷宗類別年份文件類別保存期限B000-6卷內目錄表一級目錄： 二級目錄： 三級目錄入檔時間文件編號文件名稱頁數(shù)THANKS !致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計劃書，學習課件等等打造全網一站式需求歡迎您的下載，資料僅供參考可修改編輯