電子商務公司財務管理制度.doc

電子商務公司財務管理制度一、 總則1二、 適用范圍1三、 電商部財務職責1四、 電商部財務人員組織架構1五、 淘寶店鋪和支付寶賬戶管理1六、 電商部資金管理2七、 電商部費用報銷管理21. 費用報銷規(guī)定22. 費用報銷流程3八、 電商部借款管理3九、 電商部賬務處理方法41.價值量考核指標模式（或利潤考核指標模式）42.從量模式和客服模式4十、 電商部財務對賬與結算5十一、 其他說明事項5十二、 附件5一、 總則為促進企業(yè)規(guī)模化大發(fā)展，發(fā)揮財務在電商部經(jīng)營管理和提高經(jīng)濟效益中的作用，使本部門的財務活動做到有章可循，參照有關規(guī)定，制定本辦法。電商部相關工作人員須依照本辦法開展工作。二、 適用范圍本辦法適用于電商部所有工作人員，以及與電商業(yè)務相關的所有其他部門人員。三、 電商部財務職責負責建立、健全公司相關財務制度，監(jiān)督各項制度的實施與執(zhí)行。負責本部門的財務預算、公司支付寶賬戶收支及銀行結算業(yè)務。負責本部門記賬、對賬、財務報表、財務分析及財務檔案管理工作。四、 電商部財務人員組織架構財務負責人會計出納 五、 淘寶店鋪和支付寶賬戶管理1. 公司網(wǎng)上銷售產(chǎn)品必須啟用企業(yè)店鋪，原已存在的個人店鋪需及時清理，未經(jīng)法人授權的個人店鋪，不允許使用。2. 企業(yè)店鋪相關信息包括店鋪賬戶名稱、登錄密碼、綁定手機號、綁定郵箱及郵箱登陸密碼須到財務做紙質資料備案，并有電商部門負責人的簽字。3. 企業(yè)店鋪支付寶分為店鋪直屬支付寶和企業(yè)支付寶兩種。店鋪直屬支付寶與淘寶店鋪緊密相連，承載店鋪所有的收支業(yè)務；企業(yè)支付寶賬戶在申請企業(yè)店鋪的時候，僅用于驗證企業(yè)身份，在店鋪經(jīng)營過程中產(chǎn)生的收支業(yè)務，不經(jīng)由企業(yè)支付寶賬戶辦理。4. 公司所有淘寶賬號和支付寶賬號所綁定手機號，一律使用同一專用手機號，公司所有淘寶賬號和支付寶賬號所綁定郵箱，一律使用同一專用企業(yè)郵箱。專用手機號碼和郵箱需報集團監(jiān)察部門做備案登記，員工離職和辦理工作交接需將手機卡和企業(yè)郵箱賬號密碼交回公司，由新的接任人接收管理。5. 公司支付寶賬戶由財務指定專人進行管理，并在接收賬號后重置登陸密碼和支付密碼，嚴禁向他人泄露支付寶賬戶信息。6. 公司支付寶所綁定的銀行賬戶均為同一名稱下的企業(yè)銀行賬戶，嚴禁使用任何個人或其他公司銀行賬戶。7. 需由支付寶付款的一切支出，包括但不限于店鋪裝修、維護以及繳納各種業(yè)務保證金，均需由電商業(yè)務人員書面申請，并報相關領導簽字后方可付款。8. 公司對公賬戶與支付寶之間的轉賬業(yè)務，涉及到繳納業(yè)務保證金的款項，需由電商業(yè)務人員書面申請，并報相關領導簽字后方可轉賬。六、 電商部資金管理1. 電商部以向集團借支業(yè)務備用金的方式取得流動資金，用于電商部門日常經(jīng)營活動，并按集團規(guī)定的利率結算利息，有償使用。借支備用金需按照集團財務相關流程進行審批，且所借備用金不歸還亦不核銷，申請新的備用金時，電商部需將上筆備用金的用途做詳細說明并上報集團財務備案。2. 淘寶店鋪所有貨物銷售必須走公司流程，所有銷售收入必須進入公司指定賬戶，嚴禁其他途徑銷售產(chǎn)品或將貨款打入其他賬戶。3. 財務人員應于每月1-3日核查支付寶余額，按業(yè)務類型分別提現(xiàn)到所綁定的銀行賬戶。由于退貨和退款的業(yè)務時有發(fā)生，支付寶提現(xiàn)業(yè)務需在每筆訂單銷售收入到達支付寶賬戶15天之后方可辦理，當月不能辦理提現(xiàn)的銷售收入，延期至下月提現(xiàn)。七、 電商部費用報銷管理1. 費用報銷規(guī)定1.1 本部門所發(fā)生的日常費用（辦公費、招待費、差旅費、培訓費、交通費等）以及貨物運輸產(chǎn)生的運輸費用，均需取得正規(guī)合法的票據(jù)方可報銷，費用發(fā)票由于個人原因未及時索取或丟失，財務不予報銷。1.2 員工報銷招待費時，除正規(guī)合法發(fā)票外，還需將消費詳單和刷卡聯(lián)（如用銀行卡支付）同時交財務備案，單據(jù)不齊全的，財務不予報銷。1.3 財務人員需對每張發(fā)票金額及內(nèi)容的真實性、合法性、有效性進行審核，并對有關財務制度及財經(jīng)紀律規(guī)范性進行審查。 1.4 出納人員付款時需檢查各項單據(jù)是否完成所有審批手續(xù)，審批手續(xù)齊全后兩個工作日之內(nèi)支付報銷款，并在原始單據(jù)上加蓋“現(xiàn)金付訖章”。1.5 經(jīng)辦人需在費用發(fā)生后30天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，超過時間財務不予報銷。如取得發(fā)票與公司規(guī)定不符且需重新取得發(fā)票，必須在7日內(nèi)到財務部備案，取得發(fā)票時間最長不得超過30天，否則財務不予報銷。1.6 關于招待費和差旅費的標準需嚴格按照集團財務相關制度執(zhí)行。2. 費用報銷流程經(jīng)辦人取得正規(guī)合法票據(jù)財務人員審核簽章部門負責人審批主管副總（總監(jiān)）審批財務負責人審批總經(jīng)理審批董事長審批到出納處辦理領款/核銷欠款八、 電商部借款管理1. 淘寶店鋪活動返現(xiàn)款和刷單款以及電商部日常業(yè)務支出，由經(jīng)辦人員先向本部門財務借款，活動完成后到財務履行報銷手續(xù)并歸還剩余款項。2. 借款人因公需要借支的臨時性款項及備用金、押金，借款時需填寫借款單，并在借款單中注明歸還日期。3. 對于單筆借款金額超過5000元的款項，需提前一天通知財務進行備款。4. 借款人應自辦理事項結束后，按照相關規(guī)定，憑相關手續(xù)、發(fā)票、報銷單等有效單證盡快到財務部門辦理報銷手續(xù)并沖銷或歸還借款。報銷所提供發(fā)票內(nèi)容必須與原借款用途一致，不一致時需在報銷時書面說明原因，否則財務不予報銷。5. 借款人的借款時間最長不超過30天（從借款之日開始），特殊事項不能在30天內(nèi)辦理完畢的，經(jīng)財務負責人批準同意后辦理未清借款延期說明，方可延長借款期,但最長不超過三個月,每年底會計結帳前對個人借款進行清理。6. 本部門所有員工調崗、離職時，必須由公司人力資源部書面通知財務清查個人借款。如有借款未清償?shù)?，公司人力資源部停止辦理相關手續(xù)，并停發(fā)其在崗時未發(fā)放的所有工資，通知本人限期清理借款，借款清理完畢后方可發(fā)放剩余工資。7. 借款流程借款人填寫借支單部門負責人審批主管副總（總監(jiān)）審批財務負責人審批總經(jīng)理審批董事長審批到出納處辦理領款8. 借款審批權限單位：元分類及手續(xù)經(jīng)辦人部門負責人主管副總財務負責人總經(jīng)理董事長簽批責任說明電商部相關人員借款審批單單筆金額300元部門負責人、分管副總：對所屬部門是否同意經(jīng)辦負責；財務負責人：對資金預算負責300單筆金額1000 1000單筆金額3000單筆金額3000九、 電商部賬務處理方法根據(jù)本部門戰(zhàn)略定位及銷售模式不同，電商部賬務按以下兩種方式分別進行處理：1. 價值量考核指標模式（或利潤考核指標模式）1.1此種模式相當于視同買斷方式代銷商品，本部門財務由集團財務進行監(jiān)管。公司需將電商部的業(yè)務活動單獨設立賬套進行核算，電商部獨立進行財務核算并執(zhí)行與集團財務相一致的財務制度，定期按集團要求編制財務報表并上報。1.2電商部財務需嚴格按照預先設定好的內(nèi)部轉移價格，核算采購成本，并據(jù)此與各供應單位和部門結算。商品發(fā)貨時，與商品相關的價值和風險同時轉移給電商部，由電商部核算商品成本、收入和利潤。1.3電商部日常業(yè)務費用和產(chǎn)品銷售費用由電商部門自行承擔。1.4電商部財務人員需定期向上級部門和領導提交財務分析報告，分析本部門的投入和產(chǎn)出情況，并對本部門的長遠發(fā)展提出建設性意見和建議。2. 從量模式和客服模式2.1此種模式相當于以收取手續(xù)費的方式代銷商品，本部門財務由集團財務分管，集團設專人負責電商部財務工作。電商部門不專設財務人員，亦不獨立進行財務核算。2.2集團財務應對電商部門所發(fā)生的支出單獨進行歸集，分品種核算商品盈虧。2.2電商部所發(fā)生的非專屬于本部門的費用支出，包括物流運輸費用、活動返現(xiàn)以及其他銷售費用，由財務人員按照實際歸屬于各產(chǎn)品的費用分配給各供應單位和部門，并制作調賬通知單，由雙方領導簽字后作為調賬依據(jù)。十、 電商部財務對賬與結算1. 物流對賬與結算電商部財務人員應于每月25日至下月3日前對當月所發(fā)生的運輸費用和物流公司對賬，對賬依據(jù)為運輸公司傳遞的明細單以及發(fā)貨人員移交財務的發(fā)貨單。對賬完成后，根據(jù)業(yè)務人員與物流公司協(xié)商的結算周期將款項結算給各物流公司。2. 在途商品對賬電商部財務人員應于每月25日至下月3日前核對當月銷售數(shù)據(jù)，將在途商品與未完成的訂單進行核對，并將比對結果報各供應單位和部門，各供應單位和部門核對無誤后完成對賬。3. 銷售對賬與結算電商部財務人員應于每月25日至下月3日前核對當月銷售數(shù)據(jù)，將支付寶余額與上月銷售成功的訂單一一核對。對已完成銷售并且已過退貨期的訂單（支付寶收款15天后）方可提現(xiàn)。提現(xiàn)后按照不同業(yè)務類型，將銷售收入按預先確定的價格結算給相應貨物供應單位和部門。十一、 其他說明事項1.公司所有線上產(chǎn)品的定價經(jīng)相關領導批準后，均需將報價單到財務做備案登記，未到財務備案的產(chǎn)品一律不準上線銷售。2. 本管理辦法自發(fā)布之日起施行。十二、 附件：財務流程1. 財務結算流程2. 退貨、退款流程3. 費用報銷流程4. 借款流程5. 流程節(jié)點說明 電商部2016年4月5日 4 / 5