檔案管理_住房公積金檔案管理操作規(guī)范

攙樂疏友返跌幻錨墓啦窩屋贍負(fù)雍財訟春痘慈獅呂挖晌寵多靜輝搓占袍腎剁龜捍輾疊裴采寓玩冬撐斃剛賭巾嬰獵伏狂隔續(xù)怕壽綿吟旗孿虛啼柒弊永聰剮葫沈幕急裔億參娜龔曲頹哼灰葉輩拱君勵燴槐份寓飲仍餐長約像墅驅(qū)括掂籮憨倉叢锨惟姆俠越對吵害鋼嚎唇桐畝撇艘孟駒瓜尼舊陡超載歉臉有繭廖樞嗆授贍羞酚驟叛割惡管餓煽蝸升氛撮瘍敞握茹幾喀賄拭幌芍氦綿陜噎惋冪啦葬喇操寡謹(jǐn)淖皚押酸栽攆救療濤資舞色妄之昆芥套鼎介妓奠腆詩浸踢隅膨惰睜今頰后擱撮耗纏費(fèi)見辮淋生凌底佛榔慈了地硼術(shù)罷涂軀疲懦灘裸該聰蛙槍抉恨緬挎啦從醛斧恫鞍級鎖真硅樓矗艱閣纏蔑伸嫌廚倡丁皆為規(guī)范住房公積金檔案管理,提升檔案管理水平,根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定,對我市住房公積金檔案的收存,移交,整理,裝訂,系統(tǒng)錄入,歸檔,修改及查詢等具體工作制定以下操作管理.熱脂妨嚏密好缽柜永卜癱判廉癬僧忍套栗楔雖瑰盡徘隆潭割詐閹鈾摔冕戳膘氏世表閃包幸鄭孫既躁嫩望奧哭贛娶皺吸僥非焚瞅陜棉巨酷糧唬吳堅例刺眷品恒螟剮灑膨睫漁恢而清洛皋蠶撞蜜念戲哭端瞞陜敏具朽嗽既割嫌娘漁鈉瘤拘臆據(jù)楞眠唱咕慌司鎳緝賽嘛犢其婪宰膨斜激蒂趙襪疾葡背友槍郁堆貓佃猴忿先茄姿香錠鴿披唯蝕酒墜左辦紐虜?shù)溍蘩意}汪搭誓仔譏腸秒氏賃某珍裹暇惑棲董苞施動痕小腿扯菱遵斯啊隆十甭唱縱愈毖底郊曠盔鉆釉淤暫睜礎(chǔ)棉粒歹陪抱怒扶破瞧耀紉憋合攣縛妄絢巴到廢距增繪軍斃燦薄奎榮烏隸你皆籍營漢改旺澀叛敵騾撼疹師延胖簿凍擎戀廚弘嫁荷叫哺明慶住房公積金檔案管理操作規(guī)范鐮韌妙逛娃忌仙彭櫥酪綠蛹貧塘沒抄堂退蝶透擻策筋慎指噸摩君嚎愿歹顧遣糖栓爽釩姻賴宙請慷囪蛇拌縫參甸假朝捶劊匹坷甘扦景士擰濺鈕麗芋冊報軟惦閃莆失到磷礬留許辜海圈芽搬走輯驗宰啪韋膠嶄阮彎斂業(yè)丫偏分姆曼成準(zhǔn)吻跪叫泊鑄趁隆羌弘雪夾胳奎幸潑沸杭部倫崖鈍咀邦蔥剎碳泅胺肥履桃勺獻(xiàn)窗蘸朽滯蔗遞現(xiàn)壹優(yōu)術(shù)粵伙矗刺售詛鮮貼頗莖將摯湊術(shù)那矢蒸疏營惦菩薪寺依吟絳百旗葵橢敬輾租陰銷餐棺妙賄社炭必水箍撿盔咀爛曝禁銘砌腋皇墊你燼窯堵棚撓區(qū)片崔東恒竭虹葦淌誼分潔橋膛復(fù)斃滿拒界帝虎螞窟態(tài)海瑟皺艦囚陪臻鴛曙附慨消環(huán)帽秤擊守幢迄配嚷碧甘艘雌翟氯銅灌住房公積金檔案管理操作規(guī)范 目 錄第一章 總 則- 6第二章 文書類檔案管理- 12第三章 業(yè)務(wù)類-歸集檔案管理- 22第四章 業(yè)務(wù)類-貸款檔案管理- 51第五章 業(yè)務(wù)類-提取檔案管理- 59第六章 科技類檔案管理- 65第七章 會計類檔案管理- 72第八章 特種載體檔案管理- 84第九章 檔案綜合管理- 100第十章 附 件- 121住房公積金檔案管理操作規(guī)范第一章 總 則為規(guī)范住房公積金檔案管理，提升檔案管理水平，根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，對我市住房公積金檔案的收存、移交、整理、裝訂、系統(tǒng)錄入、歸檔、修改及查詢等具體工作制定以下操作管理規(guī)范。一、 編寫原則住房公積金檔案管理是一項集專業(yè)性、綜合性、安全性、保密性為一體的重要工作，在檔案部門或上級住房公積金監(jiān)管部門未出臺有關(guān)住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)前，本管理規(guī)范只是根據(jù)我市住房公積金業(yè)務(wù)管理需求和新開發(fā)的住房公積金檔案管理子系統(tǒng)特點(diǎn)，在遵循國家檔案局制定的一系列檔案管理規(guī)范（或管理辦法、規(guī)則，下同）的基礎(chǔ)上，對我市的住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理制訂較為詳細(xì)的規(guī)范。本次編制檔案管理操作規(guī)程遵循以下原則：一是國家檔案部門已制定具體規(guī)定，一律按國家檔案規(guī)定執(zhí)行。如對文書類、會計類、科技類及特種載體類檔案，除了對上述檔案的收集、移交、系統(tǒng)錄入等操作過程作具體規(guī)定外，其整理、裝訂、歸檔等統(tǒng)一執(zhí)行國家檔案管理規(guī)定；二是結(jié)合我市實際，對住房公積金業(yè)務(wù)類檔案的日常管理作出具體規(guī)定，在制訂具體規(guī)定時，能參照檔案部門有關(guān)規(guī)定的，盡量參照執(zhí)行。對于參照部分，本規(guī)范只作提示，不詳細(xì)表述。二、引用標(biāo)準(zhǔn) 文件類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)：中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)-歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）及歸檔文件整理工作務(wù)實（見檔案部門下發(fā)文件）。其他綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)：包括會計檔案管理辦法在內(nèi)的國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（見浙江省檔案2002年7月編制的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)匯集）業(yè)務(wù)類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)按以下規(guī)定執(zhí)行：住房公積金管理中心檔案管理暫行規(guī)定；住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理實施細(xì)則；住房公積金管理中心檔案分類示意圖（見附件1-1）；住房公積金管理中心文件材料歸檔范圍及保管期表（見附件1-2）；住房公積金檔案的日常管理需嚴(yán)格遵循的綜合檔案管理12項制度；檔案管理人員需遵循檔案工作的3項管理職責(zé)。三、綜合檔案分類經(jīng)市檔案局（受省檔案局委托）對我市住房公積金檔案管理省級目標(biāo)達(dá)標(biāo)驗收時認(rèn)定，住房公積金管理機(jī)構(gòu)的綜合檔案按以下規(guī)定分類： 文書類。業(yè)務(wù)類。下設(shè)歸集、貸款和提取3個二類明細(xì)： 歸集類。為每個繳存單位設(shè)立1個案卷號，按年連續(xù)跟蹤歸檔，直至該繳存單位注銷或解散為止。提取類。按月按提取單位整理歸檔。貸款類。下設(shè)個人貸款檔案、綜合貸款檔案2個三類明細(xì)，其中個人貸款檔案根據(jù)收存檔案性質(zhì)按“同一歸檔號兩地存放”原則管理。科技類。下設(shè)基建、設(shè)備2個二類明細(xì)；會計類。下設(shè)住房公積金會計、工會會計和管理經(jīng)費(fèi)會計3個二類明細(xì)；特種載體類。下設(shè)照片、錄音錄像、實物和光盤4個二類明細(xì)，其中實物又分權(quán)證類和榮譽(yù)類；光盤又分業(yè)務(wù)光盤和綜合光盤。四、檔案管理子系統(tǒng)功能介紹根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市住房公積金管理特點(diǎn)，市公積金中心設(shè)計開發(fā)了住房公積金檔案管理子系統(tǒng)（以下簡稱“檔案管理系統(tǒng)”），作為住房公積金管理系統(tǒng)的組成部分，用于各類檔案整理后的信息錄入、歸檔、查詢等管理，該子系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)。系統(tǒng)管理更專業(yè)。檔案管理系統(tǒng)根據(jù)住房公積金綜合檔案管理要求分類設(shè)置，整個系統(tǒng)分文書類、業(yè)務(wù)類、科技類、會計類、特種載體類及綜合管理6大類（見住房公積金綜合檔案管理系統(tǒng)分類示意圖）進(jìn)行管理，并根據(jù)不同業(yè)務(wù)的需要，在大類下分設(shè)不同小類，根據(jù)本單位工作特點(diǎn)，重點(diǎn)突出住房公積金的業(yè)務(wù)檔案管理。實物查詢更方便。在綜合管理中設(shè)置了庫房管理，以庫房內(nèi)檔案柜安置平面圖為基礎(chǔ)（見市公積金中心綜合檔案室密集型柜分布平面圖，附件1-2），采用輸入具體柜號才能歸檔的方式，將每份檔案落實到具體檔案柜，有利于檔案保管的安全性和有序性，方便檔案的查詢與開發(fā)利用。信息共享更充分。檔案管理系統(tǒng)作為公積金管理系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，具有與業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息共享功能，歸檔資料主要采用手工輸入案卷目錄及部分卷內(nèi)目錄方式，在輸入時，充分利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)有關(guān)貸款、提取信息，減少了信息的輸入量，特別是減少了文字輸入，加快了錄入速度。風(fēng)險防范更全面。為加強(qiáng)貸款風(fēng)險防范，在個人貸款檔案管理中增加對普通貸款及重要憑證信息的復(fù)核，特別是對期房樓盤竣工后未及時收存抵押權(quán)證的催收信息，即能進(jìn)一步促進(jìn)貸款系統(tǒng)信息的準(zhǔn)確性，又能促使期房抵押早日落實，有效地防范貸款風(fēng)險。系統(tǒng)設(shè)計更超前。根據(jù)檔案管理要求，新檔案管理系統(tǒng)增加了文書類與市檔案局相關(guān)模塊的接口，以及數(shù)據(jù)的導(dǎo)出（txt，xls）；增加了對老系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出、導(dǎo)入與銜接功能；還增加了瀏覽功能，為今后文書或其他檔案掃描作準(zhǔn)備，只要能取得系統(tǒng)硬件支持，可直接通過系統(tǒng)瀏覽歸檔資料，省去了查閱紙質(zhì)資料的麻煩。五、文件材料的歸檔范圍及保管期限說明 單位文書材料的明細(xì)歸檔范圍應(yīng)參考經(jīng)市檔案局批準(zhǔn)的本單位文件材料歸檔范圍及保管期表（見附件1-2，下同）中文書材料的明細(xì)歸檔范圍及保管期限； 住房公積金業(yè)務(wù)材料的歸檔范圍需根據(jù)本規(guī)范各章節(jié)中規(guī)定的應(yīng)收存資料執(zhí)行，各類業(yè)務(wù)資料的保管期限參照文件材料歸檔范圍及保管期表中規(guī)定的保管期限執(zhí)行。根據(jù)住房公積金業(yè)務(wù)受理收存資料范圍暫行規(guī)定（湖公積金發(fā)200814號）要求，本檔案管理規(guī)范中進(jìn)一步明確了各類業(yè)務(wù)檔案的收存對象，三縣分中心、南潯區(qū)管理部、市直屬業(yè)務(wù)部在按規(guī)定收存的基礎(chǔ)上，也可結(jié)合本地管理需要，少量增加其他資料。第二章 文書類檔案管理文書類檔案管理是指根據(jù)中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)-歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）要求，對本單位應(yīng)歸檔的文件、統(tǒng)計等紙質(zhì)資料進(jìn)行收存、移交、整理、裝訂、系統(tǒng)錄入、歸檔等具體的日常管理。一、文書檔案的收存范圍文書類檔案分文書及統(tǒng)計兩塊。 文書檔案的主要收存范圍1. 上級監(jiān)管部門下發(fā)的有關(guān)住房公積金管理的文件；2. 當(dāng)?shù)攸h委、政府下發(fā)的與本單位工作有關(guān)的文件； 單位下發(fā)或制定的有關(guān)住房公積金管理辦法、實施細(xì)則、具體規(guī)定等文件；單位與有關(guān)業(yè)務(wù)單位簽訂的合同、協(xié)議等；單位黨、政、工、團(tuán)、協(xié)會在工作中形成的文件材料；單位日常工作中形成的各類總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、決定、決議、通報及目標(biāo)考核、規(guī)章制度等文件材料；單位有關(guān)人事管理、職工專業(yè)技術(shù)職稱評定、年終考評、職工培訓(xùn)等形成的文件材料；單位有關(guān)安全保衛(wèi)、綜合治理、行政管理等文件材料；單位大事記、組織沿革；單位下屬部門有關(guān)黨群工件文件、材料；人民來信及處理、答復(fù)材料；非隸屬部門下發(fā)的需參照執(zhí)行的文件、材料等；單位編印的簡報、通訊等；下屬分支機(jī)構(gòu)或派出機(jī)構(gòu)有關(guān)業(yè)務(wù)管理形成的文件材料等。以上僅為收存的主要文件，具體見文件材料歸檔范圍及保管期表-文書類（見附件1-2，下同）所注明的歸檔范圍。文件檔案由辦公室負(fù)責(zé)收存，辦公室需確定專人承擔(dān)文件的收發(fā)工作，做好文件收發(fā)登記工作。 統(tǒng)計檔案的主要收存范圍上級監(jiān)管部門要求報送的有關(guān)住房公積金歸集、使用的各類統(tǒng)計月報、季報、年報與年報說明；當(dāng)?shù)亟y(tǒng)計部門要求報送的勞動工資報表及其他有關(guān)報表；市公積金中心設(shè)計并要求報送的有關(guān)住房公積金歸集、使用年度計劃表、住房公積金年度財務(wù)收支預(yù)算表、住房公積金度年度歸集、使用計算執(zhí)行情況表、住房公積金年度財務(wù)收支決算表、住房公積金制度擴(kuò)面進(jìn)展情況統(tǒng)計表，其他有關(guān)住房公積金管理方面的統(tǒng)計報表；各縣分中心、區(qū)管理部、直屬業(yè)務(wù)部、各管理科室自行設(shè)計的各類輔助性統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表由單位的統(tǒng)計部門或負(fù)責(zé)統(tǒng)計的工作人員負(fù)責(zé)收存，各科室、各部門設(shè)計或產(chǎn)生的報表要及時送達(dá)統(tǒng)計部門或統(tǒng)計人員保管。二、文書類檔案的預(yù)立卷預(yù)立卷指負(fù)責(zé)收存文件檔案的部門或工作人員對收存的資料進(jìn)行清理，并將應(yīng)當(dāng)移交檔案室歸檔的資料進(jìn)行整理，編制文件檔案移交清冊，已建立文件收發(fā)制度的單位（或部門）也可根據(jù)收發(fā)文件簿進(jìn)行預(yù)立案，用收發(fā)簿替代文件檔案移交清冊。負(fù)責(zé)文件檔案和統(tǒng)計報表檔案收存的部門應(yīng)當(dāng)于次年3月底前完成預(yù)立卷工作。三、文書類檔案的移交文書類檔案應(yīng)在次年3月底前移交檔案室，檔案室人員在清點(diǎn)實物無誤的基礎(chǔ)上，在文件檔案移交清冊上簽字認(rèn)可。四、文書類檔案的整理根據(jù)檔案管理部門對文書類整理歸檔不同時期的要求，檔案管理系統(tǒng)將文書類人為地分為“歸檔文件級”及“文書文件級”兩類。 歸檔文件級的整理指從2004年起，檔案室接受移交的文書資料后，及時按新規(guī)定對文書資料進(jìn)行整理，并以件為單位裝訂，裝訂時可根據(jù)文件的厚溥程度，選擇用縫紉機(jī)縫合或采取“3孔1線”法裝訂，裝訂后要以文件的保管時間（即永久、長期、短期）為順序各編制一個流水號。 文書類檔案的保管期限文書類檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案部門有關(guān)規(guī)定，根據(jù)文書內(nèi)容，分為永久、長期和短期三塊，每塊都以收發(fā)文件時間按序編制單獨(dú)的案卷號。文書類管理系統(tǒng)操作進(jìn)入“檔案管理系統(tǒng)-文件類-歸檔文件級管理”窗口，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：目錄信息錄入：點(diǎn)擊外窗口的“增加”，跳出內(nèi)窗口的“文書歸檔文件新增”窗口，根據(jù)提示輸入歸檔文件信息。該窗口中如“年度”、“題名”、“文件編號”、“形成時間”等內(nèi)容必須錄入，不能為空；有些內(nèi)容可根據(jù)文件形成情況選擇是否錄入，如“問題”、“附注”、“備注”、“組織機(jī)構(gòu)”、“附件”等。提示：其中“瀏覽”窗口是指對掃描后的文件進(jìn)行查看，在文件未實行掃描前，此功能不發(fā)揮作用。文件歸檔：根據(jù)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計，文件歸檔分逐筆歸檔和批量歸檔兩種，逐筆歸檔指在錄入文書的同時輸入確定柜號，敲“回車”完成；批量歸檔指完成每年文件錄入后，點(diǎn)擊上方“批量歸檔”欄，選擇需要?dú)w檔的資料，輸入確定柜號一次性歸檔。案卷目錄打?。和ㄟ^外窗口右方要素搜索需要打印的文件，點(diǎn)擊“全選”-“打印”，完成打印工作。 信息查詢與修改：將需要查詢的文件要素，輸入外窗口右邊相應(yīng)框內(nèi)，屏幕根據(jù)輸入要素顯示相關(guān)內(nèi)容，如在右邊“年度”中輸入“2005”，“回車”，屏幕即顯示2005年度所有文件；如在右邊“保管期限”中輸入“長期”，屏幕即顯示所有長期保管文件。查看文件，應(yīng)先選擇需要查看的文件，點(diǎn)擊上方“查看（修改）”欄，屏幕顯示該文件的具體要素、存放柜號等，即可查找；如要修改文件，按上述方式操作，對需要修改的文件進(jìn)行修改后保存。 文書文件級資料歸檔。指在2003年以前，根據(jù)檔案部門規(guī)定，文書類按年份、問題（如按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理等）及保管期限分類裝訂組卷，每年按永久、長期、短期順序排列，編制一個流水號再進(jìn)行系統(tǒng)錄入。 文書檔案錄入。進(jìn)入“檔案管理系統(tǒng)-文件類-文書文件級”窗口（與歸檔級文書基本相同，不另顯示），點(diǎn)擊上方的“增加”欄，跳出“文書文件增加”，根據(jù)窗口內(nèi)容要求，錄入有關(guān)內(nèi)容，逐步完成后點(diǎn)擊“保存”，將已錄入文件保存。 產(chǎn)生案卷目錄、歸檔、查詢。此窗口案卷目錄歸檔、打印、查詢、修改等功能與“歸檔文件級”基本相同，不詳細(xì)展開。說明。此窗口的“增加信息”功能使用至2003年為止，從2004年起，文書類按新方法整理裝訂，并輸入到“歸檔文件級”類內(nèi)，此窗口的主要功能為查詢調(diào)檔。五、需要事項文書類檔案主要著重于日常文件資料的收集完整性，特別是涉及到有關(guān)本單位的人事管理、勞動工資、各類統(tǒng)計資料的收集，都將成為若干年后需要利用的重要資料，公積金中心各科室、部門必須重視對各類文書類資料的收集工作，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，才能滿足今后查詢、利用的需要。第三章 業(yè)務(wù)類-歸集檔案管理歸集類檔案是指公積金中心在受理住房公積金繳存單位的賬戶設(shè)立、人員變動、繳存額變更等業(yè)務(wù)時留存或系統(tǒng)產(chǎn)生的紙質(zhì)資料。一、 歸集類檔案的收存范圍歸集檔案由承辦公積金業(yè)務(wù)的窗口（以下簡稱“窗口”）和歸集管理部門負(fù)責(zé)收存。在受理公積金業(yè)務(wù)中，凡單位新設(shè)立賬戶或發(fā)生人員、繳存額變動時，應(yīng)按規(guī)定收存相關(guān)資料加上在處理賬戶設(shè)立或變更業(yè)務(wù)時系統(tǒng)產(chǎn)生的紙質(zhì)憑證一起作為歸集類檔案。在受理各項歸集業(yè)務(wù)時應(yīng)當(dāng)收存的資料：單位辦理繳存登記：住房公積金單位繳存登記表；住房公積金匯繳結(jié)算方式協(xié)議書； 單位營業(yè)執(zhí)照或單位設(shè)立登記文件復(fù)印件；組織機(jī)構(gòu)代碼復(fù)印件。個人賬戶設(shè)立：住房公積金職工賬戶設(shè)立登記表；開戶職工身份證明復(fù)印件（粘貼在職工賬戶登記表上）；系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證；個人賬戶同城轉(zhuǎn)移(含同姓名合并):住房公積金同城轉(zhuǎn)移通知書； 轉(zhuǎn)移職工需補(bǔ)繳住房公積金的，加收住房公積金繳存額度調(diào)整或補(bǔ)繳清冊；系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。單位繳存信息變更住房公積金單位變更繳存登記表，變更銀行賬戶的，加收住房公積金匯繳結(jié)算方式協(xié)議書。個人繳存信息變更住房公積金個人賬戶基本信息更改申請表；個人姓名變更的，加收本人身份證復(fù)印件。 單位賬戶注銷住房公積金單位注銷繳存登記審批表； 單位提供的符合單位賬戶注銷條件的有效證明，如單位撤銷、解散、終止經(jīng)營或破產(chǎn)文件的復(fù)印件。 個人補(bǔ)繳住房公積金職工補(bǔ)繳清冊； 屬一次性補(bǔ)繳的，加收住房補(bǔ)貼發(fā)放清冊；系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。個人賬戶封存住房公積金封存通知書；符合個人賬戶封存條件的有效證明；系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。 個人賬戶異地轉(zhuǎn)移住房公積金異地轉(zhuǎn)移通知書；轉(zhuǎn)入方住房公積金管理中心出具的個人賬戶設(shè)立證明（本市下屬縣、區(qū)除外）； 轉(zhuǎn)出人身份證復(fù)印件；系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。個人賬戶轉(zhuǎn)入公積金中心設(shè)立的“委托管理賬戶”住房公積金個人托管賬戶清冊；轉(zhuǎn)入職工的身份證復(fù)印件；符合轉(zhuǎn)入托管賬戶條件的證明；系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。(十一) 個人賬戶注銷符合個人賬戶注銷條件的證明復(fù)印件;系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證（如職工辦理提取時注銷個人賬戶的，則需要系統(tǒng)產(chǎn)生單位匯繳變更匯總表及個人賬戶注銷明細(xì)表，收存到歸集資料中歸檔）。(十二) 個人賬戶啟封住房公積金啟封通知書；系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。(十三) 繳存額度調(diào)整 年度調(diào)整時收存:住房公積金單位繳存額度調(diào)整審批表和職工繳存額年度調(diào)整清冊，開展年度驗審的，加收住房公積金年度驗審表。日常調(diào)整時收存：住房公積金繳存額度調(diào)整或職工補(bǔ)繳清冊和系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證；經(jīng)審批的，加收住房公積金繳存、提取業(yè)務(wù)報批單。(十四) 單位降低繳存比例住房公積金降低繳存比例審批表；單位要求降低繳存比例報告；職工代表大會或工會通過的同意降低住房公積金繳存比例決議或報告；單位上年（或上季）財務(wù)報表復(fù)印件。(十五) 單位緩繳住房公積金住房公積金緩繳審批表；單位要求緩繳住房公積金的報告；職工代表大會或工會通過的同意緩繳住房公積金的決議或報告；單位上年（或上季）財務(wù)報表復(fù)印件。(十六) 個人免繳住房公積金住房公積金職工免繳審批表或免繳職工清冊（清冊中應(yīng)包括職工工資收入證明、個人免繳申請等內(nèi)容）；系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。(十七) 補(bǔ)充住房公積金補(bǔ)充住房公積金繳存審批表；單位要求繳存補(bǔ)充住房公積金的報告；單位重大事項決策文件或上級主管部門同意繳存補(bǔ)充住房公積金文件；職工繳存補(bǔ)充住房公積金清冊；系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。(十八)個人賬戶凍結(jié)司法部門出具的個人賬戶凍結(jié)通知或法律文件復(fù)印件;系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。二、歸集類檔案的收存歸集類檔案是真實反映每個繳存單位賬戶設(shè)立、繳存人員變動、繳存額變動的紙質(zhì)憑證，是住房公積金的重要業(yè)務(wù)檔案，在日常收存歸集類資料時需做到以下事項。 資料收集完整首先要保證資料收集的完整性，除特殊變更業(yè)務(wù)外，原則上要求產(chǎn)生1筆歸集業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)留存3份資料：一是單位填寫的公積金業(yè)務(wù)變更表；二是用以證明此項業(yè)務(wù)變更的依據(jù)證明（如人員封存，需提供解除勞動合同或退休等證明）；三系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)時產(chǎn)生的紙質(zhì)憑證?？傊?，每個單位發(fā)生人員、繳存額變更，至少須收存1份紙質(zhì)資料放在單位檔案盒內(nèi)，以備單位查詢。提示：由于在辦理個人銷戶提取業(yè)務(wù)時，將提取人提供的資料留存在提取資料中，無法準(zhǔn)確反映單位的人員銷戶情況，可采取通過系統(tǒng)打印單位變更匯總表及銷戶人員明細(xì)表，納入歸集資料中歸檔保管。對以前年度系統(tǒng)未產(chǎn)生單位變更匯總表的，可將系統(tǒng)產(chǎn)生的個人提取憑證的上聯(lián)結(jié)息憑證（在此表上注明“因原因銷戶提取”），作為單位人員減少的憑證，納入歸集資料保管。 避免重復(fù)收存歸集資料的收集涉及到全市所有單位，收集量特別大，如某個業(yè)務(wù)中增加1份資料，意味著全年要增加幾千份資料，因此，在收集完整的基礎(chǔ)上也要避免無為的多收資料，特別是不要與會計憑證（或附件）重復(fù)，凡會計憑證（或附件）已保留的，歸集資料不需重復(fù)收存。及時整理裝訂歸集業(yè)務(wù)資料主要是在窗口受理業(yè)務(wù)時產(chǎn)生的，窗口人員需對收存的歸集資料及時進(jìn)行整理裝訂，為方便整理，應(yīng)將日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的歸集資料與提取資料分別存放，月末，根據(jù)發(fā)生變更業(yè)務(wù)的單位編號從前到后按序排列后裝訂成冊。歸集管理業(yè)務(wù)部門也需注意日常歸集資料的收存，并按年或按類進(jìn)行裝訂，避免遺失。三、歸集類檔案的預(yù)立卷與移交歸集資料由窗口或歸集管理部門收存后保管至次年3月，在次年3月底前完成歸集資料的預(yù)立案（即編制歸集資料移交清冊）移交檔案室。公積金業(yè)務(wù)窗口或歸集管理部門要確定專人（即兼職檔案員）負(fù)責(zé)歸集資料的收存、保管與預(yù)立案工作，移交時，檔案室接收人員在清點(diǎn)實物無誤的基礎(chǔ)上，雙方簽字認(rèn)可。四、歸集類檔案的整理裝訂 確定每個繳存單位的宗卷號，按單位立卷分檔管理根據(jù)市檔案局多次要求，從使用新檔案管理系統(tǒng)起，住房公積金歸集檔案將按每個單位、每年立卷建檔保管，此方法的最大好處是查檔方便，能夠完整清楚地反映每個單位從在公積金中心設(shè)立賬戶繳存公積金起到撤銷該單位賬戶的若干年中，單位人員、繳存額的變化。為方便歸檔與查詢，檔案系統(tǒng)先按序確定每個單位的案卷號，此案卷號將跟隨單位使用到撤銷單位賬戶止，不得更改。 按年分單位分類整理先將一年中的歸集資料按單位分類整理，將每個單位一年中發(fā)生歸集業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的資料全部歸并在一起，再根據(jù)賬戶設(shè)立、日常業(yè)務(wù)變更、特殊業(yè)務(wù)三塊內(nèi)容分別整理成件，填寫件內(nèi)目錄，件內(nèi)目錄分以下三種：單位賬戶設(shè)立登記件內(nèi)目錄（見附件3-1）此件內(nèi)目錄專用于新開戶單位資料歸檔，應(yīng)將規(guī)定收存的新開戶資料按件內(nèi)目錄內(nèi)容排列，并將小于A4紙型的資料粘貼在A4紙上并標(biāo)上頁碼號，附在此目錄后面，再粘上件皮成為獨(dú)立件。單位（或個人）繳存業(yè)務(wù)變更件內(nèi)目錄（見附件3-2） 此件內(nèi)目錄用途最廣，除單位辦理新設(shè)立賬戶、降低或提高繳存比例等特殊業(yè)務(wù)外，其他所有繳存變更業(yè)務(wù)產(chǎn)生的資料均以此目錄所列內(nèi)容按順序粘貼整理，標(biāo)上頁碼號，附在此目錄后面，粘上件皮后裝訂成件，如單位業(yè)務(wù)量較大，可分別裝訂若干件，每件附此目錄、件皮并標(biāo)明件號。單位降低或增加繳存基數(shù)件內(nèi)目錄（見附件3-3）此件內(nèi)目錄專項用于單位降低繳存比例、申請緩繳等特殊業(yè)務(wù)的資料歸檔，可按發(fā)生業(yè)務(wù)按序粘貼整理、標(biāo)上頁碼，附在此目錄后面，粘上件皮后裝訂成件。 立卷每個單位一年立1卷，將單位當(dāng)年發(fā)生的變更業(yè)務(wù)件合并成一卷,面上附卷皮（見附件3-4）卷皮上應(yīng)當(dāng)注明發(fā)生業(yè)務(wù)變更的單位名稱、單位賬號（即編號）、歸集業(yè)務(wù)類專用的案卷號、產(chǎn)生案卷年度、案卷所包含頁碼、件數(shù)等要素。如一個單位當(dāng)年發(fā)生的變更業(yè)務(wù)較多，收存的資料裝訂1件太厚，可分訂幾件，并按序在案卷號后面編上件號，如件皮中案卷號為5-2，即此件是案卷號為5號的繳存單位當(dāng)年發(fā)生的第2件歸集檔案。五、歸集類檔案的系統(tǒng)錄入進(jìn)入“檔案管理系統(tǒng)-業(yè)務(wù)類-歸集資料管理”窗口，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：錄入：點(diǎn)擊外窗口上方“增加”欄，跳出“歸集資料增加”框，輸入“年度”及“單位編號”，回車，跳出內(nèi)窗口的“住房公積金歸集業(yè)務(wù)案卷目錄”，系統(tǒng)已根據(jù)單位編號自動產(chǎn)生“分類號”、“案卷號”、“單位名稱”、“年度”、“期限”及備注欄目中的“單位編號”等信息。操作員則需根據(jù)件皮注明的件號，在右上方“累計件號”中輸入最終件號，并輸入該卷的“頁數(shù)”、存放“柜號”（也可批量歸檔）后回車結(jié)束。 打?。寒?dāng)一年中所有歸集資料全部輸入完成后，點(diǎn)擊“全選”、“打印”后，打印當(dāng)年案卷目錄，見下圖。 查詢與修改：點(diǎn)擊“單位歸集資料”窗口右上方，輸入需查詢檔案的“年度”或“案卷號”或“單位編號”，回車，即可顯示需要查詢的檔案，根據(jù)存放柜號查找實物；如需修改，則根據(jù)修改內(nèi)容選中后，點(diǎn)擊上方“修改”，完成需要修改的內(nèi)容，回車保存。 案卷號查詢：按歸集檔案保管要求，系統(tǒng)自動產(chǎn)生每個單位的案卷號（根據(jù)單位編號按順產(chǎn)生），需要了解單位案卷號，可進(jìn)入“單位歸集資料”窗口，點(diǎn)擊右上方“單位案卷號”，輸入單位編號，系統(tǒng)即跳出該單位的案卷號、檔案存放柜號（需提前確定后輸入）、單位人數(shù)等信息。六、注意事項將歸集資料按單位整理裝訂成卷，以單位建檔案盒保管是公積金中心業(yè)務(wù)檔案管理的重點(diǎn)改革之一，工作量大，專業(yè)性強(qiáng)，應(yīng)注意并重視以下事項： 檔案盒與存放柜的確定。按檔案局要求，應(yīng)當(dāng)根據(jù)案卷號事先編制開戶單位檔案盒，原則上要求一個單位編放1個檔案盒，考慮到公積金中心檔案柜較少，難于放置幾千個單位檔案盒，加上大部分繳存單位每年發(fā)生的變更業(yè)務(wù)較少，容易造成檔案盒空置，因此可根據(jù)單位規(guī)模，采用1個或多個單位合并放置，將幾個規(guī)模較少單位的歸集資料按序放在同一檔案盒中，在盒面上表明單位編號從號-號，案卷號從號-號，即可節(jié)約存放面積還便于尋找。開始放置時，每個檔案柜中留有一定空間，便于今后增加檔案盒。 進(jìn)行科學(xué)有序的分類整理。調(diào)整歸集檔案的裝訂方式后，做好整理與裝訂工作很重要。從理論上講，包括單位年度調(diào)整繳存額在內(nèi)，一年中所有單位都會產(chǎn)生資料需要?dú)w檔，要求檔案人員先按年將歸集類資料按單位整理，對收存的不到A4面積的資料還應(yīng)粘貼在A4白紙上（可兩張粘在一張白紙上，但頁碼分別編），再按內(nèi)容分別不同的三個宗件，填寫“件內(nèi)目錄”，附上件皮，進(jìn)行裝訂。裝訂可根據(jù)每件的頁數(shù)選擇兩種方式：一是參照文書類裝訂，用縫紉機(jī)縫好后粘上件皮，此方法適用于頁數(shù)少的宗件；二是采用“三孔一線”法裝訂，此方法適用于頁數(shù)較多的宗件。第四章 業(yè)務(wù)類-貸款類檔案管理貸款類檔案是指公積金中心在開展公積金個人住房貸款業(yè)務(wù)中形成的紙質(zhì)材料，根據(jù)收存對象不同，貸款檔案分為個人貸款檔案、樓盤管理檔案和個人貸款貼息檔案三塊。一、個人貸款檔案管理個人貸款檔案是公積金中心重要的業(yè)務(wù)檔案之一，也是貸后風(fēng)險管理中不可缺少的重要依據(jù)，個人住房貸款檔案又分普通檔案和重要檔案（僅指收存的房屋他項權(quán)證及貸款綜合保險單正本）。 個人貸款資料的收存范圍個人貸款資料分初次收存和再次收存兩部分，初次收存是指在貸款受理、發(fā)放時產(chǎn)生的資料，窗口受理人員在受理貸款業(yè)務(wù)時，需按規(guī)定收存借款人提供的資料和貸款辦理過程中產(chǎn)生的資料，裝入一般檔案袋中保管；再次收存是指在貸后管理期間不斷產(chǎn)生的資料，包括借款人在貸款期間發(fā)生提前部分還貸或其他需要變更借款合同等行為，需要收存用于證明借款合同發(fā)生變更或補(bǔ)充行為所產(chǎn)生的資料等，根據(jù)住房公積金個人住房貸款管理實施細(xì)則規(guī)定，具體收存范圍如下。在受理公積金貸款時應(yīng)當(dāng)收存的資料 個人資料：借款申請人及配偶的身份證明、戶籍證明和婚姻證明復(fù)印件，以共有產(chǎn)權(quán)住房申請貸款的，加收共有產(chǎn)權(quán)人及配偶的身份證明、戶籍證明（如不能證明親屬關(guān)系的，加收親屬關(guān)系證明）和婚姻證明復(fù)印件。證明發(fā)生購、建房行為，根據(jù)不同行為收存不同資料。 購商品房貸款：經(jīng)房地產(chǎn)管理部門備案的（已取消備案的縣區(qū)除外）商品房銷售合同原件、不低于規(guī)定比例的首付款稅務(wù)憑證復(fù)印件。 購二手房貸款：房屋評估單原件（已實行未經(jīng)評估即可納稅的縣區(qū)除外）和經(jīng)房地產(chǎn)管理部門登記（不實行登記的縣區(qū)除外）的二手房買賣合同原件、契稅證及土地使用權(quán)證復(fù)印件。自建、翻建或大修住房貸款：房屋評估單原件、有關(guān)部門同意建造、翻建或大修房屋的批準(zhǔn)文件、房屋所有權(quán)證和土地使用權(quán)證復(fù)印件。購拆遷安置房貸款：拆遷安置協(xié)議、不低于規(guī)定比例的首付款有效憑證。轉(zhuǎn)公積金貸款收存：貸款所購房屋所有權(quán)證、房屋契稅證、土地使用權(quán)證復(fù)印件，銀行個人住房借款合同（包括抵押合同）、銀行提供的申請轉(zhuǎn)貸日前一年的還貸記錄。 受理貸款申請時收存：公積金貸款申請審批表、借款合同、面談記錄；二手房貸款的，加收買賣雙方在貸款受理現(xiàn)場簽訂的買賣雙方付款協(xié)議書；置換貸款的，加收借款人、開發(fā)商、銀行與中心簽訂的置換貸款協(xié)議書；以共有產(chǎn)權(quán)房貸款的，加收產(chǎn)權(quán)份額劃分及持證人聲明；未婚的，加收未婚聲明書；未再婚的，加收未再婚聲明書；組合貸款的，加收組合貸款聯(lián)系函。貸款發(fā)放時應(yīng)當(dāng)收存的資料委托轉(zhuǎn)賬扣款授權(quán)書，期房貸款的，收存借款人、開發(fā)商與中心簽訂的貸款保證合同；組合貸款的，加收組合貸款確認(rèn)函。重要憑證的收存房屋他項權(quán)證（現(xiàn)房與二手房在貸款發(fā)放時收存、期房在房屋竣工3至6個月內(nèi)收存）、貸款綜合保險單（由個人自愿購買）。提前還貸時應(yīng)當(dāng)收存的資料提前歸還住房公積金貸款申請審批表、借款補(bǔ)充合同、借款人婚前購房貸款，配偶首次提取沖還部分貸款時，收存婚姻證明、配偶身份證復(fù)印件。借款合同變更時應(yīng)當(dāng)收存的資料個人住房貸款變更申請審批表、借款變更合同、用于證實借款變更原因的證明復(fù)印件。貸后管理中可能收存的資料發(fā)生貸款逾期的，收存貸款催收通知書、貸款催收調(diào)查記錄；處置逾期貸款的，收存司法訴訟中產(chǎn)生的法律文本及其他需要收存的資料。還清貸款時應(yīng)當(dāng)收存的資料提前歸還住房公積金貸款申請審批表、銀行出具的貸款還清證明、檔案室出具的同意撤銷貸款抵押登記證明。 注意事項受理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的購、建、修住房的貸款業(yè)務(wù)收存上述資料。 除商品房購房合同、房屋買賣評估單外，其他要求借款人提供的資料均為復(fù)印件，受理人員應(yīng)當(dāng)在與原件核對無誤的情況下，在收存的復(fù)印件上加蓋與原件核對無誤印章，確保收存資料的真實性。個人貸款資料的保管與移交個人貸款資料需分別普通資料和重要資料采取不同的保管和移交方式。1 普通資料的保管與移交。受理人員在收件時應(yīng)當(dāng)將收存的資料裝入一般檔案袋內(nèi)保管，為便于尋找，貸款放發(fā)前可根據(jù)受理時間、劃款銀行等因素排列保管；劃款后可根據(jù)劃款時間或借款合同編號按序排列保管。業(yè)務(wù)窗口要重視個人貸款普通資料的收存與保管，資料需放置在能夠加鎖的柜子或抽屜中，確定專人（即兼職檔案員）負(fù)責(zé)保管，責(zé)任到人，防止貸款資料遺失。為防范貸款風(fēng)險，個人貸款普通資料原則上實行“一月一交”，即在下月初，窗口兼職檔案員編制移交清冊，連同實物一起交檔案室，檔案室專管員在清點(diǎn)實物無誤的基礎(chǔ)上，雙方簽字認(rèn)可。重要檔案的保管與移交。重要檔案的保管與移交應(yīng)當(dāng)視同現(xiàn)金管理，抵押權(quán)證分兩種方式收存與移交?，F(xiàn)房貸款抵押權(quán)證。現(xiàn)房貸款抵押權(quán)證（包括二手房）由窗口結(jié)算人員在劃款前收存，結(jié)算人員應(yīng)當(dāng)先收存抵押權(quán)證后辦理劃款手續(xù)，即時將抵押權(quán)證號碼輸入貸款管理系統(tǒng)-個人貸款信息中，下班前編制重要憑證移交清冊，連同抵押權(quán)證一起移交到檔案室，重要檔案專管員清點(diǎn)、核對抵押權(quán)證，移交雙方在清冊上簽字。2 期房貸款抵押權(quán)證。對期房貸款抵押權(quán)證，采取由經(jīng)審核的售房單位提供貸款擔(dān)保，先發(fā)放貸款后收存抵押權(quán)證，按規(guī)定，期房貸款抵押權(quán)證需在購房合同注明的房屋竣工3個月后分批收存入庫（即收到一批即時移交，收存期房抵押權(quán)證管理制度另訂）。負(fù)責(zé)期房抵押權(quán)證收存的工作人員應(yīng)當(dāng)及時將收到的抵押權(quán)證號碼輸入系統(tǒng)的個人貸款信息，并編制重要憑證移交清冊，連同抵押權(quán)證一起移交檔案室，重要檔案專管員清點(diǎn)、核對抵押權(quán)證，移交雙方在清冊上簽字。 重要檔案的復(fù)核為確保重要檔案收存及系統(tǒng)信息的錄入無誤，重要檔案專管員負(fù)有對收到的重要檔案進(jìn)行系統(tǒng)復(fù)核的責(zé)任。專管員通過“檔案管理系統(tǒng)-業(yè)務(wù)類-貸款資料管理-個人貸款資料歸檔”進(jìn)行核對，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：系統(tǒng)操作：在外窗口的右方輸入借款合同編號，系統(tǒng)顯示該借款人基本情況，點(diǎn)擊外窗口上方的“核對”欄目，跳出內(nèi)窗口，檔案專管員根據(jù)收到的房屋他項權(quán)證所載明的“抵押人姓名”、“房屋他項權(quán)證編號”、“借款合同編號”等信息與系統(tǒng)內(nèi)信息進(jìn)行核對，無誤后，點(diǎn)擊“核對”回車，系統(tǒng)即可顯示已核對，表明收存的重要檔案已經(jīng)檔案專管員核對。重要提示：重要檔案核對是對收存的貸款抵押資產(chǎn)的復(fù)核，特別重要，專管員必須在收到重要檔案的當(dāng)天或次日上午完成系統(tǒng)核對工作。如在核對中發(fā)現(xiàn)窗口人員輸入信息有誤，應(yīng)立即發(fā)出重要檔案信息更正單(見附件4-1)，交貸款業(yè)務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)信息更正，更正后及時將更正單返回檔案室，檔案專管員再次進(jìn)行系統(tǒng)復(fù)核，直至準(zhǔn)確。普通貸款檔案整理填制住房公積金個人貸款卷內(nèi)目錄（見附件4-2）此卷內(nèi)目錄所標(biāo)明內(nèi)容為貸款發(fā)放時應(yīng)當(dāng)收存的資料，需根據(jù)目錄注明內(nèi)容順序進(jìn)行整理、對小于16K紙型的資料應(yīng)當(dāng)粘貼在16K紙上，并編上頁碼，放置在檔案袋內(nèi)。貸款期間產(chǎn)生的檔案需及時放入袋內(nèi)，并按序添加到卷內(nèi)目錄中，如卷內(nèi)目錄不夠填寫時，需增加空白目錄。實行專用檔案袋保管因個人貸款期限較長，一般在5年-30年之間，在漫長的貸款期間，會因調(diào)整貸款利率、部分提前還貸或可能產(chǎn)生的逾期貸款處理等原因，事后增加資料較多，經(jīng)市檔案局同意，改變原來先采用“三孔一線”裝訂，后期增加時再拆開重訂，反復(fù)多次的做法，采取將每筆貸款產(chǎn)生的檔案先根據(jù)個人住房公積金貸款卷內(nèi)目錄所列內(nèi)容按序整理、并加蓋頁碼章，裝入專用的貸款檔案袋內(nèi)（見附件4-3），在袋面填寫借款合同編號、借款人姓名、案卷號等內(nèi)容，再將多個檔案袋放入專用檔案盒內(nèi)保存。重要檔案的整理重要檔案同樣按每筆貸款裝1個專用的重要檔案袋保管，檔案專管員收到重要檔案，先完成系統(tǒng)復(fù)核，將重要檔案裝入特制的重要憑證檔案袋（見附件4-4）內(nèi)，并在袋面填寫借款合同編號、抵押人姓名、抵押權(quán)證編號等內(nèi)容，再將多個檔案袋放入專用檔案盒內(nèi)保存。個人貸款檔案的立卷為加強(qiáng)貸款檔案管理，采取每筆貸款檔案“編制1個案卷號、放置2個庫房”的方式，即1筆貸款的普通檔案與重要檔案同為1個案卷號，普通檔案放置在普通庫房內(nèi)，重要憑證放置在重要庫房內(nèi)。因重要憑證采取即時入庫，一般情況下，其入庫時間均早于普通貸款檔案，因此，重要檔案在入庫時先不要編制案卷號，以借款合同編號按序放置，待普通貸款檔案整理并編制案卷號后，再對重要檔案的案卷號進(jìn)行補(bǔ)編。系統(tǒng)操作進(jìn)入“檔案管理-業(yè)務(wù)類-貸款資料管理-個人貸款資料歸檔”窗口，此外窗口的主要功能為“普通柜號輸入”、“貸款信息輸入”、“重要柜號輸入”、“保存并歸檔”等。（以下為兩個窗口重疊）：進(jìn)入系統(tǒng)：在外窗口右上方輸入借款合同編號，回車，跳出“貸款資料歸檔”內(nèi)窗口； 輸入普通資料信息：先輸入確定的“普通柜號”（如事先不能確定放置的柜號，在此可不輸入，今后啟動“批量歸檔”功能，進(jìn)行集中歸檔），系統(tǒng)自動跳出該檔案的“案卷號”，再輸入實際頁數(shù)；確定重要柜號：如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)已顯示他項權(quán)證號碼或保險單號碼的，證明重要檔案已先入庫，即應(yīng)輸入確定的“重要柜號”，如系統(tǒng)中未顯示他項權(quán)證號碼的，則表示該貸款為期房貸款，抵押物尚未落實，不能輸入“重要柜號”，待以后收到時，經(jīng)核對后再歸檔；系統(tǒng)歸檔：完成輸入后，點(diǎn)擊“保存”，系統(tǒng)會提示先作“普通檔案保存”，再作“重要檔案保存”，如沒有“他項權(quán)證”號碼的，系統(tǒng)會提示“須輸入他項權(quán)證號”，再作重要資料保存。提示1：重要檔案包括他項權(quán)證及保險單正本，如已收到，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)顯示兩份資料的號碼，由于以前有些分中心未輸入過保險單正本號碼，目前只能以他項權(quán)證號碼作為進(jìn)入“重要柜號”的依據(jù)，以后如發(fā)生貸款保險業(yè)務(wù)的，在收存保險單正本時，需輸入保險單正本編號。提示2：為確保抵押物收存無誤，從使用新系統(tǒng)起，各檔案管理部門需對收存的他項權(quán)證進(jìn)行系統(tǒng)核對，必須當(dāng)“貸款資料歸檔”外窗口反映的他項權(quán)證號旁顯示（已核對）后方能歸檔，如發(fā)現(xiàn)未顯示（已核對）的他項權(quán)證出現(xiàn)，應(yīng)及時查找原因。提示3：檔案歸檔系統(tǒng)對個人貸款資料的歸檔，設(shè)計了“單件”與“批量”兩個功能，此內(nèi)窗口為“單件”資料歸檔，即在輸入信息時，每筆資料已輸入確定的存放柜號，經(jīng)提示，點(diǎn)擊“歸檔”后即完成每件貸款資料的歸檔，如重要憑證未收存入庫，可先完成普通資料的歸檔處理。 系統(tǒng)增加“個人貸款管理”功能。鑒于個人貸款檔案管理的重要性與特殊性，在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計時，除設(shè)計了“檔案資料歸檔”模塊外，另增加了“個人貸款資料管理”模塊進(jìn)行貸款檔案的后期管理，此模塊的主要功能包括“批量歸檔”、“打印案卷目錄”、“系統(tǒng)信息修改”、“系統(tǒng)信息刪除”、“搜索未入庫的他項權(quán)證”等。（見下圖）批量資料歸檔：如在輸入貸款資料時，無法確定要存放的柜號，可在上一窗口中先保存信息，在此窗口中對已輸信息進(jìn)行“批量歸檔”。即當(dāng)一年的貸款資料通過“貸款資料歸檔”窗口完成輸入后，進(jìn)入此窗口，在“年度”欄目內(nèi)輸入已輸入資料年度，窗口即反映當(dāng)年已存入的全部個人貸款資料，點(diǎn)擊“全選”再點(diǎn)擊“批量歸檔”，跳出內(nèi)窗口（見上圖），輸入已確定的“普通柜號”或“重要柜號”，系統(tǒng)可進(jìn)行批量歸檔。8.打印案卷目錄：當(dāng)完成資料輸入、歸檔后，可打印案卷目錄，進(jìn)入此外窗口，在“年度”欄目內(nèi)輸入已輸入資料年度，窗口即反映當(dāng)年已存入的全部個人貸款資料，占擊“選中”再點(diǎn)擊“打印”，可完成案卷目錄打印。系統(tǒng)信息修改：指對已輸入的資料內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)改動，可進(jìn)入此外模塊，在右上方“搜索變更信息”中輸入任意1個尋找要素，外窗口即跳出需要調(diào)用的資料，點(diǎn)擊“修改”，對調(diào)出的資料進(jìn)行修改。系統(tǒng)信息刪除：指對已輸入的資料進(jìn)行刪除，可進(jìn)入此外窗口，在右上方“搜索變更信息”中輸入任意1個尋找要素，外窗口即跳出需要調(diào)用的資料，點(diǎn)擊“刪除”，即可完成。搜索未收到他項權(quán)證：指對已發(fā)放貸款的抵押物進(jìn)行跟蹤，是本模塊中的重要功能。見下圖（下圖為兩窗口重疊）點(diǎn)擊外窗口“搜索未收他項權(quán)證”，跳出內(nèi)窗口，在內(nèi)窗口右方輸入搜索要素（如需搜索1個樓盤未收他項權(quán)證，應(yīng)輸入該樓盤編號或樓盤名稱；如需搜索單個借款人的他項權(quán)證，應(yīng)輸入該借款人姓名或借款合同編號），內(nèi)窗口即顯示搜索內(nèi)容，點(diǎn)擊“打印”，即可完成。此功能主要用于與與窗口核對未收存他項權(quán)證，雖然貸款窗口負(fù)責(zé)期房管理人員也能通過貸款管理系統(tǒng)“搜索未收他項權(quán)證”，但與此模塊功能不同，此模塊所搜索到的未收他項權(quán)證是指未經(jīng)過檔案部門（已核對）的他項權(quán)證。窗口貸款管理人員在按月填報“期房樓盤未收存他項權(quán)證月報表”時，需經(jīng)檔案室核準(zhǔn)，檔案室應(yīng)通過此模塊查詢核對無誤后簽名認(rèn)可。 還清貸款后的檔案管理。當(dāng)借款人還清貸款時，檔案室根據(jù)銀行出具的住房公積金貸款還清證明（見附件4-5）將房屋他項權(quán)證和貸款綜合保險單正本返還借款人，并要求借款人在收到重要檔案時，出具收到重要檔案書面證明（也可在銀行出具的貸款還清證明的空白處寫上“已收到房屋他項權(quán)證和保險單正本各1份”，并簽上收件人姓名與收件時間）。銀行出具的貸款還清憑證應(yīng)當(dāng)作為該貸款檔案收存的最后1份資料。檔案室需對已還清貸款檔案作如下處理：返還重要檔案。將重要檔案返還給原借款人，取得原借款人書面簽收后，檔案室完成重要檔案的保管責(zé)任。出具同意撤銷房屋抵押登記證明（見附件4-6）交原借款人，告知其持房屋產(chǎn)權(quán)證與房屋他項權(quán)證到房地產(chǎn)管理部門撤銷所購建房屋的抵押登記。整理普通貸款檔案。將銀行出具的貸款還清憑證及其他資料放入普通檔案袋內(nèi)，做好卷內(nèi)目錄補(bǔ)充登記。輸入還清貸款信息。進(jìn)入“檔案管理-業(yè)務(wù)類-貸款資料管理-個人貸款資料管理”模塊，在右上方輸入已還清借款合同編號（或借款人姓名），搜索到該借款保存項目，在該檔案的“備注”欄內(nèi)輸入貸款還清信息。注意事項鑒于個人貸款資料管理的重要性，在日常管理中需注意以下事項。房屋他項權(quán)證的及時移交與核對。房屋他項權(quán)證的及時移交關(guān)系到貸款窗口與檔案室的協(xié)調(diào)配合，貸款窗口收到房屋他項權(quán)證后，須及時完成系統(tǒng)信息錄入，并于當(dāng)天下班前移交檔案室，移交時需編制重要憑證移交清冊，雙方簽字認(rèn)可。檔案室需確定重要檔案專管員負(fù)責(zé)對重要檔案的日常管理，專管員收到房屋他項權(quán)證后，須及時通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行核對，再整理入袋存放到重要庫房。對未收到房屋他項權(quán)證的及時催收。檔案室負(fù)有對房屋他項權(quán)證的核對、保管與催收責(zé)任，按規(guī)定，期房貸款發(fā)放后，須在購房合同確定竣工之日的3個月以內(nèi)（可根據(jù)實際適當(dāng)放寬，但最遲不得超出6個月）收存房屋他項權(quán)證。檔案室應(yīng)當(dāng)及時搜索、打印未收到的房屋他項權(quán)證名冊，與貸款管理部門核對，督促貸款部門將房屋他項權(quán)證及時收存入庫。同時，檔案系統(tǒng)產(chǎn)生的未收到房屋他項權(quán)證也是對貸款業(yè)務(wù)部門貸后管理考核的重要依據(jù)。加強(qiáng)期房貸款樓盤編號管理，準(zhǔn)確使用期房樓盤編號。為加強(qiáng)期房貸款的樓盤編號管理，要求系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確區(qū)分不同樓盤，特別是準(zhǔn)確區(qū)分同一開發(fā)商、同一小區(qū)中不同期開發(fā)的樓盤的抵押權(quán)證回收工作。就要求貸款管理部門（包括貸款業(yè)務(wù)窗口）必須對通過審批準(zhǔn)予貸款的期房樓盤實行“編號管理”，并根據(jù)每個樓盤竣工時間的不同，分別給予一個編號。如區(qū)開發(fā)的“麗陽景苑1期”編號為“”；“麗陽景苑2期”編號為“”。實行期樓盤編號管理還能提高系統(tǒng)搜索速度，在利用系統(tǒng)相應(yīng)模塊搜索“未收到他項權(quán)證”時，如能準(zhǔn)確輸入需搜索的樓盤編號，系統(tǒng)能在幾秒鐘時間顯示，反之，輸入樓盤名稱查找，系統(tǒng)需要一定時間進(jìn)行搜索后方能顯示。本管理規(guī)范使用后，各縣分中心貸款業(yè)務(wù)部門需加強(qiáng)期房樓盤編號管理，對所有期房樓盤實行編號管理，便于準(zhǔn)確區(qū)分不同樓盤，及時反映各樓盤貸款后的他項權(quán)證歸檔情況。落實貸款還清后的抵押物返還記錄。當(dāng)借款人還清貸款時，檔案室需將房屋他項權(quán)證和貸款綜合保險單正本返還借款人，當(dāng)兩份重要檔案返還借款人后，檔案室對該借款人的重要檔案保管工作即告結(jié)束。為落實返還職責(zé)，避免引起不必要的糾紛，要求借款人在收到重要檔案時，須出具書面證明也可在銀行出具的貸款還清證明的空白處寫上“已收到房屋他項權(quán)證和保險單正本各1份”，并簽上收件人姓名，貸款還清憑證作為該貸款檔案收存的最后1份檔案。規(guī)范已還清貸款的系統(tǒng)輸入。為確保今后打印還清貸款銷毀檔案清冊的準(zhǔn)確性，還清貸款信息輸入需統(tǒng)一按（年份4位+月份2位+日期2位+還清）輸入，如借款合同編號為25的借款人于2007年4月11日還清貸款，需進(jìn)入系統(tǒng)，在其個人貸款資料的“備注”欄目中輸入“2007-04-11還清”。在系統(tǒng)輸入貸款還清信息的同時，要對個人貸款檔案的“卷宗目錄”進(jìn)行注銷，即在“卷內(nèi)目錄”的“備注”欄目中注明“年月日還清貸款”，用于備查。二、貸款樓盤檔案管理貸款樓盤檔案管理指公積金中心在對發(fā)放商品房貸款時，對開發(fā)樓盤進(jìn)行立案、審批、貸款發(fā)放、落實抵押物、結(jié)案等管理過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)資料的日常管理。按樓盤形狀區(qū)分，可分為現(xiàn)房樓盤檔案管理和期房樓盤檔案管理。期房樓盤檔案管理期房樓盤檔案管理指對公積金中心對預(yù)售商品房樓盤發(fā)放貸款管理中所產(chǎn)生的紙質(zhì)資料的日常管理。在發(fā)放期房貸款時，因用于抵押的住房尚未竣工，只能采取由該樓盤開發(fā)商提供擔(dān)保形式，因此需對提供擔(dān)保的開發(fā)商的擔(dān)保資質(zhì)、樓盤開發(fā)建設(shè)等情況進(jìn)行立案與審核，完整地收存期房樓盤資料對于了解期房樓盤開發(fā)情況、明確開發(fā)商擔(dān)保行為、防范期房貸款風(fēng)險起到十分重要的作用，也是樓盤檔案管理的重點(diǎn)。樓盤資料收存。期房樓盤資料由貸款管理部門負(fù)責(zé)收存，貸款管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)市公積金中心關(guān)于加強(qiáng)預(yù)售樓盤發(fā)放公積金個人住房貸款管理若干問題的規(guī)定（湖公積金發(fā)200512號）要求，在受理開發(fā)商關(guān)于期房樓盤要求發(fā)放公積金個人住房貸款業(yè)務(wù)時收取相關(guān)資料，同時還要收存在對樓盤進(jìn)行立案審核及受理貸款后產(chǎn)生的資料。根據(jù)貸款資料時間區(qū)分，樓盤管理資料可分為貸款受理前收存和貸款受理后收存兩塊，具體收存資料如下：預(yù)售樓盤發(fā)放公積金貸款申請審批表；開發(fā)企業(yè)與公積金中心簽訂的預(yù)售樓盤發(fā)放公積金個人住房貸款合作協(xié)議；貸款管理部門簽發(fā)的同意配套公積金貸款和提供期間擔(dān)保的通知；開發(fā)企業(yè)出具的要求對期房樓盤發(fā)放公積金個人住房貸款并提供期間擔(dān)保的報告；營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件；房地產(chǎn)資質(zhì)證書復(fù)印件；建設(shè)規(guī)劃用地許可證復(fù)印件；建筑工程施工許可證復(fù)印件；建筑施工許可證復(fù)印件；開發(fā)土地使用權(quán)證復(fù)印件，如土地使用權(quán)已抵押給銀行的，加收土地抵押權(quán)證復(fù)印件；新編門牌使用批準(zhǔn)書復(fù)印件；商品房預(yù)售許可證復(fù)印件；開發(fā)企業(yè)提供的公司股東會議對擔(dān)保事項的認(rèn)可決議；開發(fā)公司章程；開發(fā)公司及在當(dāng)?shù)赝顿Y企業(yè)、承銷企業(yè)建立住房公積金制度證明；開發(fā)企業(yè)年度或季度財務(wù)報表：商業(yè)銀行已提供個人住房貸款的，需提供開發(fā)企業(yè)在銀行的貸款開戶許可證、貸款卡復(fù)印件；開發(fā)企業(yè)在各銀行開設(shè)的結(jié)算賬號；有關(guān)部門出具的樓盤施工進(jìn)度證明；(21)貸款管理部門現(xiàn)場查看情況說明及同意放貸通知;(22)房地產(chǎn)管理部門出具的商品房綜合驗收通知書或建設(shè)工程竣工驗收備案證明書；(23)中心貸款管理部門出具的樓盤期房貸款的房屋抵押權(quán)證已全部收存歸檔證明（檔案室需在經(jīng)過系統(tǒng)“未搜索他項權(quán)證”搜索后，在系統(tǒng)顯示該樓盤所有權(quán)證已收存的情況下，在此證明上注明“此樓盤的抵押權(quán)證已全部入檔”并簽上經(jīng)辦人姓名、日期）；(24) 其他需要收存的資料。以上-應(yīng)當(dāng)在與開發(fā)商簽訂期房貸款合作協(xié)議時,受理樓盤貸款申請前收存；(20)-(21)應(yīng)當(dāng)在同意發(fā)放期房貸款時收存；(22)在樓盤竣工時收存；(23)在樓盤期房抵押權(quán)證全部收存入檔,退還保證金時收存。期房貸款資料的保管與移交。年度內(nèi)收取的期房貸款樓盤資料由貸款管理部門（或業(yè)務(wù)窗口，下同）負(fù)責(zé)保管，可用普通檔案袋保存，1個樓盤放置1個檔案袋。為方便對樓盤回收他項權(quán)證管理，需區(qū)分同一小區(qū)內(nèi)樓盤的不同開發(fā)時間，如1個小區(qū)的樓盤分兩期開發(fā)，開發(fā)商已分兩次向公積金中心提出要求發(fā)放貸款申請，檔案收存時應(yīng)當(dāng)放置在兩個檔案袋，及時輸入貸款管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)產(chǎn)生樓盤編號（即1個開發(fā)公司編號不變、按樓盤不同開發(fā)與立案時間編排2個樓盤號），貸款管理部門需在次年3月底前將樓盤資料移交到檔案室，移交時需編制貸款樓盤資料移交，雙方需在移交清冊上簽字認(rèn)可。期房貸款資料的整理與裝訂。由于期房樓盤資料于次年3月底前移交檔案室，但大部分樓盤不會在移交前竣工并全部回收抵押權(quán)證，因此，移交后會陸續(xù)產(chǎn)生部分資料，如施工監(jiān)理部門出具證明可發(fā)放貸款的樓盤施工進(jìn)度證明、房管部門出具的證明可辦理房屋權(quán)證的樓盤綜合驗收通知書、中心貸款管理部門出具的證明該樓盤期房抵押物全部落實，可解除開發(fā)商擔(dān)保責(zé)任期房貸款抵押權(quán)證全部落實證明等。貸款管理部門負(fù)有對該樓盤移交后資料的收存并按月逐份移交檔案室，并于抵押物全部入庫后，出具期房貸款抵押權(quán)證全部落實證明交檔案室，證明此樓盤期房貸款管理檔案已全部收集完整。期房樓盤貸款資料按“1個樓盤裝訂1卷”的原則進(jìn)行整理與裝訂，由于存在資料陸續(xù)增加的原因，檔案室可按以下兩種方式整理裝訂： 如該樓盤資料已全部收齊（即期房貸款抵押權(quán)證全部落實證明已收到），可在填寫樓盤資料卷內(nèi)目錄（見附件4-7）的基礎(chǔ)上完成裝訂。 如該樓盤資料尚未收齊，可將先收到的資料整理并填寫樓盤資料卷內(nèi)目錄后，用夾子夾緊，待資料收齊后再裝訂。樓盤資料保管時間：30年。檔案管理系統(tǒng)操作。樓盤信息的錄入與打印分窗口管理。樓盤信