Excel在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用.doc

成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 實(shí) 訓(xùn) 指 導(dǎo) 書(shū) 陳其超 朱劼 編寫(xiě) 2012 年 2 月第 1 版 前 言 前 言 Microsoft Excel 是一個(gè)電子表格處理軟件，是 Office 辦公軟件的核心應(yīng) 用程序之一。它功能強(qiáng)大，操作簡(jiǎn)單，使用范圍廣，不僅能夠制作日常工作中 的各種表格，而且還可以普遍運(yùn)用于報(bào)表處理、數(shù)學(xué)運(yùn)算、工程計(jì)算、財(cái)務(wù)處 理、統(tǒng)計(jì)分析、圖表制作等各個(gè)方面，同是，還提供了豐富的財(cái)務(wù)函數(shù)、數(shù)據(jù) 庫(kù)管理函數(shù)以及數(shù)據(jù)分析工具。通過(guò)運(yùn)用這些功能，會(huì)計(jì)人員可以進(jìn)行會(huì)計(jì)處 理、財(cái)務(wù)分析、統(tǒng)計(jì)分析、線性預(yù)測(cè)，并制作各種數(shù)據(jù)分析表、編制各種分析 模型。 在會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中，Excel 有其獨(dú)特的作用。會(huì)計(jì)信息化是會(huì)計(jì)發(fā)展史 上的里程碑，它不僅推動(dòng)了會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，而且使得會(huì)計(jì)工作在社會(huì) 經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位和作用得到極大的提高。同時(shí)，會(huì)計(jì)處理手段及技術(shù)的現(xiàn)代 化，極大地提高了會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、科學(xué)性。Excel 作為專(zhuān)業(yè)的數(shù) 據(jù)處理系統(tǒng)，其功能是無(wú)可比擬的，它在實(shí)現(xiàn)基本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)上， 進(jìn)一步對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析，從而為經(jīng)營(yíng)管理提供更為有效、準(zhǔn)確的決策支持。 比之昂貴的大型財(cái)務(wù)軟件，Excel 更適合中小企業(yè)處理日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的需要。 本指導(dǎo)書(shū)采用項(xiàng)目化教學(xué)方法，設(shè)計(jì)了六個(gè)項(xiàng)目。分別介紹了 Excel 的基 礎(chǔ)知識(shí)和高級(jí)應(yīng)用，Excel 在會(huì)計(jì)憑證制作、日記賬和分類(lèi)賬創(chuàng)建及會(huì)計(jì)報(bào)表 編制這三大會(huì)計(jì)處理流程中的運(yùn)用，在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)方面主要選取薪酬管理、固定 資產(chǎn)管理、往來(lái)賬款管理及財(cái)務(wù)分析等范例介紹 Excel 的應(yīng)用。本指導(dǎo)書(shū)以會(huì) 計(jì)實(shí)務(wù)中常見(jiàn)的工作為任務(wù)，詳細(xì)介紹利用 Excel 解決會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中一些實(shí)際問(wèn) 題的方法和步驟，同學(xué)們可以按照書(shū)中的操作步驟，對(duì)照范例文件進(jìn)行實(shí)際操 作，迅速掌握利用 Excel 解決會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)問(wèn)題的方法和訣竅，最終開(kāi)發(fā)、建立自 己的會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)。 由于本人水平有限，講義編寫(xiě)時(shí)間倉(cāng)促，疏漏或不足之處在所難免，歡迎 廣大讀者同學(xué)批評(píng)指正。 目錄 目錄 項(xiàng)目一 EXCEL 基礎(chǔ)知識(shí) 1 工作任務(wù)一 EXCEL基本操作 .1 項(xiàng)目活動(dòng)一 Excel 基本操作界面及對(duì)象2 項(xiàng)目活動(dòng)二 工作簿和工作表的操作.6 項(xiàng)目活動(dòng)三 編輯單元格.11 工作任務(wù)二 EXCEL高級(jí)應(yīng)用 .14 項(xiàng)目活動(dòng)一 Excel 公式和函數(shù)的使用 .14 項(xiàng)目活動(dòng)二 管理數(shù)據(jù)清單.20 項(xiàng)目活動(dòng)三 Excel 宏及其應(yīng)用24 項(xiàng)目二 會(huì)計(jì)憑證的制作.26 工作任務(wù)一 頁(yè)面的設(shè)計(jì) .30 項(xiàng)目活動(dòng)一 頁(yè)面背景的設(shè)計(jì).30 項(xiàng)目活動(dòng)二 頁(yè)面標(biāo)題的設(shè)計(jì).31 項(xiàng)目活動(dòng)三 設(shè)置頁(yè)面到各個(gè)工作表的鏈接33 項(xiàng)目活動(dòng)四 頁(yè)面的美化.36 項(xiàng)目活動(dòng)五 保護(hù)工作表.37 工作任務(wù)二 會(huì)計(jì)科目表的制作 .38 項(xiàng)目活動(dòng)一 建立總賬科目表.38 項(xiàng)目活動(dòng)二 修改總賬科目表.40 項(xiàng)目活動(dòng)四 建立明細(xì)科目表.41 工作任務(wù)三 會(huì)計(jì)憑證表的制作 .42 項(xiàng)目活動(dòng)一 會(huì)計(jì)憑證表的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)42 前 言 項(xiàng)目活動(dòng)二 自動(dòng)形成會(huì)計(jì)憑證編號(hào)的設(shè)置43 項(xiàng)目活動(dòng)三 范圍名稱(chēng)的定義.44 項(xiàng)目活動(dòng)四 自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目的設(shè)置45 項(xiàng)目活動(dòng)五 單元格輸入信息提示的內(nèi)容47 項(xiàng)目活動(dòng)六 會(huì)計(jì)憑證表實(shí)例.48 項(xiàng)目活動(dòng)七 制作完成的會(huì)計(jì)憑證表的保護(hù)48 項(xiàng)目活動(dòng)八 會(huì)計(jì)憑證表的備份 49 工作任務(wù)四 記賬憑證的制作 .50 項(xiàng)目活動(dòng)一 記賬憑證的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)50 實(shí)操練 習(xí).55 項(xiàng)目三 日記賬管理系統(tǒng)的建立.57 工作任務(wù)一 頁(yè)面的設(shè)計(jì) .59 工作任務(wù)二 現(xiàn)金日記賬的創(chuàng)建 .61 項(xiàng)目活動(dòng)一 現(xiàn)金日記賬的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)61 項(xiàng)目活動(dòng)二 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性.63 項(xiàng)目活動(dòng)三 設(shè)置條件格式.64 項(xiàng)目活動(dòng)四 余額自動(dòng)計(jì)算.65 項(xiàng)目活動(dòng)五 計(jì)算本日合計(jì)和本月累計(jì)66 工作任務(wù)三 現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表的編制 .68 項(xiàng)目活動(dòng)一 現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表的格式設(shè)計(jì)68 項(xiàng)目活動(dòng)二 現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表數(shù)據(jù)的自動(dòng)生成69 工作任務(wù)四 銀行存款日記賬的創(chuàng)建 .71 項(xiàng)目活動(dòng)一 銀行存款日記賬的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)71 實(shí)操練 習(xí).74 項(xiàng)目四 薪酬管理實(shí)務(wù).75 III 工作任務(wù)一 薪酬管理系統(tǒng)基本表格的建立與數(shù)據(jù)輸入 .78 項(xiàng)目活動(dòng)二 職工基本工資表的建立80 項(xiàng)目活動(dòng)三 職工福利表的建立 81 項(xiàng)目活動(dòng)四 職工社會(huì)保險(xiǎn)表的建立81 項(xiàng)目活動(dòng)五 職工考勤表的建立 82 項(xiàng)目活動(dòng)六 職工業(yè)績(jī)考核表的建立83 工作任務(wù)二 職工工資結(jié)算單的創(chuàng)建 .83 工作任務(wù)三 工資條的生成 .86 工作任務(wù)四 工資總額匯總表的創(chuàng)建 .88 工作任務(wù)五 工資費(fèi)用分配表的建立 .91 實(shí)操練 習(xí).93 項(xiàng)目五 固定資產(chǎn)管理實(shí)務(wù).96 工作任務(wù)一 固定資產(chǎn)卡片的建立 .98 工作任務(wù)二 固定資產(chǎn)管理 100 項(xiàng)目活動(dòng)一 固定資產(chǎn)的增加100 項(xiàng)目活動(dòng)二 固定資產(chǎn)的調(diào)撥101 項(xiàng)目活動(dòng)三 固定資產(chǎn)的減少102 工作任務(wù)三 固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表 102 項(xiàng)目活動(dòng)一 平均年限法計(jì)提折舊102 項(xiàng)目活動(dòng)二 雙倍余額遞減法計(jì)提折舊 .103 項(xiàng)目活動(dòng)三 年數(shù)總和法計(jì)提折舊104 工作任務(wù)四 固定資產(chǎn)折舊費(fèi)用分配表的建立 106 項(xiàng)目活動(dòng)一 按固定資產(chǎn)折舊費(fèi)用類(lèi)別分析折舊費(fèi)用分配情況106 項(xiàng)目活動(dòng)二 按固定資產(chǎn)使用部門(mén)分析折舊費(fèi)用分配情況109 工作任務(wù)五 建立獨(dú)立的固定資產(chǎn)卡片 109 實(shí)操練 習(xí)113 項(xiàng)目六 往來(lái)賬款管理實(shí)務(wù)114 工作任務(wù)一 應(yīng)收款項(xiàng)表的創(chuàng)建 115 前 言 項(xiàng)目活動(dòng)一 應(yīng)收款項(xiàng)表的建立115 項(xiàng)目活動(dòng)二 判斷應(yīng)收款項(xiàng)是否到期118 工作任務(wù)二 應(yīng)收賬款賬齡分析表 118 項(xiàng)目活動(dòng)一 應(yīng)收賬款賬齡設(shè)置118 項(xiàng)目活動(dòng)二 應(yīng)收賬款賬齡分析表的創(chuàng)建.119 項(xiàng)目活動(dòng)三 壞賬準(zhǔn)備計(jì)提121 工作任務(wù)三 建立應(yīng)收票據(jù)賬期金額分析圖 122 工作任務(wù)四 應(yīng)付款項(xiàng)表的創(chuàng)建 125 項(xiàng)目活動(dòng)一 應(yīng)付款項(xiàng)表的建立125 項(xiàng)目活動(dòng)二 判斷應(yīng)付款項(xiàng)是否到期127 工作任務(wù)五 應(yīng)付賬款賬齡分析表 128 項(xiàng)目活動(dòng)一 應(yīng)付賬款賬齡設(shè)置128 項(xiàng)目活動(dòng)二 應(yīng)付款賬齡分析表的創(chuàng)建 .129 工作任務(wù)六 建立應(yīng)付款賬期金額分析圖 130 實(shí)操練 習(xí)133 項(xiàng)目七 會(huì)計(jì)報(bào)表的編制135 工作任務(wù)一 科目匯總表的建立 136 項(xiàng)目活動(dòng)一 生成科目匯總表數(shù)據(jù)136 項(xiàng)目活動(dòng)二 科目匯總表的美化139 項(xiàng)目活動(dòng)三 科目匯總表數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新.141 工作任務(wù)二 科目余額表的建立 .141 項(xiàng)目活動(dòng)一 科目余額表的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)141 項(xiàng)目活動(dòng)二 期初余額的鏈接調(diào)用142 項(xiàng)目活動(dòng)三 本期發(fā)生額的鏈接調(diào)用143 項(xiàng)目活動(dòng)四 期末余額的生成145 工作任務(wù)三 資產(chǎn)負(fù)債表的編制 146 V 項(xiàng)目活動(dòng)一 資產(chǎn)負(fù)債表的格式設(shè)計(jì)146 項(xiàng)目活動(dòng)二 資產(chǎn)負(fù)債表的編制步驟148 工作任務(wù)四 利潤(rùn)表的編制 .149 項(xiàng)目活動(dòng)一 利潤(rùn)表的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)149 項(xiàng)目活動(dòng)二 利潤(rùn)表的編制步驟151 工作任務(wù)五 現(xiàn)金流量表的編制 151 項(xiàng)目活動(dòng)一 現(xiàn)金流量表的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)152 項(xiàng)目活動(dòng)二 現(xiàn)金流量表的編制準(zhǔn)備153 項(xiàng)目活動(dòng)三 現(xiàn)金流量表的編制步驟154 實(shí)操練 習(xí)155 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書(shū) VI Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書(shū) 一、實(shí)訓(xùn)目的與要求 本實(shí)訓(xùn)的目的是使學(xué)生通過(guò)工作任務(wù)驅(qū)動(dòng)的方式了解 Excel 在會(huì)計(jì)及財(cái)務(wù) 處理中的應(yīng)用，能夠借此對(duì)會(huì)計(jì)日常工作的 Excel 相關(guān)應(yīng)用進(jìn)行分析和掌握， 并通過(guò)實(shí)訓(xùn)鍛煉和提高學(xué)生的計(jì)算機(jī)操作和表格處理能力，為將來(lái)的工作奠定 良好的基礎(chǔ)。 在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中，學(xué)生每天在教師的指導(dǎo)下按照實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書(shū)完成實(shí)訓(xùn)任務(wù)， 具體如下： 1、每天按上課時(shí)間進(jìn)行實(shí)訓(xùn)，不遲到、不早退、不違反各項(xiàng)紀(jì)律； 2、每天按要求完成老師布置的實(shí)訓(xùn)計(jì)劃，在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中認(rèn)真參與，積極主動(dòng) 思考，有意識(shí)地增強(qiáng)自己的動(dòng)手能力。 3、認(rèn)真總結(jié)實(shí)訓(xùn)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，由老師點(diǎn)評(píng)； 4、按要求完成實(shí)訓(xùn)總結(jié)，并按時(shí)提交。 二、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容 Excel 的基礎(chǔ)知識(shí)和高級(jí)應(yīng)用、Excel 在會(huì)計(jì)憑證制作、日記賬和分類(lèi)賬創(chuàng) 建及會(huì)計(jì)報(bào)表編制這三大會(huì)計(jì)處理流程中的運(yùn)用，以及會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)方面的薪酬管 理、固定資產(chǎn)管理、往來(lái)賬款管理及財(cái)務(wù)分析等。 三、實(shí)訓(xùn)課時(shí) 60 課時(shí)（兩周） 四、實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備 1、分發(fā)實(shí)訓(xùn)資料，進(jìn)行相關(guān)說(shuō)明； 2、將學(xué)生劃分為學(xué)習(xí)小組，每組由小組長(zhǎng)負(fù)責(zé)管理； 3、向?qū)W生強(qiáng)調(diào)實(shí)訓(xùn)紀(jì)律要求和考核辦法。 五、考核辦法 考核成績(jī)分為四個(gè)級(jí)別：優(yōu)秀、良好、合格、不合格。 優(yōu)秀：能遵守紀(jì)律、在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成指定任務(wù)并全面參與各個(gè)環(huán)節(jié)工作， 總結(jié)認(rèn)真細(xì)致； 良好：能遵守紀(jì)律、在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成指定任務(wù)并參與各個(gè)環(huán)節(jié)的大部分 工作，總結(jié)認(rèn)真； 合格：能遵守紀(jì)律、在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成指定任務(wù)并能參與各個(gè)環(huán)節(jié)工作， VII 有總結(jié)； 不合格：未能遵守紀(jì)律、未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成指定任務(wù)，未參與各個(gè)環(huán)節(jié) 工作，無(wú)總結(jié)。 六、實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目 1、模塊化教學(xué)：根據(jù)會(huì)計(jì)學(xué)習(xí)規(guī)律，將 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用分成不同的 工作任務(wù)模塊； 2、實(shí)操練習(xí)：結(jié)合教師的講解，進(jìn)行工作任務(wù)實(shí)操練習(xí)，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì) Excel 應(yīng)用的理解和使用； 3、綜合任務(wù)：通過(guò)一項(xiàng)工作任務(wù)學(xué)以致用，運(yùn)用 Excel 對(duì)會(huì)計(jì)日常工作進(jìn) 行全面的管理。 七、實(shí)訓(xùn)計(jì)劃表 時(shí)間周一周二周三周四周五 上午 熟悉 Excelr 基本操作 學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)憑證 的制作 學(xué)習(xí)日記賬管 理系統(tǒng)的建立 學(xué)習(xí)薪酬管理 相關(guān)表的建立 回顧練本周實(shí) 訓(xùn)內(nèi)容。 下午 熟悉 Excel 高 級(jí)應(yīng)用 完成會(huì)計(jì)憑證 制作練習(xí) 完成日記賬相 關(guān)練習(xí) 完成薪酬管理 表格練習(xí) 檢查本周各項(xiàng) 目練習(xí)作業(yè) 時(shí)間周一周二周三周四周五 上午 學(xué)習(xí)固定資產(chǎn) 管理的建立 學(xué)習(xí)往來(lái)賬款 管理的建立 檢查本實(shí)訓(xùn)練 習(xí)作業(yè) 下午 完成固定資產(chǎn) 表格練習(xí) 完成往來(lái)賬款 表格練習(xí) 結(jié)合前面幾個(gè) 項(xiàng)目?jī)?nèi)容，學(xué) 習(xí)會(huì)計(jì)三大報(bào) 表的編制 完成會(huì)計(jì)三大 報(bào)表練習(xí)。 完成實(shí)訓(xùn)總結(jié) 注：實(shí)訓(xùn)計(jì)劃根據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況適度調(diào)整。 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 1 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 工作目標(biāo) 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境也在發(fā)生著根本性變化，因此，各 個(gè)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)職能的要求，已從單純的核算型工具發(fā)展成為能夠充分利用會(huì)計(jì) 信息并準(zhǔn)確地分析現(xiàn)狀和預(yù)測(cè)未來(lái)的管理型工具。為了提高企業(yè)的會(huì)計(jì)工作效 率，每個(gè)財(cái)務(wù)人員都應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)軟件工具，以便對(duì)會(huì)計(jì)信息做進(jìn)一步的分 析。 Excel 作為一款功能強(qiáng)大的電子表格軟件工具，除了具有有強(qiáng)大的表格數(shù)據(jù) 計(jì)算和分析功能外，還可以把表格中的數(shù)據(jù)用各種統(tǒng)計(jì)圖像表示出來(lái)。利用 Excel 進(jìn)行會(huì)計(jì)信息處理，可使得數(shù)據(jù)的收集、處理和分析更加科學(xué)、便捷，同 時(shí)更有利于管理理論和管理實(shí)踐的緊密結(jié)合，使企業(yè)的管理水平日益提高。 通過(guò)完成本項(xiàng)目的工作任務(wù)，使學(xué)習(xí)者能夠掌握 Excel 的一些基本知識(shí)， 比如它的工作界面、基本元素、常用工具和常用的公式和函數(shù)的使用方法等， 幫助學(xué)習(xí)者建立對(duì) Excel 的感性認(rèn)識(shí)，為以后的學(xué)習(xí)打下基礎(chǔ)。 工作思路 本項(xiàng)目的工作思路是首先熟悉 Excel 的基本操作；掌握 Excel 公式和函數(shù)的 使用方法；理解 Excel 中圖表的處理和數(shù)據(jù)管理分析；了解 Excel 宏及其應(yīng)用方 法。 工作任務(wù)一 Excel 基本操作 隨著計(jì)算機(jī)對(duì)人類(lèi)社會(huì)的全方痊滲透，面向各行業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用工具應(yīng)運(yùn) 而生。電子表格軟件為人們提供了一種高效的數(shù)據(jù)通信、組織、管理和分析工 具，備受眾人矚目。作為辦公自動(dòng)化不可缺少的 Excel 正是其中的佼佼者。 Excel 是目前市面上最強(qiáng)大的電子表格制作軟件，它和 Word、PowerPoint、Access 等軟件一起，構(gòu)成了 Office 辦公軟件的完整體系。 它不僅具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)組織、計(jì)算、分析和統(tǒng)計(jì)功能，還可以通過(guò)圖表、圖形 等多種形式將處理結(jié)果形象地顯示出來(lái)，并且能夠方便地與 Office 其他軟件互 相調(diào)用數(shù)據(jù)。 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 2 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 3 項(xiàng)目活動(dòng)一 Excel 基本操作界面及對(duì)象 一、Excel 操作界面 從啟動(dòng)的 Excel 窗口可以看到，該窗口主要由標(biāo)題欄、工具欄、編輯欄、 單元格區(qū)域、狀態(tài)欄和滾動(dòng)條等部分組成，具體的位置如圖 1-1 所示。 圖 1-1 Excel 初始工作窗口 1標(biāo)題欄 標(biāo)題欄位于工作簿的最上面，顯示的是一個(gè) Excel 工作簿文件的名稱(chēng)，如 圖 1-2。新建一個(gè)文件時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)以 Book1、Book2 等名稱(chēng)依此類(lèi)推為工作簿 命名，如需重合名，在保存時(shí)進(jìn)行文件的命名即可。 圖 1-2 Excel 標(biāo)題欄 在標(biāo)題欄的最左端是一個(gè)控制菜單圖標(biāo)，稱(chēng)之為 Office 圖標(biāo)，單擊此圖 標(biāo)彈出控制菜單，可實(shí)現(xiàn)以下命令： 【新建】命令：新建一個(gè)工作簿。 【打開(kāi)】命令：打開(kāi)一個(gè)已經(jīng)保存的工作簿。 快速訪問(wèn)工具欄 標(biāo)題欄 Excel 程序窗 口控制按鈕 工作薄窗口控 制按鈕 Office 按鈕 功能區(qū) 名稱(chēng)框 狀態(tài)欄 編輯欄 滾動(dòng)條 顯示比例 顯示模式 編輯欄 滾動(dòng)條 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 4 【保存】命令：保存對(duì)該工作簿的修改。 【另存為】命令：保存工作簿按指定的格式到文件夾。 【打印】命令：打印預(yù)覽和打印工作表。 【準(zhǔn)備】命令：查看文檔屬性、檢查文檔、對(duì)文檔進(jìn)行加密、限制權(quán) 限、添加數(shù)字簽名、標(biāo)記為最終狀態(tài)、運(yùn)行、兼容檢查器。 【發(fā)送】命令：將文檔副本發(fā)送給其他人。 【發(fā)布】命令：將文檔發(fā)布給其他人員。 【關(guān)閉】命令：關(guān)閉工作簿。 在標(biāo)題的最右端有 3 個(gè)按鈕，分別是【最小化】按鈕、 【還原】按 鈕（或【最大化】 ）按鈕和【關(guān)閉】按鈕。單【最小化】按鈕可以將 Excel 應(yīng)用 程序窗口縮小成一個(gè)圖標(biāo)并隱藏在任務(wù)欄中，再次單擊可以恢復(fù)原來(lái)的界面； 當(dāng)窗口最大化時(shí)，單擊【還原】按鈕可以還原到以前大小的界面，當(dāng)窗口沒(méi)有 鋪滿(mǎn)整個(gè)屏幕時(shí)，單擊此按鈕可以實(shí)現(xiàn)窗口的最大化；單擊【關(guān)閉】按鈕可以 實(shí)現(xiàn)窗口的關(guān)閉。 2菜單欄 菜單欄采用下拉、分級(jí)的方式分門(mén)別類(lèi)地放置了 Excel 的各種命令和功能 （例如【開(kāi)始】 、 【插入】 、 【頁(yè)面布局】 、 【公式】 、 【視圖】等） ，如單擊【開(kāi)始】 工具選項(xiàng)卡，將彈出所有與文件操作相關(guān)的菜單列表，每一個(gè)菜單項(xiàng)對(duì)應(yīng)一個(gè) 具體的功能，在工具欄菜單的右下端有一個(gè)下拉按鈕，單擊這些按鈕，可以顯 示工具欄菜單中沒(méi)有的菜單命令。 選擇菜單命時(shí)，用戶(hù)除了可以利用鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)外，還可以用鍵盤(pán)操作的方式 來(lái)實(shí)現(xiàn)。用戶(hù)可以首先按下 Alt 鍵激活菜單欄，再輸入相應(yīng)菜單名稱(chēng)后面的字 母，就可以激活此菜單，輸入相應(yīng)菜單命令后的字母就可以執(zhí)行該命令。如按 下 Alt 鍵后，按下字母 I 可激活【插入】菜單，然后按下 P 鍵可執(zhí)行【插入圖 片】命令。 3工具欄 工具欄位于菜單欄下方，由一系列的工具按鈕組成，這些工具按鈕有的是 文字，有的是圖標(biāo)。工具欄的每個(gè)按鈕都對(duì)應(yīng)菜單欄中相關(guān)的命令，單擊此按 鈕就可以執(zhí)行該命令，因此使用工具欄可使操作更加簡(jiǎn)單快捷，而且工具欄的 圖標(biāo)也便于記憶，節(jié)省了許多工作時(shí)間。在工具欄中標(biāo)記為黑色字體的工具按 鈕處于激活狀態(tài)可以使用，而灰色字體的工具按鈕是暫時(shí)不能使用的。 如果用戶(hù)使用的工具在工具欄中沒(méi)有，則單擊工具欄右邊的擴(kuò)展箭頭就會(huì) 彈出剩余的命令菜單。如果用戶(hù)不再需要某個(gè)工具欄，可以將其隱藏起來(lái)，只 要單擊【工具】菜單，把相應(yīng)的工具欄名稱(chēng)左側(cè)的“”取消就行。 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 5 4編輯欄 編輯欄由名稱(chēng)框和編輯框組成。名稱(chēng)框顯示當(dāng)前活動(dòng)的單元格的名稱(chēng)，用 來(lái)定義當(dāng)前單元格或單元格區(qū)域的地址，或者根據(jù)地址查找單元格。如圖 1-3 中，當(dāng)在單元格 A1 中輸入“歡迎！”文本時(shí)，則在名稱(chēng)框中顯示出活動(dòng)單元 格 A1。 編輯框是輸入數(shù)據(jù)和編輯單元格數(shù)據(jù)的地方。用戶(hù)在單元格中輸入或者編 輯數(shù)據(jù)時(shí)，可首先單擊該單元格，然后輸入或編輯數(shù)據(jù)，此時(shí)在編輯框中也會(huì) 顯示輸入和編輯的數(shù)據(jù)，單擊編輯框旁邊的【輸入】按鈕，或者按 Enter 鍵就 可以實(shí)現(xiàn)對(duì)單元格的編輯。 圖 1-3 編輯欄中同時(shí)顯示輸入的內(nèi)容 5狀態(tài)欄 狀態(tài)欄位于工作窗口的最下端，用來(lái)顯示 Excel 當(dāng)前的工作狀態(tài)，起著對(duì) 當(dāng)前操作狀態(tài)的一個(gè)提示作用。如有關(guān)命令、工具欄、按鈕、正在進(jìn)行的操作 或光標(biāo)所在的位置等信息。當(dāng)用戶(hù)在單元格內(nèi)進(jìn)行編輯時(shí)，狀態(tài)欄就顯示“輸 入”字樣，輸入完畢后將顯示“就緒”字樣。在狀態(tài)欄空白處，右擊可以自定 義狀態(tài)欄顯示的內(nèi)容。在狀態(tài)欄的右下角，可以對(duì)工作簿視圖進(jìn)行調(diào)整，分別 提供了普通視圖、頁(yè)面布局和分頁(yè)預(yù)覽 3 種模式供使用者選擇。除此之外，使 用者還能對(duì)單元格的顯示比例進(jìn)行調(diào)整。 【提示】 （1）對(duì)話(huà)框是計(jì)算機(jī)與用戶(hù)進(jìn)行交流的窗口，在對(duì)話(huà)框中包括各種各樣的 選項(xiàng)，如選項(xiàng)卡、復(fù)選框、文本框、列表框、命令按鈕等，如選擇【頁(yè)面布局】 |【頁(yè)面設(shè)置】命令時(shí)就會(huì)彈出相應(yīng)的對(duì)話(huà)框，各種元素的位置及作用如下。 選項(xiàng)卡：代表操作對(duì)象的不同屬性。 文本框：用于直接輸入或編輯文本。 列表框：用于顯示數(shù)據(jù)或其他信息。 單選按鈕：?jiǎn)芜x按鈕為圓形，每一組單選按鈕中只能選擇其中一個(gè)。 復(fù)選框：復(fù)選框?yàn)榉叫危恳唤M復(fù)選框中可以選擇其中的多個(gè)選項(xiàng)。 （2）快捷菜單是用戶(hù)在使用時(shí)，能夠快速顯示的一種菜單，在 Excel 窗口 的不同位置右擊，可彈出不同的快捷菜單。在快捷菜單中包含了與用戶(hù)指定區(qū) 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 6 域最相關(guān)的一些命令。不同的命令有不同的快捷菜單，用戶(hù)可以根據(jù)需要選擇 快捷菜單中不同的命令進(jìn)行操作。 二、Excel 操作對(duì)象 Excel 的操作對(duì)象主要是工作簿、工作表和單元格。 1工作簿 工作簿實(shí)質(zhì)上是 Excel 環(huán)境中用來(lái)存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的文件，也叫 Excel 文檔。 其文件類(lèi)型為.xls，一個(gè)工作簿可以包含最多 255 張工作表，在黙認(rèn)情況下，當(dāng) 打開(kāi)一個(gè)工作簿時(shí)，每個(gè)工作簿就包含三個(gè)工作表，分別命名為“Sheet1” 、 “Sheet2” 、 “Sheet3” ，這些工作表標(biāo)簽位于工作簿窗口的底部，用來(lái)表示工作 簿中不同的工作表，單擊不同的工作簿標(biāo)簽，就可以進(jìn)入相應(yīng)的工作表；如果 用戶(hù)需要對(duì)這些工作表進(jìn)行重命名，只要雙擊需要命名的工作表標(biāo)簽，當(dāng)該名 稱(chēng)變成黑色的時(shí)候，直接輸入新的名稱(chēng)，即可完成對(duì)工作表的重命名。 2工作表 工作表是指由行和列組成的一個(gè)表格。Excel 中每張工作表最多可由 1000000 行和 16000 列構(gòu)成，其中行號(hào)是由上自下從 1 開(kāi)始進(jìn)行編號(hào)，列號(hào)則 由左到右用字母 A 到 XFD 進(jìn)行編號(hào)。每一個(gè)新建的 Excel 工作簿，軟件會(huì)自動(dòng) 建立若干個(gè)工作表，用戶(hù)可以將相關(guān)內(nèi)容的表存放在同一個(gè)工作簿中，為相關(guān) 的工作表之間數(shù)據(jù)的交換與格式的一致性提供了方便。 3單元格 工作表中行與列的交叉的小方格就是 Excel 的單元格，每張工作表中包括 了 104857616384 個(gè)單元格，單元格的列寬可容納 255 個(gè)字符，行高可達(dá)到 409 磅。每個(gè)單元格都有對(duì)應(yīng)的地址，例如 E13 表示第 E 列第 13 行的單元格。 用戶(hù)如果要對(duì)某個(gè)單元格中的內(nèi)容進(jìn)行操作，可以單擊工作表中相應(yīng)的單元格， 發(fā)現(xiàn)些單元格變成一個(gè)黑色的小方框，此時(shí)所有的操作就只針對(duì)這個(gè)單元格了。 如圖 1-4 所示。 圖 1-4 活動(dòng)單元格 【提示】 由于一個(gè)工作簿中有多個(gè)工作表，為了區(qū)分不同的工作表中的單元格，要 在單元格地址前加上相應(yīng)工作表的名稱(chēng)，并且工作表名稱(chēng)與單元格之間必須用 “！”號(hào)隔開(kāi)，如“Sheet3！B4”表示在 Sheet3 工作表中的 B4 單元格。 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 7 項(xiàng)目活動(dòng)二 工作簿和工作表的操作 工作簿是 Excel 的門(mén)戶(hù)，要想運(yùn)用 Excel 進(jìn)行操作，首先需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的 工作簿。而一個(gè)工作簿中含有多張工作表，這樣用戶(hù)就可以將相關(guān)的表存在于 同一個(gè)工作簿中，以避免多次存取的麻煩，并為相關(guān)的工作表之間數(shù)據(jù)的交換 和格式的一致性提供了方便。 1新建工作簿 如何啟動(dòng) Excel 應(yīng)用程序呢？在新建 Excel 工作簿的方法上，大家可能都有 自己習(xí)慣的方法，下面我們介紹新建 Excel 工作簿的方法。 雙擊桌面上的快捷方式（如果桌面上沒(méi)有快捷方式，可以使用下面的方法 來(lái)添加快捷方式：【開(kāi)始】|【程序】|Microsoft Office | Microsoft Office Excel（右擊）|【發(fā)送】|【桌面快捷方式】 ，如圖 1-5 所示。 圖 1-5 添加 Excel 桌面快捷方式 右擊桌面空白處，彈出桌面快捷菜單，選擇【新建】|【Microsoft Office Excel 工作表】命令，如圖 1-6 所示。 圖 1-6 使用快捷方式新建工作簿 在桌面上依次選擇【開(kāi)媽】|【程序】| Microsoft Office | Microsoft Office Excel 命令。 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 8 選擇【開(kāi)始】|【運(yùn)行】命令，或者使用快捷鍵（Win+r） ，彈出如圖 1-7 所 示的對(duì)話(huà)框，在【打開(kāi)】文本框中輸入“Excel” ，然后單擊【確定】按鈕，同 樣可以打開(kāi)一個(gè)新建的 Excel 工作簿。 圖 1-7 【運(yùn)行】對(duì)話(huà)框 如果你已打開(kāi)一個(gè) Excel 工作表，單擊 Office 按鈕，在彈出的下拉菜單 中選擇【新建】工具按鈕，或者按 Ctrl+N 組合鍵也可以創(chuàng)建一個(gè)新的 Excel 工 作簿。 2保存工作簿 單擊 Office 按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇【保存】選項(xiàng)，即可保存 工作簿；也可以直接使用快捷鍵 Ctrl+S 組合鍵直接保存正在編輯的工作簿。 3保護(hù)工作簿 如果要對(duì)該工作簿賦予一定的權(quán)限，即對(duì)工作簿進(jìn)行保護(hù)，則單擊 Office 按鈕，選擇【另存為】命令，在彈出的對(duì)話(huà)框左下方選擇【工具】命令，如 圖 1-8 所示。在下接菜單中選擇【常規(guī)選項(xiàng)】命令，彈出如圖 1-9 所示的對(duì)話(huà) 框，對(duì)話(huà)框中“打開(kāi)權(quán)限密碼”是指用戶(hù)下次打開(kāi)時(shí)需要輸入的密碼，“修改 權(quán)限密碼”是指打開(kāi)工作簿后，在對(duì)工作簿進(jìn)行修改時(shí)需要輸入的密碼。用戶(hù) 根據(jù)自己的需要設(shè)定密碼，設(shè)置好之后單擊【確定】按鈕，就完成相應(yīng)的權(quán)限 設(shè)定了。當(dāng)下次再打開(kāi)這個(gè)工作簿時(shí)，就會(huì)提示你輸入打開(kāi)或者權(quán)限密碼，如 果不知道該農(nóng)密碼的人就打不開(kāi)這個(gè)工作簿，或者無(wú)法對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。 圖 1-8 【另存為】對(duì)話(huà)框 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 9 圖 1-9 【常規(guī)選項(xiàng)】對(duì)話(huà)框 4增加工作表 在黙認(rèn)的情況下，一個(gè)工作簿有 3 個(gè)工作表，分別命名為“Sheet1”、 “Sheet2”和“Sheet3”。在工作中，有時(shí)候需要建立更多的工作表，此時(shí)， 只要單擊工作表標(biāo)簽旁邊的【插入】按鈕，即可插入一張新的工作表；或者 右擊工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】命令，如圖 1-10 所示，從 彈出的對(duì)話(huà)框中選擇工作表圖標(biāo)，單擊【確定】按鈕就可以增加工作表了。 還有一種方法就是在菜單中選擇【開(kāi)始】|【插入】|【插入工作表】命令。 圖 1-10 【插入】對(duì)話(huà)框 5移動(dòng)工作表 在工作中，為了滿(mǎn)足使用的需要，有時(shí)候需要調(diào)整工作表的次序，此時(shí)只 要單擊需要調(diào)整的工作標(biāo)簽，并按住鼠標(biāo)左鍵，使其出現(xiàn)一個(gè)向下的箭頭，如 圖 1-11 所示，然后將其移動(dòng)到需要的位置即可。 圖 1-11 移動(dòng)工作表 6復(fù)制工作表 工作表的復(fù)制與工作表的移動(dòng)操作相像，單擊需要復(fù)制的工作簿標(biāo)簽之后， 再同時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵和 Ctrl 鍵，在工作表標(biāo)簽的前面即可出一個(gè)向下的箭頭， 拖動(dòng)鼠標(biāo)至適當(dāng)?shù)奈恢煤笏砷_(kāi)鼠標(biāo)和 Ctrl 鍵，完成對(duì)工作表的復(fù)制，新的工作 表會(huì)被自動(dòng)命名為以前工作表的名稱(chēng)后面加上字（2），例如“Sheet1”工作表 被復(fù)制以后會(huì)被命名為“Sheet1（2）”。 還有一種方法，在工作簿中右擊要復(fù)制的工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單 中選擇【移動(dòng)或選擇工作表】命令，彈出如圖 1-12 所示的對(duì)話(huà)框：選中【建立 副本】復(fù)選框，再確定需要把工作表復(fù)制的位置，比如要把工作表移動(dòng)到 Sheet2 和 Sheet3 之間，就需要選擇把工作表放在 Sheet3 之前，然后單擊【確 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 10 定】按鈕就完成了對(duì)工作表的復(fù)制。 圖 1-12 【移動(dòng)或復(fù)制工作表】對(duì)話(huà)框 7隱藏和顯示工作表 隱藏工作表，打開(kāi)需要隱藏的工作表，右擊工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜 單中選擇【隱藏】命令，即可完成對(duì)目標(biāo)工作表的隱藏；或者選擇工具欄的 【單元格】|【格式】命令，再在彈出的菜單中選擇【隱藏和取消隱藏】|【隱 藏工作表】命令即可，如圖 1-12 所示。 顯示隱藏的工作表。同樣是右擊工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇 【取消隱藏】命令，在彈出的【取消隱藏】對(duì)話(huà)框中選擇需要重新顯示的工作 表；或者選擇【格式】|【隱藏和取消隱藏】|【取消隱藏工作表】命令來(lái)完成。 隱藏/顯示工作表的行或列。選定需要隱藏的行或列，即將光標(biāo)移至需要選 定的行號(hào)或列號(hào)上，待光標(biāo)變成指向該行的箭頭時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵即可選擇該 行或列，在工具欄中選擇【格式】命令，在彈出的菜單中選擇【隱藏行/列】或 【取消隱藏行/列】命令，即可完成對(duì)工作表中行（列）的隱藏或打開(kāi)。在圖 1-13 中，該工作表的第 3 至 7 行就被隱藏了。 圖 1-13 隱藏行 8工作表的格式化 工作表的格式化是指對(duì)工作表進(jìn)行排版，經(jīng)過(guò)格式化操作后使工作表更加 美觀、實(shí)用、符合要求或是突出一些重點(diǎn)項(xiàng)目，使用戶(hù)對(duì)工作表一目然。 （1）自動(dòng)套用格式化 在黙認(rèn)條件下，Excel 為用戶(hù)提供了若干種格式，用戶(hù)在編輯完成一張工 作表后，可以套用 Excel 提供的格式，實(shí)現(xiàn)工作表的自動(dòng)格式化。具體操作如 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 11 下： 首先，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)選擇需要格式化的區(qū)域，再選擇工具欄中的【樣 式】|【套用表格格式】選項(xiàng)，彈出選項(xiàng)菜單，當(dāng)選中所需要的格式后，單擊 【確定】按鈕就行了。 （2）條件格式化 有時(shí)候?yàn)榱送怀鲲@示工作表中某一部分單元格的值，可以用條件格式化標(biāo) 記單元格。例如對(duì)現(xiàn)金收付大于 10000 的單元格用紅色標(biāo)記。具體操作如下： 首先選擇要格式化的單元格，在工具欄中選擇【樣式】|【格式】|【條件格式】 |【突出單元格規(guī)則】|【大于】命令，彈出如圖 1-14 所示的對(duì)話(huà)框：在文本框 中輸入 10000，設(shè)置為淺紅色填充，單擊【確定】按鈕即可。 圖 1-14 【大于】條件格式對(duì)話(huà)框 9保護(hù)工作表 對(duì)于一些不需要公開(kāi)的工作表，可以對(duì)其設(shè)置和相應(yīng)的密碼，進(jìn)行相應(yīng)的 保護(hù)，使其的閱讀權(quán)限受到限制。具體操作步驟如下： （1）單擊需要保護(hù)的工作表，選擇【審閱】|【保護(hù)工作表】命令，打開(kāi) 【保護(hù)工作表】對(duì)話(huà)框。如圖 1-15 所示： 圖 1-15 【保護(hù)工作表】窗口 （2）在【取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼】文本框中輸入密碼，并在【允許 此工作表的所有用戶(hù)進(jìn)行】復(fù)選框中選擇相應(yīng)選項(xiàng)，然后單擊【確定】按鈕， 打開(kāi)【確認(rèn)密碼】對(duì)話(huà)框，再次輸入密碼，單擊【確定】按鈕就完成了對(duì)工作 表的保護(hù)。 （3）如果需要撤銷(xiāo)工作表的保護(hù)，先單擊受保護(hù)的工作表，選擇【審閱】 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 12 |【撤銷(xiāo)工作表的保護(hù)】命令，打開(kāi)【撤銷(xiāo)工作表的保護(hù)】對(duì)話(huà)框，輸入密碼， 單擊【確定】按鈕就行了。 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 13 項(xiàng)目活動(dòng)三 編輯單元格 工作表是工作簿的基礎(chǔ)，而單元格又是工作表的基礎(chǔ)，對(duì)工作表的操作都 是通過(guò)單元格的操作來(lái)完成的。 1輸入文本 這里的文本可以是漢字、英文字母，也可以是文本性質(zhì)的數(shù)字。每個(gè)單元 格最多可包含 32000 個(gè)字符。輸入基本的漢字和英文字母，只要雙擊目標(biāo)單元 格即可輸入；或者是在編輯欄中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，再單擊左邊的按鈕就可以 輸入了。一個(gè)單元格中，最大可存放 21 頁(yè)的文檔。Excel 在黙認(rèn)的情況下，文 本會(huì)與單元格左側(cè)對(duì)齊。例如，在單元格中輸入文本“個(gè)人筆記本電腦”，輸 入結(jié)果如圖 1-16 所示。 圖 1-16 輸入文本 【提示】 （1）如果要在單元格中輸入文本型數(shù)據(jù)，只需要在輸入的數(shù)字之前先輸入 一個(gè)單引號(hào)，這樣 Excel 就會(huì)把該數(shù)字作為文本處理。 （2）如果要在兩行文字之間提行（單元格內(nèi)換行），只要在兩個(gè)字之間使 用 Alt+Enter 組合鍵。 （3）如果要將左邊單元格的內(nèi)容填充至指定的單元格，可按 Ctrl+R 組合 鍵，如果需要將上方單元格的內(nèi)容填充至指單元格，可按 Ctrl+D 組合鍵。 2數(shù)據(jù)的輸入 Excel 中的數(shù)值是指可用于計(jì)算的數(shù)據(jù)，常見(jiàn)的有整數(shù)、小數(shù)、分?jǐn)?shù)和邏 輯值等。數(shù)值中可以含有“+”、“-”、“%”和“￥”等符號(hào)。在單元格中輸 入數(shù)值后，數(shù)值將自動(dòng)靠右對(duì)齊。如果輸入的數(shù)字超過(guò) 11 位，將自動(dòng)變成類(lèi)似 于“1.23E+11”的科學(xué)計(jì)數(shù)法形式；如果輸入的數(shù)字小于 11 位但單元格的寬度 不夠容納其中的數(shù)字時(shí)，將以“#”的形式表示。通常情況下，我們將這些 數(shù)值統(tǒng)稱(chēng)為數(shù)據(jù)，后面擔(dān)到的數(shù)據(jù)都是指這類(lèi)除文本類(lèi)以外的數(shù)值。 在 Excel 的單元格中，可以輸入兩種數(shù)據(jù)，即常量和公式。輸入常量的方 法與輸入文本的方法相同，即選中要輸入數(shù)值的單元格后，直接輸入數(shù)值或在 編輯中輸入數(shù)值，完成輸入后，再按 Enter 鍵即可。如果在單元格中直接輸入 公式，需要以先輸入“=”開(kāi)始，然后再輸入公式內(nèi)容，最后按 Enter 鍵結(jié)束公 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 14 式的輸入，此時(shí)在單元格里就會(huì)看見(jiàn)公式的計(jì)算結(jié)果。 對(duì)于數(shù)據(jù)的輸入需要注意以下 3 種情況： 在輸入分?jǐn)?shù)時(shí)，為了避免輸入的分?jǐn)?shù)視為日期，需要在輸入分?jǐn)?shù)之前先輸 入“0”，再輸入一個(gè)空格，然后輸入分?jǐn)?shù)。例如要在單元格 A4 中輸入分?jǐn)?shù) “1/10”，先輸入“0”，再輸入一個(gè)空格，然后輸入“1/10”，最后按 Enter 鍵，其對(duì)比結(jié)果如圖 1-17 所示。 圖 1-17 分?jǐn)?shù)的輸入 【提示】 在黙認(rèn)情況下，Excel 會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)沿單元格右側(cè)對(duì)齊，文本自動(dòng)左對(duì)齊。 輸入分?jǐn)?shù)還有另外一種方法，即選中需要輸入分?jǐn)?shù)的單元格并右擊，在彈 出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】命令，彈出【設(shè)置單元格格式】對(duì)話(huà) 框；選中【數(shù)字】選項(xiàng)卡，在【分類(lèi)】列表框中選擇【分?jǐn)?shù)】選項(xiàng)。 對(duì)于負(fù)數(shù)的輸入，一般可以在數(shù)字前直接加“-”號(hào)，但是如果這個(gè)附屬是 分?jǐn)?shù)，則需要將這個(gè)分?jǐn)?shù)先加上括號(hào)，再在前面加上“-”號(hào)。 若需要輸入小數(shù)，并設(shè)置其顯示方式和小數(shù)位數(shù)等特殊數(shù)據(jù)時(shí)，具體操作 如下：選中要輸入特殊數(shù)據(jù)的單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置 單元格格式】命令，打開(kāi)【設(shè)置單元格格式】對(duì)話(huà)框，如圖 1-18 所示；單擊 【數(shù)字】選項(xiàng)卡，在【分類(lèi)】列表框中選擇所需的類(lèi)型，如選擇【數(shù)值】選項(xiàng)， 并在【小數(shù)位數(shù)】數(shù)值框中輸入“3”，單擊【確定】按鈕即可出現(xiàn)相應(yīng)的小數(shù)。 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 15 圖 1-18 設(shè)置單元格格式 在 Excel 中，對(duì)于一般的數(shù)據(jù)只能一個(gè)一個(gè)地輸入；但是對(duì)于那些有序的、 相似的或相同的數(shù)據(jù)的輸入，就可以利用數(shù)據(jù)的填充來(lái)實(shí)現(xiàn)快速輸入。數(shù)據(jù)的 填充操作是指在工作表中快速生成一定關(guān)系的數(shù)據(jù)。 （1）填充相同數(shù)據(jù)的操作 在 Excel 工作表中，選定輸入起始數(shù)據(jù)的單元格，輸入其數(shù)據(jù)，再把光標(biāo) 放在該單元格的右下角，這時(shí)光標(biāo)會(huì)變成“+”標(biāo)記。然后向右或向下拖動(dòng)鼠標(biāo)， 這樣所經(jīng)過(guò)的單元格就會(huì)顯示出該單元格中被填充的內(nèi)容。單擊最后一個(gè)單元 格右下角的【自動(dòng)填充選項(xiàng)】圖標(biāo)，出現(xiàn)一個(gè)快捷菜單，提示選擇填充方式， 選擇“復(fù)制單元格”方式填充（系統(tǒng)黙認(rèn)的是“以序列方式填充”）。例如從 A1 到 A7 都填充數(shù)學(xué) 3，先在 A1 單元格中輸入“3”，等到鼠標(biāo)光標(biāo)變成“+” 標(biāo)記，按住鼠標(biāo)左鍵并向下拖動(dòng)至 A7 單元格，填充結(jié)果如圖 1-19 所示。 圖 1-19 自動(dòng)填充 （2）等差數(shù)列的填充 Excel 的自動(dòng)填充能對(duì)于呈等差數(shù)列的序列數(shù)同樣適用，只是需要在輸入 起始數(shù)據(jù)時(shí)，至少要畋前兩個(gè)數(shù)據(jù)。例如：在起始單元格輸入“1”和“3”， 然后選中這兩個(gè)單元格，并把光標(biāo)移到單元格的右下角，當(dāng)光標(biāo)變成“+”標(biāo)記 時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，填充了所選區(qū)域后松開(kāi)鼠標(biāo)即可。填充結(jié)果如圖 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 16 1-19 所示。 （3）使用【填充】命令填充復(fù)雜的數(shù)據(jù) 選定起始單元格，選擇菜單欄中的【開(kāi)始】|【填充】|【系列】命令，彈 出系列對(duì)話(huà)框。在【序列】對(duì)話(huà)框中，如選中【行】和【等比數(shù)列】單選按鈕， 輸入“步長(zhǎng)值”和“終止值”分別為“3”和“27”，單擊【確定】按鈕；再選 中【列】和【等差數(shù)列】單選按鈕，輸入“步長(zhǎng)值”和“終止值”分別為“5” 和“36”，單擊【確定】按鈕，填充結(jié)果就會(huì)自動(dòng)顯示在相應(yīng)的單元格內(nèi)。 3調(diào)整行高和列寬 在單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)有一些較長(zhǎng)的字符在輸入后因?yàn)榱袑捇蛐?高的原因被隱去一部分，所以用戶(hù)在操作時(shí)可以適當(dāng)?shù)貙?duì)單元格的行高和列寬 進(jìn)行調(diào)整。將光標(biāo)移到將要調(diào)整的列的頂端，使光標(biāo)變成雙向箭頭，按住鼠標(biāo) 左鍵拖動(dòng)，調(diào)整列寬。還可以把光標(biāo)移動(dòng)到該列的最右端，使之變成一個(gè)雙向 的箭頭，如圖 1-20 所示，然后左右拖動(dòng)鼠標(biāo)即可調(diào)整該列單元格的寬度。當(dāng)然， 調(diào)整行高跟調(diào)整列寬的方法一樣。 圖 1-20 調(diào)整列寬前后 同樣地，用戶(hù)還可以通過(guò)菜單欄來(lái)調(diào)整行高或列寬。選中需要調(diào)整的單元 格，選擇【開(kāi)始】|【格式】|【行高】/【列寬】命令。例如，需要將單元格的 行高調(diào)整為 25.5 厘米，則選【行高】命令，在彈出的【行高】對(duì)話(huà)框中的【行 高】文本框中輸入“25.5”，如圖 1-21 所示，單擊【確定】按鈕。 圖 1-21 【行高】對(duì)話(huà)框 4增加行、列和單元格 在工作表的編輯過(guò)程中，有時(shí)需要添加行、列或單 元格，只需要選中需要添加行或列的單元格，再在菜單 欄中選擇【開(kāi)始】|【插入】|【插入單元格】/【插入 工作表行】/【插入工作表列】命令即可。如圖 1-22 所示。 圖 1-22 插入單元格、行或列 項(xiàng)目一 Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 17 工作任務(wù)二 Excel 高級(jí)應(yīng)用 項(xiàng)目活動(dòng)一 Excel 公式和函數(shù)的使用 Excel 是一款非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理軟件。其在數(shù)據(jù)處理、計(jì)算機(jī)功能方面能 力不凡，從簡(jiǎn)單的四則運(yùn)算到復(fù)雜的財(cái)務(wù)運(yùn)算、統(tǒng)計(jì)分析，這一系列都可以通 過(guò)相應(yīng)的函數(shù)來(lái)完成。所以在 Excel 中，公式和函數(shù)是比較重要的知識(shí)，了解 并掌握它們對(duì)以后的學(xué)習(xí)有很大的幫助。 1公式的使用 公式中元素的結(jié)構(gòu)或次序決定了最終的計(jì)算結(jié)果。在 Excel 中，運(yùn)用公式 一般都遵循特定的語(yǔ)法或次序，在輸入過(guò)程中，通常以“=”開(kāi)始，再輸入公式 中的各個(gè)運(yùn)算元素，每個(gè)元素可以是改變或不改變的數(shù)值、單元格或引用單元 格區(qū)域、名稱(chēng)或工作函數(shù)，這些參與運(yùn)算的元素都是通過(guò)運(yùn)算符隔開(kāi)的。 （1）公式中常用的運(yùn)算符 公式中常用的運(yùn)算符主要包括加、減、乘、除、大于、小于、等于、百分 號(hào)等。具體如表 1-1 所示。 表 1-1 運(yùn)算符 運(yùn)算符名稱(chēng)用途 +加號(hào)加 -減號(hào)減，也可表示負(fù) *星號(hào)乘 /斜杠除 大于號(hào)大于 0,I12-G361,I12-G3121,I12-G3366,I12-G30,J12-I330,J12-I360,J12-I390,F3,“-“)” 。 IF 函數(shù)的含義在于，若滿(mǎn)足賬齡判斷條件，則返回值為該筆應(yīng)付款的未付 款金額，若不滿(mǎn)足條件則返回值為“-” 。 (8)合并 A11:J11 單元格，填入“應(yīng)付賬款合計(jì)：” 。 單擊 K11 單元格，在公式編輯欄輸入公式“=SUM(K3:K10)”后按回車(chē) 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 138 鍵在 K11 單元格即顯示為未到期的應(yīng)付款金額相加。 (9)利用自動(dòng)填充功能將公式復(fù)制到 L11、M11、N11、O11，將各個(gè)不同賬 齡區(qū)間的應(yīng)付款相加填入這幾個(gè)單元格，如圖所示。 項(xiàng)目活動(dòng)二 應(yīng)付款賬齡分析表的創(chuàng)建 應(yīng)付款賬齡分析主要是分析不同賬齡的應(yīng)付款未付金額在總應(yīng)付款未付金 額中所占的比例。因此，應(yīng)付款賬齡分析表內(nèi)的百分比一欄為不同賬齡區(qū)內(nèi)的 應(yīng)付款未付金額占應(yīng)付款未付金額合計(jì)的比例。創(chuàng)建應(yīng)付款賬齡分析表的具體 操作步驟如下： (1)單擊菜單欄的【插入】-【工作表】 ，插入一張新的工作表，將其調(diào)整到 合適的位置并重命名為“應(yīng)付款賬齡分析表” ，并輸入賬齡分析表有關(guān)內(nèi)容，如 圖所示。 其中 A4:A8，B4:B8 的內(nèi)容可以用前面介紹過(guò)的“選擇性粘貼”方法來(lái)填 寫(xiě)。 (2)單擊 B9 單元格，在公式編輯欄輸入公式“=SUM(B4:B8)” ，按回車(chē)鍵。 項(xiàng)目六 往來(lái)賬款管理實(shí)務(wù) 139 (3)單擊 C4 單元格，在公式編輯欄輸入公式“=B4/B9” ，按回車(chē)鍵后顯示結(jié) 果。此時(shí)顯示結(jié)果為小數(shù)，設(shè)置單元格格式讓其顯示為百分比數(shù)。利用自動(dòng)填 充功能計(jì)算 C 列其他的百分比。 工作任務(wù)六 建立應(yīng)付款賬期金額分析圖 在對(duì)應(yīng)付款進(jìn)行了詳細(xì)的分析之后，為了能夠更直觀、清楚地了解應(yīng)付款 賬期金額的分析情況，還需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)應(yīng)付款賬期金額分析圖，以圖表的形式 展現(xiàn)賬期金額情況。具體建立步驟如下： (1)選擇“應(yīng)付款項(xiàng)表”中需要分析的單元格區(qū)域 K2；02 和 K11：O11（可 按住 Ctrl 鍵進(jìn)行不連續(xù)區(qū)域的選擇） ，單擊菜單欄中的【插入】-【圖表】命令， 在彈出的【圖表向?qū)А繉?duì)話(huà)框中選擇“圖表類(lèi)型”-“柱形圖” 。 (2)單擊【下一步】 ，顯示“數(shù)據(jù)區(qū)域” 。由于數(shù)據(jù)區(qū)域已經(jīng)選好，不用再做 修改。 (3)單擊【下一步】 ，選擇【標(biāo)題】選項(xiàng)卡，在“圖表標(biāo)題”輸入“應(yīng)付款 賬齡分析圖” ，在“分類(lèi)(X)軸”輸入“應(yīng)付款未付金額” ，在“數(shù)值(y)軸”輸入 “賬齡期間” ，如圖所示。 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 140 (4)單擊【下一步】 ，將該圖表作為新工作表插入。 (5)單擊【完成】 ，將新工作表 chartl 調(diào)整到合適的位置，并將該工作表改名 為“應(yīng)付款賬齡分析圖” ，如圖所示。 (6)單擊圖標(biāo)外圍任意白色區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇【圖 表選項(xiàng)】 。 (7)在彈出的【圖表選項(xiàng)】對(duì)話(huà)框中選擇【數(shù)據(jù)標(biāo)志】選項(xiàng)卡，勾選“值” 前面的復(fù)選框，單擊【確定】按鈕。 項(xiàng)目六 往來(lái)賬款管理實(shí)務(wù) 141 (8)單擊【確定】按鈕后，圖表的柱形上顯示出數(shù)據(jù)。 (9)用上述同樣的方法彈出【圖表選項(xiàng)】對(duì)話(huà)框，選擇【數(shù)據(jù)表】選項(xiàng)卡， 勾選“顯示數(shù)據(jù)表”前方的復(fù)選框。 (10)單擊【確定】按鈕后的結(jié)果如圖。 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 142 實(shí) 操 練習(xí) 【資料 1】 和天利公司有關(guān)的業(yè)務(wù)單位的基本信息如下所示： （1） 客戶(hù)名稱(chēng)華茂公司，地址為華山街 1526 號(hào)，聯(lián)系電話(huà)為：028- 23447961，法人代表是張深。 （2） 客戶(hù)名稱(chēng)嘉惠超市，地址為南平街 2616 號(hào)，聯(lián)系電話(huà)為：021- 28997856，法人代表是張嘉惠。 （3） 客戶(hù)名稱(chēng)利群商場(chǎng)，地址為新興路 315 號(hào)，聯(lián)系電話(huà)為：025- 25778952，法人代表是林渡。 （4） 客戶(hù)名稱(chēng)紅星商場(chǎng)，地址為紅星廣場(chǎng)，聯(lián)系電話(huà)為：025- 58995688，法人代表是趙梓。 在 2010 年 1 到 3 月間，發(fā)生了具體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)如下所示： （1） 與華茂公司在 1 月 2 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售電腦，金額 為 35,000 元，信用期為 90 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-1-2-2。 （2） 與嘉惠超市在 1 月 3 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售主機(jī)，金額 為 70,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-1-10-1。 （3） 與嘉惠超市在 1 月 13 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售主機(jī)，金額 為 68,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-1-31-1。 （4） 與嘉惠超市在 2 月 20 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售鍵盤(pán)，金額 為 65,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-2-14-1。 （5） 與嘉惠超市在 2 月 20 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售顯示器，金 額為 43,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-2-16-1。 （6） 與利群商場(chǎng)在 2 月 25 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售電腦，金額 為 22,000 元，信用期為 90 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-2-20-1。 （7） 與利群商場(chǎng)在 3 月 15 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售電腦，金額 為 99,000 元，信用期為 90 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-3-8-1。 （8） 與華茂公司在 3 月 17 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售機(jī)箱，金額 為 30,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-3-12-1。 （9） 與華茂公司在 3 月 17 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售鍵盤(pán)，金額 為 10,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-3-13-1。 項(xiàng)目六 往來(lái)賬款管理實(shí)務(wù) 143 （10）與利群商場(chǎng)在 3 月 26 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售顯示器，金 額為 40,000 元，信用期為 90 元，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-3-21-1。 （11）與紅星商場(chǎng)在 3 月 28 日發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)內(nèi)容為出售主機(jī)，金額 為 52,000 元，信用期為 90 天，該筆業(yè)務(wù)的對(duì)沖號(hào)為 2010-3-22-1。 要求根據(jù)上述內(nèi)容創(chuàng)建應(yīng)收款清單。天利公司 13 月產(chǎn)生的應(yīng)收款記當(dāng)收 回情況如下所示，如果客戶(hù)在信用期內(nèi)付款，可以享受 1%的折扣，要求將下述 內(nèi)容填列在收款記錄表中： （1） 在 2 月 2 日收回對(duì)沖號(hào)為 2010-1-2-2 的應(yīng)收款，金額為 25,000 元， 記賬憑證為 2010-2-9-1。 （2） 在 2 月 23 日收回對(duì)沖號(hào)為 2010-1-10-1 的應(yīng)收款，金額為 69,300 元， 記賬憑證為 2010-2-61-2。 （3） 在 3 月 1 日收回對(duì)沖號(hào)為 2010-1-2-2 的應(yīng)收款，金額為 9,650 元， 記賬憑證為 2010-3-4-1。 （4） 在 3 月 13 日收回對(duì)沖號(hào)為 2010-1-31-1 的應(yīng)收款，金額為 67,320 元， 記賬憑證為 2010-3-25-1。 （5） 在 4 月 16 日收回對(duì)沖號(hào)為 2010-2-14-1 的應(yīng)收款，金額為 64,350 元， 記賬憑證為 2010-4-36-2。 （6） 在 6 月 16 日收回對(duì)沖號(hào)為 2010-2-16-1 的應(yīng)收款，金額為 20,000 元， 記賬憑證為 2010-6-52-1。 【資料 2】 天利公司壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)是：超齡時(shí)間在 30 內(nèi)的按照應(yīng)收款余額的 1%計(jì) 提壞賬準(zhǔn)備，超齡時(shí)間在 30 日以上 60 日以?xún)?nèi)的按照應(yīng)收款余額的 3%計(jì)提壞賬 準(zhǔn)備，超齡時(shí)間在 60 日以上 90 日以?xún)?nèi)的按照應(yīng)收款余額的 5%計(jì)提壞賬準(zhǔn)備， 超齡時(shí)間在 90 日以上的按照應(yīng)收款余額的 10%計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。 根據(jù)上面實(shí)驗(yàn)的內(nèi)容，計(jì)算各客戶(hù)在 6 月 30 日應(yīng)當(dāng)計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備金額， 并繪制圖表分析不同超齡時(shí)間段下所計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的比例。 項(xiàng)目七 會(huì)計(jì)報(bào)表的編制 144 項(xiàng)目七 會(huì)計(jì)報(bào)表的編制 工作目標(biāo) 會(huì)計(jì)報(bào)表是綜合反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果、財(cái)務(wù)狀況及現(xiàn)金流量信息的書(shū)面文件， 它是會(huì)計(jì)核算的最終結(jié)果，也是會(huì)計(jì)核算工作的總結(jié)。主要的會(huì)計(jì)報(bào)表按照反 映內(nèi)容的不同，可以分為資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表。本項(xiàng)目的主要內(nèi) 容就是分紹資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表的編制方法和步驟。 工作思路 本項(xiàng)目的工作思路是首先建立會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)工作簿，完成該系統(tǒng)的首頁(yè)設(shè) 計(jì)；然后制作或引用賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，編制資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流 量表。項(xiàng)目七工作思路如下： 創(chuàng)建科目匯總表 創(chuàng)建利潤(rùn)表 會(huì)計(jì)憑證表 創(chuàng)建現(xiàn)金流量表 創(chuàng)建科目余額表 創(chuàng)建資產(chǎn)負(fù)債表 補(bǔ)充數(shù)據(jù) 背景資料 在項(xiàng)目二中，凌嘉公司的會(huì)計(jì)憑證表已經(jīng)輸入生成，在本項(xiàng)目中仍沿用該 企業(yè)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行處理。輸入的憑證數(shù)據(jù)參見(jiàn)本項(xiàng)目后附表。 工作準(zhǔn)備 首先建立一個(gè)名為“姓名 學(xué)號(hào) 項(xiàng)目七.xls”工作簿，在此工作簿中建立 “首頁(yè)” 、 “科目匯總表” 、 “科目余額表” 、 “資產(chǎn)負(fù)債表” 、 “利潤(rùn)表” 、 “現(xiàn)金流 量表”等工作表，各工作表分別完成相應(yīng)的工作任務(wù)。 “首頁(yè)”工作表的建立方 水運(yùn)在前面項(xiàng)目二中已作介紹，這里不做贅述，下面分別介紹其他各工作表的 設(shè)計(jì)方法和步驟。 項(xiàng)目七 會(huì)計(jì)報(bào)表的編制 145 工作任務(wù)一 科目匯總表的建立 科目匯總表是將一定期間內(nèi)的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，根據(jù)相同的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行歸 類(lèi)，定期匯總出每一個(gè)會(huì)計(jì)科目的本期借方發(fā)生額合計(jì)數(shù)和貸方發(fā)生額合計(jì)數(shù) 的一種表格?？颇繀R總表在會(huì)計(jì)賬務(wù)核算過(guò)程中起著承上啟下的作用。一方面， 將一定期間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行匯總；另一方面，為編制會(huì)計(jì)報(bào)表 提供數(shù)據(jù)?？颇繀R總表的格式如圖 7-4 所示： 圖 7-3 科目余額表 項(xiàng)目活動(dòng)一 生成科目匯總表數(shù)據(jù) 科目匯總表是建立在會(huì)計(jì)憑證表基礎(chǔ)之上的，其數(shù)據(jù)來(lái)源于會(huì)計(jì)憑證表。 我們可以利用 Excel 中的數(shù)據(jù)透視表功能將已形成的會(huì)計(jì)憑證表生成科目匯總 表數(shù)據(jù)。按照慣例，已將所需要的范圍名稱(chēng)定義完成。具體的操作步驟如下： （1） 打開(kāi)“會(huì)計(jì)憑證表”工作表。 （2） 單擊菜單【數(shù)據(jù)】|【數(shù)據(jù)透視表和圖表報(bào)告】命令，在彈出的【數(shù) 據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А繉?duì)話(huà)框中選擇“Microsoft Excel 數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù) 庫(kù)”和“數(shù)據(jù)透視表” （如圖 7-4 所示） 。然后單擊【下一步】按鈕 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 146 圖 7-4 建立“數(shù)據(jù)透視表”步驟 1 （3） 單擊菜單【插入】|【名稱(chēng)】|【粘貼】命令（如圖 7-5 所示） 圖 7-5 選擇數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)來(lái)源 （4） 選擇“會(huì)計(jì)憑證表”范圍名稱(chēng)粘貼在“選定區(qū)域” ，如圖 7-6 所示， 然后單擊【下一步】按鈕。 圖 7-6 粘貼范圍名稱(chēng)后的對(duì)話(huà)框 項(xiàng)目七 會(huì)計(jì)報(bào)表的編制 147 （5） 在【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А繉?duì)話(huà)框中選擇【新建工作表】 按鈕，并單擊【布局】按鈕。 （6） 在【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А繉?duì)話(huà)框中將“年” 、 “月” 拖動(dòng)到“頁(yè)”區(qū)域（如圖 7-7 所示） 。 圖 7-7 設(shè)置“數(shù)據(jù)透視表”數(shù)據(jù)布局 （7） 在【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А繉?duì)話(huà)框中將“科目代號(hào)” 、 “總 賬科目”拖動(dòng)到“行”區(qū)域（如圖 7-7 所示） 。 （8） 在【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А繉?duì)話(huà)框中將“借方” 、 “貸方” 拖動(dòng)到“數(shù)據(jù)”區(qū)域（如圖 7-7 所示） 。 （9） 雙擊“計(jì)數(shù)項(xiàng)：借方” ，在彈出的【數(shù)據(jù)據(jù)透視表字段】對(duì)話(huà)框中將 “匯總方式”選為“求和” ，在【數(shù)字】按鈕中選擇“會(huì)計(jì)專(zhuān)用” ，將“小數(shù)點(diǎn) 位數(shù)”選為“2” ， “貨幣符號(hào)”選為“無(wú)” 。按同樣步驟操作“計(jì)數(shù)項(xiàng)：貨方” ， 然后單擊【確定】按鈕，如圖 7-8 所示。 圖 7-8 設(shè)置“數(shù)據(jù)透視表”字段 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 Excel 在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 148 （10） 返回【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А繉?duì)話(huà)框（如圖 7-9 所示） 。 圖 7-9 完成“數(shù)據(jù)透視表”布局 （11） 單擊【完成】按鈕。并將新生成的工作表 Sheet1 重命名為“科目匯 總表” 。 （如圖 7-10 所示） 。 圖 7-10 完成后的“數(shù)據(jù)透視表” 項(xiàng)目活動(dòng)二 科目匯總表的美化 用“數(shù)據(jù)透視表”生成的科目匯總表在格式上與會(huì)計(jì)上熟悉的科目匯總表 還有一定的差距，現(xiàn)在將在已生成的“數(shù)據(jù)透視表”基礎(chǔ)上進(jìn)行美化和調(diào)整， 具體操作步驟如下： （1） 選擇第一行并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命 項(xiàng)目七 會(huì)計(jì)報(bào)表的編制 149 令，在表格頂頭插入一行。 （2） 選擇 A1：E1 單元格，單擊【全并及居中】按鈕，輸入“科目匯總表” ，并單擊