文秘工作職責(zé)培訓(xùn).ppt

1,文秘工作職責(zé)培訓(xùn),2,第一部分 文員的職業(yè)定位 第二部分 文員的崗位職責(zé) 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,3,領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者，同事的服務(wù)者,處理好部門文職工作外，協(xié)助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 管理好部門事務(wù)。,文員的定位,第一部分 文員的職業(yè)定位,員工與領(lǐng)導(dǎo)的連接線，及時(shí)傳遞信息,1,4,第一部分 文員的職業(yè)定位,文員是辦公室里最常見的職位之一，具有極為重要的基礎(chǔ)性，服務(wù)型作用，是企業(yè)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要要素。 文員的角色定位具有輔佐功能。幫助部門領(lǐng)導(dǎo)處理一切事務(wù)成為文員的職責(zé)。但文員除了此職責(zé)外，和其它部門文員的關(guān)系也非常密切和重要。 文員是部門領(lǐng)導(dǎo)的助手。,5,第一部分 文員的職業(yè)定位,對(duì)事,對(duì)人,準(zhǔn)確性 好判斷力 工作效率 主動(dòng)性,考慮周到 圓滑性 謹(jǐn)慎性 責(zé)任感 客觀性,文員的特質(zhì)及要求,6,積極的心態(tài) 謙虛勤奮 服務(wù)意識(shí) 真誠(chéng)寬容,良好的專業(yè)素養(yǎng) 認(rèn)真細(xì)致 條理清晰 善于溝通,文員的標(biāo)準(zhǔn),第二部分 文員的崗位職責(zé),7,第二部分 文員的崗位職責(zé),文員的基本職責(zé) 每天日常和每月月度例行工作跟進(jìn)；,8,第二部分 文員的崗位職責(zé),文員的基本職責(zé) 部門文檔管理（含往來(lái)文件分類傳閱/審批整理歸檔）； 部門電話接聽/轉(zhuǎn)接、來(lái)訪賓客接待； 部門各系統(tǒng)的應(yīng)用(KM、OA、極致）； 負(fù)責(zé)部門日常文件的打印、復(fù)印工作（需在保證文件質(zhì)量的前提下不斷節(jié)約成本）； 領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)事務(wù)能及時(shí)、有效處理并反饋處理結(jié)果；,9,第二部分 文員的崗位職責(zé),文員的基本職責(zé)&每月例行工作 部門排班(B級(jí)及以上25日前交行政辦）、培訓(xùn)計(jì)劃、考勤按指定的日期上交人力資源部； 每月25日前提交下月工作計(jì)劃及本月工作總結(jié)至行政辦（電子檔和紙檔需同時(shí)發(fā)送，電子檔需貼部門負(fù)責(zé)人有效電子簽名）； 每月28日前完成部門人員績(jī)效評(píng)估考評(píng)，員工級(jí)交人力資源部，主管級(jí)及以上交行政辦，如遇十一長(zhǎng)假等特殊情況需提前至少兩天進(jìn)行； 每月15日前完成部門鞋襪領(lǐng)用；,10,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務(wù)管理規(guī)范,1、來(lái)賓接待,“引路” 應(yīng)走在客人左前方的2、3步處，自己走在走廊左側(cè)， 讓客人走在中央。與客人步伐一致，并適當(dāng)做介紹。遇拐彎處應(yīng)使用手勢(shì)，并提醒客人“這邊請(qǐng)”、“注意樓梯”等。,11,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務(wù)管理規(guī)范 2、文件管理 應(yīng)遵循先登記后處理的原則; 應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程審批文件;,12,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務(wù)管理規(guī)范 3、接打電話 “態(tài)度，語(yǔ)調(diào)，用詞”,13,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務(wù)管理規(guī)范 打電話： 要有準(zhǔn)備 注意打電話的時(shí)間，尤其避免在午休或下班時(shí)間打 微笑的語(yǔ)調(diào)，聲音清晰，有禮貌 不要急于在電話中承諾事情或是做決定 講電話同時(shí)在紙上做記錄,14,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務(wù)管理規(guī)范 接電話： 1.電話鈴響三聲內(nèi)必須接電話 2.先報(bào)上公司名稱或人名 3.聲音語(yǔ)調(diào)微微上揚(yáng)，有朝氣 4.去除“別人不知道我是誰(shuí)”的心態(tài) 5.延遲太久接電話應(yīng)先致歉 6.口中不要吃東西或含著東西,15,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,保密原則,16,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,打印、復(fù)印管理 復(fù)印時(shí)各部門自己帶紙，不得亂拿打印機(jī)及傳真機(jī)上紙張。 部門指定專人打印、復(fù)印，若委派他人進(jìn)行需教會(huì)使用有關(guān)設(shè)備。 若打印機(jī)等機(jī)器出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)報(bào)有關(guān)人員通知供應(yīng)商到店維修，不可強(qiáng)行使用。,17,謝謝大家！,The End,