EXCEL常用函數(shù)教程PPT講.ppt

Excel常用函數(shù)應用教程,EXCEL常用函數(shù)應用教程,EXCEL函數(shù)的基本知識 邏輯函數(shù)的應用 文本函數(shù)的應用 日期與時間函數(shù) 數(shù)學與統(tǒng)計函數(shù) 查詢與引用函數(shù) 數(shù)據(jù)庫函數(shù)的應用,Unit 1 EXCEL函數(shù)的基本知識,什么是函數(shù) 函數(shù)的參數(shù)和返回值 函數(shù)的地址符 函數(shù)的套用,Excel中所提的函數(shù)其實是一些預定義的公式，它們使用一 些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進行計算。 簡單點說，函數(shù)是一組功能模塊，使用函數(shù)能幫助你實現(xiàn)某個 功能。 舉例：Sum函數(shù)可以實現(xiàn)數(shù)值的加法運算，max函數(shù)可以返回一組數(shù)的最大值。,1.什么是函數(shù),2. 函數(shù)的參數(shù)及返回值,1.參數(shù)可以是數(shù)字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的邏輯數(shù)值、數(shù)組、 形如 #N/A 的錯誤值或單元格引用。函數(shù)的參數(shù)使用逗號隔開如 sum(A1,2,B2)，其中，A1,2,B2都是sum函數(shù)的參數(shù)，用逗號隔開 另外要注意的是，函數(shù)使用的參數(shù)所用的符號，如逗號，引號要全部在 英文輸入狀態(tài)下輸入(半角符號)。 數(shù)字：1、2、100、10000 文本：astron、412398784737847（以文本格式存儲的數(shù)字） 邏輯值：TRUE(真)或非零（一般用數(shù)字1表示）、FALSE(假)或0 比如13這個不等式的值為假。 單元格：比如A47、B16 數(shù)組：同一種格式存儲的單元格區(qū)域,2.大部分函數(shù)都有一個返回值，返回你通過函數(shù)運算得出的結(jié)果,返回值可 以是一個數(shù)字，一個邏輯值，一個地址。另外要注意的是，要想要函數(shù)返 回正確的值，使用公式的單元格數(shù)值格式（快捷鍵ctrl+1）一定要正確。 舉例： sum(1,2,3),我們的目的是得出1+2+3相加的和，sum函數(shù)返回的值是6 另外值得注意的是，對于函數(shù)的返回值如數(shù)值，它等同一個數(shù)值，而不要 把它認為是一個函數(shù)。它可以如其它數(shù)值一樣使用加（+）、減（-）、 乘（*）、除（/）。 如上例中，可以A1=10-sum(1,2,3)，那么A1=4。在這里，因為sum（）函數(shù) 的返回值是一個數(shù)值，可以直接把它當數(shù)值用。,2. 函數(shù)的參數(shù)及返回值,3. 函數(shù)的地址符,在我們使用函數(shù)時，會引用一些地址作為參數(shù)，比如A47、B46等 EXCEL中有專門的地址引用符$。使用是$引用地址時，是絕對引用， 不使用$時，是相對引用。 舉例： A47：相對引用，引用A47這個單元格。當使用這種類型的地址時， 我們使用拖拉功能將公式引用到其它單元格時，這個相對 地址會發(fā)生變化,3. 函數(shù)的地址符,$A$47:絕對引用。無論將公式引用到哪一個單元格，這個地址不會 改變，永遠定格在A47這個單元格。 $A47和A$47:混合引用。只定格單元格的行或列，相對來說有點復雜， 不常用。 另外在引用地址時，冒號（：）在與單元格一起引用時，代表一片區(qū)域， 如 (A1:A47)代表的是從A1一直到A47的長條形區(qū)域，總共47個單元格， 如（A1:B3)代表以A1和B3為對角的一個方形區(qū)域，共9個單元格。 注：在引用地址符時，我們可以使用F4鍵在這些地址間進行切換,4. 函數(shù)的套用,函數(shù)的套用，也就是函數(shù)的組合使用，單個函數(shù)已經(jīng)很厲害了， 組合起來的函數(shù)威力會更強大。 舉例： IF(SUM(1,2,3)<5,“100”,“1000”) 在這個函數(shù)中，邏輯函數(shù)IF套用了SUM函數(shù)，它把SUM函數(shù)返回 的結(jié)果作為參數(shù)，如果1，2，3之和小于5，返回100，反之，返 回1000.,Unit 2 邏輯函數(shù)的應用,IF函數(shù) AND函數(shù) OR函數(shù) NOT函數(shù),1. IF函數(shù),IF在英文里是“假如，如果”的意思，顧名思義就是如果滿足某個條件（為真） 則返回前面的一個值，不滿足條件（為假），返回后面的一個值。 語法：IF(邏輯值，返回值1，返回值2)，其中邏輯值類型為真或假，另外返 回值是文本格式時，要用雙引號，如果為數(shù)字，可以不用雙引號。 舉例：如何判斷考試成績是否及格？ IF(A184,“優(yōu)秀”,“及格”)，這是IF函數(shù) 套用IF函數(shù)，如果A1小于60，返回不及格，另外如果大于等于85，則返回 優(yōu)秀，否則返回及格。,2. AND函數(shù),AND在英文里是“和，與”的意思,只有當所有條件都滿足時，才返回 ture(真)，否則返回false(假),一般要與其它函數(shù)套用，比如IF函數(shù)。 語法：AND(條件1，條件2，條件30) 返回值：TURE或FALSE 舉例： 1.and(A160,B280),只有A160,B280這三個條件 都滿足時，才返回TRUE,否則FALSE. 2.IF（and(A160,B280),1，2），三個條件都滿足時，返回1， 否則返回2.,3. OR函數(shù),OR在英文里是“或，或者”的意思，只要滿足任一條件就 返回ture(真)，否則返回false(假),一般要與其它函數(shù)套 用，比如IF函數(shù)。 語法：OR(條件1，條件2，條件30) 舉例： or(A160,B280),當A160,B280 這三個條件有一個滿足時，返回TRUE,否則FALSE.,4. not函數(shù),not在英文里是“ 不，非”的意思，返回相反的值一般要 與其它函數(shù)套用，比如IF函數(shù)。 語法：not(條件) 舉例： not(A160),當A160時，返回FALSE,否則TRUE.,Unit 3 文本函數(shù)的應用,比較函數(shù)excat與等號= 聯(lián)結(jié)函數(shù)concatenate與聯(lián)結(jié)號& Lower、upper、proper、trim函數(shù) left、right、mid函數(shù),1.比較函數(shù)excat與等號=,Excat是一個比較函數(shù)，等號=與之有相同的功能。返回值為邏輯值， 對于返回值為邏輯值的函數(shù)，一般與if等函數(shù)套用。 語法：excat(A1,B1) 舉例： 1.excat(A1,B1),當A1與B1相同時，返回TRUE,否則FALSE. 與if函數(shù)套用，if(excat(A1,B1),”相同”，“不相同”)。 2.使用等號比較時，如單元格C1=（A1=B1），如果A1與B1 相同，C1=TRUE,否則C1=FALSE 與if函數(shù)套用，if(A1=B1,“相同”，“不相同”)。,2.聯(lián)結(jié)函數(shù)concatenate與聯(lián)結(jié)號&,concatenate是一個聯(lián)結(jié)函數(shù)，聯(lián)結(jié)號&與之有相同的功 能。 語法：concatenate(字符1,字符2，)，單獨的文本要 使用雙引號 舉例： 1.concatenate(A1,B1，“tron”),如果A1=A，B1=s， 那么函數(shù)就會返回Astron 2. 如果C1=A1&B1&“tron”，那么C1=Astron,3. Lower、upper、proper、trim函數(shù),Lower函數(shù)是將文本中的字母轉(zhuǎn)換成小寫字母。 Upper函數(shù)是將文本中的字母轉(zhuǎn)換成大寫字母 Proper函數(shù)是將文本中的字符串首字母轉(zhuǎn)換成大寫字母，其余字符轉(zhuǎn)換成小寫字母。 Trim函數(shù)是去除字符串中多余空白字符。 語法： XXXX(字符串），其中XXXX代表以上所有函數(shù)，它們的語法規(guī)則一樣，字符串代表內(nèi)容是字符的地址引用比如A1,B2,也可以是單獨的字符串（要使用雙引號如“astron”）,3. Lower、upper、proper、trim函數(shù),舉例： 假如A1=ASTRON,B1=astron,C1=dongguan astron, D1=DongGuan Astron lower(A1)=astron Upper(B1)=ASTRON Proper(C1)=Dongguan Astron Trim(D1)=DongGuan Astron,4.left、right、mid函數(shù),Left函數(shù)是自字符串左邊開始提取字符串中的字符 Right函數(shù)是自字符串左邊開始提取字符串中的字符 Mid函數(shù)是從字符串指定位置開始提取字符串中的字符 語法： 1.Left(字符串，數(shù)值)，其中數(shù)值為要提取的字符數(shù) 2.Right(字符串，數(shù)值)，其中數(shù)值為要提取的字符數(shù) 3.Mid(字符串，數(shù)值1，數(shù)值2)，其中數(shù)值1代表要提取 的第一個字符的位置，數(shù)值2代表要提取的字符數(shù)。,4. left、right、mid函數(shù),舉例： 假如A1=Astron Left(A1,2)=As Right(A1,2)=on Mid(A1,2,2)=st,Unit 4 日期與時間函數(shù),now、today函數(shù) year、month、day、hour函數(shù) dateif函數(shù),1. now、today函數(shù),now函數(shù)是提取當前系統(tǒng)日期和時間 Today函數(shù)是提取當前系統(tǒng)日期 語法： Now()參數(shù)為空 Today()參數(shù)為空 舉例： 假定系統(tǒng)當前時間為 2013/03/30 9:48 1.如果A1=now(),那么A1= 2013/03/30 9:48 2.如果B1=today(),那么B1= 2013/03/30,2. year、month、day、hour函數(shù),year函數(shù)作用是提取日期中的年份 month函數(shù)作用是提取日期中的月份 Day函數(shù)作用是提取日期中的日數(shù) Hour函數(shù)作用是提取日期中的小時數(shù) 語法： XXX(A1)，其中XXX代表上面所有函數(shù)，它們語法規(guī)則一樣，A1代表包含日期與 時間的單元格。 舉例： 假定系統(tǒng)當前時間為 A1=2011/11/17 9:58 1. B1=year(A1),那么B1= 2011 2. C1=month(A1),那么C1=11 3. D1=day(A1)，那么D1=17 4. E1=hour(A1),那么E1=9,3. dateif函數(shù),dateif函數(shù)作用是計算兩個日期之間相差的年數(shù)、月數(shù)、日數(shù)，這個函數(shù)比較適用于統(tǒng)計出生年月 語法： Dateif(起始日期，結(jié)束日期，參數(shù)類型) 其中參數(shù)類型包括：“Y” 時間段中的整年數(shù) ，“M” 時間段中的整月數(shù)，“D” 時間段中 的天數(shù) 舉例： 假定系統(tǒng)當前日期為 2011/11/17 單元格A1中日期為2000/01/01,下面例子分別計算起始 日期與當前日期間相差的年數(shù)，月數(shù)，日數(shù)。 1.如果B1=DATEDIF(A1,TODAY(),y),那么B1=11 2.如果B1=DATEDIF(A1,TODAY(),“m),那么B1=142 3.如果B1=DATEDIF(A1,TODAY(),“d),那么B1=4338,Unit 5 數(shù)學與統(tǒng)計函數(shù),Sum、average、abs、mod函數(shù) sumif、countif函數(shù) max、min、small、large、rank函數(shù) value、isodd、iseven函數(shù),1.Sum、average、abs、mod、power函數(shù),Sum函數(shù)作用是求和 Average函數(shù)作用是求平均數(shù) Abs函數(shù)作用是求絕對值 Mod函數(shù)作用是求余 Power函數(shù)作用是求n次方 語法： Sum(數(shù)值1，數(shù)值2) 其中數(shù)值可以直接是數(shù)字，也可以是包含數(shù)字的單元格，也可以是一片單元格區(qū)域。 Average語法規(guī)則同上 Abs（數(shù)值） Mod(數(shù)值1，數(shù)值2)，其中數(shù)值1是被除數(shù)，數(shù)值2是除數(shù) Power(數(shù)值1，數(shù)值2)，其中數(shù)值1是數(shù)，數(shù)值2是多少次方 以上函數(shù)返回值皆為數(shù)字,1.Sum、average、abs、mod函數(shù),舉例： 假設(shè) A1=1，B1=2,C1=-2 1.sum(A1,B1)=3 2.average(A1,B1)=1.5 3.abs(A1)=1,abs(C1)=2 4.mod(B1,A1)=0,mod(A1,B1)=1 5.power(B1,2)=4,另外（數(shù)字6上面的符號）也有這個功能，比如B13=8 另外要注意的是，想要減或者求負數(shù)，直接在單元格前加-號就可以了 比如上面例子中sum(A1,-B1)=-1,2.sumif、countif函數(shù),Sumif函數(shù)作用是對區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格求和 Countif函數(shù)作用是統(tǒng)計區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格的數(shù)量 語法： Sumif(條件區(qū)域，條件，要計算和的區(qū)域) Countif(區(qū)域，條件) 舉例：,2.sumif、countif函數(shù),假設(shè)有如下表格 1.假如我們要計算1班所有人的手工課的總分，可以使用如下函數(shù) SUMIF(A2:A5,“1”,G2:G5),在函數(shù)里面，前一區(qū)域A2:A5代表查尋條件“1”的查找區(qū) 域，中間的“1”表示查找的條件(要使用雙引號)，后一區(qū)域G2:G5代表要加總的數(shù)字 區(qū)域 2.假如我們要統(tǒng)計手工課大于90分的人數(shù)，可以使用countif(G2:G5,”90”),前面代表 要查找的區(qū)域，后面表示查找條件，記住要使用雙引號,3. max、min、small、large、rank函數(shù),Max求一組數(shù)據(jù)的最大值 Min求一組數(shù)據(jù)的最小值 Small求一組數(shù)據(jù)的第N小的值 Large求一組數(shù)據(jù)的第N大的值 Rank作用是將一組數(shù)組排序 語法： Max(數(shù)字1，數(shù)字n)，參數(shù)可以是單獨的數(shù)字，也可以是包含數(shù)字的單元格。 MIN函數(shù)語法同上。 Small(單元格區(qū)域，數(shù)字N)，其中前者為包含數(shù)字的單元格區(qū)域，后者為要查找的第N小的數(shù)字。,3. max、min、small、large、rank函數(shù),large(單元格區(qū)域，數(shù)字N)，其中前者為包含數(shù)字的單元格區(qū)域，后者為要查找的第N大的數(shù)字。 Rank(需排序的數(shù)字，需排序的數(shù)組，排序類型)，其中排序類型為0時，按降序排列，不為0時，按升序排列。 舉例： 假設(shè)A1,A2,A3,A4,A5分別為12，9，7，7，21 Max(A1:A5)=21 Min(A1:A5)=7 Small(A1:A5,3)=9 Large(A1:A5,5)=7,3. max、min、small、large、rank函數(shù),舉例 假設(shè)A1,A2,A3,A4,A5分別為12，9，7，7，21, 使用Rank（）函數(shù) 對這個數(shù)組進行排序，按降序(從大到小)排列,其中B列是排序后的序號 B1=RANK(A1,$A$1:$A$5,0),其中A1表示要排序的數(shù)字，A1:A5表示排序 的數(shù)組，0表示按降序排列，另外要注意的是，引用排序的數(shù)組時，我 們用了絕對地址引用$A$1:$A$5(這個可以用F4鍵在地圵符間進行切換), 這樣我們在引用公式到B2,B3單元格時，這個地址區(qū)域不會變。,4.value函數(shù),Value函數(shù)作用是將文本類型的數(shù)字轉(zhuǎn)換成數(shù)字類型，常用于出生日期，銀行卡等數(shù)據(jù)類型的轉(zhuǎn)換。 語法： Value(文本)，其中文本必須為數(shù)字，只是存儲類型為文本格式 舉例： 假設(shè)A1=20111121，A2=5 如果B1=2011-VALUE(MID(A1,3,2)，那么B1=2000.我們知道，MID函數(shù) 的作用是取文本中的字符（第三章第4小節(jié)），在這里，我們從A1單元 格的第3個字符開始取，取2個字符，得到字符11，然后將用value函數(shù) 將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字類型11。最后與2011相減得2000,Unit 6 查詢與引用函數(shù),Vlookup,hlookup函數(shù) Match,index函數(shù),1.vlookup,hlookup函數(shù),Vlookup函數(shù)用于在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。 Hlookup函數(shù)用于在表格或數(shù)值數(shù)組的首行查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當前列中指定行處的數(shù)值。 語法： Vlookup(要查找的值，查找的區(qū)域，要返回列的序號，查找類型) 其中要注意的問題： 1.要查找的值一定要位于查找區(qū)域的首列 2.查找的區(qū)域中不要有隱藏的行或列，否則返回的值會出錯 3.查找類型為0或false（假）時，為精準匹配，當省略或為true時，為近似匹 配（沒有找到要查找的值時，返回最接近于“查找值”的值），這里我們常 常使用精準匹配，保證查找的準確性。 Hlookup函數(shù)語法與Vlookup函數(shù)語法相同。,1.vlookup,hlookup函數(shù),舉例： 表1（sheet1） 表2（sheet2） 如果我們要在表2中根據(jù)姓名導出手工課的成績，可以使用如下函數(shù) B2=VLOOKUP(A2,表1的$A$2:表1的$F$5,6,0),填寫參數(shù)時，可以在公式輸入欄里選擇Vlookup函數(shù)后直接用鼠標點擊輸入 1.第一個參數(shù)代表我們要查找的值（根據(jù)姓名查找手工成績）要注意的是，查找值有相同的（有同名 的），返回第一個值所對應的返回值 2.第二個參數(shù)代表包含查找值的查找區(qū)域，這個查找區(qū)域可以在其他工作表上，也可以在同一張工作表上 ,在本例中我們的查找區(qū)域位于工作表一。查找區(qū)域使用絕對引用$,固定的查找區(qū)域我們要使用絕對引 用，不然將公式引用到其它單元格時，查找區(qū)域也會變動，。另外在上面例子中我們的查找值位于查 找區(qū)域的第一列（必須的）,1.vlookup,hlookup函數(shù),舉例： B2=VLOOKUP(A2,表1的$A$2:表1的$F$5,6,0), 3.第三個參數(shù)6代表我們要返回的值的列號（手工成績位于第6列） 4.第四個參數(shù)0代表包含查找類型為精準查找，一般我們要使用精準查 找，保證查找值的準確性 Hlookup函數(shù)使用與Vlookup函數(shù)相似，只是將行列互換而已。具體區(qū)別大 家可以自己體驗一下。,2.Match,index函數(shù),Match函數(shù)查找某值在數(shù)組中的位置。 Index函數(shù)作用是返回數(shù)組中某行某列的值 語法： 1.Match(要查找的值，數(shù)組，查找類型)，其中要查找的值可以是單獨輸入的值 （要使用雙引號），也可以是包含查找值的單元格。數(shù)組包含查找值的一組單元 格。查找類型包含3種，為-1時,參數(shù)中的數(shù)組須降序排列；為1時，數(shù)組須升序 排列；為0時，可以是無序排列。 2.index(數(shù)組，行，列),其中的行列是數(shù)組的相對的行列值，不是工作表的行列,2.Match,index函數(shù),舉例： 在上面的數(shù)組中 1.A8=MATCH(4,A2:A6,0),其中，第一個參數(shù)4代表我們要在數(shù)組（A2:A4） 中查找4這個值,最后一個參數(shù)0代表我們查找的數(shù)組是無序排列。 2.B8=INDEX(A2:B6,3,2)，其中，第1個參數(shù)表示數(shù)組的區(qū)域，第2，3個參 數(shù)表示這個查找區(qū)域的行和列。,Unit 7 數(shù)據(jù)庫函數(shù)的應用,Dget,Dcount函數(shù) Dmax,Dmin,Dsum,Daverage函數(shù),1. Dget,Dcount函數(shù),D函數(shù)是數(shù)據(jù)庫類型函數(shù)，與其它類型函數(shù)不同的是前面多了一個字 母D（數(shù)據(jù)庫database的首字母），數(shù)據(jù)庫函數(shù)的使用功能更強大，可 以在查找引用中使用更加復雜的查找關(guān)系。 1.Dget函數(shù)提取滿足條件的單個記錄，有多個值符合條件時返回錯誤 2.Dcount函數(shù)返回滿足條件的單元格的個數(shù) 語法： D函數(shù)的語法格式都一樣 D（數(shù)據(jù)庫區(qū)域，函數(shù)要使用的數(shù)據(jù)列，查找條件），其中第一個參數(shù)表示構(gòu)成數(shù)據(jù)庫 的單元格區(qū)域（如下例中的A3:F10），第二個參數(shù)表示函數(shù)要使用的數(shù)據(jù)列，可以是用 雙引號引用的文本，也可以是列號（如下例中的“語文”，1），第三個參數(shù)代表包含給 定條件的單元格區(qū)域，它至少包含一個列標志和列標志下方用于設(shè)定條件的單元格（如 下例中的B1:B2，B1:C2）。,1. Dget,Dcount函數(shù),舉例： 1.Dcount()，在上表中，如果我們想要統(tǒng)計語文89的人數(shù)數(shù)量，可以在B1中設(shè)置列標志 （語文），在B2中設(shè)置給定條件（89）,在這里我們在A12單元格求結(jié)果 A12=DCOUNT(A3:F10,“語文”,B1:B2)，其中第一個參數(shù)（A3:F10）表示數(shù)據(jù)庫區(qū)域， 第二個參數(shù)“語文”為我們要使用的數(shù)據(jù)列（我們要在語文這一列查找），第三個參數(shù) 表示給定的查找條件（包含一個列標志和一個位于列標志下方的條件) 2.Dget(),求語文89,歷史91的人的姓名，在B12中求結(jié)果，B12=DGET(A3:F10,1,B1:C2), 這里，第二個參數(shù)我們使用列號來代表要使用的數(shù)據(jù)列。,2. Dmax,Dmin,Dsum,Daverage函數(shù),Dmax函數(shù)返回數(shù)據(jù)庫選項中的最大值。 Dmin函數(shù)返回數(shù)據(jù)庫選項中的最大值。 Dsum函數(shù)作用是對符合條件的選項列求和。 Daverage函數(shù)作用是對符合條件的選項列求平均值。 語法： 以上四個函數(shù)語法規(guī)則與其它D函數(shù)一樣。D（數(shù)據(jù)庫區(qū)域，函數(shù)要 使用的數(shù)據(jù)列，查找條件）,2. Dmax,Dmin,Dsum,Daverage函數(shù),舉例：在下例中我們求小豬，小熊，小強三人中語文最高分。 1.我們可以使用Dmax()，A15=DMAX(A6:F13,2,A1:A4)，同樣，第一個參數(shù)表示數(shù)據(jù)庫區(qū) 域，第二個參數(shù)表示我們求值的數(shù)據(jù)列（可以是列號2，也可以是文本“語文”），第 三個參數(shù)是設(shè)定的條件。,2. Dmax,Dmin,Dsum,Daverage函數(shù),舉例：在下例中我們求所有人中手工課的最低分。 2.我們可以使用Dmin()，B15=DMIN(A6:F13,“手工”,A6:A13)，同樣，第一個參數(shù)表示據(jù) 庫區(qū)域，第二個參數(shù)表示我們求值的數(shù)據(jù)列（可以是列號6，也可以是文本“手工”)， 第三個參數(shù)是條件（至少包含一個列標志和列標志下方的給定條件）。,2. Dmax,Dmin,Dsum,Daverage函數(shù),舉例：在下例中我們求一班所有人的語文總分和平均分。 3.求總分，我們可以使用Dsum(),A13=DSUM(A4:G11,3,A1:A2)，得出結(jié)果為252. 4.求平均分，我們可以使用Daverage(),B13=DAVERAGE(A4:G11,3,A1:A2),得出 結(jié)果為84.,謝謝！,