秘書-時(shí)間管理與日程安排.ppt

第二節(jié) 時(shí)間管理與日程安排,本節(jié)要點(diǎn),三、本節(jié)小結(jié),二、日程安排,一、時(shí)間管理,四、技能訓(xùn)練,時(shí)間管理的好壞直接決定著秘書的工作效率和工作前景，秘書應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的時(shí)間管理理論，從而為自己的個(gè)人發(fā)展奠定好良好的基礎(chǔ)。,周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，搞的手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒有完成。 1、給某客戶打電話，與對(duì)方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會(huì)的事宜； 2、為下午部門經(jīng)理會(huì)議所要討論的報(bào)告復(fù)印每人一份（8人，每份10頁）及會(huì)議日程表； 3、向人力資源部門寫報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日； 4、復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方； 5、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件； 6、布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡； 7、為上司預(yù)訂周末去天津的火車票（北京出發(fā)）； 8、將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中個(gè)部門同事傳閱； 9、在做這些事情的同時(shí)，她還接待了3位訪客、接應(yīng)電話等事宜。,案例分析,一、時(shí)間管理,（一）時(shí)間管理的陷阱 （二）跨越時(shí)間陷阱 （三）ABC時(shí)間管理法,（一）時(shí)間管理的陷阱,1、豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 2、不好意思拒絕別人 3、“反正時(shí)間還早”拖延 4、文件滿桌病 5、喋喋不休的“電話粥” 6、源源不斷的信息,1.豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,沒時(shí)間做計(jì)劃 工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃 計(jì)劃常常被打斷 不喜歡被計(jì)劃束縛 “船到橋頭自然直”,建立明確的目標(biāo)并排列好先后順序，制定出十年以上的長(zhǎng)期目標(biāo)、五年時(shí)十年的中期目標(biāo)和一至五年需實(shí)現(xiàn)的短期目標(biāo)。特別是每天抽出一定時(shí)間列出一天計(jì)劃。,2. 不好意思拒絕別人,接受請(qǐng)托比拒絕更容易 拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù) 我想做一個(gè)廣受愛戴的人 我不懂得如何拒絕,3“反正時(shí)間還早”拖延,帕金森定律 工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。 時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。,4文件滿桌病,安全感 猶豫的個(gè)性 半途而廢的工作習(xí)慣 個(gè)人的喜好,5喋喋不休的“電話粥”,不分優(yōu)先順序打電話 沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話 電話的談話離題 與喜歡的人打電話，容易失去對(duì)時(shí)間的控制,6源源不斷的信息,紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告 電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng) 聲音的形式：面談、電視、廣播、電話,（二）跨越時(shí)間陷阱（返回）,要事第一 （ABC法則 ，大石頭理論） 以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)（以終為始） 學(xué)會(huì)說“NO！” 辦公桌上的清理運(yùn)動(dòng) 恰當(dāng)、有效地使用電話 篩選信息,把辦公室變成一個(gè)省時(shí)工作站。對(duì)于自己的辦公場(chǎng)所，要精心安排，尋找最佳布局和途徑。,（三）ABC時(shí)間管理分類法 （重點(diǎn)分類法）,1、分類法的基本原理 事務(wù)80%的價(jià)值集中在20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)、次要的多數(shù)” 把80%的時(shí)間用于20%的工作中（柏拉圖法則） 2、列表分析ABC時(shí)間管理分類 見表2-1 3、確定ABC工作的先后順序 4、判斷工作的有效性、重要性、關(guān)鍵性、創(chuàng)造性和迫切性,5、實(shí)行ABC時(shí)間管理方法的步驟 A 獨(dú)處。把應(yīng)做的工作列出清單 B 歸類 把清單上的工作分為特殊工作和日常工作 C 分析 三類 D 填寫分類表 E 實(shí)施 全力以赴投入A類，直到完成或預(yù)計(jì)完成再轉(zhuǎn)入B類。C類可以忘掉，如果有人追問，把其納入B類。 F 每天堅(jiān)持如上步驟,二、日程安排,（一）日程安排的內(nèi)容 （二）日程安排的基本要求 （三）日程安排的形式 （四）日程安排的注意事項(xiàng) （五）日志系統(tǒng),、各種接待、約會(huì)。 、商務(wù)旅行活動(dòng)。 、參加各類會(huì)議。 、到車間進(jìn)行實(shí)地檢查或指導(dǎo)。 、組織的各類重大活動(dòng)的安排。 、領(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)的安排。,（一）日程安排的內(nèi)容,（二）日程安排的基本要求,1、統(tǒng)籌兼顧 2、安排規(guī)范 3、效率原則 4、突出重點(diǎn)(ABCD法則) 5、留有余地 6、適當(dāng)保密 7、事先同意,（三）日程安排的形式,1、年預(yù)定表、 2、月預(yù)定表、 3、周預(yù)定表、 4、日預(yù)定表（日程表）,年預(yù)定表 （未完）,月 預(yù) 定 表（未完）,周預(yù)定表（未完） 22日(一) 28日(日),（四）日程安排的注意事項(xiàng),以記敘、說明為主要表達(dá)方式。 編寫要留有余地。 所有日程安排都要應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦。 活動(dòng)與活動(dòng)之間要有一定的間隙時(shí)間。 要認(rèn)真核查日程表，以提高工作效率。 是否已處理完工作，一般都應(yīng)注明結(jié)果。,（五）日志系統(tǒng),1、日志概述 日志是根據(jù)周計(jì)劃表寫出的一天時(shí)間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)計(jì)劃。 一般分為兩種類型： 縱以時(shí)間為線索; 橫以事務(wù)為線索 。,2、日志的方法,（1）手工填寫的工作日志 （一本為上司用，另一本為自己用）,工作日志通常兩本：上司使用；自己使用,使用工作方法： 1、提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充 2、在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù) 3、輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)后用水筆正式標(biāo)明，還可使用不同色彩 4、信息完整（時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)） 5、當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化 6、上司日志變化的同時(shí)，更改自己的日志，做好更變的善后工作 7、自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí) 8、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃,注意事項(xiàng),秘書日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁 若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達(dá) 預(yù)有足夠的時(shí)間來安排會(huì)議,3、上司工作日志的內(nèi)容,（1）上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容） （2）內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間） （3）單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式） （4）個(gè)人的安排（看?。?（5）私人的信息（親屬生日）,注意事項(xiàng),所有日程安排，均由上司的意向決定，高級(jí)秘書的任務(wù)是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。 每周每日的工作活動(dòng)都不能排得太滿，要留出適當(dāng)?shù)目障?，以便安排臨時(shí)性工作，同時(shí)要考慮上司的習(xí)慣，留出其處理日常公務(wù)的時(shí)間。 兩項(xiàng)活動(dòng)之間要留出適當(dāng)?shù)拈g隔，尤其對(duì)外出的活動(dòng)，一定要給上司留出足夠的路途上所需的時(shí)間。,4、秘書日志內(nèi)容,包含上司日志內(nèi)容 上司各項(xiàng)工作活動(dòng)的準(zhǔn)備事宜 上司交辦的工作 自己職責(zé)中應(yīng)作的工作（撰寫總結(jié)、值班）,工作日志總經(jīng)理秘書日志（表2-3）,5、日志的變更,原定結(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)超時(shí) 追加緊急的或新添的項(xiàng)目 項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更 項(xiàng)目的終止或取消 注：應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍,針對(duì)變更，秘書應(yīng)注意,1、安排活動(dòng)之間要留10-15分鐘左右的時(shí)間間隙 2、項(xiàng)目調(diào)整，應(yīng)遵循先急重后輕緩的原則 3、變更后，做好通知、說明原由，防止誤解 4、檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改,注意事項(xiàng),1、確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱 2、保持兩本工作日志的一致和準(zhǔn)確 3、應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短，每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)間，以便安排的約會(huì)符合要求 4、熟悉上司用餐和休息的時(shí)間，以便避開上司的休息,秘書和上司的時(shí)間管理非常重要，秘書要學(xué)會(huì)判斷事情的重要程度并據(jù)此安排上司和自己的時(shí)間。,本節(jié)小結(jié),技能訓(xùn)練,技能訓(xùn)練一 技能訓(xùn)練二 技能訓(xùn)練三,2006年6月5 日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽本公司領(lǐng)導(dǎo)敘職（上午9：00-11：00在公司主樓第二會(huì)議室）中午11：30-12：30在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪同人員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共二人）、辦公室主任、公關(guān)部部長(zhǎng)，經(jīng)理秘書紀(jì)穎，共6人；出席本公司科技人員獲國(guó)家科技獎(jiǎng)表彰大會(huì)（15：2016：20在本公司禮堂舉行，下午13：3015：00）；檢查實(shí)驗(yàn)大樓的建設(shè)情況（15：2016：20在工地現(xiàn)場(chǎng)）；晚餐在17：0019：00舉行（地點(diǎn)同中午）。請(qǐng)列出工作日志。,技能訓(xùn)練 一,工作日志 2005年4月15日 星期三,技能訓(xùn)練二： 請(qǐng)你幫助天地公司的秘書鐘苗,為她的上司制定一份會(huì)議時(shí)間表,天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多, 七月的前兩周要在上海開會(huì); 八月的第二周要去香港參加5天會(huì)議; 每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的部門會(huì)議; 八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議, 七月的第三周星期二要在公司開銷售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)議精神, 八月第一周的星期一還要面試三個(gè)營(yíng)銷員; 九月的前兩周希望安排休假,第二季度會(huì)議時(shí)間表（2005.79）,你的上司明天要完成以下工作：上午八點(diǎn)半?yún)⒓庸局袑右陨瞎芾砀刹繒?huì)議；從外地來的老客戶朱先生要求與上司見面，并已經(jīng)訂好明天下午5點(diǎn)半回去的火車票，有幾份文件需要他親自批閱，他的老上司明天將約幾位老部下聚餐，地點(diǎn)是榮華富貴，其他還有一些日常性的工作也需要他處理。,你的上司到A市考察經(jīng)濟(jì)開發(fā)取的建設(shè)情況，明天上午九點(diǎn)的飛機(jī)，你需要安排司機(jī)羅師傅送一下飛機(jī)，正點(diǎn)到達(dá)A市機(jī)場(chǎng)的時(shí)間是上午11點(diǎn)10分，需要通知A是經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)辦公室接一下機(jī)。下午去經(jīng)開區(qū)貿(mào)易辦了解當(dāng)?shù)厣虡I(yè)連鎖企業(yè)的分布情況。另外，你的上司是北方人，不習(xí)慣麻辣食物，另外，他還在發(fā)燒需要在當(dāng)?shù)蒯t(yī)院打一下點(diǎn)滴。,技能訓(xùn)練三：制訂一周工作時(shí)間規(guī)劃,訓(xùn)練任務(wù)與要求： 1.根據(jù)背景資料提供的事件清單中各種事件劃分不同的優(yōu)先級(jí)，按優(yōu)先級(jí)重新排序。 2.根據(jù)這些事件的重新排序，制定一周的時(shí)間表，并將表制作成WORD文檔。 3.編好時(shí)間表后，回答下列問題 哪些事件最優(yōu)先，為什么？ 哪些事情放棄不做，為什么？,假設(shè)現(xiàn)在是周日晚，你要計(jì)劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情： 1.你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生。 2.周六是一個(gè)好朋友的生日，你還沒有買禮物和生日卡。 3.你有好幾個(gè)月沒有回家 ，也沒有打電話或?qū)懶拧?4.有一份夜間兼職不錯(cuò)，但你必須在周二或周三晚上去面試（19點(diǎn)以前），估計(jì)要花1小時(shí)。 back,5.明晚8點(diǎn)有個(gè)一小時(shí)長(zhǎng)的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系。 6.明晚有一場(chǎng)演唱會(huì)。 7.你在單位圖書館借的書明天到期。 8.外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李。 9.你要在周五交計(jì)劃書，之前要把它復(fù)印一份。 back,10.明天下午2點(diǎn)到4點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議。 back 11.你欠某人200元錢，他明天也將參加那個(gè)會(huì)議。 12.你明天早上從九點(diǎn)到十一點(diǎn)要聽一場(chǎng)講座。 13.你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見面。 14.你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗。,15.你想好好洗個(gè)澡。 16.你的老板負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午六點(diǎn)整開會(huì)，預(yù)計(jì)一小時(shí)，你需要參加。 17.你身上只有20塊錢，需要取錢。 18.大家明天晚上聚餐。 19.你錯(cuò)過了周五的例會(huì)，要在周五之前復(fù)印一份會(huì)議記錄。 20.這個(gè)星期有些材料沒有整理完，要在下周一之前整理好，需要2小時(shí)。 back,21.你收到一個(gè)朋友的來郵一個(gè)月了，沒有回信，也沒有打電話給他。 22.周一早上要作一個(gè)簡(jiǎn)報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備簡(jiǎn)報(bào)要花費(fèi)15個(gè)小時(shí)時(shí)間，而且只能用業(yè)余時(shí)間。 23.你邀請(qǐng)戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的都沒有。 24.下周二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試。 注：你每天上班時(shí)間為8點(diǎn)到18點(diǎn)，含往來交通時(shí)間，中午有一小時(shí)休息時(shí)間。（back）,