《電子表格Excel》PPT課件.ppt

第5章電子表格Excel,本章學(xué)習(xí)目標(biāo),Excel的基本操作。 創(chuàng)建和編輯表格。 使用公式和函數(shù)。 格式化表格。 生成圖表。 數(shù)據(jù)管理。 打印工作表。,5.1 Excel基本操作,電子表格Excel可以用來組織、計(jì)算和分析數(shù)據(jù)。 它可以勝任從簡(jiǎn)單的庫存管理到企業(yè)復(fù)雜的會(huì)計(jì)賬目管理。,5.1.1Excel簡(jiǎn)介,在Excel電子表格中，當(dāng)用戶向單元格中輸入信息時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)判斷信息的類型，并格式化單元格中的內(nèi)容。 根據(jù)已知的單元格數(shù)據(jù)，利用計(jì)算公式可以計(jì)算出新單元格中的數(shù)據(jù)，并且自動(dòng)添加到單元格中。,5.1.2認(rèn)識(shí)Excel窗口,5.2工作表基本操作,在工作表中可以輸入各種不同類型的數(shù)據(jù)； 修改數(shù)據(jù)內(nèi)容；插入或刪除行、列和單元格； 查找、替換等編輯操作； 創(chuàng)建、刪除工作表等。,5.2.1創(chuàng)建新的工作表,在Excel的單元格中輸入的數(shù)據(jù)可以是常量、公式和函數(shù)。 常量數(shù)據(jù)包括數(shù)值、文本、日期和時(shí)間等格式。 通常Excel能夠自動(dòng)識(shí)別單元格中的數(shù)據(jù)類型，并根據(jù)單元格中數(shù)據(jù)的類型，以不同方式存儲(chǔ)和顯示單元格數(shù)據(jù)。,數(shù)值類型的數(shù)據(jù),在Excel中，數(shù)值類型的數(shù)據(jù)只可以為下列字符： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e 輸入數(shù)值類型的數(shù)據(jù)約定如下： 如果在數(shù)字的前面以加號(hào)“+”開頭，將刪除加號(hào)。 如果在數(shù)字前面以減號(hào)“-”開頭，如-40，或者為數(shù)字添加括號(hào)，如(40)，將數(shù)字作為負(fù)數(shù)。 可以使用逗號(hào)來分隔百位和千位、千位和兆位等。 可以直接用小數(shù)點(diǎn)表示小數(shù)。 如果要輸入分?jǐn)?shù)，必須用0+空格+分?jǐn)?shù)來表示，如要輸入5/7，在單元格中必須輸入“0 5/7”。如果要表示帶分?jǐn)?shù)，則整數(shù)和分?jǐn)?shù)之間用空格分隔，如11 5/7。 當(dāng)輸入的數(shù)字太大或太小時(shí)，單元格中的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)用科學(xué)計(jì)數(shù)法表示，并根據(jù)單元格的寬度對(duì)數(shù)值四舍五入后顯示相應(yīng)的位數(shù)。,文本類型的數(shù)據(jù),文本類型的數(shù)據(jù)包含數(shù)字、字母、符號(hào)和文字等。 默認(rèn)狀態(tài)下，文本型數(shù)據(jù)左對(duì)齊單元格。 當(dāng)輸入文本型的數(shù)字時(shí)，為了區(qū)別數(shù)值型的數(shù)據(jù)，應(yīng)在數(shù)字前加一個(gè)西文單引號(hào) ，例如 10005。輸入完畢后，鍵入的 不出現(xiàn)在單元格中。,文本格式數(shù)據(jù),如果在輸入數(shù)據(jù)之前將單元格數(shù)據(jù)的格式定義為文本格式，就可以直接在單元格中輸入數(shù)字，而無需鍵入西文單引號(hào)。,日期/時(shí)間類型的數(shù)據(jù),Excel內(nèi)置了一些日期和時(shí)間的格式。當(dāng)單元格中輸入的數(shù)據(jù)與這些格式相匹配時(shí)，Excel將它們識(shí)別為日期/時(shí)間值，并按照預(yù)置的格式顯示這些數(shù)據(jù)。 如果只用數(shù)字表示日期，可以使用分隔符“-”或“/”來分隔年、月、日。例如，9/25/97、1-Oct-92等。 在同一個(gè)單元格中允許同時(shí)輸入日期和時(shí)間，但必須在它們之間鍵入空格，如96/4/16 3:13 PM。,時(shí)間/日期類型的數(shù)據(jù),時(shí)間/日期類型的數(shù)據(jù)可以參加運(yùn)算。 Excel內(nèi)部以天為單位，將輸入的日期/時(shí)間值轉(zhuǎn)換為從1到65370之間的日期序列數(shù)。 序列數(shù)1表示的基準(zhǔn)日期是1900年1月1日。一天的時(shí)間用小數(shù)表示，如中午12:00用0.5表示。 例如，2000年5月4日下午2:45，用序列數(shù)表示為36650.6145833333。 通過序列數(shù)表示日期/時(shí)間，Excel就可以進(jìn)行復(fù)雜的日期/時(shí)間運(yùn)算。,日期和時(shí)間的格式,Excel中預(yù)置了一些日期和時(shí)間的格式，輸入日期/時(shí)間值時(shí)，可以先定義需要的格式，這樣，無論用哪一種格式輸入這類數(shù)據(jù)時(shí)，Excel都會(huì)自動(dòng)將其用指定的格式顯示。,數(shù)據(jù)的有效值,可以設(shè)置輸入單元格數(shù)據(jù)的有效值。,自動(dòng)填充功能,在Excel中使用自動(dòng)填充功能可以將一個(gè)重復(fù)值或一串具有一定規(guī)律的數(shù)據(jù)快速填充到單元格中。,5.2.2編輯工作表,對(duì)于創(chuàng)建的工作表還可以進(jìn)行修改、查找等編輯操作，在進(jìn)行編輯操作之前，必須選中單元格對(duì)象。,選中單元格,要選中某個(gè)單元格，可用鼠標(biāo)直接單擊之。 要選中一塊連續(xù)的單元格，從左上角的單元格一直拖動(dòng)右下角的單元格為止。或者按住Shift鍵分別單擊左上角的單元格和右下角的單元格。 要選擇不連續(xù)的幾個(gè)單元格塊，按住Ctrl鍵的同時(shí)分別選中不同的單元格塊。 要選中整個(gè)工作表可以單擊工作表左上角的工作表全選按鈕。,修改或清除單元格的內(nèi)容,如果要修改單元格中的部分?jǐn)?shù)據(jù)內(nèi)容，雙擊該單元格，當(dāng)編輯光標(biāo)出現(xiàn)在單元格中時(shí)直接修改數(shù)據(jù)即可。 如果要用新的數(shù)據(jù)取代原來的數(shù)據(jù)，選中該單元格后，直接輸入新數(shù)據(jù)即可。 如果要清除單元格的內(nèi)容，選中該單元格后，按刪除鍵。 如果要清除單元格的數(shù)字、格式、批注等內(nèi)容，使用【清除】子菜單中的選項(xiàng)。,插入和刪除行、列以及單元格,查找和替換單元格內(nèi)容,5.2.3工作表的操作,工作簿由若干個(gè)工作表組成。默認(rèn)情況下，新建的工作簿提供了三個(gè)工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3等。 為了便于識(shí)別這些工作表，可以為工作表重新命名。 由于每張空白的工作表占用500個(gè)字節(jié)的磁盤空間，所以，多余的工作表應(yīng)該刪除。 如果當(dāng)前工作簿中的工作表不夠用，可以插入新的工作表。在對(duì)工作表操作之前，一定要選擇要操作的工作表。,工作表操作,為重新命名工作表，可以直接雙擊工作表標(biāo)簽，然后輸入新名字即可。 使用【刪除工作表】可刪除當(dāng)前工作表。 使用【插入】、【工作表】菜單命令可插入工作表，并按順序?yàn)楣ぷ鞅砻?要改變工作表的順序，拖動(dòng)工作表標(biāo)簽到目的位置。,工作表操作,保護(hù)工作表可以限制用戶修改工作表的部分或全部數(shù)據(jù)。 如果工作表列或行的內(nèi)容不能在一個(gè)窗口全部顯示，可以凍結(jié)某些行或列，以便瀏覽。 通常Excel窗口中只能顯示一個(gè)工作表，如果要同時(shí)顯示多個(gè)工作表，新建一個(gè)窗口，然后選擇平鋪、水平或垂直排列窗口。,工作表的操作,可以將當(dāng)前的工作表復(fù)制或移動(dòng)到其他工作簿中。 可以設(shè)置保護(hù)工作簿或工作表中的某部分內(nèi)容不被修改。,5.3使用公式和函數(shù),公式是電子表格的靈魂，正是Excel復(fù)雜的公式運(yùn)算功能，使其得到廣泛的應(yīng)用。 函數(shù)是一個(gè)預(yù)定義的公式，它對(duì)一個(gè)或多個(gè)值進(jìn)行操作，并返回一個(gè)或多個(gè)值。,5.3.1使用公式,在單元格中建立公式的標(biāo)記是以等號(hào)“=”開頭，然后鍵入公式，最后按回車鍵結(jié)束。 公式中可以包括數(shù)值、運(yùn)算符號(hào)、單元格引用（即單元格地址）和函數(shù)。 例如可以用下面的公式計(jì)算單元格E1的數(shù)據(jù)： = 5*D3 + C5 SUM (A1: D1) 在Excel的公式中可以使用運(yùn)算符完成各種復(fù)雜運(yùn)算。 運(yùn)算符包括算術(shù)運(yùn)算符、邏輯運(yùn)算符和文本運(yùn)算符等。,算術(shù)運(yùn)算符,邏輯運(yùn)算符,文本運(yùn)算符,5.3.2 公式中的單元格引用,單元格引用標(biāo)識(shí)了工作簿中一個(gè)或一組單元格。 當(dāng)創(chuàng)建的公式中包含單元格引用時(shí)，該公式與工作簿中的其他單元格產(chǎn)生了聯(lián)系。 公式的值由所引用的單元格的數(shù)據(jù)產(chǎn)生，當(dāng)所引用的單元格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，在公式中引用了該單元格數(shù)據(jù)的計(jì)算結(jié)果會(huì)自動(dòng)更新。,單元格地址引用,工作表中的公式通常使用列字母和行號(hào)所組成的坐標(biāo)字符串來引用單元格。為了便于單元格的引用，可以采用相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用。 相對(duì)引用。指公式中引用的單元格按照被引用的單元格相對(duì)自己的位置來引用。如“本單元格三行以上的單元格”。單元格相對(duì)引用的表示方法是直接使用單元格地址，如B3。 絕對(duì)引用。根據(jù)單元格在工作表中的絕對(duì)位置來引用，如“列C行5位置的單元格。單元格絕對(duì)引用的標(biāo)記是在列字母、行號(hào)之前添加符號(hào)$，如$c$5。 混合引用。同時(shí)包含相對(duì)引用和絕對(duì)引用的單元格，混合引用表示為列字母或行號(hào)之前添加符號(hào)$，如$D2、D$2。 如果正在輸入和編輯單元格引用，按F4鍵可以更改引用的類型。,R1C1引用,單元格的引用還可以使用R1C1樣式，即用R行號(hào)和C列號(hào)來引用單元格。 例如R5C1表示第5行第1列的單元格，用單元格地址方式表示就是A5。 選擇了R1C1引用樣式后，公式中的單元格引用將更改為R1C1格式。如B3單元格將更改為R3C2。 在R1C1引用樣式下，單元格的相對(duì)引用是將行號(hào)和列號(hào)的數(shù)字用方括號(hào)括起來。例如R-1C2。其中負(fù)的數(shù)字表示引用單元格位于公式單元格的上方或左邊，正的數(shù)字表示引用單元格位于公式單元格的下方或右邊。括號(hào)指示的是相對(duì)引用。 在R1C1格式下，單元格的絕對(duì)引用時(shí)，行或列數(shù)字不用括號(hào)。如R8C1。,其他工作簿或工作表中單元格的引用,在公式中引用其他工作簿或工作表單元格中的數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)該在單元格的前面指明單元格所在的工作簿和工作表。 工作簿的引用使用方括號(hào)“ ”，工作表的引用使用“!”分隔。 例如，在工作簿Book2中要引用工作簿Book1的工作表Sheet2中C1單元格的數(shù)據(jù)，應(yīng)表示為“Book1 Sheet2!$C$1”。 如果使用公式的單元格與引用的單元格在相同的工作簿或工作表，在公式中可以省略工作簿或工作表。,5.3.3移動(dòng)和復(fù)制公式,當(dāng)執(zhí)行剪切操作移動(dòng)公式時(shí)，無論采用何種單元格引用，公式中的單元格地址都不更改。 在復(fù)制公式時(shí)，采用了單元格的相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用的效果是不同的。 如果公式中使用的是單元格相對(duì)引用，那么，復(fù)制的公式所引用的單元格會(huì)根據(jù)單元格過去的位置對(duì)公式引用的單元格做相應(yīng)的更改。 如果公式中采用的是單元格絕對(duì)引用，則復(fù)制的公式中所引用的單元格地址不會(huì)更改。 如果公式中使用了單元格的混合引用，則復(fù)制的公式會(huì)根據(jù)單元格引用的相對(duì)行或列更改相應(yīng)的單元格行或列引用，而絕對(duì)引用的列或行不變。,5.3.4使用函數(shù),函數(shù)由一個(gè)函數(shù)名和包括在括號(hào)中的參數(shù)組成。 函數(shù)名表示要進(jìn)行的計(jì)算（求和、求平均值等）；參數(shù)是函數(shù)運(yùn)算所用的數(shù)值或者是代表單元格引用的單元格地址。 使用函數(shù)表達(dá)式應(yīng)該注意： 所有的參數(shù)都應(yīng)包括在括號(hào)“（ ）”中。 在函數(shù)名、括號(hào)和參數(shù)之間不能鍵入空格。 各參數(shù)之間用逗號(hào)“，”間隔。 連續(xù)的單元格參數(shù)在開始單元格和結(jié)束單元格之間加冒號(hào)“：”表示。 例如，用函數(shù)表示求B3，C7，A5以及D1D9單元格數(shù)據(jù)中的平均值為： =AVERGE(B3，C7，A5，D1：D9),自動(dòng)求和,自動(dòng)求和是電子表格中最常用計(jì)算。 在使用自動(dòng)求和計(jì)算時(shí)，會(huì)根據(jù)當(dāng)前單元格周圍數(shù)據(jù)的情況自動(dòng)推測(cè)求和的單元格計(jì)算范圍。,內(nèi)部函數(shù),在Excel中內(nèi)置了許多內(nèi)部函數(shù)，使用這些函數(shù)可以解決各種復(fù)雜的運(yùn)算。,5.3.5邏輯函數(shù)的應(yīng)用,邏輯函數(shù)使用條件測(cè)試來判斷指定的條件是真還是假。 條件測(cè)試是對(duì)兩個(gè)數(shù)字、函數(shù)、公式或邏輯值等進(jìn)行比較的公式。 所有的條件測(cè)試必須包括至少一個(gè)邏輯運(yùn)算符，邏輯運(yùn)算符定義了條件測(cè)試中元素的關(guān)系。,IF函數(shù),IF條件函數(shù)的表達(dá)式為 “=IF(條件，為真的返回值，為假的返回值)”。 例如： =IF(D3 < 8, 5, 10) 表示當(dāng)D3單元格的值小于8時(shí)返回5，否則返回10。 在IF函數(shù)中可以使用文本參數(shù)。 IF函數(shù)還可以嵌套使用，以創(chuàng)建多層測(cè)試。,AND、OR和NOT函數(shù),使用AND、OR、NOT函數(shù)可以幫助創(chuàng)建復(fù)雜的條件函數(shù)。 它們通常和簡(jiǎn)單的邏輯運(yùn)算符一起使用，形式為： = AND(邏輯值1, 邏輯值2,邏輯值30) （最多30個(gè)參數(shù)） = OR(邏輯值1, 邏輯值2,邏輯值30) （最多30個(gè)參數(shù)） = NOT(邏輯值) （最多1個(gè)參數(shù)）,使用嵌套邏輯函數(shù)的計(jì)算結(jié)果,5.3.6日期和時(shí)間運(yùn)算,時(shí)間和日期可以相加、相減，并可以包含到其他運(yùn)算中。 如果要在公式中使用日期或時(shí)間，用雙引號(hào)括上日期或時(shí)間值。 例如，下面的公式得出差值為 68： =2004/5/12 - 2004/3/5 在計(jì)算公式中，可以使用日期和時(shí)間格式的值。 TODAY函數(shù)總是返回當(dāng)前日期。表達(dá)式為“=TODAY()”。,5.3.7單變量求解,要根據(jù)使用公式計(jì)算單元格結(jié)果中的數(shù)，來求某個(gè)單元格引用中的數(shù)據(jù)，可使用單變量求解功能。 例如，要計(jì)算當(dāng)利息為5000時(shí)的年利率，可使用單變量求解。,5.4設(shè)置工作表格式,為使創(chuàng)建的表格易于查閱，通常在工作表的單元格中輸入數(shù)據(jù)后，要將表格進(jìn)行格式化。 格式化包括：格式化單元格、調(diào)整行寬和列高、設(shè)置分頁符等。,5.4.1格式化單元格,在單元格格式對(duì)話框中可以： 設(shè)置單元格中文本的水平和垂直對(duì)齊方式。 設(shè)置文本字體、字形、字號(hào)、顏色和背景。 設(shè)置單元格邊框和圖案。,5.4.2使用樣式和模板,通過樣式可以快速定義工作表的格式。 Excel內(nèi)置了一些工作表模板，可以使用這些模板快速創(chuàng)建通用格式的工作表。 可以將自己經(jīng)常使用的工作表定義為模板后使用。Excel模板文件的擴(kuò)展名為xlt。,5.5生成圖表,如果需要，可以將前面創(chuàng)建的工作表生成圖表，即圖形化的表。 Excel內(nèi)置了多種樣式的圖表，可以按需要的樣式生成圖表，并根據(jù)需要格式化。,5.5.1創(chuàng)建圖表,5.5.2格式化圖表,可通過格式化圖表的操作使圖表外觀更加美觀。 為格式化圖表，可以使用 “圖表”菜單命令，也可以使用圖表工具欄。,5.6數(shù)據(jù)管理,使用Excel可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單。 所謂數(shù)據(jù)清單是就是一個(gè)由行列數(shù)據(jù)組成的特殊的工作表。,5.6.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單,在Excel的工資表中，可以遵循下面的規(guī)則創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單： 清單含有固定的列數(shù)，每列的列首都有用字符串表示的、稱為字段名的列名。 每列的數(shù)據(jù)類型應(yīng)該相同。 每行的數(shù)據(jù)稱為一個(gè)記錄。 清單中不能有空白的行或列。 可以對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序、查找記錄、分類匯總以及建立數(shù)據(jù)透視表等操作。,5.6.2排序數(shù)據(jù),排序數(shù)據(jù)是使數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)按某個(gè)字段升序或降序排列。 降序排列是由高向低順序排列。對(duì)于數(shù)字是從最大值開始；對(duì)于日期或時(shí)間，從最近的時(shí)間開始（1999年比1988在先）；對(duì)于文本，是按字母從Z到A排列。對(duì)于漢字，則是按照漢語拼音從Z到A排列。 升序排列的排列順序正好相反。,5.6.3篩選數(shù)據(jù),篩選數(shù)據(jù)可以從數(shù)據(jù)清單中篩選出滿足一定條件的數(shù)據(jù)子列。 方式包括自動(dòng)篩選、高級(jí)篩選。,5.6.4分類匯總,分類匯總是按某個(gè)字段的分類對(duì)某個(gè)或某些數(shù)值字段進(jìn)行求和、求平均值等。 在分類匯總之前，首先要對(duì)分類的字段進(jìn)行排序。,5.6.5創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表和透視圖,數(shù)據(jù)透視表是指通過隨意組織數(shù)據(jù)清單，生成適應(yīng)各種用途的分類匯總表格。 數(shù)據(jù)透視圖是用圖表方式顯示的數(shù)據(jù)分析效果。,5.7打印設(shè)置,在進(jìn)行打印之前，首先要進(jìn)行頁面設(shè)置，然后通過打印預(yù)覽查看打印效果，最后進(jìn)行打印。,5.7.1頁面設(shè)置,在打印工作表之前，可使用“頁面設(shè)置”對(duì)話框設(shè)置打印效果，包括紙張、方向、縮放、頁眉/頁腳等。,5.7.2打印工作表,在“打印”對(duì)話框中選擇打印的范圍、打印內(nèi)容、打印份數(shù)。,