《EXCEL培訓(xùn)教程》PPT課件.ppt

2007版 EXCEL培訓(xùn)教程 內(nèi)容提要 第一章 第三章 第四章 EXCEL基礎(chǔ)知識(shí) 常用 EXCEL函數(shù) 快捷鍵的使用 EXCEL使用手冊(cè) 第二章 第一章 EXCEL基礎(chǔ)知識(shí) 工作簿（ Workbook） 工作簿是計(jì)算和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件，也就是通常意義上的 Excel文件。每 一個(gè)工作簿可由一個(gè)或多個(gè)工作表組成，在默認(rèn)的情況下是由 3個(gè)工作 表組成的工作表 工作表 (Worksheet） 它是工作簿的一部分，也稱作電子報(bào)表。 Excel 工作界面 建立基本概念 公式欄 列號(hào) 名字框 行號(hào) 當(dāng)前單元格 工作表標(biāo)簽 工作表 工作簿 工作薄 工作簿窗口 1. 標(biāo)題欄 : 當(dāng)前編輯的工作簿名。 2. 工作簿 : 一般由 3張表格組成一個(gè)工作簿，最多 255張。 3. 工作表： 工作的主要對(duì)象，由行、列組成的表格。 03版 EXCEL:列 A,B.,IV(256)；行 1,2.65536。 07版 EXCEL:列 A,B.,XFD( 16384);行 1,2.1048576 列 : 64倍 行 :16倍 4. 單元格： 行和列的交叉，表格的最小單位。 5. 活動(dòng)單元格：當(dāng)前正在操作的單元格，被黑線框住。 6. 工作表標(biāo)簽： Sheet1Sheet3，當(dāng)前活動(dòng)的白色，其余灰色。 7. 標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕： 利用標(biāo)簽按鈕，切換顯示工作表。 EXCEL 03版與 07版對(duì)比 常見錯(cuò)誤信息 Excel的錯(cuò)誤信息 錯(cuò)誤信息 原因 #！ 1.公式所產(chǎn)生的結(jié)果太長(zhǎng)，該單元格容納不下 2.日期或時(shí)間格式的單元格中出現(xiàn)負(fù)值 #DIV/0! 將數(shù)字除以零 (0) 或除以不含數(shù)值的單元格 #N/A 在函數(shù)或公式中沒(méi)有可用數(shù)值時(shí) #NAME? 在公式中出現(xiàn) excel不能識(shí)別的文本時(shí) #NULL! 當(dāng)試圖為兩個(gè)并不交叉的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí) #NUM! 當(dāng)函數(shù)或公式中某個(gè)數(shù)字有問(wèn)題時(shí) #REF! 當(dāng)單元格引用無(wú)效時(shí) #VALUE! 使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類型 第二章 EXCEL使用手冊(cè) 1. 2 E x cel 2 0 0 7 的新界面 和以前的版本相比， Ex c e l 2 0 0 7 的工作界面顏色更加柔和，更貼近于 W i n d o w s V i s ta 操作系統(tǒng)。 Ex c e l 2 0 0 7 的工作界面主要由“文件”菜單、標(biāo)題 欄、快速訪問(wèn)工具欄、功能區(qū)、編輯欄、工作表格區(qū)、滾動(dòng)條和狀態(tài)欄等元素 組成。 快速訪問(wèn)工具欄 “文件”菜單 標(biāo)題欄 功能區(qū) 工作表格區(qū) 工作表標(biāo)簽 列 標(biāo) 行號(hào) 水平滾動(dòng)條 垂直滾動(dòng)條 狀態(tài)欄 顯示比例 顯示模式 編輯欄 第三章 常用快捷鍵的使用 (1)插入、刪除和復(fù)制選中區(qū)域 復(fù)制選定區(qū)域 CTRL+C 粘貼選定區(qū)域 CTRL+V 剪切選定區(qū)域 CTRL+X 清除選定區(qū)域的內(nèi)容 DELETE 刪除選定區(qū)域 CTRL+ 連字符 撤消最后一次操作 CTRL+Z (2).打印 顯示“打印”對(duì)話框 CTRL+P 顯示“打印”預(yù)覽 CTRL+F2 (3)移動(dòng)切換單元格、工作表、工作薄 移動(dòng)到當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣 CTRL+ 箭頭鍵 移動(dòng)到工作表的開頭 CTRL+HOME 移動(dòng)到工作表的最后一個(gè)單元格。 CTRL+END 向下移動(dòng)一屏 PAGE DOWN 向上移動(dòng)一屏 PAGE UP 向右移動(dòng)一屏 ALT+PAGE DOWN 向左移動(dòng)一屏 ALT+PAGE UP 移動(dòng)到工作簿中下一個(gè)工作表 CTRL+PAGE DOWN 移動(dòng)到工作簿中前一個(gè)工作表 CTRL+PAGE UP 工作薄間切換 CTRL+TAB 插入新工作薄 CTRL+N 重復(fù)最后一次操作 CTRL+Y 加入單元格批注 SHIFT+F2 向下填充 CTRL+D 向右填充 CTRL+R (4)選擇單元格、列或行 選定當(dāng)前單元格周圍的區(qū)域 CTRL+SHIFT+*（星號(hào)） 將選定區(qū)域擴(kuò)展到行首 SHIFT+HOME 將選定區(qū)域擴(kuò)展到工作表的開始 CTRL+SHIFT+HOME 將選定區(qū)域擴(kuò)展到工作表的最后一個(gè)使用的單元格 CTRL+SHIFT+END 選定整個(gè)工作表 CTRL+A (5)編輯數(shù)據(jù) 編輯活動(dòng)單元格并將插入點(diǎn)放置到線條末尾 F2 編輯活動(dòng)單元格并清除其中原有的內(nèi)容 BACKSPACE (6)設(shè)置單元格格式 顯示“單元格格式”對(duì)話框 CTRL+1 顯示“百分比”格式 CTRL+SHIFT+% 顯示“日期”格式 CTRL+SHIFT+# 顯示小時(shí)和分鐘“時(shí)間”格式，并標(biāo)明上午或下午 CTRL+SHIFT+ 應(yīng)用具有千位分隔符且負(fù)數(shù)用負(fù)號(hào) (-) 表示 CTRL+SHIFT+! 應(yīng)用或取消字體加粗格式 CTRL+B 應(yīng)用或取消字體傾斜格式 CTRL+I 應(yīng)用或取消下劃線格式 CTRL+U 隱藏行 CTRL+9 取消隱藏行 CTRL+SHIFT+9 隱藏列 CTRL+0（零） 取消隱藏列 CTRL+SHIFT+0 第四章 EXCEL常用函數(shù) EXCEL 函數(shù)簡(jiǎn)介 Excel的數(shù)據(jù)處理功能在現(xiàn)有的文字處理軟件中可以說(shuō)是獨(dú)占鰲頭 ，幾乎沒(méi)有什么軟件能夠與它匹敵。函數(shù)作為 Excel處理數(shù)據(jù)的一個(gè)最 重要手段，功能是十分強(qiáng)大的，在生活和工作實(shí)踐中可以有多種應(yīng)用 ，您甚至可以用 Excel來(lái)設(shè)計(jì)復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)管理表格或者小型的數(shù)據(jù)庫(kù)系 統(tǒng) 。 什么是函數(shù) Excel函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的 特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。用戶可以直接用它們對(duì)某個(gè) 區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運(yùn)算，如分析和處理日期值和時(shí)間值、確定 單元格中的數(shù)據(jù)類型、計(jì)算平均值、排序顯示和運(yùn)算文本數(shù)據(jù)等等。 什么是參數(shù) 參數(shù)可以是數(shù)字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的邏輯值、數(shù)組 、形如 #N/A 的錯(cuò)誤值或單元格引用。給定的參數(shù)必須能產(chǎn)生有效的 值。參數(shù)也可以是常量、公式或其它函數(shù)。 EXCEL公式認(rèn)識(shí) 創(chuàng)建公式 =（ B4+25） / SUM（ D5:F5） 公式特定符號(hào) 區(qū)域范圍引用 單元格地址 數(shù)值型常量 Excel函數(shù) 運(yùn)算操作符號(hào) 函數(shù)按功能分為以下幾種類型： 統(tǒng)計(jì)函數(shù)（比如， AVERAGE、 COUNTIF） 邏輯函數(shù)（比如， IF） 財(cái)務(wù)函數(shù)（比如， PMT） 日期和時(shí)間函數(shù)（比如， TODAY） 數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)（比如， DCOUNT） 查找與引用函數(shù)（比如， VLOOKUP） 文本函數(shù)（比如， CONCATENAT） 信息函數(shù)（比如， ISBLANK） 數(shù)學(xué)與三角函數(shù)（比如， SUM、 SUM IF） 相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用區(qū)別 具體情況舉例說(shuō)明： 1、相對(duì)引用，復(fù)制公式時(shí)地址跟著發(fā)生變化，如 C1單元格有公式： =A1+B1 當(dāng)將公式復(fù)制到 C2單元格時(shí)變?yōu)椋?=A2+B2 當(dāng)將公式復(fù)制到 D1單元格時(shí)變?yōu)椋?=B1+C1 2、絕對(duì)引用，復(fù)制公式時(shí)地址不會(huì)跟著發(fā)生變化，如 C1單元格有公式 ： =$A$1+$B$1 當(dāng)將公式復(fù)制到 C2單元格時(shí)仍為： =$A$1+$B$1 當(dāng)將公式復(fù)制到 D1單元格時(shí)仍為： =$A$1+$B$1 3、混合引用，復(fù)制公式時(shí)地址的部分內(nèi)容跟著發(fā)生變化，如 C1單元格 有公式： =$A1+B$1 當(dāng)將公式復(fù)制到 C2單元格時(shí)變?yōu)椋?=$A2+B$1 當(dāng)將公式復(fù)制到 D1單元格時(shí)變?yōu)椋?=$A1+C$1 邏輯函數(shù) 邏輯函數(shù) -使用邏輯函數(shù)可以進(jìn)行真假值判斷，或者進(jìn)行復(fù)合檢驗(yàn) （ 1） AND函數(shù) 所有參數(shù)的邏輯值為真時(shí)返回 TRUE；只要一個(gè)參數(shù)的邏輯值為假 即返回 FALSE。簡(jiǎn)言之，就是當(dāng) AND的參數(shù)全部滿足某一條件時(shí)， 返回結(jié)果為 TRUE，否則為 FALSE （ 2） OR函數(shù) OR函數(shù)指在其參數(shù)組中，任何一個(gè)參數(shù)邏輯值為 TRUE，即返回 TRUE。它與 AND函數(shù)的區(qū)別在于， AND函數(shù)要求所有函數(shù)邏輯值均 為真，結(jié)果方為真。而 OR函數(shù)僅需其中任何一個(gè)為真即可為真。 （ 3） IF函數(shù) 1.說(shuō)明： IF函數(shù)用于執(zhí)行真假值判斷后，根據(jù)邏輯測(cè)試的真假值返回 不同的結(jié)果，因此 If函數(shù)也稱之為條件函數(shù)。它的應(yīng)用很廣泛，可以 使用函數(shù) IF 對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。 2.多層嵌套函數(shù)的應(yīng)用 文本函數(shù) 文本函數(shù) -通過(guò)文本函數(shù)，可以在公式中處理文字串。 （ 1）大小寫轉(zhuǎn)換 LOWER-將一個(gè)文字串中的所有大寫字母轉(zhuǎn)換為小寫字母。 UPPER-將文本轉(zhuǎn)換成大寫形式。 PROPER-將文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母轉(zhuǎn)換成 大寫。將其余的字母轉(zhuǎn)換成小寫。 （ 2）取出字符串中的部分字符 用 Mid、 Left、 Right等函數(shù)從長(zhǎng)字符串內(nèi)獲取一部分字符。 （ 3）去除字符串的空白 在字符串形態(tài)中，空白也是一個(gè)有效的字符，但是如果字符串中 出現(xiàn)空白字符時(shí)，容易在判斷或?qū)Ρ葦?shù)據(jù)是發(fā)生錯(cuò)誤，在 Excel中您可 以使用 Trim函數(shù)清除字符串中的空白。語(yǔ)法形式為： TRIM(text)其 中 Text為需要清除其中空格的文本。 （ 4）字符串的比較 在數(shù)據(jù)表中經(jīng)常會(huì)比對(duì)不同的字符串，此時(shí)您可以使用 EXACT函 數(shù)來(lái)比較兩個(gè)字符串是否相同。該函數(shù)測(cè)試兩個(gè)字符串是否完全相同 。如果它們完全相同，則返回 TRUE；否則，返回 FALSE （ 5）其它常用文本函數(shù) CHAR:可將其他類型計(jì)算機(jī)文件中的代碼轉(zhuǎn)換為字符。 CODE:返回的代碼對(duì)應(yīng)于計(jì)算機(jī)當(dāng)前使用的字符集。 CONCATENATE 將若干文字串合并到一個(gè)文字串中。 以及 SUBSTITUTE、 DOLLAR&RMB、 FIND（ SEARCH）、 TEXT. 日期函數(shù) （ 1） 取出當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間 /日期信息 用于取出當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間 /日期信息的函數(shù)主要有 NOW、 TODAY。 （ 2） 取得日期 /時(shí)間的部分字段值 如果需要單獨(dú)的年份、月份、日數(shù)或小時(shí)的數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用 HOUR 、 DAY、 MONTH、 YEAR函數(shù)直接從日期 /時(shí)間中取出需要的數(shù)據(jù) （ 3） 計(jì)算兩個(gè)日期之間的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù)之差（ DATEDIF） 查找應(yīng)用函數(shù) 查詢與引用函數(shù)可以用來(lái)在數(shù)據(jù)清單或表格中查找特定數(shù)值，或者需要查 找某一單元格的引用。常用函數(shù) COLUMN、 ROW、 VLOOKUP、 SUMIF（） 統(tǒng)計(jì)函數(shù) (1).求數(shù)據(jù)集的滿足不同要求的數(shù)值的函數(shù) 最大值 MAX與最小值 MIN 求數(shù)據(jù)集中的中位數(shù) MEDIAN 求數(shù)據(jù)集中出現(xiàn)頻率最多的數(shù) MODE (2).求參數(shù)的算術(shù)平均值函數(shù) AVERAGE (3).用于求單元格個(gè)數(shù)的統(tǒng)計(jì)函數(shù) COUNT (4).用來(lái)排位的函數(shù) RANK (5).統(tǒng)計(jì)未被隱藏的單元格數(shù)據(jù) SUBSTOTAL