《EXCEL教學(xué)》PPT課件.ppt

第三章 辦公自動化軟件 3.1 Microsoft Office 2000概述 3.2 字處理軟件Word 2000 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3.4 文稿演示軟件PowerPoint 2000 3.1 Microsoft Office 2000概述辦公自動化的主要業(yè)務(wù)有：文字處理；電子郵件；數(shù)字、表格處理；電子會議；語音處理；文檔管理和資料檢索；圖形圖像處理。 3.1 Microsoft Office 2000概述 Microsoft公司推出的Office 2000是當(dāng)前使用最廣泛的辦公自動化套裝軟件之一，它主要包含了：字處理軟件Word、電子表格Excel、關(guān)系數(shù)據(jù)庫Access、文稿演示軟件PowerPoint、郵件傳輸和協(xié)作客戶端程序Outlook 、網(wǎng)頁制作工具FrontPage、圖片處理軟件Photo Draw和排版軟件Publisher。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 Excel 2000窗口的基本組成啟動Excel 2000后，將出現(xiàn)工作簿窗口。它包含了最基本的元素：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄、滾動條、工作區(qū)等。工作表是由65536256個單元格組成的表格 3.3 電子表格軟件Excel 2000 1工作表：在屏幕上由網(wǎng)格構(gòu)成的表格。（1）Excel的一切操作都是在工作表上進(jìn)行的。（2）每張工作表可由256列和65536行構(gòu)成。（3）系統(tǒng)默認(rèn)工作表名為sheet1、sheet2、位于標(biāo)簽欄上，白色標(biāo)簽的為當(dāng)前工作表。2工作簿：是工作表的集合。（1）一個工作簿最多可以有255張互相獨立的工作表。（2）Excel 2000 中每一個文件保存一個工作簿，其文件擴展名為XLS。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3單元格：單元格是Excel運算和操作的基本單位，用來存放輸入的數(shù)據(jù)。每一個單元格都有一個固定的地址編號，由“列標(biāo)+行號”構(gòu)成，如D8。（1）活動單元格：被黑框套住的單元格稱為活動單元格。（2）單元格區(qū)域命名：選定單元格或區(qū)域，單擊名稱框，輸入名稱并回車。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 Excel：窗口的標(biāo)題欄、編輯欄 1標(biāo)題欄 ：顯示當(dāng)前打開的工作簿的文件名。啟動時默認(rèn)工作簿文件名為Book1。2編輯欄：（1）編輯欄左部為名稱框，顯示當(dāng)前編輯的位置；當(dāng)編輯公式時，提供可選擇的函數(shù)。（2）編輯欄右部為編輯區(qū)，它可以編輯活動單元格的內(nèi)容。編輯區(qū)中寫入的內(nèi)容可以用取消按鈕取消編輯、用確認(rèn)按鈕確認(rèn)編輯、用函數(shù)工具按鈕插入各種函數(shù)。 3.3 電子表格軟件Excel 2000窗口操作 1排列窗口：選擇“窗口”菜單的“重排窗口”命令。2分割窗口：單擊工作表中需要分隔窗口的某行或列或單元格，選擇“窗口”菜單的“拆分”命令。3凍結(jié)窗口：單擊工作表中某行或列或單元格，選擇“窗口”菜單的“凍結(jié)窗格”命令；或窗口被拆分后，選擇“窗口”菜單的“凍結(jié)窗格”命令。4縮放窗口：選擇“視圖”菜單的“顯示比例”命令。 3.3 電子表格軟件Excel 2000在工作表中輸入數(shù)據(jù) Excel單元格中，可輸入兩種類型的數(shù)據(jù)：常量、公式。1常量(1)數(shù)字：如日期、時間、貨幣形式、百分比等等。在單元格中默認(rèn)右對齊； 數(shù)值格式默認(rèn)為“常規(guī)”，其數(shù)字長度為11位，超出單元格目前寬度時，自動以科學(xué)記數(shù)形式表示；分?jǐn)?shù)的輸入：如“1/4”表日期“1月4日”，“0 1/4”表數(shù)值“1/4”；當(dāng)數(shù)據(jù)較長，目前單元格顯示不下時，則顯示成“#”，此時可拉長相應(yīng)列標(biāo)即可。(2）字符：在單元格中默認(rèn)左對齊；把數(shù)字作為字符看待，輸入時應(yīng)在前面加上單引號（），如：0620。 （3）在單元格中按Alt+Enter鍵輸入硬回車。2公式公式是由一串?dāng)?shù)值、單元格、函數(shù)及運算符等組成的表達(dá)式。公式以等號“=”或“+”或“”開始。單元格顯示公式計算結(jié)果。 3.3 電子表格軟件Excel 2000修改數(shù)據(jù) 單元格、行或列及工作表的插入 清除和刪除 移動和復(fù)制 填充 (填充等差數(shù)列或等比數(shù)列)查找與替換 3.3 電子表格軟件Excel 2000 1選定工作表（1）選定一個工作表：單擊工作表標(biāo)簽。（2）選定多個連續(xù)的工作表：先單擊要選定的第一個工作表標(biāo)簽，然后按住Shift鍵，單擊最后一個工作表標(biāo)簽。（3）選定多個不連續(xù)的工作表：按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)左鍵逐個單擊要選定的工作表標(biāo)簽。（4）選定一個工作簿文件中的全部工作表：指針在某一工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令項。（5）取消多張工作表的選定：用鼠標(biāo)右鍵單擊任意一張工作表的標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“取消成組工作表”命令項。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 2工作表的更名：工作表名字的長度可達(dá)31個字符。（1）雙擊要更名的工作表標(biāo)簽上的名字。（2）先選中要更名的工作表，再選擇“格式”菜單中“工作表”菜單項下的“重命名”命令項。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3工作表的復(fù)制和移動（1）選定要復(fù)制的工作表，單擊同時按住Ctrl鍵，沿標(biāo)簽拖至新位置，若不按Ctrl鍵，則為移動。（2）在工作表名字上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出快捷菜單中選擇復(fù)制或移動。（3）選擇“編輯”菜單的“移動或復(fù)制工作表”命令。4添加工作表：在插入新表的位置，選擇“插入”菜單中的“工作表”命令5刪除工作表：使用“編輯”菜單的“刪除工作表”命令；或在要刪除的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出快捷菜單中選擇“刪除”命令 3.3 電子表格軟件Excel 2000公式是電子表格最重要的核心部分，它是對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的等式。Excel提供了許多類型的函數(shù)。在公式中利用函數(shù)可以進(jìn)行簡單或復(fù)雜的計算或數(shù)據(jù)處理。 一、公式 Excel中的公式是以等號開頭的式子，語法為：“表達(dá)式”。 3.3 電子表格軟件Excel 2000二、運算符 Excel中運算符有4類：它們是算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。 1算術(shù)運算符運算符有：負(fù)號（-）、百分?jǐn)?shù)（%）、乘冪（）、乘（*）和除（/）、加（+）和減（-）。運算優(yōu)先級：高 低 2文本運算符 Excel的文本運算符只有一個，就是“&”。 3比較運算符比較運算符有：等于（=）、小于（）、小于等于（=）、不等于（）。 4引用運算符 3.3 電子表格軟件Excel 2000單元格引用 1相對引用當(dāng)把一個含有單元格地址的公式復(fù)制到一個新的位置或者用一個公式填入一個區(qū)域時，公式中的單元格地址會隨著改變，如SUM（C1：C4）。 2絕對引用把復(fù)制到一個新的位置或者用一個公式填入一個區(qū)域時，公式中的單元格地址保持不公式變。單元格地址列標(biāo)和行號前帶有“$”符號，如SUM（$C$1：$C$4）。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3混合引用在一個單元格地址中，既有絕對地址引用，又有相對地址引用。單元格地址的列標(biāo)或行號中，有一個帶有“$”，如SUM（C$1：C$4）。4引用運算符（1）冒號（：）是區(qū)域運算符，對左右兩個引用之間，包括兩個引用在內(nèi)的矩形區(qū)域內(nèi)所有單元格進(jìn)行引用。（2）逗號（，）是聯(lián)合運算符，聯(lián)合操作符將多個引用合并為一個引用。 3.3 電子表格軟件Excel 2000（3）空格是交叉運算符，它取引用區(qū)域的公共部分（又稱為交）。（4）三維引用運算符“！”，利用它可以引用另一張工作表中的數(shù)據(jù)，其表示形式為：工作表名！單元格引用區(qū)域。引用不同工作簿中某工作表中的數(shù)據(jù)，其表示形式為：工作簿名工作表名！單元格引用區(qū)域。（5）表示某一行或幾行，可以表示成“行號:行號”的形式，同樣若要表示某一列或幾列，可以表示成“列標(biāo):列標(biāo)”的形式。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 1求和函數(shù)SUM SUM(num1,num2,) 2求平均值函數(shù)AVERAGE AVERAGE(num1,num2,)當(dāng)單元格中填入的是文字、邏輯值或空白時將被忽略不計 3計數(shù)函數(shù)COUNT COUNT(num1,num2,)當(dāng)單元格中填入的是文字、邏輯值或空白時，將不會計數(shù) 4求最大值函數(shù)MAX MAX(num1,num2,) 5求最小值函數(shù)MIN MIN(num1,num2,) 6取整函數(shù)INT 格式：INT(number) 7四舍五入函數(shù)ROUND 格式：ROUND(number,num_digits) 3.3 電子表格軟件Excel 2000 8根據(jù)條件計數(shù)函數(shù)COUNTIF 格式：COUNTIF(range,criteria) 9條件函數(shù)IF。 IF(logical_value,value1,value2) 10邏輯求與函數(shù)AND。AND(logical_value1,logical_value2,logical_value3,) 11邏輯求或函數(shù)OR。OR(logical_value1,logical_value2,logical_value3,) 12邏輯非函數(shù)NOT 格式：NOT(logical) 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3.3 電子表格軟件Excel 2000工作表的格式化 1改變行和列的寬度：（1）改變行寬：鼠標(biāo)指針移到行標(biāo)底邊框線，鼠標(biāo)指針變成帶上下箭頭的十字形狀，上下拖動鼠標(biāo)即可.（2）改變列寬：鼠標(biāo)指針移到列標(biāo)右邊框線，指針變成帶左右箭頭的十字形狀，左右拖動鼠標(biāo)即可。（3）最合適的行高和列寬：“格式”菜單“行”命令中的“最合適行高”命令和“列”命令中的“最合適列寬”命令。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 2設(shè)置數(shù)據(jù)格式：選擇“格式”菜單下的“單元格” 命令項，在“單元格格式”對話框中，可設(shè)置貨幣格式、日期格式、時間格式、分?jǐn)?shù)格式、數(shù)值格式及自定義格式，設(shè)置對齊方式等 3保護(hù)工作表：在缺省狀態(tài)下，所有的單元格都得處于“鎖定”狀態(tài)，但必須選擇“工具”菜單“保護(hù)”子菜單下的“保護(hù)工作表”命令項，才使“鎖定”起作用。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 4隱藏單元格中的公式：先執(zhí)行單元格隱藏操作，然后通過“保護(hù)工作表”命令來保護(hù)該工作表，否則隱藏公式或鎖定單元格不起作用。5條件格式：選擇要設(shè)置格式的單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單的“條件格式”命令項，在“條件格式”對話框，設(shè)置格式。6自動套用格式：選擇單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單的“自動套用格式”命令。 3.3 電子表格軟件Excel 2000圖表是工作表數(shù)據(jù)的圖形表示，用來生動、形象地表示數(shù)據(jù)。1創(chuàng)建圖表（1）選中用于制表的數(shù)據(jù)區(qū)域。（2）選擇“插入”菜單的“圖表”命令，或單擊“常用”工具欄上 的“圖表向?qū)А卑粹o，選擇圖表類型；（3）在“圖表數(shù)據(jù)源”對話框中，選擇圖表的數(shù)據(jù)系列；（4）在“圖表選項”對話框中，設(shè)置標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志和數(shù)據(jù)表；（5）在“圖表位置”對話框中，選擇是建立嵌入式圖表還是工作表圖表。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 2圖表編輯 （1）移動圖表：單擊圖表，把鼠標(biāo)指針移到圖表中，拖動鼠標(biāo)，移動圖表到新的位置。（2）調(diào)整圖表的大小：單擊圖表，把鼠標(biāo)指針移到某個尺寸柄上，鼠標(biāo)指針成雙箭頭形狀；拖動鼠標(biāo)，改變圖表大小。（3）改變圖表的類型：單擊圖表，選擇“圖表”菜單的“圖表類型”命令或選擇快捷菜單的“圖表類型”命令或利用“圖表”工具欄的“圖表類型”下拉按鈕進(jìn)行改變。（4）修改圖表中的標(biāo)題：單擊圖表，選擇“圖表”菜單的“圖表選項”命令；或選擇已有的標(biāo)題，單擊修改。 3.3 電子表格軟件Excel 2000（5）插入數(shù)據(jù)標(biāo)記：單擊圖表，選擇“圖表”菜單的“圖表選項”命令。（6）刪除圖表：單擊圖表，選擇“編輯”菜單的“清除”命令；或按 Delete 鍵。（7）添加數(shù)據(jù)：方法一：選擇添加的數(shù)據(jù)，用“編輯”菜單的“復(fù)制”命令，或單擊“常用”工具欄的“復(fù)制”按鈕，選中圖表，用“編輯”菜單的“粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄的“粘貼”按鈕。方法二：選中圖表，用“圖表”菜單的“添加數(shù)據(jù)”命令。（8）刪除數(shù)據(jù)：單擊要刪除的數(shù)據(jù)系列，再按Delete鍵。（9）添加文字 方法一：選中圖表，單擊“繪圖”工具欄中的“文本框”按方法二：選中圖表，直接輸入文字，然后按Enter鍵。 3.3 電子表格軟件Excel 2000數(shù)據(jù)庫管理 數(shù)據(jù)庫：數(shù)據(jù)庫是把數(shù)據(jù)按照一定的聯(lián)系結(jié)構(gòu)組織起來存放在外存儲器中的數(shù)據(jù)集合。其特點是數(shù)據(jù)高度共享，數(shù)據(jù)的冗余度小，易于維護(hù)和使用。數(shù)據(jù)清單：在Excel 2000 中，把工作表中的數(shù)據(jù)做成一個類似于數(shù)據(jù)庫文件的數(shù)據(jù)清單。數(shù)據(jù)清單也按照行、列方式組織數(shù)據(jù)。每一行稱為記錄，每一列稱為字段。數(shù)據(jù)清單的第一行稱為標(biāo)題行，由字段名組成。1數(shù)據(jù)清單的建立，可同工作表一樣建立。2使用記錄單編輯數(shù)據(jù)、修改數(shù)據(jù)、添加記錄、刪除記錄和查找記錄 3.3 電子表格軟件Excel 2000記錄排序 1表格整體排序單擊含數(shù)據(jù)單元格，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令項，選擇關(guān)鍵詞、是否包含標(biāo)題行，選擇排序次序、排序方法等。2表格局部排序選擇單元格數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“排序” 命令項，以當(dāng)前選定區(qū)域排序。 3.3 電子表格軟件Excel 2000記錄篩選 1單擊任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”選項的“自動篩選”命令，每個標(biāo)題右側(cè)出現(xiàn)下拉箭頭，選擇或輸入篩選條件。2取消某個字段的篩選條件：單擊該字段的篩選箭頭，選擇“全部”即可。3取消所有的篩選條件：選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”選項中再次選擇“自動篩選” 命令項即可。 3.3 電子表格軟件Excel 2000分類匯總 在數(shù)據(jù)清單中，對記錄按照某一字段的內(nèi)容進(jìn)行分類，然后對每一類做出統(tǒng)計。1建立分類匯總：先按關(guān)鍵詞進(jìn)行排序，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，選擇分類字段、匯總方式、匯總項。2撤消分類匯總：打開“分類匯總”對話框，單擊“全部刪除”命令按鈕。 3.3 電子表格軟件Excel 2000數(shù)據(jù)透視表 1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表選擇數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“數(shù)據(jù)透視表”命令，依次選擇“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫”選項、指定數(shù)據(jù)源的區(qū)域、指定數(shù)據(jù)透視表的結(jié)構(gòu)、指定生成的數(shù)據(jù)透視表的保存位置。2編輯數(shù)據(jù)透視表在數(shù)據(jù)透視圖中直接將字段拖到新的位置。3刪除數(shù)據(jù)透視表單擊數(shù)據(jù)透視表報表，單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上“數(shù)據(jù)透視表”菜單中“選定”子菜單下的“整張表格”命令，然后單擊“編輯”菜單中的“清除”下的“全部”命令項。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 Excel：打印 1頁面設(shè)置：“文件”菜單的“頁面設(shè)置”命令。2打印區(qū)域：“文件”菜單的“打印區(qū)域”選項中的“設(shè)置打印區(qū)域”命令。3打印預(yù)覽：“文件”菜單的“打印預(yù)覽”命令