《excel使用技巧》PPT課件

EXCEL使用技巧 1-在Excel中顯示多行文本 一般情況下，在單元格中輸入的文本是不換行的，這樣看起來會(huì)很別扭。 如果要在同一單元格中顯示多行文本，可以這樣做：選中要換行的單元格，單擊“格式”菜單，選擇“單元格”命令，然后選擇“對齊”選項(xiàng)卡，選中“文本控制”標(biāo)題下的“自動(dòng)換行”復(fù)選框。 如果單元格中還有段落，就要在里面輸入硬回車，這時(shí)Enter鍵的功能不是在單元格內(nèi)換行，而是在單元格間移動(dòng)。這時(shí)我們可以在編輯欄(或正編輯的單元格)中要換行的地方單擊鼠標(biāo)，按 ALT+ENTER 鍵來換行。 2-在Excel的單元格中輸入分?jǐn)?shù) 如果在Excel的單元格中直接輸入1/10，則會(huì)被系統(tǒng)默認(rèn)為日期型數(shù)據(jù)，正確的輸入方法是：首先在單元格內(nèi)輸入一個(gè)數(shù)字0，再輸入一個(gè)空格，最后輸入1/10，回車！這樣輸入的才被系統(tǒng)認(rèn)為是分?jǐn)?shù)。 3-Excel的存儲(chǔ)值和顯示值 當(dāng)公式執(zhí)行計(jì)算時(shí)，Excel通常會(huì)使用所引用的單元格中的存儲(chǔ)值而不是顯示值 Excel 2000/2002使用15位有效數(shù)字精度進(jìn)行存儲(chǔ)和計(jì)算。當(dāng)公式執(zhí)行計(jì)算時(shí)，Excel通常會(huì)使用所引用的單元格中的存儲(chǔ)值而不是顯示值。 例如，如果兩個(gè)單元格中存儲(chǔ)值都為10.005，并且格式都設(shè)置為貨幣格式，那么每一單元格中都會(huì)顯示為10.01。如果將兩個(gè)單元格相加，由于Excel引用的是存儲(chǔ)值10.005，而不是顯示值10.01，因此所得的結(jié)果將是20.01而不是20.02。這時(shí)候，為了能夠得到20.02這個(gè)正確結(jié)果，需要進(jìn)行如下設(shè)置： 1.在“工具”菜單上，單擊“選項(xiàng)”，再單擊“重新計(jì)算”選項(xiàng)。 2.在“工作簿選項(xiàng)”標(biāo)題下，選定“以顯示值為準(zhǔn)”復(fù)選框。 3.單擊“確定”按鈕。 注意：如果使用工作表中顯示的(帶格式的)數(shù)值更改工作簿的計(jì)算精度，那么當(dāng)前工作簿中所有工作表上的所有常量數(shù)值都將被永久性地更改。如果在以后計(jì)算中又重新選擇完全精度，則初始的基本數(shù)值將無法恢復(fù)。 4-Excel隨心所欲巧選擇 我們在用Excel來處理日常電子表格時(shí)，選擇是一種用的最多的操作，那么，掌握下面的選擇技巧就很有必要了。 1、用鼠標(biāo)單擊選擇直接用鼠標(biāo)單擊行（列）標(biāo)號或單元格，可以選擇點(diǎn)擊的整行（列）或單元格。 2、用鼠標(biāo)拖拉選擇按住鼠標(biāo)左鍵，在行（列）標(biāo)號或單元格區(qū)域上拖拉過，可以同時(shí)選中拖拉過的所有行（列）或單元格區(qū)域。 3、用Shift鍵幫助選擇這種選擇通常有兩種形式： 單擊某行（列）標(biāo)號或單元格，再按住Shift鍵，然后再點(diǎn)擊后（下）面的行（列）標(biāo)號或單元格，即可同時(shí)選中二者之間的所有行（列）或單元格區(qū)域。 單擊某行（列）標(biāo)號或單元格，再按住Shift鍵，然后按鍵盤上的方向鍵，即可擴(kuò)展選擇連續(xù)的多個(gè)行（列）或單元格區(qū)域。 注意：單擊某個(gè)工作表名稱（Sheet1等），再按住Shift鍵，然后再點(diǎn)擊后面的工作表名稱，即可同時(shí)選中二者之間的所有工作表。 4、用Ctrl鍵幫助選擇這種選擇通常有兩種形式： 單擊某行（列）標(biāo)號或單元格，再按住Ctrl鍵，然后分別點(diǎn)擊其它行（列）標(biāo)號或單元格，即可同時(shí)選中不連續(xù)的多個(gè)被點(diǎn)擊的行（列）或單元格（區(qū)域）。 按住Ctrl鍵，然后按鍵盤上的方向鍵，即可快速分別選中數(shù)據(jù)或空白區(qū)域四角的4個(gè)單元格。 注意：單擊某個(gè)工作表名稱（Sheet1等），再按住Ctrl鍵，然后再分別其它的工作表名稱，即可同時(shí)選中不連續(xù)的多個(gè)被點(diǎn)擊的工作表。 5、用F8功能鍵幫助選擇單擊某行（列）標(biāo)號或單元格，再按一下F8功能鍵，然后再點(diǎn)擊后（下）面的行（列）標(biāo)號或單元格，即可同時(shí)選中二者之間的所有行（列）或單元格區(qū)域。 注意：再按一次F8功能鍵或Esc鍵，可以取消此擴(kuò)展功能。 6、用名稱欄幫助選擇將光標(biāo)定在“名稱欄”中，輸入需要選擇的單元格名稱，按下“Enter”鍵，即可選中相應(yīng)的單元格（區(qū)域）。例如：在“名稱欄”中輸入“A:D”、“2:10”、“A1:B20,E1:E50”，確認(rèn)后，即可選中“A列至D列”、“第2行至第10行”、“A1至B20和E1至E50單元格區(qū)域”（參見圖1）。 7、用定位方法來選擇通過“定位”對話框來進(jìn)行選擇，有兩種形式： 執(zhí)行“編輯定位”命令，或直接按“Ctrl+G”組合鍵，打開“定位”對話框（如圖2），然后仿照第7步的操作，在“引用位置”下面的方框中輸入需要選擇的單元格名稱，再按下“確定”按鈕，即可選中相應(yīng)的單元格（區(qū)域）。 打開“定位”對話框，按其中的“定位條件”按鈕，展開“定位條件”對話框（如圖3），選中相應(yīng)的項(xiàng)目后，按下“確定”按鈕，即可同時(shí)選中符合相應(yīng)項(xiàng)目的單元格（區(qū)域）。例如：選中“公式”或“條件格式”選項(xiàng)，確認(rèn)后，就可以選中所有包含“公式”或設(shè)置了“條件格式”的單元格（區(qū)域）。 8、用名稱幫助選擇在“名稱欄”中輸入事先定義好的名稱，再按下“Enter”鍵，即可選中名稱所對應(yīng)的單元格（區(qū)域）。 注意：定義名稱的方法：選中需要定義名稱的單元格區(qū)域，然后將光標(biāo)定位在名稱欄中，輸入一個(gè)名稱（如“語文成績”），然后按下“Enter”鍵確認(rèn)一下就行了。定義的名稱可以在工作簿的每個(gè)工作表中使用。 9、用查找?guī)椭x擇執(zhí)行“編輯查找”命令，打開“查找和替換”對話框（如圖4），在“查找”標(biāo)簽下，在“查找內(nèi)容”后面的方框中輸入關(guān)鍵字符，然后按下“查找全部”或“查找下一個(gè)”，就可以依次選中包括上述關(guān)鍵字符的單元格。 注意：上述操作在“替換”標(biāo)簽下，也可以進(jìn)行。 10、在編輯欄中選擇有時(shí)候需要選擇某個(gè)復(fù)雜公式中的一部分，可以利用“編輯欄”來選擇：先選中公式所在的單元格，然后將光標(biāo)定位到“編輯欄”中，用拖拉的方法可以選中需要的公式部分（參見圖5）。 5-Excel表格數(shù)據(jù)行列巧互換 一張Excel報(bào)表，行是項(xiàng)目欄、列是單位欄，現(xiàn)在想使整張表格反轉(zhuǎn)，使行是單位欄、列為項(xiàng)目欄，且其中的數(shù)據(jù)也隨之變動(dòng)。也就是想讓Excel表格數(shù)據(jù)的行列互換，該怎么做呢？ 可先選中需要交換的數(shù)據(jù)單元格區(qū)域，執(zhí)行“復(fù)制”操作。然后選中能粘貼下數(shù)據(jù)的空白區(qū)域的左上角第一個(gè)單元格，執(zhí)行“編輯、選擇性粘貼”命令在打開的“選擇性粘貼”對話框中選中“轉(zhuǎn)置”選項(xiàng)后，確定、返回即可。 6-Excel多工作表頁碼連續(xù)設(shè)置 打印Excel 2002工作表之前需要設(shè)置頁碼，如果多張工作表的頁碼必須連續(xù)排列，就得采用一些特殊的頁碼設(shè)置技巧。假設(shè)有名為Sheet1、Sheet2和Sheet3的三張工作表，分別可以打印2、3、5頁，并且打印時(shí)每個(gè)工作表的內(nèi)容要連接在一起?？梢园匆韵路椒ㄔO(shè)置頁碼： 首先打開工作表Sheet1，單擊“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”命令打開對話框，按照常規(guī)方法完成打印方向和紙張大小等設(shè)置。接著查看“頁面”選項(xiàng)中的“起始頁碼”框內(nèi)是否為“自動(dòng)”，如果是的話，再打開“頁眉/頁腳”選項(xiàng)。根據(jù)頁碼的設(shè)置需要打開“頁眉”或“頁腳”下拉列表，選擇其中的“第1頁”，單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框。 接下來切換到工作表Sheet2，按相同方法打開“頁面設(shè)置”對話框中的“頁面”選項(xiàng)，把“起始頁碼”框內(nèi)的“自動(dòng)”修改為“3”（因?yàn)镾heet1有兩頁，所以Sheet2的起始頁碼應(yīng)該是3）。然后打開“頁眉/頁腳”選項(xiàng)，根據(jù)頁碼的設(shè)置需要打開“頁眉”或“頁腳”下拉列表，選擇其中的“第1頁”，單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框。此后你就可以通過打印預(yù)覽看到Sheet2的起始頁碼是“第3頁”了。 按照同樣方法把工作表Sheet3的“起始頁碼”修改為“6”，就可以實(shí)現(xiàn)三張工作表的頁碼從1連續(xù)排到10的要求了。 要打印設(shè)置了連續(xù)頁碼的多張工作表時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)選中所有需要打印的工作表，然后單擊“文件”菜單中的“打印”命令即可。 7-Excel文本轉(zhuǎn)數(shù)值小技巧 如果我們在Excel設(shè)置成“文本型”的單元格中輸入數(shù)字，那這些文本型的數(shù)字就不能作各種排序、求和等函數(shù)運(yùn)算，即使簡單地把單元格格式改成“數(shù)值”也無濟(jì)于事，這時(shí)我們需要把將它們轉(zhuǎn)換成數(shù)值格式。 方法一在任意一個(gè)空白單元格中輸入數(shù)值1，選中該單元格，執(zhí)行復(fù)制操作，然后選中需要轉(zhuǎn)換的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“編輯、選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“乘”選項(xiàng)后，確定返回即可。以上方法可用于所有版本的Excel中。 方法二如果你使用的是Excel 2002或Excel 2003，則可選中需要轉(zhuǎn)換單元格（區(qū)域），單元格旁邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)智能標(biāo)記，按一下這個(gè)智能標(biāo)記，在隨后彈出的下拉列表中選中“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”選項(xiàng)，即可快速完成轉(zhuǎn)換。 8-Excel中顯示比例輕松縮放 我們平時(shí)在使用Excel 編輯較大的工作表時(shí)，常常需要不停地拖動(dòng)滾動(dòng)條來查看更多的數(shù)據(jù)，有些麻煩。下面我們介紹兩個(gè)小技巧，大家可以方便地?fù)軇?dòng)鼠標(biāo)滾輪來進(jìn)行Excel 文檔顯示比例的放縮，十分方便。 方法一：按住Ctrl鍵再撥動(dòng)鼠標(biāo)滾輪使文檔在10%至400%之間進(jìn)行縮放，這樣就能夠在一屏中看到更多的信息。方法二：先選擇“工具/選項(xiàng)”，在“常規(guī)”標(biāo)簽中選中“用智能鼠標(biāo)縮放（Z）”，確定后退出，這時(shí)我們就可以在文檔中直接撥動(dòng)鼠標(biāo)滾輪使表格縮放，是不是非常方便？ 9-巧用“查找與替換”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì) 如需統(tǒng)計(jì)人員花名冊中性別為“男”的人數(shù)，可選中性別所在列，點(diǎn)擊“編輯”菜單下的“替換”項(xiàng)。在“查找內(nèi)容”中填寫“男”，“替換為”中填上“A”，選擇“全部替換”，此時(shí)Excel會(huì)彈出菜單提示“完成了X處被替換”，這個(gè)X即為統(tǒng)計(jì)出的男性人數(shù)。再選擇“編輯”菜單下“撤消”功能，使原單元格數(shù)據(jù)恢復(fù)。 或?qū)ⅰ癆”再替換為“男” 怎樣同時(shí)改變多行行高？ 我們知道，通過拖動(dòng)行或列間的分界線可以改變行高或列寬，但怎樣同時(shí)改變向行或幾列的高度或?qū)挾饶兀?我們以改變行高為例，先選中要改變行高的行，按下Shift鍵再單擊行標(biāo)題頭，可以選定連續(xù)的多行（如果要選中多個(gè)不連續(xù)行，可以按下Ctrl鍵）。選中多行后，拖動(dòng)任意一個(gè)被選中的行標(biāo)題間的分界線，到適當(dāng)高度釋放鼠標(biāo)，所有被選中的行高都改變了。 我們也可以精確地改變行高：選中多行后，單擊“格式”菜單，選擇“行”中的“行高”命令，設(shè)置行高為20，單擊“確定”，行高都被設(shè)置為20了。 如何改變回車鍵的功能？ 一般情況下，我們在一個(gè)單元格中輸入資料后，按下回車鍵后活動(dòng)單元格會(huì)轉(zhuǎn)入下一行的同列單元格中。 如果要轉(zhuǎn)到右邊的單元格，能不能實(shí)現(xiàn)呢？ 打開“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，單擊“編輯”選項(xiàng)卡，多后從“方向”下拉列表框中選擇“向右”，單擊“確定”。 注意：按Tab 鍵也可以實(shí)現(xiàn)活動(dòng)單元格向右跳轉(zhuǎn)。 2555 劉各 工作水和平共處 判斷重選 簡易排版EXCEL中寬度較窄的表選是EXCEL中要處理的數(shù)據(jù)，復(fù)制粘貼到WORD中，設(shè)置表的格式，進(jìn)行裝飾等。點(diǎn)擊“格式分欄”，根據(jù)情況設(shè)置欄數(shù)（可以設(shè)置表格居中）選中表格中要做標(biāo)題的行（通常是第一行，也可以是多行），再勾選“表格”菜單中的“標(biāo)題行重復(fù)”選項(xiàng)，或者在“表格屬性”中“行”選項(xiàng)卡中，勾選“在各頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”，則每一頁、每一欄都會(huì)有標(biāo)題了。