[論高校院系檔案管理人員的教育培訓] 檔案管理制度

論高校院系檔案管理人員的教育培訓 檔案管理制度 “檔案是人類各項實踐活動的原始記錄，是珍貴歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是社會文明進步的階梯?！睓n案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，作為檔案工作的主體，檔案人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的質(zhì)量乃至整個檔案事業(yè)的發(fā)展。高校院系檔案工作者是檔案管理基礎(chǔ)的基礎(chǔ)，因此，要與時俱進，加強繼續(xù)教育，不斷更新、優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，不斷提高自己的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，進一步推動高校的全面發(fā)展。 一、加強檔案人員教育培訓的需求 1、現(xiàn)實需求 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會對各方面人才的需求，檔案工作表現(xiàn)出明顯的全面化、正規(guī)化、智能化發(fā)展規(guī)律，各種新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理正逐步變?yōu)楝F(xiàn)實并不斷推廣。目前，在檔案工作中推廣的以電子計算機為核心的包括電信、縮微復制、聲像技術(shù)在內(nèi)的一切先進手段使檔案管理工作日益自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。相反，就我國高校院系現(xiàn)有檔案人員的整體水平很難應(yīng)對信息化帶來的嚴峻挑戰(zhàn)，遠遠不能適應(yīng)檔案管理工作的需求和發(fā)展。 從文化水平來看，我國人口基數(shù)大，從事檔案工作的人員數(shù)量多，但整體文化水平較低，專業(yè)水準更是令人堪憂。從高校發(fā)展的全面看，重視成度欠缺，資金投入嚴重不足，據(jù)有關(guān)材料統(tǒng)計，沒有受到過任何檔案專業(yè)培訓，其比例達到了全部人員的40%左右。無職稱的人員占全部人員總數(shù)的33%。 信息時代的檔案工作正在實現(xiàn)以電子計算機等物化智能應(yīng)用為主的檔案管理自動化、檔案信息資源數(shù)字化以及檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，檔案縮微及保護水平也日益提高，原有的那些工作經(jīng)驗和理論已經(jīng)難以滿足實際工作的需要了。原有的管理設(shè)施早應(yīng)淘汰，傳統(tǒng)的管理方法與模式 已遠遠跟不上時代的發(fā)展，一些上了年紀的工作人員甚至打字還處于“一指禪”的水平，對于網(wǎng)絡(luò)管理、無紙辦公更是無從談起，這樣的技術(shù)水平顯然無法滿足現(xiàn)代檔案工作的需要。 從政治素質(zhì)和職業(yè)道德水平來看，檔案工作的機要性和服務(wù)性要求檔案人員要具備較高的政治素養(yǎng)和愛崗敬業(yè)的奉獻精神。但在現(xiàn)實情況中，由于檔案管理部門無職無權(quán)，晉升提拔評職稱都存在相當?shù)碾y度，檔案工作的職業(yè)特點致使一些業(yè)務(wù)人員在工作中產(chǎn)生了消極落后的思想觀念。比如個別檔案人員出于對物質(zhì)利益的追求，政治立場不夠堅定，沒有樹立起正確的是非觀念，違背了檔案工作的基本準則，借助工作便利，私自篡改或銷毀檔案，泄漏機密檔案的內(nèi)容等。還有檔案人員在工作中沒有端正工作態(tài)度，為用戶提供服務(wù)時態(tài)度不夠熱情。對工作應(yīng)付了事，得過且過。以上種種行為在很大程度上影響了檔案工作在公眾心目中的形象，甚至違背了檔案工作維護歷史原貌的基本原則，造成的危害是不可估量的。 其次，在資金投入上嚴重不足，當前，高校受各方面的影響，把有限的資金往往大量投入到建高樓、建大門 、見實驗室、人才引進等等，在檔案管理的硬件上能拖則拖、能應(yīng)付則應(yīng)付，舍不得投資。再者，高校的院系甚至沒有專門的檔案室，也沒有專職的管理人員，許多是辦公室人員、教務(wù)員兼職，更談不上配備正規(guī)先進的設(shè)施。 2、理論需求 科學發(fā)展觀的第一要義就是發(fā)展，檔案管理工作也是如此，首先要設(shè)立正規(guī)的管理機構(gòu)和正式的人員編制。領(lǐng)導重視，編制合理，配備完善，才能不斷發(fā)展，才能促進檔案事業(yè)的科學發(fā)展。隨著檔案工作的不斷發(fā)展，檔案人員自身的知識與技能也應(yīng)當經(jīng)常擴大和更新，因此應(yīng)當為檔案人員在職業(yè)生涯中需要學習的各個階段提供多種多樣的學習機會，這就需要為在職人員提供各種形式的教育培訓以滿足需要。 其次“人本管理”思想是加強檔案人員教育培訓的出發(fā)點。以人為本也是科學發(fā)展觀的核心。人是檔案工作中最基本、最關(guān)鍵的因素。這就要求各級領(lǐng)導重視這項工作，給管理人員創(chuàng)造良好的環(huán)境、良好的出路，調(diào)動其積極性。人本管理的出發(fā)點是人，歸宿也是人，其目標就在于人的發(fā)展。加強檔案人員的教育培訓和創(chuàng)造良好的出路正是以“人本管理”思想為出發(fā)點，充分重視檔案人員在檔案工作中主體地位的體現(xiàn)。 二、對加強檔案人員教育培訓的幾點建議 1、加強師資和教材建設(shè) 面對當前檔案人員的整體組成、素質(zhì)、以及業(yè)務(wù)水平的現(xiàn)實，教育培訓閑的尤為重要，檔案管理人員的培訓不同于一般的學習深造，受教育者有其自身的特點。由于接受教育培訓的學習者大都是處于檔案管理、科研第一線的在職人員，因此教育培訓要求理論聯(lián)系實際，學以致用，既要反映當前新知識、新方法、新內(nèi)容，具有理論性和先進性，又要切合實際情況，具有針對性和實用性。要達到這一點，一要精心組織，配備高水平的教師，或聘請專家。既對當前情況進行詳細的講解，又要善于解答工作中遇到的問題。二要有切合實際的教材。就師資而言，目前來源主要有兩個，一是聘請經(jīng)驗豐富的有一定知識水平的在職或離職的本行業(yè)人員，一是借助高校的師資優(yōu)勢，聘請專職教師。確保教育培訓的師資質(zhì)量，切實做到可行、管用。教育培訓的教材也應(yīng)做到緊密聯(lián)系實際。由于參與培訓的人員情況各有不同，因此要考慮到學員的整體特點和整體水平。，編寫適合以自學為主的實用性強的教材，同時要注重行業(yè)新熱點、新動態(tài)，涵蓋一些前沿內(nèi)容，滿足檔案工作向前推進、向前發(fā)展的需要。 2、為檔案人員的教育培訓提供制度和資金保障 要想做到這一點，首先重要的一點是領(lǐng)導重視，把此項工作納入重要工作日程。計劃的制定、領(lǐng)導的組織、實施的措施，都要做到精心嚴密。針對檔案工作和檔案工作人員的實際情況，建立健全針對檔案人員教育培訓的一套規(guī)章制度。一方面，可以保障檔案工作人員接受繼續(xù)教育的基本要求，為其個人專業(yè)和業(yè)務(wù)發(fā)展提供一定的空間，滿足個人發(fā)展的需要;必要時，推薦和輸送到高級別院校和科研院所進行深造，另一方面可以使檔案部門人力資源的質(zhì)量得到不斷提升，培養(yǎng)更多的專業(yè)人才，特別是為年輕工作人員創(chuàng)造更好的環(huán)境和成長機會以便推動檔案工作更好的發(fā)展。再就是舍得資金投入，配備全必需的和高性能的硬件設(shè)施，逐步向高智能、網(wǎng)絡(luò)化上發(fā)展。 3、結(jié)合個單位實際情況，采取靈活多樣、適合本單位實際的教育培訓形式 檔案人員教育培訓的形式有許多種，從時間上看，有長期培訓和短期培訓;從內(nèi)容上看有專業(yè)理論培訓和工作技能培訓;從培訓手段上看，有講授、自學、研討交流、進修等等。各級檔案部門應(yīng)當從實際出發(fā)，根據(jù)本單位的人員水平和實際情況，采取靈活多樣的教育培訓形式。參加培訓的多是在職的檔案業(yè)務(wù)人員，一方面他們有一定的學習和分析能力，另一方面，他們是在職人員，有自己的工作要做。針對檔案人員自身的特點，一般應(yīng)當采取以自學和短期培訓班、進修為主、其他培訓方式為輔的培訓形式。另外，組織定期或不定期的參觀、交流。舉辦專家講座、學術(shù)交流等等。總之，在條件允許的情況下，積極妥善的安排好教育培訓，以保證檔案業(yè)務(wù)人員的水平和素質(zhì)不斷的提高。 4、 根據(jù)實際需要，拓展教育培訓的內(nèi)容 目前高等院校檔案人員教育培訓的主要內(nèi)容還局限于專業(yè)理論和業(yè)務(wù)技能兩大部分。事實上，一個合格的檔案工作者不僅需要具有較高的理論水平和扎實的業(yè)務(wù)能力，還應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德，一定的創(chuàng)新能力以及愛崗敬業(yè)、無私奉獻精神等多方面的素質(zhì)。檔案管理人員崗位雖然光榮，但一般無職無權(quán)，更不分管錢物。因此，檔案人員的教育培訓不僅要實現(xiàn)更新擴充知識、強化提高技能的目標，還要拓寬培訓內(nèi)容的口徑，增強職工的事業(yè)心、責任感，要教育職工耐得住寂寞，經(jīng)得住誘惑。扎實工作，甘于奉獻。因此，高等院校為塑造復合型高素質(zhì)檔案人才，必須搭建一個更廣闊的平臺。 第一，要重視職業(yè)道德的教育培訓。只有同時具備良好的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德的檔案工作者才能做好檔案工作，因此應(yīng)在教育培訓中加強職業(yè)道德教育和愛崗敬業(yè)教育。第二，強化檔案專業(yè)人員創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。在知識激增和知識老化同時加快的今天，檔案專業(yè)教育培訓既需要不斷傳授最新的科技知識和技能，又必須不斷地培養(yǎng)和提高專業(yè)人員立足本職崗位的自主創(chuàng)新能力。第三，加強檔案專業(yè)人員的外語運用能力。隨著出入境人員的增多，涉外檔案的大量涌現(xiàn)、檔案工作的國際交流日益密切，例如外文的學習成績及學歷認證等，需要我們的檔案人員具備一定的外語運用能力。這就要求我們充分利用各方面的有利條件，適時地開設(shè)不同層次的外語輔導班進行基礎(chǔ)外語和專業(yè)外語的培訓和強化，使其能夠達到基本的交流需要，能夠勝任或基本勝任工作的需要。第四，加強檔案人員的團隊意識。一方面，各單位的檔案部門自身是一個有機整體，檔案人員之間應(yīng)當本著團結(jié)互助的協(xié)作精神，共同搞好檔案工作。另一方面，檔案部門的工作人員應(yīng)當協(xié)同其他部門人員的工作，積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門和有關(guān)人員，做好檔案的收集和歸檔工作，共同推動檔案工作的發(fā)展。 如果沒有檔案與檔案管理，整個社會的統(tǒng)一性和整體連續(xù)性就不能得到很好的維系;社會歷史和整個事件情況就不能得到很好的研究與論證，特別是對我們高校的發(fā)展來講，更具有現(xiàn)實和不可替代的作用，而如果沒有高素質(zhì)的檔案人才，檔案管理工作就不能得到很好的繼承和發(fā)展。因此加強檔案人員的教育培訓，培養(yǎng)專業(yè)知識過硬、業(yè)務(wù)能力扎實、具有創(chuàng)新精神的復合型檔案人才，不斷總結(jié)檔案人員教育培訓的經(jīng)驗和不足，摸索出一條適合我們高校的檔案人員教育培訓之路應(yīng)當引起我們的足夠重視。 注釋: 馮惠玲、張輯哲:檔案學概論，北京:中國人民大學出版社，2001:135143. 傅華:在數(shù)字繁榮的背后我國檔案工作人員的狀況分析，浙江檔案，x年第1期:1013.