操作流程培訓教材

單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,*,*,操作流程培訓,目錄,一.訂艙,二.放箱,三.擺箱、裝箱,四.配船、報關(guān),五.對費用,六.追索核銷單據(jù),接到業(yè)務流轉(zhuǎn)單,核對訂艙基本信息并制作訂艙委托書,發(fā)送訂艙委托給訂艙代理,收到訂艙代理的放箱通知記錄并做好裝箱通知書,發(fā)送裝箱通知給客戶或者對應的拖車公司,箱子裝箱回場后，落實箱號等，讓訂艙代理配船，報關(guān)。（自報關(guān)的請找訂艙代理要報關(guān)信息提供給客戶）,落實江船是否按時開出,核對賬單,操作SOP,操作崗位要求工作人員做事具有前瞻性，對時間把握較強。以下內(nèi)容中的“天”是指自然日，“工作日”是指周一到周五，請留意兩種說法的區(qū)別。,一.訂艙,查看客戶委托和流轉(zhuǎn)單內(nèi)容。,首先查看客戶委托和流轉(zhuǎn)單內(nèi)容是否完整。,特別是：,1.“裝箱要求”是工廠自拖還是委托我司拖，如果委托我司做，是否在流轉(zhuǎn)單上人民幣應付那里注明了拖車成本和拖車公司。,2.是廠裝還是港裝，港裝是否注明了裝箱要求；,3.“報關(guān)要求”是代報關(guān)還是自報關(guān)；,4.“運費”是到付還是預付。預付是否注明了美金應付成本，是否有傭金，是多少；到付是否提供了約號，到付最好一并提供美金運費，以便船公司查實。,5.客戶托書上中英文品名、HS編碼、產(chǎn)地、包裝等是否都有。,6.客戶委托和流轉(zhuǎn)單內(nèi)容完整后，還需查看客戶是否有特殊要求。需要訂艙單位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申請的，這要在托書上面?zhèn)渥⒊鰜怼?制作托書,由于托書全部通過系統(tǒng)制作，進入系統(tǒng)，新生成的作業(yè)需要完善以下內(nèi)容：,1.根據(jù)業(yè)務前端錄入系統(tǒng)的收發(fā)貨人信息，跟面單和客戶的托書核對訂艙的收發(fā)貨人、通知人信息。需要出HBL的單子是否錄入目的港代理。,2.訂艙代理。,3.船公司,4.POL,5.POD。需填入流轉(zhuǎn)單上的中轉(zhuǎn)港信息。,6.目的地,7.嘜頭,8.貨物描述和品名。注：訂給集海的托書，需要在貨物描述里寫出集海的進倉號。集海的訂艙號是提前給我司。其他支線就把作業(yè)號寫在上面，以區(qū)分托書。,9.件毛體,以上內(nèi)容完善后，生成“訂艙單”，在委托書備注欄注明特約事項：,1.廠裝還是港裝，什么時候放箱（訂艙前確認了海船時間的要特別注明）,1.）客戶要求到工廠裝箱的貨物，和在我司物流中心或者保稅倉庫裝箱的貨物，注明廠裝；在港口裝箱的貨物，注明港裝。,港裝貨物全部需要注明我司監(jiān)裝，留下我司現(xiàn)場人員姓名、電話。同時注明裝箱要求，是對裝還是要打托，是否要加固。如果需要打托裝箱，這點要在備注上注明，碼頭會以此辦工作單。同時注明打托材料全部由我司自行提供。如需加固，則由我司現(xiàn)場工作人員聯(lián)系，不用在備注上注明。,如果貨物中有單件超過3噸的，還要寫明超過3噸的貨物件數(shù)，單件的重量，要求訂艙單位辦理困難作業(yè)。,2.）放箱時間控制在裝箱的前一個,工作日,。船東給的免費用箱期一般在7-10天，超過期限船東會收取用箱費用，用箱期及收費標準見附件1。,如果訂艙當天客戶就要裝箱或者訂艙當天就是裝箱的前一個,工作日,，放箱時間就寫當天日期。如：周二訂艙，客戶確定周三裝箱，則注明日期當天放箱；周五訂艙，客戶周末/周一裝箱，同樣注明日期當天放箱。（如果是港裝貨，請在放箱后通知支線頭天晚上擺箱。）,訂艙當天還沒到客戶預計的裝箱日期的前一個,工作日,的，則注明工廠預計裝箱時間的前一個工作日放箱或者待通知放箱。,2.委托訂艙單位報關(guān)還是自報關(guān)，報幾票關(guān)；,1.）客戶委托我司報關(guān)，我司根據(jù)跟各家訂艙單位的協(xié)議，如果有免報關(guān)費，就委托給訂艙單位，注明委托報關(guān)；如果不免報關(guān)費，可根據(jù)實際情況衡量是否委托給訂艙單位報關(guān)，衡量的因素包括：該票報關(guān)是否復雜，是否在搶時間報關(guān)，是否需要訂艙單位跟進報關(guān)和配船的銜接等等。如果不委托給訂艙單位，我司另行找報關(guān)行，則注明自報關(guān)。,2.）客戶自報關(guān)，就直接注明自報關(guān)即可。,3.）在訂艙時最好能確認一下客戶是報幾票關(guān)，在托書上注明。訂艙單位向船東訂艙時就要索要相應票數(shù)的提單號，否則客戶報多票，向船東后補申請?zhí)釂翁柕脑?，需要重新走一遍訂艙程序，非常耽誤時間。,3.運費組成。預付貨注明美金費用，傭金，人民幣費用。到付貨必,須注明到付約號，有美金金額的話更好，一般沒有傭金，再寫個大,概的人民幣費用就行了。,由于各家船東收取的人民幣費用不一致，訂艙的時候把,確定的人民幣費用寫上就行了，如THC，安保，港建，,其他如鉛封、報關(guān)費、外理等各家收取不一的費用不要,注明，待對賬的時候跟訂艙單位確認就好。,4.客戶有特殊要求的，比如船期要求，倒簽，提單顯示特,別內(nèi)容，申請目的港免費用箱期等，要在特約事項里寫,出來。,發(fā)送托書,在裝箱前的2個,工作日,，把托書發(fā)送給訂艙單位。特別是MSC，頭一個工作日訂艙，第二個工作日才能放箱的船東，需要特別留意。,如果是當天訂艙放箱的貨物，最好上午就把托書給訂艙單位，不要晚于下午3點，否則有可能來不及當天放箱。,各家訂艙單位訂艙方式如下：,浩航，郵件發(fā)送托書；,民生，傳真+QQ發(fā)送托書；,集海，傳真+QQ發(fā)送托書；,長航，傳真+QQ發(fā)送托書；,太平洋，傳真+QQ發(fā)送托書；,外運，QQ發(fā)送托書；,錦海捷亞，QQ發(fā)送托書,二.,放,放箱,客戶,向,向我,司,司訂,艙,艙時,，,，就,通,通知,當,當天,或,或第,二,二天,裝,裝箱,的,的，,訂,訂艙,當,當天,就,就放,箱,箱給,客,客戶,。,。,其余,情,情況,就,就在,裝,裝箱,的,的前,一,一個工作,日,日上午,，,，跟,客,客戶,聯(lián),聯(lián)系,，,，最,后,后確,認,認裝,箱,箱的,時,時間,，,，如,果,果客,戶,戶確,認,認，,則,則馬,上,上通,知,知訂,艙,艙單,位,位放,箱,箱。,如,如果,客,客戶,裝,裝箱,計,計劃,有,有變,，,，則,暫,暫時,擱,擱置,，,，待,新,新的,裝,裝箱,日,日期,的,的前,一,一個工作,日,日上午,再,再聯(lián),系,系客,戶,戶，,再,再次,確,確認,。,。以,免,免放,箱,箱過,早,早，,浪,浪費,免,免費,用,用箱,期,期。,常,常用,的,的各,家,家船,東,東的,免,免費,用,用箱,期,期文,件,件見,附,附件2。,如果,工,工廠,地,地址,較,較遠,，,，需,要,要在,裝,裝箱,前,前一,天,天提,箱,箱/,提,提貨/送,貨,貨的,，,，則,要,要在,前,前一,個,個工作,日,日落實,提,提箱/提,貨,貨/,送,送貨,事,事宜,，,，沒,有,有問,題,題就,放,放出,箱,箱子,。,。,MSC放,箱,箱較,慢,慢，,需,需要,在,在上,述,述基,礎(chǔ),礎(chǔ)上,再,再提,前,前一,個,個工作,日,日落實,裝,裝箱/提,箱,箱/,提,提貨/送,貨,貨事,宜,宜，,這,這樣,可,可以,在,在通,知,知訂,艙,艙單,位,位放,箱,箱的,第,第二,個,個工作,日,日放出,箱,箱子,。,。以,保,保證,在,在第,三,三個工作,日,日順利,裝,裝箱,。,。,訂艙,單,單位,將,將放,箱,箱通,知,知發(fā),送,送給,我,我司,后,后，,將,將訂,艙,艙號,、,、提,單,單號,（,（寸,灘,灘箱,箱,箱號,不,不提,供,供，,憑,憑提,單,單號,提,提箱,，,，指,定,定箱,號,號請,錄,錄入,箱,箱號,）,）、,提,提箱,地,地、,還,還箱,地,地錄,入,入系,統(tǒng),統(tǒng)，,導,導出,相,相應,的,的裝,箱,箱通,知,知。,裝,裝箱,通,通知,有,有如,下,下幾,種,種：,1.,裝,裝,箱,箱,通,通,知,知,書,書,（,（,廠,廠,裝,裝,箱,箱,）,）,：,：,提,提,原,原,箱,箱,到,到,工,工,廠,廠,裝,裝,箱,箱,的,的,貨,貨,，,，,用,用,這,這,種,種,裝,裝,箱,箱,通,通,知,知,書,書,。,。,我,司,司,安,安,排,排,拖,拖,車,車,的,的,，,，,裝,裝,箱,箱,通,通,知,知,書,書,（,（,廠,廠,裝,裝,箱,箱,）,）,要,要,先,先,發(fā),發(fā),送,送,給,給,車,車,隊,隊,調(diào),調(diào),度,度,，,，,注,注,明,明,拖,拖,車,車,費,費,用,用,。,。,在,在,客,客,戶,戶,下,下,班,班,前,前,，,，,找,找,車,車,隊,隊,調(diào),調(diào),度,度,要,要,到,到,車,車,牌,牌,號,號,和,和,司,司,機,機,電,電,話,話,，,，,填,填,寫,寫,到,到,裝,裝,箱,箱,通,通,知,知,書,書,里,里,面,面,發(fā),發(fā),送,送,給,給,客,客,戶,戶,。,。,寸,寸,灘,灘,箱,箱,由,由,于,于,不,不,指,指,定,定,箱,箱,號,號,，,，,客,客,戶,戶,會,會,對,對,照,照,車,車,牌,牌,號,號,和,和,提,提,單,單,號,號,裝,裝,箱,箱,。,。,由于我,們,們發(fā)給,車,車隊和,發(fā),發(fā)給客,戶,戶的是,一,一樣的,裝,裝箱通,知,知，發(fā),給,給客戶,的,的裝箱,通,通知書,，,，要注,意,意把拖,車,車費刪,掉,掉。,客戶自,己,己安排,拖,拖車的,，,，裝箱,通,通知直,接,接發(fā)送,給,給客戶,即,即可。,2.送,貨,貨港口,裝,裝箱通,知,知書（,港,港口裝,箱,箱）：,提,提貨港,口,口裝箱,是,是指客,戶,戶委托,我,我司安,排,排車子,去,去工廠,提,提貨運,到,到港口,裝,裝箱。,提,提貨分,成,成集裝,箱,箱帶貨,回,回港和,散,散貨車,帶,帶貨回,港,港。集,裝,裝箱帶,貨,貨回港,在,在碼頭,要,要付掏,箱,箱費，,貨,貨物的,運,運輸安,全,全比較,可,可靠；,散,散貨車,不,不需要,，,，但是,要,要注意,加,加固和,防,防雨措,施,施。,放箱當,天,天要把,提,提貨裝,箱,箱通知,書,書（港,口,口裝箱,）,）先發(fā),送,送給調(diào),度,度，注,明,明拖車,費,費用。,如,如果客,戶,戶對提,貨,貨的車,輛,輛有要,求,求的，,要,要在給,調(diào),調(diào)度的,裝,裝箱通,知,知里面,注,注明。,在,在客戶,下,下班前,，,，找調(diào),度,度要到,車,車牌號,和,和司機,電,電話，,填,填寫到,裝,裝箱通,知,知書里,面,面（注,意,意把拖,車,車費刪,掉,掉），,發(fā),發(fā)送給,客,客戶和,我,我司現(xiàn),場,場工作,人,人員。,如果客,戶,戶對港,口,口裝箱,有,有要求,的,的，要,在,在給我,司,司現(xiàn)場,工,工作人,員,員的裝,箱,箱通知,里,里面注,明,明。比,如,如打托,要,要怎么,打,打法：,要,要那種,托,托盤，,是,是否墊,紙,紙板，,紙,紙板是,上,上下墊,還,還是只,墊,墊下面,，,，是否,纏,纏拉伸,膜,膜，編,織,織帶纏,幾,幾根等,。,。需要,我,我司準,備,備裝箱,相,相關(guān)材,料,料的，,如,如托盤,，,，紙板,，,，膠布,等,等，要,在,在裝箱,前,前一個,工,工作日,通,通知現(xiàn),場,場工作,人,人員。,3.提貨裝,箱,箱通知書（,倉,倉庫裝箱）,：,：提貨倉庫,裝,裝箱是指客,戶,戶委托我司,安,安排車子去,工,工廠提貨運,到,到物流倉庫,裝,裝箱。操作,步,步驟跟提貨,裝,裝箱通知書,（,（港口裝箱,）,）一樣，只,是,是裝箱通知,不,不再給我司,現(xiàn),現(xiàn)場人員，,而,而是給倉庫,操,操作人員。,裝,裝箱相關(guān)材,料,料也通知倉,庫,庫操作人員,準,準備。他們,會,會根據(jù)通知,書,書的到貨時,間,間和裝箱要,求,求，安排拖,車,車提箱到倉,庫,庫裝貨。,4.送貨裝,箱,箱通知書（,港,港口裝箱）,：,：送貨港口,裝,裝箱是指客,戶,戶自己安排,車,車子送貨到,港,港口裝箱。,通知書做好,了,了發(fā)給客戶,，,，請客戶提,供,供一下送貨,司,司機的聯(lián)系,方,方式，補充,到,到通知書上,，,，再發(fā)給現(xiàn),場,場工作人員,。,。其他操作,步,步驟跟提貨,裝,裝箱通知書,（,（港口裝箱,）,）一樣。,5.送貨裝,箱,箱通知書（,倉,倉庫裝箱）,：,：送貨倉庫,裝,裝箱是指客,戶,戶自己安排,車,車子送貨到,我,我司物流倉,庫,庫，在物流,倉,倉庫裝箱。,操,操作步驟跟,送,送貨裝箱通,知,知書（港口,裝,裝箱）一樣,，,，只是裝箱,通,通知不再給,我,我司現(xiàn)場人,員,員，而是給,倉,倉