西南地區(qū)高校檔案信息化的現狀

西南地區(qū)高校檔案信息化的現狀1高校檔案信息化現狀及存在問題1.1基礎設施基礎設施是信息化建設的前提，信息化必備設備館均擁有量最多的是計算機和打印機，人均分別達1.24臺和0.7臺，數量基本能滿足需求，但質量還有一定差距（如貴州大學檔案館雖有35臺電腦，但有15臺是幾乎不能用的淘汰機）。另外，其他設備如掃描儀、傳真機、復印機等，部分檔案室至今仍沒有。相比之下，重慶、四川館均擁有量略高于貴州、云南，但總的來看，部分檔案館（特別是檔案室）基礎設施仍較落后，離檔案信息化要求還有一定的距離。表1為四省/市信息化主要設備配置情況統(tǒng)計表。1.2人才隊伍人才是信息化建設的關鍵。就調查來看（結果見表2），一是人員嚴重缺編。館均5.89人（最多18人），最低估計，35個館（室）僅綜合檔案館藏量平均在3萬卷左右，最低應配8人，加上人事檔案應配10人左右（按綜合檔案1萬卷以內配34人，每增加5000卷增加1人，人事檔案千卷1人計），但目前僅13人的有14個館（個別館是處級館），達10人以上的僅8個。如貴州大學檔案館有綜合檔案約6萬卷、人事檔案4000余卷，應配18人，再加校史館4人，最少應配22人，但實際僅15人。二是人員隊伍學歷、職稱結構基本合理。碩士（含有學位無學歷人員）、本科、大專及以下人員比例，高、中、初級職稱比例均呈兩頭小、中間大（即本科學歷、中級職稱人員居多），基本合理，但正高職稱人員極少，部分還是教授或圖書系列的研究館員（如貴州12個館室59人中僅2人，且1人是圖書系列），這極不利于高校檔案館研究工作的開展。三是人員專業(yè)結構不夠合理，所需人才缺乏。其他學科專業(yè)人員館（室）均達4.5人，但檔案專業(yè)人員館均不足1人，計算機等現代信息技術人才嚴重匱乏（館均0.43人）。在信息技術日新月異的今天，建設數字檔案館已是大勢所趨，但部分館（室）至今仍沒有現代信息技術人才；再加之部分現有人員的信息技術應用能力較弱，對計算機等現代化設備的功能使用較單一，不能物盡其用。這必將嚴重影響其檔案數字化，阻礙信息化進程。1.3檔案信息資源數字化資源是信息化建設的核心。35個調查館（室）中有23個館已開始數字化工作，19個館建立了案卷級目錄庫，18個館建立了文件級目錄庫，還有部分館建立了全文、多媒體及其他專題庫。而開展數字化工作較好的是四川省，調查館已全部開展數字化工作；較差的是貴州省，僅3個館開展。可見，貴州省與全國甚至西南其他省/市高校相比，均存在較大差距。表3為檔案信息化建設及利用情況統(tǒng)計表。1.4檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)是共享的支撐條件，使用檔案管理系統(tǒng)網絡版的有23個館（占65.71，其中13個館用的南大之星，其余為其他系統(tǒng)或自行開發(fā)的），5個館是單機版。許多館雖然購置了管理系統(tǒng)，但其軟件應用水平和利用效率均不高，很多功能還未利用，提供互聯網查詢目錄級數據庫的僅占25.71，絕大多數局限于本校、本館（室）內查詢，利用十分有限。另外，由于部分館自行開發(fā)的管理系統(tǒng)沒有更多地考慮與其他系統(tǒng)的兼容性以及以后的升級等，因此，存在管理系統(tǒng)使用少、不統(tǒng)一、效率低、發(fā)揮作用有限等問題。1.5檔案網站網站是共享的前提條件，目前仍存在一些問題：一是有網站的單位少，35個館中僅17個建立了自己獨立的網站，最少的是貴州（僅3個）。二是網站質量普遍不高。許多網站主頁設計大都結構呆板、單一，趨于雷同；網站欄目較為簡單，欄目數量少、覆蓋面小，欄目內容較少、更新慢、名稱缺乏趣味性與親和力，等等。這既不利于同行之間的溝通交流，使其更好地吸收借鑒別人先進的經驗發(fā)展自己，同時也會阻礙本館（室）檔案信息化進程和資源共享。1.6安保措施安全保障措施是數據安全的保障，已開展數字化工作的檔案館大多采取多種安全保障措施，常用的有權限控制、密鑰管理、防火墻以及數據備份。但仍有少數館（室）防范不力，安全措施不力，備份方式單一（多采用本機或光盤備份，極少數采用異質、異地或實時在線方式），檔案數據資源存在一定的安全隱患。2檔案信息化發(fā)展建議（1）加大投入，完善基礎設施?；A設施制約著檔案信息化建設的發(fā)展水平。只有加大基礎設施的投入力度，配置高效、完善的設施設備，才能加快檔案信息化進程。為此，建議各高校加大投入，把檔案信息化建設納入本單位信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，有計劃地購置檔案信息化所需設施設備并定期更新，以保持良好的運行狀態(tài)，較好地滿足時代發(fā)展對檔案信息化的需求，確保檔案信息化與學校信息化協調發(fā)展。（2）重視隊伍建設，提高人員素質。檔案信息化具有較強的專業(yè)性、技術性、機密性，要求檔案工作者不僅應具備良好的職業(yè)道德，強烈的事業(yè)心和責任感，一定的檔案、法律、知識產權保護等知識，還需具備信息技術應用、系統(tǒng)維護以及數字化加工與管理等方面能力。這就要求：一是有關領導應重視隊伍建設，建立科學的引才育才機制，引進和培養(yǎng)信息化所需的各類人才；采取多種措施開展繼續(xù)教育，提高人員的業(yè)務水平和現代信息技術應用能力。二是檔案工作者應自覺更新自己的知識結構，積極主動學習相關知識，提高自己的業(yè)務能力，特別是計算機、網絡技術等應用能力，努力使自己成為一專多能的高素質復合型人才。此外，隨著科技的發(fā)展、檔案載體的日趨豐富，還要求檔案工作者要勤于思考、敢于創(chuàng)新，推動檔案工作在創(chuàng)新中的發(fā)展?？傊瑧υ炀鸵恢д螐?、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍，以較好地適應時代發(fā)展對檔案工作的新要求。（3）重視資源建設，加快數字化步伐。只有將檔案數字化，建設完整的數字檔案庫，才能更好地保存、存續(xù)、傳播、利用檔案，體現檔案的價值。為此，建議各高校根據國家檔案局關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見要求，真正重視檔案信息化建設工作，努力做到應收盡收、應歸則歸，按照存量檔案分步數字化、增量電子化的原則，開展傳統(tǒng)載體檔案數字化和電子文件歸檔，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。同時，在檔案管理系統(tǒng)購置（或開發(fā)）時，還應考慮與本單位其他管理系統(tǒng)的銜接，以達到自動接收采集學校各部門業(yè)務系統(tǒng)電子文件及其元數據，以盡快建成數字檔案館。（4）重視網站建設，發(fā)揮窗口作用。網站既是資源共享的前提，又是宣傳、展示自己的窗口，以及同行之間溝通、交流的平臺。因此，建議充分應用現代信息技術，建立、健全檔案網站，著重反映網站特色，揭示自身工作亮點、創(chuàng)新點，并及時更新內容，充分發(fā)揮網站的宣傳、教育等功能，實現全校、全省乃至全國范圍內全文信息查詢，不斷提高檔案檢索、利用效率和質量，更好地起到宣傳檔案工作、開展檔案信息服務、發(fā)揮檔案價值的重要窗口作用。（5）加快平臺建設，促進資源共享。檔案信息化建設的最終目的是實現資源共享。檔案信息服務建設“十二五”規(guī)劃中明確指出，“未來五年的主要任務之一是實施公共檔案信息資源共享服務工程，打造一站式檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務”。2014年國家檔案局又在“關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見”中明確提出，“國家檔案行政管理部門要搭建全國開放檔案平臺，并與政府公開信息系統(tǒng)對接，實現資源共享”，可見，建立檔案信息資源共享平臺已是大勢所趨。隨著信息化技術的快速發(fā)展，各高校已陸續(xù)使用檔案管理系統(tǒng)，但由于多數只關注于本部門需求，缺乏在區(qū)域或行業(yè)層面的統(tǒng)一標準，導致使用系統(tǒng)不統(tǒng)一，存在信息孤立，給區(qū)域或行業(yè)內各部門檔案信息的協同訪問，跨區(qū)域、跨系統(tǒng)信息訪問和信息處理帶來困難。為提高服務能力，實現區(qū)域內或行業(yè)內各部門能及時、有效、準確地獲取各高校的檔案信息，建立靈活、高效、安全、穩(wěn)定的區(qū)域性或行業(yè)內檔案信息資源共享平臺，勢在必行。為此，部分省市綜合檔案館已率先建立起自己的共享平臺，如：青島市建成啟用了基于互聯網、金宏網的青島數字檔案館；煙臺市在市直機關推廣使用政務網數字檔案管理系統(tǒng)；萊蕪市建設完成了全市數字檔案在線管理系統(tǒng)3，等等。但高校仍多為封閉式管理，檔案部門之間缺乏橫向聯系、信息交流共享等，至今仍沒有建立行業(yè)內或區(qū)域內檔案信息資源共享平臺。為此，建議各高校應以管理手段的創(chuàng)新和升級為目的，打破高校檔案信息“孤島”和“各自為政”的局面，運用現代信息技術和傳媒手段，并按照國家標準建立高校信息資源共享中心，實現檔案信息資源的共建共享。如可將名人檔案、有合作關系高校相關檔案，因拆分、合并等歷史原因存放在其他高校的檔案，規(guī)章制度、編研成果等在一定范圍內共享；同處大學城的學校，因地理位置較近，工作同質化程度較高，可通過建立資源共享中心，對有關檔案進行信息整合，實現檔案整理、保管、利用、數字化處理等業(yè)務的共享，提升檔案管理層次和服務質量，使檔案的潛在價值得以充分發(fā)揮，較好地適應大數據時代對檔案信息的需要（因為大數據的一個重要理念就是數據之間的關聯性產生價值。檔案作為一種數據信息，如果處于分散狀態(tài)，其潛在價值就無法發(fā)揮4）。同時，還應加大檔案開放鑒定力度，定期開展檔案鑒定和開放鑒定工作，把應開放的檔案盡可能開放；建立健全檔案信息公開發(fā)布保密審查制度，嚴格檔案信息公開保密審查5，以確保公開的檔案信息不涉及學校秘密和個人隱私。（6）強化安保措施，確保資源安全。檔案數據安全是檔案工作的重中之重。目前，我國數據安全的保障主要是依靠技術上的不斷升級、設置復雜的密碼和防火墻、數據備份等方式，但單純的技術只能被動地解決某方面問題，而難以長遠、全面地保障數據安全。另外，在快速變化的信息環(huán)境下，技術的改進也不能完全防止計算機犯罪，這些風險都要求我們應注重安全體系建設。主要包括：硬件設施安全體系建設（如通信線路的安全、物理設備的安全與容災能力、抗干擾能力與設備的運行環(huán)境等方面）和網絡環(huán)境安全體系建設（如網絡通信安全、資源訪問安全、數據加密、遠程接入安全、路由系統(tǒng)安全以及網絡設施安全等）6，并建立健全檔案安全應急處置協調機制，及時提供多層次、強有力的保護。此外，還應開展安全教育、應急處置演練等，強化安全防范意識和責任意識；定期進行安全檢查，嚴密堵塞各種漏洞，以最大限度地預防和減少突發(fā)事件對檔案造成的危害。同時，還應做好數字檔案異地異質備份工作，認真做好檔案信息化過程中的檔案實體安全和信息安全保障工作，確保檔案及數據的絕對安全。3結語總之，檔案信息化是強化檔案保護、提升檔案管理和服務水平、提高檔案利用率、充分發(fā)揮檔案潛在價值的重要途徑。學校檔案工作如不走向信息化，必將阻礙其發(fā)展。為此，應引起各級領導的高度重視，并采取切實措施努力抓好，以早日建成“五位一體”的檔案館。