秘書資格考試 秘書三級 章節(jié)復習筆記

豆丁網(wǎng) 秘書資格考試 秘書三級 章節(jié)復習筆記第一章商務溝通1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統(tǒng)禮節(jié)。；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節(jié)2.錄像中可能出現(xiàn)用餐禮儀：注意3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標志的物品作為饋贈禮品。（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮圣誕節(jié)期間當你抵達和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數(shù)。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P3304.商務交往中，日本人不太尊重女性。5.談話禮儀中，（1）避談政治、宗教等敏感話題（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中7.進餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P3358.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或者紅茶。P3359.吃甜點時，要用刀切開后，用叉取食P33610.第一大題：背景：要接待一個重要訪團，進行崗前培訓，請您寫一份接待計劃。答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規(guī)格，指定接待計劃包括工作準備、生活準備、參觀娛樂準備，最后確定人員和經(jīng)費（2）書上第339頁上中要點的第一點。（3）書上第339頁上中要點的第二點。（4）進行崗前培訓的基本原則和要求：.不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業(yè)的大小，都應該以禮相待，互相尊重。依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應按慣例規(guī)格。P340上12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P34216.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題17.小題：廣義的網(wǎng)絡溝通指那些網(wǎng)絡溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡溝通占主導地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應按慣例規(guī)格。P340上12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P34216.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題 17.小題：廣義的網(wǎng)絡溝通指那些網(wǎng)絡溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡溝通占主導地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應按慣例規(guī)格。P340上12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P34216.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題 17.小題：廣義的網(wǎng)絡溝通指那些網(wǎng)絡溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡溝通占主導地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中18.網(wǎng)絡溝通的主體有：管理者的角色轉換、員工知識擁有者、網(wǎng)絡溝通的環(huán)境P34419.網(wǎng)絡溝通的環(huán)境有三個網(wǎng)：企業(yè)內部的Intranet、企業(yè)的供應商間的Extranet、企業(yè)外部的Internet P344下20.基于Internet的網(wǎng)絡技術的公司內部網(wǎng)，不僅提高了企業(yè)信息服務的自動化程度，而且降低了企業(yè)管理費用。 P34521.Intranet模式以瀏覽器/Web服務器和數(shù)據(jù)庫服務器為核心。 P34522.Intranet的應用有兩種形式：發(fā)布內部文件、內部通信 P345中23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關企業(yè)和主要客戶。 Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務信息 P345下24.選擇題：Extranet的作用是：三點 （書上第346上）25.多選題：網(wǎng)絡溝通的主要形式：四個 書上第346頁26.網(wǎng)絡溝通的原則：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內與圈外。 P34727.網(wǎng)絡溝通存在的問題：常考第一和三點：溝通信息呈超負荷態(tài)；縱向溝通弱化，橫向溝通擴張。 P348和P349 28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行第二章 辦公環(huán)境的管理1.辦公布局：開放式辦公室的優(yōu)點：易于溝通，便于交流；缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ； 封閉式辦公室的優(yōu)點：易于保證工作的機密性 （把書第353頁上表格看一下）2.封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。P3523.預防緊急情況的措施有：主要是第二點和第六點（P354）其中，第二點可能考選擇題；第六點在錄像中可能出現(xiàn)4.發(fā)生事故時，秘書要填寫事故情況記錄表；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張工傷情況報告表，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。5.第二題：改進日常辦公事務工作流程的方案。答：改進日常辦公事務工作流程的基本思路是：合并和精簡。認識到存在的問題后，提出如下改進建議。書上第356頁的表格，把大標題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應由職權明確的專人來負責（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當結合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應認真校對。（3）章監(jiān)管員用印前，對文件內容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認真核對一遍。 P358上7.選擇題：文稿審核的內涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序審核P3588.選擇辦公設備和易耗品供應商時要比較：（1）價格和費用，如批量購買，節(jié)日削價或將其指定惟一的辦公用品供貨商，但注意一定不要處理的產品（2）質量和交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性 要仔細比較供應商的報價單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致P3599.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監(jiān)督？答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）第二：加強對辦公設備和耗材的庫存管理和監(jiān)督，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領用單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量；庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實際數(shù)量。（P260）第三：最后（書上第360頁下）檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。第三章 常用事務文書的擬寫1. 選擇題：市場調查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。 P367中2. 市場調查報告有情況調查報告、事件調查報告、經(jīng)驗調查報告和問題調查報告。 P3673. 市場調查報告的主體由三部分：書上第368頁下4. 市場調查報告最重要的是實事求是。 P369中5. 計劃的概念。是實現(xiàn)目標、內容、步驟、措施和完成期限的一種事務性文書 p3696. 計劃的特點：其一是針對性；其二是預見性。 P3697. 從書上第371頁下計劃的結構與寫法開始看到第372頁的注意事項?？春螅谒念}題目就是根據(jù)背景寫一篇計劃書。北京的粗略意思是：單位要開展一項學習太極神功的活動，學習完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細看一下書上第370頁，例文分析28. 總結的類型;按內容分，由學習總結、工作總結等；按性質和作用分，由綜合性總結、專題性總結等。（選擇題）P3729. 總結的結構中主體包括的內容：成績和經(jīng)驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等10. 選擇題：主體由過程式、經(jīng)驗式等多種形式。P37411. 在總結中的注意事項：第一、二、三、四點 P37412. 述職報告的特點是：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。 P37513. 重點：招標書。招標書由多種類型：企業(yè)經(jīng)營者招標書、企業(yè)承包招標書、勞務招標書、技術引進或轉讓招標書。 P376下14. 第五題：可能是公文寫作題：招標書 因此一定要好好看一下招標書的結構和寫法 看一下第377頁的招標書例文15. 第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法16. 投標書也稱為“標函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378關于投標書的結構和寫法同學看一下即可。第四章 會議與商務活動1.會議前我們應該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經(jīng)費預算和餐飲安排 P3822.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P3823.會務組是負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調工作。 P382下4.開遠程會議，預算我們應重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C.馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯(lián)席會 P385中7.遠程會議的優(yōu)點：節(jié)省時間、節(jié)省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P3858.第七題：秘書如何做好會議協(xié)調？答：在總協(xié)調中，先要準備工作協(xié)調，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期在組織工作協(xié)調中，秘書要引導會議進程，秘書發(fā)言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發(fā)言時要與領導導向相同。 秘書還應做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解11.第八題：某公司開業(yè)。請你做好開業(yè)典禮的前期準備答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領導，社會名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點中，開業(yè)現(xiàn)場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。典禮的程序包括：17點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立以上用自己的語言組織一下。即為答案12.信息發(fā)布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P39513.選擇：信息發(fā)布會的時間選擇要注意：（1）避開節(jié)日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下14.選擇：確定信息發(fā)布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發(fā)生地（3）當?shù)刂馁e館、會議廳等 P395下15.信息發(fā)布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請的對象 P396上1. 信息發(fā)布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關部部長擔任。 P3962. 選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發(fā)布會準備的材料。 P396中3. 信息發(fā)布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發(fā)言人口徑統(tǒng)一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397第五章 信息與檔案多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）1.多選：信息開發(fā)的主要形式：P401下2.剪報的優(yōu)點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上3.信息資料索引可分為篇目索引和內容索引。 P402中4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內容復雜的情況）和報道性文摘 P4025.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面6.信息開發(fā)的方法：主要注意第三點（縱深發(fā)）和第四點（連橫法） P404中7.仔細看書上第405頁信息開發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態(tài)性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？8.信息開發(fā)技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色 P405中9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中10.信息咨詢服務的表現(xiàn)形式：報刊索引服務、信息線索咨詢服務、統(tǒng)計資料的咨詢服務。P407 考題形式：在給出別的一個，構成四個選項11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應 P40812.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續(xù)性 P409中13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設閱覽室（2）檔案外借（3）制發(fā)檔案復制本 （4）出具檔案證明 P41114.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P41115.檔案外借的制度：（1）辦審批手續(xù)（2）外借期限不易過長（3）數(shù)量要有所限制（4）保證按期歸還 P41116.檔案復制本分為副本和摘錄兩種 P41117.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。 在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。 P412中18.印發(fā)目錄包括內部印發(fā)（向內部各機構和下屬單位印發(fā)）和外部交流兩種 P4121. “提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下2. 檔案參考資料具有問題集中、內容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中1. 把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業(yè)來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。 因此要知道，對于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。2. 大事記的概念 P413中秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。 在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要 P413大事記的內容有大事時間和大事記述兩部分組成。23.組織機構沿革和企業(yè)年鑒 可能要反過來考。 如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個單位或專業(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構和人員編制變革的情況的一種文字材料是（） 選擇：組織機構沿革 同時，企業(yè)年鑒也是如此的考法 P41424.統(tǒng)計數(shù)字匯集按其內容可分為綜合性和專題性兩種 P414中25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員P416中的四個大標題若有疑問，請聯(lián)系QQ：910681770