第十部分 奧斯卡新華影城行政工作手冊(cè)

奧斯卡新華影城Oscar International Cinemas 營(yíng)運(yùn)手冊(cè)O(shè)peration Manuel 第十部分奧斯卡新華影城行政工作手冊(cè)一、管理層工作綜述1、營(yíng)運(yùn)管理要具有：1) 、市場(chǎng)開(kāi)拓及票房收入分析能力；2) 、財(cái)務(wù)分析、預(yù)算、審計(jì)及運(yùn)營(yíng)成本控制能力；3) 、通曉與運(yùn)營(yíng)工作相關(guān)的法律、法規(guī)；4) 、客戶服務(wù)技巧； 5) 、清潔工作管理經(jīng)驗(yàn)；6) 、廣告宣傳及公關(guān)能力；7) 、現(xiàn)金、保安、消防、衛(wèi)生防疫等相關(guān)安全工作管理經(jīng)驗(yàn)；8) 、了解硬件設(shè)施、設(shè)備包括暖通、空調(diào)系統(tǒng)運(yùn)行及維修常識(shí)；9) 、掌握放映技術(shù)及放映部經(jīng)營(yíng)管理；10) 、賣品部經(jīng)營(yíng)、庫(kù)存管理及控制能力；11) 、票房管理能力；12) 、影務(wù)管理能力；13) 、員工日常管理及薪資、薪酬控制技巧；14) 、日常工作（忙、閑時(shí)）安排及調(diào)節(jié)技巧；2、社交工作：影城管理者應(yīng)具備較強(qiáng)的社交能力，能夠持續(xù)推廣影院及影片。他應(yīng)是影城同當(dāng)?shù)卣鞑块T(mén)、社會(huì)團(tuán)體、商業(yè)精英、專業(yè)人士、同行業(yè)經(jīng)營(yíng)者、電影發(fā)燒友等交往的大使。影城管理者的工作能力及社交技巧可以大幅度增加票房收入。3、行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)：影城管理者應(yīng)隨時(shí)收集同行業(yè)經(jīng)營(yíng)者的片源、場(chǎng)次、票價(jià)政策、廣告宣傳、與影城相比較的同期經(jīng)營(yíng)收益等信息，將此資訊作為文字資料存檔，并應(yīng)于每季度予以更新。4、管理方式：影城管理者的領(lǐng)導(dǎo)方式及聲譽(yù)應(yīng)追求完美無(wú)缺。重要的是要在工作繁忙時(shí)段在一線崗位不斷巡視，使自己能夠直接同顧客接觸，被顧客和員工認(rèn)可，進(jìn)而確立管理層在影城的領(lǐng)導(dǎo)地位。5、儀表：影城管理者在工作時(shí)間必須穿全套工服（包括名牌），并隨時(shí)注意保持工服的干凈整潔，將自己視為員工儀容儀表規(guī)范的標(biāo)本。6、每日檢查記錄：影城管理者應(yīng)通過(guò)其自身及顧客的視覺(jué)來(lái)正確判斷營(yíng)運(yùn)工作是否處于正常狀態(tài)。因此，在營(yíng)運(yùn)過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)和抽查各種檢查記錄，以保證顧客服務(wù)、保安、保潔、衛(wèi)生防疫等各項(xiàng)工作都能高標(biāo)準(zhǔn)的順利完成。這些檢查表包括但不限于：1）、消防檢查表；2）、衛(wèi)生間檢查表；3）、溫度檢查表；4）、影城巡視表；5）、清潔衛(wèi)生檢查表等項(xiàng)目。7、影訊語(yǔ)音播放系統(tǒng)：影城的影片資訊是靠語(yǔ)音播放系統(tǒng)傳輸給致電咨詢的顧客的。管理者應(yīng)于每日開(kāi)店前和運(yùn)營(yíng)的固定時(shí)段，檢查該系統(tǒng)的信息是否正確，同時(shí)也應(yīng)檢查周排片計(jì)劃中的信息。影城還應(yīng)設(shè)定總機(jī)及電話分機(jī)系統(tǒng)的語(yǔ)音應(yīng)答，并隨時(shí)檢查其運(yùn)行情況。8、突發(fā)事件的溝通聯(lián)絡(luò)：影城管理者應(yīng)將影響運(yùn)營(yíng)工作中的所有問(wèn)題定期向相關(guān)部門(mén)書(shū)面匯報(bào)，同時(shí)對(duì)緊急突發(fā)事件應(yīng)于第一時(shí)間內(nèi)（一般在二十四小時(shí)內(nèi)）口頭和書(shū)面匯報(bào)。所有突發(fā)事件都應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)重要事件報(bào)告并做文件存檔。影城管理者應(yīng)牢記：保護(hù)顧客和員工的生命財(cái)產(chǎn)不受損失是最重要的。這類緊急突發(fā)事件包括但不限于：1) 偷盜或失竊。2) 火災(zāi)。3) 員工或顧客意外傷害。4) 炸彈爆炸。5) 管理人員的辭退和離職。6) 建筑結(jié)構(gòu)的損壞及設(shè)施設(shè)備的破損。7) 煤氣或其他氣體泄露。8) 其他危險(xiǎn)事件。9、影城通訊錄、文檔管理：影城應(yīng)設(shè)有通訊錄，它分為內(nèi)部通訊錄及外部通訊錄，分別記錄營(yíng)運(yùn)工作所需的信息資料。1) 內(nèi)部通訊錄包括：上級(jí)主管部門(mén)、各種系統(tǒng)支持、經(jīng)理和員工聯(lián)絡(luò)方式等。2) 外部通訊錄包括：其他影院、地方政府職能部門(mén)、院線、重要觀眾、業(yè)務(wù)單位、供應(yīng)商、維修商等。通訊錄項(xiàng)目包括：姓名、地址、辦公室電話、傳真、手機(jī)號(hào)、E-mail地址等。影城基本文檔包括： 年、季、月度經(jīng)營(yíng)預(yù)算。影城財(cái)務(wù)損益報(bào)表。周經(jīng)營(yíng)情況匯總。影院日志。排片計(jì)劃等。10、經(jīng)理日記本和經(jīng)理留言本：經(jīng)理日記本：每個(gè)管理人員都應(yīng)有一個(gè)日記本，用來(lái)記錄工作中發(fā)生的情況。經(jīng)理留言本：影城的經(jīng)理留言本是管理層之間溝通的重要渠道之一。值班經(jīng)理應(yīng)將當(dāng)日的工作情況以及需要下一個(gè)班次跟蹤解決的問(wèn)題認(rèn)真記錄在經(jīng)理留言本中。每位管理人員均應(yīng)養(yǎng)成到崗后先看經(jīng)理留言本并簽名的習(xí)慣。11、電子郵件：值班經(jīng)理每天至少應(yīng)檢查三次自己的電子郵件信箱，以便及時(shí)回答顧客從網(wǎng)上提出的問(wèn)題或需要。其他管理人員也應(yīng)隨時(shí)檢查自己的電子郵件信箱，以便同相關(guān)人士或顧客保持良好的聯(lián)絡(luò)。二、總經(jīng)理崗位職責(zé)（一）發(fā)展規(guī)劃1、負(fù)責(zé)完善影院的五星級(jí)管理，制訂提升營(yíng)業(yè)額、促進(jìn)人員發(fā)展方面的長(zhǎng)期目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃。2、負(fù)責(zé)影城市場(chǎng)推廣計(jì)劃的制訂及實(shí)施，針對(duì)不同的時(shí)段采取獨(dú)特的促銷手段組織并領(lǐng)導(dǎo)影片的票房促銷，以實(shí)現(xiàn)票房收入的提升和影城品牌的建立。3、了解與運(yùn)營(yíng)工作相關(guān)的法律知識(shí)，合理處理影城運(yùn)營(yíng)工作中發(fā)生的涉及法律的事件，有效避免影城運(yùn)營(yíng)工作中的經(jīng)濟(jì)和形象方面的損失。4、具有較強(qiáng)的社交能力，能夠同當(dāng)?shù)氐恼畽C(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、媒體記者、同行業(yè)經(jīng)營(yíng)者以及影迷之間建立良好的關(guān)系，對(duì)提升票房收入起到輔助作用。5、及時(shí)了解當(dāng)?shù)赝袠I(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，收集同行業(yè)經(jīng)營(yíng)者的片源、場(chǎng)次、票價(jià)政策、廣告宣傳及市場(chǎng)營(yíng)銷方式、同影城相比同期的經(jīng)營(yíng)收益等信息，為影城的發(fā)展提供信息上的監(jiān)督及幫助。6、指導(dǎo)及管理營(yíng)運(yùn)辦公室人員做好各種文檔的管理工作，對(duì)影城營(yíng)運(yùn)過(guò)程中產(chǎn)生的各種文檔按類分存，并定期做出匯總分析，提供有助于影城發(fā)展的真實(shí)、有效的文字資訊。（二）運(yùn)營(yíng)督導(dǎo)1、合理安排管理組人員的行政工作。2、堅(jiān)持貫徹公司的服務(wù)目的，讓所有顧客獲得100滿意的服務(wù)。3、深入現(xiàn)場(chǎng)，細(xì)致了解各崗位職責(zé)及工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的情況。每周兩次值班（其中一次須為周末晚班）；每月至少一次盤(pán)點(diǎn)班，獨(dú)立完成盤(pán)點(diǎn)、出庫(kù)、損耗統(tǒng)計(jì)的報(bào)告和盤(pán)點(diǎn)分析報(bào)告。4、加強(qiáng)放映工作管理，監(jiān)督放映主管的日常工作。對(duì)放映設(shè)施設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)有全面的了解，及時(shí)發(fā)現(xiàn)放映設(shè)備的事故隱患，處理放映設(shè)備的故障問(wèn)題，杜絕放映技術(shù)事故的發(fā)生。5、細(xì)致了解影城賣品部或電影副產(chǎn)品的經(jīng)營(yíng)狀況，不斷創(chuàng)新，開(kāi)拓并建立有效的經(jīng)營(yíng)方式，同時(shí)合理控制損耗，達(dá)到完成預(yù)算目標(biāo)直至贏利的目的。（三）財(cái)務(wù)控制1、審核預(yù)算。2、對(duì)整個(gè)影城的營(yíng)運(yùn)情況及人員配置有全面把握，對(duì)每月的收入和支出作出準(zhǔn)確、合理的判斷和分析，將可控制的利潤(rùn)和損耗項(xiàng)目保持在預(yù)算之內(nèi)。（四）人力資源與后勤保障1、招募與保留合格的員工、維修人員及放映員，引導(dǎo)其全身心地投入實(shí)現(xiàn)公司服務(wù)目的的工作中。2、合理招募保安公司及保潔公司，加強(qiáng)日常監(jiān)督管理，嚴(yán)格執(zhí)行保安及保潔合同中規(guī)定的各項(xiàng)條款。三、行政助理崗位職責(zé)（一）外聯(lián)工作1、協(xié)助總經(jīng)理做好辦公室各項(xiàng)工作，包括各種文件、檔案的管理、接待重要來(lái)訪等事務(wù)的管理。2、協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行各種對(duì)外聯(lián)系，包括制作相關(guān)單位及負(fù)責(zé)人的聯(lián)絡(luò)方式，及時(shí)制作并派發(fā)影城的影訊等。3、配合營(yíng)運(yùn)搞好各種影片活動(dòng)的配合，包括見(jiàn)面會(huì)及抽獎(jiǎng)活動(dòng)等。（二）內(nèi)部管理1、負(fù)責(zé)影城的人事管理和財(cái)務(wù)工作。2、負(fù)責(zé)影城人員的管理，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、協(xié)調(diào)影城內(nèi)各種人事關(guān)系、組織各種有效的團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。3、核查員工考勤登記，根據(jù)考勤記錄每月按時(shí)制作員工工資及各種補(bǔ)貼，報(bào)相關(guān)人員審核后及時(shí)發(fā)放到員工的賬戶中。4、定期對(duì)員工進(jìn)行考核、轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等人事變動(dòng)工作，對(duì)相關(guān)文件要及時(shí)確認(rèn)并存檔。5、每周員工排班確認(rèn)，并以此及時(shí)完成各類薪資報(bào)告。6、管理備用金及各項(xiàng)相關(guān)財(cái)務(wù)事務(wù)，根據(jù)要求制作財(cái)務(wù)報(bào)表。7、配合值班經(jīng)理監(jiān)督營(yíng)運(yùn)工作，特別關(guān)注員工在營(yíng)運(yùn)過(guò)程中的各種表現(xiàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題隱患，向培訓(xùn)經(jīng)理提供相應(yīng)的信息。8、完成總經(jīng)理交辦的其他工作。四、行政文員工作職責(zé)（一）外聯(lián)工作1、負(fù)責(zé)影城各種物品的采購(gòu)工作，考核合適的供應(yīng)商，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后建立合作關(guān)系。2、配合營(yíng)運(yùn)針對(duì)不同影片開(kāi)展的各種宣傳活動(dòng)，安排廣告公司的制作及信息發(fā)布事宜，廣泛征集意見(jiàn)，盡量使各項(xiàng)活動(dòng)辦得豐富多彩。3、負(fù)責(zé)影城的通訊往來(lái)，每日至少三次檢查電子郵箱，將郵箱中的內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)營(yíng)運(yùn)及管理人員，以保證信息暢通。4、根據(jù)排片表及時(shí)更新影城咨詢電話的信息內(nèi)容，以方便顧客查詢。（二）內(nèi)部管理1、負(fù)責(zé)影城日常行政工作及營(yíng)運(yùn)辦公室日常工作。2、負(fù)責(zé)行政庫(kù)日常出入庫(kù)的管理、每月行政庫(kù)盤(pán)點(diǎn)工作，完成各種盤(pán)點(diǎn)報(bào)表的制作及發(fā)放。3、影城各種硬件設(shè)備的維護(hù)、跟蹤及登記，包括工程設(shè)施、賣品部設(shè)備、影院內(nèi)的各種燈具等。4、各種辦公用品的管理，包括定期查看是否足夠，如果不足需做定購(gòu)單并聯(lián)系供應(yīng)商送貨，以便及時(shí)補(bǔ)充。5、各種文檔的管理，包括各供應(yīng)商的資料、信息、各種通訊錄、各種會(huì)議的記錄、歸檔及分發(fā)、各種傳真的發(fā)送、各單位、各部門(mén)的發(fā)函等。6、在行政助理不在崗時(shí)，協(xié)助行政助理辦理人事及財(cái)務(wù)的各項(xiàng)工作。7、完成總經(jīng)理及管理組交辦的其他工作。五、管理組例會(huì)制度1、會(huì)議時(shí)間：每周一下午3：00為固定的管理組例會(huì)時(shí)間。2、參加人員：總經(jīng)理、營(yíng)運(yùn)經(jīng)理、助理營(yíng)運(yùn)經(jīng)理、放映主管、員工組長(zhǎng)及團(tuán)體票銷售人員。3、討論議題：（1）前一周工作總結(jié)；（2）下一周工作計(jì)劃等。4、會(huì)議紀(jì)律：1）、與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能到會(huì)應(yīng)提前向總經(jīng)理申請(qǐng)批準(zhǔn)；2）、會(huì)議期間與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或放在振動(dòng)上，無(wú)特殊緊急情況不能接聽(tīng)電話；3）、與會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議的內(nèi)容保密，對(duì)于泄露會(huì)議議題者，參照有關(guān)制度處理。4）、會(huì)議記錄：行政助理負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，并在會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議記錄送達(dá)與會(huì)人員簽字確認(rèn)。5）、決議落實(shí)：確定相關(guān)責(zé)任人按照決議執(zhí)行，在下次例會(huì)上公布落實(shí)情況。無(wú)正當(dāng)理由沒(méi)有完成會(huì)議議題的按違紀(jì)處理。六、公章、合同章使用及管理規(guī)定（一）公章1、公章由總經(jīng)理或其授權(quán)人員負(fù)責(zé)保管，并存放在保險(xiǎn)柜中。2、如需要使用公章，應(yīng)事先得到總經(jīng)理同意，并在印章使用登記本（見(jiàn)表格文件夾行政工作表格）上詳細(xì)備案（包括：用途、日期、使用人、次數(shù)和總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)等）。（二）合同章1、合同章由總經(jīng)理或其授權(quán)人員負(fù)責(zé)保管，并存放在保險(xiǎn)柜中。2、如需要使用合同章時(shí)，應(yīng)事先得到總經(jīng)理同意，并在印章使用登記本上詳細(xì)備案（包括：用途、日期、使用人、次數(shù)和總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)等）。3、影城所有的合同的簽訂，必須事先得到總經(jīng)理的簽字批準(zhǔn)。（三）合同的批準(zhǔn)程序1、影城與供應(yīng)商的合同洽談應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)的人與供應(yīng)商進(jìn)行。2、合同或協(xié)議的初稿應(yīng)送交有關(guān)上級(jí)主管部門(mén)審批。3、審批后由總經(jīng)理簽字確認(rèn)并加蓋合同章。4、影城所簽合同或協(xié)議應(yīng)交財(cái)務(wù)部保存。15