檔案管理制度

關(guān)于規(guī)范公司檔案管理工作的實施方案為規(guī)范我公司檔案管理，避免檔案遺失，提升檔案管理 水平，現(xiàn)結(jié)合我公司實際，對規(guī)范公司檔案管理工作提出如 下實施方案。一、規(guī)范檔案管理的重要意義企業(yè)檔案是企業(yè)各項管理工作綜合效益的反映，廣泛滲 透于企業(yè)活動的各個環(huán)節(jié)。企業(yè)在做出科學(xué)判斷決策之前所 參考的情況和數(shù)據(jù)，離不開真實完整的檔案信息。當(dāng)前，隨 著公司的不斷發(fā)展壯大，公司檔案的門類越來越多、數(shù)量越 來越大，但是公司檔案管理工作滯后于公司的快速發(fā)展，很 多重要文件資料來之不易，如果因為保管不善造成丟失或損 壞，后果非常嚴(yán)重，因此，建立規(guī)范的企業(yè)檔案管理體系意 義重大。二、具體措施（一）建立公司檔案管理制度。建立和完善檔案建設(shè)的 各類制度及簿冊，明確歸檔內(nèi)容、種類及歸檔范圍，明確管 理機構(gòu)和主要職責(zé)，規(guī)范建立各類檔案的借閱、管理和登記 工作。（二）做好資料收集工作。各類檔案的收集、歸檔工作 由董事長辦公室牽頭，其它部門負責(zé)配合。即：行政綜合類 由董事長辦公室負責(zé)；組織人事類由人資源部負責(zé)；會計統(tǒng) 計類由財務(wù)部負責(zé)；生產(chǎn)技術(shù)類由車間部門負責(zé)；基建、規(guī) 劃、土地資料由相關(guān)經(jīng)辦部門負責(zé)。（三）加強硬件設(shè)施。設(shè)置檔案室一間；安排培訓(xùn)專職 或兼職檔案室管理人員1名；配備檔案柜若干，配備計算機 一臺，照像機一部，小型錄像機一臺，專業(yè)掃描儀一臺，彩 色打印機一臺及檔案管理軟件、滅火器等。（四）做好各類檔案歸檔入庫工作。在做好資料收集工 作后，嚴(yán)格按文書檔案、聲像檔案、會計檔案、機器設(shè)備工 程管理檔案等各大類進行收集、歸類、整理入庫。（五）搞好檔案軟件錄入工作。將歷年文書檔案目錄逐 一錄入電腦，以便于查閱。同時把歷年聲像資料刻錄成光盤 保存。三、工作要求檔案管理是企業(yè)發(fā)展中必不可缺少的一項重要工作，各 部門要引起足夠的重視，大力支持，密切配合，把本部門的 歸檔立卷的工作分類做好，需要上交檔案室的經(jīng)董事長簽字 后進行移交，以確保各類檔案資料的完整保存，為企業(yè)的快 速發(fā)展服務(wù)。二。一八年四月七日檔案管理辦法為了加強檔案資料的科學(xué)管理，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范 化，確保檔案的完整和安全，更好地為公司各項工作服務(wù)， 根據(jù)檔案工作特點和要求，結(jié)合企業(yè)實際，制定本管理辦法。一、檔案管理的主要內(nèi)容及歸檔范圍、歸檔種類（一）主要內(nèi)容1、凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、 聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。2、檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中 形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。3、負責(zé)檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔 制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。（二）歸檔范圍凡是反映本公司經(jīng)營管理活動和歷史面貌的具有查考 利用價值的公文、簿冊、圖表、書信、會議材料、照片、底 片、錄音帶、錄像帶等均屬歸檔范圍。（三）歸檔種類1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由 企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、 總經(jīng)理辦公會及相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會 議記錄等。3、計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、項目質(zhì)量 計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。4、總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬 部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。5、批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、 營銷指標(biāo)等，以及企業(yè)各類命令、工作指示等。6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常 活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、合同文書、協(xié) 議書等的原始記錄和文本。7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、環(huán)評、企業(yè)和產(chǎn)品 獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標(biāo)證書和證明等。8、匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、 匯報或發(fā)布的各類文書資料。9、人力資源資料。包括企業(yè)及下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓(xùn)、員 工工資審核記錄等相關(guān)資料。10、聲像制品資料。包括各級領(lǐng)導(dǎo)視察、企業(yè)及下屬各 部門在其經(jīng)營活動或政治、文化娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、 考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料， 如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。11、題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人 提供的題詞、書畫、工藝制品等。12、技術(shù)性資料。包括各類設(shè)備、產(chǎn)品的工程圖紙、說 明書、及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔、竣工資料等。13、生產(chǎn)管理類。包括各種生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計報表、生產(chǎn) 管理、統(tǒng)計分析活動及質(zhì)量管理方面的制度、認證等各種文 件材料。14、其它需歸檔的資料。二、歸檔文件的整理原則及質(zhì)量要求（一）歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保 持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）歸檔文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格 式符合要求。（三）己破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文 件應(yīng)予復(fù)制。（四）歸檔的文件材料應(yīng)完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，一般為原 件，特殊情況時可以是復(fù)印件。（五）保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學(xué) 分類、立卷和編目編號。（六）案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管 期限。（七）文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。（A）歸檔時間1、各歸檔單位每年六月三十三和十二月底前向檔案室 移交半年的文書資料檔案，聲像檔案可根據(jù)實際情況提前歸 檔。2、財會檔案在本部門保存一年后，于第二年六月三十 日以前歸檔。3、基建項目檔案應(yīng)在項目完成驗收后三個月之內(nèi)歸檔。4、如果有些案卷需要繼續(xù)留在部門使用，應(yīng)先辦理檔 案交接手續(xù)，再辦借閱手續(xù)，使用完畢，及時歸還。5、各類文件材料一般歸檔一式一份，重要的和利用頻 繁的文件材料可歸檔一式兩份。三、歸檔文件的整理方法重視平時積累，建立機關(guān)的搜集、整理制度，加強指導(dǎo) 監(jiān)督，確保文件材料齊全完整。（一）嚴(yán)格登記：來往行文、會議材料、內(nèi)部文件以及 外出辦事、參加會議、檢查工作等帶回的文件均應(yīng)逐件登記 保存。（二）及時收集：對辦理完畢，屬于歸檔范圍的文件材 料應(yīng)辦完一件收集一件或定期清理。各部門完成任務(wù)后按工 作任務(wù)跟蹤單上的內(nèi)容，必須向檔案工作人員交納相應(yīng)的全 部文件資料。（三）嚴(yán)格檢查：同一事由的文件是否齊全，各內(nèi)部機 構(gòu)文件種類、是否齊全，正本、底稿、附件是否齊全，應(yīng)逐 一進行檢查。并逐件檢查是否處理完畢為生效文件，文件材 料的字跡、用紙是否符合歸檔要求等。（四）隨辦隨歸：“力、”是指辦理完畢，“歸”是指文 件經(jīng)若干整理環(huán)節(jié)后歸入檔案盒內(nèi)。（五）妥善處理：對辦理完畢后已整理的和未辦理完畢 不需整理的文件資料等，進行分門別類，登記在冊，做到有 目可查，運轉(zhuǎn)有序，保管安全。（六）建立制度：建立保障文件材料齊全完整、安全保 管等有關(guān)制度，把文件材料的歸檔工作納入各部門及全體管 理人員的職責(zé)范圍。、資料檔案保管（一）檔案庫房應(yīng)做到防火、防霉、防蟲、防盜等工作。（二）檔案排列上架時，應(yīng)按照類別排列。（三）資料檔案保管需要每年定期進行庫藏檔案的清理核對和質(zhì)量檢查，做到帳物相符。（四）檔案的接收、移出必須履行登記手續(xù)。五、檔案管理和檔案利用（一）本公司各部門和所有工作人員都有保護檔案的義 務(wù)和借閱檔案的權(quán)利。（二）在檔案資料室查閱檔案，應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)。 查閱密件必須報經(jīng)董事長批準(zhǔn)。（三）不得隨意折疊或拆散檔案。嚴(yán)禁對檔案隨意涂改、 挖補。（四）外單位人員查閱檔案必須持有所在單位介紹信和 本人工作證，經(jīng)董事長辦公室審批。（五）借出和歸還檔案時，必須辦理登記、清點手續(xù)， 并按期歸還，不得丟失、損毀。嚴(yán)禁擅自抄錄、復(fù)制、公布 檔案。借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。（六）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案后方 可辦理調(diào)動手續(xù)。六、檔案員職責(zé)（一）對本公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工 作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）負責(zé)本公司檔案案卷的加工整理、案卷的排列和保管，編制檔案檢索工具。（三）負責(zé)檔案室管理，定期對檔案室進行安全檢查, 做好檔案保護工作。（四）做好檔案借閱利用工作，為公司各項工作服務(wù)。檔案管理工作流程一、立卷歸檔流程將文件材料收集整理分類一一整理裝訂檔案一一制作檢索入庫上架一一登記檔案記錄本二、檔案的分類整理代碼一級類目名稱代字一級類目名稱W文書檔案類K會計檔案類J基本建設(shè)類S聲像檔案類S實物檔案類/專題檔案類代碼二級類目名 稱代字二級類目名 稱D黨群工作X行政工作J經(jīng)營管理S生產(chǎn)技術(shù)管 理級 類 目級 類 目代碼基本內(nèi)容9黨群 工 作 類黨團工作D黨委綜合性工作、黨代會和黨委會議、黨組 織建設(shè)、宣傳教育、黨員和黨員干部任免、 黨費管理、黨風(fēng)治理、機要保密、統(tǒng)戰(zhàn)工作、 黨務(wù)大事記、紀(jì)檢工作；團組織建設(shè)、團代 會、團員管理、團費管理、青少年工作工 會 工 作G職工代表大會、職工民主管理、勞動競賽、 “雙先”表彰、群眾募捐、扶貧；文體活動； 女工工作、婚姻管理、計劃生育、婦幼保健協(xié) 會 工 作X協(xié)會、學(xué)會活動、章程、任職、會費管理、 會議材料行 政 工行 政 事 務(wù)X綜合性行政事務(wù)工作、行政會議、協(xié)調(diào)周邊 關(guān)系、保衛(wèi)、交通管理、征兵、“三防”工 作、監(jiān)察工作、保密工作、民主建議文 秘 工 作W材料起草，來文登記、傳閱，文件管理，簡 報管理作企類業(yè)Q企業(yè)文化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及文化藝術(shù)、文體活動策文劃組織、對外傳播、企業(yè)報刊化公關(guān)G接待國內(nèi)外來賓視察、考察、采訪；企業(yè)出接境人員管理待法律F法律咨詢、經(jīng)濟糾紛處理、起訴應(yīng)訴事務(wù)事務(wù)審計S監(jiān)事會工作、審計管理體制（審計項目資料X歸專題檔案）作人職工招聘、錄用、職稱評聘、大中專生錄用、事R人才儲備、職工教育培訓(xùn)、薪酬管理、職工管保險、獎勵處分、定額定員、人事任免、離理退休人事管理物 業(yè) 管 理W職工生活福利、食堂、商店、幼托所、招待 所、水電、綠化、保安、職工住房、土地征 購和房產(chǎn)購置（另設(shè)土地房產(chǎn)專題類）企業(yè)登記、營業(yè)執(zhí)照、商標(biāo)和品牌管理；企企業(yè)改革、重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，方針目標(biāo)管業(yè)Q理、經(jīng)營模式、資源配置、經(jīng)濟責(zé)任制管理；管綜合性企業(yè)分析，企業(yè)普查、企業(yè)升級、企理業(yè)管理現(xiàn)代化；多種經(jīng)營、橫向聯(lián)合、協(xié)作合資經(jīng)計企業(yè)中長期計劃、年（季）度計劃、各項專營劃J業(yè)發(fā)展計劃、全面計劃管理工作、各種統(tǒng)計管統(tǒng)報表、理計類財財務(wù)計劃、資金管理、價格管理、會計管理、務(wù)C資金流通、投資效益分析、財務(wù)預(yù)測、財務(wù)管監(jiān)督、稅務(wù)管理、審價招標(biāo)理薪酬X薪金、獎金、保險、養(yǎng)老金、福利補貼、離管退休待遇理物資U/物資供應(yīng)、能源管理、倉庫管理、物資購銷管n計劃、廢舊物資回收與修舊利廢理產(chǎn)市場分析、用戶調(diào)查、產(chǎn)品銷售各種記錄、口 口口C協(xié)議、合同、廣告宣傳、售后服務(wù)工作、信銷息收集；電子商務(wù)售股份股份制建立，股東大會、董事會日常事務(wù)，制G業(yè)績公布、本企業(yè)股票價格走勢，信息收集，事信息披露務(wù)電子計算機系統(tǒng)、各類信息數(shù)據(jù)管理；通訊信自管理；檔案管理、情報工作、圖書管理；對思X外宣傳、報導(dǎo)，綜合新聞發(fā)布（股分制新聞管發(fā)布除外）；對外發(fā)言和經(jīng)驗介紹；外界對理的報導(dǎo)；收集同行的資料生產(chǎn)S生產(chǎn)組織、生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)運作、調(diào)度指揮生管工作產(chǎn)理1技 術(shù) 管 理計 質(zhì) 量 管 理J企業(yè)全面質(zhì)量管理、產(chǎn)品質(zhì)量檢測和質(zhì)量控 制、質(zhì)量認證、計量檢測設(shè)備S購進設(shè)備計劃、大修計劃安排、報表、設(shè)備管報廢、能源消耗定額管理、節(jié)能降耗理安職工安全教育、安全防范技術(shù)、工傷事故處全A理、勞動保護；環(huán)境保護檢測、控制、調(diào)查、環(huán)污染治理；衛(wèi)生監(jiān)督與管理、職業(yè)病防治?？萍糑科研規(guī)劃、科技綜合管理、專利管理、技術(shù)管開發(fā)推廣、產(chǎn)品開發(fā)理工程G基建工程、裝修改造工程管理管理標(biāo)準(zhǔn)化B企業(yè)各種標(biāo)準(zhǔn)化管理工作、各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理三、編寫1、文件標(biāo)題：單份文件成件的件標(biāo)題，按文件原標(biāo)題為準(zhǔn), 原標(biāo)題不能反映文件內(nèi)容和無標(biāo)題的，應(yīng)補充擬寫標(biāo)題；對 多份文件成件的，應(yīng)概括所有文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題。2、編寫件頁號：文件本身帶有頁編號的，采用文件本身編 號；文件本身編號不連貫的，重新編頁號；無頁號的應(yīng)編寫 頁號。頁號編寫于右上角（正面頁）和左上角（背面頁）。3、檔案排列：按年度分開，年度內(nèi)按黨群工作、行政工作、 經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四類分開，四類中按小類分開，小 類中按文件分開。4、檔案編號：年度代碼流水號。其中，年度以四位數(shù) 表示；代碼指Q、Z、G、S；流水號，每年編一個流水號，按 0001、0002、0003的順序編號。5、檔號章：每件文件上方空白處加蓋檔案章，并填寫其內(nèi) 容。檔案章的格式如下：請愛護檔案件 號2000 Q 0001期 限15年盒 號1006、裝盒：同一小類的檔案裝入一盒或多盒，不同小類的不得裝入一盒。每年編一個盒流水號，按001、002、003的順序編號。7、盒內(nèi)檔案目錄：每盒編制盒內(nèi)存案目錄，其格式如下:（“備注”欄填寫“密級”和“銷毀”）年度：盒內(nèi)檔案目錄盒號:件 號責(zé)任者文號題已日期頁數(shù)備注檔案盒脊背標(biāo)注：格式如下文書檔案年度盒號類別起止件號四、借閱1、本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請一一主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)一一檔案 負責(zé)查找有關(guān)檔案一一借閱人填寫借閱檔案登記薄一一借 閱人填寫檔案利用效果登記表一一檔案室填寫歸還日期。 2、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔 案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保 歸檔文件材料完整2、兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）4、年中檔案室對初步立卷的文件材料進行檢查、指導(dǎo)5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案7、檔案室對案卷進行分類、整理 8、編制檔號9、編制案卷目錄等各種檢索工具 10、入庫11、登記造冊五、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請一一主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)一一檔案室 及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷一一檔案室及相關(guān)部門 辦理銷毀清冊一一檔案室歸檔。1