組展商如何與展館合作為參展商和觀眾提供優(yōu)質服務 2

組展商如何與展館合作為參展商和觀眾提供優(yōu)質服務 以第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會為例摘要：會展服務質量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關系。廣義上的會展服務，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸等相關行業(yè)的配套服務。會展服務質量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關系。參展商是展覽會的主體，主辦單位的收益主要來自企業(yè)支付的參展費用。因此，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的。在激烈競爭的市場壓力下，隨著市場化、國際化的日益擴大，參展商與主辦方傳統(tǒng)的買賣關系必將難以繼續(xù)維系。為了組展的順利進行，主辦方往往會盡己所能取得參展商的滿意和信任。參展商不再愿意僅僅作為參展費用的支付者，而是希望能夠從主辦方那里獲得更多的服務。關鍵詞：會展服務；組展商；參展商 序 言業(yè)界把會展組織者稱為組展商。展覽會的組織者（即組展商）是展館經營的最直接客戶，組展商是連接展館于參展商及各類資源的重要紐帶。只有通過組展商與各方面的溝通合作，才能保證展會的正常運作。據有關資料顯示，對于單一的展館而言，只有當他的利用率達到60%至70%時，才可能發(fā)揮出最佳的市場效益。但我國展館目前整體的利用率盡在10%到30%之間?！翱蛻艟褪巧系邸笔欠招袠I(yè)的圣經，要提高展館的利用率，使會展業(yè)達到快速而健康發(fā)展的目的，最有效的訣竅之一就是認識客戶的需要，根據客戶的要求使出租展館的效益達到最高。參展商是組展者最直接、最重要的客戶。組展商整合種種資源，目的就是希望參展商在展會上能夠贏得利益，或是直接的銷售額；或是達成商務貿易洽談，尋找新的合作伙伴；或是退出新產品等等。本篇文章以第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會為例談談組展商如何讓與展館合作，為參展商和觀眾提供全面、專業(yè)、優(yōu)質的展會（現(xiàn)場）服務。展覽會前的準備一、首先要了解此次展覽會要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路，如：旅游業(yè)，餐飲娛樂業(yè)，交通運輸業(yè)，租憑服務業(yè)，廣告印刷業(yè)，海關驗收業(yè)，通訊郵電業(yè)，銀行保險業(yè)，酒店住宿。我們可以看到展覽業(yè)促進了相關行業(yè)的發(fā)展，同時主動權又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。因此要求策劃者本著以上實際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會由中國汽車工業(yè)協(xié)會、中國國際貿易促進委員會上海市分會、中國國際貿易促進委員會汽車行業(yè)分會主辦，上海市國際展覽有限公司、德國慕尼黑國際博覽集團/IMAG國際展覽會與交易會有限公司承辦，特別支持單位為中國機械工業(yè)聯(lián)合會，支持單位為中國汽車工程學會。二、組展商的具體做法如下（一）市場調研，市場調研對于組展商來說特別重要。（2） 要求組展商1、具有敏銳的市場調查能力和超前的市場知識，策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關心與思考。組展商在準備策劃這個展會時，不僅提前到實地考察,而且收集了大量的相關信息,從而能夠成功的策劃舉辦這屆展覽會。2、可行性分析報告。展覽會的實地考察、企業(yè)的反應，相關資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經驗，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷。（3） 展覽場地的確定、規(guī)模及時間。組展商根據市場調查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規(guī)模及時間的確定根據國際慣例。當然展會規(guī)模和起點高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據場館規(guī)模及相應配套設施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達的國家（以國際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求，因此，實現(xiàn)服務流程的規(guī)范化、標準化勢在必行。第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會會議主題：2011上海車展確定主題是“創(chuàng)新·未來”。主題演繹全球氣候變暖背景下，催生出的全球產業(yè)界新的科技革命，“創(chuàng)新”加速推進新興產業(yè)的發(fā)展，綠色環(huán)保已然成為全球產業(yè)發(fā)展的一大趨勢。在此背景下，不少國家提出“綠色新政、綠色經濟”，制定未來可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，廣泛應用低碳技術，搶占未來發(fā)展制高點。同樣，中國汽車產業(yè)也通過科技創(chuàng)新，不斷提升產品核心競爭力，通過實施核心戰(zhàn)略(即產品戰(zhàn)略)，保持中國汽車產業(yè)的可持續(xù)發(fā)展?？梢韵嘈牛詣?chuàng)新驅動發(fā)展，以發(fā)展迎接未來，低碳技術、綠色經濟、可持續(xù)發(fā)展的理念，將成為2011上海車展的主旋律，是中國汽車業(yè)謀求更高境界的永恒不變的主題。展覽日程：2011上海車展在全球汽車業(yè)聚集中國，中國汽車業(yè)迅速發(fā)展的背景下舉辦。根據展期安排，4月19日、20日為媒體日，僅對境內外新聞媒體開放;4月21日、22日為專業(yè)觀眾參觀日;4月23日至28日為公眾參觀日。此次車展將使用上海新國際博覽中心全部13個室內展館以及室外臨時展館和室外場地，總規(guī)模超過20萬平方米，創(chuàng)歷屆上海車展之最。從展館安排來看，乘用車11個館(W1-W3，E1-E7及N5)，比上屆增加2個館;汽車零部件室內2個館(W4-W5)加上室外臨時展館。此外，室外還將設立商用車展區(qū)、輪胎、音響展區(qū)以及媒體區(qū)，貴賓休息區(qū)和會議室、新聞中心等功能區(qū)。（4） 場館方在軟硬件資源上滿足組展商的需求1、硬環(huán)境的考慮：、場館的交通是否便利；、場館周圍的酒店、娛樂設施是否齊全C、場館的交通運輸方式是怎樣安排的是否有貨運電梯場館倉庫的庫容量有多大D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關租用配套設備。E、研討會的場地安排2、軟環(huán)境的考慮場館內部保衛(wèi)設施是否到位場館的停車場及休息場所是否合理場館的水電供應情況場館的衛(wèi)生清理工作會議期間場館提供的相應服務（五）租賃方式的選擇：1、以場館實際建筑面積計算，按平方米/元/天來整體計算場地租金。2、按場地實際搭建展位（標準3*3）即每個展位/天/元計算總體租金，根據具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據場館租賃的規(guī)模來算大約為整個租金的30%，也就是說整個場館的費用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付30萬的租金，因此這是舉辦展會的一項很大的費用投入。展覽會的規(guī)模，根據自己的實力做出預算。要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內有2到3個展覽與其發(fā)生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。三、展覽會招展工作（一）會議展覽的招展工作與展銷會有很大的不同：A、展覽的展即展示參展者構成，覽即看觀眾構構成的。如果是專業(yè)的展覽會，還需要邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點：實力比較雄厚，重視產品和品牌的宣傳；技術力量雄厚，一般為技術領域領頭羊或是生產者本身；規(guī)模和檔次都要比較高；注重參觀對象注意展覽會議期間的相關行業(yè)研討會注意參展的同行B、重點突破幾個知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個展覽會場裝飾起來。以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實參展商的展位，費用。取得國內外行業(yè)協(xié)會的支持，通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。（因為在國外很多行業(yè)協(xié)會是因各個行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領頭羊的綜合體現(xiàn)）C、具體操作組展商根據展會情況制定好招展計劃（因為這樣有利于安排展會進程，合理安排時間。）分配具體招展對象公關工作（按照業(yè)務員的各個優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶）。資金運作的到位（展覽是以展位租賃的形式進行交易的。確定展位不一定確定的費用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段a.前期招商宣傳b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳、普通大眾的宣傳 專業(yè)觀眾的宣傳c.會期會場廣告宣傳展覽會的服務：在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不可缺少的要為每家參展商提供一本優(yōu)質的會展服務手冊。這本服務手冊制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標準規(guī)范。一方面，不要把手冊的讀者當作會展界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切可能想到的問題和解決方案都要寫進去。另一方面，及時和大會主辦方溝通，了解本屆展覽會服務的新變化。最后，你的會展服務應該具有查詢方面的功能，可讀性強。這樣既完整性又易查性的會展手冊，可以節(jié)省會展工作人員和參展商的時間，減少摩擦。第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽服務手冊主要包括以下幾個方面：展覽內容方面。包括展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場館的名稱；展覽日期，包括進場、出場日期；展覽承包商名字、地址、電話、傳真或其他相關承包商；詳述攤位租金付款方式（如果需要提供材料和服務的程序）；相關規(guī)定；敘說展覽的內容等；訂購單方面。包括正式合同信息、攤位承包公司名稱和其他指示標志、家具租借、裝潢和地毯、運輸、安置和拆除勞工、電力、消防、攤位清理等；其他相關服務方面。包括邀請函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、視聽設備、攝影、花藝、盆景租借、呼叫裝置、模特兒現(xiàn)場展示或接待等。服務要務實會展服務也要體現(xiàn)重實效和“以人為本”的思想。比如，展覽會的布局完全以展品大類來劃分，方便觀眾參觀；參觀者剛踏進展覽館就能得到一份用不同文字編成的會展服務手冊或參觀指南；展場內還有就餐中心區(qū)、休息場所、便捷通道等等。這些都體現(xiàn)著主辦方無微不至的服務理念，也充分地體現(xiàn)了會展優(yōu)質服務的魅力。展會期間的組織協(xié)調工作一、展覽會布展期的工作安排1、設立場地前臺接待負責參展企業(yè)報到登記根據參展報名情況落實參展證的派發(fā)和展品進入場地確認派發(fā)參展企業(yè)在參會期間的參會指南進行一些相關企業(yè)的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況2、酒店接待處設立前臺接待處進行參展展商住宿登記住宿表要求a.企業(yè)名稱 b.房間號碼c.酒店聯(lián)系電話d.房主姓名場館現(xiàn)場協(xié)調工作負責監(jiān)督現(xiàn)場施工，即根據參展企業(yè)要求進行裝修的展位施工對現(xiàn)場工作中注意防火、防電、防盜等工作為企業(yè)協(xié)調現(xiàn)場租賃業(yè)務根據企業(yè)報名表，布置安排會場場外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據要求而設立的）交通運輸安排及搬運工作（組展商要充分與展館人員合作）企業(yè)運輸展品的接待及裝卸搬運工作協(xié)調二、展覽會的開幕式組織工作在開幕式前要求所有的室內、室外的布展工作完成，準備迎接參觀者的參觀，如何做好開幕式也是組展商的協(xié)調體現(xiàn)。1、確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單2、確定邀請參展企業(yè)的記者名錄3、開幕式的場地搭建要求挑選突出的位置；一般設為展廳大門正前方要求布展的莊重大方要求放音設備到位相關的禮儀及場地氛圍設計要求開幕式主持人講話內容的審定，及參加嘉賓講話內容的審定要求：簡單明了，突出主題，在最短的時間內表達中心開幕式時間一般為10-15分鐘開幕式結束后，帶領嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安排工作三、展覽會召開期間的組織工作展覽會召開期間的所有工作進入最后結束的倒計時工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在于幾天的展覽會效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說明展會的成功。要求：做好大會的參觀人數的統(tǒng)計、分類。發(fā)放大會的展覽會刊（每天定時發(fā)放，要根據參觀對象的身份發(fā)放）協(xié)調展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與展覽會有機結合做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務為企業(yè)提供洽談間（休息室）為企業(yè)提供簽訂合同場所及時將參觀者的信息反饋給企業(yè)積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求統(tǒng)計大會的成交額做好記錄積極聽取參會代表對大會的意見和建議根據參會信息，再次邀請參會企業(yè)參加第二年的展會第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會 活動精彩豐富 建立良好交流平臺主辦方在確保上海車展精彩、成功的同時，精心安排了四大重要活動，內容精彩紛呈，為各界人士構建了良好的交流與合作平臺。1、媒體日 4月19日、20日，各主要廠商將在自己展臺或場館會議室召開新聞發(fā)布會。具體新聞發(fā)布會日程安排屆時將公布于車展官方網站。2、高峰論壇 4月18日，在浦東嘉里中心大酒店上海大宴會廳舉辦“上海車展CEO高峰論壇”。屆時，將邀請中央有關部委和上海市領導、國內主要汽車集團和國際跨國公司CEO出席并演講，共同商討“十二五”期間中國汽車工業(yè)的發(fā)展方向，加強中外汽車界的進一步交流與合作。3、設計師之夜 4月19日晚在浦東錦江湯臣洲際大酒店，主辦方將繼續(xù)舉辦“2011上海汽車設計師之夜”，再度匯聚世界汽車業(yè)一流知名設計師，聚合汽車設計的前沿理念。4、技術交流會 展覽會期間，將舉行數十場技術交流會，形式包括大型采購專場、整車與零部件的配套專場、上下游供應鏈貿易洽談專場等，內容涉及汽車制造、加工、工藝等。其中，尤為值得一提的是“海峽兩岸車載電子論壇”，就車載電子系統(tǒng)未來發(fā)展方向的可能性展開頭腦風暴，為兩岸同行提供切磋技術、交流信息的舞臺。四、撤展展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個小時，進行會場登記情況工作和出訪工作。派送撤館通知要求：1、保持館內秩序2、要求每個參展商清理自己的展品，并保管好3、按照先后有序的組織出館工作4、進行最后的清理工作五、會后總結 展覽會的會后總結，是以后展覽會的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此組展商在結束整個展會后，要求對整個展覽會工作及整體情況進行一個整體分析，以便今后工作的合理開展。結 語 面臨新的發(fā)展形勢，展覽組織者、展館、承建商、配套服務商面臨的共同任務就是：做好服務，通過服務創(chuàng)造規(guī)模、創(chuàng)造品牌，以應對未來激烈的市場競爭。做好服務，關鍵在于樹立正確的理念。在整個產業(yè)鏈中，展覽組織者、展館、承建商、配套服務商是一個利益共同體，面對共同客戶，參展商和買家，只有各服務主體樹立以滿足并超越客戶需求的服務理念，進行專業(yè)分工，有機協(xié)作，才能促進產業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)共贏。參考文獻1.展示設計趙云川 中國輕工業(yè)出版社2.企業(yè)形象策劃與企業(yè)展示創(chuàng)新設計大全劉萬斌 青藏人民出版社3.現(xiàn)代展覽與陳列 丁允朋 江蘇美術出版社4.上海會展業(yè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢鄭建瑜 旅游學刊5.會展策劃與營銷華謙生 廣東經濟出版社6.展覽會策劃與管理王春雷、陳震 中國旅游出版社致 謝本文是在秦老師的悉心指導下完成的，從論文選題、寫作過程到最后脫稿，都得到了老師的諄諄教導，秦璐老師治學嚴謹、平易近人、以及她正直人品都讓我學到了很多有用的東西，使我受益匪淺。謹此，表示衷心的感謝。同時，在論文寫作的資料收集過程中，還得到了許多老師和同學的熱情幫助，并獲得大量的論文相關數據和資料，使論文得以順利完成。我也要感謝各位同學、朋友在大平時學習生活中給予無私的幫助，感謝家長對我學業(yè)的支持。在學校和課外的生活中，我們彼此之間親切友好的氣氛和坦誠無間的交流，給予我許多啟發(fā)和鼓勵，同學之間的情誼，將是我終身的寶貴財富。謹以此文敬獻給所有關心、支持和幫助我的人們，并表示最衷心的感謝。