2018江蘇開放大學辦公室事務管理第四次作業(yè).doc

江蘇開放大學形成性考核作業(yè)學 號 姓 名 課程代碼 110072課程名稱辦公室事務管理（專） 評閱教師 第 四 次任務共 四 次任務江蘇開放大學任務內(nèi)容：題號一二三總分分數(shù)得分評卷人一、情境分析題（每小題15分，共30分）得分評卷人一、情境分析題（每小題15分，共30分）1、背景說明：公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席?！毙瞧谒纳衔?：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？答：（1）應該搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準備這份名單（2）打印好書面通知（3）在三天內(nèi),當面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對方確認時間,地點,內(nèi)容等)到名單上的每個人（4）通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意（5）通知上應寫清會議的時間(開始到結(jié)束時間),地點（6）應詳細寫清會議內(nèi)容,應做好哪些準備（7）應提前到會議室做好準備,做好簽到工作2、背景說明：某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當閱讀到寫有：“親愛的紅：”的一封信時，他意識到拆錯了信，匆匆將信裝進一個信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓他打印一個寄往美國的信封，鄒某按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄒某處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。答：（1）不應該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應該當面點清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領單”，特別要寫清楚機要郵件、經(jīng)辦人等項目；如有污損還應該當面指出，以分清責任；（2）不應隨意打開所有的信，而應按照一定的標準進行分類，允許拆封的信件應按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應的個人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應看信的內(nèi)容，應馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當面交給對方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國外的信件，信封的打印應該按國外習慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。得分評卷人二、操作題（每小題20分，共40分）1、你是宏遠公司的秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理張明需要你完成的幾項工作任務。便條鐘苗：公司準備對新聘的幾位秘書進行培訓，你主要負責講解如何完成上司臨時交辦事項。以下幾點是你重點要說明的：（1）此項工作的意義。（2）此項工作的特點。（3）上司臨時交辦事項的范圍。請在今天下班前寫出書面材料交給我。謝謝！行政經(jīng)理張明 XXXX年XX月XX日問題：如果你是鐘苗，你將如何撰寫這份建議？答：（1）此項工作的意義： 可減輕上司工作負擔，提高上司工作效率?？山獬纤竞箢欀畱n，保證上司集中精力抓大事、重要的事。（2）此項工作的特點： 廣泛性；臨時性；具體性；緊迫性。（3）上司臨時交辦事項的范圍： 文書工作事項。如上司讓秘書查閱文件、遞送文件等。會務工作事項。如上司讓秘書通知開會、收集議題等。信訪工作事項。如上司讓秘書代寫回信、代為接談、代上司看望友人等。信息工作事項。如上司讓秘書搜集某一信息、核實某一信息等。調(diào)研工作事項。如上司讓秘書臨時做一個市場調(diào)查，了解一個情況，查閱一個資料等。督查工作事項。如上司讓秘書通過電話、信函等多種途徑，督促和檢查上司某一批示的落實情況等。聯(lián)絡工作事項。如上司讓秘書通過各種途徑與有關部門和人員取得聯(lián)系，建立密切關系，為開展工作奠定良好基礎。協(xié)調(diào)工作事項。如上司讓秘書代為召開協(xié)調(diào)會議，協(xié)商解決某個問題等。接待工作事項。如上司讓秘書去接站、安排客人食宿等。其他交辦事項。2、你是遠大公司的秘書王麗，下面是行政經(jīng)理蘇宏給你留的便條。便條王麗：最近，公司新址搬遷過程中財務部與研發(fā)部因使用辦公用房發(fā)生了矛盾，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會議協(xié)調(diào)解決。請你就會議地點和布局以及會議議程提出相應建議，供會議籌備人員參考。請于明天下班前將建議交給我。謝謝！行政經(jīng)理蘇宏 XXXX年XX月XX日問題：如果你是王麗，你將如何撰寫這份建議？答：關于會議地點和布局的選擇：因部門之間的矛盾屬于橫向協(xié)調(diào)工作范圍，所以，建議協(xié)調(diào)會在圓桌型布局的會議室舉行。會議議程的安排，根據(jù)本次會議主題是協(xié)調(diào)平級部門之間的矛盾來確定： （1）由會議主持人說明此次會議的主題和議事規(guī)則。（2）建議先由雙方說明自己的問題和需求，使各方了解對方的困難。（3）會議組織者向與會人員說明公司辦公用房分配的根據(jù)。（4）會議組織者向各方提出要求：防止本位主義、樹立內(nèi)部客戶觀念；耐心傾聽對方意見；換位思考；及時進行信息溝通。（5）再由雙方進行互諒互讓地磋商。（6）形成會議備忘錄，提醒遵照執(zhí)行。得分評卷人三、實踐題（每小題30分，共30分）選擇一個中等規(guī)模的企業(yè)或街道、社區(qū)作為調(diào)研對象，了解辦公室人員組成結(jié)構(gòu)、辦公室各類人員的職責和具體工作內(nèi)容（重點文秘類工作人員）、辦公室人員一天的工作、最難辦的事如何處理的（舉例）、工作感想，并將調(diào)研結(jié)果寫成調(diào)查報告。答:金壇市城東建筑安裝設備有限公司辦公室工作情況調(diào)查一、調(diào)查目的為了學好“辦公室事務管理”課程的學習，也為了完成本次課程學習的任務，我對XX市天翔裝飾公司的辦公室進行了一次調(diào)查，現(xiàn)將調(diào)查情況總結(jié)如下：二、調(diào)查情況1、辦公室組成該公司辦公室是總經(jīng)理室直接領導下的綜合管理機構(gòu)，承上啟下，溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右，是推動著公司各項工作朝著既定目標前進的中心。目前辦公室共有四人，其中經(jīng)理一名，采購一名，文秘一名，司機一名。具體崗位職責如下：2、辦公室人員職責經(jīng)理1、負責辦公室的行政領導工作，帶領全體員工完成職責范圍內(nèi)的各項工作任務2、負責處理企業(yè)日常行政事務，協(xié)調(diào)各部門的工作，協(xié)助總經(jīng)理解決有關問題3、了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理信息，檢查各部門對會議決議和總經(jīng)理指示的執(zhí)行情況4、負責企業(yè)對外聯(lián)絡工作，與上級部門、行政機關、行業(yè)協(xié)會、新聞媒體、合作單位等保持良好關系5、負責公司用車的安排調(diào)度和有關職工福利費用報銷的審批工作6、完成總經(jīng)理交辦的其它工作。采購按照公司領導的要求負責采購公司及員工所需要的生活用品及辦公室用品，對所采購回來的物品質(zhì)量要嚴格把關，價格要合理，采購物品的價格要明細化，要做到一物一價。文秘1、負責企業(yè)內(nèi)部管理制度建設方面的文字起草和修訂完善工作2、負責企業(yè)有關文件的起草、對外發(fā)文的核稿及有關會議的記錄工作3、負責企業(yè)的檔案建設，協(xié)助處理有關行政事務，4、負責企業(yè)辦公物品的日常管理工作5、完成領導交辦的其它工作。司機1、愛護車輛，保正車輛處于良好狀態(tài)。2、出車準時，隨叫隨到，負責車上物品安全。3、辦公室人員工作內(nèi)容與所處理的事務辦公室是公司運轉(zhuǎn)的一個重要樞紐部門，對公司內(nèi)外的許多工作進行協(xié)調(diào)、溝通，做到上情下達，這就決定了辦公室工作繁雜的特點。所以辦公室工作人員每天的工作十分繁忙。天翔公司的職員（文秘）早上八點半一到辦公室后不久，開始收送電子郵件，同時協(xié)助各部門發(fā)文核稿，同時按領導要求起草文件，修改、打印、下發(fā)，并分發(fā)紅頭文件。公司發(fā)文量很大，據(jù)說有時一天有多個文件要發(fā)，都是仔細去逐一核對原稿，以確保發(fā)文質(zhì)量。同時，文件歸檔工作也是每天工作中必做的。要認真做好公司有關文件的收發(fā)、登記、分遞、文印和督辦工作，公司所有的文件、審批表、協(xié)議書都整理歸檔入冊，做好資料歸檔工作。公司領導不時有最新指示下來，要能及時傳達貫徹公司有關會議、文件和領導批示精神。天虹安裝設備有限公司的文秘面對繁雜瑣碎的大量事務性工作(文書處理、檔案管理、文件批轉(zhuǎn)、迎來送往等)，已經(jīng)提煉出工作經(jīng)驗，就是強化工作意識，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，冷靜辦理各項事務，力求周全、準確、適度，避免疏漏和差錯，基本就能做到事事有著落。對他們來說，比較困難的可能是文書工作。文書工作嚴要求有較強的文字表達能力，材料的寫作要求盡可能的詳盡、準確，這樣在文件起草、提供調(diào)研資料才能保證向領導反映準確信息，為及時決策提供可靠依據(jù)。所以，做好文書工作必須努力鉆研業(yè)務，在觀察中學習，積極向領導、其他部門和同事學習，虛心與同事交流寫作體會，汲取有益經(jīng)驗。經(jīng)常仔細分析上級機關的材料，進行換位思考。平時堅持讀書看報，收看新聞，做到勤思、常練、多改，努力提高寫作水平。三、感受：通過調(diào)查我感覺到要想做好文秘工作必須要做好以下幾點1、力求思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準確領會領導意圖，同時忠于職業(yè)操守。2、不折不扣按老總指示辦事，同時富有主見。3、勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折，兢兢業(yè)業(yè)做好服務工作，不給領導幫倒忙。4、既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作，也能細致扎實地干好每一件具體瑣事。 完成日期：得分：評語：評閱時間：課程名稱：辦公室事務管理（專） 第 四 次任務 評閱教師：