公司制度 檔案管理制度

第六章檔案管理制度第一章總則 第一條為了規(guī)范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。第二條所有相關(guān)公司工作活動(dòng)中形成的，記述和反映本公司職能活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。第二章檔案管理人員的職責(zé) 各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、保密的態(tài)度，在部門(mén)負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下認(rèn)真整理、保存、管理公司各項(xiàng)檔案資料。1. 各部門(mén)負(fù)責(zé)人為涉及本部門(mén)檔案管理的第一責(zé)任人，對(duì)確保檔案的完整性、及時(shí)移交和保密負(fù)責(zé)。2.各部門(mén)需指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理，綜合部對(duì)各部門(mén)涉及檔案管理工作的人員有協(xié)助的責(zé)任。3. 公司檔案資料按部門(mén)分類(lèi)，檔案管理制度由各部門(mén)負(fù)責(zé)人制定，收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、編目和檢索、利用等管理工作由各部門(mén)指定檔案管理員負(fù)責(zé)。各部門(mén)檔案管理員嚴(yán)格按照本部門(mén)檔案管理制度開(kāi)展工作。4.檔案管理人員應(yīng)按期向經(jīng)辦人查催文件。一個(gè)工程、項(xiàng)目或業(yè)務(wù)結(jié)束后應(yīng)立即向經(jīng)辦人查催文件，年底對(duì)當(dāng)年的所有文件進(jìn)行一次總檢查，保證文件完整齊全。5.各部門(mén)檔案管理人員的職責(zé)：應(yīng)及時(shí)將應(yīng)歸檔文件進(jìn)行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時(shí)按要求向綜合管理部移交檔案。6綜合管理部檔案管理人員的職責(zé)：應(yīng)及時(shí)促收檔案，并將由綜合管理部負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊(cè)、安全保存并按規(guī)定借閱、銷(xiāo)毀檔案，認(rèn)真做好借閱復(fù)制記錄。7全體檔案管理人員應(yīng)遵守職業(yè)道德，保守檔案秘密，不得將秘密檔案內(nèi)容復(fù)印、私自帶出交予無(wú)關(guān)人員，不得在公共場(chǎng)所、私人日記、私人通訊中談?wù)?、記載、傳遞秘密檔案。8全體檔案管理人員定期清查檔案，發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)或可能泄密時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人，采取補(bǔ)救措施并追查相關(guān)人員責(zé)任。9違反上述有關(guān)規(guī)定泄露檔案秘密者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依照檔案法和保密法中有關(guān)條款追究其責(zé)任。第三章有關(guān)歸檔文件的規(guī)定 第四條歸檔文件的范圍1各種上級(jí)下達(dá)的文件；2公司下發(fā)、上報(bào)的文件；3總經(jīng)理辦公會(huì)及各專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、公司章程；4各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)；5會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析；6各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件、工程預(yù)決算；7各項(xiàng)工程立項(xiàng)報(bào)告、審批手續(xù)、竣工圖紙、驗(yàn)收文件資料以及與工程有關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等相關(guān)文件；8項(xiàng)目資料（經(jīng)過(guò)可行性研究或論證的投資項(xiàng)目；對(duì)某行業(yè)的信息研究及對(duì)公司今后發(fā)展有參考價(jià)值的資料）；9參資企業(yè)的專(zhuān)業(yè)資料及各種相關(guān)文件；10電子文檔及聲像資料；11其他應(yīng)歸檔的文件、材料。第五條各部門(mén)文件歸檔責(zé)任1. 綜合管理部負(fù)責(zé)整理上級(jí)下達(dá)文件、公司下發(fā)上報(bào)文件、公司各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、各項(xiàng)批件以及年檢、驗(yàn)資報(bào)告書(shū)，ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證申報(bào)文件，及其他涉及綜合管理部的文件等上級(jí)文件、公司文件、管理性文件。注：各部門(mén)凡涉及“以海泰數(shù)碼科技有限公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)工程施工合同、綜合布線合同、小區(qū)光纖接入合同、服務(wù)器托管租用合同、設(shè)備購(gòu)置合同、軟件開(kāi)發(fā)合同、網(wǎng)站建設(shè)合同、軟件維護(hù)合同、廣告合同、寬帶合作協(xié)議書(shū)、小區(qū)寬帶網(wǎng)絡(luò)接入?yún)f(xié)議”等經(jīng)濟(jì)合同及協(xié)議，由綜合管理部的檔案管理員按照本公司經(jīng)濟(jì)合同管理辦法進(jìn)行劃分密級(jí)、分類(lèi)、立卷和編制目錄等項(xiàng)的整理工作。各部門(mén)只將上述經(jīng)濟(jì)合同及協(xié)議的復(fù)印件留檔備查。2.企通部負(fù)責(zé)整理電話新裝業(yè)務(wù)確認(rèn)單、固定電話變動(dòng)業(yè)務(wù)確認(rèn)單、固定電話業(yè)務(wù)新裝登記單、寬帶受理單、執(zhí)行單等涉及部門(mén)工作的文件。3.社寬部 負(fù)責(zé)整理各社區(qū)用戶資料及受理單據(jù)、社區(qū)寬帶業(yè)務(wù)報(bào)表、社區(qū)寬帶接入?yún)f(xié)議，社區(qū)寬帶接入前期資料等涉及部門(mén)工作的文件4.軟件部負(fù)責(zé)整理日常管理規(guī)范、培訓(xùn)計(jì)劃、部門(mén)工作總結(jié)、工作日志、軟件部費(fèi)用文檔、項(xiàng)目收入文檔、會(huì)議記錄等文件。5.客服部負(fù)責(zé)整理客戶原始電話記錄，用戶傳真、信件，數(shù)據(jù)分析資料、部門(mén)管理文件、各類(lèi)電子文檔等涉及部門(mén)工作的經(jīng)營(yíng)性文件6.建設(shè)部負(fù)責(zé)整理涉及工程的合同、契約、標(biāo)底、工程預(yù)算、決算、各項(xiàng)工程立項(xiàng)報(bào)告、審批手續(xù)、竣工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等涉及部門(mén)工作的工程性文件。7. 運(yùn)維部負(fù)責(zé)整理技術(shù)檔案資料、運(yùn)行維護(hù)資料、障礙處理資料等涉及部門(mén)工作的工程性文件。8.網(wǎng)絡(luò)集成事業(yè)部負(fù)責(zé)整理客戶信息檔案、招標(biāo)書(shū)，投標(biāo)書(shū)、投標(biāo)結(jié)果、用戶反饋表，技術(shù)服務(wù)情況表，處理結(jié)果表、合作協(xié)議書(shū)、定貨基本情況表、市場(chǎng)拓展?fàn)顩r表、價(jià)格定期更新表等涉及部門(mén)工作的經(jīng)營(yíng)性文件。9.通用產(chǎn)品事業(yè)部負(fù)責(zé)整理業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。10財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理其會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析等財(cái)務(wù)類(lèi)文件。第六條關(guān)于電子文檔及聲像資料的收集分類(lèi)電子文檔以部門(mén)分類(lèi)，每半年各部門(mén)應(yīng)組織人員將重要電子文檔刻錄光盤(pán)保存。第七條重要的有特殊保存價(jià)值的聲像材料，各部門(mén)應(yīng)組織收集，以其特殊保存形式保存。第八條一項(xiàng)工作同時(shí)由幾個(gè)部門(mén)參與辦理時(shí)，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集形成的文件資料  第四章關(guān)于歸檔文件的整理  第九條各部門(mén)歸檔文件的整理應(yīng)符合各部門(mén)制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。需包括以下內(nèi)容：1編制檔案卷內(nèi)目錄（參見(jiàn)附件一），應(yīng)包括以下幾個(gè)內(nèi)容：檔案編號(hào)、檔案類(lèi)別、序號(hào)、文件名稱(chēng)、金額、經(jīng)手人、入檔時(shí)間、頁(yè)碼及備注。（參見(jiàn)附件一）2.所有文件歸檔裝訂時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一在文件首頁(yè)正面的右上角標(biāo)明檔案編號(hào)。如漏頁(yè)等有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備注欄內(nèi)。在每頁(yè)目錄下注明立卷人、檢查人的姓名和日期以示負(fù)責(zé)，檢查人為立卷部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理。3檔案裝訂應(yīng)使用公司認(rèn)可的存放工具。4電子文檔及聲像資料整理應(yīng)放到統(tǒng)一的檔案盒或自成存放形式，并備有目錄。第十條立卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1 歸檔文件完整齊全；2 分類(lèi)清楚，保持聯(lián)系；3 標(biāo)題確切易查找；4 卷內(nèi)排列系統(tǒng)、條理；5 保管期限準(zhǔn)確；6 密級(jí)劃分恰當(dāng)；7 卷皮書(shū)寫(xiě)工整；8 裝訂整理結(jié)實(shí)、美觀。第五章檔案移交  第十一條結(jié)合本公司實(shí)際情況，合同移交指各部門(mén)工作過(guò)程中凡涉及“以海泰數(shù)碼科技有限公司”對(duì)外簽訂的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同及協(xié)議的原件，集中交綜合管理部整理存檔。各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)復(fù)印件的整理存檔，方便查閱。參見(jiàn)公司經(jīng)濟(jì)合同管理辦法  第六章檔案借閱 第十二條關(guān)于檔案借閱的規(guī)定1. 各部門(mén)建立檔案借閱復(fù)制登記簿（附件二），主要內(nèi)容：借閱單位或部門(mén)、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、批準(zhǔn)人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。2. 借閱檔案的單位、部門(mén)、人員要到各部門(mén)檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。3借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、折卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，閱后及時(shí)歸還。4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問(wèn)題及時(shí)通知借閱人說(shuō)明原因及補(bǔ)救并報(bào)主管高管及審批人員。 5.各部門(mén)如有撤銷(xiāo)、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無(wú)缺。6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負(fù)責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。 第七章檔案復(fù)件管理  第十三條檔案原則不準(zhǔn)復(fù)印，若各部門(mén)因工作需要可以制作復(fù)件。復(fù)制檔案的單位、部門(mén)、人員要到各部門(mén)檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復(fù)制。參見(jiàn)檔案借閱復(fù)制登記簿（附件二）第十四條復(fù)件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實(shí)施管理，并對(duì)復(fù)件的保密性負(fù)責(zé)。  第八章檔案銷(xiāo)毀 第十五條保存時(shí)間的規(guī)定1、本制度第四條中第3、5、6、7、9款為永久保存；2、本制度第四條中第2、4、8、10款視其保存價(jià)值予以保存，但至少要保存5年；3、檔案銷(xiāo)毀時(shí)，由保管人員提出并整理造表，報(bào)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷(xiāo)毀。參見(jiàn)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表（附件三）4、檔案銷(xiāo)毀一般采用碎紙機(jī)，由各部門(mén)檔案管理人員和綜合管理部負(fù)責(zé)人同時(shí)執(zhí)行。第十六條本管理辦法未盡事宜，視具體情況研究決定。第十七條本管理辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。