秘書資格證書培訓(xùn)基礎(chǔ)知識講稿.doc

秘書資格證書培訓(xùn)基礎(chǔ)知識講稿(基礎(chǔ)班) 基礎(chǔ)班以講基礎(chǔ)知識為主，要求大家掌握基礎(chǔ)知識點，學(xué)會案例分析，完成工作實務(wù)。 柴世民第一講 秘書資格證書考試及應(yīng)用文書的概念與制發(fā)程序 國家秘書職業(yè)資格證書是由原國家勞動和社會保障部推出，迄今已有十余年時間，現(xiàn)在由人力資源與社會保障部頒發(fā)?？荚噧?nèi)容分為秘書（涉外）、秘書（普通）兩個種類，每個種類分國家職業(yè)資格五級、四級、三級和二級共四個級別。其中，秘書（涉外）專業(yè)外語考核設(shè)英語、日語、俄語3個語種，報考人員可根據(jù)自己的專業(yè)語種，任選一種語言應(yīng)試。秘書（涉外）專業(yè)的其它考試與秘書（普通）考試相同。正在上大學(xué)本科或大專的學(xué)生可以直接報考三級秘書，當(dāng)參加秘書工作以后，可以報考二級秘書。 下面我們介紹秘書資格鑒定的考試內(nèi)容。秘書職業(yè)資格考試鑒定內(nèi)容包括職業(yè)道德、理論知識、案例分析、工作實務(wù)等四方面基本內(nèi)容。考試分為兩部分試卷。第一部分包括職業(yè)道德（25題，25分）和理論知識（100道題，100分）。職業(yè)道德考試分兩部分，一部分為職業(yè)道德基礎(chǔ)理論與知識部分，（第一至十六題），第二部分為職業(yè)道德個人表現(xiàn)部分，（第十七至二十五題）；關(guān)于第一部分是單選題與多選題，考試內(nèi)容基本上在國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程職業(yè)道德教材里面。關(guān)于第二部分為職業(yè)道德個人表現(xiàn)部分為離散選擇。例如，18，上班路上，你碰到一個生病老人時（）。 A，加快腳步走開。B，趕緊上前幫助。C，當(dāng)做什么事也沒有發(fā)生。，沒有什么感覺。答案是A:0,B:1,C:0,D:-0.1。所以，職業(yè)道德考題不難，認(rèn)真看看教材與考題，有所重視，一般都能通過。希望大家把這兩年的考題看一看案。理論知識部分滿分分，單選題分，多選題。內(nèi)容基本上在秘書基礎(chǔ)知識部分與秘書三級秘書教材里面?；A(chǔ)知識占30%左右，三級秘書實務(wù)占70%左右。所以，同學(xué)們要認(rèn)真看書，把能夠出單選與多選的題都劃出來看。另外如果要把握考試的知識點，最好把這幾年的考題歸一個類，就會發(fā)現(xiàn)不僅許多考題有重復(fù)性，考點也有重復(fù)性。這就使我們在全面復(fù)習(xí)的基礎(chǔ)上容易抓住重點。這里最好列一個表格。案例分析即錄像題有2道，總分分，第一題分，第二題分。錄像題即情景模擬：第一題，錄像反映了三級秘書工作時的情景，請仔細(xì)觀察三級秘書的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個人行為，找出其中至少10個正確點或不妥之處。（每題連續(xù)播放兩遍，應(yīng)至少找出10處正誤點）。第二題，錄像反映了三級秘書工作時的情景，請仔細(xì)觀察三級秘書的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個人行為，找出其中至少15個正確點或不妥之處。（每題連續(xù)聽兩遍，應(yīng)至少找出15處）。工作實務(wù)也稱操作題，是用來解決秘書工作存在的問題的。要求考生對卷面提出的工作任務(wù)進(jìn)行書面回答?？碱}內(nèi)容在三級秘書實務(wù)這本書里（第題20分，第題第題，每題15分，共50分），一張卷子100分。由此看出，職業(yè)道德、基礎(chǔ)知識、三級秘書實務(wù)三本書，三級秘書實務(wù)是學(xué)習(xí)的重中之重。考卷的難易度，三份試卷的組成難度，總體上為中等：低難度試題占20%，中等難度試題占70%，高難度試題占10%。涉外秘書增加外語考核部分，秘書職業(yè)資格二級增加業(yè)績評估部分。秘書考試成績的計算：秘書(五級、四級、三級、二級)兩部分都達(dá)到及格線為及格，兩部分平均分及格但有一個模塊成績不及格者，其合格成績保留一次有效，保留期內(nèi)可自愿申請參加一次不及格模塊所在考試段的補考。兩部分都不及格需重考。下面簡單講一下看書與聽課的關(guān)系，重點與非重點的關(guān)系，基礎(chǔ)與沖刺的關(guān)系。關(guān)于看書與聽課的關(guān)系。僅看聽課課件中的知識點是不夠的，應(yīng)結(jié)合考卷分析考試的知識點，通過考卷分析發(fā)現(xiàn)，單選與多選的考點是很細(xì)的，所以在聽講以后還應(yīng)多看書。其次，關(guān)于重點與非重點的關(guān)系。從試卷歸類分析，歷年考試點集中的地方也是重復(fù)考試的地方，當(dāng)然也是重點。但是，由于試題庫抽題，試題的面一定廣，所以，我們認(rèn)為復(fù)習(xí)考試應(yīng)該全面撒網(wǎng)，重點突破。因為根據(jù)經(jīng)驗，重復(fù)題、重點題單選多選就三十分左右。所以，還應(yīng)全面看書。第三，關(guān)于基礎(chǔ)與沖刺的關(guān)系。考前一星期，進(jìn)行沖刺，之前抓基礎(chǔ)。沖刺的一個重要內(nèi)容就是大量做題。我們會給大家配題的。下面我們講秘書基礎(chǔ)知識的具體內(nèi)容。第一章 文書基礎(chǔ)文書是一個概括性的名詞，指的是一種記錄信息、表達(dá)意圖的文字材料。古往今來，人們通過書寫和制作文書來記錄信息，利用傳遞文書來彼此相互交流信息，利用公布文書對公眾發(fā)布信息等等?？梢姡臅侨藗冇脕碛涗浶畔?、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。而秘書工作中運用的文書被稱為應(yīng)用文書，它有其特定的格式與制發(fā)程序，是為秘書工作服務(wù)的。第一節(jié) 應(yīng)用文書的概念與制發(fā)程序一、應(yīng)用文書的含義與分類（標(biāo)記） 應(yīng)用文書是指各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及個人處理事務(wù)的時候經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體總稱。它的任務(wù)也是記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的。但必須通過一定的格式記錄信息、交流信息和發(fā)布信息才有效。所以，為了工作方便，各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及個人處理在處理事務(wù)中都用得著應(yīng)用文書。我們知道，單位有事，一個一個進(jìn)行通知，比寫一張通知麻煩多了。中央的會議精神如果不是用通報的文種傳達(dá)到各個單位是無法讓下面單位或個人了解的?？偛荒?3億人坐在一起開個會或給13億人一個一個口頭傳達(dá)吧？所以應(yīng)用文書的作用是不言而喻的。因此，應(yīng)用文書是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及個人處理事務(wù)的時候的好幫手。，人們特別是秘書必須學(xué)會擬寫應(yīng)用文書。秘書應(yīng)用文書主要有行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書3類。 行政文書是指行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。行政公文的文種是指國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法所規(guī)定的命令（令）、決定、公告、通知、通告、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等13種行政公文。但是在現(xiàn)實生活中，行政公文文種的使用遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了行政機關(guān)，在商務(wù)、科技、司法等領(lǐng)域也廣泛使用，因此，行政公文也稱通用公文。39，通用公文的格式要素可劃分為：眉首、主體和（） A附注 B附件 C主題詞 D版記 41，應(yīng)當(dāng)在公文中最后一個抄送機關(guān)的后面（） A標(biāo)句號 B標(biāo)分號 C標(biāo)冒號 D不標(biāo)注標(biāo)點符號 事務(wù)文書是指機關(guān)、單位、團(tuán)體和個人為處理 。本章主要闡述傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿等事務(wù)文書。 商務(wù)文書是指機關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書。本章主要闡述意向書、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同等。 我們看這么一道題：例：下面屬于行政公文的是（）A.通知、決定、報告、會議紀(jì)要 B.通知、決定、調(diào)查報告、會議紀(jì)要C.通知、決議、調(diào)查報告、會議紀(jì)要 D.通知、決定、總結(jié)、會議紀(jì)要答案：A解析：調(diào)查報告和總結(jié)屬于事務(wù)公文 “市場調(diào)查報告”是提供給領(lǐng)導(dǎo)決策參考的，因此，它的落腳點應(yīng)在（） A、建議部分 B、情況部分 C、回顧部分 D、預(yù)測部分 二、通用公文的制發(fā)程序（何謂制發(fā)？發(fā)文辦理。暫時以制作發(fā)行來理解） 通用公文是因為是官方文書，具有法律效力,因而是有著嚴(yán)格的制發(fā)程序的。通用公文的制發(fā)又叫發(fā)文辦理。主要有草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。我們主要介紹草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核四部分。草擬就是擬寫公文草稿。秘書草擬公文的要求是： （1）、文稿要符合國家的法律、法規(guī)、及其他有關(guān)規(guī)定。所以，秘書基礎(chǔ)知識第六章專門講述秘書應(yīng)掌握的法律法規(guī)。實際上，秘書還應(yīng)該掌握與工作有關(guān)的政策。 （2）、草擬文稿要情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。 （3）、文稿中人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。如果出了問題，就會傳遞錯誤信息。 （4）、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”,第四層為“（1）”。 （5）、應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。 （6）、文內(nèi)使用簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。 （7）、公文中的數(shù)字。除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。以上這些都是秘書在草擬文稿的時候必須解決的問題。審核就是對公文稿進(jìn)行審查核定。文稿草擬以后，高一級秘書負(fù)責(zé)對文稿進(jìn)行審核。審核的重點是：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合辦法的規(guī)定等。62、文稿審核是文稿（）前的最后一道文字工序。 A、簽發(fā) B、復(fù)核 C、繕印 D、分發(fā)(2008年5月單選題) 93、文稿審核中發(fā)現(xiàn)的（）可以直接修改 A、錯字 B、漏字 C、不對的符號 D、不對的標(biāo)點(2008年5月多選題) 簽發(fā)就是負(fù)責(zé)人對已審核的文稿予以審定、簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。我們看這么一道題：例：決定公文文稿能否生效的環(huán)節(jié)是（） A.擬辦 B.審核 C.簽發(fā) D.批辦 答案：C 解析：簽發(fā)就是負(fù)責(zé)人對已審核的文稿予以審定、簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。例如 文稿審核是文稿( )前的最后一道文字工序。 A、簽發(fā) B、復(fù)核 C、繕印 D、分發(fā)解析：簽發(fā)就是負(fù)責(zé)人對已審核的文稿予以審定、簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。復(fù)核就是再一次對公文制發(fā)的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行審查核對。 復(fù)核的重點是：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一，規(guī)范等。復(fù)核是發(fā)文過程的最后一道把關(guān)環(huán)節(jié)。（以上為第一講講稿） 第二講 通用公文的格式 下面我們講 第二節(jié) 應(yīng)用文書的格式應(yīng)用文書的格式包括通用公文、事務(wù)文書與商務(wù)文書的格式。一、通用公文的格式通用公文的格式是指指通用公文的外觀樣式。即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。作為國家機關(guān)或政府行為，通用公文的格式確保其行文的嚴(yán)肅性，必須認(rèn)真遵守。這類似于過去皇帝的圣旨，有其固定的格式。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布了國家行政機關(guān)公文格式，是我國目前學(xué)習(xí)、運用公文格式的唯一標(biāo)準(zhǔn)。（大家可以打開基礎(chǔ)知識教材12頁）（一）通用公文用紙和印裝規(guī)格（標(biāo)記）（1）公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙。其幅面尺寸為210mm*297mm.（2）公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm+1mm；公文用紙訂口（左白邊）為28mm+1mm；版心尺寸為156*225mm（不含頁碼）。（3）文字符號從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行。每行排28個字。（4）公文左側(cè)騎馬訂或平訂，不掉頁；后背平整、不空。此為騎馬訂、平訂、鎖線膠訂、無線膠訂圖.（二）通用公文中各要素標(biāo)識規(guī)則(重點)通用公文的格式要素可劃分為眉首、主體、版記3部分。1.眉首。公文眉首部分包括公文份數(shù)序號、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人（會簽人）和紅色反線等要素。編制公文序號時應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位數(shù)，但至少不低于兩位，既“1”編為“01”秘密等級目前分為“絕密”“機密”“秘密”三級，如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，保密期限也一樣，不過秘密等級與保密期限用黑實五角星隔開。緊急程度，是指文件送達(dá)和承辦的時限要求，分“特急”“急件”兩種。如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，如需標(biāo)識秘密等級的話，秘密等級標(biāo)識在版心右上角第一行，緊急程度標(biāo)識在版心右上角第二行。對于平行文與下行文來說，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣25mm，上行文則標(biāo)識至上邊緣80mm，一般采用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。發(fā)文字號，由發(fā)文機關(guān)代字，年份和序號組成。如：國發(fā)辦20065號發(fā)文字號用3號仿宋體標(biāo)識。發(fā)文字號位置有兩種形式，一是平行文，下行文的發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，劇中排列；另一是上行文的發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，居左空1字。100、發(fā)文字號“國發(fā)（2007）23號”包含的要素有（）。 A、發(fā)文機關(guān)B序號 C、年份 D、文種紅色反線標(biāo)識在發(fā)文字號之下的4mm處，其長度與版心等寬，既156mm2.主體。公文主體部分包括公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。公文標(biāo)題位于紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可1行或多行居中排列下列公文標(biāo)題可以使用標(biāo)點符號的是（） A、規(guī)章 B、指令 C、公告 D、決定 主送機關(guān)在標(biāo)題下空1行并用3號仿宋體標(biāo)識，左側(cè)頂格，標(biāo)點符合的用法：同類機關(guān)之間用頓號，不同類之間用逗號。末端標(biāo)全角冒號。101、下列四組機關(guān)部門中，可以聯(lián)合行文（） A、省人民政府、省民政廳、省公安廳 B、中共中央，國務(wù)院，中央軍委 C、市公安局、市衛(wèi)生局、市人事局 D、教育部、文化部、國家語委（2008年5月多選題） 正文位于主送機關(guān)下1行，采用3號仿宋體附件，應(yīng)在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體標(biāo)識“附件”，其后標(biāo)全角冒號和附件名稱成文日期：1.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)2、會議討論通過的，以通過日期為準(zhǔn)3、須經(jīng)上級或立法機關(guān)批準(zhǔn)的，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字標(biāo)全年、月、日；零寫作“O”印章是公文的生效標(biāo)識。聯(lián)合上行文時由主辦機關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下行文時，所有發(fā)文機關(guān)要加蓋印章，蓋章應(yīng)端正，印文要清晰，一律用紅色。 落款的書寫位置一般位于成文日期上一行。3.版記。公文版記部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、片刻中的反線 等要素。一份文件的主題詞標(biāo)引，除類別詞外，最多不超過5個。“主題詞”三字用3號黑體字居左頂格標(biāo)識，其后標(biāo)全角冒號。詞目用3號小標(biāo)宋體字。詞目之間空1字書寫，不可用逗號取代空格。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期同占一行，位于“抄送”之下，無抄送的在主題詞下，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，印發(fā)機關(guān)用3號仿宋體標(biāo)識，印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。（三）通用公文的特定格式通用公文的特定格式有3種，即信函式格式、命令格式、會議紀(jì)要式格式。1.信函式格式在信函式格式中，發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣上布邊的距離為30mm，用小標(biāo)宋體字，字號大小不超過22mm*15mm；發(fā)文機關(guān)名稱后不加“文件”二字。45、下列不符合信函格式要求的是（）。 A、發(fā)文機關(guān)不加“文件”二字 B、發(fā)文字號在武文線下版心右上角 C、首頁應(yīng)顯示頁碼 D、發(fā)文機關(guān)名稱只能標(biāo)識全稱(2008年5月單選題)發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條橫線（武文線），線長170mm,距下頁邊20mm處為一條橫線（文武線），線長170mm，發(fā)文機關(guān)名稱和雙線均為紅色。2.會議紀(jì)要式格式國家行政機關(guān)公文格式條文釋義指出，國家標(biāo)準(zhǔn)中的會議紀(jì)要格式主要是針對國家行政機關(guān)的辦公紀(jì)要而言，至于用作公文種類的會議紀(jì)要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發(fā)，并在植中顯示。在會議紀(jì)要格式中，會議紀(jì)要眉首部分的“發(fā)文機關(guān)標(biāo)識”處，不是“*文件”而由“*會議紀(jì)要”組成，用紅色小標(biāo)宋體字。 第三講 應(yīng)用文書的要素寫好應(yīng)用文書，必須從四大要素即材料、結(jié)構(gòu)、主題與語言入手，因此，下面我們講應(yīng)用文書的四大要素。一、材料材料是指作者為了某一寫作目的，收集、攝取以及寫入文章之中的一系列事實或依據(jù)。材料運用有4個環(huán)節(jié)，即材料的占有、鑒別、選擇和使用。（一）材料的占有（標(biāo)記）占有材料有兩種途徑：一是親身經(jīng)歷所獲；二是調(diào)查閱讀所獲。占有材料的要求是，時間不分古今（歷史和現(xiàn)實的材料）；地域不分中外（中國和外國的材料）；性質(zhì)不分正反（正面和反面的材料）；類別不分點面（具體和概括的材料）?？傊加械牟牧显蕉嘣胶?。（二）材料的鑒別（標(biāo)記）鑒別就是對材料進(jìn)行分析，比較的研究過程。（三）材料的選擇（標(biāo)記）選擇材料有4項原則：1.圍繞主題選擇材料2.選擇典型材料3.選擇真實準(zhǔn)確的材料4.選擇生動新穎的材（四）材料的使用（標(biāo)記）用材要注意兩點：1.恰當(dāng)安排材料的先后順序2確定材料的詳略程度二、主題（標(biāo)記）（一）主題的概念（標(biāo)記）所謂主題，即作者在說明問題、發(fā)表主張或反映生活現(xiàn)象時，通過文章全部內(nèi)容所表達(dá)出來的基本觀點或中心思想。（二）確立主題的依據(jù)（標(biāo)記）確立主題應(yīng)依據(jù)以下兩點：1.以寫作目的為立意依據(jù)2.以材料本身的意義為立意依據(jù)（三）對主題的要求（標(biāo)記）1.正確對公文來說，主題的“正確”體現(xiàn)在與黨、國家的法律、法令、方針、政策相符合上，體現(xiàn)在與上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖相符合上。如果不相符合，或出現(xiàn)些微偏差，就難以發(fā)揮公文的作用，從而不能使其成為治理社會、管理國家、管理機關(guān)的工具。對其他應(yīng)用文書來說，作者闡明的觀點，提出的見解，發(fā)表的主張，應(yīng)能“正確”反映社會、部門的真實面貌，能經(jīng)受住實踐的檢驗。2.深刻3.新穎4.集中三、結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)是指文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造。（一）結(jié)構(gòu)的內(nèi)容（標(biāo)記）結(jié)構(gòu)的內(nèi)容有：標(biāo)題、開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡、照應(yīng)等。1.標(biāo)題標(biāo)題是文章的命名。鮮明、準(zhǔn)確的標(biāo)題能夠給讀者留下深刻的印象。應(yīng)用文書的標(biāo)題的基本模式有兩種：（1）公文式標(biāo)題。國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要的概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)?！币虼?，公文標(biāo)題的構(gòu)成通常是：“發(fā)方機關(guān)+事由+文種”。 不少非公文也常常采用公文式標(biāo)題，以求明確實用。（2）一般文章式標(biāo)題。一般文章式標(biāo)題常用于簡報、調(diào)查報告、總結(jié)、述職報告等事務(wù)文書。它可分為單標(biāo)題與雙標(biāo)題兩種。2開頭常用的開頭方式有4種：（1）概述式。指概括敘述有關(guān)情況或背景材料的開頭方式。（2）目的式。指闡述發(fā)文的意義、宗旨作為開頭的方式。（3）開門見山式。指開篇直入內(nèi)容或主題的開頭方式。（4）引述來文式。指引述對方來文、來電的標(biāo)題與發(fā)文字號作為開頭的方式。3.層次層次指的是文章思想內(nèi)容的表現(xiàn)次序。它是作者開展步驟的體現(xiàn)出作者邏輯思想的功力。常見的層次方式有；（1）總分式。指各個層次之間表現(xiàn)為先“總”后“分”或先“分”后“總”的結(jié)構(gòu)方式。（2）并列式。指各個層次之間的邏輯關(guān)系互為并列的結(jié)構(gòu)形式。（3）遞進(jìn)式。指各個層次之間由淺入深、層層深入的結(jié)構(gòu)形式。（4）因果式。指各個層次之間按前因后果或后果前因順序安排的結(jié)構(gòu) 形式。（5）時序式。指以時間先后為序，按照事情的發(fā)生、發(fā)展、變化過程安排層次的方式。（6）三段式。指公文常常采用的3層次結(jié)構(gòu)形式，即發(fā)文緣由。事項與尾語。4.段落段落是構(gòu)成文章的基本單位，是文章思想內(nèi)容在表達(dá)時由于轉(zhuǎn)折、強調(diào)、間歇等情況所造成的文字停頓，俗稱“自然段”。分段的目的在于有步驟地顯示、表達(dá)主題。在語言形式上是以開頭和換行為標(biāo)志。常用的段落方式有：（1）提行式。指以另起行表示內(nèi)容轉(zhuǎn)換的方式。（2）條款式。指以序數(shù)為標(biāo)志，按不同意思分條列項劃段的方式，又稱條文式。（3）篇段合一式。指一篇文章為一段的劃段方式。1.過渡過渡是指上下文之間的銜接、轉(zhuǎn)換。過渡在文章中起承上啟下作用。常用的方式有：（1）過渡詞。（2）過渡句。（3）過渡段。2.照應(yīng)照應(yīng)是指前后內(nèi)容上的關(guān)照、呼應(yīng)。照應(yīng)并非簡單的文字重復(fù)，而是根據(jù)事物的內(nèi)在聯(lián)系所作的有意識有計劃的強調(diào)和反復(fù)，它在一定程度上表現(xiàn)了內(nèi)容的發(fā)展變化和思想的逐步深入，增強了文章的整體感。常用的照應(yīng)方式有：（1）首尾照應(yīng)。指文章開頭與結(jié)尾照應(yīng)。（2）文題照應(yīng)。包括多種形式，主要有：文章內(nèi)容與標(biāo)題照應(yīng)；文章主題與標(biāo)題照應(yīng)；文章開頭與標(biāo)題照應(yīng)；文章結(jié)尾與標(biāo)題照應(yīng)等。（3）行文前后照應(yīng)。指圍繞主題，行文中多次照應(yīng)。3.結(jié)尾應(yīng)用文結(jié)尾的目的是強化主題、明確任務(wù)，以達(dá)到預(yù)期的應(yīng)用目的。常用 的結(jié)尾方式有5種：（1）強調(diào)式。指對正文中的主要問題作強調(diào)說明，以強化讀者印象的結(jié)尾方式。（2）期求式。指在正文結(jié)束后表達(dá)期求愿望的結(jié)尾方式。（3）希望式。指在正文結(jié)束后向讀者提出要求，號召或希望的結(jié)尾方式。（4）說明式。指在文書結(jié)尾處補充說明某些內(nèi)容的結(jié)尾方式。（5）禿尾。是沒有結(jié)尾的結(jié)尾。（二）對結(jié)構(gòu)的要求（標(biāo)記）對結(jié)構(gòu)的要求有4點：1.嚴(yán)謹(jǐn)嚴(yán)謹(jǐn)，一是指思維縝密、無懈可擊；二是指組織嚴(yán)密、無破綻可查。2.自然是指結(jié)的撰藝術(shù)如行云流水，無人工雕鑿斧削痕跡。3.完整指結(jié)構(gòu)主干飽滿，首尾圓合。4.統(tǒng)一指形式和諧，通篇一貫。四、語言語言，是人類特有的用來表達(dá)意思、交流思想的工具，是一種特殊的社會現(xiàn)象，由語音、詞匯各語法構(gòu)成的一定系統(tǒng)，文章的表現(xiàn)工具就是語言。（一）運用語言的標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)記）1.準(zhǔn)確。就是要求語言含義清楚，詞語內(nèi)涵外延明確。2.簡潔。是說語言簡明扼要，沒有多余的話。3.平實。是指語言平易實在、樸素規(guī)范。（二）應(yīng)用文書專用語言（標(biāo)記）常見的有以下8類：1.開頭用語。用于說明發(fā)文緣由，包括意義。根據(jù)，或介紹背景材料及情況等。如:為了、根據(jù)、鑒于。2.承啟用語。用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù).決定、依據(jù).公告如下3.引述用語。用于批復(fù)或復(fù)函引述來文作為依據(jù)的用語。如：收悉、文悉4.批轉(zhuǎn)用語。用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)通知時的用語。如：批示、閱批、轉(zhuǎn)發(fā)5.稱謂用語。對各機關(guān)稱謂的簡稱。如：我部、貴局6.經(jīng)辦用語。表明工作處理過程或情況。如：未經(jīng)、業(yè)經(jīng)、施行、會議聽取了7.表態(tài)用語。用于表態(tài)的語言。如：不同意、不可、批準(zhǔn)8.結(jié)尾用語。用于請示、函、報告、批復(fù)、復(fù)函。如：當(dāng)否、清批示、妥否第四講第二章 辦公自動化基礎(chǔ) 現(xiàn)在,秘書工作中辦公自動化已越來越明顯,計算機知識對于秘書工作也越來越重要。 一個優(yōu)秀的秘書必須掌握辦公自動化知識。本章講述計算機基礎(chǔ)知識，常用辦公軟件的應(yīng)用及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用常識。由于使用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的同學(xué)已經(jīng)有了一定的計算機知識基礎(chǔ)，本章的講述僅以應(yīng)對考試為目的。希望同學(xué)們對照教材利用計算機多實踐。第一節(jié)計算機基礎(chǔ)知識計算機是一種能對各種數(shù)字化信息進(jìn)行處理的工具。它包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。計算機系統(tǒng)可以協(xié)助人們獲取信息、處理信息、存儲信息和傳遞信息。是秘書信息工作的得力助手。 一、計算機的硬件系統(tǒng)計算機硬件系統(tǒng)是指組成一臺計算機的各種物理設(shè)備。硬件是計算機進(jìn)行工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。從外觀上看，計算機可分為主機箱和外部設(shè)備兩大部分從功能上看，計算機可分為運算器，控制器，存儲器，輸入設(shè)備和輸出設(shè)備。運算器，控制器組成CPU即中央處理器。是計算機的核心部件，對計算機整體性能起決定作用。計算機主要技術(shù)指標(biāo)通常是指（） A、硬盤容量的大小 B、顯示器的分辨率、打印機的配置 C、所配備的系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢 D、CPU的主頻和運算速度、字長、存儲容量二、計算機的軟件系統(tǒng)計算機的軟件系統(tǒng)是指在硬件設(shè)備上運行的各種程序以及有關(guān)的資料。軟件系統(tǒng)分為：系統(tǒng)軟件（必備軟件），主要有操作系統(tǒng)應(yīng)用軟件，它是專業(yè)人員為各種應(yīng)用目的而開發(fā)的程序。三、計算機的日常使用與維護(hù)（一）啟動與關(guān)機1.開關(guān)機順序：先開顯示器等外部設(shè)備電源，后主機電源，關(guān)機相反。2.啟動：冷啟動是指計算機在沒有接通電源的情況下進(jìn)行啟動。熱啟動是指計算機在通電情況下啟動。（二）“死機”的處理死機是一種不可能由操作系統(tǒng)恢復(fù)的計算機運行故障狀態(tài)。唯一恢復(fù)辦法是重新啟動系統(tǒng)。計算機死機應(yīng)進(jìn)行熱啟動。51、下列關(guān)于“死機”的描述，錯誤的是（）。 A、當(dāng)顯示器黑屏?xí)r，就意味著計算機已經(jīng)“死機” B、“死機”是一種不可能由操作系統(tǒng)恢復(fù)的計算機運行故障狀態(tài) C、操作系統(tǒng)本身存在缺陷是造成“死機”的一種重要原因 D、計算機“死機”時應(yīng)該進(jìn)行熱啟動(2008年5月單選題)（三）常規(guī)硬件維護(hù)計算機必須進(jìn)行常規(guī)清理，因為在顯示器、主機箱表面及其它外部設(shè)備都會出現(xiàn)灰塵。計算機常規(guī)清理應(yīng)注意的事項：（1）首先要關(guān)閉主機及所有外部設(shè)備的電源。（2）使用柔軟干凈的濕布，難以清除的污漬可以使用中性清潔劑。（3）擦拭鍵盤時，注意不要讓液體灑到鍵盤上。（4）機械式鼠標(biāo)在使用一段時間后，滾動球上附著的灰塵會進(jìn)入鼠標(biāo)內(nèi)部，導(dǎo)致鼠標(biāo)靈敏度降低。只需要把鼠標(biāo)球取出用濕布擦干凈并晾干后再重新裝好即可。使用光電式鼠標(biāo)注意不要把鼠標(biāo)放在強光下照射，否則會影響鼠標(biāo)指針的移動。（四）軟件系統(tǒng)的維護(hù)1.清理磁盤操作步驟：在windows開始菜單中選擇“所有程序”“附件”“系統(tǒng)工具”“磁盤清理”選擇要清理的驅(qū)動器“確定”。2.整理碎片操作步驟：在windows開始菜單中選擇“程序”“附件”“系統(tǒng)工具”“磁盤碎片整理程序” 選擇要整理的硬盤“碎片整理”。3.檢查磁盤 運行方法是：在“我的電腦”窗口中選定要檢查的驅(qū)動器，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”，出現(xiàn)磁盤屬性對話框，單擊“工具”選項卡，單擊“開始檢查”按鈕，系統(tǒng)即開始檢查磁盤。（三）計算機病毒計算機病毒，是指編制或者在計算機程序中插入的破壞計算機功能或者毀壞數(shù)據(jù)，影響計算機使用，并能自我復(fù)制的一組計算機指令或者程序代碼。1.計算機病毒的特征：（1）傳染性（2）隱蔽性（3）潛伏性（4）破壞性（5）不可預(yù)見性。例：計算機病毒不具備（）A.自生自滅 B.干擾或破壞性 C.自我復(fù)制 D.傳染性答案：A解析：計算機病毒具有傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性2.計算機病毒的防治一般應(yīng)注意以下幾點： （1）不濫用磁盤，盡量做到專機專用、專盤專用。 （2）不要運行來路不明的軟件，盜版軟件是沒有任何保障的，很可能隱藏病毒。 （3）安裝防病毒軟件，運行病毒防火墻，實時監(jiān)視病毒的入侵和感染。使用正版殺毒軟件。 （4）不要打開來歷不明的郵件。 （5）對重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。 第五講 第二節(jié) Windows XP 操作系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ) 了解了計算機基礎(chǔ)知識以后,我們再了解計算機Windows XP 操作系統(tǒng)。首先我們了解Windows XP 的工作界面。 一、Windows XP 的工作界面（一）Windows XP桌面布局所謂桌面，就是指啟動Windows XP后的整個屏幕。桌面由（背景畫面）、（快捷圖標(biāo)）和（任務(wù)欄）組成。-填空題任務(wù)欄一般出現(xiàn)在桌面的下方，它由（開始）按鈕、（應(yīng)用程序）欄和（通知）欄組成。（可能出填空題）。 應(yīng)用程序欄顯示已經(jīng)啟動的應(yīng)用程序名稱。通知欄顯示時鐘等系統(tǒng)當(dāng)時的狀態(tài)。（二）Windows窗口（關(guān)于這部分，同學(xué)們看書并在計算機上實踐就行） Windows有兩種不同類型的窗口，即應(yīng)用程序窗口和文檔窗口。1.Windows窗口基本組成元素幾乎所有的Windows窗口都具有下列共同的特征：（1）標(biāo)題欄。（2）菜單欄。緊挨標(biāo)題欄下方的是菜單欄。（3）工具欄。（4）邊框。（5）滾動條。有垂直滾動條和水平滾動條兩種。（6）狀態(tài)欄。（7）工作區(qū)。2.Windows窗口基本操作（1）移動窗口。怎樣移動窗口？將鼠標(biāo)指針移到窗口的“標(biāo)題欄”，按下鼠標(biāo)左鍵不放，移動鼠標(biāo)到所需要的地方，此時屏幕上會出現(xiàn)一個虛線框，松開鼠標(biāo)左鍵，即可移動窗口。（2）改變窗口的大小。怎樣改變窗口大小？鼠標(biāo)指印移到窗口的邊框或角上，鼠標(biāo)指印自動變?yōu)殡p箭頭開關(guān)，按下左鍵即可以改變窗口的大小。（3）滾動窗口的內(nèi)容.怎樣滾動窗口內(nèi)容？通過單擊滾動箭頭或拖動滾動塊可以控制窗口中內(nèi)容上下左右滾動。（4）切換窗口。怎樣切換窗口？在所需切換的窗口還沒有完全被擋住時單擊所需要的窗口即可完成切換。也可以用鼠標(biāo)單擊“任務(wù)欄”上窗口圖標(biāo)。（5）排列窗口。窗口的排列方式有（層疊）、（橫向平鋪）和（縱向平鋪）3種。-填空題用鼠標(biāo)右鍵單擊“任務(wù)欄”的空白處，在彈出的快捷菜單中可以選擇窗口的排列方式。（三）Windows對話框Windows系統(tǒng)為了完成某項任務(wù)需要從用戶那里得到更多的信息時，變會顯示一個對話框。當(dāng)用戶執(zhí)行后面帶有省略號的菜單命令時，就會出現(xiàn)一個對話框。對話框中的組成元素有：（1）標(biāo)題欄。（2）文本框。（3）數(shù)值框。（4）列表框。（5）下拉式列表框。（6）單選按鈕。（7）復(fù)選框。（8）滑塊。（9）命令按鈕。對話框分為兩類：一類是模態(tài)對話框；另一類是非模態(tài)對話框。（四）Windows菜單（關(guān)于這部分，同學(xué)們看書并在計算機上實踐就行）1.菜單的種類Windows中的菜單主要有（開始菜單）、（控制菜單）、（快捷菜單）、（下拉菜單）以及級聯(lián)菜單等。（1）開始菜單。在Windows XP中，任務(wù)欄的左側(cè)有一個“開始”按鈕，單擊它可以打開“開始”菜單。（2）控制菜單。每個窗口都有一個控制菜單，包括窗口處理的各種功能。（3）快捷菜單。將鼠標(biāo)指向某個已經(jīng)選中的對象或屏幕的某個位置，單擊鼠標(biāo)右鍵即可打開一個快捷菜單?？旖莶藛尉哂泻軓姷尼槍π?，對于不同的操作對象，菜單內(nèi)容會有很大的差異。（4）下拉菜單。位于應(yīng)用程序窗口上方的菜單欄，均采用下拉式菜單方式。（5）級聯(lián)菜單。級聯(lián)菜單不是一個獨立的菜單，是由菜單中的一個功能選項擴(kuò)展出來的下一級子菜單，并多層嵌套。2.菜單的約定 二、文件管理（關(guān)于這部分，同學(xué)們看書并在計算機上實踐就行）windowsXP具有哪些文件管理功能？Windows XP是一個面向?qū)ο蟮奈募芾硐到y(tǒng)，具有完善的文件管理功能，可以對文件以及文件夾進(jìn)行創(chuàng)建、復(fù)制、移動、刪除、重命名、查找以及查看等操作。（八）Windows資源管理器的使用1.資源管理的啟動如何開始資源管理器的啟動？（1）從“開始”按鈕啟動資源管理器。 （ 2）使用快捷菜單啟動資源管理器。例:下列操作中，無法打開Windows資源管理器窗口的是|（）A.用鼠標(biāo)右鍵單擊桌面上的“我的電腦”圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令B.用鼠標(biāo)右鍵單擊“開始”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令C.用鼠標(biāo)右鍵單擊桌面上的“回收站”圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令D.用鼠標(biāo)右鍵單擊“任務(wù)欄”的空白處，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”答案：D解析：ABC均可打開，但D是不能打開的54、在Windows資源管理器窗口中，要修改已選定文件夾的名稱，下列操作中，不能實現(xiàn)改名操作的是（）。、 A、單擊“文件”菜單中的“重命名”命令 B、兩次單擊該對象的名稱 C、右單擊該對象，然后單擊快捷菜單中的“重命名”命令 D、單擊該對象的圖標(biāo)（2008年5月單選題）2.資源管理器的窗口布局3.資源管理器的使用方法？（1）查看文件及文件夾。具體方法是：先在左窗格中打開相應(yīng)的文件夾，然后選擇“查看”菜單中具體選項命令。其中又有：1）縮略圖方式。2）平鋪方式。3）圖標(biāo)方式。4）列表方式。5）詳細(xì)信息方式。（2）打開文件夾中的對象。三、程序管理（一）啟動程序（1）使用快捷方式。如果用戶在“開始”菜單中、桌面上或某個文件夾中曾經(jīng)創(chuàng)建過某程序的快捷方式，那么只需要雙擊議程序的快捷方式即可。（2）選擇“開始”菜單中的“運行”命令。（3）在“我的電腦”或“Windows資源管理器”中雙擊程序圖標(biāo)。（4）通過文檔啟動程序。從“我的電腦”或“Windows資源管理器”窗口中直接雙擊文檔圖標(biāo)，也可啟動應(yīng)用程序。（二）切換程序在Windows XP中切換應(yīng)用程序也有多種方法：（1）是通過任務(wù)欄切換。單擊任何一個應(yīng)用程序圖標(biāo)，該應(yīng)用程序被打開，全置于屏幕最上層。還可以通過快捷鍵“Alt”+"Tab"進(jìn)行切換。（2）如果用戶要看的應(yīng)用程序窗口被當(dāng)前窗口覆蓋住，但用戶可以看見它，可單擊該窗口的任何部位，窗口即成當(dāng)前窗口。（三）安裝與卸載應(yīng)用程序1.如何安裝程序？除了直接從軟盤或光盤上復(fù)制或運行安裝程序的方法外，Windows XP還提供了自動添加/刪除程序的功能。具體操作方法是：（1）打開“控制面板”，單擊“添加/刪除程序”圖標(biāo)，將會出現(xiàn)“添加或刪除程序”對話框。（2）單擊“添加新程序”按鈕，右邊顯示了兩種選擇：從CD-ROM或軟盤安裝程序、從Microsoft添加程序。一般都是從光盤或軟盤上添加程序，選擇“CD或軟盤”按鈕，系統(tǒng)會提示插入安裝盤。（3）插入安裝盤，然后單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)開始在軟盤或光盤中查找安裝程序。（4）確定安裝程序后，單擊“安裝”按鈕開始安裝。2.如何卸載程序？（1）通過調(diào)用該應(yīng)用程序組自己的卸載程序。具體操作方法是：在“開始”菜單“所有程序”級聯(lián)菜單中的程序組里找到卸載程序單擊即可。（2）利用控制面板的“添加/刪除程序”進(jìn)行應(yīng)用程序的卸載。（3）如果在“當(dāng)前安裝的程序”選項卡的列表中沒有該程序，還可以檢查該程序民在的文件夾，查找標(biāo)記為Remove或Uninstall的卸載程序，雙擊即可卸載。（四）創(chuàng)建和使用快捷方式在桌面上創(chuàng)建快捷方式的方法是：（1）在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“新建”“快捷方式”命令，打開“創(chuàng)建快捷方式”的對話框。（2）單擊“瀏覽”按鈕，在出現(xiàn)的“瀏覽”對話框中，選擇要創(chuàng)建快捷方式的對象，然后單擊“打開”按鈕，返回“創(chuàng)建快捷方式”對話框。（3）單擊“下一步”按鈕，彈出“選擇程序標(biāo)題”對話框。輸入快捷方式的名稱，然后單擊“完成”按鈕，新創(chuàng)建的快捷方式將出現(xiàn)在桌面上。四、Windows XP的其他常用操作（一）修改系統(tǒng)上期和時間具體操作方法：（1）雙擊任務(wù)欄上狀態(tài)指示器中顯示時間的位置，打開“日期/時間屬性”對話框。（2）在“時間和日期”選項卡中可以對時間、日期等信息進(jìn)行設(shè)置；在“時區(qū)”選項卡中可以選擇正確的時區(qū)；在“Internet時間”選擇卡中可以使計算機時鐘同Internet時間服務(wù)器同步。（二）使用屏幕保護(hù)程序具體設(shè)置方法是：（1）在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“顯示屬性”對話框。選擇“屏幕保護(hù)程序”選項卡。（2）單擊該選項卡中的“屏幕保護(hù)程序”下拉列表，選取一種屏幕保護(hù)程序，單擊“預(yù)覽”按鈕，可顯示該屏幕保護(hù)程序的動態(tài)演示外觀；單擊“設(shè)置”按鈕，自定義該屏幕保護(hù)程序的顯示選項；利用“等待”按鈕設(shè)置系統(tǒng)啟動屏幕保護(hù)程序之前要等待的時間。（3）設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可。 第三節(jié) Word 2003應(yīng)用基礎(chǔ) 一、Word 2003的啟動(略) 二、文本編輯（一）選擇中文輸入法在輸入文本前選擇一種中文輸入法，可以首先單擊Windows任務(wù)欄右端的輸入法鍵盤式圖標(biāo)，然后在輸入法列表中選擇一種拼音或五筆輸入法。（二）移動插入點在文檔中移動插入點的方法很多：（1）如果要在當(dāng)前屏幕上移動插入點，只需把I形指針指向新位置，然后單擊鼠標(biāo)左鍵即可。（2）如果文檔很長，需要編輯的文本沒有在屏幕上顯示出來 ，可以利用垂直滾動條和水平滾動條來查看文檔。（三）選取文本W(wǎng)ord把選定的文本按反白方式顯示，即黑底白字而不是標(biāo)準(zhǔn)的白底黑字。用鼠標(biāo)選取文本只需把鼠標(biāo)指針定位于要選定文本塊的開始處，按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動，直到使所需 文本變?yōu)榉窗罪@示。（四）復(fù)制、移動、刪除文本1.怎樣復(fù)制文本？操作步驟是：先選定要復(fù)制的文本，然后選擇“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令（或按“Ctrl+C”鍵）或者單擊“彰”工具欄中的“復(fù)制”按鈕。接下來將插入點移到要粘貼文本的新位置，再選擇“編輯”菜單中的“粘貼”命令（或按“Ctrl+v”鍵），或者單擊“常用”工具欄中的“粘貼”按鈕即可。67、在word編輯狀態(tài)下，要選定大范圍的文本，可以在要選定塊的起始處單擊，按住（）鍵，再單擊選定塊的末尾。 A、Ctrl B、Shift C、Alt D、Ins(2008年5月單選題)2.怎樣移動文本？移動文本的操作與復(fù)制文本類似：選定要移動的文本后，選擇“編輯”菜單中的“剪切”命令（或“Ctrl+X”鍵）或者單擊“常用”工具欄中的“剪切”按鈕，此時，選定的文本已從原位置處刪除，存放到剪貼板中；在文本將出現(xiàn)的位置處單擊以放置入點；選擇“粘貼”命令。3.怎樣刪除文本？欲刪除文本塊，只需選定文本塊后，按“Del”鍵即可。要注意的是，按“Del”鍵會刪除插入點右側(cè)的文本，按“Backspace”鍵會刪除插入點左側(cè)的文本。（五）撤銷與恢復(fù)操作在文檔的編輯過程中，如果不小心刪除了一些文字，Word允許把剛刪除的內(nèi)容恢復(fù)過來；如果又想刪除該文字，則可以選擇“恢復(fù)”命令。（六）插入與改寫文本W(wǎng)orde啟動時默認(rèn)方式為插入方式，在這種方式下，輸入新的文本后，插入點后的文本自動向右移動。在改寫狀態(tài)下，新輸入的文本會覆蓋自找文本。（七）查找和替換查找和替換功能，使用戶能夠迅速找出指定的文本、格式和樣式等，然后可以用新的文本、格式或樣式替換舊的。1.怎樣查找文本？其步驟為：（1）選擇“編輯”菜單中的“查找”命令，出現(xiàn)“查找和替換”對話框，選中“查找”選項卡。（2）在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的文本。單擊“高級”按鈕，可以打開一個能設(shè)置各種查找條件的詳細(xì)對話框。（3）單擊“查找下一處”按鈕開始查找。（4）要繼續(xù)進(jìn)行查找，可單擊“查找下一處”按鈕；要切換到文檔中編輯內(nèi)容，可以單擊文檔，然后進(jìn)行編輯，編輯完畢后，單擊“查找與替換”對話框的任意位置，繼續(xù)進(jìn)行查找工作。（5）要關(guān)閉“查找和替換”對話框，可以單擊“取消”按鈕，插入點停留在當(dāng)前查找的文本處。2.怎樣替換文本？可按以下步驟進(jìn)行操作：（1）選擇“編輯”菜單中的“替換”命令，出現(xiàn)“查找和替換”對話框，選定“替換”選項卡。（2）在“查找內(nèi)容”文本框中輸入查找的文本或格式。（3）在“替換為”文本框中輸入要替換的文本或格式。（4）單擊“查找下一處”按鈕，開始查找。當(dāng)找到匹配的文本后，會在文檔中反白顯示該文本。此時，用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇：（1）如果不想替換當(dāng)前的內(nèi)容，可以單擊“查找下一處”按鈕，繼續(xù)進(jìn)行查找。（2）如果想替換當(dāng)前查找的內(nèi)容，可以單擊“替換”按鈕，替換完后，繼續(xù)進(jìn)行查找。（3）如果想替換整個文檔中的該文本，可以單擊“全部替換”按鈕，替換完后，會出現(xiàn)對話框，提示總共替換了多少處。三、表格處理（一）創(chuàng)建表格1.使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格。其步驟為：（1）將光標(biāo)定位于欲插入表格的位置。（2）單擊“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕，此時出現(xiàn)表格模型。（3）在出現(xiàn)的表格模型中按住鼠標(biāo)左鍵拖動增加行列數(shù)。（4）松開鼠標(biāo)左鍵，即可在當(dāng)前光標(biāo)處插入一個規(guī)則表格。2.用“表格”菜單上的“命令”建立空表格選擇“表格”菜單中的“插入表格”命令，會出現(xiàn)“插入表格”對話框，輸入合適的行列數(shù)值。如果按預(yù)定義的格式創(chuàng)建表格，則單擊“自動套用格式”按鈕，選擇好表格形式后單擊“確定”會在當(dāng)前光標(biāo)處創(chuàng)建一個新的空白表格。3.用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格其操作如下：（1）單擊“表格”菜單上的“繪制表格”或者是“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。指針變?yōu)楣P形。（2）按住鼠標(biāo)左鍵從左上拖至右下，確定表格的外圍邊框。（3）繪制行列框線。（4）如果要擦除框線，單擊“擦除”按鈕，度在要擦除的框線上拖動。（二）編輯表格 在表格的單元格中的編輯文本的方法與在表格外的文檔中基本相同。（三）修改表格1.選定表格可以用鼠標(biāo)單擊拖動的方法來選定部分單元格或文本。2.合并與拆分單元格選定要合并的單元格后，單擊“表格和邊框”工具欄中的“合并單元格”按鈕，或者選擇“表格”菜單中的“合并單元格”命令即可。還可以用擦除的方式來達(dá)到合并的目的。拆分的操作步驟是：（1）選定要拆分的一個或多個單元格。（2）單擊“表格”菜單中的“拆分單元格”命令，會出現(xiàn)“拆分單元格”對話框。（3）輸入每個單元格要拆分的行列數(shù)。（4）如果選中“拆分前合并單元格”復(fù)選框，則在拆分前先合并所選單元格。（5）單擊“確定”按鈕即可。3.插入或刪除行（列）插入行（列），先選定行（列）數(shù)后，選擇“表格”菜單中的“插入”子菜單上的“行（列）”命令即可。如果想刪除表格中的某些行（列），只需選定要刪除的行（列），然后選擇“表格”菜單中的“刪除”子菜單上的“行（列）”命令。4.怎樣插入或刪除單元格？插入單元格時，選擇單元格，選擇的單元格的數(shù)目應(yīng)和擬插入的單元格的數(shù)目相同。然后單擊“表格”菜單中的“插入”子菜單上的“單元格”命令，會出現(xiàn)“插入單元格”對話框。選擇如何移動單元格后，單擊“確定”按鈕。 刪除單元格，首先需選定要刪除的單元格，然后選擇“表格”菜單中“刪除”子菜單中的“單元格”命令，出現(xiàn)“刪除單元格”對話框，選擇相應(yīng)的選項后，單擊“確定”按鈕。（四）排版表格1.怎樣改變行高或列寬？當(dāng)對任何行中的單元格添加文本時，Word將自動設(shè)置行高和列寬。用戶也可以手動改變表格行高或列寬。（1）使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整。（2）使用對話框進(jìn)行精確的調(diào)整。2.如何進(jìn)行表格文字的格式化？對表格文字的格式化可以采用對文本化相同步驟來對單元格中的內(nèi)容進(jìn)行格式化。3.如何設(shè)置表格邊框？步驟為：選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，出現(xiàn)“邊框和底紋”對話框。單擊“邊框”選項卡，在對話框中可以進(jìn)行邊框的設(shè)置。4.如何使用表格的自動套用格式？具體操作步驟如下：（1）將插入點置于要格式化的表格中。（2）選擇“表格”菜單中的“表格自動套用格式”命令，出現(xiàn)“表格自動套用格式”對話框。（3）從“表格樣式”列表框中選擇預(yù)先定義好的格式，在下邊的“預(yù)覽”框中顯示所選格式將生成的表格外觀。（4）將“特殊格式應(yīng)用于”組框中的選項用于控制表格的某一部分的開關(guān)狀態(tài)。（5）設(shè)置完畢后，單擊“應(yīng)用”按鈕即可。 三、格式設(shè)置（一）設(shè)置字符格式所謂Word的字符格式，包括字符的字體、字號、字形以及字符間距與垂直間距的控制。其操作方法是：打開“格式”下拉菜單，單擊“字體”命令，在“字體”對話框中設(shè)置Word所能提供的所有字符格式。（二）設(shè)置段落格式段落是指任意數(shù)量的文本或圖形其后跟一個段落標(biāo)記。設(shè)置段落格式的操作方法是：打開“格式”下拉菜單，單擊“段落”命令，彈出“段落”對話框，在此對話框中設(shè)置Word所能提供的所有段落格式。（三）設(shè)置頁面格式如何在WORD中對文檔進(jìn)行頁面設(shè)置？1.打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，可以打開頁面設(shè)置對話框，根據(jù)自己的需求設(shè)置對話框中的頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)格等。四、打印輸出（一）打印預(yù)覽打印文檔之前讓用戶查看打印效果的文檔視圖，即打印預(yù)覽視圖。要切換到打印預(yù)覽視力中，可以選擇“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”命令，或者單擊“常用”工具上的打印預(yù)覽按鈕，出現(xiàn)“打印預(yù)覽”窗口。（二）打印輸出單擊“常用”工具欄中的“打印”按鈕，即可將整個文檔從頭至尾打印一份。如果想一次打印多份，或者 需要其他的設(shè)置，可以通過“打印”對話框來打印。第四節(jié) Excel 2003應(yīng)用基礎(chǔ)一、建立和編輯工作表（一）工作簿的創(chuàng)建單擊Windows XP中文版桌面左下角的“開始”按鈕，將鼠標(biāo)指向“所有程序”級聯(lián)菜單上的“Microsoft Office”,在其右側(cè)出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中單擊“Microsoft Office Excel 2003”命令，即可啟動Excel 2003。Excel 2003的窗口界面與Word的界面極為相似，都有標(biāo)題欄、菜單欄、“常用”工具欄、“格式”工具欄、Office助手和狀態(tài)欄等。其與Word界面的不同之處在于：(1)編輯欄。(2)工作表格區(qū)。(3)工作表標(biāo)簽。(4)水平、垂直滾動條。啟動Excel時,系統(tǒng)將自動打開一個新的工作簿.該工作簿內(nèi)包含3個打開的工作表,名字分別是sheet1、sheet2、sheet3。例：一個新建的Excel工作簿中，默認(rèn)的工作表個數(shù)是（）A.5個 B.3個 C.255個 D.254個答案：B解析：新建的Excel工作簿，默認(rèn)的工作表是sheet1、sheet2、sheet3在Excell中，如果輸入“01/9”,則在單元格中會出現(xiàn)