2018江蘇開放大學(xué)辦公室事務(wù)管理第四次作業(yè)

辦公室事務(wù)管理 專 形考作業(yè)四 第 1 頁 共 5 頁 江蘇開放大學(xué) 形成性考核作業(yè) 學(xué) 號(hào) 姓 名 課 程 代 碼 110072 課 程 名 稱 辦 公 室 事 務(wù) 管 理 專 評(píng) 閱 教 師 第 四 次任務(wù) 共 四 次任務(wù) 江蘇開放大學(xué) 辦公室事務(wù)管理 專 形考作業(yè)四 第 2 頁 共 5 頁 任務(wù)內(nèi)容 題號(hào) 一 二 三 總分 分?jǐn)?shù) 得分 評(píng)卷人 一 情境分析題 每小題 15 分 共 30 分 得分 評(píng)卷人 一 情境分析題 每小題 15 分 共 30 分 1 背景說明 公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉 星期四上午 9 00 到 1l 00 召 開銷售員會(huì)議 要求小劉通知有關(guān)人員 小劉剛到公司不久 不太清楚公司有多少銷售員 她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn) 大多數(shù)人外出了 也沒有遇到銷售員 接下來小劉忙于其他的 事情 幾乎把通知的事忘了 一直到星期三下午 經(jīng)理問她會(huì)議通知了沒有 她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下 的通知 茲定于星期四上午在會(huì)議室召開銷售員會(huì)議 會(huì)議重要 請(qǐng)務(wù)必出席 星期四上午 8 30 左右 有 2 個(gè)銷售員到了會(huì)議室 但會(huì)議室里沒有人招呼 以為會(huì) 議不開了 坐了一會(huì)就走了 9 00 左右有 6 個(gè)銷售員來了 什么資料也沒帶 其中兩個(gè) 說 他們已經(jīng)約好客戶在 10 00 見面 到了 10 點(diǎn) 只剩下 4 位銷售員 也談不出什么東 西 會(huì)議草草結(jié)束了 經(jīng)理很不高興 公司一共有 12 位銷售員 事后去問另外 4 位 他們 說 根本沒有看到通知 經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿 請(qǐng)問 小劉究竟錯(cuò)在哪些地方 正確的做 法應(yīng)該是怎樣的 答 1 應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名 準(zhǔn)備這份名單 2 打印好書面通知 3 在三天內(nèi) 當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知 電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間 地點(diǎn) 內(nèi)容等 到 名單上的每個(gè)人 4 通知不能寫在布告欄里 可能不被人注意 5 通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間 開始到結(jié)束時(shí)間 地點(diǎn) 6 應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容 應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備 辦公室事務(wù)管理 專 形考作業(yè)四 第 3 頁 共 5 頁 7 應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備 做好簽到工作 2 背景說明 某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時(shí) 正巧趕上接聽電話 他一手操持 電話 另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上 并順手拿過筆在 收件人 處簽了字 打完電話 他急忙把所有的信封都剪開了 忙亂中一封信被剪掉了回信地址的 一角 他并未在意 這時(shí) 他抽出所有的信紙 放在一邊 而把所有的信封放在了另一邊 并開始閱讀郵件 當(dāng)閱讀到寫有 親愛的紅 的一封信時(shí) 他意識(shí)到拆錯(cuò)了信 匆匆將信裝進(jìn)一個(gè)信封 并用膠水粘了起來 在處理其他信件時(shí) 其中有一封急件 覺得 應(yīng)該由上司回信 他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上 這時(shí) 上司把寫有美國地址 的英文名片 讓他打印一個(gè)寄往美國的信封 鄒某按照以往寫信的習(xí)慣 把收件人地址 姓名打印在信封的上面 把公司的地址打印在右下角 你認(rèn)為鄒某處理郵件是否正確 為什么 請(qǐng)講出理由并說明正確的做法 答 1 不應(yīng)該直接把信堆到桌上 并一邊打電話一邊簽字 而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總 數(shù) 并填寫 郵件收領(lǐng)單 特別要寫清楚機(jī)要郵件 經(jīng)辦人等項(xiàng)目 如有污損還應(yīng)該當(dāng)面 指出 以分清責(zé)任 2 不應(yīng)隨意打開所有的信 而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類 允許拆封的信件應(yīng)按正 確的方式拆封 并規(guī)整好信件和信封 私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門 3 對(duì)于誤拆的信件 不應(yīng)看信的內(nèi)容 應(yīng)馬上重新封口 信封上要寫上 誤拆 并簽上姓名 當(dāng)面交給對(duì)方并道歉 4 交給上司的信件不能混合 要按重要程度從上至下堆疊 5 寄至國外的信件 信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣 寄信人姓名和地址印在信封左上 角 收信人姓名地址印在中部靠左下部位 得分 評(píng)卷人 二 操作題 每小題 20 分 共 40 分 1 你是宏遠(yuǎn)公司的秘書鐘苗 下面是行政經(jīng)理張明需要你完成的幾項(xiàng)工作任務(wù) 問題 如果你是鐘苗 你將如何撰寫這份建議 便條 鐘苗 公司準(zhǔn)備對(duì)新聘的幾位秘書進(jìn)行培訓(xùn) 你主要負(fù)責(zé)講解如何完成上司臨時(shí)交辦 事項(xiàng) 以下幾點(diǎn)是你重點(diǎn)要說明的 1 此項(xiàng)工作的意義 2 此項(xiàng)工作的特點(diǎn) 3 上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍 請(qǐng)?jiān)诮裉煜掳嗲皩懗鰰娌牧辖唤o我 謝謝 行政經(jīng)理張明 XXXX 年 XX 月 XX 日 辦公室事務(wù)管理 專 形考作業(yè)四 第 4 頁 共 5 頁 答 1 此項(xiàng)工作的意義 可減輕上司工作負(fù)擔(dān) 提高上司工作效率 可解除上司后顧之憂 保證上司集中精力抓大事 重要的事 2 此項(xiàng)工作的特點(diǎn) 廣泛性 臨時(shí)性 具體性 緊迫性 3 上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍 文書工作事項(xiàng) 如上司讓秘書查閱文件 遞送文件等 會(huì)務(wù)工作事項(xiàng) 如上司讓秘書通知開會(huì) 收集議題等 信訪工作事項(xiàng) 如上司讓秘書代寫回信 代為接談 代上司看望友人等 信息工作事項(xiàng) 如上司讓秘書搜集某一信息 核實(shí)某一信息等 調(diào)研工作事項(xiàng) 如上司讓秘書臨時(shí)做一個(gè)市場(chǎng)調(diào)查 了解一個(gè)情況 查閱一個(gè)資料 等 督查工作事項(xiàng) 如上司讓秘書通過電話 信函等多種途徑 督促和檢查上司某一批 示的落實(shí)情況等 聯(lián)絡(luò)工作事項(xiàng) 如上司讓秘書通過各種途徑與有關(guān)部門和人員取得聯(lián)系 建立密切 關(guān)系 為開展工作奠定良好基礎(chǔ) 協(xié)調(diào)工作事項(xiàng) 如上司讓秘書代為召開協(xié)調(diào)會(huì)議 協(xié)商解決某個(gè)問題等 接待工作事項(xiàng) 如上司讓秘書去接站 安排客人食宿等 其他交辦事項(xiàng) 2 你是遠(yuǎn)大公司的秘書王麗 下面是行政經(jīng)理蘇宏給你留的便條 問題 如果你是王麗 你將如何撰寫這份建議 答 關(guān)于會(huì)議地點(diǎn)和布局的選擇 因部門之間的矛盾屬于橫向協(xié)調(diào)工作范圍 所以 建議協(xié)調(diào)會(huì)在圓桌型布局的會(huì)議室 舉行 會(huì)議議程的安排 根據(jù)本次會(huì)議主題是協(xié)調(diào)平級(jí)部門之間的矛盾來確定 1 由會(huì)議主持人說明此次會(huì)議的主題和議事規(guī)則 2 建議先由雙方說明自己的問題和需求 使各方了解對(duì)方的困難 3 會(huì)議組織者向與會(huì)人員說明公司辦公用房分配的根據(jù) 4 會(huì)議組織者向各方提出要求 防止本位主義 樹立內(nèi)部客戶觀念 耐心傾聽 對(duì)方意見 換位思考 及時(shí)進(jìn)行信息溝通 5 再由雙方進(jìn)行互諒互讓地磋商 6 形成會(huì)議備忘錄 提醒遵照?qǐng)?zhí)行 便條 王麗 最近 公司新址搬遷過程中財(cái)務(wù)部與研發(fā)部因使用辦公用房發(fā)生了矛盾 總經(jīng)理 辦公室要求我們召開會(huì)議協(xié)調(diào)解決 請(qǐng)你就會(huì)議地點(diǎn)和布局以及會(huì)議議程提出相應(yīng)建 議 供會(huì)議籌備人員參考 請(qǐng)于明天下班前將建議交給我 謝謝 行政經(jīng)理蘇宏 XXXX 年 XX 月 XX 日 辦公室事務(wù)管理 專 形考作業(yè)四 第 5 頁 共 5 頁 得分 評(píng)卷人 三 實(shí)踐題 每小題 30 分 共 30 分 選擇一個(gè)中等規(guī)模的企業(yè)或街道 社區(qū)作為調(diào)研對(duì)象 了解辦公室人員組成結(jié)構(gòu) 辦 公室各類人員的職責(zé)和具體工作內(nèi)容 重點(diǎn)文秘類工作人員 辦公室人員一天的工作 最難辦的事如何處理的 舉例 工作感想 并將調(diào)研結(jié)果寫成調(diào)查報(bào)告 答 金壇市城東建筑安裝設(shè)備有限公司辦公室工作情況調(diào)查 一 調(diào)查目的 為了學(xué)好 辦公室事務(wù)管理 課程的學(xué)習(xí) 也為了完成本次課程學(xué)習(xí)的任務(wù) 我對(duì) XX 市天翔裝飾公司的辦公室進(jìn)行了一次調(diào)查 現(xiàn)將調(diào)查情況總結(jié)如下 二 調(diào)查情況 1 辦公室組成 該公司辦公室是總經(jīng)理室直接領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理機(jī)構(gòu) 承上啟下 溝通內(nèi)外 協(xié)調(diào)左 右 是推動(dòng)著公司各項(xiàng)工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)的中心 目前辦公室共有四人 其中經(jīng)理一 名 采購一名 文秘一名 司機(jī)一名 具體崗位職責(zé)如下 2 辦公室人員職責(zé) 經(jīng)理 1 負(fù)責(zé)辦公室的行政領(lǐng)導(dǎo)工作 帶領(lǐng)全體員工完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù) 2 負(fù)責(zé)處理企業(yè)日常行政事務(wù) 協(xié)調(diào)各部門的工作 協(xié)助總經(jīng)理解決有關(guān)問題 3 了解和掌握企業(yè)生產(chǎn) 經(jīng)營 管理信息 檢查各部門對(duì)會(huì)議決議和總經(jīng)理指示的執(zhí)行情況 4 負(fù)責(zé)企業(yè)對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作 與上級(jí)部門 行政機(jī)關(guān) 行業(yè)協(xié)會(huì) 新聞媒體 合作單位 等保持良好關(guān)系 5 負(fù)責(zé)公司用車的安排調(diào)度和有關(guān)職工福利費(fèi)用報(bào)銷的審批工作 6 完成總經(jīng)理交辦的其它工作 采購 按照公司領(lǐng)導(dǎo)的要求負(fù)責(zé)采購公司及員工所需要的生活用品及辦公室用品 對(duì)所采購回來 的物品質(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān) 價(jià)格要合理 采購物品的價(jià)格要明細(xì)化 要做到一物一價(jià) 文秘 1 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部管理制度建設(shè)方面的文字起草和修訂完善工作 2 負(fù)責(zé)企 業(yè)有關(guān)文件的起草 對(duì)外發(fā)文的核稿及有關(guān)會(huì)議的記錄工作 3 負(fù)責(zé)企業(yè)的檔案建設(shè) 協(xié)助處理有關(guān)行政事務(wù) 4 負(fù)責(zé)企業(yè)辦公物品的日常管理工作 5 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦 的其它工作 司機(jī) 1 愛護(hù)車輛 保正車輛處于良好狀態(tài) 2 出車準(zhǔn)時(shí) 隨叫隨到 負(fù)責(zé)車上 物品安全 3 辦公室人員工作內(nèi)容與所處理的事務(wù) 辦公室是公司運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)重要樞紐部門 對(duì)公司內(nèi)外的許多工作進(jìn)行協(xié)調(diào) 溝通 做 到上情下達(dá) 這就決定了辦公室工作繁雜的特點(diǎn) 所以辦公室工作人員每天的工作十分繁 忙 天翔公司的職員 文秘 早上八點(diǎn)半一到辦公室后不久 開始收送電子郵件 同時(shí)協(xié) 助各部門發(fā)文核稿 同時(shí)按領(lǐng)導(dǎo)要求起草文件 修改 打印 下發(fā) 并分發(fā)紅頭文件 公 司發(fā)文量很大 據(jù)說有時(shí)一天有多個(gè)文件要發(fā) 都是仔細(xì)去逐一核對(duì)原稿 以確保發(fā)文質(zhì) 量 同時(shí) 文件歸檔工作也是每天工作中必做的 要認(rèn)真做好公司有關(guān)文件的收發(fā) 登記 分遞 文印和督辦工作 公司所有的文件 審批表 協(xié)議書都整理歸檔入冊(cè) 做好資料歸 檔工作 公司領(lǐng)導(dǎo)不時(shí)有最新指示下來 要能及時(shí)傳達(dá)貫徹公司有關(guān)會(huì)議 文件和領(lǐng)導(dǎo)批 示精神 辦公室事務(wù)管理 專 形考作業(yè)四 第 6 頁 共 5 頁 天虹安裝設(shè)備有限公司的文秘面對(duì)繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作 文書處理 檔案管理 文件批轉(zhuǎn) 迎來送往等 已經(jīng)提煉出工作經(jīng)驗(yàn) 就是強(qiáng)化工作意識(shí) 加快工作節(jié)奏 提高 工作效率 冷靜辦理各項(xiàng)事務(wù) 力求周全 準(zhǔn)確 適度 避免疏漏和差錯(cuò) 基本就能做到 事事有著落 對(duì)他們來說 比較困難的可能是文書工作 文書工作嚴(yán)要求有較強(qiáng)的文字表 達(dá)能力 材料的寫作要求盡可能的詳盡 準(zhǔn)確 這樣在文件起草 提供調(diào)研資料才能保證 向領(lǐng)導(dǎo)反映準(zhǔn)確信息 為及時(shí)決策提供可靠依據(jù) 所以 做好文書工作必須努力鉆研業(yè)務(wù) 在觀察中學(xué)習(xí) 積極向領(lǐng)導(dǎo) 其他部門和同事學(xué)習(xí) 虛心與同事交流寫作體會(huì) 汲取有益 經(jīng)驗(yàn) 經(jīng)常仔細(xì)分析上級(jí)機(jī)關(guān)的材料 進(jìn)行換位思考 平時(shí)堅(jiān)持讀書看報(bào) 收看新聞 做 到勤思 常練 多改 努力提高寫作水平 三 感受 通過調(diào)查我感覺到要想做好文秘工作必須要做好以下幾點(diǎn) 1 力求思維敏捷 頭腦靈活 善于及時(shí)準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 同時(shí)忠于 職業(yè)操守 2 不折不扣按老總指示辦事 同時(shí)富有主見 3 勤勤懇懇 吃 苦耐勞 能忍受怨言 經(jīng)得起委屈和挫折 兢兢業(yè)業(yè)做好服務(wù)工作 不給領(lǐng) 導(dǎo)幫倒忙 4 既可參與決策 組織協(xié)調(diào)等重要工作 也能細(xì)致扎實(shí)地干好每 一件具體瑣事 完成日期 得分 評(píng)語 評(píng)閱時(shí)間 課程名稱 辦公室事務(wù)管理 專 第 四 次任務(wù) 評(píng)閱教師