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1、物資采購(gòu)管理制度第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)物資采購(gòu)與管理工作，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)與管理成本，提高資金使用效益，優(yōu)化采購(gòu)流程，特制訂本管理制度。 第二條 物資的采購(gòu)要從降低物資全生命周期綜合使用總成本角度出發(fā)，綜合考慮物資的購(gòu)買成本、配套設(shè)施、運(yùn)行維護(hù)、升級(jí)更新和替代等因素，分析和了解市場(chǎng)行情，掌握市場(chǎng)信息，優(yōu)化采購(gòu)方案，提升采購(gòu)品質(zhì)。第三條 物資的管理包括采購(gòu)物資管理、供應(yīng)物資管理和廢棄物資管理，并貫穿于物資需求，物資獲取和資源控制等全過程。第四條 該制度適用于河北綠嶺果業(yè)有限公司和河北綠嶺莊園食品有限公司的采購(gòu)與管理工作。第二章 采購(gòu)管理第五條 采購(gòu)管理的基本原則為：（一）遵守國(guó)家有關(guān)
2、法律法規(guī)及相關(guān)政策。（二）實(shí)行“規(guī)則在先，實(shí)施在后”原則，采購(gòu)物資必須經(jīng)相關(guān)部門逐級(jí)審核簽字后才予以實(shí)施。（三）加強(qiáng)自身建設(shè)，規(guī)范操作行為，建立反腐倡廉的長(zhǎng)效機(jī)制。第六條 物資的采購(gòu)要高度重視物資的質(zhì)量和售后服務(wù)，加強(qiáng)采購(gòu)的后評(píng)估工作，收集使用部門的信息反饋，及時(shí)處理使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題。第七條 物資采購(gòu)供應(yīng)部應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，設(shè)置采購(gòu)應(yīng)急保障機(jī)制（綠色通道），為公司項(xiàng)目、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等應(yīng)急要求提供優(yōu)先快速服務(wù)；或采用委托采購(gòu)，授權(quán)需求使用部門先行購(gòu)買，后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。第八條 物資采購(gòu)方式分為采購(gòu)部采購(gòu)、委托采購(gòu)兩種，采購(gòu)部采購(gòu)為日常使用的物資；委托采購(gòu)為專業(yè)的機(jī)械設(shè)備和一些目前有供應(yīng)廠家同時(shí)采購(gòu)部
3、不能獨(dú)立完成的采購(gòu)，由采購(gòu)部委托使用部門采購(gòu)，使用部門負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作，但采購(gòu)方案及時(shí)與采購(gòu)部溝通，對(duì)經(jīng)常性、萬(wàn)元以上的物資采購(gòu)，采購(gòu)部派專人協(xié)助受托部門進(jìn)行采購(gòu)，相關(guān)的采購(gòu)資料及供貨合同采購(gòu)部保存復(fù)印件一份。 第九條 編制物資采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃，依據(jù)物資采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃，制定采購(gòu)目錄，掌握物資需求程度，明確采購(gòu)權(quán)限、采購(gòu)時(shí)間、地點(diǎn)、物資的用途等。第九條 物資采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織整個(gè)采購(gòu)工程，負(fù)責(zé)編制采購(gòu)方案，負(fù)責(zé)組織招標(biāo)、談判、采購(gòu)情況匯報(bào)、合同承辦等各項(xiàng)采購(gòu)工作。第十條 物資需求部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)申請(qǐng)，編制技術(shù)規(guī)范書，并參與項(xiàng)目或物資的評(píng)標(biāo)及合同談判，負(fù)責(zé)設(shè)備配置清單和合同及附件的審核簽訂。
4、第十一條 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)文件及合同文本的付款審核，參與合同審簽。第十二條 法律顧問參與招投標(biāo)文件及合同條款的編制與審核，參與項(xiàng)目等合同的談判和簽訂。第十三條 在采購(gòu)過程中根據(jù)采購(gòu)物資具體情況合理選擇采購(gòu)方式。采購(gòu)方式可采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、優(yōu)先談判、小額直接談判采購(gòu)和訂單采購(gòu)。一萬(wàn)元以上的必須簽訂供需合同。第十四條 科學(xué)選擇采購(gòu)方法，統(tǒng)談統(tǒng)簽、統(tǒng)談分簽、分談分簽。第三章 供應(yīng)商管理第十五條 加強(qiáng)供應(yīng)商管理，供應(yīng)商是指為公司提供設(shè)備及零部件、原輔材料和物流等相關(guān)服務(wù)的企業(yè)，包括生產(chǎn)型企業(yè)、貿(mào)易型企業(yè)和物流服務(wù)型企業(yè)。供應(yīng)商管理是各項(xiàng)物資采購(gòu)管理活動(dòng)的源泉，科學(xué)合理選擇供應(yīng)商，保證
5、物資有效供應(yīng)。第十六條 加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)查和研究，了解和掌握市場(chǎng)行情，選取具有一定供貨能力、實(shí)力雄厚、質(zhì)量穩(wěn)定、信譽(yù)較好，符合公司質(zhì)量、安全和環(huán)保等管理體系要求且能夠長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商。第十七條 建立供應(yīng)商評(píng)估評(píng)價(jià)體系，組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察、認(rèn)證和評(píng)估，組織或參與設(shè)備廠驗(yàn)，跟蹤所采購(gòu)設(shè)備、材料和售后服務(wù)等工作，設(shè)定信用評(píng)定等級(jí)，根據(jù)等級(jí)實(shí)施不同的管理。 第十八條 對(duì)供應(yīng)商檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)供應(yīng)商信息變更做好及時(shí)維護(hù)和更新，供應(yīng)商檔案資料包含：企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、特種行業(yè)“生產(chǎn)許可證”及“銷售許可證”、物流服務(wù)供應(yīng)商相應(yīng)資質(zhì)證明等有效復(fù)印件，供應(yīng)商信息變更審核表，質(zhì)量異議處理記錄
6、等資料。第十九條 現(xiàn)有供應(yīng)商無法滿足采購(gòu)需求，可選擇新增供應(yīng)商，促使供應(yīng)商之間保持適度競(jìng)爭(zhēng)，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。第二十條 建立供應(yīng)商準(zhǔn)入和退出機(jī)制，對(duì)于違反合同規(guī)定的，依據(jù)情節(jié)輕重直至取消供應(yīng)資格。第二十一條 供應(yīng)商檔案屬保密材料，必須嚴(yán)肅、認(rèn)真保管，不可外泄，違者作違紀(jì)處理。第四章 運(yùn)輸及調(diào)撥管理第二十二條 根據(jù)合同、談判條件及購(gòu)買物資形式，采用廠家直運(yùn)、自主承運(yùn)、委托承運(yùn)或物資配送等，選擇最佳運(yùn)輸方式，降低運(yùn)輸成本。第二十三條 物資運(yùn)輸要堅(jiān)持及時(shí)、安全、合理和節(jié)約原則，密切銜接物資進(jìn)出兩個(gè)環(huán)節(jié)，確保運(yùn)輸合理有效。第二十四條 采用委托承運(yùn)與配送，應(yīng)與委托運(yùn)輸、配送公司簽訂書面合約，明確服務(wù)范圍、計(jì)
7、費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、支付周期和保險(xiǎn)索賠等內(nèi)容，運(yùn)輸和配送費(fèi)用按服務(wù)合同標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算。第二十五條 自主承運(yùn)和配送的，運(yùn)輸與配送費(fèi)用列支成本，由物資采購(gòu)供應(yīng)部或其他相關(guān)部門進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。第二十六條 物資采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)對(duì)公司范圍內(nèi)物資存儲(chǔ)數(shù)量、狀態(tài)等實(shí)行調(diào)查和監(jiān)控，保證庫(kù)存物資保值增值，降低儲(chǔ)備成本，提高物資使用效率。第二十七條 資源調(diào)撥應(yīng)有相關(guān)資源管理部門確定調(diào)撥方向，物資采購(gòu)供應(yīng)部配合做好調(diào)配的具體工作。第二十八條 物資調(diào)撥應(yīng)有調(diào)撥手續(xù)，調(diào)出與調(diào)入部門提前溝通，雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第五章 合同管理第二十九條 物資采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門與供應(yīng)商確定合同文本及附件，技術(shù)規(guī)范書由需求部門簽字確認(rèn)，采購(gòu)合同文本由需
8、求部門負(fù)責(zé)人和物資采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第三十條 建立合同臺(tái)賬，對(duì)簽署的合同和協(xié)議要及時(shí)實(shí)施跟蹤管理，匯總付款信息，并配合財(cái)務(wù)部做好合同的付款審核工作， 第三十一條 采購(gòu)合同文本及附件在ERP系統(tǒng)中錄入，并按照授權(quán)體系由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。合同授權(quán)體系如下：合同金額在1萬(wàn)元及以下由需求部門、法律顧問、物資采購(gòu)供應(yīng)部和財(cái)務(wù)部副總會(huì)簽和審批。合同金額在1萬(wàn)元以上的由需求部門、法律顧問、物資采購(gòu)供應(yīng)部、財(cái)務(wù)部的副總經(jīng)理會(huì)簽，總經(jīng)理審批。第三十二條 合同分發(fā)與執(zhí)行，物資采購(gòu)供應(yīng)部將合同文本分發(fā)至需求部門、合同執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門；需求部門與物資采購(gòu)供應(yīng)部共同負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行，原則上要求供應(yīng)商一次
9、性提供全額發(fā)票。 第三十三條 加強(qiáng)保密意識(shí)，防止任何形式的泄密行為；要自覺接受、配合有關(guān)部門的監(jiān)督與檢查。第六章 物資管理第三十四條 公司物資管理工作遵循集中管理，統(tǒng)一調(diào)配；快速及時(shí)，安全準(zhǔn)確；減少庫(kù)存，降低成本的原則。第三十五條 在采購(gòu)庫(kù)存階段明確物資所處的狀態(tài)、位置、數(shù)量等，配合物資使用部門和管理部門一起優(yōu)化資源配置，并對(duì)調(diào)撥過程進(jìn)行監(jiān)督和控制。第三十六條 牽頭并組織相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，組織完成入庫(kù)、出庫(kù)、質(zhì)量抽檢、調(diào)撥工作和拆舊料、工余料、報(bào)廢料再利用和處置工作。第三十七條 加強(qiáng)報(bào)廢物資及再利用管理，物資采購(gòu)供應(yīng)部配合相關(guān)部門做好對(duì)工程余料、拆舊料以及廢舊料的管理，降低工程建設(shè)造價(jià)，節(jié)約成本費(fèi)用。第七章 賬務(wù)管理第三十八條 物資管理應(yīng)遵守財(cái)務(wù)管理制度，建立對(duì)賬薄，定期與財(cái)務(wù)部進(jìn)行日常賬務(wù)、付款明細(xì)等核對(duì)，確保賬實(shí)清楚。第三十九條 物資采購(gòu)供應(yīng)部應(yīng)積極和其他部門做好賬務(wù)明細(xì)的核對(duì)，保證賬務(wù)條理清晰。第四十條 對(duì)公司指定供應(yīng)商，物資采購(gòu)供應(yīng)部一對(duì)一建立對(duì)外記賬薄，做好日常登記、月匯總和核銷記錄等，做到賬賬清楚，賬實(shí)相符。第八章 附 則第四十一條 本管理制度由公司物資采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)解釋。第四十二條 本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。 物資采購(gòu)供應(yīng)部二一二年十一月七日7
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