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1、詳談加強(qiáng)內(nèi)部控制管理 進(jìn)步采購管理程度 摘要:內(nèi)部控制管理作為企業(yè)自律和自我約束的一種管理手段和技術(shù),已在企業(yè)管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用,并且發(fā)揮著越來越重要的作用。本文從認(rèn)識(shí)、制度、程序、執(zhí)行四個(gè)層面,對(duì)如何通過建立和加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理工作,來進(jìn)步物資采購工作的管理程度進(jìn)展了闡述,并著重對(duì)采購工作的內(nèi)部控制管理程序進(jìn)展了說明,以供大家研討。 關(guān)鍵詞:物資采購;管理;控制 內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù),是企業(yè)為了進(jìn)步經(jīng)營(yíng)管理效率、保證信息質(zhì)量真實(shí)可靠、保護(hù)資產(chǎn)平安完好、促進(jìn)法律法規(guī)有效遵循、躲避消費(fèi)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),由企業(yè)管理層及其員工共同施行的一個(gè)管理過程。而物資采購環(huán)節(jié)又是企業(yè)施行內(nèi)
2、部控制管理工作的重點(diǎn),因?yàn)椴少徶苯雨P(guān)系到消費(fèi)的質(zhì)量,關(guān)系到企業(yè)的本錢和利潤(rùn),是企業(yè)實(shí)現(xiàn)低本錢,高效益的重要環(huán)節(jié)。那么,如何才能通過加強(qiáng)內(nèi)部控制管理工作的有效施行,來進(jìn)步采購工作的管理程度呢? 筆者認(rèn)為,要通過加強(qiáng)內(nèi)部控制管理工作的有效施行,來進(jìn)步采購工作的管理程度要遵循四個(gè)方面的詳細(xì)要求,即:正確認(rèn)識(shí)是前提、制度保障是根底、程序合理是重點(diǎn)、執(zhí)行有效是關(guān)鍵。只有做到這些,并結(jié)合各自企業(yè)實(shí)際,予以適當(dāng)?shù)耐晟坪脱a(bǔ)充,才能真正到達(dá)通過加強(qiáng)內(nèi)部控制管理來進(jìn)步企業(yè)采購管理程度的目的。 一、正確認(rèn)識(shí),是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,進(jìn)步采購管理程度的前提。 從企業(yè)管理層到詳細(xì)的采購業(yè)務(wù)部門每一名工作人員對(duì)采購內(nèi)部控制管
3、理工作的重要性有個(gè)正確的認(rèn)識(shí),是保證內(nèi)部控制管理工作順利開展和獲得成效的前提。lOCAlHoST管理層要著眼于企業(yè)的科學(xué)開展,擅長(zhǎng)從宏觀層面審視采購內(nèi)部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務(wù)部門的工作人員要以高度的責(zé)任感,認(rèn)真履行崗位職責(zé),服從效勞于采購工作的內(nèi)部控制管理要求。也就是說,企業(yè)的一切管理工作,應(yīng)遵循內(nèi)部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應(yīng)統(tǒng)馭在完善的內(nèi)部控制體系之下;企業(yè)的一切活動(dòng),都不能游離于內(nèi)部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理程度的需要。 二、制度保障,是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,進(jìn)步采購管理程度的根底。 建立完善的物資采購內(nèi)部控制管理制度,
4、既是滿足進(jìn)步采購管理程度的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時(shí)更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理程度的需要;建立完善的內(nèi)部控制制度體系,通過內(nèi)部控制管理制度來標(biāo)準(zhǔn)和管理采購程序和標(biāo)準(zhǔn),并開展定期的評(píng)價(jià)和維護(hù),必將為采購管理程度的進(jìn)步、確保資金的平安完好、有效抵御和控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目的等幾個(gè)方面提供有力的保障。強(qiáng)化內(nèi)部控制管理制度的建立是進(jìn)一步強(qiáng)化公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理、全面提升管理程度的客觀要求;建立完善的內(nèi)部控制制度,可以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務(wù)工作有章可循,有法可依,促進(jìn)采購工作的標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)轉(zhuǎn)。 三、程序合理,是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,進(jìn)步采購管理程度的重點(diǎn)。 內(nèi)部控制管理工作
5、其本質(zhì)是強(qiáng)化企業(yè)的過程管理和流程管理,因此制定嚴(yán)密合理的采購業(yè)務(wù)管控程序就是進(jìn)步采購管理程度的重點(diǎn)。包括采購方案方案的編制審定、供給商的選擇與價(jià)格確定、合同簽訂與管理、物資驗(yàn)收入庫、采購付款與往來核對(duì)、采購業(yè)務(wù)的分析與考核等管控節(jié)點(diǎn)。 (一)采購方案、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購預(yù)算,其一般管理控制程序?yàn)椴少彶块T根據(jù)企業(yè)消費(fèi)經(jīng)營(yíng)需要,提出物資采購的申請(qǐng),倉儲(chǔ)或有關(guān)部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購方案,經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門審核后報(bào)采購主管指導(dǎo)審定。采購部門根據(jù)采購方案編制采購方案,采購方案應(yīng)明確采購的原那么、采購的渠道、供給商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。這一環(huán)節(jié)的管理控制
6、重點(diǎn)是檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核,是否明確采購物資的詳細(xì)數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。 (二)供給商的選擇與價(jià)格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點(diǎn),可以使企業(yè)的采購預(yù)算資金得到有效的使用,使企業(yè)經(jīng)營(yíng)本錢降低,并直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。其一般管理控制程序?yàn)椴少彶块T應(yīng)根據(jù)審定的采購方案,通過招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性會(huì)談采購或詢價(jià)采購等方式確定供給商與采購價(jià)格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)為采購是否經(jīng)過詢比價(jià)、有無詢比價(jià)記錄,通過招標(biāo)方式采購的是否符合招標(biāo)管理規(guī)定,對(duì)大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標(biāo)方式,應(yīng)集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關(guān)審定是否符合
7、權(quán)限。 (三)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以躲避采購風(fēng)險(xiǎn),保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理,進(jìn)步合同管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化,降低合同簽訂風(fēng)險(xiǎn);通過資質(zhì)信譽(yù)管理,建立供給商誠(chéng)信檔案體系,降低了履約風(fēng)險(xiǎn);通過合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管理,強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),減少合同履行風(fēng)險(xiǎn);通過合同會(huì)簽管理,進(jìn)步合同審批效率,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程;通過合同履行管理,加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)過程的控制才能,提升公司精細(xì)管理程度;通過合同統(tǒng)計(jì)分析管理,進(jìn)步公司經(jīng)營(yíng)決策自我分析才能。這一環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的重點(diǎn)是檢查相關(guān)部門是否對(duì)合同進(jìn)展審核,簽訂的合同是否送交財(cái)會(huì)、法律等相關(guān)監(jiān)管部門。 (四)物資驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后,物資管理部門應(yīng)組織采購
8、、質(zhì)檢、倉儲(chǔ)等部門對(duì)到貨物資進(jìn)展檢驗(yàn)清點(diǎn),質(zhì)檢部門出具檢驗(yàn)報(bào)告,倉儲(chǔ)部門根據(jù)檢驗(yàn)合格的報(bào)告辦理入庫手續(xù),編制入庫單,登記庫存明細(xì)帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)是檢查物資入庫驗(yàn)收資料是否齊全,驗(yàn)收入庫是否符合不相容要求,庫存明細(xì)賬登記是否及時(shí)。 (五)采購付款與往來核對(duì)環(huán)節(jié)。財(cái)會(huì)部門應(yīng)根據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時(shí)作賬務(wù)處理。采購款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請(qǐng),填制付款申請(qǐng)單,附齊相關(guān)單據(jù),經(jīng)采購等部門負(fù)責(zé)人審核簽字后送財(cái)會(huì)部門審核,財(cái)會(huì)部門根據(jù)資金安排、使用方案、預(yù)付情況及合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù),采購款支付應(yīng)經(jīng)相 【1】【2】關(guān)指導(dǎo)審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理重點(diǎn)是檢
9、查財(cái)務(wù)入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時(shí)合理;檢查采購款支付的根據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,相關(guān)審批是否符合權(quán)限。 (六)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分析環(huán)節(jié)上,企業(yè)采購部門應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門定期對(duì)方案準(zhǔn)確率、保證供給率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進(jìn)展分析,并向企業(yè)有關(guān)會(huì)議報(bào)告;在“考核環(huán)節(jié)上,企業(yè)應(yīng)建立與采購相關(guān)的考核方法,定期對(duì)采購管理情況進(jìn)展考核 四、執(zhí)行有效,是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,進(jìn)步采購管理程度的關(guān)鍵。 在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴(yán)密合理的采購程序的根底上,是否可以有效執(zhí)行就是關(guān)鍵。一是可以通過拓寬監(jiān)視管理渠道,來保證內(nèi)部控制管理工作的施行,企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)等監(jiān)視管理部門
10、要實(shí)在發(fā)揮監(jiān)視的職能作用,對(duì)采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)視向事前、事中的監(jiān)視進(jìn)展轉(zhuǎn)變,并要充分發(fā)揮職工群眾監(jiān)視的作用,催促和約束采購部門的工作效率和工作質(zhì)量,促進(jìn)內(nèi)部控制管理的有效運(yùn)行。另外,還可以通過制定內(nèi)部控制管理考核及其責(zé)任追究制度來強(qiáng)化執(zhí)行力,明確相關(guān)部門及員工在內(nèi)部控制管理工作中應(yīng)承當(dāng)?shù)呢?zé)任,加大員工內(nèi)部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度,對(duì)工作責(zé)任心不強(qiáng)、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人員進(jìn)展責(zé)任追究,并視情節(jié)輕重予以通報(bào)、警告處分或給予必要的處分來增強(qiáng)了各級(jí)管理人員的內(nèi)部控制管理意識(shí),以此來提升管理人員的業(yè)務(wù)程度和對(duì)內(nèi)部控制管理制度的履行意識(shí)。 綜上所述,通過加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,來進(jìn)步采購管理程度,是企業(yè)改革與開展的要求,是企業(yè)提升綜合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)才能的要求,需要我們?cè)诠ぷ骼碚撝锌茖W(xué)運(yùn)用,不斷完善和提升。 參考資料 1、?中小企業(yè)內(nèi)部控制? 上海三聯(lián)書店樓德華 傅黎瑛/編著 2、?企業(yè)內(nèi)部控制管理操作手冊(cè)?中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社 【1】【2】
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