詳談加強內部控制管理 提高采購管理水平

詳談加強內部控制管理 進步采購管理程度 摘要:內部控制管理作為企業(yè)自律和自我約束的一種管理手段和技術,已在企業(yè)管理工作中得到了廣泛的應用,并且發(fā)揮著越來越重要的作用。本文從認識、制度、程序、執(zhí)行四個層面,對如何通過建立和加強企業(yè)內部控制管理工作,來進步物資采購工作的管理程度進展了闡述,并著重對采購工作的內部控制管理程序進展了說明,以供大家研討。 關鍵詞:物資采購;管理;控制 內部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重點工作任務,是企業(yè)為了進步經營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產平安完好、促進法律法規(guī)有效遵循、躲避消費經營風險,由企業(yè)管理層及其員工共同施行的一個管理過程。而物資采購環(huán)節(jié)又是企業(yè)施行內部控制管理工作的重點,因為采購直接關系到消費的質量,關系到企業(yè)的本錢和利潤,是企業(yè)實現(xiàn)低本錢,高效益的重要環(huán)節(jié)。那么,如何才能通過加強內部控制管理工作的有效施行,來進步采購工作的管理程度呢? 筆者認為,要通過加強內部控制管理工作的有效施行,來進步采購工作的管理程度要遵循四個方面的詳細要求,即:正確認識是前提、制度保障是根底、程序合理是重點、執(zhí)行有效是關鍵。只有做到這些,并結合各自企業(yè)實際,予以適當?shù)耐晟坪脱a充,才能真正到達通過加強內部控制管理來進步企業(yè)采購管理程度的目的。 一、正確認識,是加強內部控制管理,進步采購管理程度的前提。 從企業(yè)管理層到詳細的采購業(yè)務部門每一名工作人員對采購內部控制管理工作的重要性有個正確的認識,是保證內部控制管理工作順利開展和獲得成效的前提。lOCAlHoST管理層要著眼于企業(yè)的科學開展,擅長從宏觀層面審視采購內部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務部門的工作人員要以高度的責任感,認真履行崗位職責,服從效勞于采購工作的內部控制管理要求。也就是說,企業(yè)的一切管理工作,應遵循內部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應統(tǒng)馭在完善的內部控制體系之下;企業(yè)的一切活動,都不能游離于內部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經營管理程度的需要。 二、制度保障,是加強內部控制管理,進步采購管理程度的根底。 建立完善的物資采購內部控制管理制度,既是滿足進步采購管理程度的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時更是全面提升企業(yè)經營管理程度的需要;建立完善的內部控制制度體系,通過內部控制管理制度來標準和管理采購程序和標準,并開展定期的評價和維護,必將為采購管理程度的進步、確保資金的平安完好、有效抵御和控制經營風險、實現(xiàn)經營管理目的等幾個方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化公司內部經營管理、全面提升管理程度的客觀要求;建立完善的內部控制制度,可以使企業(yè)的經營活動全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務工作有章可循,有法可依,促進采購工作的標準運轉。 三、程序合理,是加強內部控制管理,進步采購管理程度的重點。 內部控制管理工作其本質是強化企業(yè)的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業(yè)務管控程序就是進步采購管理程度的重點。包括采購方案方案的編制審定、供給商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業(yè)務的分析與考核等管控節(jié)點。 (一)采購方案、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購預算,其一般管理控制程序為采購部門根據(jù)企業(yè)消費經營需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購方案,經財務管理部門審核后報采購主管指導審定。采購部門根據(jù)采購方案編制采購方案,采購方案應明確采購的原那么、采購的渠道、供給商的選擇方式和范圍等內容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查采購方案是否經采購部門負責人審核,是否明確采購物資的詳細數(shù)量、質量要求、交貨期、采購方式等,相關審定是否符合權限。 (二)供給商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點,可以使企業(yè)的采購預算資金得到有效的使用,使企業(yè)經營本錢降低,并直接關系到企業(yè)的經營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據(jù)審定的采購方案,通過招標、競爭性會談采購或詢價采購等方式確定供給商與采購價格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點為采購是否經過詢比價、有無詢比價記錄,通過招標方式采購的是否符合招標管理規(guī)定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關審定是否符合權限。 (三)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以躲避采購風險,保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理,進步合同管理工作的標準化,降低合同簽訂風險;通過資質信譽管理,建立供給商誠信檔案體系,降低了履約風險;通過合同風險點管理,強化合同履行的風險意識,減少合同履行風險;通過合同會簽管理,進步合同審批效率,標準業(yè)務流程;通過合同履行管理,加強經營過程的控制才能,提升公司精細管理程度;通過合同統(tǒng)計分析管理,進步公司經營決策自我分析才能。這一環(huán)節(jié)內部控制管理的重點是檢查相關部門是否對合同進展審核,簽訂的合同是否送交財會、法律等相關監(jiān)管部門。 (四)物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后,物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進展檢驗清點,質檢部門出具檢驗報告,倉儲部門根據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù),編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。 (五)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。財會部門應根據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關單據(jù),經采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核,財會部門根據(jù)資金安排、使用方案、預付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù),采購款支付應經相 【1】【2】關指導審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內部控制管理重點是檢查財務入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查采購款支付的根據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,相關審批是否符合權限。 (六)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分析環(huán)節(jié)上,企業(yè)采購部門應會同有關部門定期對方案準確率、保證供給率、質量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進展分析,并向企業(yè)有關會議報告;在“考核環(huán)節(jié)上,企業(yè)應建立與采購相關的考核方法,定期對采購管理情況進展考核 四、執(zhí)行有效,是加強內部控制管理,進步采購管理程度的關鍵。 在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的根底上,是否可以有效執(zhí)行就是關鍵。一是可以通過拓寬監(jiān)視管理渠道,來保證內部控制管理工作的施行,企業(yè)紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)視管理部門要實在發(fā)揮監(jiān)視的職能作用,對采購業(yè)務要由事后監(jiān)視向事前、事中的監(jiān)視進展轉變,并要充分發(fā)揮職工群眾監(jiān)視的作用,催促和約束采購部門的工作效率和工作質量,促進內部控制管理的有效運行。另外,還可以通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執(zhí)行力,明確相關部門及員工在內部控制管理工作中應承當?shù)呢熑?加大員工內部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度,對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人員進展責任追究,并視情節(jié)輕重予以通報、警告處分或給予必要的處分來增強了各級管理人員的內部控制管理意識,以此來提升管理人員的業(yè)務程度和對內部控制管理制度的履行意識。 綜上所述,通過加強內部控制管理,來進步采購管理程度,是企業(yè)改革與開展的要求,是企業(yè)提升綜合市場競爭才能的要求,需要我們在工作理論中科學運用,不斷完善和提升。 參考資料 1、?中小企業(yè)內部控制? 上海三聯(lián)書店樓德華 傅黎瑛/編著 2、?企業(yè)內部控制管理操作手冊?中國財政經濟出版社 【1】【2】