財務費用報銷流程及注意事項

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1、財務費用報銷流程及注意事項,,前言,在日常工作中，部分員工對財務知識比較欠缺，對公司財務報銷流程及報銷規(guī)定不太了解，出現(xiàn)報銷單據(jù)不規(guī)范、報銷內(nèi)容不明確等情況，給公司財務部及相關(guān)部門工作帶來不必要困擾。,用于報銷的合法票據(jù),蓋有收款單位的財務專用章或發(fā)票專用章 付款單位注明為本單位 發(fā)票正面有稅務機構(gòu)監(jiān)制章 大寫和小寫金額相符,,,,,（一）對原始單據(jù)的要求,1.發(fā)票必須是發(fā)票聯(lián)或報銷聯(lián)，用復寫紙復寫或計算機打印，不得用圓珠筆或鉛筆填寫，存根聯(lián)、發(fā)貨聯(lián)、記賬聯(lián)不能作為報銷單據(jù) 2.內(nèi)容要齊全，抬頭、日期、品名、單價、數(shù)量、金額等項目要填寫齊全，字跡要清楚，金額要準確，大、小寫要一致，嚴禁涂改。

2、3.印章要齊全，須有收款單位印章(財務專用章或發(fā)票專用章)及收款人簽字(章)；事業(yè)單位的收據(jù)，要有財務專用章；企業(yè)和個體戶須是稅務部門統(tǒng)一印制的收據(jù)。 4.從外單位取得的原始單據(jù)(車、船、飛機票等)，因保管不善而被盜或遺失，后果自負。,正面例子：要素填寫齊全，蓋章清晰,發(fā)票要素齊全，蓋章清晰（請注意：舉例所用，并非是本單位的發(fā)票）,（二）、不予報銷的單據(jù),1.內(nèi)容填寫不全，字跡不清或有明顯涂改、偽造的票據(jù)一律不予 報銷; 2.無財務專用章的白條票據(jù); 3.數(shù)量、單價、金額不明確的票據(jù)； 4.收據(jù)、虛假發(fā)票等票據(jù)不予報銷; 5.名稱必須寫全稱，否則不予報銷.,反面例子：要素填寫不全，章不清晰,,

3、要素填寫不全,章不清晰,反面例子：要素填寫不全，品名過于籠統(tǒng)且無清單或小票。,,,反面例子：發(fā)票抬頭不是公司的全稱，而是地名。,,,反面例子：章不合規(guī)。,發(fā)票上必須加蓋發(fā)票專用章，加蓋其他類型章的發(fā)票 無效,如“現(xiàn)金收訖”章。（行政事業(yè)單位收據(jù)等除外）,反面例子：報銷項目與發(fā)票內(nèi)容不一致。,,,左圖發(fā)票為訂票發(fā)票， 不能用于報銷市內(nèi)交通費,,左圖發(fā)票上的發(fā)票章為某飯店， 不能用于報銷市內(nèi)交通費。 后經(jīng)網(wǎng)上查詢此發(fā)票，發(fā)現(xiàn)此 發(fā)票章與網(wǎng)上信息也不符。,反面例子：印章不清或根本沒有印章的發(fā)票無效。,產(chǎn)生這樣的問題原因之一是有的經(jīng)營單位為了推卸責任保護自己，在出具假發(fā)票時，故意不將印章印清或拒絕蓋章

4、，消費者事后無法再去索要真票。,,反面例子：虛假發(fā)票,同一次消費的幾張發(fā)票的發(fā)票號碼相同，相同為虛假發(fā)票,反面例子：非行政事業(yè)單位收據(jù),收據(jù)不可以報銷（行政事業(yè)單位的除外）,,大家看看，假如這是一張發(fā)票，不是收據(jù)，可不可以報銷,（三）、原始單據(jù)粘貼規(guī)范,在日常報銷工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有一些票據(jù)粘貼的不規(guī)范，例如一張紙上粘貼的票據(jù)太多、太亂、正反顛倒、很不整齊，這些都給會計報銷的后續(xù)工作（合計金額、稽核、裝訂、會計檔案保管等）帶來很大的不便，尤其是耽誤報賬者的時間。鑒于上述情況，現(xiàn)將財務票據(jù)粘貼要求的規(guī)范向大家做簡要介紹，希望大家在今后碰到類似業(yè)務能按規(guī)范操作。,票據(jù)整理粘貼要求,1、票據(jù)分類。

5、對于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進行分類，如辦公用品、電話費、差旅費、市內(nèi)交通費等等，按照類別分別粘貼。 2、將票據(jù)整理齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，沿著粘貼單裝訂線內(nèi)側(cè)和粘貼紙的上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應避免將票據(jù)貼出粘貼單外。裝訂線左側(cè)不要粘貼票據(jù)，不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間粘貼，以免造成中間厚，四周薄。 3、如果票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼；票據(jù)比較多時可使用多張粘貼單 4、對于比粘貼單大的票據(jù)或其他附件，也應沿裝訂線粘貼，超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內(nèi)。,填寫規(guī)范及注意事項,1、所有經(jīng)濟業(yè)務均應提供正規(guī)合法票據(jù)；發(fā)票要填寫完整，字跡清晰，沒有

6、涂改、污染，發(fā)票專用章清晰可辨。假發(fā)票、空白發(fā)票和填寫不規(guī)范的發(fā)票，不予報銷。 2、應使用黑色水筆或鋼筆以規(guī)范漢字填寫粘貼單，絕對不允許使用圓珠筆、鉛筆或者紅色的筆書寫，并且絕對不得涂改，經(jīng)辦人、報賬人、單據(jù)張數(shù)等信息應如實完整填寫； 3、不要將票據(jù)倒置粘貼； 不要用訂書機訂票據(jù)； 4、發(fā)票上未列清詳細品名、數(shù)量、單價的（比如只寫了“辦公用品一批XXX元”）以及各種購買物品的定額發(fā)票，無論金額大小，均必須附有加蓋發(fā)票專用章的購貨清單或小票。定額發(fā)票要用黑筆寫上單位抬頭，開具日期等信息，不得空白。,填寫規(guī)范及注意事項,原始粘貼單上相關(guān)數(shù)據(jù)填寫規(guī)范要求： 1)阿拉伯數(shù)字要加上人民幣符號，如：報賬金

7、額為12345元，則在阿拉伯數(shù)字填寫欄內(nèi)填寫￥12345.00元。 2)大寫漢字欄內(nèi)應按規(guī)范漢字在已經(jīng)印刷好的相應位數(shù)內(nèi)填寫數(shù)字大寫，并在大寫漢字前的每一空位上畫“X”，在數(shù)字是0的位置填寫漢字“零”。例如，報賬金額為￥2034.50元，則大寫數(shù)字欄內(nèi)填寫：X拾X萬貳仟零佰叁拾肆元伍角零分 3)漢字的數(shù)字大寫標準寫法為： 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 元 角 分,報銷票據(jù)粘貼,基本要求： 緊靠粘貼單的左上端，從左橫向粘貼 相鄰票據(jù)間須留出間隔距離 票據(jù)較多時，可分行粘貼 不得豎向粘貼 報銷人須在每張票據(jù)背面空白處注明開支的用途 不符合規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務部有權(quán)退回，要

8、求報銷人重新整理。,常見的不規(guī)范的粘貼,沒在左上角,常見的不規(guī)范的粘貼,上端未對齊,常見的不規(guī)范的粘貼,不正確的貼票方法,常見的不規(guī)范的粘貼,發(fā)票不完整,常見的不規(guī)范的粘貼,粘貼不牢（片片飛）,規(guī)范的粘貼,貼在左上角,規(guī)范的粘貼,整理后的粘貼,報銷單的填寫及報銷流程,報銷單的填寫 公司報銷單的種類，分為兩種：一種是普通報銷單，另一種是差旅費報銷單 一、報銷單填寫的要求有下幾點： 1、大小寫要一致，大寫未到分應在后加（整、正）字 2、單據(jù)票面整潔，無涂改，無錯字白字。 3、大小寫要頂格寫，空間不要留的太大，小寫要加人民幣符號。 4、頂票要用鉛筆在備注攔寫清實際費用項目 5、一定要把經(jīng)辦人、客戶寫

9、清楚 6、發(fā)票上的客戶一定要和所報銷單位的名稱一致,報銷單的填寫及報銷流程,二、具體報銷單的填寫 （一）、差旅費報銷單 1、應填寫報銷部門、出差事由、報銷日期、出差目的地、起始時間、單據(jù)張數(shù)、金額； 2、多人同一張報銷單報銷，應分別填寫報銷人； 3、天數(shù)按本人出差實際天數(shù)填寫； 4、住勤費按天數(shù)乘以標準合計填寫； 5、其他欄填寫除車船飛機票之外的的票據(jù)，如保險費、寄存費、購票手續(xù)費等。,報銷單的填寫及報銷流程,差旅費報銷單單據(jù),報銷單的填寫及報銷流程,出差前的申請申請單的填寫,申請單的填寫要求 1、要素填寫齊全； 2、按照流程進行審批； 3、時間填寫完成，如實際天數(shù)超過填寫時間，請在

10、其他需說明事項中填寫理由； 4、客戶反饋需要客戶簽字或蓋章，如特殊情況無法取得，需要總經(jīng)理批準后方可報銷 5、報銷差旅費時必須附有此單,報銷單的填寫及報銷流程,（二）、費用報銷單； 1、應填寫報銷部門、報銷日期、單據(jù)張數(shù)； 2、報銷內(nèi)容填寫如辦公費、招待費、培訓費、市內(nèi)交通費、汽油費、汽車費用等； 3、原單金額按發(fā)票填，報銷金額按實際發(fā)生金額填寫； 4、大寫金額須頂格填寫； 5、要寫清附件張數(shù)；,報銷單的填寫及報銷流程,費用報銷一般規(guī)定 報銷人必須取得相應的合法單據(jù)（相關(guān)規(guī)定見原始單據(jù)的一般要求）. 填寫報銷單應注意：根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目填寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫必

11、須完全一致；簡述費用內(nèi)容或理由。 按規(guī)定的審批程序報批。,報銷單的填寫及報銷流程,報銷審批簽字流程,部門員工 發(fā)生費用,本部門主管審核,部門經(jīng)理審核,財務審核票據(jù)是否有誤,總經(jīng)理審核簽字,到財務部 報銷領(lǐng)款,,1,,,,,,,2,3,4,4,審核未通過返回報銷人,審核無誤,5,報銷單的填寫及報銷流程,頂票的處理 所謂頂票就是某項費用因為種種原因，未能取得合法的票據(jù)，而拿其他發(fā)票代替報銷的行為。 公司原則上不報銷頂票發(fā)票；因特殊情況，需要公司總經(jīng)理的批準，并將原來業(yè)務寫個情況說明附在后面。 報銷時按照提供的發(fā)票填寫報銷內(nèi)容，走報銷流程！ 頂票的發(fā)票必須是符合報銷的票據(jù)。,專項支出管理規(guī)定,1、出

12、差借款 出差人員憑審批后的申請單填寫借款單，按批準額度辦理 借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。 2、臨時借款 如業(yè)務費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款 原則上不允許跨月借支。 3、借款銷賬規(guī)定 （ 1 ） 借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，否則財務人員有權(quán)拒絕銷帳； （ 2 ）借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個 人借款從工資中扣回。,專項支出管理規(guī)定,4、借款流程,專項支出管理規(guī)定,借款單式樣 備注：各項現(xiàn)金借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款,專項支出管理規(guī)定,案例 1.2013年1月5

13、日，銷售部業(yè)務員陳X需要去出差，需要預借差旅費3000元。 2.2013年11月15日，銷售部業(yè)務員陳X出差回來報銷差旅費2500元， 余款500元退回。,專項支出管理規(guī)定,案例 陳X在出差前填寫派遣單和借款單，審批完成后，憑借款單和派遣 單到財務預支差路費3000元，借款單留財務，作為財務付款的憑證。 陳X回來后，填寫報銷單，報銷差路費2500元，余款500元退回財務。 財務收到余款500元后，開收據(jù)給陳X. 流程結(jié)束。,出差制度介紹,1、出差標準,出差制度介紹,2、具體規(guī)定 超過標準費用，除非事先得到總經(jīng)理的確認，否則，原則上只能在標 準范圍報銷。例如：一個普通員工在一般城市出差，伙食標

14、準為 18元/天，他自己吃飯花去30元，并取得了票據(jù)，但是報銷時只能按 照18元給予報銷。 出差時，由公司或?qū)Ψ浇哟龁挝惶峁┎惋?、住宿及交通工具等將不?報銷相關(guān)費用。 出差交通工具限火車硬臥座、公共汽車、出租車，火車軟臥、飛機應 經(jīng)總經(jīng)理批準后方可使用。否則不予報銷。,出差制度介紹,宴請客戶需由總經(jīng)理批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣減出差人當天的伙食補貼。 業(yè)務招待未經(jīng)總經(jīng)理的批準，不得報銷任何費用。 3、出差天數(shù)的規(guī)定 實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返回公司時間為準，12:00以后出發(fā)（或12:00以前到達）以半天計算，12:00以前出發(fā)（或1

15、2:00之后到達）以一天計算。,其他需要說明的事項,發(fā)票的識別：發(fā)票的真假查詢可以可拔打稅務局納稅服務電話12366，根據(jù)語間提示輸入發(fā)票號碼和密碼?；蛘?通過登陸稅務局網(wǎng)站，在發(fā)票查詢頁面輸入發(fā)票號碼和密碼。 對偽造的識別。偽造發(fā)票是指單位和個人仿照真的發(fā)票，制作假發(fā)票，以假充真的行為。偽造的發(fā)票在其內(nèi)容、標志、試樣、規(guī)格、紙質(zhì)、字體、條紋、圖案、印色以及油墨成份上均不同于真實發(fā)票，在其印制的張數(shù)，聯(lián)次，自軌號碼或裝訂順序上，容易出現(xiàn)混亂，錯位現(xiàn)象?？梢圆扇　昂藢Ψā保从谜鎸嵉陌l(fā)票為對照依據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)可疑之處。 對變造發(fā)票的識別。變造發(fā)票是在真發(fā)票上采取刮，擦，挖，補以及化學方法更改或增添

16、發(fā)票有關(guān)內(nèi)容的行為。對變造發(fā)票的識別，主要查其票面的外在形式以及票面填寫的內(nèi)容是否發(fā)生變異。,其他需要說明的事項,對“大頭小尾”發(fā)票的識別。“大頭小尾”發(fā)票是指填開發(fā)票時， 將發(fā)票聯(lián)與存根聯(lián)分開填寫，發(fā)票聯(lián)的填開金額大于存根聯(lián)的金額。 發(fā)現(xiàn)這種發(fā)票時，首先查驗發(fā)票存根聯(lián)有無復寫印跡，筆跡是否同 出一人，而更有效的方法是將有疑點的發(fā)票開出單位的同組發(fā)票存 根聯(lián)進行核對。 對于手工版發(fā)票,現(xiàn)在國家雖然沒有取消手工版發(fā)票，但是很多地方 已經(jīng)在逐步取消，因此，對于手工版發(fā)票，大家收到時需要仔細識 別，不鼓勵拿手工版發(fā)票報銷。 當年發(fā)票，應在當年辦理報銷，跨年度的發(fā)票，不予報銷。 其他請款流程（如采購請款等）還按照原流程。,