采購管理制度 2

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1、奧巴車輛采購管理制度 （試運行） 審核： 復核： 審批： 一、目的： 為了規(guī)范物資采購程序，加強對我公司物資采購的監(jiān)督管理，確保公司各項物資供應準確，降低物資采購成本，特制定本制度。 二、適用范圍 采購部及相關部門。 三、采購部職責 （一）負責物資采購管理制度和內部各崗位職責的制定； （二）負責對物資采購員的監(jiān)督與管理； （三）負責物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂； （四）負責物資采購的詢價、議價、比質、比價； （五）負責本部門按時、保質、保量地完成所需各項物資的采購工作； （六）負責管轄范圍內的衛(wèi)

2、生、安全工作； （七）做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件、經銷商資料及公司下發(fā)的各種文件； （八）采購部建立采購物資臺帳、借款明細帳及公司應付款帳，定期與財務部對帳； （九）負責按時上交部門工作周報表、月報表以及工作計劃； （十）負責組織召開供應商評審會議。 四、采購原則 （一）嚴格執(zhí)行詢議價程序 物品采購，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。 （二）采購會審制度 采購會審：必須經由相關部門參與，調研匯總各方意見。 （三）一致性原則

3、 采購人員采購的物品或服務必須與采購單所列的供貨商、價格、規(guī)格、型號、數量、質檢標準等相一致，若不一致公司則不予報銷。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改采購單作參考。 （四）廉潔制度 所有采購人員必須做到： 1.自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購質量，降低采購成本?！? 2.加強學習，提高認識，增強法治觀念?！? 3.廉潔自律，不能向供應商伸手。　 4.嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。　 5.工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失?！? 6.努力學習業(yè)務，廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新設備及市場信息。 五、采購規(guī)程 （一）

4、供應商的選擇 1.供應商必須證照齊全，具備相關資質。 2.對于經常使用的商品或服務，采購部應較全面地了解掌握供應商的管理狀況、供貨周期、質量控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記錄，會同生產、技術、質檢、銷售、運營中心對供應商定期進行評估和審計。 3.供應部在初選供應商時需填制《供應商調查表》、對供應商的生產能力、認證證書、產品檢驗報告、售后服務能力以及不同數量界限內的產品單價等做出記錄；在評審供貨商的過程中，需將供貨商所供物品的售后服務事宜（如維修、賠償、更換等）考慮在內，符合條件才有供貨資格。 4.在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應

5、調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作為唯一決定的因素?！? 5.為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在進行交互采購。 6.評估合格的供應商具有供貨資格。供應部需將經評審合格后的供貨商資料至財務部及運營中心備案。 7．在與經評審合格后的供貨商合作時，采購部需與供貨商簽訂《售后服務合同》。 （二）采購 1.價值高于1000元的固定資產采購的申請，由各使用部門每周三報至材料庫（生產設備）或辦公室（辦公設備）統一編制《請購單》。由各相關部門經理審核→總經理復核→董事長批準最后交采購部門采購。 2.價值低于1000元的

6、固定資產以及非固定資產的采購申請，由各使用部門報至材料庫（生產設備）或辦公室（辦公設備）統一申請編制《請購單》。由各相關部門經理審核→相關副總復核→總經理批準后交由采購部門采購。 3.采購詢價、綜合評估、會簽合同，由供應部協調技術部、財務部以及使用部門共同完成，并報主管副總審批。 4.技術部、使用部門負責采購物品的適用性；財務部門負責預算控制、價格調查、合同付款條款的審核，合同風險條款的審查；供應部負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供貨方和生產廠聯系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋、質量檢查標準及確認售后服務事宜?！　　? 5.采購過程中需

7、求發(fā)生變化時，需求部門需及時出具采購《變更申請》，由總經理簽字批準后方可交由采購部執(zhí)行。 6.各部門及配套廠家提供的需采購物資的規(guī)格型號必須完整，如不完整所造成的損失由原材料清單提報人負責50%的經濟損失，所在部門承擔30%；采購人員有權拒絕采購型號、品牌及其他主要數據不完整的物資。 7.為節(jié)約采購成本，公司實行按月上報采購計劃的政策。采購部根據生產計劃及庫存情況編制采購計劃，要從實際工作出發(fā)，避免盲目提報物資采購計劃，避免物資積壓損失。 8.物資采購必須嚴格按照采購原則、采購計劃進行采購，做到不錯訂、不漏訂。簽訂物資采購合同時，要嚴格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數量、規(guī)格

8、型號、價格、質量標準、檢驗標準、交貨期、交貨地點、結算方式、運費承擔、包裝、運輸、驗收方式、經辦人經濟責任以及其它需要明確的事項。一般情況下，按照公司標準合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問聯系后，再簽定合同。 9.物資采購時，如技術部或請購部門所請購的物資出現短缺現象，采購部應征求使用單位意見，在征得使用單位同意并簽字確認后方可采購使用單位愿意接受的代用品，否則，后果由供應部負直接責任。 10.供應部因不可抗因素未能及時完成的采購任務，應及時上報總經理并說明原因，擬定補救措施。 （三）生產設備的引進購買申請程序： 1.申請部門提交《設備申購報告》，就所購設備的必要性、收益性

9、做詳細闡述； 2.申請部門主管簽字后交付運營中心，由運營中心審核后上報至總經理處； 3.由總經理主持，運營中心組織銷售部、技術部、質檢部、生產部、供應部召開評審會議，評審通過后由總經理簽字確認； 4.總經理簽字后將《設備申購報告》提交至董事長處； 5.董事長批準后提交至財務總監(jiān)處復核； 6.只有經董事長批準方可采購，董事長享有最終決定權。 六、請購申請流程 請購申請流程圖 作業(yè)流程 執(zhí)行人/部門 表單 作業(yè)說明 編制請購單 生產部 倉庫 總經辦 生產材料：《生產計劃單》； 《庫存補充計劃單》； 《請購單》 生產部依

10、據生產計劃編制請購單； 倉庫、總經辦依據補充庫存計劃編制請購單； 編制完成請購單后，須相關主管簽字確認 生產以外材料 生產材料 生產部 倉庫 總經辦 生產材料： 《生產計劃單》 《庫存補充計劃單》； 《請購單》 生產以外材料包含： 1）建筑、環(huán)衛(wèi)材料； 2）生產設備； 3）辦公用品。 生產材料： 生產所須用品。 生產副總審核 總經理 總經理 生產副總 生產材料： 《生產計劃單》 《庫存補充計劃單》 《請購單》 總經理負責對生產以外材料審核內容包括： 1）請購單是否依據補充

11、庫存計劃編制。 2）設備及基建是否符合月度經營計劃。 生產副總負責對生產材料審核內容包括： 1）請購單是否依據生產計劃及補充庫存計劃編制。 若發(fā)現不符合要求，立即退還相關請購部門，重新申報。 董事長批準 校對 總經理批準 校對 董事長負責對生產以外材料審批內容包括： 1）總經理審核是否嚴謹； 2）請購單內容是否真實合理。 總經理負責對生產材料審批內容包括： 1）生產副總審核是否嚴謹； 2）請購單內容是否真實合理。 若發(fā)現不符合要求，立即退還相關請購部門，重新申報。 審批通過后轉至供應部。 董事長、總經理

12、審批簽字后將請購單轉至財務總監(jiān)，由財務總監(jiān)對以下內容進行復核： 1）財務是否能及時安排此項采購所須費用； 2）請購單須采購內容是否真實； 供應部編制借款條 編制校對 財務總監(jiān)復核 編制校對 供應部 借款條 請購單 供應部依據簽字通過后的請購單編制借款條 財務總監(jiān)批準 校對 財務總監(jiān) 供應部 借款條 請購單 財務總監(jiān)須對以下方面進行審核： 1）審核是否存在欠款情況； 2）審核《借款條》是否符合財務管理制度 通知采購員領款導 通 校對 財務部出納 采購員

13、 借款條 請購單 財務部出納通知供應部領款，領款時，采購員必須進行簽字確認。 八、考核辦法 （一）采購人員應嚴格按《請購單》進行采購，不可隨意變更內容，對于違反規(guī)定的予以50元處罰。 （二）有特殊情況的應及時向上級領導匯報，在征得領導同意后再進行采購，對不匯報而擅自做主造成公司損失的，由采購人員承擔賠償責任，并按產品價格的30%追加處罰。 （三）對于采購人員的不當行為造成公司嚴重損失的，將根據實際情況予以相應的賠償，并作待崗或換崗、下崗處理。 （四）采購人員必須做到帳物一致，每月月底對清帳目。如因帳目不清造成公司損失需按產品損失的30%予以賠償，情節(jié)嚴重的還將作換

14、崗或待崗、下崗處理。 （五）采購部應按采購計劃進行采購，對于采購部由于供貨不按計劃時間而影響生產的每推遲一天處罰20元。 （六）對出現的異常情況如客戶更改圖紙或停產產品，應根據公司的安排及時以書面形式通知供應商，停止一切與該產品相關的生 產活動并將情況以書面形式告知我公司，如采購人員未按規(guī)定辦理將由采購人員承擔損失的30%并作待崗或換崗、下崗處理，情節(jié)嚴重的作開除處理。 （七）不在公司指定供應商處購買的，不予以報銷。與供應商串通抬高價格，一經發(fā)現予以下崗處理，并處罰一個月工資。如因特殊情況需由總經理批準后方可采購。 （八）每周對三家供應商的價格做出市場評價，提出改進意見。每

15、少一家，罰款20元。 （九）除采購量極少的物料外，每種物料必須有2-3家的供應商。常用物料供貨商每少一家，罰款20元。 （十） 外協配件及原材料的相關資料，如規(guī)格型號、價格、質量標準、檢驗標準必須齊全，不齊全將不予入庫報銷。 運營中心 2013年5月30日 第 9 頁 共 9 頁