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1、奧巴車輛采購管理制度
(試運(yùn)行)
審核: 復(fù)核: 審批:
一、目的:
為了規(guī)范物資采購程序,加強(qiáng)對我公司物資采購的監(jiān)督管理,確保公司各項物資供應(yīng)準(zhǔn)確,降低物資采購成本,特制定本制度。
二、適用范圍
采購部及相關(guān)部門。
三、采購部職責(zé)
(一)負(fù)責(zé)物資采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定;
(二)負(fù)責(zé)對物資采購員的監(jiān)督與管理;
(三)負(fù)責(zé)物資采購計劃的制定,采購合同的簽訂;
(四)負(fù)責(zé)物資采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價;
(五)負(fù)責(zé)本部門按時、保質(zhì)、保量地完成所需各項物資的采購工作;
(六)負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)
2、生、安全工作;
(七)做好各項檔案的管理工作,如采購合同、各種審批文件、經(jīng)銷商資料及公司下發(fā)的各種文件;
(八)采購部建立采購物資臺帳、借款明細(xì)帳及公司應(yīng)付款帳,定期與財務(wù)部對帳;
(九)負(fù)責(zé)按時上交部門工作周報表、月報表以及工作計劃;
(十)負(fù)責(zé)組織召開供應(yīng)商評審會議。
四、采購原則
(一)嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序
物品采購,必須有三家以上供應(yīng)商提供報價,在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格,臨時性應(yīng)急購買的物品除外。
(二)采購會審制度
采購會審:必須經(jīng)由相關(guān)部門參與,調(diào)研匯總各方意見。
(三)一致性原則
3、
采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列的供貨商、價格、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)等相一致,若不一致公司則不予報銷。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請部門更改采購單作參考。
(四)廉潔制度
所有采購人員必須做到:
1.自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購質(zhì)量,降低采購成本。
2.加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高認(rèn)識,增強(qiáng)法治觀念。
3.廉潔自律,不能向供應(yīng)商伸手?!?
4.嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。
5.工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失?!?
6.努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市場信息。
五、采購規(guī)程
(一)
4、供應(yīng)商的選擇
1.供應(yīng)商必須證照齊全,具備相關(guān)資質(zhì)。
2.對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù),采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、供貨周期、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況,建立供應(yīng)商檔案,做好記錄,會同生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)檢、銷售、運(yùn)營中心對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計。
3.供應(yīng)部在初選供應(yīng)商時需填制《供應(yīng)商調(diào)查表》、對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、認(rèn)證證書、產(chǎn)品檢驗(yàn)報告、售后服務(wù)能力以及不同數(shù)量界限內(nèi)的產(chǎn)品單價等做出記錄;在評審供貨商的過程中,需將供貨商所供物品的售后服務(wù)事宜(如維修、賠償、更換等)考慮在內(nèi),符合條件才有供貨資格。
4.在選擇供應(yīng)商時,必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時,應(yīng)
5、調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象,供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素?!?
5.為確保供應(yīng)渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在進(jìn)行交互采購。
6.評估合格的供應(yīng)商具有供貨資格。供應(yīng)部需將經(jīng)評審合格后的供貨商資料至財務(wù)部及運(yùn)營中心備案。
7.在與經(jīng)評審合格后的供貨商合作時,采購部需與供貨商簽訂《售后服務(wù)合同》。
(二)采購
1.價值高于1000元的固定資產(chǎn)采購的申請,由各使用部門每周三報至材料庫(生產(chǎn)設(shè)備)或辦公室(辦公設(shè)備)統(tǒng)一編制《請購單》。由各相關(guān)部門經(jīng)理審核→總經(jīng)理復(fù)核→董事長批準(zhǔn)最后交采購部門采購。
2.價值低于1000元的
6、固定資產(chǎn)以及非固定資產(chǎn)的采購申請,由各使用部門報至材料庫(生產(chǎn)設(shè)備)或辦公室(辦公設(shè)備)統(tǒng)一申請編制《請購單》。由各相關(guān)部門經(jīng)理審核→相關(guān)副總復(fù)核→總經(jīng)理批準(zhǔn)后交由采購部門采購。
3.采購詢價、綜合評估、會簽合同,由供應(yīng)部協(xié)調(diào)技術(shù)部、財務(wù)部以及使用部門共同完成,并報主管副總審批。
4.技術(shù)部、使用部門負(fù)責(zé)采購物品的適用性;財務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的審核,合同風(fēng)險條款的審查;供應(yīng)部負(fù)責(zé)合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場信息的收集。同時,與供貨方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋、質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)及確認(rèn)售后服務(wù)事宜?! ?
5.采購過程中需
7、求發(fā)生變化時,需求部門需及時出具采購《變更申請》,由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可交由采購部執(zhí)行。
6.各部門及配套廠家提供的需采購物資的規(guī)格型號必須完整,如不完整所造成的損失由原材料清單提報人負(fù)責(zé)50%的經(jīng)濟(jì)損失,所在部門承擔(dān)30%;采購人員有權(quán)拒絕采購型號、品牌及其他主要數(shù)據(jù)不完整的物資。
7.為節(jié)約采購成本,公司實(shí)行按月上報采購計劃的政策。采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃及庫存情況編制采購計劃,要從實(shí)際工作出發(fā),避免盲目提報物資采購計劃,避免物資積壓損失。
8.物資采購必須嚴(yán)格按照采購原則、采購計劃進(jìn)行采購,做到不錯訂、不漏訂。簽訂物資采購合同時,要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度,合同中要明確數(shù)量、規(guī)格
8、型號、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項。一般情況下,按照公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同,如有特殊情況,與公司律師顧問聯(lián)系后,再簽定合同。
9.物資采購時,如技術(shù)部或請購部門所請購的物資出現(xiàn)短缺現(xiàn)象,采購部應(yīng)征求使用單位意見,在征得使用單位同意并簽字確認(rèn)后方可采購使用單位愿意接受的代用品,否則,后果由供應(yīng)部負(fù)直接責(zé)任。
10.供應(yīng)部因不可抗因素未能及時完成的采購任務(wù),應(yīng)及時上報總經(jīng)理并說明原因,擬定補(bǔ)救措施。
(三)生產(chǎn)設(shè)備的引進(jìn)購買申請程序:
1.申請部門提交《設(shè)備申購報告》,就所購設(shè)備的必要性、收益性
9、做詳細(xì)闡述;
2.申請部門主管簽字后交付運(yùn)營中心,由運(yùn)營中心審核后上報至總經(jīng)理處;
3.由總經(jīng)理主持,運(yùn)營中心組織銷售部、技術(shù)部、質(zhì)檢部、生產(chǎn)部、供應(yīng)部召開評審會議,評審?fù)ㄟ^后由總經(jīng)理簽字確認(rèn);
4.總經(jīng)理簽字后將《設(shè)備申購報告》提交至董事長處;
5.董事長批準(zhǔn)后提交至財務(wù)總監(jiān)處復(fù)核;
6.只有經(jīng)董事長批準(zhǔn)方可采購,董事長享有最終決定權(quán)。
六、請購申請流程
請購申請流程圖
作業(yè)流程
執(zhí)行人/部門
表單
作業(yè)說明
編制請購單
生產(chǎn)部
倉庫
總經(jīng)辦
生產(chǎn)材料:《生產(chǎn)計劃單》;
《庫存補(bǔ)充計劃單》;
《請購單》
生產(chǎn)部依
10、據(jù)生產(chǎn)計劃編制請購單;
倉庫、總經(jīng)辦依據(jù)補(bǔ)充庫存計劃編制請購單;
編制完成請購單后,須相關(guān)主管簽字確認(rèn)
生產(chǎn)以外材料
生產(chǎn)材料
生產(chǎn)部
倉庫
總經(jīng)辦
生產(chǎn)材料:
《生產(chǎn)計劃單》
《庫存補(bǔ)充計劃單》;
《請購單》
生產(chǎn)以外材料包含:
1)建筑、環(huán)衛(wèi)材料;
2)生產(chǎn)設(shè)備;
3)辦公用品。
生產(chǎn)材料:
生產(chǎn)所須用品。
生產(chǎn)副總審核
總經(jīng)理
總經(jīng)理
生產(chǎn)副總
生產(chǎn)材料:
《生產(chǎn)計劃單》
《庫存補(bǔ)充計劃單》
《請購單》
總經(jīng)理負(fù)責(zé)對生產(chǎn)以外材料審核內(nèi)容包括:
1)請購單是否依據(jù)補(bǔ)充
11、庫存計劃編制。
2)設(shè)備及基建是否符合月度經(jīng)營計劃。
生產(chǎn)副總負(fù)責(zé)對生產(chǎn)材料審核內(nèi)容包括:
1)請購單是否依據(jù)生產(chǎn)計劃及補(bǔ)充庫存計劃編制。
若發(fā)現(xiàn)不符合要求,立即退還相關(guān)請購部門,重新申報。
董事長批準(zhǔn)
校對
總經(jīng)理批準(zhǔn)
校對
董事長負(fù)責(zé)對生產(chǎn)以外材料審批內(nèi)容包括:
1)總經(jīng)理審核是否嚴(yán)謹(jǐn);
2)請購單內(nèi)容是否真實(shí)合理。
總經(jīng)理負(fù)責(zé)對生產(chǎn)材料審批內(nèi)容包括:
1)生產(chǎn)副總審核是否嚴(yán)謹(jǐn);
2)請購單內(nèi)容是否真實(shí)合理。
若發(fā)現(xiàn)不符合要求,立即退還相關(guān)請購部門,重新申報。
審批通過后轉(zhuǎn)至供應(yīng)部。
董事長、總經(jīng)理
12、審批簽字后將請購單轉(zhuǎn)至財務(wù)總監(jiān),由財務(wù)總監(jiān)對以下內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核:
1)財務(wù)是否能及時安排此項采購所須費(fèi)用;
2)請購單須采購內(nèi)容是否真實(shí);
供應(yīng)部編制借款條
編制校對
財務(wù)總監(jiān)復(fù)核
編制校對
供應(yīng)部
借款條
請購單
供應(yīng)部依據(jù)簽字通過后的請購單編制借款條
財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)
校對
財務(wù)總監(jiān)
供應(yīng)部
借款條
請購單
財務(wù)總監(jiān)須對以下方面進(jìn)行審核:
1)審核是否存在欠款情況;
2)審核《借款條》是否符合財務(wù)管理制度
通知采購員領(lǐng)款導(dǎo)
通
校對
財務(wù)部出納
采購員
13、
借款條
請購單
財務(wù)部出納通知供應(yīng)部領(lǐng)款,領(lǐng)款時,采購員必須進(jìn)行簽字確認(rèn)。
八、考核辦法
(一)采購人員應(yīng)嚴(yán)格按《請購單》進(jìn)行采購,不可隨意變更內(nèi)容,對于違反規(guī)定的予以50元處罰。
(二)有特殊情況的應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報,在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后再進(jìn)行采購,對不匯報而擅自做主造成公司損失的,由采購人員承擔(dān)賠償責(zé)任,并按產(chǎn)品價格的30%追加處罰。
(三)對于采購人員的不當(dāng)行為造成公司嚴(yán)重?fù)p失的,將根據(jù)實(shí)際情況予以相應(yīng)的賠償,并作待崗或換崗、下崗處理。
(四)采購人員必須做到帳物一致,每月月底對清帳目。如因帳目不清造成公司損失需按產(chǎn)品損失的30%予以賠償,情節(jié)嚴(yán)重的還將作換
14、崗或待崗、下崗處理。
(五)采購部應(yīng)按采購計劃進(jìn)行采購,對于采購部由于供貨不按計劃時間而影響生產(chǎn)的每推遲一天處罰20元。
(六)對出現(xiàn)的異常情況如客戶更改圖紙或停產(chǎn)產(chǎn)品,應(yīng)根據(jù)公司的安排及時以書面形式通知供應(yīng)商,停止一切與該產(chǎn)品相關(guān)的生 產(chǎn)活動并將情況以書面形式告知我公司,如采購人員未按規(guī)定辦理將由采購人員承擔(dān)損失的30%并作待崗或換崗、下崗處理,情節(jié)嚴(yán)重的作開除處理。
(七)不在公司指定供應(yīng)商處購買的,不予以報銷。與供應(yīng)商串通抬高價格,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以下崗處理,并處罰一個月工資。如因特殊情況需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可采購。
(八)每周對三家供應(yīng)商的價格做出市場評價,提出改進(jìn)意見。每
15、少一家,罰款20元。
(九)除采購量極少的物料外,每種物料必須有2-3家的供應(yīng)商。常用物料供貨商每少一家,罰款20元。
(十) 外協(xié)配件及原材料的相關(guān)資料,如規(guī)格型號、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)必須齊全,不齊全將不予入庫報銷。
運(yùn)營中心
2013年5月30日
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