檔案管理學(xué)教材_

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1、-檔 案 管 理 第一章 緒 論第一節(jié) 檔案管理概述l 一、檔案管理工作的性質(zhì)和特點(diǎn)l 二、檔案管理的容l 三、檔案管理的圍l 四、檔案管理的根本要求一、檔案管理工作的性質(zhì)和特點(diǎn)l 檔案管理工作是用科學(xué)的原則和法管理檔案，提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐效勞的一項(xiàng)工作。l 一工作性質(zhì)l 是科學(xué)文化事業(yè)的組成局部；l 是部門各項(xiàng)管理工作的組成局部；l 是文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的組成局部。l 二檔案管理工作的特點(diǎn)l 1檔案資源積累的緩慢性重視檔案保管和保護(hù)l 檔案是隨著人們的實(shí)踐活動(dòng)而逐漸積累起來(lái)的，不像圖書(shū)資料大量印刷并廣泛流通；l 大多數(shù)檔案是“孤本，不能隨意復(fù)制；l 檔案比一般圖書(shū)更顯珍貴。唐代開(kāi)元年間

2、的檔案由省檔案館收藏的形成于公元714年的唐代開(kāi)元年間檔案5件是中國(guó)檔案部門現(xiàn)存最古老的紙質(zhì)公文檔案2檔案管理過(guò)程的階段性在不同階段具有不同的特點(diǎn)檔案的流轉(zhuǎn)程序，可分為檔案室階段和檔案館兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起的作用不同，價(jià)值不同，效勞對(duì)象不同，檔案管理式也存在差異。檔案在不同階段的特點(diǎn)：階 段半現(xiàn)行階段非現(xiàn)行階段保存地點(diǎn)機(jī)關(guān)檔案室檔 案 館價(jià)值特點(diǎn)參考憑證價(jià)值歷史文化價(jià)值保管期限短期、長(zhǎng)期和永久永 久效勞對(duì)象本 機(jī) 關(guān)整個(gè)社會(huì)3檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性客觀上限制了檔案交流檔案是在形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史，以及其觀點(diǎn)、經(jīng)歷和成果，包含了與形成者利益密切相關(guān)

3、的事實(shí)和數(shù)據(jù)。來(lái)源原則是這一特點(diǎn)的充分表達(dá)。4檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性造成檔案保管和利用的矛盾檔案直接關(guān)系到形成者的切身利益，關(guān)系到*，因此，多都實(shí)行封閉期制度。封閉期是指從檔案形成到開(kāi)放之間的期限。l 二、檔案管理的容l 包括兩個(gè)面：一檔案資源管理，也稱檔案實(shí)體管理。包括對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等檔案業(yè)務(wù)工作容。二檔案信息組織，對(duì)檔案中所包含的信息的管理。是指對(duì)檔案中所包含的信息容進(jìn)展提醒、加工和存貯，形成二次文獻(xiàn)，便于檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。l 三、檔案管理的圍不同種類的檔案構(gòu)成了檔案管理的不同面。1按檔案容：分為普通檔案和專門檔案。普通檔案：文書(shū)檔案。包括黨務(wù)、

4、政務(wù)、機(jī)關(guān)事務(wù)檔案；專門檔案：在一定專業(yè)領(lǐng)域或?qū)ｉT業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的、反映特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)容的專用文件材料。l 2按檔案的載體形式：分為一般檔案、特種檔案l 一般檔案：以文字為表述形式的紙質(zhì)檔案；l 特種檔案：以圖像聲音等非文字手段為表述形式的非紙質(zhì)檔案，包括古代的甲骨、金、竹木檔案，以及現(xiàn)代的聲像、縮微、數(shù)字檔案。 特種檔案的制成材料、載體和信息存貯式都不同于普通檔案3按形成單位：分為公務(wù)檔案和私人檔案。公務(wù)檔案：機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理、生產(chǎn)建立、科研活動(dòng)中形成的檔案。私人檔案：各行各業(yè)著名人物在其個(gè)人歷史活動(dòng)中形成的檔案，包括家譜、族譜、手稿、書(shū)信、日記、照片及反映其生平事跡的傳

5、記材料。l 4按形成時(shí)期：分為古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案三種。l 古代檔案：1840年以前歷代形成的檔案l 近代檔案：自1840年至1949年中華人民國(guó)成立以前形成的檔案l 現(xiàn)代檔案：中華人民國(guó)建國(guó)以后形成的檔案l 三、檔案管理的根本要求1、完整性要求 2、平安性要求 3、科學(xué)性要求 4、規(guī)性要求 5、經(jīng)濟(jì)性要求 6、現(xiàn)代化要求第二節(jié) 全宗理論l 一、全宗的含義及類型l 二、立檔單位的構(gòu)成條件與全宗劃分原則l 三、立檔單位的變化對(duì)組織全宗劃分的影響l 四、全宗理論的適用圍l 五、全宗理論的開(kāi)展l 六、我國(guó)關(guān)于全宗理論的探討l 一、全宗的含義及類型l 一全宗的含義l 全宗是在社會(huì)實(shí)踐中形成的具

6、有有機(jī)聯(lián)系的檔案集合體。l 1全宗是一個(gè)有機(jī)整體。l 2全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的。l 3全宗是以一定的社會(huì)單位或社會(huì)活動(dòng)工程為根底構(gòu)成的。l 4全宗是檔案的根本管理單位。二全宗的類型1按形成者，分為組織全宗、個(gè)人全宗、工程全宗。組織全宗：一個(gè)能獨(dú)立行使職權(quán)的社會(huì)組織機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等在其活動(dòng)中形成的檔案整體；個(gè)人全宗：社會(huì)著名人物在其活動(dòng)中形成的檔案整體；工程全宗：在*一項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案集合體。2按形成式，分為獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、聚集全宗、檔案聚集。獨(dú)立全宗：一個(gè)全宗形成者立檔單位形成的檔案集合體；聯(lián)合全宗：兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一管理的檔案集合體；

7、聚集全宗：按一定特征組成的，檔案數(shù)量很少或殘缺不全的假設(shè)干全宗的集合體；檔案聚集：由不同立檔單位形成的，按照一定特征集中起來(lái)的檔案混合體。l 例如:l “*省手工業(yè)局、手工業(yè)聯(lián)社聯(lián)合全宗l “國(guó)民政府聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)聚集全宗l “國(guó)民政府東北地區(qū)鐵路交通部門聚集全宗l “國(guó)民政府中國(guó)駐外使領(lǐng)館檔案聚集l “國(guó)民政府各銀行檔案聚集二、立檔單位的構(gòu)成條件與全宗劃分原則l 一立檔單位的構(gòu)成條件l 長(zhǎng)期以來(lái)，組織是構(gòu)成立檔單位的主體，人們通常將一個(gè)社會(huì)組織的全部檔案作為一個(gè)全宗。隨著現(xiàn)代檔案工作領(lǐng)域的擴(kuò)展，以是否屬于同一個(gè)形成單位為唯一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)區(qū)分全宗，不能完全解決新出現(xiàn)的問(wèn)題。工程全宗、個(gè)人全宗的出現(xiàn)是傳統(tǒng)全

8、宗理論的開(kāi)展。l 與全宗的類型相對(duì)應(yīng)，組織立檔單位、個(gè)人立檔單位、工程立檔單位各有其立檔條件。1組織立檔單位的構(gòu)成條件執(zhí)行了相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)職能，以自己的名義對(duì)外行文。簡(jiǎn)言之，要有獨(dú)立的人事任免權(quán)、行文權(quán)、財(cái)權(quán)，一般還具有法人資格。2個(gè)人立檔單位的構(gòu)成條件當(dāng)一個(gè)人執(zhí)行了一種相對(duì)獨(dú)立、比擬重要的社會(huì)職能，并積累了足夠數(shù)量的以自己名義署名的文件時(shí)，才有資格構(gòu)成立檔單位。3工程立檔單位的構(gòu)成條件工程在本專業(yè)領(lǐng)域或一定圍自成體系并具有相當(dāng)規(guī)模，圍繞該工程而產(chǎn)生的檔案文件具有相當(dāng)數(shù)量。l 工程立檔單位與組織立檔單位是穿插的。為了防止檔案分散和不必要的重復(fù)，需明確工程全宗和組織全宗各自的圍及界限。l 綜合性

9、檔案館為了全面反映和地區(qū)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，應(yīng)以組織全宗為主；l 專門檔案館以反映本專業(yè)概況和專業(yè)技術(shù)的開(kāi)展和變化為目的，應(yīng)以工程全宗為主；l 不止一個(gè)單位參加的科技、生產(chǎn)和工程工程，可設(shè)置臨時(shí)機(jī)構(gòu)立檔單位，或?qū)⒃摴こ虣n案歸入其牽頭單位或主管部門的全宗中去。二全宗劃分的原則1獨(dú)立性：構(gòu)成全宗的單位必須具備相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)職能。2關(guān)聯(lián)性：構(gòu)成一個(gè)全宗的檔案之間必須具有在的密切聯(lián)系。不能人為地、隨意地分合。3便性：為了保管和利用的便，全宗的規(guī)模一般應(yīng)控制在一定圍。4一致性：對(duì)于一樣類型立檔單位或檔案，其全宗劃分要保持一致，劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一。三、立檔單位變化對(duì)組織全宗劃分影響組織立檔單位的變化有兩種情況：根

10、本性變化、根本職能的變化。一所謂根本性變化是指立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)上的變化。在發(fā)生根本性變化時(shí)，各個(gè)歷史時(shí)期的不同政權(quán)、建國(guó)前后的政府機(jī)關(guān)、官僚資本主義企業(yè)與社會(huì)主義國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案，各自構(gòu)成全宗。2單位根本職能變化的影響新成立單位符合立檔單位條件的，其檔案構(gòu)成新的全宗；由假設(shè)干撤銷單位合并成一新的立檔單位，分別構(gòu)成全宗；從*一單位別離出去的單位，其檔案構(gòu)成新的全宗；原為一獨(dú)立單位，后改為一單位的部組織機(jī)構(gòu)，改變前為一全宗，改變后是另一全宗的組成局部；臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般應(yīng)納入其主管單位檔案全宗。但臨時(shí)機(jī)構(gòu)執(zhí)行的是獨(dú)立的社會(huì)職能，為期時(shí)間長(zhǎng)，檔案數(shù)量多，可單獨(dú)構(gòu)成全宗。四、全宗理論的適用圍1

11、在收集工作中的應(yīng)用。機(jī)關(guān)檔案室的歸檔工作要求遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；檔案館對(duì)檔案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的檔案作為一整體統(tǒng)一進(jìn)館，不得隨意分散；2在整理工作中的應(yīng)用。在檔案整理工作中，一個(gè)全宗的檔案作為一個(gè)整體，進(jìn)展系統(tǒng)化整理、分類和排列，檔案管理的完整性、系統(tǒng)性得到表達(dá)； back3在鑒定工作中的應(yīng)用。檔案鑒定以全宗為根底來(lái)權(quán)衡全宗案卷和文件的價(jià)值，假設(shè)離開(kāi)全宗孤立地鑒別一份文件，則難以判定其價(jià)。4在保管和統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用。全宗是檔案保管和統(tǒng)計(jì)的重要單位。5在編目工作中的應(yīng)用。多檔案檢索工具都是以全宗為對(duì)象編制的。6在根底工作中產(chǎn)生的全宗理論不可防止地利用

12、工作產(chǎn)生影響，如閱覽室調(diào)卷、檔案展覽、檔案編研等都離不開(kāi)全宗。五、全宗理論的開(kāi)展1、檔案管理最初采用的是事由原則，即以檔案文件容來(lái)整理組織檔案，隨著檔案數(shù)量和種類的增加，來(lái)源原則逐漸取代了事由原則。2、來(lái)源原則的表現(xiàn)形式是“全宗理論。3、全宗理論的發(fā)端法國(guó)最先提出“尊重全宗原則1841年。4、在法國(guó)“尊重全宗原則根底上，普士提出了“登記室原則1881年。5、荷蘭檔案學(xué)家謬?yán)铡⑴崴?、福羅英于1898年發(fā)表檔案的管理和整理手冊(cè)又稱荷蘭手冊(cè)，從理論上論證了來(lái)源原則。 back20世紀(jì)以來(lái)，來(lái)源原則進(jìn)入廣泛傳播和開(kāi)展時(shí)期：英國(guó)：20世紀(jì)20年代提出了“檔案組合Archive Group；美國(guó)：20世紀(jì)

13、3040年代提出了“文件組合Record Group；聯(lián)：20世紀(jì)2030年代提出了“統(tǒng)一檔案全宗概念，后俄羅斯使用“俄聯(lián)邦檔案全宗概念。并在其2004年檔案事業(yè)法中規(guī)定，檔案全宗是“相互之間具有歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系的檔案文件的總和。這意味著非同一來(lái)源而在容上具有邏輯聯(lián)系的檔案文件集合體也可構(gòu)成全宗。德國(guó)：布倫克對(duì)來(lái)源原則的修正：提出“自由來(lái)源原則，在整理檔案時(shí)要兼顧“來(lái)源和“事由。六、我國(guó)關(guān)于全宗理論的探討問(wèn)題一：檔案數(shù)量劇增，全宗規(guī)模過(guò)大，假設(shè)拆分全宗，則違背了同一全宗檔案不可分散的原則；問(wèn)題二：科技檔案等專門檔案怎樣按全宗原則管理；問(wèn)題三：檔案館類型增多，出現(xiàn)綜合性檔案館和專門檔案館之間館

14、藏接收圍的穿插問(wèn)題，以及全宗的歸屬問(wèn)題；問(wèn)題四：社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制、機(jī)構(gòu)改革給全宗劃分造成困難和混亂；問(wèn)題五：計(jì)算機(jī)技術(shù)更加廣泛和深入地滲透到檔案管理中，電子文件的大量產(chǎn)生，對(duì)全宗理論的挑戰(zhàn)。l 我國(guó)學(xué)者關(guān)于全宗理論的觀點(diǎn)l 1關(guān)于全宗概念l 三種觀點(diǎn)：“主體決定說(shuō) “過(guò)程決定說(shuō) “全宗集合說(shuō)l 2關(guān)于全宗分類l 三種分類法：主體全宗、客體全宗理論全宗、實(shí)體全宗機(jī)關(guān)全宗、檔案館全宗3關(guān)于全宗的構(gòu)成條件在3個(gè)根本構(gòu)成條件：行文權(quán)、人事任免權(quán)、財(cái)權(quán)的根底上，增加一個(gè)條件：有無(wú)法人資格4關(guān)于全宗理論的實(shí)質(zhì)來(lái)源聯(lián)系.有機(jī)聯(lián)系.須根據(jù)檔案形成規(guī)律，既按照來(lái)源聯(lián)系又按照邏輯聯(lián)系來(lái)構(gòu)成全宗。在特定情況下，為了保持

15、文件之間的有機(jī)聯(lián)系，可突破單一的來(lái)源原則疇，按照邏輯聯(lián)系來(lái)構(gòu)成全宗。對(duì)不同形成規(guī)律的檔案采用不同的管理法，表達(dá)了全宗理論的實(shí)質(zhì)。討論題如全面認(rèn)識(shí)和理解全宗理論全宗理論最先是由哪個(gè)首先提出的全宗的根本含義.全宗是依據(jù)什么來(lái)組成的全宗理論為什么能取代事由原則成為占據(jù)主導(dǎo)地位的檔案管理理論.事由原則適用于種檔案的組織.傳統(tǒng)的全宗理論在當(dāng)代有突破和開(kāi)展案例分析：在*市的一項(xiàng)大型基建活動(dòng)中，該市的規(guī)劃局、建立局、*、*大型建筑公司等參與其中，請(qǐng)問(wèn)在該工程建立過(guò)程中形成的檔案應(yīng)如按全宗理論進(jìn)展管理.第三節(jié) 檔案管理工作的開(kāi)展與檔案管理系統(tǒng)一、現(xiàn)代檔案的特點(diǎn) 數(shù)量激增，種類多樣 來(lái)源廣泛，容繁雜 載體形式多

16、樣化 社會(huì)對(duì)檔案的需求增加二、檔案管理工作的開(kāi)展1、檔案業(yè)務(wù)工作復(fù)雜化不同門類、不同載體的檔案有不同特點(diǎn)，無(wú)法采用通用的法。使檔案管理、保管和利用工作復(fù)雜化。2、檔案效勞式多樣化效勞圍、效勞對(duì)象擴(kuò)展，由被動(dòng)效勞轉(zhuǎn)向主動(dòng)效勞3、檔案管理手段現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段得到應(yīng)用4、檔案管理法科學(xué)化三、檔案管理系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)及其性質(zhì)系統(tǒng)：同類事物組成的整體檔案管理系統(tǒng)，是指為滿足利用者需要而建立的，收集和存貯檔案材料及經(jīng)過(guò)加工的檔案信息，并通過(guò)一定的技術(shù)裝備與技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息傳遞功能的相對(duì)獨(dú)立的有機(jī)整體。檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)成要素：系統(tǒng)目標(biāo)、檔案資

17、源、設(shè)備、法和功能。檔案管理系統(tǒng)具有開(kāi)放性、主觀能動(dòng)性自我調(diào)整和優(yōu)化、與其他信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性等特點(diǎn)。檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)造和功能輸入子系統(tǒng)：收集和鑒選檔案。存貯加工子系統(tǒng)：對(duì)檔案信息進(jìn)展提醒、加工與組織，進(jìn)展系統(tǒng)整理，便于檢索和利用。輸出子系統(tǒng)：以借閱、檢索、咨詢等式向社會(huì)提供檔案信息效勞。反應(yīng)子系統(tǒng)：通過(guò)統(tǒng)計(jì)和用戶研究等式掌握系統(tǒng)運(yùn)行及用戶需求狀況，使檔案管理系統(tǒng)不斷完善和優(yōu)化。輸入子系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)收集鑒定篩選存貯加工子系統(tǒng)整理保管編目編研輸出子系統(tǒng)借閱檢索報(bào)導(dǎo)反饋?zhàn)酉到y(tǒng)統(tǒng)計(jì)用戶研究檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化控制：統(tǒng)一規(guī)劃，整體協(xié)調(diào)。通過(guò)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化提高其工作效率。引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，提高其自動(dòng)化水平。

18、科學(xué)地評(píng)價(jià)現(xiàn)有系統(tǒng)。保持與外界的聯(lián)系和溝通。通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化控制，可以使檔案管理系統(tǒng)到達(dá)構(gòu)造合理、運(yùn)行可靠、技術(shù)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)合算、效率提高的理想效果。從而將檔案管理納入系統(tǒng)管理的科學(xué)軌道。復(fù)習(xí)題一、檔案管理工作有特點(diǎn).二、檔案管理包括哪兩個(gè)面容.三、檔案管理的圍.四、全宗理論的根本含義及實(shí)質(zhì).五、檔案管理系統(tǒng)的根本構(gòu)成及功能.第二章 檔案資源管理l 檔案資源管理，也稱檔案實(shí)體管理，是對(duì)檔案資源進(jìn)展有方案的收集、整理和鑒選，建立科學(xué)合理的館藏體系，以滿足社會(huì)需要的活動(dòng)。第一節(jié) 檔案的收集一、檔案資源狀況與檔案的流向二、檔案收集工作的容和要求三、歸檔制度四、檔案館對(duì)檔案的收集一、檔案資源狀況

19、與檔案的流向一檔案資源狀況 館藏?cái)?shù)量缺乏；容單一；種類不全；時(shí)間跨度短；構(gòu)造不合理；質(zhì)量得不到保證。 在檔案資源構(gòu)造面，存在“三多三少的現(xiàn)象：l 普通檔案多，專門檔案少；l 一般檔案多，特種檔案少；l 現(xiàn)代檔案多，歷史檔案少；l 此外，私人檔案缺乏控制。二原因分析長(zhǎng)期以自給自足的小農(nóng)經(jīng)濟(jì)為主，工業(yè)經(jīng)濟(jì)不興旺，限制了檔案的產(chǎn)生能力； 近代以來(lái)戰(zhàn)事頻繁，檔案損毀重，致使遺留至今的檔案很少。 十年文革使檔案遭到破壞； 檔案館收集檔案的圍側(cè)重于文書(shū)檔案，而無(wú)視了對(duì)他種類檔案的收集； 對(duì)進(jìn)館檔案沒(méi)有進(jìn)展格控制，影響了檔案的質(zhì)量。三檔案的根本流向文書(shū)部門立卷歸檔本機(jī)關(guān)檔案室歸口檔案館檔案館工作通則、各級(jí)檔

20、案館收集檔案圍的規(guī)定，各級(jí)各類檔案館收集檔案的總的圍如下表所示：檔案館級(jí)別接收圍進(jìn)館檔案保管期限機(jī)關(guān)類型中央級(jí)本級(jí)機(jī)關(guān)永久現(xiàn)行撤銷省級(jí)本級(jí)機(jī)關(guān)永久現(xiàn)行撤銷省轄市本級(jí)機(jī)關(guān)永久長(zhǎng)期現(xiàn)行撤銷專門性專業(yè)對(duì)口永久長(zhǎng)期現(xiàn)行撤銷企事業(yè)本單位永久長(zhǎng)期二、檔案收集工作的容和要求檔案收集工作，是按法律、法規(guī)的規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門的方法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地的檔案，集中到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)。一檔案收集工作的容1對(duì)本單位需要?dú)w檔文件的接收工作；2對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作；3對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。二檔案收集工作的要求1、豐富和優(yōu)化館藏 要求：數(shù)量充

21、足、質(zhì)量?jī)?yōu)化、成分充實(shí)、構(gòu)造合理2、加強(qiáng)館室外調(diào)查和指導(dǎo) 了解立檔單位的歷史、建檔情況，全宗調(diào)查3、推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化 案卷驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、封面及卷格式和容標(biāo)準(zhǔn)等4、保持全宗和全宗群的不可分散性三、歸檔制度歸檔是指各機(jī)關(guān)的文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門將其在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料處理完畢后整理立卷，定期移交給檔案室集中保存。在我國(guó)，歸檔通過(guò)檔案法及其他法規(guī)性文件確立為一項(xiàng)通行的制度，稱為歸檔制度。歸檔制度包括三個(gè)面：歸檔圍、歸檔時(shí)間、歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求。建立和健全歸檔制度非常重要，它是檔案收集工作的基，是積累檔案財(cái)富的重要保證。一歸檔圍原則上，但凡反映本單位工作活動(dòng)，具有保存價(jià)值的各種文件，包括黨

22、、政、工、團(tuán)以及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的各種形式和載體的文件，均屬歸檔圍。歸檔文件材料，從來(lái)源上看，大體包括四個(gè)局部：上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。注意：除了正件以外，還應(yīng)包括；文書(shū)檔案與科技檔案分別歸檔；除了辦理完畢的文件以外，還包括已經(jīng)辦理但無(wú)結(jié)果的文件；有關(guān)刊物、簡(jiǎn)報(bào)和圖書(shū)一般不立卷歸檔。二歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間是指文書(shū)處理部門或業(yè)務(wù)部門將需歸檔的文件材料向檔案室移交的時(shí)間。辦理完畢的文件，一般應(yīng)在第二年由文書(shū)部門整理后向檔案室歸檔?？萍嘉募牧蠎?yīng)根據(jù)其形成規(guī)律和滿足其工作需要，靈活確立其歸檔時(shí)間，一般可分為“隨時(shí)和“定時(shí)兩種。三歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求總體要求：遵循文

23、件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體要求：1、應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全，并按文件之間的歷史聯(lián)系進(jìn)展分類整理、立卷。2、注意區(qū)分文件價(jià)值，將永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件分開(kāi)立卷。3、歸檔案卷在技術(shù)加工面：卷文件排列要系統(tǒng)，并按排列順序編號(hào)，案卷標(biāo)題規(guī)。4、向檔案室移交的所有案卷應(yīng)系統(tǒng)排列，并編定案卷順序號(hào)和數(shù)份案卷目錄。四、檔案館對(duì)檔案的收集一接收檔案館收集檔案的最主要式指通過(guò)例行制度和手續(xù)，將符合本館收藏圍的一定機(jī)構(gòu)的檔案集中進(jìn)館。1、現(xiàn)行單位檔案的接收1檔案館接收現(xiàn)行單位檔案的期限現(xiàn)行單位向檔案館移交檔案的期限中央級(jí)、省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)檔案館：檔案自形

24、成之日起在本機(jī)關(guān)保存20年縣級(jí)：檔案自形成之日起在本機(jī)關(guān)保存10年2接收法 逐年接收、定期接收3接收要求 現(xiàn)行單位在實(shí)際移交檔案前，應(yīng)與檔案館聯(lián)系，雙商定接收日期； 進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一單位的全部檔案應(yīng)作為一個(gè)整體，統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案館，不得任意分散； 規(guī)定移交的檔案，應(yīng)由有關(guān)單位收集齊全，按照規(guī)定整理好，正確劃分保管期限； 與檔案有關(guān)的資料、立檔單位的全宗介紹等檢索工具，應(yīng)隨同檔案一并歸檔。2、撤銷單位檔案的接收撤銷單位檔案的接收法與現(xiàn)行單位檔案的接收一樣，但應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：1由撤銷單位負(fù)責(zé)組織人力，整理好檔案，然后再向有關(guān)檔案館移交。2撤銷單位原全宗不得分散。撤銷單位的業(yè)務(wù)分別

25、劃歸幾個(gè)單位的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原單位檔案的一局部，按全宗整體移交檔案，或由其中的一個(gè)單位完整地代管。3代管單位須對(duì)檔案負(fù)完全責(zé)任，并承當(dāng)原撤銷單位向檔案館移交檔案應(yīng)負(fù)責(zé)的全部工作。4單位撤銷或合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，應(yīng)移交給接收單位繼續(xù)處理，并作為新單位檔案加以保存。3、對(duì)保存在各部門的歷史檔案的接收1保存在一般現(xiàn)行機(jī)關(guān)的歷史檔案，根本上可以按照接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷單位檔案同樣的方法處理；2*些檔案與圖書(shū)、文物具有雙重性或多重性，一些圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館等文化部門所保存的文物、資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。檔案館應(yīng)與上述單位互通有無(wú)

26、，搞好協(xié)作。3多通過(guò)考古開(kāi)掘出來(lái)的古代檔案和文件，如甲骨、金、玉帛、簡(jiǎn)牘等，具有檔案和文物的雙重性，保存在文物部門的由其依法自行管理，保存在檔案館的則應(yīng)繼續(xù)妥善保管。二征集歷史檔案指檔案館對(duì)應(yīng)該由其保管，但由于種種原因散失在社會(huì)上的歷史檔案進(jìn)展收集。具體包括無(wú)償征集、有償征集、征收、征購(gòu)等式。 無(wú)償征集：無(wú)償捐贈(zèng)、捐獻(xiàn)。 有償征集：補(bǔ)償性、獎(jiǎng)勵(lì)性的捐贈(zèng)或捐獻(xiàn)。 征收、征購(gòu)：檔案館依法采取強(qiáng)制性手段強(qiáng)行征集進(jìn)館。 對(duì)保存在個(gè)人手中的歷史檔案的征集由于歷史造成的復(fù)雜原因，大批歷史檔案散失在不同的人群之中，包括老革命同志、文物愛(ài)好者、古董商人、曾經(jīng)在舊政權(quán)任職的官吏、職員及其繼承人等。 對(duì)少數(shù)民族地

27、區(qū)歷史檔案的征集 建國(guó)前少數(shù)民族地政權(quán)、士官、個(gè)人和歷代封建朝統(tǒng)治者在社會(huì)歷史開(kāi)展過(guò)程中直接形成的，反映少數(shù)民族政治、歷史、*、經(jīng)濟(jì)、軍事、天文、歷法、醫(yī)藥、教育、文藝、哲學(xué)、倫理和民俗等各面情況，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 應(yīng)了解不同少數(shù)民族地區(qū)在文字、容形式、保存地點(diǎn)上的特點(diǎn)，區(qū)別對(duì)待。如： 納西族東巴經(jīng)文歷史檔案 是用納西族古老的東巴文字記載的*典籍，被譽(yù)為“古代納西族的百科全書(shū)。 東巴文是世界上唯一的圖畫(huà)向象形過(guò)渡的文字，也是世界上唯一還在使用的“活著的文字。 東巴古籍文獻(xiàn)被列入世界記憶遺產(chǎn)名錄 應(yīng)正確貫徹的民族政策、統(tǒng)戰(zhàn)政策和*政策三承受捐贈(zèng) 對(duì)所有權(quán)不

28、屬于的私人檔案，在個(gè)人自愿的根底上承受無(wú)償捐贈(zèng)。 一般而言，檔案館接收捐贈(zèng)的大多數(shù)為著名人物的檔案，以及局部私營(yíng)企業(yè)檔案。捐贈(zèng)者可以優(yōu)先利用其捐贈(zèng)的檔案。 根據(jù)檔案法16條的規(guī)定，應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。四購(gòu)置 指檔案館將所有權(quán)歸個(gè)人所有，屬本館館藏圍而其所有者又不愿意無(wú)償捐贈(zèng)的檔案購(gòu)入館。 檔案館對(duì)私人檔案具有優(yōu)先購(gòu)置權(quán)。五存放 指將集體或個(gè)人所有的具有意義的檔案，在集體或個(gè)人無(wú)力保管時(shí)，暫時(shí)寄放在檔案館。 包括個(gè)人形成的，民營(yíng)、中外合作、合作企業(yè)形成的檔案。六交換 同其他檔案館或有關(guān)部門建立檔案交換關(guān)系。討論題：我國(guó)私人檔案的管理問(wèn)題。什么是私人檔案.國(guó)外對(duì)私人檔案采取的管理式有哪些.我國(guó)私人檔案管理

29、現(xiàn)狀.你認(rèn)為應(yīng)如有效開(kāi)展我國(guó)私人檔案的管理.第二節(jié) 檔案的整理一、檔案整理工作的容 二、全宗的組織與編號(hào) 三、全宗檔案的分類 四、案卷的編立、排列與案卷目錄 五、檔號(hào) 六、檔案整理改革一、檔案整理工作的容1全宗的組織及排列；2全宗檔案的分類；3案卷的編立和排列；4案卷目錄的編制這也是檔案整理工作的根本程序。但在實(shí)際工作中，并非一一進(jìn)展，具體存在三種情況。1在正規(guī)工作條件下，檔案室和檔案館接收的是已經(jīng)整理好的案卷。所以，它們的工作主要是在更大圍進(jìn)一步系統(tǒng)整理，如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工等。2對(duì)整理不善的檔案進(jìn)展局部調(diào)整。3對(duì)零散檔案的整理。在這種情況下，須進(jìn)展全過(guò)程的整理工作。二、全宗的

30、組織與編號(hào)一全宗的組織全宗群我國(guó)一般按照全宗群來(lái)組織全宗。 1、全宗群是指*些具有歷史聯(lián)系的全宗的群體。2、全宗群的劃分：以立檔單位的存在時(shí)期、地區(qū)和職能性質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)館藏的特點(diǎn)，按其橫向或縱向的聯(lián)系劃分和組建全宗群。如：“新中國(guó)建國(guó)后的*地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群 “解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群3、全宗群的特點(diǎn)：它的組合法及其時(shí)空圍，具有相對(duì)的多樣性和靈活性。全宗群不像全宗那樣界限清楚，由于全宗之間的關(guān)系具有多維和立體的特點(diǎn)，全宗群也有多種不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)和組合形式。如：解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期同一地區(qū)黨政機(jī)關(guān)的全宗，可以劃分為一個(gè)全宗群；也可分為“黨群、“政府機(jī)關(guān)兩個(gè)不同的全宗群；政府機(jī)關(guān)的全宗，也可分為“農(nóng)林

31、、“工交系統(tǒng)等假設(shè)干全宗群；“工交系統(tǒng)的假設(shè)干全宗，還可按“工業(yè)、“交通運(yùn)輸?shù)认到y(tǒng)，各自構(gòu)成全宗群。4、全宗群的使用1全宗群在檔案管理中是一種指導(dǎo)原則，不是對(duì)檔案具體進(jìn)展整理、編目和統(tǒng)計(jì)的一個(gè)固定的實(shí)體單位。2全宗群和全宗編號(hào)、全宗在庫(kù)房的排列，有一定的相關(guān)性，但不存在固定的因果關(guān)系。3全宗群原則在檔案收集、整理、鑒定工作的組織，檔案目錄、指南和檔案資料的編輯，以及提供利用效勞等多面，都有不同表達(dá)和要求。應(yīng)注意在整體檔案管理中全面發(fā)揮全宗群的組織作用。二全宗的編號(hào) 1、全宗編號(hào)規(guī)則1考慮館藏全宗的特點(diǎn)及管理的便，根據(jù)全宗的類型和數(shù)量合理編號(hào)；2全宗號(hào)力求簡(jiǎn)潔易記，便實(shí)用；3具有穩(wěn)定性；4具有擴(kuò)

32、展性；5具有唯一性，便于統(tǒng)計(jì)和檢索。2、全宗編號(hào)法1流水編號(hào)法：按全宗進(jìn)館的先后順序編號(hào)，適用于全宗量不大，全宗類型較單一。2分類編號(hào)法：對(duì)全宗先進(jìn)展一定的分類或分組，再編號(hào)。即在全宗群根底上編號(hào)。全宗編號(hào)順序與全宗在庫(kù)房的實(shí)際排列順序有時(shí)一致，有時(shí)不一致。全宗的排列可按全宗號(hào)順序排，也可按全宗群來(lái)排列。全宗的排列法和順序?qū)θ诰幪?hào)無(wú)決定性影響。三、全宗檔案的分類一分類要求1、檔案類目和檔案材料的劃分應(yīng)該具有客觀性；2、檔案分類體系應(yīng)該具有邏輯性；3、全宗檔案的分類應(yīng)該注重實(shí)用性；4、全宗檔案分類應(yīng)該具有思想性。二分類的一般法1、時(shí)間分類：年度、時(shí)期2、來(lái)源分類：組織機(jī)構(gòu)、作者、通訊者3、容分

33、類：?jiǎn)栴}、實(shí)物、地理4、形式分類：文件種類、文件載體形態(tài)、文件形狀規(guī)格三組織全宗檔案的分類最常用的三種分類法：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問(wèn)題分類法1、年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗檔案分成各個(gè)類別。按年度分類，可以反映一個(gè)立檔單位每年的工作特點(diǎn)和逐年開(kāi)展變化的情況。同時(shí)與文書(shū)處理工作制度吻合，以年度為單位立卷和移交，自然將檔案劃分成了各種類別。注意：根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期歸入相應(yīng)年度。2、組織機(jī)構(gòu)分類法根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)展分類，即按照立檔單位部組織機(jī)構(gòu)將全宗檔案分成各個(gè)類別。一般以單位第一層機(jī)構(gòu)分類，需要時(shí)可分到第二層機(jī)構(gòu)。機(jī)構(gòu)名為類名。3、問(wèn)題分類法也稱事由

34、分類法，能夠保持檔案在容面的聯(lián)系，比擬突出反映一立檔單位主要工作活動(dòng)面貌，便于按專題查找和利用檔案。注意：對(duì)問(wèn)題分類法的使用應(yīng)該慎重，不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)而先按問(wèn)題分類。一般在不可能或不適于按組織機(jī)構(gòu)分類，或者每個(gè)機(jī)構(gòu)文件相當(dāng)多需要再分屬類的情況下，才采用問(wèn)題分類法。4、復(fù)式分類法聯(lián)合分類法在實(shí)際工作中，單純采用一種分類法的情況很少，一般將兩種分類法結(jié)合使用，構(gòu)成以下4種復(fù)式分類法。1年度組織機(jī)構(gòu)分類法：適用于立檔單位部機(jī)構(gòu)不復(fù)雜的全宗。如：1985年辦公廳 組織部 宣傳部 外聯(lián)部2組織機(jī)構(gòu)年度分類法首先把全宗檔案按組織機(jī)構(gòu)分開(kāi)，然后在組織機(jī)構(gòu)下面再分年度。 適用于立檔單位的部組織機(jī)構(gòu)多年一直

35、固定，或者在比擬穩(wěn)定的根底上有所調(diào)整的全宗。一般多用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。 如：辦公廳 1980年 1981年 1982 年3年度問(wèn)題分類法先把全宗檔案按年度分開(kāi)后，在年度下面再分問(wèn)題。多用于組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書(shū)工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，或者沒(méi)有部組織機(jī)構(gòu)或部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無(wú)必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況。如：1980年綜合類 人事機(jī)構(gòu)類 農(nóng)林水利類4問(wèn)題年度分類法 先把全宗檔案按問(wèn)題分開(kāi)，在每個(gè)問(wèn)題下面再分年度。 多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。如：綜合類 1949年1950年 企業(yè)改造類 1949年 1950年 5、多種門類檔案的綜合分類 機(jī)關(guān)的綜合檔

36、案室對(duì)本機(jī)關(guān)各種門類、各種載體的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，需要對(duì)所有的檔案進(jìn)展綜合分類。主要有3種法：1門類分類法門類分類法根本上保持原來(lái)檔案門類的劃分，將全部檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等假設(shè)干門類。并給出門類代字或代號(hào)。優(yōu)點(diǎn)：符合檔案形成的規(guī)律，與文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等按年立卷歸檔的制度相吻合。2組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法打破原來(lái)檔案門類的劃分，將機(jī)關(guān)全部檔案按照形成機(jī)構(gòu)進(jìn)展分類，每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成的各種門類、各種載體的檔案均為一類。在類再按文件的特征分別立卷編號(hào)。優(yōu)點(diǎn)：保持一個(gè)組織機(jī)構(gòu)全部檔案的完整，檔案歸類簡(jiǎn)便明確。注意：對(duì)于一個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成的不同門類、不同規(guī)格、不同載體形式

37、的檔案要分別組卷。3職能分類法職能分類法打破原來(lái)檔案門類的劃分，將機(jī)關(guān)全部檔案按其容所涉及的職能分工進(jìn)展分類，反映每一項(xiàng)職能活動(dòng)的檔案，不管其載體、門類如均為一大類。P130優(yōu)點(diǎn)：可以集中反映同一職能活動(dòng)、同一面容的全部檔案，并保持其間的容聯(lián)系。注意：類目應(yīng)符合實(shí)際需要，并符合分類的邏輯規(guī)則；遵循各類檔案的形成規(guī)律；對(duì)同一類目中不同種類、不同載體的檔案要采取靈活多樣的立卷法。四個(gè)人全宗檔案的分類1、生平傳記材料； 2、創(chuàng)作材料； 3、個(gè)人書(shū)信； 4、公務(wù)活動(dòng)材料； 5、經(jīng)濟(jì)材料；6、親屬材料； 7、評(píng)價(jià)材料； 8、音像材料； 9、其他材料。五工程全宗檔案的分類工程全宗檔案分類一般按時(shí)間和容標(biāo)準(zhǔn)

38、。工程工程：按工程的不同階段分類生產(chǎn)工程：按產(chǎn)品型號(hào)分類科研工程：按專題分類基建工程：按階段分類四、案卷的編立、排列與案卷目錄一案卷的編立立卷全宗的文件分類以后，在各類將具有一定聯(lián)系的單份文件組合成一個(gè)或幾個(gè)數(shù)量適中的保管單位，稱“案卷或“保管單位，將單份文件編立成案卷的過(guò)程，稱為“立卷，或“組卷。立卷工作的容：組成案卷單位，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，卷文件的排列與編號(hào)，填寫(xiě)卷文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的封裝。1、立卷法1按問(wèn)題立卷； 2按作者立卷； 3按文種立卷； 4按時(shí)間立卷； 5按地區(qū)立卷； 6按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷2、卷文件排列和編號(hào)卷文件可按時(shí)間、問(wèn)題、地區(qū)、作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)、文種、文件的

39、重要程度、所涉及人物的姓氏筆畫(huà)等法排列。注意：保持問(wèn)文與復(fù)文、正文與、同一文件不同稿本之間不可別離的聯(lián)系。卷文件排好后，應(yīng)按統(tǒng)一法編上頁(yè)碼，以固定次序。3、填寫(xiě)卷文件目錄和備考表。卷文件目錄置于卷首。卷備考表放在卷尾，也稱“卷末備考表，用于登記卷文件的根本狀況，便于管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。具體樣式見(jiàn)P141P1434、案卷封面編目和案卷封裝案卷封面工程1全宗名稱 2類目名稱 3案卷題名 4卷文件起止時(shí)間 5保管期限 6總件數(shù) 7總頁(yè)數(shù) 8歸檔號(hào) 9檔號(hào)二案卷的排列與編號(hào)案卷排列的一般法：1按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列；2按照案卷容所反映的一定問(wèn)題排列；3按照案卷所屬的起止日期時(shí)

40、間排列；4按文件作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件容所涉及的地區(qū)排列；5人事檔案、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫(huà)、漢語(yǔ)拼音字母順序或四角等法排列。案卷排列完畢后，按照排列次序編案卷號(hào)。 三案卷目錄案卷目錄是案卷名冊(cè)，是著錄案卷容和成分并按一定次序編排的一覽表。案卷目錄的根本類型有兩種：1一個(gè)全宗編制一個(gè)綜合性的案卷目錄2在全宗編制分冊(cè)案卷目錄，包括以全宗檔案分類的類別為單位編制假設(shè)干案卷目錄； 按保管期限編制案卷目錄； 按保管期限結(jié)合分類案編制案卷目錄P152; 按*程度編制案卷目錄。3案卷目錄的構(gòu)造封皮、目次、序言或說(shuō)明、簡(jiǎn)稱表、案卷目錄表、備考表P1541554案卷目錄編號(hào)一個(gè)全宗如果有假

41、設(shè)干案卷目錄，則必須以全宗為單位編定各本目錄的順序號(hào)，稱為“案卷目錄號(hào)或簡(jiǎn)稱為“目錄號(hào)?？蓪?shí)行流水編號(hào)，也可按類編號(hào)。五、檔號(hào)檔號(hào)是檔案整理過(guò)程中形成的檔案的編號(hào)，是全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類別號(hào)、工程號(hào)、案卷號(hào)和卷文件件號(hào)、頁(yè)號(hào)的總稱。全宗號(hào)：檔案館指定給每個(gè)全宗的代碼案卷目錄號(hào)：全宗每本案卷目錄的代碼類別號(hào)：館室藏檔案類目的代碼工程號(hào)：產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等的代字或代號(hào)案卷號(hào)：檔案館室案卷排列的順序號(hào)件號(hào)：案卷文件的順序號(hào)頁(yè)號(hào)：案卷每頁(yè)的順序號(hào)檔號(hào)的功能1固定檔案的排列次序，反映檔案的整理體系和物理位置。2檔號(hào)的設(shè)置，使館藏檔案到達(dá)個(gè)別化、次第化，便于檔案的檢索和利用。3便于檔案的保管和統(tǒng)計(jì)

42、。4檔號(hào)將檔案實(shí)體構(gòu)造體系用代碼式表現(xiàn)出來(lái)，有利于計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理檔案信息，便于檔案的現(xiàn)代化管理。檔號(hào)的構(gòu)造和編制要求構(gòu)造：全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件或頁(yè)號(hào)全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)-件或頁(yè)號(hào)編制要求：1唯一性。一個(gè)編號(hào)對(duì)象只能對(duì)應(yīng)一個(gè)，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。2合理性。檔號(hào)構(gòu)造必須與館室藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。3穩(wěn)定性。4簡(jiǎn)明性。5可延性。六、檔案整理改革歸檔文件整理規(guī)則DA/T222000 2000年12月6日，檔案局發(fā)布宗旨：“簡(jiǎn)化整理、深化檢索容重點(diǎn)：倡導(dǎo)文件級(jí)整理理念，改“卷為“件，簡(jiǎn)化歸檔文件的整理工作容。意義：結(jié)合計(jì)算機(jī)檔案管理和手工管理的需要，以及文件形成者和檔案館的管理

43、需要，為檔案管理創(chuàng)新，以及電子文件的規(guī)化管理奠定了良好根底。一歸檔文件的整理要求1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系檔案應(yīng)按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)或問(wèn)題等面的特征集中。2、區(qū)分不同價(jià)值劃分歸檔文件的保管期限，對(duì)價(jià)值大、保管期限長(zhǎng)的歸檔文件，實(shí)行重點(diǎn)整理和保管；對(duì)價(jià)值小，保管期限短的歸檔文件，根據(jù)管理?xiàng)l件區(qū)別對(duì)待。表達(dá)了“檔案分級(jí)管理思想。3、便于保管和利用表達(dá)了檔案文件整理工作的根本目的。二歸檔文件整理工作的根本容P171P1801、裝訂2、分類3、排列4、編號(hào)5、編目6、裝盒l(wèi) 思考題：l 1、檔案整理的根本流程.l 2、列舉并說(shuō)明幾種檔案分類法的適用情況.l 3、以件為單位的檔案整

44、理法的優(yōu)缺點(diǎn).l 4、檔案立卷是否不再需要.第三節(jié) 檔案的鑒定一、檔案鑒定工作的容與意義二、檔案鑒定工作的原則三、鑒定檔案價(jià)值的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)四、檔案保管期限表五、館藏體系的優(yōu)化一、檔案鑒定工作的容與意義檔案鑒定，是按一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和法，分析和判定檔案的價(jià)值，決定檔案是否需要保存及其保存期限的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。一檔案鑒定工作的容檔案的鑒定一般分館外鑒定、進(jìn)館鑒定、館鑒定三個(gè)階段進(jìn)展，每個(gè)階段有不同工作容。1館外鑒定 立卷鑒定 1 檔案室鑒定2進(jìn)館鑒定 對(duì)移交檔案篩選 13館鑒定 定期鑒定 期滿鑒定 開(kāi)放鑒定 銷毀鑒定二檔案鑒定工作的意義1、有利于去粗取精，精煉館藏2、提高管理效益，充分發(fā)揮檔案的

45、價(jià)值3、檔案鑒定關(guān)系檔案存毀，是一項(xiàng)難度較大的業(yè)務(wù)工作。4、有利于在緊急情況下?lián)尵日滟F檔案 二、檔案鑒定工作的原則根本原則：從黨和的根本利益出發(fā)，用全面的、歷史的、開(kāi)展的觀點(diǎn)鑒定檔案價(jià)值。1、全面的觀點(diǎn)1將檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用需要結(jié)合起來(lái)，全面評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值；2全面分析檔案各面的特征容、來(lái)源、形成時(shí)間、文種等；3從全宗整體而非孤立地鑒定單份檔案文件的價(jià)值；3全面分析和預(yù)測(cè)社會(huì)利用的需要長(zhǎng)遠(yuǎn)需要、近期需要2、歷史的觀點(diǎn)根據(jù)檔案形成的時(shí)代背景、歷史條件，結(jié)合檔案的容和形式，以及檔案之間的關(guān)系，客觀分析檔案的價(jià)值。3、開(kāi)展的觀點(diǎn)隨著社會(huì)開(kāi)展和時(shí)間推移，檔案自身狀況和社會(huì)利用需要都會(huì)發(fā)生變化，檔案

46、的價(jià)值也隨之變化。要遠(yuǎn)瞻社會(huì)利用需要的動(dòng)態(tài)性，用開(kāi)展的眼光預(yù)測(cè)檔案的未來(lái)價(jià)值。三、鑒定檔案價(jià)值的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)檔案的保存價(jià)值取決于檔案自身特點(diǎn)和社會(huì)利用需要兩面因素。具體依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)包括：1、檔案的容：重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性和真實(shí)性對(duì)檔案價(jià)值影響較大。在容上，價(jià)值較大的檔案一般包括：1反映立檔單位主要職能活動(dòng)和根本歷史面貌的檔案；2反映社會(huì)歷史開(kāi)展向的檔案；3反映針政策的檔案；4反映社會(huì)各階層勞動(dòng)條件和生活狀況的檔案；5反映*些根本情況，能說(shuō)明和證實(shí)*種事實(shí)的檔案。2、檔案的來(lái)源檔案的來(lái)源指檔案形成者立檔單位和作者。1地位較高的檔案形成者和作者，其檔案價(jià)值較大，反之，地位較低的檔案形成者和作者，其檔

47、案價(jià)值就較小。2機(jī)關(guān)在鑒定檔案價(jià)值時(shí)，要區(qū)分不同的作者。通常情況下，有隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)的來(lái)文比非隸屬機(jī)關(guān)的來(lái)文更重要。3本機(jī)關(guān)制成的文件中，具體撰寫(xiě)者、制發(fā)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案價(jià)值產(chǎn)生影響。機(jī)關(guān)重要職能部門的文件比一般事務(wù)機(jī)構(gòu)、后勤及*些輔助性機(jī)構(gòu)形成文件要相對(duì)重要。3、檔案的形成時(shí)間1一般來(lái)說(shuō)，形成年代越長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案，價(jià)值就越大；我國(guó)目前保存的“明清歷史檔案和革命歷史檔案一般是不銷毀的。2重要?dú)v史時(shí)期產(chǎn)生的檔案，價(jià)值相對(duì)較大。如新中國(guó)成立初期，“文化大革命時(shí)期形成的檔案文件，記載了特殊歷史時(shí)期的有關(guān)事件，具有重要的歷史研究?jī)r(jià)值。3*些檔案的時(shí)效性很強(qiáng)，只在一定期限具有特定效力，如條約、合約、契約等。4、檔

48、案的文種檔案的文種標(biāo)志檔案的性質(zhì)和用途，可以在一定程度上表達(dá)檔案的價(jià)值。1決定、命令、指示、條例、紀(jì)要、報(bào)告等文件往往反映了重要的針政策，重大事件和主要的業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有權(quán)威性和指導(dǎo)意義，價(jià)值較高；2通知、來(lái)往信函等文件往往用于處理一般事務(wù)，價(jià)值較低。5、檔案的文本及可靠程度1檔案有草稿和定稿，正本與副本的區(qū)別，不同文本反映了檔案的形成過(guò)程，表達(dá)了不同的可靠稱度，價(jià)值不同。 2從可靠性和權(quán)威性來(lái)講，定稿、正本的可靠程度高，其價(jià)值大于草稿和副本。3正本缺失的情況下，副本和草稿的價(jià)值就增大。4檔案的草稿能夠表達(dá)文件醞釀、討論和最終形成過(guò)程，有較大的歷史研究?jī)r(jià)值。6、檔案的外形特點(diǎn)和完好程度1檔案的外

49、形特點(diǎn)包括：檔案的載體材料、字跡材料、筆跡、圖案等。2*些檔案在文字上具有書(shū)法、文字學(xué)研究?jī)r(jià)值，或圖案具有藝術(shù)價(jià)值，或有著名人物筆跡等，其價(jià)值得到提升。3檔案的損害程度較大難以修復(fù)而無(wú)法識(shí)別和利用時(shí)，其價(jià)值下降。7、檔案信息容的重復(fù)程度在同一全宗，單份文件容與其他文件重復(fù)，或者被其他文件所包括，其價(jià)值降低。8、全宗和全宗群檔案的完整程度1全宗和全宗群檔案保存完整，各種類型檔案價(jià)值正常；2全宗和全宗群檔案不完整，殘缺檔案的價(jià)值相對(duì)提高。9、檔案的運(yùn)行處理情況1在文件運(yùn)行過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)人作了重要批示或經(jīng)著名專家修改，其價(jià)值相應(yīng)增大；2文件運(yùn)行過(guò)程中，沒(méi)有簽署、批復(fù)和執(zhí)行，其價(jià)值降低。10、檔案的利用

50、情況檔案的利用情況反映了社會(huì)對(duì)它的需求程度。1利用率高的檔案其價(jià)值一般較高；2檔案的利用圍越廣，其價(jià)值越大。l 四、關(guān)于檔案鑒定的法論問(wèn)題l 一研究檔案利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要l 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度以上的總結(jié)、報(bào)告、重大問(wèn)題的專題報(bào)告應(yīng)“長(zhǎng)期保管；l 單位預(yù)算會(huì)計(jì)的各種原始憑證和記帳憑證應(yīng)“長(zhǎng)期保管；l 二研究檔案保存的效益l 三掌握檔案的重要性和保存時(shí)間長(zhǎng)短的關(guān)系l 四檔案保存價(jià)值分析中的彈性處理法P199l 五檔案保管期限構(gòu)造的科學(xué)處理五、檔案的保管期限表一檔案保管期限表的含義和作用1、檔案保管期限表的含義：是以表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。2、檔案

51、保管期限表的作用1為檔案價(jià)值的鑒定提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；2提高工作效率，加快工作進(jìn)度。二檔案保管期限表的類型1、通用檔案保管期限表文書(shū)檔案保管期限表檔案局P2022、專門檔案保管期限表預(yù)算會(huì)計(jì)檔案保管期限表3、同系統(tǒng)單位檔案保管期限表中國(guó)人民解放軍文書(shū)檔案保管期限表4、同類型單位檔案保管期限表學(xué)校文書(shū)檔案保管期限表5、單位檔案保管期限表三檔案保管期限的劃分三種：1、永久：來(lái)源之一：本單位制成的重要文件材料；來(lái)源之二：上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的文件材料；2、長(zhǎng)期1650年：本單位制成和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的一般文件材料。3、短期15年以下：在短時(shí)間對(duì)本單位有參考利用價(jià)值的文件材料。包括本級(jí)

52、關(guān)的一般事務(wù)性文件，下級(jí)機(jī)關(guān)保送的一般工作總結(jié)和報(bào)告。六、檔案鑒定工作制度和組織一檔案鑒定工作的制度 鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn) 鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度二檔案鑒定工作的組織法直接鑒定法、現(xiàn)行組織單位檔案價(jià)值的鑒定工作、檔案館檔案價(jià)值的鑒定三檔案的銷毀檔案銷毀清冊(cè)、立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明、檔案銷毀法七、檔案館館藏體系一建立館藏體系的原則 全宗原則 特色原則 效益原則 優(yōu)化原則 開(kāi)放原則二館藏體系的根本要求l 1、數(shù)量充足，門類齊全l 2、構(gòu)造合理，富有特色l 3、完整精練，質(zhì)量?jī)?yōu)化三館藏體系的優(yōu)化優(yōu)化館藏，是指用最低限度的館藏量貯存最大限度的檔案信息。 1、樹(shù)立優(yōu)化觀念，完善有關(guān)法

53、規(guī)； 2、控制進(jìn)館檔案的數(shù)量； 3、確定館藏檔案的合理比例構(gòu)造；1各種門類和載體的檔案比例適當(dāng)；2入藏資料與館藏檔案的比例2:8協(xié)調(diào)；3館藏檔案層次清楚。 4、消除館藏檔案的過(guò)量重復(fù)； 5、及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。l 復(fù)習(xí)思考題：l 1、鑒定檔案的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)有哪些.其中最為重要的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是什么.l 2、*一組織單位在同一年了產(chǎn)生或收到了如下幾種文件，如鑒定其價(jià)值，并劃分保管期限.l 1直接隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于人事安排的指令；l 2下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于本年度的工作匯報(bào)報(bào)告；l 3同級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般事務(wù)的來(lái)往信函；l 4本機(jī)關(guān)關(guān)于國(guó)慶放假的通知。第四節(jié) 檔案的管理一、檔案保管工作的容二、檔案保管工作的

54、任務(wù)和意義三、檔案的分等級(jí)管理和異地平安保管四、檔案的庫(kù)房管理一、檔案保管工作的容檔案保管工作的容，包括三個(gè)面：1、檔案的庫(kù)房管理；2、檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的平安防護(hù)；3、保護(hù)檔案的專門措施，即為延長(zhǎng)檔案壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理措施。二、檔案保管工作的任務(wù)和意義1、為什么要重視檔案的保管.檔案自產(chǎn)生時(shí)起，就有可能面臨來(lái)自人為和自然因素造成的損害。2、檔案保管的任務(wù)妥善地保管好檔案，盡可能延長(zhǎng)檔案壽命，克制自然、社會(huì)對(duì)檔案壽命構(gòu)成的威脅。3、檔案保管的意義保護(hù)記憶和社會(huì)記憶，再現(xiàn)歷史，傳承文明。為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用提供檔案物質(zhì)根底。三、檔案分等級(jí)

55、管理和異地平安保管一檔案分等級(jí)管理的法律依據(jù)及含義1、檔案分等級(jí)管理的法律依據(jù) 1999中華人民國(guó)檔案法實(shí)施方法第三條規(guī)定：“各級(jí)檔案館館藏的永久檔案分一、二、三級(jí)管理，分級(jí)的具體標(biāo)準(zhǔn)和管理方法由檔案局制定。檔案分等級(jí)管理的具體含義1必須建立在對(duì)檔案保存價(jià)值鑒定的根底上；2必須有具體的分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的配套管理方法；3建立在對(duì)相關(guān)因素的綜合評(píng)價(jià)根底上。包括：檔案的稀有程度、史料價(jià)值、形成時(shí)期、完整程度、形成者的歷史地位、文物價(jià)值及其歷史見(jiàn)證作用等。4其實(shí)質(zhì)是對(duì)列入永久保存圍的檔案實(shí)施更有針對(duì)性的重點(diǎn)保管。二檔案分等級(jí)管理的意義1、可以最大限度地保證對(duì)我國(guó)檔案財(cái)富的平安保管。2、有助于明確區(qū)分檔案

56、價(jià)值，依法治檔。3、有助于樹(shù)立檔案館的新形象，促進(jìn)檔案文化信息的交流和傳播。4、有助于推動(dòng)檔案鑒定工作的開(kāi)展。5、有助于促進(jìn)其他檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)水平的提高。6、有助于檔案管理人員鑒別能力的提高二檔案異地平安保管是指對(duì)那些列入重點(diǎn)保管圍，一旦失去就會(huì)對(duì)、地、行業(yè)系統(tǒng)及立檔單位的社會(huì)歷史記憶的完整性造成重?fù)p害的檔案，實(shí)行多套留存或備份，并將原件或最珍貴的檔案置于相對(duì)平安的場(chǎng)所，實(shí)行封閉式管理的做法。檔案異地平安保管的作用在于：有助于延長(zhǎng)珍貴檔案的壽命； 可以到達(dá)“此失彼存的管理效果； 有助于提高檔案管理人員的平安防護(hù)意識(shí)四、檔案庫(kù)房的管理一檔案庫(kù)房的編號(hào)二檔案架柜的排放和編號(hào)三檔案的存放和全宗排列

57、四檔案存放位置索引五檔案代理卡六全宗卷七溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生八保衛(wèi)和*九防火十檔案在搬動(dòng)中的保護(hù)十一檔案的平安檢查檔案管理學(xué)根底練習(xí)一、名詞解釋每題2分，共10分。1、歷史檔案 2、全宗 3、全宗群 4、檔號(hào) 5、檔案鑒定二、簡(jiǎn)答題每題8分，共40分。1、檔案管理工作的特點(diǎn).2、檔案館收集檔案的式主要有哪些.3、檔案整理一般包括哪些根本步驟.4、比擬“立卷與以“件為單位管理式各自的優(yōu)缺點(diǎn).5、檔案鑒定的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)主要有哪些.三、判斷正誤并說(shuō)明理由每題3分，共24分。1、自古至今檔案整理工作遵循的都是來(lái)源原則。2、全宗群、全宗編號(hào)、全宗在庫(kù)房的排列順序之間存在固定的因果關(guān)系。3、檔案整理實(shí)行以“

58、件為單位的改革之后，檔號(hào)的組成及構(gòu)造保持不變。4、檔案館必須事先征得檔案存放者同意，才能對(duì)所存放的檔案對(duì)外提供利用。5、“年度組織機(jī)構(gòu)分類法普遍適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案或歷史檔案的分類。6、“通知作為一種普通的文種，其保管期限應(yīng)定為“短期。7、檔案的保存價(jià)值取決于檔案自身的特點(diǎn)狀況和社會(huì)利用的需要。8、檔案的現(xiàn)實(shí)利用率越高說(shuō)明其價(jià)值越大，反之，檔案的利用率越低，說(shuō)明其價(jià)值越小。四、案例分析10分。*市檔案館為了吸引利用者，增強(qiáng)檔案的可讀性，以及提高檔案的利用率，決定建立該市的名人檔案全宗，但在建立名人檔案全宗的過(guò)程中勢(shì)必要從該名人所在的組織全宗里面抽取有關(guān)檔案材料。這樣就影響了組織全宗的完整性。請(qǐng)你對(duì)建立名人檔案全宗的做法予以評(píng)價(jià)，還可以提出建議。五、論述題16分。1、試述來(lái)源原則與全宗理論之間的關(guān)系.第三章 檔案計(jì)量化管理l 第一節(jié)檔案計(jì)量化管理概述l 第二節(jié)檔案登記l 第三節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查與統(tǒng)計(jì)整理l 第四節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)分析一、檔案計(jì)量化管理的容與意義一容檔案計(jì)量化管理，是按照檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案工作領(lǐng)域中各種現(xiàn)象的數(shù)量關(guān)系進(jìn)